什么是辦公自動化

1、什么是辦公自動化？把計算機技術、通訊技術、信息技術和軟件科學等技術及現(xiàn)代辦公設備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，以提高工作質量、工作效率和改善工作環(huán)境而構成的服務于某一目的的人機信息處理系統(tǒng)。1辦公自動化系統(tǒng)構成收發(fā)文管理會議管理個人管理電子郵件檔案管理遠程辦公2學習目標掌握常用辦公軟件的基本使用方法和辦公實用技巧WordExcelPowerPointOutlook了解使用計算機實現(xiàn)辦公過程的自動化。3講座安排Word 基本使用方法介紹；Word長文檔排版方式和辦公實用技巧；Excel基本使用方法介紹Excel辦公常用操作介紹；如何用PowerPoint制作內容豐富的幻燈片outlook使

2、用技巧4第一講 Word 2003概述Word是目前最流行的基于Windows窗口環(huán)境下的字表處理與編輯排版軟件，它秉承了Windows友好的圖形用戶界面， 具有操作方便、圖文并茂、所見即所得等一系列優(yōu)點。本節(jié)以Word 2003為藍本，講述Word的各種功能及操作方法。1Word 2003的特點(1) 文檔管理 (2) 編輯功能(3) 模板、向導及樣式 (4) 圖文混排(5) 表格處理 (6) 傳真、電子郵件與Web 5Word的強大功能強大的文字錄入排版的功能；圖片圖行處理功能；強大的表格制作；6一、 Word簡介1、Word2003的啟動與退出1.1 Word 2003 的啟動通過“開始

3、”菜單；利用桌面上的快捷圖標；直接利用已經創(chuàng)建的文檔。1.2 Word 2003 的退出(1)單擊 Word 2003窗口右上角的“關閉”(2)雙擊 Word 2003 窗口標題欄上的控制菜單圖標(3)單擊“文件” “退出”命令(4)使用鍵盤組合鍵Alt+F4783、Word菜單欄提供的菜單命令有： 文件執(zhí)行與文件有關的操作，包括文件的新建、打開、 保存、打印等。 編輯實現(xiàn)對已有文本的編輯、查找、替換和連接。 視圖定義Word文檔的各種顯示方式。 插入在Word文檔中插入各種類型的元素。 格式對文本或其他文檔元素的編輯格式進行定義。 工具提供制作文檔過程中的實用工具，如拼寫檢查、 字數統(tǒng)計等。

4、 表格在文檔中引入表格，并對表格進行各種編輯。 窗口可實現(xiàn)文檔的多窗口操作。 幫助查閱有關Word的聯(lián)機幫助信息。94、Word 2003文檔的制作步驟 制作Word文檔一般按以下五個步驟進行。實際的順序應根據具體情況來確定。（1）錄入輸入文本、表格、圖形等；（2）編輯插入、修改、刪除、復制、移動文本；（3）排版設置字符、段落和頁面的格式；（4）保存編輯排版后的文檔存放在磁盤上；（5）打印將文檔從打印機上輸出。10二、 文檔的基本操作創(chuàng)建文檔（新文檔窗） 保存文檔（內存 外存） 打開文檔（外存 內存） 關閉文檔（結束文檔操作） 多文檔之間的操作菜單欄工具欄快捷鍵111、創(chuàng)建新文檔方法一：創(chuàng)建空

5、白文檔(1)Word啟動創(chuàng)建： “文檔1.doc”。(2)使用快捷鍵來建立：Ctrl +N。(3) 【文件】菜單中的【新建】：新建一個空白文檔。(4)使用右鍵菜單來建立：快捷菜單中【新建】【Microsoft Word文檔】。方法二：利用模板和向導創(chuàng)建文檔 文件新建本機模板122、 保存文檔打開文檔后，要保存已修改的文檔，可采用以下方法：(1)在“文件”菜單中打開【另存為】對話框，在“保存位置”中選擇要將文件保存的具體位置，在“文件名”中輸入要保存的文件名稱，單擊保存即可。(2)如果不更改文件原有保存位置和名稱，則可直接點擊“文件”菜單中【保存】命令或工具欄中【保存】圖標。 ctrl+s133

6、、多文檔切換打開【文件】菜單，最下面列出了我們打開的所有文檔，其中標號1所對應的文件是當前編輯的文檔，單擊“文檔2.doc”，就切換到了“文檔2.doc”。當然也可以按下Alt+Tab鍵來切換。 144、 關閉文檔和退出Word當文檔編輯完畢，需要關閉文檔，以備下次再進行編輯或使用。關閉文檔的方法有：(1) 退出Word。(2) 關閉單個文檔。15三、Word文檔的創(chuàng)建步驟首先是鍵入文字，進行編輯和錯誤修改； 其次是設置文本格式，進行字體、大小、下劃線、粗體、斜體的文本格式的設置 然后是設計版面格式，如段落的縮進、分欄、插入圖片、美術字、加頁眉頁角、插入各種外部對象，用于美化版面。161、文字

