OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

1、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè)清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心 第 PAGE 1頁目 錄 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc51907819 目 錄 PAGEREF _Toc51907819 h 0 HYPERLINK l _Toc51907820 第一章 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述 PAGEREF _Toc51907820 h 1 HYPERLINK l _Toc51907821 1.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)介 PAGEREF _Toc51907821 h 1 HYPERLINK l _Toc51907822 1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能 PAGEREF _Toc51907822 h 1 H

2、YPERLINK l _Toc51907823 第二章 日常辦公使用指南 PAGEREF _Toc51907823 h 2 HYPERLINK l _Toc51907824 2.1辦公郵件（Webmail） PAGEREF _Toc51907824 h 2 HYPERLINK l _Toc51907825 2.1.1登錄郵件系統(tǒng) PAGEREF _Toc51907825 h 2 HYPERLINK l _Toc51907826 2.1.2郵件功能介紹 PAGEREF _Toc51907826 h 2 HYPERLINK l _Toc51907827 2.1.3創(chuàng)建新郵件 PAGEREF _To

3、c51907827 h 3 HYPERLINK l _Toc51907828 2.1.4收件箱、發(fā)件箱、垃圾箱 PAGEREF _Toc51907828 h 4 HYPERLINK l _Toc51907829 2.1.5私人通訊錄(名片夾) PAGEREF _Toc51907829 h 5 HYPERLINK l _Toc51907830 2.1.6配置 PAGEREF _Toc51907830 h 6 HYPERLINK l _Toc51907831 2.2個(gè)人辦公 PAGEREF _Toc51907831 h 10 HYPERLINK l _Toc51907832 2.2.1 個(gè)人日歷

4、PAGEREF _Toc51907832 h 10 HYPERLINK l _Toc51907833 2.2.2 待辦事宜 PAGEREF _Toc51907833 h 11 HYPERLINK l _Toc51907834 第三章 信息發(fā)布的功能 PAGEREF _Toc51907834 h 13 HYPERLINK l _Toc51907835 3.1 WEB信息維護(hù) PAGEREF _Toc51907835 h 13 HYPERLINK l _Toc51907836 3.1.1新建文檔 PAGEREF _Toc51907836 h 13 HYPERLINK l _Toc51907837

5、3.1.2編輯文檔 PAGEREF _Toc51907837 h 14 HYPERLINK l _Toc51907838 3.1.3刪除文檔 PAGEREF _Toc51907838 h 15 HYPERLINK l _Toc51907839 第四章 公文管理 PAGEREF _Toc51907839 h 16 HYPERLINK l _Toc51907840 4.1公文管理的使用 PAGEREF _Toc51907840 h 16 HYPERLINK l _Toc51907841 4.1.1模塊的結(jié)構(gòu)及功能 PAGEREF _Toc51907841 h 16 HYPERLINK l _Toc

6、51907842 4.1.2 發(fā)文的操作說明 PAGEREF _Toc51907842 h 16 HYPERLINK l _Toc51907843 4.1.3 收文的操作說明 PAGEREF _Toc51907843 h 18 HYPERLINK l _Toc51907844 4.2公文處理配置 PAGEREF _Toc51907844 h 20 HYPERLINK l _Toc51907845 4.2.1模塊的結(jié)構(gòu)及功能 PAGEREF _Toc51907845 h 20 HYPERLINK l _Toc51907846 4.2.2 校領(lǐng)導(dǎo)配置說明 PAGEREF _Toc51907846

7、h 20 HYPERLINK l _Toc51907847 第五章 事務(wù)管理使用指南 PAGEREF _Toc51907847 h 22 HYPERLINK l _Toc51907848 5.1會(huì)議管理 PAGEREF _Toc51907848 h 22 HYPERLINK l _Toc51907849 5.1.1概述 PAGEREF _Toc51907849 h 22 HYPERLINK l _Toc51907850 5.1.2 會(huì)議管理員的操作 PAGEREF _Toc51907850 h 22 HYPERLINK l _Toc51907851 5.1.3 新增會(huì)議管理員 PAGEREF

8、_Toc51907851 h 27 HYPERLINK l _Toc51907852 5.2 電話記錄模塊 PAGEREF _Toc51907852 h 28 HYPERLINK l _Toc51907853 5.2.1 系統(tǒng)功能介紹 PAGEREF _Toc51907853 h 28 HYPERLINK l _Toc51907854 5.2.2 電話記錄規(guī)則 PAGEREF _Toc51907854 h 29 HYPERLINK l _Toc51907855 5.2.3 操作說明 PAGEREF _Toc51907855 h 29 HYPERLINK l _Toc51907856 5.3 用

9、車管理模塊 PAGEREF _Toc51907856 h 31 HYPERLINK l _Toc51907857 5.3.1 系統(tǒng)功能介紹 PAGEREF _Toc51907857 h 31 HYPERLINK l _Toc51907858 5.3.2 用車管理規(guī)則 PAGEREF _Toc51907858 h 32 HYPERLINK l _Toc51907859 5.3.3 用車管理操作說明 PAGEREF _Toc51907859 h 32 HYPERLINK l _Toc51907860 5.3.4 費(fèi)用管理操作說明 PAGEREF _Toc51907860 h 34 HYPERLIN

10、K l _Toc51907861 5.4 用章管理模塊 PAGEREF _Toc51907861 h 36 HYPERLINK l _Toc51907862 5.4.1 系統(tǒng)功能介紹 PAGEREF _Toc51907862 h 36 HYPERLINK l _Toc51907863 5.4.2 用章管理規(guī)則 PAGEREF _Toc51907863 h 36 HYPERLINK l _Toc51907864 5.4.2 操作說明 PAGEREF _Toc51907864 h 36 HYPERLINK l _Toc51907865 5.5 用餐管理模塊 PAGEREF _Toc51907865

