房地產(chǎn)公司檔案管理辦法 (2)模版

1、檔案管理辦法一、總則 為加強(qiáng)檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案，更好地服務(wù)于公司經(jīng)營管理工作，特制定本管理辦法。 檔案是公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文件、證照、圖紙、聲像等不同形式的歷史記錄。 檔案是反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，各單位和個(gè)人都有保護(hù)檔案的義務(wù)。 檔案工作必須堅(jiān)持統(tǒng)一管理和分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。本制度適用于集團(tuán)總部及下屬公司，下屬公司可結(jié)合自身實(shí)際制訂具體的實(shí)施細(xì)則。 二、管理責(zé)任 公司各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，遵守本規(guī)定并加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。集團(tuán)行政管理中心和下屬公司行政管理部

2、門是檔案的管理部門。集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的統(tǒng)一管理工作，并負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各單位檔案管理工作的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督；各單位對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行具體管理。 集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)制訂檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)，具體負(fù)責(zé)集團(tuán)總部的檔案管理工作，并對(duì)下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查；各單位負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。 集團(tuán)總部及下屬公司設(shè)立檔案室，并配置具備專業(yè)知識(shí)的專兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用。 集團(tuán)行政管理中心應(yīng)對(duì)總部生成的檔案進(jìn)行集中管理，對(duì)下屬公司的檔案目錄和重要檔案進(jìn)行備案管理；各單位負(fù)責(zé)對(duì)所屬部門和項(xiàng)目的檔案進(jìn)行集中管理，定期向集團(tuán)行政管理中心報(bào)送檔案目錄和重要檔案

3、，對(duì)重要檔案和常用檔案進(jìn)行復(fù)印留底。 三、檔案管理的范圍 公司檔案指由行政管理中心納入檔案室管理的各類文件資料，其歸檔范圍是企業(yè)在籌備成立、征地拆遷、立項(xiàng)報(bào)建、施工建設(shè)、策劃銷售、物業(yè)管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，具體包括7大類別： 企管政務(wù)類檔案：包括公文文檔文件、公司立項(xiàng)文件、證照文件、金融資產(chǎn)文件。 經(jīng)濟(jì)合同類檔案：指在公司生產(chǎn)經(jīng)營中所產(chǎn)生的各類合同，包括合作投資類、征地拆遷類、勘測(cè)監(jiān)理類、設(shè)計(jì)顧問類、建設(shè)承包類、配套建設(shè)類、建材設(shè)備類、設(shè)備維修類、資產(chǎn)采購類、借貸融資類、物業(yè)管理類、宣傳制作類、教育培訓(xùn)類、網(wǎng)絡(luò)信息類、評(píng)估業(yè)務(wù)類、銷售按揭類等合同。 規(guī)劃報(bào)建類檔案

4、：指項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察過程中辦理報(bào)建手續(xù)時(shí)，形成的國土、規(guī)劃、環(huán)保、交通、消防、人防、綠化、衛(wèi)生、郵政、地名委、文物、教育等部門的審批文件、圖紙。 征地建設(shè)類檔案：指項(xiàng)目征地、拆遷和工程施工管理過程中形成的批復(fù)、繳費(fèi)、測(cè)量文件及證書。 竣工驗(yàn)收類檔案：指項(xiàng)目辦理竣工手續(xù)后的專業(yè)驗(yàn)收文件，工程結(jié)算文件，及建筑工程、水電氣管線工程、道路工程、園林工程、大型設(shè)備安裝工程、通信、網(wǎng)絡(luò)工程等竣工資料、圖紙。 設(shè)備管理類：指項(xiàng)目的設(shè)備技術(shù)資料、大型成套設(shè)備技術(shù)文件等綜合管理資料。 聲像信息類檔案：指公司重要活動(dòng)的照片、底片、錄像、錄音、電子文件等。 單位檔案指由各單位進(jìn)行專項(xiàng)管理的內(nèi)部檔案，單位內(nèi)安排專

