公司記錄控制標準

1、 記錄控制管理標準1 范圍本標準規(guī)定了集團公司記錄控制相關機構職責；記錄控制控制的目的與風險；記錄控制管理的流程。本標準適用于集團公司管理體系運行中產生的記錄的控制。本標準適用于體系所覆蓋的組織機構。2 規(guī)范性引用文件及術語和定義2.1 規(guī)范性引用文件無2.2 術語與定義2.2.1 管理記錄管理記錄即管理過程中為產品的形成服務而留下的文字和表格記錄。2.2.2 工程產品記錄工程產品記錄即與產品有關的、證明產品本身的文字和表格記錄。3 職責3.1 集團公司相關部門職責3.1.1 發(fā)展規(guī)劃部負責記錄管理標準/規(guī)章制度的制定、貫徹和實施，組織體系審核和評審，并保存記錄。3.1.2 集團公司各相關部門

2、負責本部門負責標準/制度所規(guī)定的表格式樣的編制和配發(fā)工作，并做好本部門執(zhí)行標準文件時所產生記錄的登記、標識、收集、編目、歸檔、保管及處理。3.1.3 集團公司辦公室負責需要入檔記錄的整理、歸檔、貯存工作。3.2 二級單位及項目部職責各二級單位及下屬項目部負責本單位內體系運行過程中所產生記錄的登記、標識、收集、編目、歸檔、保管及處理。4 記錄控制的目的與風險4.1 集團公司記錄控制的目的是對記錄進行控制和管理，為有追溯性要求的場合和采取糾正及預防措施時提供相應的證實資料。提供綜合管理體系有效運行的證據，需要時能夠向業(yè)主、上級單位、第三方認證、內部審核部門等內外部機構提供其需要的相關證據。4.2

3、集團公司記錄控制的原則包括：統(tǒng)一領導、分級管理原則：所謂統(tǒng)一管理，就是集團公司對集團記錄控制工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，實行統(tǒng)一的要求、指導、監(jiān)督和檢查；所謂分級管理，是指記錄控制工作由產生記錄的各級單位分層負責、管理；完整性原則：要保證記錄的齊全，保證應該保存的記錄不致殘缺短少。及時性原則：應在信息發(fā)生時和工作產生環(huán)節(jié)及時記錄，將記錄作為日常工作的一部分，避免事后彌補，影響記錄管理的效率和效果。4.3 集團公司記錄控制的關鍵績效指標包括： 記錄文件歸檔率；記錄文件歸檔及時率；記錄文件保存完備性。4.4 集團公司記錄控制需應對的主要風險包括：集團、二級單位及項目部不清楚應該保存哪些記錄，存在不

4、能滿足體系認證的風險；集團、二級單位、項目部重要記錄丟失、損壞的風險。5 記錄控制管理內容5.1 記錄控制建立5.1.1 集團發(fā)展規(guī)劃部組織體系建設相關單位結合各個體系建設的要求，編制記錄控制文件范圍（詳見附錄B），并下發(fā)各相關單位。5.1.2 集團公司及二級單位應根據附錄B中羅列的記錄明細，編制本部門或單位體系需控制的記錄清單（見附錄C），清單中應包括本標準所列與本部門有關的記錄和執(zhí)行標準文件時需留下的會議、培訓等其它記錄，并根據清單建立相應的記錄。5.1.3 建立記錄的的具體要求見下：a) 記錄應及時建立，記錄內容包括：名稱、標識、編號、形成時間、記錄內容、記錄人、審核人、批準人、保存期限