7、錄入選擇合適的輸入法鼠標單擊任務欄右邊的輸入法指示器 選擇。利用CTRL+SHIFT組合鍵在安裝的各種輸入法之間切換，用CTRL+space在中英文間切換 。全角、半角字符的切換及輸入鼠標單擊輸入法指示欄上的半角按鈕 和全角按鈕 進行切換。使用SHIFT+SPACE組合鍵在全角/半角之間切換。中、英文標點符號的切換方法：使用CTRL+.（句號）組合鍵切換。單擊輸入法指示欄上的按鈕 進行切換。172、文檔的編輯選定文本（快捷鍵）詞的選擇：詞前雙擊連續(xù)文本：shift行的選取 ：句前單擊段的選取：雙擊鼠標矩形選取 :alt全文選取 ：ctrl+a，文前三擊刪除文本：del、backspace復制、

8、剪切和粘貼：ctrl+c,ctrl+x,ctrl+v查找替換編輯查找編輯替換撤銷恢復ctrl+z，ctrl+y183、文本基礎排版字符格式；段落格式；項目符號和編號；邊框和底紋分欄193.1設置字符格式（1）使用“字體”命令設置字符格式（2）使用“格式”工具欄設置字符格式（3）使用“格式刷”按鈕復制字符格式 203.2段落的格式（1）對齊方式 有五種：左對齊、兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。（2）段落的縮進： 左縮進、右縮進、首行縮進（3）段落間距（4）自動套用格式21段的對齊方式設置段落縮進設置行間距和段落間距22使用“首字下沉”使用“格式”/“首字下沉”菜單命令打開“首字下沉”對話框23

9、3.3 項目符號和編號243.4 邊框和底紋文字和段落邊框在Word2000中文版中，可以為選定的字符、段落設置邊框，美化文檔。設置邊框的方法是：1.先選定要添加邊框的文字或段落；2.單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；3.在“邊框”選項卡中，分別設置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應用范圍等，應用范圍可以是“文字”或“段落”。25設置頁面邊框效果的方法是：1.單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；2.單擊“頁面邊框”選項卡，分別設置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應用范圍等，要使用“藝術型”頁面邊框，可以單擊藝術型右邊的箭頭，從下拉列表中

10、進行選擇后單擊“確定”按鈕，應用范圍是“整篇文檔”。263.5 分欄 設置欄數、欄寬、欄與欄的間距，以及是否在兩欄之間加線排版多種分欄形式共存273.6 制表位自定義方法： 利用標尺設置 格式菜單制表符命令自定義制表位： 對齊方式 終止位置 前導字符283.7樣式1.內部樣式及其類型Word預定義了幾十種樣式，這些成為內部樣式。Word允許修改內部樣式的定義，但不允許重命名或刪除內部樣式。樣式分為兩種類型：(1)字符類型的樣式字符類型的樣式只針對字符設置格式，只控制所選字符的外觀，包括字符的字體、字形、大小和字符間距等方面。(2)段落類型的樣式段落類型的樣式是針對段落設置格式的。它控制插入點所

11、在段落或選擇內容涉及的段落的外觀，包括字符的字體、字形、大小等字符格式以及段落的間距、行間距、對齊方式、制表位、邊框等。291、套用樣式：快速格式化文檔中的某個段落；(1)使用“格式”工具欄上的“樣式”列表框 ；(2)使用格式菜單中的樣式命令 。2、修改樣式： 303、創(chuàng)建新樣式(1)格式化文檔中的某個段落；(2)單擊該段落，使插入點落在該段落中的任一位置；(3)通過用“樣式和格式”命令創(chuàng)建新樣式：選擇【格式】【樣式和格式】，單擊【新樣式】，顯示如圖所示對話框。利用對話框對新樣式進行設置，包括屬性、格式等的設置。再輸入新創(chuàng)建的樣式名。31四、 表格的使用創(chuàng)建和繪制表格編輯表格格式化表格表格計算

12、文字與表格的轉換321、創(chuàng)建和繪制表格單擊“表格”菜單中的“繪制表格”命令；表格插入“插入表格”對話框，分別輸入列數、行數，單擊“確定”按鈕即可；工具欄上插入表格工具按鈕；使用“表格和邊框”工具繪制表格332、編輯表格單元格的選定表行的選定表列的選定表中矩形塊的選定整表選定表格高度、寬度的調整用鼠標調整行高或列寬利用菜單“表格屬性”調整合并、拆分單元格平均分布各行（各列）：表格自動調整行、列的插入：tab行、列的刪除341，表格內容的編輯2，單元格的對齊方式351.表格自動套用格式“表格”菜單中的“表格自動套用格式”；2，使用“表格屬性”對話框3，對表格進行邊框和底紋的設置361，一個表格是由