11、 h 40 HYPERLINK l _Toc51907866 5.5.1 系統(tǒng)功能介紹 PAGEREF _Toc51907866 h 40 HYPERLINK l _Toc51907867 5.5.2 用餐管理規(guī)則 PAGEREF _Toc51907867 h 40 HYPERLINK l _Toc51907868 5.5.3 操作說明 PAGEREF _Toc51907868 h 40辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè)清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心 第 PAGE 67頁第一章 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述1.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)介THOA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（V2003.1）是由清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心研制開發(fā)的基于

12、先進(jìn)的群件平臺(tái)Lotus Domino 的辦公自動(dòng)化軟件。系統(tǒng)從通用、靈活、標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)思想出發(fā)，應(yīng)用先進(jìn)的文檔數(shù)據(jù)庫處理技術(shù)，為各級(jí)辦公人員、領(lǐng)導(dǎo)干部提供了集成的工作環(huán)境。系統(tǒng)具有豐富實(shí)用的功能、友好的操作界面以及靈活的可擴(kuò)展性，可以方便地處理各種文檔數(shù)據(jù)、圖形、聲音、影像信息，并且安全可靠。1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能THOA V2003.1 提供以下功能：日常辦公系統(tǒng)以WWW界面提供辦公郵件、待辦事宜、個(gè)人日程安排等項(xiàng)功能。信息發(fā)布可用于學(xué)校辦公部門發(fā)布各種辦公文件、通知公告、規(guī)章制度、各類辦公服務(wù)信息等。系統(tǒng)可以根據(jù)學(xué)校辦公活動(dòng)的需要對(duì)信息發(fā)布的欄目分組、欄目、發(fā)布格式進(jìn)行靈活配置，并對(duì)信

13、息的維護(hù)權(quán)限和閱讀權(quán)限進(jìn)行控制。普通信息發(fā)布人員可以在瀏覽器中進(jìn)行信息張貼、編輯和刪除等操作。系統(tǒng)還提供了Notes客戶端環(huán)境下的信息采編以及復(fù)雜格式信息發(fā)布的功能 。公文管理為各種形式的公文提供了管理功能.事物管理事物管理系統(tǒng)是為兩辦等行政管理部門提供了會(huì)議管理、電話記錄、用章管理、用餐管理、用車管理等項(xiàng)功能。第二章 日常辦公使用指南日常辦公模塊主要包括以下功能：辦公郵件、待辦事宜、個(gè)人日程安排。2.1辦公郵件（Webmail）在該系統(tǒng)中，注冊(cè)用戶擁有自己的郵箱，可以很方便地通過WWW瀏覽器接收和發(fā)送辦公郵件。系統(tǒng)不但能夠?yàn)閷W(xué)校辦公提供內(nèi)部郵件服務(wù)，而且還可以和Internet上其它郵件系統(tǒng)

14、進(jìn)行通訊。即：可以在THOA的辦公郵件中直接給校內(nèi)外的某個(gè)人發(fā)Email。2.1.1登錄郵件系統(tǒng)用戶可以通過學(xué)校信息服務(wù)主頁上的“辦公郵件”鏈接點(diǎn)登陸郵件系統(tǒng)。用戶名和初始口令以學(xué)校系統(tǒng)管理員的通知為準(zhǔn).特別提示：首次登錄系統(tǒng)后一定要立即修改口令。2.1.2郵件功能介紹進(jìn)入辦公郵件后，界面如下圖所示。屏幕左側(cè)是菜單欄，包括一些郵件處理的常用操作：創(chuàng)建郵件進(jìn)入收件箱、發(fā)件箱、垃圾箱創(chuàng)建名片夾(私人通訊錄)個(gè)人郵箱配置（更改口令、建新文件夾，自動(dòng)恢復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)）轉(zhuǎn)入個(gè)人辦公功能關(guān)閉窗口右側(cè)默認(rèn)打開界面是收件箱，顯示內(nèi)容包括：當(dāng)前收件箱中郵件總數(shù)和新郵件數(shù)，新郵件標(biāo)記，發(fā)件人，是否有附件，郵件名稱、收件

15、時(shí)間以及郵件大小。帶有新郵件標(biāo)記的未讀郵件總是排列在上方，已讀郵件按時(shí)間先后次序排列。2.1.3創(chuàng)建新郵件單擊“新郵件”，您可以在彈出的表單中撰寫新的郵件。在撰寫新郵件時(shí)，郵件地址可以從“公共通訊錄”或者“私人通訊錄”中選取。以“公共通訊錄”為例，操作步驟如下：?jiǎn)螕簟肮餐ㄓ嶄洝保到y(tǒng)彈出一個(gè)名為“地址”的新頁面。左側(cè)上方的“選擇所在分類”下拉菜單中可以選擇用戶分類，從左側(cè)下方下拉列表中選擇您需要的單位或個(gè)人地址。使用Ctrl鍵或者Shift鍵可以一次選擇多個(gè)用戶。單擊 “收件人”、“抄送”、“密送”等按鈕將所選擇的地址添加到相應(yīng)的列表中。如果需要?jiǎng)h除多余的地址，可以單擊以選中它，然后單擊“刪

16、除”按鈕。單擊“刪除所有”按鈕可以刪除所有添加的地址。單擊“確定”，返回“寫郵件”頁面，您可以看到，“收件人”、“抄送”和“密送”三欄中將填入選擇的用戶。 當(dāng)然，您也可以在收件人處直接輸入中文的用戶姓名或群組名稱（但一定要填寫正確?。蓚€(gè)以上的用戶中間用半角的逗號(hào)“,”隔開。如果是發(fā)往Internet郵件系統(tǒng)的Email地址，直接輸入地址即可。新郵件的文字部分寫完之后，如果需要添加附件，可以單擊“附件”一欄中的“瀏覽”按鈕，添加所需要的文件。一封郵件最多可以加兩個(gè)附件。發(fā)送郵件時(shí)，可以選擇是“發(fā)送并保存”、“只發(fā)送”、“存草稿”還是“重寫郵件”。單擊“發(fā)送并保存”可以將所發(fā)送的郵件在發(fā)件箱中