5、等，不得后補，以確保記錄的有效性和可追溯性；b) 記錄盡量采用電子文檔格式，確有需要手填寫記錄的，填寫記錄時不得用鉛筆，應字跡清晰、內容完整、真實、準確；c) 記錄中應無缺項、漏項，標識應準確，要易于辨認、檢索和保存；d) 記錄均應遵守相應控制標準文件的要求，并符合國家、行業(yè)規(guī)范及上級文件強制性標準的要求。5.2 記錄分類記錄通常采用文字、圖表形式，分管理記錄和工程產品記錄。5.3 記錄編號、標識記錄表格的編號、標識規(guī)則按文件控制辦法中的規(guī)定執(zhí)行。5.4 記錄流向、更改當記錄需要傳遞時，由發(fā)送部門做好發(fā)送登記，接收部門在發(fā)送登記本上填寫接收人及接收日期。記錄由于筆誤需要更正時，更正人應用標記劃

6、去原記錄的值（如：ABC），填寫正確記錄，并簽署更正人姓名、更正日期。5.5 記錄歸檔、保存5.5.1 集團各級單位應按照集團要求完成文件記錄的歸檔、編目及保存工作。5.5.1.1 集團公司及二級單位本級的記錄，由文件記錄主責部門及相關部門按職責范圍和記錄控制要求整理、分類、編目、保存。5.5.1.2 項目經理部的記錄，包括顧客、監(jiān)理、地方、上級主管部門所要求的記錄，由項目經理部整理、分類、編目、裝訂、保管。5.5.1.3 對分包商、勞務隊伍施工過程中需項目經理部收集、歸檔的有關記錄，由項目經理部負責索要、收集、整理、保存。5.5.1.4 各管理層級部門及項目部應安排專人負責歸檔記錄，對記錄進

7、行分類、分盒存放，記錄應統(tǒng)一編號、非同類記錄應分別編制目錄清單，以便檢索，記錄管理人員應妥善保護記錄，不得損壞或丟失。適時檢查、清點記錄，發(fā)現破損、模糊或失效應及時處理。5.5.1.5 記錄文件的歸檔執(zhí)行集團公司檔案管理標準，為逐級移交，逐級歸檔。5.5.1.6 項目部當工程竣工資料核驗后一個月內，竣工資料必須整理到位，在項目技術負責人在自檢合格的基礎上，填寫竣工資料審核報告單報集團公司技術質量部審核簽認后，由項目經理部將一套竣工資料移交公司檔案室，一套移交檔案館，一套移交給業(yè)主。需移交建設檔案館的記錄按當地的建筑安裝工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。二級單位所屬項目部竣工資料的移交按當地各專業(yè)規(guī)定執(zhí)行。

8、5.5.2 集團公司及二級單位應根據附錄B中羅列的記錄控制范圍，編制本部門或單位體系需控制的記錄的名稱、序列號、編號，并明確保存處、保存期限，標準表格見附錄C記錄控制目錄清單，清單中應包括本標準所列與本部門有關的記錄和執(zhí)行標準文件時需留下的會議、培訓等其它記錄。5.5.3 記錄存放盒或夾內應設有記錄的分目錄。存放于項目經理部的記錄由項目經理部保存至工程竣工交付后，組卷、歸檔、移交。集團公司總部各部門、二級單位、項目經理部各室應列出本部門需控制的記錄目錄清單。5.5.4特殊、極重要的記錄移交集團公司檔案室保存。對以電子媒體形式保存的記錄，要做好備份，以防丟失、毀壞，并做好磁盤內記錄的登記。遇有傳

9、真等熱敏紙作為記錄時，應將其復印保存。對以圖片、膠片保存的記錄要保存好原件。項目經理部內所有需保存的記錄原件均應存在項目資料室內。5.5.5無需交集團、二級單位檔案室或外部單位保持的記錄，由各記錄部門自行保存，保存環(huán)境適宜，不得存放易燃易爆物品，定期通風，溫度適宜，做到防潮、防蟲、防火，確保記錄不被損壞、變質和丟失。5.6 記錄借閱借閱記錄須履行借閱手續(xù)，填寫借閱登記表。借閱者應及時歸還，一般借閱期限不超過一個月；逾期不能歸還須履行續(xù)借手續(xù)，如丟失記錄，應追查責任，嚴肅處理。記錄的管理人員應嚴格履行借閱手續(xù)，對借出的記錄定期催還；對歸還的記錄認真核對，及時注銷歸檔。5.7 記錄記載要求5.7.