13、若干行和若干列組成的一個矩形的單元格陣列。單元格是組成表格的基本單位。單元格地址是由行號和列標來標識的，列標在前，行號在后。列標用A、B、C、Z、AA、ABAZ、BA、BB、表示，最多達63列；行號用1、2、3表示，最多可達32767行，所以一張Word表格最多可有3276763個單元格。2，單元格區(qū)域的表示方法是用該區(qū)域左上角的單元格地址和右下角單元格地址中間加一個冒號“：”組成。例如A1:B6、B3:D8、C3:C7等。371，單擊要計算結果的單元格，如F2單元格，單擊“表格”菜單中的“公式”命令；2，在“公式”文本框中輸入計算公式“=SUM(LEFT)”或“=SUM(B2:E2)”。單擊

14、“確定”按鈕，關閉“公式”對話框，即可計算出F2單元格的值。用同樣的方法可以計算出其余員工的總工資381，公式中可以使用函數，只要將需要的函數粘貼到公式中并填上相應的參數即可。2，Word2000的表格計算中常用的四個函數參數，分別是：ABOVE、LEFT、RIGHT和BELOW，用來指示運算的方向。ABOVE表示對當前單元格以上的數據進行計算；LEFT表示對當前單元格左邊的數據進行計算；RIGHT表示對當前單元格右邊的數據進行計算.BELOW表示對當前單元格下邊的數據進行計算。396、 文字與表格的轉換表格轉換成文字表格轉換成文字的方法是：將光標定位在需要轉換為文本的表格中；單擊“表格”菜單

15、下的“轉換”命令，在其級聯(lián)菜單中選擇“表格轉換成文字”命令；在對話框中選擇合適的文字分隔符，用來分隔單元格的內容，單擊“確定”按鈕即可。407、文字與表格的轉換文字轉換為表格文字轉換為表格的方法是：選定需要轉換成表格的文本；單擊“表格”菜單下的“轉換”命令，在其級聯(lián)菜單中選擇“文字轉換成表格”命令；在對話框中，先在“文字分隔位置”單選框中選擇文本中使用的分隔符，對話框中就會自動出現(xiàn)合適的列數、行數；還可以調整列的寬度和使用“自動套用格式”。41五、在文檔中插入對象Word最精彩之處就是能夠在文檔實現(xiàn)圖文混排。Word中使用的圖形有：剪輯庫中包含的圖片、Windows提供的大量圖形文件、通過“繪

16、圖”工具欄繪制的自選圖形、“藝術字”、數學公式等。42圖片的插入剪貼畫和文件中的圖片（繪圖工具欄）插入到文檔中的圖片對象有兩種存在形式：一種是嵌入式對象，一種是浮動式對象。Word2000默認的插入剪貼畫和圖片的形式是嵌入式。431，對象的選定；2，對象的調整；3，對象的移動；（ctrl+方向鍵）4，對象的復制；（ctrl+拖拽）5，對象的刪除對象的編輯44設置對象格式選定對象后單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置對象格式”命令；或者在選定對象后，單擊“格式”菜單中的“對象”命令，均可以彈出“設置對象格式”對話框。在“設置對象格式”對話框中，因選定的對象不同，彈出的對話框名稱不同，其名稱就是

17、針對所選對象的，可使用的選項卡也不同，最多有6個選項卡可供使用。45設置圖片的環(huán)繞方式改變對象環(huán)繞方式的方法是1，右鍵單擊要設置環(huán)繞方式的圖片，從彈出的快捷菜單中選擇“設置圖片格式”命令，2，打開“設置圖片格式”對話框，單擊“版式”標簽，在環(huán)繞方式中列出了多種環(huán)繞方式，選擇其中一種，單擊“確定”按鈕即可實現(xiàn)環(huán)繞。3，單擊“高級”按鈕，可以彈出“高級版式”對話框，可以設置更多的環(huán)繞方式。461，文字對象和圖片對象的“層次關系”2 “文，字環(huán)繞”效果：四周型、緊密型、穿越型、無環(huán)繞、上下型3，制作藝術字4，文本框的使用47公式編輯器的使用輸入數學公式的步驟如下：（1）在要輸入數學公式的位置，單擊鼠標插入點。（2）單擊“插入”|“對象”命令，打開“對象”對話（