17、保留一個(gè)備份；“只發(fā)送”則不保留其備份；“存草稿”則不發(fā)送所寫郵件，而將其保存到“草稿箱”中；“重寫郵件”會(huì)將所寫郵件清空，使用時(shí)要慎重。操作成功后，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)提示頁面。單擊“返回”按鈕，將返回“收件箱”頁面。2.1.4收件箱、發(fā)件箱、垃圾箱單擊“收件箱”，可以查看您所有收到的郵件列表，包括當(dāng)前您收件箱中的郵件總數(shù)和新郵件數(shù)。在郵件列表中顯示郵件的附件、發(fā)件人、收到日期、郵件主題以及此郵件的大小。新郵件會(huì)在首列中出現(xiàn)圖標(biāo)提示。單擊“選中”一欄中的選擇框可以選中該郵件。如果郵件太多，無法在一個(gè)頁面中顯示，可以單擊“上一頁”、“下一頁”、“第一頁”、“最后一頁”來查看其他未顯示的郵件。單擊“選中所

18、有郵件”前的選擇框可以選中郵件列表中的所有郵件。單擊“刪除”按鈕可以將選中的郵件轉(zhuǎn)移到垃圾箱中（此時(shí)郵件并沒有完全清除，參見“垃圾箱”）。從“請(qǐng)選擇一個(gè)文件夾”下拉列表框中選擇“收件箱”（或者“垃圾箱”），然后單擊“轉(zhuǎn)移到文件夾”（或者“拷貝到文件夾”），可以將選中的文件轉(zhuǎn)移（或拷貝）到收件箱（或垃圾箱）中。單擊郵件主題欄中帶下劃線的主題，可以打開該郵件，閱讀其內(nèi)容。閱讀郵件之后，您可以選擇“回復(fù)”、“回復(fù)所有人”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“刪除”、“返回”。如果您要回復(fù)該郵件，單擊“回復(fù)”，跳到“寫郵件”頁面，系統(tǒng)自動(dòng)將發(fā)信人的地址填入“收件人”一欄中，郵件的主題自動(dòng)置為“回復(fù)：”加上所回復(fù)郵件的主題，同

19、時(shí)在郵件正文中包含有來信原文。選擇“回復(fù)所有人”則略有不同，系統(tǒng)除了自動(dòng)執(zhí)行上面的操作之外，還將收信人地址填入“抄送”一欄中。選擇“轉(zhuǎn)發(fā)”，則郵件的主題自動(dòng)置為“轉(zhuǎn)發(fā)：”加上所轉(zhuǎn)發(fā)郵件的主題，同時(shí)在郵件正文中包含有所轉(zhuǎn)發(fā)來信的正文。選擇“刪除”，刪除該郵件。選擇“返回”，則返回“收件箱”頁面。草稿箱、垃圾箱的操作與收件箱類似，請(qǐng)參考“收件箱”。2.1.5私人通訊錄(名片夾)除了“公共通訊錄”之外，你還可以建立自己的“私人通訊錄”。在您的“私人通訊錄”列表中，顯示了所有聯(lián)系人的姓名、電話和電子郵件信息。單擊“編輯”和“刪除”欄中的圖標(biāo)可以對(duì)相應(yīng)的通訊錄條目進(jìn)行編輯和刪除。注意：刪除操作是不可恢復(fù)

20、的。單擊“新建”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)“聯(lián)系人”的表單，您可以在其中填入聯(lián)系人的各種信息，其中姓名和E-mail是必須填的，其它都是可選項(xiàng)。注意：填寫完畢后，必須單擊最下面的“確認(rèn)”按鈕，才能將其添加到您的私人通訊錄中。2.1.6配置在“配置”菜單中，您可以進(jìn)行如下操作：重新設(shè)定郵箱的密碼、設(shè)置發(fā)郵件時(shí)的簽名、創(chuàng)建新文件夾、刪除數(shù)據(jù)庫現(xiàn)存的文件夾、設(shè)置郵件的自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)和自動(dòng)回復(fù)功能。設(shè)置密碼單擊“密碼”，出現(xiàn)“修改Web登錄口令”頁面；在“新口令”文本框中輸入您修改后的口令；在“確認(rèn)口令”文本框中再次輸入同樣的口令；（兩次輸入的口令必須一致，否則會(huì)要求您重新輸入）單擊“確認(rèn)”提交修改。系統(tǒng)將提示您：“W

21、eb登錄口令已更改，請(qǐng)?jiān)谙麓蔚卿洉r(shí)使用新口令?！毙驴诹钤O(shè)置后，服務(wù)器需要一個(gè)短暫的處理時(shí)間，所以請(qǐng)稍過片刻后再使用新口令登錄。（2）設(shè)置郵件簽名單擊“簽名”，進(jìn)入設(shè)置簽名功能；選中“在我發(fā)出的郵件末自動(dòng)添加簽名”前面的選擇框；在下面的輸入域中輸入您希望的簽名格式與內(nèi)容（如下圖）；（3） 創(chuàng)建和刪除文件夾要?jiǎng)?chuàng)建新的文件夾，單擊“創(chuàng)建文件夾”，然后在文本框中輸入新文件夾的名字，單擊“確定”。 要?jiǎng)h除所創(chuàng)建的文件夾，請(qǐng)單擊“刪除文件夾”，然后從列表中選擇用戶自己定義的文件夾名字前的選擇框，單擊“確定”。注意：系統(tǒng)創(chuàng)建的“收件箱”等文件夾是不可刪除的。（4）設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)單擊“自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)”，進(jìn)入設(shè)置頁面；

