淺談電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系參考模型構(gòu)建與實(shí)施

1、淺談電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系參考模型構(gòu)建與施行摘要：在分析電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建立現(xiàn)狀、標(biāo)準(zhǔn)體系現(xiàn)狀的根底上，討論現(xiàn)狀的成因?；陔娮游募芾順?biāo)準(zhǔn)體系概念模型構(gòu)建視角的分析，從管理流程、資源、技術(shù)支撐等方面構(gòu)建出電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系參考模型，進(jìn)一步映射出體系的層級(jí)內(nèi)容，尤其是一級(jí)模塊。最后結(jié)合我國現(xiàn)狀，提出機(jī)械使用標(biāo)準(zhǔn)體系表并不能到達(dá)預(yù)期的效果，需要綜合采取多種策略，有效保障標(biāo)準(zhǔn)體系的施行環(huán)境、施行效果、施行程序等。關(guān)鍵詞：電子文件管理；標(biāo)準(zhǔn)體系；體系架構(gòu)1我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系現(xiàn)狀國家檔案局及政府有關(guān)部門近年來制定的電子文件管理主要標(biāo)準(zhǔn)和管理方法包括5項(xiàng)國家標(biāo)準(zhǔn)，2項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，2022年又有3項(xiàng)標(biāo)

2、準(zhǔn)進(jìn)入征求意見階段，2項(xiàng)國際采標(biāo)進(jìn)入送審階段。2022年由全國文獻(xiàn)影像技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)報(bào)送2項(xiàng)國家標(biāo)準(zhǔn)擬今年施行。就當(dāng)前頒發(fā)的正式標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的情況來看，這些標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于實(shí)現(xiàn)以確保電子文件真實(shí)性、完好性、可靠性、可用性為目的的電子文件管理產(chǎn)生了重要的推進(jìn)作用。但總體上看，我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)狀還是不容樂觀的。存在的問題主要表現(xiàn)為電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)缺失(如電子文件術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理功能需求標(biāo)準(zhǔn)等)、標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量較差、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)分散、采用國際標(biāo)準(zhǔn)比例低、當(dāng)前電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)混雜等。按照標(biāo)準(zhǔn)體系的嚴(yán)格定義，我國如今還談不上具備“電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，因?yàn)橛胁簧贅?biāo)準(zhǔn)屬于理論需求

3、驅(qū)動(dòng)，在設(shè)計(jì)之初是缺乏體系規(guī)劃的，標(biāo)準(zhǔn)之間的內(nèi)在聯(lián)絡(luò)也沒有充分表達(dá)。但隨著電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)以及其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的逐年積累，標(biāo)準(zhǔn)之間的聯(lián)絡(luò)也開場日益顯現(xiàn)并受到各方重視。雖然目前并無特指的“電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系的說法，但也開場形成“電子文件標(biāo)準(zhǔn)集合，并向“標(biāo)準(zhǔn)體系的方向演進(jìn)。因此我們可用“準(zhǔn)體系的概念來描繪我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)集合的狀態(tài)。目前該體系的特點(diǎn)主要在于：標(biāo)準(zhǔn)體系本身還缺乏科學(xué)規(guī)劃和設(shè)計(jì)；現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)之間的內(nèi)部關(guān)系處理不妥，缺乏標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)機(jī)制，不能滿足當(dāng)前我國電子文件管理開展的需要；外部關(guān)系考慮不周，與其他領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)調(diào)不夠；標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容逐步拓展；根底性標(biāo)準(zhǔn)已出臺(tái)，核心標(biāo)準(zhǔn)研制進(jìn)展中。究其原因，主要有以下幾個(gè)方

4、面：1.1標(biāo)準(zhǔn)制定程序缺乏科學(xué)性。目前，標(biāo)準(zhǔn)的制定受時(shí)間和經(jīng)費(fèi)的限制，制修訂標(biāo)準(zhǔn)往往被簡化成“查資料擬初稿函審送批的單純文字工作，局部已出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)沒有嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)制定程序標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展，許多關(guān)鍵問題未進(jìn)展深化的討論和研究，缺乏嚴(yán)密論證，影響了標(biāo)準(zhǔn)的可行性、合理性和行業(yè)適用性。1.2缺乏有效的標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)機(jī)制。目前，電子文件標(biāo)準(zhǔn)化工作還沒有比擬完備的維護(hù)機(jī)制，不能根據(jù)信息技術(shù)、管理科學(xué)、實(shí)際工作的變革進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的調(diào)整修訂，對(duì)出現(xiàn)的問題反響緩慢，更新?lián)Q代比擬緩慢。1.3缺乏標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)機(jī)制。由于沒有標(biāo)準(zhǔn)體系的系統(tǒng)研究和規(guī)劃，造成不同部門、不同時(shí)間立項(xiàng)研制的標(biāo)準(zhǔn)缺乏協(xié)調(diào)性，出現(xiàn)重復(fù)立項(xiàng)、內(nèi)容穿插、標(biāo)準(zhǔn)矛盾、協(xié)調(diào)

