文件編寫規(guī)定

1、 文件編寫指導(dǎo) 1 目的 明確公司體系文件編寫的基本要求，為公司各部門的體系文件編寫提供指導(dǎo)。 2 范圍 適用于公司家用空調(diào)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全/產(chǎn)品有害物質(zhì)減免過(guò)程管理體系文件的編寫。 3 體系文件的編寫 3.1 QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一體化管理體系手冊(cè)(以下均稱一體化管理體系手冊(cè))、安全手冊(cè)編寫參照 GB/T 19023質(zhì)量管理體系文件指南執(zhí)行。 3.2 程序文件編寫 3.2.1 概要 程序文件是一體化管理體系手冊(cè)的支持性文件，是一體化管理體系手冊(cè)原則性要求的進(jìn)一步展開和落實(shí)。編制程序文件必須以一體化管理體系手冊(cè)為依據(jù)。 3.3 程序文件和第三層文件結(jié)構(gòu)與內(nèi)容要求： 3

2、.4 管理文件格式標(biāo)準(zhǔn)化 3.4.1 封面格式標(biāo)準(zhǔn)化詳見（附圖 1）。 3.4.2 管理文件第二、三層文件格式標(biāo)準(zhǔn)化詳見(附圖 2)。 3.5 作業(yè)指導(dǎo)書編寫 3.5.1 概要 a) 是在程序文件不能滿足某些活動(dòng)的特定要求時(shí)，才編制作業(yè)指導(dǎo)書。 b) 這些特定要求是由產(chǎn)品、過(guò)程、部門、崗位的不同而產(chǎn)生的。 c) 應(yīng)詳細(xì)規(guī)定質(zhì)量基層活動(dòng)的途徑。 3.5.2 作業(yè)指導(dǎo)可以采用文字表述或圖文并茂形式，但必須保證格式的統(tǒng)一，指導(dǎo)書應(yīng)有 文件名稱、編號(hào)、編制、審批、生效日期、版本、頁(yè)次等內(nèi)容。 3.5.3 在編制時(shí)，為防止遺漏，應(yīng)根據(jù)公司產(chǎn)品、以及產(chǎn)品的復(fù)雜程度和所涉及的工藝編制規(guī)范性文件清單。 3.6

3、 質(zhì)量計(jì)劃的編寫 3.6.1 質(zhì)量計(jì)劃的概要 針對(duì)特定的產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同，規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動(dòng)順序的文件。 3.6.2 質(zhì)量計(jì)劃的制定、評(píng)審、認(rèn)可、修訂與具體內(nèi)容 質(zhì)量計(jì)劃的制定、評(píng)審、認(rèn)可、修訂與具體內(nèi)容參照 GB/T 19015質(zhì)量管理體系 質(zhì)量計(jì)劃指南執(zhí)行。 3.7 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編寫 3.7.1 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)概要 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)是描述某一特定產(chǎn)品的技術(shù)要求；檢驗(yàn)和試驗(yàn)項(xiàng)目、方法；產(chǎn)品標(biāo)識(shí)；包裝、運(yùn)輸、貯存要求；以及引用標(biāo)準(zhǔn)等的文件，它應(yīng)滿足該產(chǎn)品目標(biāo)市場(chǎng)所涉及的國(guó)家、地區(qū)的法律法規(guī)的要求和顧客的特定要求。 3.8 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫細(xì)則 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則參照 GB/T1.1-200

4、9標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第 1 部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫執(zhí)行。 3.9 文件的語(yǔ)言要求 a) 采用平實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)年愂稣Z(yǔ)句，表達(dá)力求言簡(jiǎn)意賅； b) 所指清晰明確，在準(zhǔn)則和指標(biāo)的確定上力求全面且可量化； c) 緊扣標(biāo)準(zhǔn)要求,采用與標(biāo)準(zhǔn)相一致的術(shù)語(yǔ)（如采用“過(guò)程”、“測(cè)量”、“評(píng)價(jià)”、 “評(píng)審” 、 “驗(yàn)證”、“符合要求”、“監(jiān)視和測(cè)量”等標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)）； 3.9.1 盡量減少使用復(fù)雜的長(zhǎng)句，以避免閱讀和理解的障礙； 3.9.2 文件的繁簡(jiǎn)應(yīng)視所涉及的活動(dòng)的復(fù)雜程度、相關(guān)人員的素質(zhì)與水平而定。 3.10 文件命名的一般原則 a) 系統(tǒng)闡明某一事物特征或活動(dòng)的原則、方法的文件宜命名為“XXX 手冊(cè)”,如一體化管理體

5、系手冊(cè)、設(shè)計(jì)手冊(cè)、員工手冊(cè)、5S 手冊(cè)、維修手冊(cè)等； b) 闡明某一活動(dòng)的途徑和方法的文件命名應(yīng)為“XXX程序”； c) 對(duì)某一程序文件要求或其部分要求的進(jìn)一步細(xì)化和明確應(yīng)命名為“XXX 管理規(guī)定（或制度、流程）”； d) 對(duì)“XXX 管理規(guī)定（或制度、流程） ”要求的進(jìn)一步細(xì)化宜命名為“XXX 管理細(xì)則（或?qū)嵤┘?xì)則）”； 注：為避免三層管理文件命名上與二層文件混淆，所有三層文件不得以“XXX（控制）程序”命名，應(yīng)以“XXX 管理規(guī)定”或“XXX 流程”替代，如出口散件操作管理規(guī)定，亦可命名為出口散件操作流程。 3.11 文件的審批原則 3.11.1文件的審核人應(yīng)是有能力對(duì)該文件的正確性、適宜性等進(jìn)行審查的人員，可以由該文件編寫人的同級(jí)或上級(jí)人員進(jìn)行審核。 3.11.2文件的批準(zhǔn)人應(yīng)是