22、選擇“啟用”或者“禁用”自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)功能。在“禁用”情況下，下面的設(shè)置均不起作用?？梢栽O(shè)置缺省的轉(zhuǎn)發(fā)地址，使所有來信都轉(zhuǎn)到該地址；可以設(shè)置在收到某個(gè)地址發(fā)來的郵件時(shí)，自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)到另一個(gè)地址?？梢詫?shí)現(xiàn)對(duì)從某些個(gè)人或群組發(fā)來的郵件不進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)；可以設(shè)置不要將郵件自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)給某些群組。單擊“確認(rèn)”。（5）設(shè)置自動(dòng)回復(fù) 單擊“自動(dòng)回復(fù)”，進(jìn)入設(shè)置頁面；選擇“啟用”或者“禁用”自動(dòng)回復(fù)功能。在“禁用”情況下，下面的設(shè)置均不起作用?？梢栽O(shè)置缺省的回復(fù)主題；可以設(shè)置在收到某個(gè)地址發(fā)來的郵件時(shí)，自動(dòng)回復(fù)一個(gè)消息；也可以對(duì)某些個(gè)人或群組發(fā)來的郵件不進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)。單擊“確認(rèn)”。2.2個(gè)人辦公個(gè)人辦公功能主要包括個(gè)人日歷

23、和待辦事宜。2.2.1 個(gè)人日歷進(jìn)入個(gè)人辦公界面，默認(rèn)為個(gè)人日歷的日安排，時(shí)間為當(dāng)前日期，單擊左側(cè)日歷的日期，可以切換相應(yīng)的日期的事項(xiàng)顯示。同時(shí)，可以將日安排顯示轉(zhuǎn)換為周安排、月安排和年安排。單擊新建事項(xiàng)，可以創(chuàng)建新的事項(xiàng)。確定新事項(xiàng)的主題、類型、全天事件或者確定時(shí)間事件，如果是確定時(shí)間事項(xiàng)，可以在日期和時(shí)間欄目?jī)?nèi)選擇時(shí)間、最后輸入事項(xiàng)的內(nèi)容和說明，單擊確認(rèn)，創(chuàng)建成功。2.2.2 待辦事宜待辦事宜可以用來作為待辦工作的提示。進(jìn)入待辦事宜，系統(tǒng)顯示所有已完成和未完成的事項(xiàng)列表。未完成的待辦事項(xiàng)還突出顯示在界面的左側(cè)下方，以提示用戶。點(diǎn)擊標(biāo)題，可以瀏覽或者查閱相應(yīng)的內(nèi)容。創(chuàng)建待辦事宜在新建列表中填

24、入相應(yīng)的內(nèi)容：主題、時(shí)間(截至日期時(shí)間)、事件重要程度及事件描述等。單擊“確認(rèn)”完成創(chuàng)建。標(biāo)記完成對(duì)已經(jīng)完成的事件可以方便的標(biāo)記完成狀態(tài)或者刪除。第三章 信息發(fā)布的功能在THOA V2003.1中提供了web信息維護(hù)的功能。用戶得到授權(quán)后，可以通過瀏覽器進(jìn)行信息的撰寫、編輯、發(fā)布、刪除等操作。Notes客戶端的信息發(fā)布僅用于有特殊發(fā)布需求的單位，如信息采編、特殊表格的發(fā)布。 3.1 WEB信息維護(hù)3.1.1新建文檔從綜合信息服務(wù)頁面進(jìn)入需要維護(hù)的欄目；點(diǎn)擊“新建”按鈕；在彈出的對(duì)話框中輸入用戶名及密碼；（只有授權(quán)用戶才能進(jìn)行信息維護(hù)的操作）進(jìn)入發(fā)布界面，編輯新文檔；（5）如果需要加入附件。使用

25、頁面下方的上載控件。（6）文檔發(fā)布完成后點(diǎn)擊“保存“按鈕，結(jié)束發(fā)布。3.1.2編輯文檔進(jìn)入文檔閱讀界面；點(diǎn)擊“編輯”按鈕；輸入用戶名和口令；進(jìn)入編輯狀態(tài)；完成修改后按“保存”。一般情況下用戶只能編輯自己創(chuàng)建的信息，有特殊授權(quán)的用戶才能編輯他人創(chuàng)建的信息。3.1.3刪除文檔進(jìn)入文檔閱讀界面；點(diǎn)擊“刪除”按鈕；一般情況下用戶只能刪除自己創(chuàng)建的信息，有特殊授權(quán)的用戶才能刪除他人創(chuàng)建的信息。第四章 公文管理4.1公文管理的使用4.1.1模塊的結(jié)構(gòu)及功能公文處理主要用于對(duì)公文進(jìn)行無紙化管理，包括發(fā)文和收文兩部分。發(fā)文可以新建辦發(fā)字、辦文字、委發(fā)字和委文字等幾類公文，還能對(duì)其進(jìn)行編輯或刪除。收文收文管理主

26、要對(duì)校對(duì)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文、校內(nèi)單位請(qǐng)示和校外單位來文進(jìn)行管理。4.1.2 發(fā)文的操作說明圖 4-1-1 發(fā)文管理發(fā)文管理主要包括辦發(fā)字、辦文字、委發(fā)字和委文字，他們的操作基本類似。以辦發(fā)字為例說明操作方法，其他請(qǐng)欄目參考華船辦發(fā)字。新建辦發(fā)字在發(fā)文管理界面（圖 4-1-1）里進(jìn)入辦發(fā)字欄目，單擊操作鏈接“新建”，按照要求填寫表單。辦發(fā)字的編號(hào)是按照已有的公文按順序自動(dòng)生成的，可以修改。圖 新建辦發(fā)字然后點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)如下提示，說明文檔保存成功。圖 新建辦發(fā)字成功查閱辦發(fā)字在辦發(fā)字欄目，能夠查看已保存的公文。視圖顯示了公文的發(fā)文日期、發(fā)文編號(hào)、文件標(biāo)題等信息。圖 辦發(fā)字點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的行就能察看相應(yīng)的公文文檔

27、。且能夠?qū)ζ溥M(jìn)行修改或刪除等操作。圖 辦發(fā)字4.1.3 收文的操作說明收文管理主要包括校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文、校內(nèi)單位請(qǐng)示和校外單位來文，他們的操作基本類似。以校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文為例說明操作方法，其他請(qǐng)欄目參考校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文。圖 校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文新建校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文進(jìn)入校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文界面，單擊操作鏈接“新建”，按照要求填寫表單，然后保存。收文號(hào)是按照已有的公文按順序自動(dòng)生成的，可以修改。圖 新建校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文查閱校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文在校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文欄目，能夠查看已保存的公文。視圖顯示了公文的收到日期、來文領(lǐng)導(dǎo)、收文號(hào)、文件標(biāo)題等信息圖 查閱校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的行就能察看相應(yīng)的公文文檔。且能夠?qū)ζ溥M(jìn)行修改或刪除等操作。圖 校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文4.2公文處理配置4