10、1 各有關部門、單位按照相關標準文件的規(guī)定，各項活動過程中則應形成記錄，完成工作后立即做好記錄整理。若是利用電子媒體做為記錄形式，則必須至少有一份書面的打印備份，以防電子版本損壞使記錄存在查找。5.7.2 所有的記錄應當及時、正確、清晰、完整。記錄要與工作進展情況同步，內容真實可靠、具有可追溯性，記錄內容描述清楚，標識明確，便于查詢。5.7.3 記錄時應注明所屬部門或單位、記錄日期、記錄人。5.7.4 記錄的書寫、歸檔必須符合檔案管理標準的要求。5.8 記錄媒體形式記錄可以是紙張、光盤、磁帶、磁盤、樣品或照片等多種形式。記錄式樣按照各標準文件的要求。記錄的紙張規(guī)格一般用A4或B5型紙張大小。5

11、.9 超期記錄處理記錄保存超過規(guī)定時限后，處理方式有三種，由記錄保存單位根據實際情況自行選擇處理方式：a）銷毀：按規(guī)定無需移交的記錄可銷毀；b）保存：需繼續(xù)保存的由主管領導簽字確認后繼續(xù)保存；c）留存：當需要作為參考資料留存時，應進行作廢標識處理后留存。6 報告和記錄及支持性文件6.1 報告和記錄表1給出了執(zhí)行本標準形成的報告和記錄。表1 報告和記錄序號對應附錄報告和記錄編號名 稱保存期限1附錄B記錄控制文件范圍5年2附錄CFZGH0211B1記錄控制目錄清單5年6.2 支持性文件文件控制標準檔案管理標準北京市建筑安裝工程資料管理規(guī)程附錄A.1（規(guī)范性附錄）記錄控制管理流程記錄控制流程圖FZG

12、H0211L1-1附錄A.2（規(guī)范性附錄）記錄控制管理流程說明表記錄控制管理流程說明表FZGH0211L1-2序號流程步驟步驟說明時限主責部門重要輸入重要輸出1開始企業(yè)內部體系文件編制、以及編制完成后的執(zhí)行，都需要進行相應記錄，會觸發(fā)該流程。即時發(fā)展規(guī)劃部體系文件2確定記錄控制范圍、內容【C01】集團發(fā)展規(guī)劃部組織體系建設相關單位結合各個體系建設的要求，編制記錄控制文件列表并下發(fā)各相關單位即時發(fā)展規(guī)劃部體系文件記錄控制文件列表36集團各部門的記錄建立、分類集團各部門根據發(fā)展規(guī)劃部確定的記錄控制范圍、內容，編制部門內部的記錄控制清單，同時建立相應記錄，并對記錄的重要度進行判斷，將重要、特殊記錄提

13、交集團檔案室保存。即時集團各部門710集團各部門的記錄建立、分類二級單位各部門根據發(fā)展規(guī)劃部確定的記錄控制范圍、內容，編制部門內部的記錄控制清單，同時建立相應記錄，并對記錄的重要度進行判斷，將重要、特殊記錄提交集團檔案室保存。即時集團各部門1114項目部記錄建立、分類項目部根據發(fā)展規(guī)劃部確定的記錄控制范圍、內容，編制項目部內部的記錄控制清單，同時建立相應記錄，并對記錄的重要度進行判斷，將重要、特殊記錄提交集團檔案室保存。即時項目部15記錄存檔【C02】集團檔案室根據檔案管理的要求，完成重要、特殊記錄的存檔管理工作。即時辦公室16項目竣工資料進行三方移交項目部需在竣工后1個月內完成竣工資料的整理

