什么是辦公自動(dòng)化

1、什么是辦公自動(dòng)化？把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、信息技術(shù)和軟件科學(xué)等技術(shù)及現(xiàn)代辦公設(shè)備運(yùn)用于各類(lèi)辦公人員的各種辦公活動(dòng)中，以提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境而構(gòu)成的服務(wù)于某一目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)成收發(fā)文管理會(huì)議管理個(gè)人管理電子郵件檔案管理遠(yuǎn)程辦公2學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握常用辦公軟件的基本使用方法和辦公實(shí)用技巧WordExcelPowerPointOutlook了解使用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公過(guò)程的自動(dòng)化。3講座安排Word 基本使用方法介紹；Word長(zhǎng)文檔排版方式和辦公實(shí)用技巧；Excel基本使用方法介紹Excel辦公常用操作介紹；如何用PowerPoint制作內(nèi)容豐富的幻燈片outlook使

2、用技巧4第一講 Word 2003概述Word是目前最流行的基于Windows窗口環(huán)境下的字表處理與編輯排版軟件，它秉承了Windows友好的圖形用戶(hù)界面， 具有操作方便、圖文并茂、所見(jiàn)即所得等一系列優(yōu)點(diǎn)。本節(jié)以Word 2003為藍(lán)本，講述Word的各種功能及操作方法。1Word 2003的特點(diǎn)(1) 文檔管理 (2) 編輯功能(3) 模板、向?qū)Ъ皹邮?(4) 圖文混排(5) 表格處理 (6) 傳真、電子郵件與Web 5Word的強(qiáng)大功能強(qiáng)大的文字錄入排版的功能；圖片圖行處理功能；強(qiáng)大的表格制作；6一、 Word簡(jiǎn)介1、Word2003的啟動(dòng)與退出1.1 Word 2003 的啟動(dòng)通過(guò)“開(kāi)始

3、”菜單；利用桌面上的快捷圖標(biāo)；直接利用已經(jīng)創(chuàng)建的文檔。1.2 Word 2003 的退出(1)單擊 Word 2003窗口右上角的“關(guān)閉”(2)雙擊 Word 2003 窗口標(biāo)題欄上的控制菜單圖標(biāo)(3)單擊“文件” “退出”命令(4)使用鍵盤(pán)組合鍵Alt+F4783、Word菜單欄提供的菜單命令有： 文件執(zhí)行與文件有關(guān)的操作，包括文件的新建、打開(kāi)、 保存、打印等。 編輯實(shí)現(xiàn)對(duì)已有文本的編輯、查找、替換和連接。 視圖定義Word文檔的各種顯示方式。 插入在Word文檔中插入各種類(lèi)型的元素。 格式對(duì)文本或其他文檔元素的編輯格式進(jìn)行定義。 工具提供制作文檔過(guò)程中的實(shí)用工具，如拼寫(xiě)檢查、 字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)等。

4、 表格在文檔中引入表格，并對(duì)表格進(jìn)行各種編輯。 窗口可實(shí)現(xiàn)文檔的多窗口操作。 幫助查閱有關(guān)Word的聯(lián)機(jī)幫助信息。94、Word 2003文檔的制作步驟 制作Word文檔一般按以下五個(gè)步驟進(jìn)行。實(shí)際的順序應(yīng)根據(jù)具體情況來(lái)確定。（1）錄入輸入文本、表格、圖形等；（2）編輯插入、修改、刪除、復(fù)制、移動(dòng)文本；（3）排版設(shè)置字符、段落和頁(yè)面的格式；（4）保存編輯排版后的文檔存放在磁盤(pán)上；（5）打印將文檔從打印機(jī)上輸出。10二、 文檔的基本操作創(chuàng)建文檔（新文檔窗） 保存文檔（內(nèi)存 外存） 打開(kāi)文檔（外存 內(nèi)存） 關(guān)閉文檔（結(jié)束文檔操作） 多文檔之間的操作菜單欄工具欄快捷鍵111、創(chuàng)建新文檔方法一：創(chuàng)建空