5、人，并設(shè)置資料專柜對(duì)單位檔案進(jìn)行管理，具體包括： 各單位的各類工作文檔和文件； 各單位的專業(yè)資料、報(bào)表和審批文件； 招投標(biāo)文件管理； 人事勞資檔案及信息管理；（人力資源管理中心統(tǒng)一管理人事檔案，具體管理辦法由人力資源中心負(fù)責(zé)制訂的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)）； 財(cái)務(wù)管理賬冊(cè)、報(bào)表和臺(tái)賬等（財(cái)務(wù)中心管理財(cái)務(wù)檔案）； 其他需要存檔保管的重要文件。 各單位應(yīng)根據(jù)各自的業(yè)務(wù)性質(zhì)，配備具有一定專業(yè)知識(shí)、責(zé)任心強(qiáng)的專職或兼職檔案人員，并將檔案人員名單報(bào)行政管理中心備案。 四、檔案的歸檔立卷 凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦人員在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)對(duì)文字材料或圖紙證照等進(jìn)行系統(tǒng)收集整理，做到不遺漏、不丟失，保證全套資料真實(shí)、完

6、整地向檔案管理部門移交，不得私自留存。 移交時(shí)須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，寫明案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、案卷數(shù)量、移交時(shí)間等，交接雙方要簽名，移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。 行政管理中心檔案室收到歸檔文件后，應(yīng)對(duì)材料按符合規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行審核，如達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)給予退回，要求其進(jìn)行完善后歸檔，具體要求參見（附件 1：文件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)）。 對(duì)符合要求的歸檔文件進(jìn)行登記，經(jīng)雙方核對(duì)歸檔文件數(shù)量和內(nèi)容無誤后簽收確認(rèn)，具體參見 （附件5：歸檔文件登記表）。 各單位專兼職檔案管理員應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔的文件進(jìn)行立卷處理，做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。 檔案歸檔后應(yīng)由公司行政管理中心檔案管理員統(tǒng)一進(jìn)行整理立卷

7、，使歸檔文件符合文件材料形成的規(guī)律和過程，保持其有機(jī)聯(lián)系，并規(guī)范檔案的分冊(cè)、編號(hào)、裝訂和裝盒等，以便于管理和查閱，具體要求參見（附件 2： 檔案立卷工作標(biāo)準(zhǔn)） 公司行政管理中心檔案室應(yīng)建立檔案的整體全宗目錄，分類的科目名稱及其代字代號(hào)一經(jīng)確定，不得任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 五、檔案保管 檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。 集團(tuán)總部及下屬公司設(shè)置專用檔案室和必要設(shè)施保管檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案室的管理，做好安全保衛(wèi)工作，具體要求詳見（附件 3：檔案室管理工作標(biāo)準(zhǔn)）。 檔案室管理中一旦出現(xiàn)火、潮、蟻、盜等險(xiǎn)情，須

8、立即采取果斷措施進(jìn)行處理，向行政管理中心負(fù)責(zé)人報(bào)告。 每年定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不需再繼續(xù)保存的材料，對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 檔案的密級(jí)設(shè)定和管理、密級(jí)的變更和解密，必須按照集團(tuán)的保密管理規(guī)定的要求進(jìn)行規(guī)范管理。 公司檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章規(guī)定之外，一般分為短期（五年以下）、長期（五年以上至十五年）、永久（十五年以上）三種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件的保存年限為兩年，其余資料原則上均為長期保存，長期檔案中相關(guān)檔案須按政府規(guī)定移交上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案清冊(cè)須永久保存。 六、檔案借閱和利用 檔案借閱的審批權(quán)限和程序 借閱任何檔案資料