5、困難的現(xiàn)象；沒有建立與國內(nèi)其他行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系及國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)體系間正常的溝通交流渠道。這些都導(dǎo)致國內(nèi)外一些先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)和理念，無法及時(shí)與電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，制約了標(biāo)準(zhǔn)程度的進(jìn)步。1.4監(jiān)視機(jī)制存在缺陷。標(biāo)準(zhǔn)缺少明確的監(jiān)管部門，“有標(biāo)不依，執(zhí)標(biāo)不嚴(yán)，沒有明確的監(jiān)視部門，再加之電子文件管理工作剛剛起步，使得電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行力度不夠。2電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系架構(gòu)2.1電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系概念模型標(biāo)準(zhǔn)體系的形成將包括假設(shè)干環(huán)節(jié)：首先，應(yīng)形成電子文件管理活動(dòng)的整體概念模型，形成對(duì)電子文件管理活動(dòng)的內(nèi)部構(gòu)造與工作原理特定的表達(dá)；其次，對(duì)較為抽象的概念模型進(jìn)展構(gòu)造化表達(dá)，形成邏輯模型或者邏輯構(gòu)造，這也是任

6、何概念模型在“實(shí)例化過程中不可或缺的環(huán)節(jié)。邏輯模型將構(gòu)成電子文件管理活動(dòng)的中觀層次，反映了電子文件管理活動(dòng)的主要構(gòu)成局部。最后，在邏輯模型的根底上進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)體系架構(gòu)的搭建，可以多種形式進(jìn)展表達(dá)，如標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)造分類表，并可據(jù)此形成為標(biāo)準(zhǔn)體系明細(xì)表。電子文件管理活動(dòng)從管理流程、資源、技術(shù)支撐等方面進(jìn)展描繪。按照gb/t17628-2022?信息技術(shù)開放式edi參考模型?(等同采用s/ie14662：2022?信息技術(shù)開放式電子數(shù)據(jù)交換參考模型?)的觀點(diǎn)，電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系架構(gòu)概念模型可概括業(yè)務(wù)抽象(包含信息資源與管理流程)和技術(shù)抽象。基于電子文件管理概念模型構(gòu)建視角的分析，構(gòu)建電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系

7、參考模型如下。2.1.1管理視圖管理視圖主要是從管理流程、生命周期視角對(duì)電子文件管理活動(dòng)的集中抽象。目前電子文件管理流程設(shè)計(jì)中，或多或少都已經(jīng)采用生命周期的觀點(diǎn)，其流程變動(dòng)的時(shí)間屬性根本與生命周期循環(huán)吻合。像ais功能模型所展示的六大功能實(shí)體，就是以搜集(ingest)為起點(diǎn)，以利用(aess)為終點(diǎn)進(jìn)展安排的，一般的流程設(shè)計(jì)也大多以“收管用為根底設(shè)計(jì)，這些都與信息生命周期的根本環(huán)節(jié)雷同。因此，二者在管理視圖中可以進(jìn)展整合統(tǒng)一。課題組將管理視圖劃分為統(tǒng)分兩個(gè)層次。其中以“全程管理統(tǒng)合層次的設(shè)計(jì)來貫徹電子文件全程管理的根本原那么。并以“形成捕獲、“組織處置、“檢索利用、“長久保存作為電子文件管理

8、核心業(yè)務(wù)活動(dòng)，以符合生命周期時(shí)間屬性為序進(jìn)展排列。2.1.2資源視圖資源視圖是從資源視角對(duì)電子文件管理進(jìn)展抽象的視圖，電子文件的描繪與管理是電子文件管理活動(dòng)的中心活動(dòng)，詳細(xì)的管理活動(dòng)與信息技術(shù)的支撐都是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件資源的有效管理。其中，“資源描繪主要是從資源粒度的角度，從數(shù)據(jù)元、元數(shù)據(jù)、交換格式等角度對(duì)電子文件進(jìn)展全方位、多層次的描繪?！百Y源管理那么從電子文件類別的角度進(jìn)展劃分。其作用在于指導(dǎo)電子文件資源的建立，明確電子文件的根本數(shù)據(jù)元，確立各類電子文件的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提供必要的交換格式標(biāo)準(zhǔn)，保證其信息資源共享。2.1.3技術(shù)視圖技術(shù)實(shí)現(xiàn)視圖是從電子文件管理系統(tǒng)構(gòu)建的角度，根據(jù)普遍的信息系

