TS16949-記錄控制程序

1、XX公司程 序 文 件 版本：A CP.02記錄控制程序 修訂: 第0次 Page PAGE 5 of NUMPAGES 5Version 版 次Update 修修 訂Page頁(yè)碼Update/Modify Reason 制訂/修訂原因因Author 修修訂者Date 日 期 Compile 編制Dept. 部門： Check 審核Dept.部門：Approve 批準(zhǔn)Dept.部門：Name 姓名：Name 姓名：Name 姓名：Date 日期：Date日期：Date日期：Co-Signature 會(huì)簽Dept.部門：Name姓名：Date日期：責(zé)任部門/人員活動(dòng)/過(guò)程文件/相關(guān)程序記錄文控中

2、心記錄開(kāi)始責(zé)任人記錄責(zé)任人記錄表單責(zé)任人是否需更改/評(píng)審責(zé)任人審批文件資料管理員登 錄收回或作廢資料管理員文件銷毀申請(qǐng) /審批單資料管理員發(fā) 放1.目的對(duì)記錄進(jìn)行控制和管理理，為提供符合規(guī)規(guī)定要求和體系有有效運(yùn)行提供客觀觀證據(jù)，并為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)追溯提供依據(jù)。2.范圍適用于以任何媒體記載載的與體系有關(guān)的的所有記錄，包括括供應(yīng)商的記錄、也包括顧客規(guī)定定的記錄。3.職責(zé)3.1管理者代表負(fù)責(zé)記錄錄表單的編制、審審核和實(shí)施并對(duì)記記錄的填寫(xiě)、保管管和處理進(jìn)行檢查查和指導(dǎo)。3.2各部門負(fù)責(zé)本部門記記錄的日常裝訂、保管和處理。3.3文控中心負(fù)責(zé)本程序序的統(tǒng)一管理。4.工作程序4.1記錄包括以下的的內(nèi)容，但不僅限限于

3、以下內(nèi)容： a.管理評(píng)審記記錄 b.產(chǎn)品要求的的評(píng)審記錄 c.合同評(píng)審的的證明 d.檢驗(yàn)與試驗(yàn)驗(yàn)的證明 e.產(chǎn)品認(rèn)可/過(guò)程認(rèn)可 f.人員教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)經(jīng)驗(yàn)的記錄 g.能力證明（人人/機(jī)器包括模具具/組織的能力）h.審核（體系、過(guò)程、產(chǎn)產(chǎn)品審核）i.材料檢驗(yàn)j.校準(zhǔn)記錄k.控制圖l.預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)記錄m.糾正預(yù)防實(shí)施的記錄n.質(zhì)量成本的證明o.供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄p.質(zhì)量損失的證明q.索賠r.當(dāng)有追溯要求時(shí)產(chǎn)產(chǎn)品標(biāo)識(shí)的記錄s.顧客財(cái)產(chǎn)異常記錄錄t.不合格記錄所有的上述所列內(nèi)容都都要經(jīng)部門主管的的批準(zhǔn)。4.2記錄表單的增改改和取消：4.2.1根據(jù)顧客要要求和本組織自身身的體系要求，各各部門主管有權(quán)

4、向向管理者代表提出出記錄表單的增刪刪和改編的意見(jiàn)和和建議。4.2.2管理者代表表對(duì)提議進(jìn)行審核核，對(duì)認(rèn)為合理可可行的，對(duì)表單完完善后進(jìn)行一段時(shí)時(shí)間的效果觀察。對(duì)對(duì)不合理的不予采采納或做出原有表表單取消的決定。但但是對(duì)于顧客要求求的如果認(rèn)為不合合理應(yīng)及時(shí)與顧客客協(xié)商解決。4.2.3根據(jù)試行結(jié)結(jié)果，試行效果好好的由管理者代表表納入正式表單給給予推行實(shí)施，如如果效果不佳的重重新提交管理者代代表審核。4.2.4管理者代表表應(yīng)對(duì)所有的記錄錄表單進(jìn)行標(biāo)識(shí)分分類，并由文件管管理中心登記于受受控表單清單；4.2.5新表單在實(shí)實(shí)施推行前，管理理者代表必須對(duì)使使用者講解記錄填填寫(xiě)方式和記錄的的意義，對(duì)于重要要的對(duì)