5、白文檔(1)Word啟動(dòng)創(chuàng)建： “文檔1.doc”。(2)使用快捷鍵來(lái)建立：Ctrl +N。(3) 【文件】菜單中的【新建】：新建一個(gè)空白文檔。(4)使用右鍵菜單來(lái)建立：快捷菜單中【新建】【Microsoft Word文檔】。方法二：利用模板和向?qū)?chuàng)建文檔 文件新建本機(jī)模板122、 保存文檔打開(kāi)文檔后，要保存已修改的文檔，可采用以下方法：(1)在“文件”菜單中打開(kāi)【另存為】對(duì)話(huà)框，在“保存位置”中選擇要將文件保存的具體位置，在“文件名”中輸入要保存的文件名稱(chēng)，單擊保存即可。(2)如果不更改文件原有保存位置和名稱(chēng)，則可直接點(diǎn)擊“文件”菜單中【保存】命令或工具欄中【保存】圖標(biāo)。 ctrl+s133

6、、多文檔切換打開(kāi)【文件】菜單，最下面列出了我們打開(kāi)的所有文檔，其中標(biāo)號(hào)1所對(duì)應(yīng)的文件是當(dāng)前編輯的文檔，單擊“文檔2.doc”，就切換到了“文檔2.doc”。當(dāng)然也可以按下Alt+Tab鍵來(lái)切換。 144、 關(guān)閉文檔和退出Word當(dāng)文檔編輯完畢，需要關(guān)閉文檔，以備下次再進(jìn)行編輯或使用。關(guān)閉文檔的方法有：(1) 退出Word。(2) 關(guān)閉單個(gè)文檔。15三、Word文檔的創(chuàng)建步驟首先是鍵入文字，進(jìn)行編輯和錯(cuò)誤修改； 其次是設(shè)置文本格式，進(jìn)行字體、大小、下劃線、粗體、斜體的文本格式的設(shè)置 然后是設(shè)計(jì)版面格式，如段落的縮進(jìn)、分欄、插入圖片、美術(shù)字、加頁(yè)眉頁(yè)角、插入各種外部對(duì)象，用于美化版面。161、文字

7、錄入選擇合適的輸入法鼠標(biāo)單擊任務(wù)欄右邊的輸入法指示器 選擇。利用CTRL+SHIFT組合鍵在安裝的各種輸入法之間切換，用CTRL+space在中英文間切換 。全角、半角字符的切換及輸入鼠標(biāo)單擊輸入法指示欄上的半角按鈕 和全角按鈕 進(jìn)行切換。使用SHIFT+SPACE組合鍵在全角/半角之間切換。中、英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的切換方法：使用CTRL+.（句號(hào)）組合鍵切換。單擊輸入法指示欄上的按鈕 進(jìn)行切換。172、文檔的編輯選定文本（快捷鍵）詞的選擇：詞前雙擊連續(xù)文本：shift行的選取 ：句前單擊段的選?。弘p擊鼠標(biāo)矩形選取 :alt全文選取 ：ctrl+a，文前三擊刪除文本：del、backspace復(fù)制、

8、剪切和粘貼：ctrl+c,ctrl+x,ctrl+v查找替換編輯查找編輯替換撤銷(xiāo)恢復(fù)ctrl+z，ctrl+y183、文本基礎(chǔ)排版字符格式；段落格式；項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)；邊框和底紋分欄193.1設(shè)置字符格式（1）使用“字體”命令設(shè)置字符格式（2）使用“格式”工具欄設(shè)置字符格式（3）使用“格式刷”按鈕復(fù)制字符格式 203.2段落的格式（1）對(duì)齊方式 有五種：左對(duì)齊、兩端對(duì)齊、居中、右對(duì)齊和分散對(duì)齊。（2）段落的縮進(jìn)： 左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)（3）段落間距（4）自動(dòng)套用格式21段的對(duì)齊方式設(shè)置段落縮進(jìn)設(shè)置行間距和段落間距22使用“首字下沉”使用“格式”/“首字下沉”菜單命令打開(kāi)“首字下沉”對(duì)話(huà)框23

9、3.3 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)243.4 邊框和底紋文字和段落邊框在Word2000中文版中，可以為選定的字符、段落設(shè)置邊框，美化文檔。設(shè)置邊框的方法是：1.先選定要添加邊框的文字或段落；2.單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框；3.在“邊框”選項(xiàng)卡中，分別設(shè)置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應(yīng)用范圍等，應(yīng)用范圍可以是“文字”或“段落”。25設(shè)置頁(yè)面邊框效果的方法是：1.單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框；2.單擊“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡，分別設(shè)置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應(yīng)用范圍等，要使用“藝術(shù)型”頁(yè)面邊框，可以單擊藝術(shù)型右邊的箭頭，從下拉列表中

