辦公室實(shí)務(wù)第一講

1、辦公室管理黃山電大輔導(dǎo)教師 吳子怡電話：2512967第一章 辦公室實(shí)務(wù)概述通過本講教學(xué)，了解辦公室的含義，辦公室實(shí)務(wù)的內(nèi)容和文員工作的基本程序，特別注意掌握“優(yōu)先順序”處理工作的原則，能夠較好地運(yùn)用和管理時(shí)間，能夠較好地了解和運(yùn)用各種工作方法?！局R(shí)與能力考核點(diǎn)】1辦公室實(shí)務(wù)的內(nèi)容2、辦公室事務(wù)管理特征3“優(yōu)先順序”處理工作4文員的工作方法：【考核要求】 重點(diǎn)掌握：1、“優(yōu)先順序”處理工作2請示方法與報(bào)告方法； 3計(jì)劃方法和總結(jié)方法；一、關(guān)于“實(shí)務(wù)”實(shí)務(wù)：實(shí)際事務(wù)，要?jiǎng)?wù)?，F(xiàn)代漢語大辭典近年來，“實(shí)務(wù)”一詞被廣泛使用，如商貿(mào)實(shí)務(wù)、會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)、律師實(shí)務(wù)、秘書實(shí)務(wù)等。所謂實(shí)務(wù)：即實(shí)際從事的業(yè)務(wù)。其中

2、的“業(yè)務(wù)”意指個(gè)人或某個(gè)機(jī)構(gòu)的專業(yè)工作。所以辦公室實(shí)務(wù)就是指辦公室的專業(yè)工作，文員實(shí)務(wù)就是指文員的專業(yè)工作。 1、辦公室的含義和職能（1）辦公室的含義（2）辦公室的職能（3）辦公室事務(wù)管理工作的特征1、辦公室的含義辦公室是一個(gè)常用而普通的名詞，卻有著多種含義：第一種：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。第二種：是指某一類職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場所。如：教師、護(hù)士、廠長、院長辦公室等.第三種：指黨、政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)。如國務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室等。2、辦公室

3、的職能主要是中高級(jí)文秘人員的工作.3、辦公室事務(wù)管理工作的特征、辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容辦公室實(shí)務(wù)就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù).主要工作人員是秘書人員和文員.1、我國辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容2、國際秘書協(xié)會(huì)確定的辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容3、我國外資、合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容1、我國辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容文書撰寫（會(huì)議記錄等）文書制作（打字、復(fù)印等）文書處理（收發(fā)、傳遞等）檔案管理（歸檔、管理等）會(huì)議組織（準(zhǔn)備、善后等）調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施等）信息資料（收集、整理等）信訪工作（來訪、投訴等）接待工作（各種來訪的接待） 協(xié)調(diào)工作（政策等） 督察工作（決議的實(shí)施） 日程安排（各種日程） 日常事務(wù)（通訊值

4、班） 辦公室管理（環(huán)境等） 其它臨時(shí)交辦的事項(xiàng)以上除 項(xiàng)外，其余工作文員都會(huì)涉及到。2、國際秘書協(xié)會(huì)確定的 辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容速記上司交代事項(xiàng)；執(zhí)行錄音吩咐；檔案管理；閱讀并分類信件；以電話維持公共關(guān)系；替上司定約會(huì)并記錄；按上司指示完成信函；在權(quán)限內(nèi)自發(fā)信函；接待來訪賓客；替上司接洽外界人士；自動(dòng)處理例行的事務(wù)；為上司安排旅行或考察；替公司賓客訂房間機(jī)票等；準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講等的資料；協(xié)助上司準(zhǔn)備財(cái)務(wù)等報(bào)告；整理并組織好粗略的資料；替上司保管各種記錄；協(xié)助上司搞好交稅等事務(wù)；督導(dǎo)一般職員或速記員；21、搞好會(huì)務(wù)工作22、復(fù)印資料 3、我國外資、合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)

5、容、辦公室環(huán)境的布置和整理；、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；、執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)；、照料上司身邊的瑣事；、接待賓客和員工的來訪；、記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容；、打印文告及表格；、收集及整理各種信息；、保管辦公室設(shè)備及用品；、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。3、辦公室環(huán)境的布置和管理一、辦公室環(huán)境布置的目的 （1）創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境； （2）塑造組織形象； （3）建立擋駕制度； （4）有利于保密工作；注意兼顧上司的工作內(nèi)容、愛好年齡與個(gè)性。辦公室環(huán)境包括自然環(huán)境和人文環(huán)境兩部分 自然環(huán)境包括辦公室所處的位置、建筑設(shè)的特點(diǎn)、室內(nèi)的光線、色彩、空氣、設(shè)備和布局等要素。 人文環(huán)境包括辦公

6、室的整體形象標(biāo)志、人際關(guān)系、辦公室文化等要素。辦公環(huán)境布置 布置要點(diǎn) 營造一個(gè)安靜的工作環(huán)境； 保證良好的采光、照明條件； 合理安排座位； 力求整齊、清潔。 二、環(huán)境的整理準(zhǔn)備1、辦公室的布置；照明及隔音的管理；色彩的調(diào)整；空氣的調(diào)節(jié)；（換氣和溫度）上司辦公室和會(huì)客室的整理、清掃、裝飾、更換、擺設(shè)辦公室配置的檢查、上司辦公桌的整理；辦公器械、用品的準(zhǔn)備和管理。（電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等的配備。）2、不同類型辦公室的環(huán)境布置。（大辦公室、小辦公室、公寓式辦公室）4、辦公器械的使用傳真機(jī)的使用（優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)）復(fù)印機(jī)的使用（操作步驟）錄音機(jī)的使用投影機(jī)的使用打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)的使用5、辦公用品、辦公零用現(xiàn)