5、外提供的表表單還應(yīng)編制表單單填寫(xiě)指南或發(fā)放放填寫(xiě)范例。4.3記錄的填寫(xiě)、查查閱、借閱4.3.1各部門在填填寫(xiě)記錄時(shí)必須按按規(guī)定填寫(xiě)，字跡跡清晰、內(nèi)容完整整、反映實(shí)際。不不能用鉛筆書(shū)寫(xiě)。4.3.2已存檔的記記錄，根據(jù)文件件控制程序和本本程序規(guī)定辦理、查閱借閱手續(xù)。4.3.3未存檔的記記錄，組織人員可可在有關(guān)部門借閱閱相關(guān)記錄。4.3.4對(duì)于需要查查閱、借閱的記錄錄，需要得到部門門主管的同意以確確保保密工作。4.4記錄的標(biāo)識(shí)、貯貯存、保護(hù)和檢索索4.4.1各部門對(duì)各各項(xiàng)活動(dòng)所涉及的的記錄應(yīng)每日進(jìn)行行收集整理，將記記錄裝訂、登記、歸檔、并妥善保保管。每月各部門門主管必須對(duì)所有有的記錄進(jìn)行分析析，并將

6、分析結(jié)果果分發(fā)給相關(guān)部門門。4.4.2各部門每季季度應(yīng)該歸檔的記記錄匯總到文控中中心。各部門在歸歸檔時(shí)，記錄應(yīng)采采取以能跟有關(guān)的的產(chǎn)品和工序相對(duì)對(duì)接的方式進(jìn)行標(biāo)標(biāo)識(shí)，以能對(duì)記錄錄進(jìn)行快速檢索。文文控中心需要按部部門按月份對(duì)記錄錄進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并制制定記錄總覽表，以以利于檢索。4.4.3對(duì)于產(chǎn)品生生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件和和對(duì)外提供的記錄錄（報(bào)告）由文控控中心按零件編號(hào)號(hào)存檔在一起，生生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)記錄由各各部門自行保管。4.4.4記錄存放地地點(diǎn)應(yīng)干燥、通風(fēng)風(fēng)、便于存取。文文控中心的保管環(huán)環(huán)境必須注意以下下幾點(diǎn)：a)防水、防火；b)存儲(chǔ)介質(zhì)（卷宗、縮微膠卷、數(shù)字字處理存儲(chǔ)器）還還應(yīng)做到防磁，并并定期試用檢查；c)如

7、有必要，附加安安全性存放（雙重重存檔，安全性復(fù)復(fù)制件等）。4.5記錄保存期限和處處置4.5.1記錄保存期期限如顧客無(wú)特殊殊規(guī)定按以下要求求執(zhí)行：a)生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件、工裝記錄、采購(gòu)購(gòu)訂單、修改單的的保存時(shí)間應(yīng)為零零件（或零件系列列）在現(xiàn)行生產(chǎn)和和服務(wù)中規(guī)定的有有效期再加上一個(gè)個(gè)日歷年；b)質(zhì)量運(yùn)行狀態(tài)記錄錄（如控制圖表、檢驗(yàn)試驗(yàn)結(jié)果）應(yīng)應(yīng)保留十二年；c)審核和管理評(píng)審應(yīng)應(yīng)保留四年；4.5.2對(duì)于需要特特別存檔的文件(受控項(xiàng)/安全項(xiàng)項(xiàng))，如：1)檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)判判定、過(guò)程參數(shù)；2)檢測(cè)器具的校驗(yàn)證證明；3)人員培訓(xùn)、人員知知識(shí)、人員職權(quán)和和人員能力證明（例例如：醫(yī)療檢查，如如：視力檢查）；有存檔責(zé)

8、任特性的產(chǎn)品品和特殊生產(chǎn)流程程的產(chǎn)品保存期限限為十二年，如客客戶有特殊要求，則則按客戶要求。在文控中心進(jìn)行特別存存檔的文件保存時(shí)時(shí)，應(yīng)與其它的記記錄隔離擺放，保保管箱應(yīng)與保存其其它記錄的保管箱箱的顏色不同，本本組織規(guī)定特別存存檔的文件用紅色色標(biāo)記，并在保管管箱外面標(biāo)明是特特別存檔文件。4.5.3對(duì)政府有保保存年限規(guī)定的記記錄必須以政府規(guī)規(guī)定為準(zhǔn)。具體記記錄保存年限按受受控表單清單規(guī)規(guī)定的保存期限執(zhí)執(zhí)行。4.5.4對(duì)超過(guò)規(guī)定保保存期限的記錄各各部門應(yīng)登記文件銷毀申請(qǐng)/審批單并經(jīng)部部門負(fù)責(zé)人審批后后方可作銷毀處理理；4.5.5對(duì)重要保密密性記錄和資料應(yīng)應(yīng)指定銷毀方式，如如碎紙機(jī)，不得另另作它用。4.5.6 當(dāng)