28、.2.1模塊的結(jié)構(gòu)及功能公文處理配置主要用于對(duì)公文處理模塊中要使用的一些預(yù)設(shè)值進(jìn)行設(shè)置，包括校領(lǐng)導(dǎo)名單、校內(nèi)單位名稱和校外單位名稱。4.2.2 校領(lǐng)導(dǎo)配置說明圖4-2-1 校領(lǐng)導(dǎo)名單設(shè)置校領(lǐng)導(dǎo)名單、校內(nèi)單位名稱和校外單位名稱的操作基本類似。以設(shè)置校領(lǐng)導(dǎo)名單為例說明操作方法，其他請(qǐng)欄目參考校領(lǐng)導(dǎo)名單。1) 新建校領(lǐng)導(dǎo)名單在校辦公文處理配置界面（圖 4-2-1）里進(jìn)入校領(lǐng)導(dǎo)欄目，單擊操作鏈接“新建”，按照要求填寫表單。圖 新建校領(lǐng)導(dǎo)名單然后點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)如下提示，說明文檔保存成功。圖 新建校領(lǐng)導(dǎo)名單成功2) 查閱校領(lǐng)導(dǎo)名單在校領(lǐng)導(dǎo)名單欄目，能夠查看已保存的文檔。視圖顯示了校領(lǐng)導(dǎo)姓名信息。圖 校領(lǐng)導(dǎo)

29、名單視圖點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的行就能察看相應(yīng)的文檔。且能夠?qū)ζ溥M(jìn)行修改或刪除等操作。圖 打開校領(lǐng)導(dǎo)名單 第五章 事務(wù)管理使用指南為兩辦等行政管理部門提供了會(huì)議管理、電話記錄、用章管理、用餐管理、用車管理等項(xiàng)功能。5.1會(huì)議管理5.1.1概述會(huì)議管理系統(tǒng)是提供給機(jī)關(guān)，企業(yè)內(nèi)部各不同的部門安排組織會(huì)議的辦公自動(dòng)化模塊。在局域網(wǎng)內(nèi)部，機(jī)關(guān)和企業(yè)的成員可方便的通過自己的電子郵件接受會(huì)議通知，并及時(shí)的提供反饋信息。極大的簡(jiǎn)化了會(huì)議安排的過程。會(huì)議系統(tǒng)定義了兩種不同的用戶：一種是不同部門的會(huì)議管理員。他是由系統(tǒng)管理員授權(quán)，必須是辦公系統(tǒng)的內(nèi)部用戶。由他來完成發(fā)送會(huì)議通知，上載會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議歸檔的工作。另外一種是會(huì)議參

30、加人。沒有具體的限制。只要他有一個(gè)電子郵件地址即可成為會(huì)議的參加人。這樣便于安排不同部門的會(huì)議。會(huì)議參加人不需要做主動(dòng)的操作，他是從自己的電子郵件中收到會(huì)議管理員發(fā)來的會(huì)議通知。只需要點(diǎn)擊電子郵件中的連接，查看相關(guān)的會(huì)議通知。選擇參加或不參加即可。5.1.2 會(huì)議管理員的操作會(huì)議管理員安排一個(gè)會(huì)議的全部流程如下：新建會(huì)議通知發(fā)送會(huì)議通知查看會(huì)議名單會(huì)議結(jié)束上載會(huì)議紀(jì)要并歸檔1. 新建會(huì)議首先進(jìn)入會(huì)議管理的歡迎界面:點(diǎn)擊“管理員入口”登陸后進(jìn)入以下界面點(diǎn)擊新建建立新的會(huì)議通知。填寫會(huì)議的相關(guān)信息和會(huì)議通知。完成后可點(diǎn)擊“保存”也可點(diǎn)擊“保存并發(fā)送通知”2. 發(fā)送會(huì)議通知會(huì)議管理員填寫完會(huì)議通知后

31、就可以向本次會(huì)議的參加人發(fā)送會(huì)議通知。可以直接點(diǎn)擊“保存并發(fā)送通知”或在保存會(huì)議通知后發(fā)送會(huì)議通知。發(fā)送會(huì)議通知時(shí)會(huì)進(jìn)入如下界面：填寫會(huì)議參加人的email地址時(shí)如果是辦公系統(tǒng)的內(nèi)部用戶可以直接填寫名字。對(duì)于非辦公系統(tǒng)用戶可在用戶名后加冒號(hào)然后寫上email地址。如 “張方： HYPERLINK mailto: ”參加人的郵件地址發(fā)送填寫完成后。點(diǎn)擊“立即發(fā)送”完成。3. 查看會(huì)議名單通過查看會(huì)議名單可以看到需要參加會(huì)議的人員是否及時(shí)對(duì)會(huì)議發(fā)回反饋信息，以確定人數(shù)或是否選擇其它方式通知參加人。在會(huì)議名單中“是否參加”一項(xiàng)提供了參加人的反饋信息。如過參加人通過郵件對(duì)會(huì)議通知作出了反應(yīng)（選擇參加或