9、統(tǒng)分析框架得來的，大體可分為根底層、支撐層、應(yīng)用層。2.2電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系邏輯架構(gòu)設(shè)計(jì)我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系邏輯架構(gòu)的設(shè)計(jì)將本著頂層設(shè)計(jì)、逐級(jí)分解、立足現(xiàn)實(shí)的原那么進(jìn)展搭建與展開。2.2.1頂層設(shè)計(jì)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的架構(gòu)應(yīng)遵循頂層設(shè)計(jì)的思想。所謂“頂層設(shè)計(jì)，就是利用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，按照科學(xué)的理論方法和步驟，多角度、多視圖地對(duì)該領(lǐng)域進(jìn)展分析、描繪和設(shè)計(jì)，建立總體架構(gòu)。以電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系概念模型作為總體框架，可以涵蓋業(yè)務(wù)流程、信息資源、技術(shù)功能等諸多方面，為我國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的制定提供根本指針和開展藍(lán)圖。2.2.2逐級(jí)分解頂層設(shè)計(jì)提供的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系概念模型主要是從概念上對(duì)標(biāo)準(zhǔn)體

10、系進(jìn)展構(gòu)建，是抽象程度較高的視圖，必須對(duì)總體概念框架進(jìn)展細(xì)化，逐級(jí)分解得出詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)。細(xì)化的方法有兩種，一種是邏輯細(xì)化，也就是內(nèi)涵詳細(xì)化；一種是擴(kuò)展細(xì)化，也就是列出對(duì)構(gòu)成總體有意義的構(gòu)成局部。對(duì)總體框架進(jìn)展邏輯細(xì)化，就可形成框圖模型。再對(duì)其進(jìn)展擴(kuò)展細(xì)化，明細(xì)表就是對(duì)框圖模型進(jìn)一步分解的最終結(jié)果。2.2.3立足現(xiàn)實(shí)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系架構(gòu)確實(shí)立只有立足現(xiàn)實(shí)才具有可操作性和指導(dǎo)作用。在進(jìn)展頂層設(shè)計(jì)和框架模型逐級(jí)分解的過程中，需要充分考慮我國目前的實(shí)際情況。比方電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系邏輯模型的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)綜合考慮我國當(dāng)前的相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)的情況、文件管理和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)實(shí)等，詳細(xì)包括電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)狀、

11、標(biāo)準(zhǔn)化工作現(xiàn)狀、技術(shù)程度、管理程度、管理體制等方面的現(xiàn)實(shí)約束，從而設(shè)計(jì)出符合實(shí)際、留有余地的邏輯框圖。2.3電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系邏輯框架頂層內(nèi)容根據(jù)上述設(shè)計(jì)思想，將模型可以映射為電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的層級(jí)內(nèi)容。電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系邏輯框架由總體、形成捕獲、組織處置、檢索利用、長久保存、資源描繪、資源管理、應(yīng)用系統(tǒng)、技術(shù)支撐等九大模塊組成，亦可將其視為標(biāo)準(zhǔn)體系的一級(jí)模塊。再對(duì)該一級(jí)模塊根據(jù)需要進(jìn)展多層級(jí)分解，就形成電子文件的框架構(gòu)造圖與標(biāo)準(zhǔn)體系明細(xì)表。明細(xì)表中既有國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，也有指導(dǎo)性文件；既有根底標(biāo)準(zhǔn)、通用標(biāo)準(zhǔn)，也有專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并將這80余項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)明確了優(yōu)先級(jí)別。3電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系施行

12、策略3.1加快相關(guān)法律法規(guī)和配套政策性指導(dǎo)文件的制定歐美等地區(qū)和國家政府非常重視電子文件管理，出臺(tái)了一系列法律法規(guī)、政策和指導(dǎo)文件，從法律上確立了標(biāo)準(zhǔn)的地位?；蛟诜煞ㄒ?guī)和標(biāo)準(zhǔn)尚未正式出臺(tái)以前，先行發(fā)布了一些政策性指導(dǎo)文件，標(biāo)準(zhǔn)、管理和引導(dǎo)了電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系建立。我國的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系建立，需要以強(qiáng)有力的相關(guān)法律及配套政策為根據(jù)。我國應(yīng)當(dāng)加快信息資源法律體系的建立，特別是與電子文件管理相關(guān)的法律法規(guī)的建立，充分發(fā)揮其宏觀指導(dǎo)作用，進(jìn)一步構(gòu)筑以國家標(biāo)準(zhǔn)為根底的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。3.2分階段進(jìn)展電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系建立待制定、修訂的電子文件標(biāo)準(zhǔn)很多，而制標(biāo)資源相對(duì)有限，建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

