秘書事務(wù)管理15會(huì)議室和辦公車輛管理

1、緒論事務(wù)01事務(wù)02事務(wù)03事務(wù)04事務(wù)05事務(wù)06事務(wù)07事務(wù)08事務(wù)09事務(wù)10事務(wù)11事務(wù)12事務(wù)13事務(wù)14事務(wù)15事務(wù)16事務(wù)17事務(wù)18事務(wù)19事務(wù)20事務(wù)21事務(wù)22事務(wù)23事務(wù)24事務(wù)25事務(wù)26事務(wù)27事務(wù)28事務(wù)29事務(wù)30事務(wù)31事務(wù)32事務(wù)33事務(wù)34事務(wù)35事務(wù)36事務(wù)37事務(wù)38 事務(wù)39 事務(wù)15 會(huì)議室和辦公車輛管理學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)內(nèi)容課后練習(xí)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握預(yù)定會(huì)議室和辦公車輛管理的工作技巧，能夠熟練地進(jìn)行會(huì)議室和辦公車輛管理。學(xué)習(xí)內(nèi)容一、會(huì)議室管理二、辦公車輛管理一、會(huì)議室管理（一）會(huì)議室的種類（二）會(huì)議室的管理權(quán)限和使用范圍（三）會(huì)議室的管理原則（四）會(huì)議室的管理

2、辦法（一）會(huì)議室的種類1.規(guī)模分類（1）小型會(huì)議室：1530，20座（2）中型會(huì)議室：3080，2060座（3）大型會(huì)議室：100 ，100座2.功能分類（1）接待室：小型會(huì)議+日常接待（2）多功能會(huì)議室：中型會(huì)議+舞會(huì)+宴會(huì)（3）報(bào)告廳：帶有主席臺(tái)的大型會(huì)議室（二）會(huì)議室的管理權(quán)限和使用范圍1.管理權(quán)限：（1）調(diào)配管理-秘書部門；（2）安全、衛(wèi)生、服務(wù)-物業(yè)公司；（3）音響、視頻設(shè)備-技術(shù)部門。2.使用范圍：（1）決策層會(huì)議；（2）部門會(huì)議；（3）接待活動(dòng)；（4）全體會(huì)議和大型公關(guān)活動(dòng)等；（三）會(huì)議室的管理原則1.內(nèi)賓讓外賓 外事接待日常業(yè)務(wù)接待2.中層讓高層 決策層執(zhí)行層3.臨時(shí)讓預(yù)約 提

3、前預(yù)約臨時(shí)申請(qǐng)4.時(shí)間有余量 預(yù)留間隔時(shí)間以應(yīng)對(duì)會(huì)議超時(shí)、場(chǎng)所清理和會(huì)議準(zhǔn)備。（四）會(huì)議室的管理辦法1.預(yù)約辦法2.設(shè)備操作3.臨時(shí)使用4.使用紀(jì)律5.使用登記1.預(yù)約辦法（1）提前預(yù)約：至少提前一天提交預(yù)約登記表并注明要求，以便通知相關(guān)部門。（2）沖突處理：堅(jiān)持原則，統(tǒng)籌安排。（3）變更預(yù)約：預(yù)約內(nèi)容變更需及時(shí)通知秘書部門，以便進(jìn)行相應(yīng)安排。會(huì)議室預(yù)約登記表預(yù)約部門預(yù)約時(shí)間預(yù)約地點(diǎn)會(huì)議名稱參加人數(shù)會(huì)務(wù)要求審批人審批意見經(jīng)辦人簽字： 年 月 日2.設(shè)備操作（1）會(huì)前操作。技術(shù)人員需在會(huì)前半小時(shí)開啟調(diào)試音響、視頻設(shè)備。（2）會(huì)中操作。根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況隨時(shí)調(diào)整設(shè)備狀態(tài)。（3）會(huì)后操作。關(guān)閉檢查相關(guān)設(shè)備