32、不參加）沒有選擇的定義為“未確認(rèn)”通過這項(xiàng)就可以知道會(huì)議的參加人數(shù)并選擇是否通過其它方式聯(lián)系參加人。4. 會(huì)議結(jié)束上載會(huì)議紀(jì)要并歸檔會(huì)議結(jié)束，在會(huì)議列表中選擇對(duì)應(yīng)的會(huì)議。點(diǎn)擊“編輯”在會(huì)議紀(jì)要的上載控件中選擇本次會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。并點(diǎn)擊歸檔。完成整個(gè)會(huì)議的過程。5. 會(huì)議資源的添加添加會(huì)議資源，可以讓會(huì)議參加人了解會(huì)議地點(diǎn)的詳細(xì)信息。進(jìn)入會(huì)議管理的管理界面點(diǎn)擊“會(huì)議資源”點(diǎn)擊“新建”填寫會(huì)議資源的詳細(xì)信息。點(diǎn)擊“保存”完成添加操作。5.1.3 新增會(huì)議管理員 會(huì)議管理員的維護(hù)由系統(tǒng)管理員完成。進(jìn)入會(huì)議管理的管理界面點(diǎn)擊“授權(quán)管理”點(diǎn)擊“授權(quán)”從系統(tǒng)通訊錄中選取人員。確定后成為會(huì)議管理員。取消授權(quán)

33、，從管理員列表中選中，點(diǎn)擊“撤銷”將管理員的權(quán)限撤銷。5.2 電話記錄模塊5.2.1 系統(tǒng)功能介紹本模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)電話記錄進(jìn)行管理的功能。包括按來電單位和按來電時(shí)間對(duì)電話記錄進(jìn)行管理兩個(gè)功能模塊。按時(shí)間 用戶可以對(duì)按來電時(shí)間對(duì)電話記錄進(jìn)行管理，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。按單位 用戶可以對(duì)按來電單位對(duì)電話記錄進(jìn)行管理，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。5.2.2 電話記錄規(guī)則只有授權(quán)用戶可以進(jìn)行新建、編輯和刪除電話記錄，普通用戶只能查看相關(guān)信息。5.2.3 操作說明按時(shí)間A. 按時(shí)間查看電話記錄用戶可以選擇以來電時(shí)間為序，查看電話記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按時(shí)間】按鈕，進(jìn)入【按時(shí)間

34、】顯示電話記錄界面，即可按來電時(shí)間查看電話記錄，可以了解到有關(guān)來電時(shí)間、來電單位、電話號(hào)碼和電話內(nèi)容等信息。如圖所示。單擊【來電時(shí)間】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該電話記錄的詳細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 按時(shí)間查看電話記錄B. 新建電話記錄授權(quán)用戶可以新建電話記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按時(shí)間】按鈕，進(jìn)入【按時(shí)間】顯示電話記錄界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會(huì)彈出如圖所示的窗口，可以在填寫來電單位、來電人、來電時(shí)間、辦理情況、電話、電話內(nèi)容等。單擊【保存】按鈕，可以對(duì)電話記錄進(jìn)行保存。單擊【返回】按

35、鈕，可以放棄輸入的信息，返回【按時(shí)間】界面。圖 新建電話記錄編輯電話記錄授權(quán)用戶可以對(duì)登記的電話記錄進(jìn)行修改。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D870010A5C5?editdocument t _blank 圖標(biāo)，在彈出的窗口中可對(duì)登記的電話記錄進(jìn)行修改，如圖所示。單擊【保存】按鈕，可對(duì)所作的修改進(jìn)行保存。圖 編輯電話記錄刪除電話記錄授權(quán)用戶可以對(duì)登記的電話記錄進(jìn)行刪除。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK javascript:if (confirm(是否刪除此文檔？)=tru

36、e)location.href=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 圖標(biāo)，在彈出的對(duì)話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。如圖所示。圖 刪除電話記錄按單位按單位查看電話記錄用戶可以選擇以來電單位為序，查看電話記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按單位】按鈕，進(jìn)入【按單位】顯示電話記錄界面，即可按來電單位查看電話記錄，可以了解到有關(guān)來電單位、來電時(shí)間、電話號(hào)碼和電話內(nèi)容等信息。如圖所示。單擊【來電單位】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解

37、該電話記錄的詳細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 按單位查看電話記錄新建、編輯和刪除電話記錄在此界面中，授權(quán)用戶也可以新建、編輯和刪除電話記錄。操作步驟同上。5.3 用車管理模塊5.3.1 系統(tǒng)功能介紹本模塊主要實(shí)現(xiàn)用車登記和用車費(fèi)用的高效管理功能。包括用車管理和費(fèi)用管理兩個(gè)功能模塊。用車管理 授權(quán)用戶可以對(duì)用車計(jì)劃進(jìn)行安排，安排用車人、用車時(shí)間、司機(jī)、車號(hào)等。費(fèi)用管理 授權(quán)用戶可以對(duì)出車的費(fèi)用、繳費(fèi)日期等進(jìn)行管理。5.3.2 用車管理規(guī)則只有授權(quán)用戶可以進(jìn)行新建、編輯和刪除用車登記和費(fèi)用報(bào)表，普通用戶只能查看相關(guān)信息。

38、5.3.3 用車管理操作說明1) 查看用車登記用戶可以查看登記的用車計(jì)劃。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【用車管理】按鈕，進(jìn)入【用車管理】界面，即可對(duì)用車計(jì)劃進(jìn)行查看，可以了解到有關(guān)用車時(shí)間、地點(diǎn)和用車人等信息。如圖1所示。單擊【用車登記】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用車計(jì)劃的詳細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 查看用車登記2) 登記用車計(jì)劃授權(quán)用戶可以對(duì)用車計(jì)劃進(jìn)行安排。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【用車管理】按鈕，進(jìn)入【用車管理】界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會(huì)彈出如圖所示的窗口，可以在其中安排用車人、用車

39、類型、乘車人數(shù)、用車日期、上車時(shí)間、上車地點(diǎn)、到達(dá)時(shí)間、到達(dá)地點(diǎn)、用車要求、特殊要求、登記人、落實(shí)人、落實(shí)電話、司機(jī)和車號(hào)等信息。單擊【保存】按鈕，可以對(duì)用車安排進(jìn)行保存。單擊【返回】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【用車管理】界面。圖 登記用車計(jì)劃3) 編輯用車計(jì)劃授權(quán)用戶可以對(duì)登記的用車計(jì)劃進(jìn)行修改。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D870010A5C5?editdocument t _blank 圖標(biāo)，在彈出的窗口中可對(duì)登記的用車計(jì)劃進(jìn)行修改，如圖所示。單擊【保存】按鈕，可對(duì)所作的修改進(jìn)行保存。