14、，填寫竣工資料審核報告單報集團公司技術質量部審核簽認后，由項目經理部將一套竣工資料移交公司檔案室，一套移交檔案館，一套移交給業(yè)主。即時項目部竣工資料歸檔要求項目歸檔資料17記錄是否超期檔案室、集團各部門、二級單位對部門內部資料進行分析整理，梳理內部超過保存期的文件。即時責任部門18超期記錄銷毀根據要求完成超期文件的銷毀工作。即時責任部門19超期記錄留存需繼續(xù)保存的由主管領導簽字確認后繼續(xù)保存，需進行作廢標識處理。即時責任部門20結束流程結束即時發(fā)展規(guī)劃部附錄A.3（規(guī)范性附錄）記錄控制管理風險控制矩陣記錄控制管理風險控制矩陣FZGH0211L1-3風險編號風險描述風險類別發(fā)生概率影響程度風險等

15、級控制編號控制點控制措施責任部門R01集團、二級單位及項目部不清楚應該保存哪些記錄，存在不能滿足體系認證的風險。運營33高風險C01確定記錄控制范圍、內容集團發(fā)展規(guī)劃部組織體系建設相關單位結合各個體系建設的要求，編制記錄控制文件列表并下發(fā)各相關單位，作為記錄控制文件建立的依據。發(fā)展規(guī)劃部R02集團、二級單位、項目部重要記錄丟失、損壞的風險運營33高風險C02記錄存檔管理特殊、重要文件，需提交集團檔案室進行存檔管理。檔案室備注：1、風險類別：按性質分別選填戰(zhàn)略、財務、市場、運營、法律。2、發(fā)生概率按從小到大分為15級，影響程度按事項對本流程控制目標的影響嚴重程度從低到高分為15級。3、風險等級劃

16、分標準：極高風險、高風險、中風險、低風險、極低風險。風險判定標準：極低風險：風險評分3分；低風險：3分風險評分6分；中等風險：6分風險評分12分；高風險：12分風險評分20分；極高風險：風險評分20分（風險評分=發(fā)生概率影響程度）。附錄A.4（規(guī)范性附錄）記錄控制管理權限指引表記錄控制管理權限指引表FZGH0211L1-4序號事項責任部門集團發(fā)展規(guī)劃部集團各部門集團下屬二級單位集團下屬項目部技術室貫標辦公室主任相關崗位相關崗位相關崗位1確定記錄控制范圍發(fā)展規(guī)劃部負責配合配合配合2集團及二級單位各部門、項目部內部受控記錄清單編制集團及二級單位各部門、項目部指導執(zhí)行執(zhí)行執(zhí)行3集團及二級單位各部門、

17、項目部內部記錄分類、保存、編號項目部指導檢查執(zhí)行執(zhí)行執(zhí)行4項目竣工資料進行三方移交發(fā)展規(guī)劃部指導執(zhí)行附錄B（規(guī)范性附錄）記錄控制文件范圍記錄控制文件范圍中鐵建集團、二級單位、項目部在標準體系運作過程中，應建立和保持的記錄范圍詳見下表：職能需記錄的內容備注質量1)文件控制記錄；2)使用的法律法規(guī)與其他要求的記錄；3)信息交流記錄；4)培訓記錄；5)與管理體系運行有關的各項更改記錄；6)內部審核記錄；7)管理評審記錄；8)糾正、預防措施記錄；9)監(jiān)視和測量設備的校準或檢定的記錄；10)對適用的法律、法規(guī)及其他要求合規(guī)性評價的記錄；11)和相關方交流的記錄；12）與管理體系有關的會議記錄；13)與產品要求有關的評審記錄；14)與產品有關的設計和開發(fā)評審、驗證、確認、更改的記錄；15)采購過程的供方評價記錄；16)生產和服務提供過程的確認記錄；17)標識與可追溯性記錄；18)有關顧客（業(yè)主）財產的報告記錄；19)產品的監(jiān)視和測量記錄；20)不合格品控制記錄。職業(yè)健康、安全管理1)職業(yè)健康安全檢查記錄