4、。3.臨時(shí)使用因緊急情況需要臨時(shí)性使用會(huì)議室時(shí)，必須經(jīng)秘書部門主管同意，并填寫“會(huì)議室使用登記表”，而不得隨意闖入擅自使用。4.使用紀(jì)律（1）保持安靜。保持安靜，禁止大聲喧嘩。（2）愛護(hù)設(shè)施。造成室內(nèi)設(shè)施、物品損壞丟失的，一律照價(jià)賠償。（3）保持衛(wèi)生。禁止吸煙，不準(zhǔn)亂扔紙屑、果皮等雜物。5.使用登記使用結(jié)束，使用部門應(yīng)按照要求填寫好“會(huì)議室使用登記表”，并請(qǐng)責(zé)任人（經(jīng)辦人）簽字確認(rèn)。會(huì)議室使用登記表使用部門使用時(shí)間使用地點(diǎn)會(huì)議名稱參加人數(shù)使用情況經(jīng)辦人簽字： 年 月 日二、辦公車輛管理（一）辦公車輛的使用范圍（二）辦公車輛的管理和使用（三）辦公車輛的調(diào)配原則（四）辦公車輛的維修保養(yǎng)（五）辦公車

5、輛的油料管理（六）駕駛員管理【小貼士】精英座駕“三劍客”（一）辦公車輛的使用范圍1.領(lǐng)導(dǎo)用車：上下班、公務(wù)聯(lián)絡(luò)、出席會(huì)議等。2.接待用車：接站、送站、參觀游覽、外出就餐等。3.重要活動(dòng)用車：周年慶典、開放參觀、大型會(huì)議等。4.其他公務(wù)用車：部門公務(wù)用車等上述情況以外所有用于保證組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的公務(wù)活動(dòng)用車。（二）辦公車輛的管理和使用辦公車輛由辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理。管理辦法一般為：1.用車申請(qǐng)：填寫“用車申請(qǐng)單”有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字辦公室主任同意秘書安排。2.憑單出車：除高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)用車外，其他用車均實(shí)行出車通知單制。駕駛員憑單出車并報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。3.統(tǒng)一繳費(fèi)：交強(qiáng)險(xiǎn)、車船稅、商業(yè)險(xiǎn)等車輛稅費(fèi)由辦公室統(tǒng)一辦

6、理。*集團(tuán)用車申請(qǐng)單用車部門用車時(shí)間用車?yán)碛赡康牡貍渥⒔?jīng)辦人簽字： 年 月 日*集團(tuán)出車通知單車輛號(hào)牌駕駛員出車時(shí)間目的地備注派車人簽字： 年 月 日（三）辦公車輛的調(diào)配原則1.優(yōu)先保證公務(wù)用車 公務(wù)用車個(gè)人用車2.先緊急后一般，先高層后中層 緊急公務(wù)一般公務(wù) 高層領(lǐng)導(dǎo)用車中層領(lǐng)導(dǎo)用車3.提高車輛利用率 在不影響公務(wù)用車的前提下，可在組織內(nèi)部出租。租用車輛應(yīng)填寫“租用車輛審批表”，經(jīng)批準(zhǔn)并交費(fèi)后用車。*集團(tuán)租用車輛審批表承租人用車時(shí)間目的地收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)備注審批人簽字： 年 月 日（四）辦公車輛的維修保養(yǎng)1.日常檢修和保養(yǎng)。主管秘書定期普查，駕駛員做好日常例行保養(yǎng)，確保車容整潔、車況良好。2.年審。