40、圖 編輯用車計(jì)劃4) 刪除用車登記授權(quán)用戶可以對(duì)登記的用車計(jì)劃進(jìn)行刪除。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK javascript:if (confirm(是否刪除此文檔？)=true)location.href=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 圖標(biāo)，在彈出的對(duì)話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。如圖所示。圖 刪除用車登記5.3.4 費(fèi)用管理操作說明1) 查看用車費(fèi)用用戶可以查看登記的用車費(fèi)用記錄。操作步驟如下：

41、單擊屏幕左側(cè)的【費(fèi)用管理】按鈕，進(jìn)入【費(fèi)用管理】界面，即可對(duì)用車費(fèi)用進(jìn)行查看，可以了解到有關(guān)經(jīng)手人、繳費(fèi)時(shí)間、費(fèi)用等信息。如圖所示。單擊【費(fèi)用信息】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用車費(fèi)用的詳細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 查看用車費(fèi)用2) 登記用車費(fèi)用授權(quán)用戶可以對(duì)用車費(fèi)用進(jìn)行登記。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【費(fèi)用管理】按鈕，進(jìn)入【費(fèi)用管理】界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會(huì)彈出如圖所示的窗口，可以在其中登記經(jīng)手人、繳費(fèi)日期、費(fèi)用、開票單位、開支類型等信息。單擊【保存】按鈕，可以對(duì)用車費(fèi)用進(jìn)行保存。單擊【返回

42、】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【費(fèi)用管理】界面。圖 登記用車費(fèi)用3) 編輯用車費(fèi)用授權(quán)用戶可以對(duì)登記的用車費(fèi)用進(jìn)行修改。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D870010A5C5?editdocument t _blank 圖標(biāo)，在彈出的窗口中可對(duì)登記的用車費(fèi)用進(jìn)行修改，如圖所示。單擊【保存】按鈕，可對(duì)所作的修改進(jìn)行保存。圖 編輯用車費(fèi)用4) 刪除用車費(fèi)用記錄授權(quán)用戶可以對(duì)登記的用車費(fèi)用進(jìn)行刪除。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK javascript:if (confirm(是否

43、刪除此文檔？)=true)location.href=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 圖標(biāo)，在彈出的對(duì)話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。如圖所示。圖 刪除用車登記5.4 用章管理模塊5.4.1 系統(tǒng)功能介紹本模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)公章的使用進(jìn)行管理的功能。包括按公章使用時(shí)間、使用單位和使用者對(duì)用章進(jìn)行管理的三個(gè)功能模塊。按時(shí)間 用戶可以對(duì)按用章時(shí)間對(duì)用章進(jìn)行管理，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。按單位 用戶可以對(duì)按用章單位對(duì)用章進(jìn)行管理

44、，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。按使用者 用戶可以對(duì)按使用者對(duì)用章進(jìn)行管理，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。5.4.2 用章管理規(guī)則只有授權(quán)用戶可以進(jìn)行新建、編輯和刪除公章使用記錄，普通用戶只能查看相關(guān)信息。5.4.2 操作說明1. 按時(shí)間1) 按時(shí)間查看用章記錄用戶可以選擇以公章使用時(shí)間為序，查看用章記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按時(shí)間】按鈕，進(jìn)入【按時(shí)間】顯示用章記錄界面，即可按使用時(shí)間來查看用章記錄，可以了解到有關(guān)用章時(shí)間和使用記錄等信息。如圖1所示。單擊【使用記錄】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用章記錄的詳細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁

45、】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 按時(shí)間查看用章管理2) 新建用章記錄授權(quán)用戶可以新建用章記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按時(shí)間】按鈕，進(jìn)入【按時(shí)間】顯示用章記錄界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會(huì)彈出如圖所示的窗口，可以在填寫用印單位、用印人、用印時(shí)間、審批人、數(shù)量、內(nèi)容等信息。單擊【保存】按鈕，可以對(duì)用章記錄進(jìn)行保存。單擊【返回】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【按時(shí)間】界面。圖 新建用章記錄3) 編輯用章記錄授權(quán)用戶可以對(duì)登記的用章記錄進(jìn)行修改。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D87

46、0010A5C5?editdocument t _blank 圖標(biāo)，在彈出的窗口中可對(duì)登記的用章記錄進(jìn)行修改，如圖所示。單擊【保存】按鈕，可對(duì)所作的修改進(jìn)行保存。圖 編輯用章記錄4) 刪除用章記錄授權(quán)用戶可以對(duì)登記的用章記錄進(jìn)行刪除。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK javascript:if (confirm(是否刪除此文檔？)=true)location.href=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 圖標(biāo)，在

47、彈出的對(duì)話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。如圖所示。圖 刪除用章記錄2. 按單位1) 按單位查看用章記錄用戶可以選擇以公章使用時(shí)間為序，查看用章記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按單位】按鈕，進(jìn)入【按單位】顯示用章記錄界面，即可按公章使用時(shí)間查看用章記錄，可以了解到有關(guān)使用單位使用記錄等信息。如圖所示。單擊【使用記錄】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用章記錄的詳細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 按單位查看用章記錄2) 新建、編輯和刪除用章記錄在此界面中，授權(quán)用戶也可以新建、編輯和刪除用章記錄。操作步驟同上。3

48、. 按使用者1) 按使用者查看用章記錄用戶可以選擇以公章使用者為序，查看用章記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按使用者】按鈕，進(jìn)入【按使用者】顯示用章管理界面，即可按公章使用者查看用章記錄，可以了解到有關(guān)公章使用者和使用記錄等信息。如圖所示。單擊【使用記錄】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用章管理的詳細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 按使用者查看用章記錄2) 新建、編輯和刪除用章管理在此界面中，授權(quán)用戶也可以新建、編輯和刪除用章管理。操作步驟同上。5.5 用餐管理模塊5.5.1 系統(tǒng)功能介紹本模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)用餐