9、均應(yīng)辦理借閱手續(xù)，具體參見（附件 6： 檔案借閱申請(qǐng)表）。 借閱、轉(zhuǎn)移公司一般檔案，經(jīng)公司相關(guān)部門提案后報(bào)該公司行政管理部門審批后即可。 借閱、轉(zhuǎn)移公司機(jī)密檔案，經(jīng)公司相關(guān)部門提案，該公司行政管理部門審核后，報(bào)所在公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。特殊情況可參照保密管理規(guī)定。 緊急文件借閱處理：因領(lǐng)導(dǎo)外出無法簽字，緊急借閱文件手續(xù)欠齊備，應(yīng)視情況電話請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，事后再補(bǔ)辦登記手續(xù)。 借閱期間，任何人不得復(fù)印或摘抄檔案，如需復(fù)印或摘抄，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政管理中心負(fù)責(zé)人審批。 為保證檔案利用效率，檔案資料利用完畢應(yīng)立即歸還。復(fù)印件每次借閱期限為一個(gè)月，原件每次借閱期限為一周。如確需延長借出時(shí)間，須提前一天再填寫一

10、份檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在單位行政管理部門批準(zhǔn)后，攜帶借出的檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。 檔案借出時(shí)應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，并辦理借閱登記手續(xù)；借閱歸還時(shí)，歸還文件進(jìn)行核對(duì)，辦理檔案歸還登記手續(xù)，具體參見（附件 7： 檔案借閱登記表）。 公司任何員工跨部門或單位崗位變動(dòng)、離職，應(yīng)清理歸還所有借閱檔案方可辦理人事手續(xù)。檔案管理人員離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，本單位負(fù)責(zé)人須重新指定管理員，并做好移交手續(xù)的辦理，移交內(nèi)容及手續(xù)必須清晰、嚴(yán)謹(jǐn)。行政管理中心須立即對(duì)新任職管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 檔案借閱要執(zhí)行保密制度，借閱檔案者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄。 6、借閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪

11、裁、抽取、拆散或損毀。檔案交還時(shí)，必須由借閱人本人按期歸還，不得委托他人代辦。檔案管理員須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理中心負(fù)責(zé)人處理。 七、檔案的銷毀和移交 集團(tuán)行政管理中心檔案室負(fù)責(zé)對(duì)已失效的檔案認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀，禁止擅自銷毀檔案。集團(tuán)檔案銷毀經(jīng)集團(tuán)公司相關(guān)部門提案，集團(tuán)行政管理中心審核后，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；下屬公司檔案銷毀經(jīng)下屬公司相關(guān)部門提案，下屬公司人力行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司負(fù)責(zé)人、集團(tuán)行政管理中心審核后，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。具體詳見（附件 8：檔案銷毀登記表） 應(yīng)永久保存銷毀清冊(cè)，銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽

12、字，銷毀時(shí)使用碎紙機(jī)或焚燒方式。 已入存檔案室的檔案需向城建等政府部門移交的，需由公司行政管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。具體參見（附件 9：檔案移交登記表）。 公司終止、解散或調(diào)整時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或上級(jí)主管部門指定的單位接收。 八、罰則 對(duì)執(zhí)行本規(guī)定不嚴(yán)，造成檔案管理混亂的下列情形，給予責(zé)任人警告處理： 未能達(dá)到本規(guī)定有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、保密、檔案借閱等要求，并經(jīng)提出改進(jìn)意見后仍不能落實(shí)的。 導(dǎo)致一般檔案遺失（除合同和協(xié)議文本、憑證以外）、損毀，但未造成損失的。 泄露檔案內(nèi)容給無關(guān)人員，但未造成損失的。 對(duì)由于工作不負(fù)責(zé)任，管理不善，導(dǎo)致檔案生銹、被盜、蟲蛀、潮濕、霉變、遺失（合同和協(xié)議文本、憑證除

13、外）、損毀，雖造成損失但可以補(bǔ)救的，給予有關(guān)責(zé)任人降職降薪處理。 對(duì)有下列行為之一的，給予責(zé)任人立即解除勞動(dòng)合同，并不予以支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償： 對(duì)損毀（導(dǎo)致檔案不能使用的）、擅自銷毀應(yīng)當(dāng)存檔保存的文件材料和檔案的。 遺失合同、協(xié)議文本和憑證的。 擅自涂改、偽造檔案的。 私自出賣、倒賣檔案的。 利用檔案材料營私舞弊的。 6）個(gè)人私自保存公司檔案的。 發(fā)生檔案被他人抽取又未能提供跟蹤線索的。 未經(jīng)集團(tuán)批準(zhǔn)，擅自將檔案由公司注冊(cè)地轉(zhuǎn)移至外地的。 未辦妥檔案移交手續(xù)，而給予員工辦理轉(zhuǎn)崗或離職手續(xù)的，對(duì)行政管理中心及該員工所在部門負(fù)責(zé)人給予警告處分。 5、公司員工、離職員工，違反本規(guī)定，侵害公司機(jī)密，情節(jié)惡劣