13、體系是一個(gè)長期的過程。為了實(shí)現(xiàn)制標(biāo)資源的高效利用，在建立過程中必須準(zhǔn)確界定電子文件標(biāo)準(zhǔn)化的階段，確定各階段目的，區(qū)分不同標(biāo)準(zhǔn)的輕重緩急，分階段、按步驟進(jìn)展。我國電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系的建立可分為三個(gè)階段：創(chuàng)立階段，著重根底性標(biāo)準(zhǔn)的制定，固基護(hù)本、架橋清障；開展階段，充實(shí)擴(kuò)展；維護(hù)階段，修訂更新。3.3嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)制定程序根據(jù)調(diào)研說明，國外的標(biāo)準(zhǔn)建立都需要按照嚴(yán)格的程序制定，保證了標(biāo)準(zhǔn)的高質(zhì)量。我國國家標(biāo)準(zhǔn)gb/t16733-1997?國家標(biāo)準(zhǔn)制定程序的階段劃分及代碼?，要求國家標(biāo)準(zhǔn)制定程序劃分為九個(gè)階段：預(yù)階段、立項(xiàng)階段、起草階段、征求意見階段、審查階段、批準(zhǔn)階段、出版階段、復(fù)審階段和廢止階段，因此

14、，我國在標(biāo)準(zhǔn)制定過程中也應(yīng)該按照嚴(yán)格的程序進(jìn)展，來保證電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的高質(zhì)量，進(jìn)而保證標(biāo)準(zhǔn)體系的整體質(zhì)量。3.4建立有效的標(biāo)準(zhǔn)體系維護(hù)機(jī)制標(biāo)準(zhǔn)體系本身是動(dòng)態(tài)的。隨著科學(xué)技術(shù)的開展，格式標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)與元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)都需要不斷修訂，其中一些標(biāo)準(zhǔn)需要復(fù)審，局部將被廢止，需要建立新的標(biāo)準(zhǔn)，我們需要逐步建立和完善電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的長效工作機(jī)制，建立一個(gè)和諧、有效的標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)機(jī)構(gòu)，保證電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的可持續(xù)開展。3.5建立標(biāo)準(zhǔn)制定主體的準(zhǔn)入機(jī)制標(biāo)準(zhǔn)制定主體對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量有著深化的影響，進(jìn)步標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)體系的整體質(zhì)量必然對(duì)制定標(biāo)準(zhǔn)的主體提出更嚴(yán)格的要求，必須建立標(biāo)準(zhǔn)制定主體的準(zhǔn)入機(jī)制。第一，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)制定主

15、體的多元化，充分發(fā)揮多方面的積極性。放寬對(duì)標(biāo)準(zhǔn)制定主體性質(zhì)的限制，不僅行政機(jī)關(guān)、研究機(jī)構(gòu)可以制定標(biāo)準(zhǔn)，擁有標(biāo)準(zhǔn)制定實(shí)力的其他機(jī)構(gòu)，如企業(yè)等，也可以參與標(biāo)準(zhǔn)的制定。但商業(yè)機(jī)構(gòu)的參與不能在標(biāo)準(zhǔn)中引入商業(yè)利益，如將標(biāo)準(zhǔn)與產(chǎn)品、專利捆綁或掛鉤。第二，標(biāo)準(zhǔn)制定主體必須有大量與標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的理論根底，防止盲目制定。第三，尤其需要注意在標(biāo)準(zhǔn)制定過程中防止對(duì)個(gè)別企業(yè)利益的保護(hù)。3.6合理確定標(biāo)準(zhǔn)的級(jí)別形式在標(biāo)準(zhǔn)體系屬性中，設(shè)置了國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及指導(dǎo)性文件等三種主要形式。在施行過程中需要仔細(xì)研究各詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)在不同時(shí)期最適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)形式。由于電子文件管理需要著重考慮前端控制與全程管理的要求，對(duì)于涉及非檔案領(lǐng)域的重點(diǎn)控制點(diǎn)以及強(qiáng)交換意義的標(biāo)準(zhǔn)建議以國家標(biāo)準(zhǔn)為主，控制行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量。而對(duì)于目前技術(shù)以及理論開展不成熟、不充分的事物，那么可考慮以指南等指導(dǎo)性文件的形式公布。否那么，不成熟的內(nèi)容成為標(biāo)準(zhǔn)，反而有負(fù)面效果。3.7以推薦性標(biāo)準(zhǔn)為主電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系表的標(biāo)準(zhǔn)將以推薦性標(biāo)準(zhǔn)為主。依靠標(biāo)準(zhǔn)體系及標(biāo)準(zhǔn)自身的科學(xué)性引