7、駕駛員負(fù)責(zé)按規(guī)定做好車輛年度審驗(yàn)檢修工作。3.報(bào)修審批。4.定點(diǎn)維修。經(jīng)過審批需要維修保養(yǎng)的車輛，必須到指定廠家進(jìn)行保養(yǎng)或維修。報(bào)修審批辦公車輛的維修保養(yǎng)應(yīng)成立鑒定小組、指定維修廠家、建立鑒定審批制度。需要維修保養(yǎng)的車輛，先由鑒定小組（分管副主任、主管秘書、本車駕駛員）鑒定，提出維修保養(yǎng)意見，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人（千元以下副主任、千元以上萬元以下主任、大修主管領(lǐng)導(dǎo)）批準(zhǔn)后，到指定廠家維修。（五）辦公車輛的油料管理1.以車定耗。根據(jù)不同車型的標(biāo)準(zhǔn)耗油量和每輛車預(yù)計(jì)的出車?yán)锍檀_定每輛車每個(gè)月需要的油料數(shù)量。2.憑卡定點(diǎn)加油。除遠(yuǎn)程出車等特殊情況外，市內(nèi)出車，駕駛員一律憑加油卡到指定地點(diǎn)加油。3.聯(lián)系里程控

8、制油耗。長(zhǎng)途出車根據(jù)行車?yán)锍虈?yán)格控制用油量，里程數(shù)與加油量不符者不予報(bào)銷。（六）駕駛員管理1.遵紀(jì)守法2.憑單出車3.安全準(zhǔn)時(shí)4.安分守己5.保守秘密6.定點(diǎn)停放7.愛護(hù)車輛8.嚴(yán)禁以車謀私9.科學(xué)獎(jiǎng)懲1.遵紀(jì)守法教育駕駛員嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，出車期間發(fā)生的所有違章罰款均由駕駛員個(gè)人自負(fù)。4.安分守己教育駕駛員在隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的時(shí)候，要聽從領(lǐng)導(dǎo)安排，隨車等候，不得參與與自己無關(guān)的公務(wù)活動(dòng)；教育駕駛員在領(lǐng)導(dǎo)乘車期間未經(jīng)示意不得隨意與領(lǐng)導(dǎo)搭話或參與領(lǐng)導(dǎo)間的談話。5.保守秘密教育駕駛員不得泄露在車上聽到的領(lǐng)導(dǎo)間談話的內(nèi)容。6.定點(diǎn)停放駕駛員出車完畢，要將車輛停放在指定地點(diǎn)統(tǒng)一管理，不得擅自將車輛開回個(gè)

9、人住所或停放在規(guī)定地點(diǎn)以外的地方。7.愛護(hù)車輛駕駛員要定期對(duì)車輛進(jìn)行檢修，保證車輛安全行駛。平時(shí)要注意車輛內(nèi)外的清潔衛(wèi)生，為乘車者創(chuàng)造一個(gè)良好的乘車環(huán)境。8.嚴(yán)禁以車謀私駕駛員駕駛公車期間不得私自答應(yīng)無關(guān)人員乘車，不得利用工作之便私拉乘客獲取收入；嚴(yán)禁公車私用；嚴(yán)禁將車輛借給其他單位和個(gè)人使用。9.科學(xué)獎(jiǎng)懲為了提高駕駛員的出車積極性，鼓勵(lì)駕駛員科學(xué)駕駛，可采用“出車補(bǔ)貼+節(jié)油獎(jiǎng)”的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)辦法：（1）出車補(bǔ)貼：通過每月匯總出車記錄單，按照實(shí)際出車?yán)锍贪l(fā)放出車補(bǔ)貼，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)一般為每公里0.1元；（2）節(jié)油獎(jiǎng)：每月根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)耗油量與實(shí)際耗油量的差額，按照每節(jié)約一公升汽油獎(jiǎng)勵(lì)0.30.5元的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。精英座駕“三劍客”在中國(guó)豪華商務(wù)車市場(chǎng)上，以下三款車被譽(yù)為最符合商務(wù)場(chǎng)合用車法則的車型：1.新款?yuàn)W迪Audi A8L 最安靜的商務(wù)座艙2.新款奔馳Mercedes-Benz S600L 商務(wù)級(jí)大腕兒3.新款寶馬BMW 760Li 駕駛樂趣的不二之選新款?yuàn)W迪Audi A8L長(zhǎng)寬高：5192*1894*1455排氣量：2.8L6.0L價(jià) 格：85.80291.90萬新款奔馳Mercedes-Benz S60