14、、后果嚴(yán)重、構(gòu)成犯罪的，移交司法部門追究其刑事及民事賠償責(zé)任。 九、附則 本管理辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)修訂和解釋。 本管理辦法自頒發(fā)之日起執(zhí)行，原頒發(fā)的檔案管理相關(guān)制度和規(guī)定一律廢止，以本辦法的內(nèi)容為準(zhǔn)。 附件：1.文件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn) 2.檔案立卷工作標(biāo)準(zhǔn) 3.檔案室管理工作標(biāo)準(zhǔn) 4.檔案歸檔范圍及責(zé)任劃分一覽表 5.歸檔文件登記表 6.檔案借閱申請(qǐng)表 7.檔案借閱登記表 8.檔案銷毀登記表 9.檔案移交登記表 附件1： 文件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn) 各部門、項(xiàng)目公司階段工作完畢后，3-5天內(nèi)須將相關(guān)文件系統(tǒng)整理、完整移交。歸檔材料的整理工作需做到規(guī)范化，具體要求如下： 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料

15、，尚未辦理完畢的文件或重份文件等不需歸檔立卷的； 歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)可靠，原則上檔案室保存原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把領(lǐng)導(dǎo)審批頁、正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 案卷整理的幅面應(yīng)以A4紙為準(zhǔn)（210mm*297mm）,材料過窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按A4的幅面折疊整齊，折疊時(shí)盡量減少

16、折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。 文件材料歸檔后不得更改。嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。 存檔文檔為易褪色的材料如熱感紙傳真文件，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 附件2： 檔案立卷工作標(biāo)準(zhǔn) 為規(guī)范檔案的立卷工作，特明確工作要求和標(biāo)準(zhǔn)如下：一、組卷整理 在平時(shí)歸檔文件的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個(gè)文件，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，最后確定組卷。需注意如下幾點(diǎn)： 整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，糾正文件歸卷不統(tǒng)一、相互混淆、拆散文件等

17、情況，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 檢查卷內(nèi)文件保存價(jià)值，各卷中的文件保存價(jià)值是否相差懸殊。一卷之內(nèi)文件的保存價(jià)值應(yīng)求大體一致，并初步確定保管期限。 檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，即檢查文件數(shù)量太多的案卷，宜酌情適當(dāng)分卷。 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 不同年度文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年

18、度會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 二、卷內(nèi)文件的排列 卷內(nèi)文件經(jīng)系統(tǒng)排列后，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫張?zhí)?，以固定排列順序，統(tǒng)計(jì)頁數(shù)，并便于保護(hù)文件和方便查找利用。 在一卷文件的最前面要填寫卷內(nèi)文件目錄，用以介紹卷內(nèi)文件的成分和內(nèi)容，卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目有：順序號(hào)、作者、發(fā)文號(hào)、文件標(biāo)題、文件日期、所在張?zhí)柕取?在全卷文件最后（或印卷皮上），用以保護(hù)文件，說明卷內(nèi)文件的狀況，對(duì)日后卷內(nèi)文件若有變動(dòng)，管理員應(yīng)隨時(shí)在備考表上注明。 卷內(nèi)文件編號(hào)的位置應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，左側(cè)裝訂的案卷可編在右上角。在每份文件的右上角，標(biāo)注其獨(dú)有的檔案號(hào)；復(fù)印件用鋼筆標(biāo)注并蓋檔號(hào)章；原件用鉛筆標(biāo)注，不蓋檔號(hào)章。大張的