10、進(jìn)行選擇后單擊“確定”按鈕，應(yīng)用范圍是“整篇文檔”。263.5 分欄 設(shè)置欄數(shù)、欄寬、欄與欄的間距，以及是否在兩欄之間加線排版多種分欄形式共存273.6 制表位自定義方法： 利用標(biāo)尺設(shè)置 格式菜單制表符命令自定義制表位： 對(duì)齊方式 終止位置 前導(dǎo)字符283.7樣式1.內(nèi)部樣式及其類(lèi)型Word預(yù)定義了幾十種樣式，這些成為內(nèi)部樣式。Word允許修改內(nèi)部樣式的定義，但不允許重命名或刪除內(nèi)部樣式。樣式分為兩種類(lèi)型：(1)字符類(lèi)型的樣式字符類(lèi)型的樣式只針對(duì)字符設(shè)置格式，只控制所選字符的外觀，包括字符的字體、字形、大小和字符間距等方面。(2)段落類(lèi)型的樣式段落類(lèi)型的樣式是針對(duì)段落設(shè)置格式的。它控制插入點(diǎn)所

11、在段落或選擇內(nèi)容涉及的段落的外觀，包括字符的字體、字形、大小等字符格式以及段落的間距、行間距、對(duì)齊方式、制表位、邊框等。291、套用樣式：快速格式化文檔中的某個(gè)段落；(1)使用“格式”工具欄上的“樣式”列表框 ；(2)使用格式菜單中的樣式命令 。2、修改樣式： 303、創(chuàng)建新樣式(1)格式化文檔中的某個(gè)段落；(2)單擊該段落，使插入點(diǎn)落在該段落中的任一位置；(3)通過(guò)用“樣式和格式”命令創(chuàng)建新樣式：選擇【格式】【樣式和格式】，單擊【新樣式】，顯示如圖所示對(duì)話(huà)框。利用對(duì)話(huà)框?qū)π聵邮竭M(jìn)行設(shè)置，包括屬性、格式等的設(shè)置。再輸入新創(chuàng)建的樣式名。31四、 表格的使用創(chuàng)建和繪制表格編輯表格格式化表格表格計(jì)算

12、文字與表格的轉(zhuǎn)換321、創(chuàng)建和繪制表格單擊“表格”菜單中的“繪制表格”命令；表格插入“插入表格”對(duì)話(huà)框，分別輸入列數(shù)、行數(shù)，單擊“確定”按鈕即可；工具欄上插入表格工具按鈕；使用“表格和邊框”工具繪制表格332、編輯表格單元格的選定表行的選定表列的選定表中矩形塊的選定整表選定表格高度、寬度的調(diào)整用鼠標(biāo)調(diào)整行高或列寬利用菜單“表格屬性”調(diào)整合并、拆分單元格平均分布各行（各列）：表格自動(dòng)調(diào)整行、列的插入：tab行、列的刪除341，表格內(nèi)容的編輯2，單元格的對(duì)齊方式351.表格自動(dòng)套用格式“表格”菜單中的“表格自動(dòng)套用格式”；2，使用“表格屬性”對(duì)話(huà)框3，對(duì)表格進(jìn)行邊框和底紋的設(shè)置361，一個(gè)表格是由

13、若干行和若干列組成的一個(gè)矩形的單元格陣列。單元格是組成表格的基本單位。單元格地址是由行號(hào)和列標(biāo)來(lái)標(biāo)識(shí)的，列標(biāo)在前，行號(hào)在后。列標(biāo)用A、B、C、Z、AA、ABAZ、BA、BB、表示，最多達(dá)63列；行號(hào)用1、2、3表示，最多可達(dá)32767行，所以一張Word表格最多可有3276763個(gè)單元格。2，單元格區(qū)域的表示方法是用該區(qū)域左上角的單元格地址和右下角單元格地址中間加一個(gè)冒號(hào)“：”組成。例如A1:B6、B3:D8、C3:C7等。371，單擊要計(jì)算結(jié)果的單元格，如F2單元格，單擊“表格”菜單中的“公式”命令；2，在“公式”文本框中輸入計(jì)算公式“=SUM(LEFT)”或“=SUM(B2:E2)”。單擊