7、金的管理辦公用品的種類；訂購和儲(chǔ)備辦公用品6、辦公零用現(xiàn)金管理 （建立零用收支基金；用零用現(xiàn)金付賬、補(bǔ)充基金、建立管理賬本）第二章 文員實(shí)務(wù)1、文員的工作順序第一、確定文員工作的指導(dǎo)思想 第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作第一：第二：第三： 先計(jì)劃，再執(zhí)行！第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作如何決定工作的優(yōu)先順序呢？文員面對多項(xiàng)工作時(shí)，正確決定工作的優(yōu)先順序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文員的時(shí)間管理.第一階段：以工作的重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分解工作.第二階段：以工作的緊要程度為標(biāo)準(zhǔn)分解工作.第三階段:同時(shí)考慮上司和本身實(shí)際情況,對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的工作決定優(yōu)先順序. 請 示 A、是否應(yīng)該做的

8、事？B、是否做或不做都無所謂的事？C、是否不可以做的事？應(yīng)該做的事，集中精力做。A、重要且緊急的事；B、緊急但不重要的事；C、重要但不緊的事；有價(jià)值，但不緊急，也不重要；2、文員管理時(shí)間、費(fèi)用的方法（1）管理好文員自己的時(shí)間成功管理好自己的時(shí)間會(huì)使文員的工作更順利、生活更愉快！(注意16點(diǎn)）（2）文員要學(xué)會(huì)節(jié)約開支文員要有主人翁意識(shí)，仔細(xì)管理錢財(cái)和物品，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，避免浪費(fèi)應(yīng)成為每一個(gè)文員都要追求的目標(biāo).厲行節(jié)約!時(shí)間就是生命,就是效益!3、文員的工作方法（1）請示方法與報(bào)告方法（2）計(jì)劃方法和總結(jié)方法（3）受意方法（4）傳達(dá)方法（5）進(jìn)言方法（6）變通方法和擋駕方法（7）分工方法和合作方法

9、良好的工作方法是一門藝術(shù)！請示方法請示內(nèi)容 自己難以處理或無權(quán)處理的事，常規(guī)性工作或己職權(quán)范圍內(nèi)的事無須請示。請示形式：口頭形式、書面形式遵循二個(gè)準(zhǔn)則1、請示要對口：遵守上級(jí)分工，對口請示原則，避免多頭、超級(jí)請示，對綜合性工作，向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請示，并將有關(guān)情況其他分管上司。2、請示要單一：遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項(xiàng)事務(wù)寫在一份請示內(nèi)，造成上司批復(fù)困難。報(bào)告方法報(bào)告要簡明要求主旨明確、內(nèi)容簡要、條理清楚；報(bào)告內(nèi)容一是定期報(bào)告工作情況和進(jìn)程，讓上司作出指導(dǎo)；二是工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時(shí)作出處理；三是合理化建議，供上司改進(jìn)工作時(shí)參考；四是應(yīng)上司的要求，匯報(bào)情況。報(bào)告方式：口頭或書

10、面形式報(bào)告與請示是兩個(gè)不同的文種，不能混合使用。請示必須事先，報(bào)告可前可后；請示要批復(fù)，報(bào)告可以不批復(fù)。計(jì)劃方法和總結(jié)方法計(jì)劃方法：有科學(xué)的、明確的工作計(jì)劃有工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成的時(shí)間；分清輕重緩急，決定工作次序，有條有理的進(jìn)行；1、受到制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作置于后；2、重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做，日常工作空余時(shí)間分散去做。總結(jié)方法：每隔一段時(shí)間對自己的工作作及時(shí)的回顧，肯定成績、得出經(jīng)驗(yàn)、找出不足。吸取教訓(xùn)。受意方法接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖,一種是直接受意,另一種是簡接受意.1、備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；2、注意傾聽，用心判斷指示的用意，3、必要時(shí)可以提問，直至明

11、了意圖為止，但不要打斷領(lǐng)導(dǎo)講話；4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式方法；5、接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。*傳達(dá)方法傳達(dá)：是指文員將上司或上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級(jí)機(jī)關(guān)或員工、群眾。一種是正式傳達(dá)：即由文員在正式場合上宣讀文件或口授上司指示。另一種的非正式傳達(dá)：有意識(shí)的吹風(fēng)傳達(dá)原意傳達(dá)原件注意傳達(dá)技巧注意保密重要指示重點(diǎn)對待注意！5、進(jìn)言方法進(jìn)言：是指文員主動(dòng)對上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。 進(jìn)言的意義和作用：、參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用進(jìn)言的方法和要求： 、適事 、適時(shí) 、適地 、適度進(jìn)言是一把雙刃劍，要把握進(jìn)言的分寸，學(xué)會(huì)進(jìn)言的藝術(shù)！擋駕

12、方法上司不必要接見的來訪者、邀請性活動(dòng)、不想接聽的電話，由文秘人員出面阻擋或謝絕。目的是保護(hù)上司，使之有時(shí)間、有精力、有效地進(jìn)行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)性活動(dòng)為原則。 *電話擋駕 *來訪擋駕 *會(huì)議、活動(dòng)擋駕案例設(shè)計(jì)題小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?答案： 1、電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊，(3分) 2、新