49、記錄進(jìn)行管理的功能。包括按用餐時(shí)間和按接待單位對(duì)用餐記錄進(jìn)行管理兩個(gè)功能模塊。按時(shí)間 用戶可以對(duì)按用餐時(shí)間對(duì)用餐記錄進(jìn)行管理，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。按單位 用戶可以對(duì)按接待單位對(duì)用餐記錄進(jìn)行管理，授權(quán)用戶可進(jìn)行新建、刪除等操作。5.5.2 用餐管理規(guī)則只有授權(quán)用戶可以進(jìn)行新建、編輯和刪除用餐記錄，普通用戶只能查看相關(guān)信息。5.5.3 操作說明1. 按時(shí)間1) 按時(shí)間查看用餐記錄用戶可以選擇以用餐時(shí)間為序，查看用餐記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按時(shí)間】按鈕，進(jìn)入【按時(shí)間】顯示用餐記錄界面，即可按用餐時(shí)間查看用餐記錄，可以了解到有關(guān)就餐時(shí)間、賓客單位、人員狀況和合計(jì)金額等信息。如圖

50、所示。單擊【就餐時(shí)間】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用餐記錄的詳細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 按時(shí)間查看用餐記錄2) 新建用餐記錄授權(quán)用戶可以新建用餐記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按時(shí)間】按鈕，進(jìn)入【按時(shí)間】顯示用餐記錄界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會(huì)彈出如圖所示的窗口，可以在填寫賓客姓名、職務(wù)、賓客人數(shù)、賓客單位、陪餐人數(shù)、陪餐人姓名、就餐標(biāo)準(zhǔn)、就餐地點(diǎn)、就餐時(shí)間、經(jīng)辦人、合計(jì)人數(shù)、合計(jì)金額、審批人等信息。單擊【保存】按鈕，可以對(duì)用餐記錄進(jìn)行保存。單擊【返回】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【按時(shí)間】

51、界面。圖 新建用餐記錄3) 編輯用餐記錄授權(quán)用戶可以對(duì)登記的用餐記錄進(jìn)行修改。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK /zgl/car.nsf/0/BFC9E91D0AFA037048256D870010A5C5?editdocument t _blank 圖標(biāo)，在彈出的窗口中可對(duì)登記的用餐記錄進(jìn)行修改，如圖所示。單擊【保存】按鈕，可對(duì)所作的修改進(jìn)行保存。圖 編輯用餐記錄4) 刪除用餐記錄授權(quán)用戶可以對(duì)登記的用餐記錄進(jìn)行刪除。操作步驟如下：?jiǎn)螕簟揪庉嫛恳粰谥械?HYPERLINK javascript:if (confirm(是否刪除此文檔？)=true)location.hr

52、ef=/zgl/telephone.nsf/(wDelete)?openagent&unid=0E689F2E9E5FCAAA48256D870011ED6A&source=PhoneCallTime; 圖標(biāo)，在彈出的對(duì)話框中選擇【確定】，即可刪除此記錄。如圖所示。圖 刪除用餐記錄2. 按單位1) 按單位查看用餐記錄用戶可以選擇以用餐單位為序，查看用餐記錄。操作步驟如下：?jiǎn)螕羝聊蛔髠?cè)的【按單位】按鈕，進(jìn)入【按單位】顯示用餐記錄界面，即可按用餐單位查看用餐記錄，可以了解到有關(guān)賓客單位、用餐時(shí)間、人員狀況和合計(jì)金額等信息。如圖所示。單擊【賓客單位】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該用餐記錄的詳

53、細(xì)信息。單擊底部的【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實(shí)現(xiàn)快速定位。圖 按單位查看用餐記錄2) 新建、編輯和刪除用餐記錄在此界面中，授權(quán)用戶也可以新建、編輯和刪除用餐記錄。操作步驟同上。附錄資料：不需要的可以自行刪除OA是什么說起OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化），幾乎是人們都熟識(shí)和耳聞的一個(gè)IT名詞。然而什么是OA？卻是眾說紛紜、莫衷一是。這主要是因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，關(guān)于OA的描述也在不斷充實(shí)，但至今還沒有人對(duì)OA下過最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。其實(shí)OA的概念是動(dòng)態(tài)的，進(jìn)化論不管是其外延還是內(nèi)涵

54、，已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化。總體上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機(jī)整合。一個(gè)獨(dú)立存在的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。這也是目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念。辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段：從PC機(jī)加上個(gè)人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個(gè)階段，這個(gè)階段大概在80年代到90年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動(dòng)化；第二個(gè)階段是局

55、域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個(gè)應(yīng)該在90年代的初期；第三個(gè)階段，這個(gè)階段的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識(shí)管理為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化。第四個(gè)階段，即協(xié)同辦公門戶，這個(gè)階段的特點(diǎn)是OA系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，相對(duì)于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站）。與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。OA軟件的效用從OA軟件近些年的發(fā)展來看，特別是進(jìn)入OA第四個(gè)階段協(xié)同辦公門戶。具備以下七個(gè)方面的功效。(一)內(nèi)部通訊平臺(tái)建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(二)信息發(fā)布平臺(tái)在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流

56、的場(chǎng)所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。(三)工作流程自動(dòng)化這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。（四）文檔管理的自動(dòng)化使各類的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行

57、保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。（五）輔助辦公它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。（六）信息集成我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在來講，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越

58、來越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。OA系統(tǒng)的兩個(gè)必備條件如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個(gè)問題：（一）了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，是OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。（二）組織保障 OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過。從前期需求收集

59、到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用在整個(gè)過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績(jī)效考核是較為可行的辦法。如何規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)如何“規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)”？許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問題則比較模糊。 系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮： 實(shí)施目標(biāo)及明確需求？ 是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？ 系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？ 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？ 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？在明確了以上問題后，便可以進(jìn)行市場(chǎng)咨詢、招標(biāo)等

60、過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營(yíng)思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解： 某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？ 如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？ 在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？如何定義自己的OA需求（一）需求陷阱貪大求全內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門，一段時(shí)間后收集上來匯總；然后從各個(gè)OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個(gè)大而全，缺乏整體性考慮