14、“確定”按鈕，關(guān)閉“公式”對(duì)話(huà)框，即可計(jì)算出F2單元格的值。用同樣的方法可以計(jì)算出其余員工的總工資381，公式中可以使用函數(shù)，只要將需要的函數(shù)粘貼到公式中并填上相應(yīng)的參數(shù)即可。2，Word2000的表格計(jì)算中常用的四個(gè)函數(shù)參數(shù)，分別是：ABOVE、LEFT、RIGHT和BELOW，用來(lái)指示運(yùn)算的方向。ABOVE表示對(duì)當(dāng)前單元格以上的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算；LEFT表示對(duì)當(dāng)前單元格左邊的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算；RIGHT表示對(duì)當(dāng)前單元格右邊的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算.BELOW表示對(duì)當(dāng)前單元格下邊的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。396、 文字與表格的轉(zhuǎn)換表格轉(zhuǎn)換成文字表格轉(zhuǎn)換成文字的方法是：將光標(biāo)定位在需要轉(zhuǎn)換為文本的表格中；單擊“表格”菜單

15、下的“轉(zhuǎn)換”命令，在其級(jí)聯(lián)菜單中選擇“表格轉(zhuǎn)換成文字”命令；在對(duì)話(huà)框中選擇合適的文字分隔符，用來(lái)分隔單元格的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕即可。407、文字與表格的轉(zhuǎn)換文字轉(zhuǎn)換為表格文字轉(zhuǎn)換為表格的方法是：選定需要轉(zhuǎn)換成表格的文本；單擊“表格”菜單下的“轉(zhuǎn)換”命令，在其級(jí)聯(lián)菜單中選擇“文字轉(zhuǎn)換成表格”命令；在對(duì)話(huà)框中，先在“文字分隔位置”單選框中選擇文本中使用的分隔符，對(duì)話(huà)框中就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)合適的列數(shù)、行數(shù)；還可以調(diào)整列的寬度和使用“自動(dòng)套用格式”。41五、在文檔中插入對(duì)象Word最精彩之處就是能夠在文檔實(shí)現(xiàn)圖文混排。Word中使用的圖形有：剪輯庫(kù)中包含的圖片、Windows提供的大量圖形文件、通過(guò)“繪

16、圖”工具欄繪制的自選圖形、“藝術(shù)字”、數(shù)學(xué)公式等。42圖片的插入剪貼畫(huà)和文件中的圖片（繪圖工具欄）插入到文檔中的圖片對(duì)象有兩種存在形式：一種是嵌入式對(duì)象，一種是浮動(dòng)式對(duì)象。Word2000默認(rèn)的插入剪貼畫(huà)和圖片的形式是嵌入式。431，對(duì)象的選定；2，對(duì)象的調(diào)整；3，對(duì)象的移動(dòng)；（ctrl+方向鍵）4，對(duì)象的復(fù)制；（ctrl+拖拽）5，對(duì)象的刪除對(duì)象的編輯44設(shè)置對(duì)象格式選定對(duì)象后單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置對(duì)象格式”命令；或者在選定對(duì)象后，單擊“格式”菜單中的“對(duì)象”命令，均可以彈出“設(shè)置對(duì)象格式”對(duì)話(huà)框。在“設(shè)置對(duì)象格式”對(duì)話(huà)框中，因選定的對(duì)象不同，彈出的對(duì)話(huà)框名稱(chēng)不同，其名稱(chēng)就是

17、針對(duì)所選對(duì)象的，可使用的選項(xiàng)卡也不同，最多有6個(gè)選項(xiàng)卡可供使用。45設(shè)置圖片的環(huán)繞方式改變對(duì)象環(huán)繞方式的方法是1，右鍵單擊要設(shè)置環(huán)繞方式的圖片，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置圖片格式”命令，2，打開(kāi)“設(shè)置圖片格式”對(duì)話(huà)框，單擊“版式”標(biāo)簽，在環(huán)繞方式中列出了多種環(huán)繞方式，選擇其中一種，單擊“確定”按鈕即可實(shí)現(xiàn)環(huán)繞。3，單擊“高級(jí)”按鈕，可以彈出“高級(jí)版式”對(duì)話(huà)框，可以設(shè)置更多的環(huán)繞方式。461，文字對(duì)象和圖片對(duì)象的“層次關(guān)系”2 “文，字環(huán)繞”效果：四周型、緊密型、穿越型、無(wú)環(huán)繞、上下型3，制作藝術(shù)字4，文本框的使用47公式編輯器的使用輸入數(shù)學(xué)公式的步驟如下：（1）在要輸入數(shù)學(xué)公式的位置，單擊鼠標(biāo)插入點(diǎn)。（2）單擊“插入”|“對(duì)象”命令，打開(kāi)“對(duì)象”對(duì)話(huà)（