19、文件或圖標(biāo)折疊后，也在相應(yīng)的位置編一個(gè)張?zhí)枴?三、立卷編號(hào)規(guī)則 對(duì)所有立卷文件要系統(tǒng)編碼，便于系統(tǒng)新管理，并進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)，以便于統(tǒng)一查閱。 公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)+檔案一級(jí)科目代號(hào)+檔案二級(jí)科目代號(hào)+檔案三級(jí)科目代號(hào)+卷宗順序號(hào)+后綴文件順序號(hào)。 如3HT01-03（01/02），即公司所轄項(xiàng)目和部門中排序第三的單位名（全宗號(hào)：3）+經(jīng)濟(jì)合同類（類目代號(hào)：QG）+合作投資類（類目代號(hào)：01）+開發(fā)合作協(xié)議（類目代號(hào)：03）+卷宗順序號(hào)（01）后綴文件順序號(hào)（/02）。 3、檔案管理員應(yīng)對(duì)公司所轄項(xiàng)目和部門作出全宗號(hào)，便于對(duì)公司檔案進(jìn)行全面管理和查詢。 四、立卷的裝訂 案卷封皮應(yīng)用牢

20、固耐折的厚紙印刷，詳細(xì)填寫封皮，標(biāo)明檔案的編號(hào)。 案卷裝訂要固定與保護(hù)卷內(nèi)文件，避免散失或損壞。裝訂前需要去掉文件上的金屬釘、針，以防年久銹蝕文件。裝訂前應(yīng)逐頁檢查文件，凡書寫未留裝訂線的應(yīng)補(bǔ)貼加邊，殘破文件適當(dāng)修補(bǔ)，大張文件應(yīng)折疊，使全宗文件大小一致。裝訂時(shí)應(yīng)使用麻繩、線繩勒緊結(jié)牢，卷內(nèi)不能有倒置、脫漏的頁張。 對(duì)于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙等，不便于裝訂時(shí)，可采用卷盒、卷袋保管。 將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。裝盒完畢后，填寫檔案盒封面、檔案盒盒脊。不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒，不得混裝。 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含

21、案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 附件3： 檔案室管理工作標(biāo)準(zhǔn) 一、檔案庫房管理 為了維護(hù)檔案的完整與安全， 檔案庫房實(shí)行專人管理、專房專用，不得在庫房內(nèi)辦公和堆放雜物。 檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防塵、防光、防潮、防高溫等基本設(shè)施，并做好經(jīng)常性技術(shù)管理，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、生火，嚴(yán)禁將雜物及食品帶進(jìn)庫房，庫房周圍不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品。 嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室；非檔案管理人員無故不得在檔案室逗留。 定期檢查、核對(duì)和清理檔案資料，發(fā)現(xiàn)生蟲、長霉、紙張破損、字跡褪色等情況，及時(shí)匯報(bào)并采取果斷措施防治和補(bǔ)救，建立檢查記錄簿，做好有關(guān)情況記載。 經(jīng)常保持庫房內(nèi)外整齊清潔。下班時(shí)，要注意鎖門、關(guān)窗、

22、關(guān)燈。機(jī)械設(shè)備不用電時(shí)，要及時(shí)關(guān)閉電源開關(guān)。 二、檔案室安全保衛(wèi) 檔案室安全保衛(wèi)工作實(shí)行責(zé)任制，由檔案管理專員和行政人員分別擔(dān)負(fù)安全保衛(wèi)的管理責(zé)任和直接責(zé)任。 安全保衛(wèi)人員應(yīng)定期檢查消防安全設(shè)施，保證設(shè)施正常運(yùn)行。 安全保衛(wèi)人員每天下班時(shí)應(yīng)及時(shí)檢查檔案室門、窗、水、電的關(guān)閉情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反映和處理。 檔案資料庫房、閱檔室、陳列室等防火重地嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。 嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案庫房管理實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人員不得隨意出入庫房。 每次長假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，切實(shí)消除安全隱患。 附件 4： 檔案歸檔范

23、圍及責(zé)任劃分一覽表 歸檔范圍/科目代字 保管單位 科目級(jí)別 項(xiàng)目單位（全宗號(hào)1N） 公司總部 總部各部門 項(xiàng)目公司 一級(jí)科目 一、企管政務(wù)類（QG01N） 二級(jí)科目 （一）行政公文文檔（QG01) 三級(jí)科目 與外單位有關(guān)公司事項(xiàng)的重要往復(fù)函件 原件 復(fù)印 復(fù)印 公司內(nèi)部公文文檔及審批件 原件 復(fù)印 復(fù)印 董事會(huì)決議及任免文件 原件 復(fù)印 復(fù)印 法律訴訟文件 原件 復(fù)印 復(fù)印 原件 復(fù)印 復(fù)印 保管各單位產(chǎn)生文件 原件 二級(jí)科目 （二）公司立項(xiàng)文件（QG02） 三級(jí)科目 可行性報(bào)告、合作合同、章程等立項(xiàng)前期文件 原件 復(fù)印 復(fù)印 政府部門關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的批復(fù)文件 原件 復(fù)印 復(fù)印 公司合作開發(fā)合同

24、、章程 原件 復(fù)印 復(fù)印 復(fù)印 復(fù)印 二級(jí)科目 （三）行政證照文件（QG03） 三級(jí)科目 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照 原件 復(fù)印 復(fù)印 地稅證、國稅證 原件 復(fù)印 復(fù)印 開戶許可證 原件 復(fù)印 復(fù)印 外匯登記證、開戶通知書、印鑒卡、中國銀行購證卡、更換印鑒通知書 原件 復(fù)印 復(fù)印 外商投資企業(yè)財(cái)政登記證 原件 復(fù)印 復(fù)印 外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書正本 原件 復(fù)印 復(fù)印 資質(zhì)證書 原件 復(fù)印 復(fù)印 組織機(jī)構(gòu)代碼證 原件 復(fù)印 復(fù)印 商品房預(yù)售許可證 原件 復(fù)印 復(fù)印 企業(yè)IC卡 原件 復(fù)印 復(fù)印 統(tǒng)計(jì)登記證、統(tǒng)計(jì)年檢證 原件 復(fù)印 復(fù)印 商標(biāo)受理通知書 原件 復(fù)印 復(fù)印 商標(biāo)注冊(cè)證 原件 復(fù)印 復(fù)印 社會(huì)保險(xiǎn)

25、登記證 原件 復(fù)印 復(fù)印 勞動(dòng)年審合格證 原件 復(fù)印 復(fù)印 原件 復(fù)印 復(fù)印 二級(jí)科目 （四）金融資產(chǎn)文件（QG04） 三級(jí)科目 審計(jì)報(bào)告 原件 原件 復(fù)印 驗(yàn)資報(bào)告 原件 原件 復(fù)印 評(píng)估報(bào)告 原件 原件 復(fù)印 房地產(chǎn)權(quán)屬證明書 原件 原件 復(fù)印 契稅納稅申報(bào)表 原件 原件 復(fù)印 抵押備案證明 原件 原件 復(fù)印 外方投資境內(nèi)再投資資金來源證明 原件 原件 復(fù)印 原件 原件 復(fù)印 一級(jí)科目 二、經(jīng)濟(jì)合同文件（HT01N） 二級(jí)科目 （一）合作、投資類：與合作開發(fā)、股權(quán)有關(guān)合同 三級(jí)科目 合作合同 原件 原件 復(fù)印 股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書 原件 原件 復(fù)印 合作開發(fā)協(xié)議 原件 原件 復(fù)印 代出資協(xié)議 原

26、件 原件 復(fù)印 原件 原件 復(fù)印 二級(jí)科目 （二）征地、拆遷類：與土地征用、拆遷、移交、出讓有關(guān)合同 三級(jí)科目 征地協(xié)議 原件 原件 復(fù)印 用地轉(zhuǎn)名合同 原件 原件 復(fù)印 土地移交確認(rèn)書 原件 原件 復(fù)印 拆遷協(xié)議 原件 原件 復(fù)印 國有土地使用權(quán)出讓合同 原件 原件 復(fù)印 原件 原件 復(fù)印 二級(jí)科目 （三）勘測(cè)、監(jiān)理類：與工程勘探、監(jiān)理有關(guān)合同 三級(jí)科目 建設(shè)工程勘察合同 原件 原件 原件 技術(shù)服務(wù)合同（勘察） 原件 原件 原件 樁基檢測(cè)合同 原件 原件 原件 采購合同（樁基檢測(cè)） 原件 原件 原件 沉降觀測(cè)合同 原件 原件 原件 工程建設(shè)監(jiān)理合同 原件 原件 原件 壓板荷載試驗(yàn)合同 原件

27、原件 原件 超前鉆施工工程合同 原件 原件 原件 室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)合同書 原件 原件 原件 技術(shù)咨詢合同書 原件 原件 原件 原件 原件 原件 二級(jí)科目 （四）設(shè)計(jì)、顧問類：與設(shè)計(jì)、項(xiàng)目顧問有關(guān)合同 三級(jí)科目 規(guī)劃設(shè)計(jì)合同 原件 原件 原件 透視圖制作合同 原件 原件 原件 室內(nèi)設(shè)計(jì)合約 原件 原件 原件 裝飾工程設(shè)計(jì)合同 原件 原件 原件 聘請(qǐng)項(xiàng)目、法律顧問合同 原件 原件 原件 房地產(chǎn)項(xiàng)目顧問咨詢協(xié)議書 原件 原件 原件 建筑設(shè)計(jì)顧問服務(wù)協(xié)議書 原件 原件 原件 園林規(guī)劃設(shè)計(jì)顧問服務(wù)協(xié)議書 原件 原件 原件 建設(shè)工程施工圖審查合同 原件 原件 原件 防雷工程設(shè)計(jì)和監(jiān)理合同 原件 原件 原件 原

28、件 原件 原件 二級(jí)科目 （五）建設(shè)承包類：與住宅建筑承包有關(guān)合同 三級(jí)科目 建設(shè)工程施工合同（建筑總承包） 原件 原件 原件 原件 原件 原件 二級(jí)科目 （六）配套建設(shè)類：與工程管線配套設(shè)施建設(shè)有關(guān)合同 三級(jí)科目 圍墻合同 原件 原件 原件 土方工程承包合同 原件 原件 原件 室內(nèi)裝修工程承包合同 原件 原件 原件 管道煤氣工程合同 原件 原件 原件 變壓器安裝工程合同 原件 原件 原件 弱電智能化系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)和監(jiān)理合同 原件 原件 原件 工程設(shè)備材料（線材）購銷合同 原件 原件 原件 原件 原件 原件 二級(jí)科目 （七）設(shè)備維修類：與設(shè)備維修保養(yǎng)有關(guān)合同 原件 三級(jí)科目 經(jīng)營承包合同 原件

29、原件 原件 原件 原件 二級(jí)科目 （八）建材、設(shè)備類：與建材、大型設(shè)備、園林、配套設(shè)施購銷安裝有關(guān)合同 原件 三級(jí)科目 電梯供貨合同 原件 原件 原件 電梯安裝工程合同 原件 原件 原件 住宅煤氣爐設(shè)備供貨合同 原件 原件 原件 冷卻塔供貨及安裝工程分合同 原件 原件 原件 空調(diào)冷水機(jī)組供貨安裝工程分合同 原件 原件 原件 柴油發(fā)電機(jī)組及安裝分合同 原件 原件 原件 柴油發(fā)電機(jī)組環(huán)保工程合同書 原件 原件 原件 . 原件 原件 二級(jí)科目 （九）資產(chǎn)采購類：與行政資產(chǎn)、營銷資產(chǎn)、低值易耗品購銷有關(guān)合同 三級(jí)科目 辦公文具供貨合同 原件 原件 復(fù)印 電瓶車購銷合同 原件 原件 復(fù)印 電腦購銷合同

30、原件 原件 復(fù)印 辦公家具購銷合同 原件 原件 復(fù)印 體育、健身器械購銷合同 原件 原件 復(fù)印 音響設(shè)備購銷合同 原件 原件 復(fù)印 禮品購銷合同 原件 原件 復(fù)印 制服購銷合同 原件 原件 復(fù)印 原件 復(fù)印 二級(jí)科目 （十）借貸融資類：與資金借貸有關(guān)合同 三級(jí)科目 人民幣資金借款合同 原件 原件 復(fù)印 抵押合同 原件 原件 復(fù)印 保證合同 原件 原件 復(fù)印 銀行承兌匯票額度承兌合同 原件 原件 復(fù)印 資金監(jiān)管協(xié)議 原件 原件 復(fù)印 原件 原件 復(fù)印 二級(jí)科目 （十一）物業(yè)管理類：與物業(yè)租賃、中介、清潔、移交、轉(zhuǎn)讓有關(guān)合同 三級(jí)科目 場(chǎng)地租賃合同 原件 原件 復(fù)印 物業(yè)管理委托合同 原件 原件

31、復(fù)印 開荒清潔合同 原件 原件 復(fù)印 日常清潔合同 原件 原件 復(fù)印 地板打蠟服務(wù)合同 原件 原件 復(fù)印 綠化保養(yǎng)承包合同 原件 原件 復(fù)印 公建配套設(shè)施移交、接收協(xié)議書 原件 原件 復(fù)印 原件 復(fù)印 二級(jí)科目 （十二）宣傳制作類：與廣告設(shè)計(jì)宣傳、制作有關(guān)合同 三級(jí)科目 廣告設(shè)計(jì)協(xié)議書 原件 原件 復(fù)印 廣告代理協(xié)議書 原件 原件 復(fù)印 平面廣告攝影制作合同 原件 原件 復(fù)印 車身廣告業(yè)務(wù)合同 原件 原件 復(fù)印 戶外燈飾廣告發(fā)布合同 原件 原件 復(fù)印 印刷合同 原件 原件 復(fù)印 電視廣告計(jì)劃 原件 原件 復(fù)印 電視、電臺(tái)廣告發(fā)布合同 原件 原件 復(fù)印 掛歷制作合同 原件 原件 復(fù)印 原件 復(fù)印

32、 二級(jí)科目 （十三）教育培訓(xùn)類：與教育、培訓(xùn)有關(guān)合同 三級(jí)科目 教育培訓(xùn)服務(wù)合同 原件 原件 二級(jí)科目 （十四）網(wǎng)絡(luò)信息類：與網(wǎng)絡(luò)管理、信息處理、軟件制作購銷有關(guān)合同 三級(jí)科目 微機(jī)聯(lián)網(wǎng)合同 原件 房地產(chǎn)信息有償服務(wù)合同 原件 建網(wǎng)及顧問服務(wù)合同 原件 主機(jī)托管業(yè)務(wù)協(xié)議 原件 智能社區(qū)建設(shè)及運(yùn)營合作協(xié)議書 原件 軟件采購合同 原件 二級(jí)科目 （十五）評(píng)估業(yè)務(wù)類：與評(píng)估、辦理驗(yàn)資、報(bào)稅、訴訟、咨詢業(yè)務(wù)委托有關(guān)合同 三級(jí)科目 委托繳稅協(xié)議書 原件 原件 復(fù)印 網(wǎng)上報(bào)稅委托劃款協(xié)議書 原件 原件 復(fù)印 工程咨詢服務(wù)項(xiàng)目委托協(xié)議書 原件 原件 復(fù)印 訴訟委托代理協(xié)議書 原件 原件 復(fù)印 原件 原件 復(fù)印 二級(jí)科目 （十六）銷售按揭類：與房產(chǎn)銷售按揭有關(guān)合同 三級(jí)科目 銀企合作意向書 原件 原件 購房抵押借款業(yè)務(wù)擔(dān)保合作協(xié)議 原件 原件 按揭業(yè)務(wù)擔(dān)保合作協(xié)議 原件 原件 個(gè)人