企業(yè)檔案管理指引

1、人力資源實(shí)用文檔系列（之）檔案管理指引發(fā)放編號(hào)：編 制：審 核：批 準(zhǔn)：目 的 維護(hù)集團(tuán)檔案資料的完整、系統(tǒng)、安全保密，避免因管理上的疏漏導(dǎo)致文件資料的遺失，給集團(tuán) 造成不必要的損失。適用范圍 適用于集團(tuán)總部及項(xiàng)目公司的檔案管理。術(shù)語(yǔ)定義術(shù)語(yǔ)檔案定義是指集團(tuán)從過(guò)去到現(xiàn)在從事商業(yè)開(kāi)發(fā)、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、商業(yè)管理等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所 形成的對(duì)集團(tuán)和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、光盤(pán)、 聲像、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同載體、不同形式的歷史記錄。職責(zé)權(quán)限部門(mén)人力行政中心職責(zé)組織、統(tǒng)籌檔案管理工作，并監(jiān)督、指導(dǎo)各中心及子公司的檔案管理工 作； 逐步完善檔案管理體系，確保檔案及時(shí)、安全、完整和方便使用；

2、督促協(xié)助檔案形成部門(mén)做好文件材料的形成、積累、整理、立卷和歸檔 工作；制定檔案保管期限，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，進(jìn)行銷毀。指定專/兼職檔案管理員負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)全集團(tuán)形成的各種 門(mén)類和不同載體的檔案；檔案管理員按照文件資料的自然形成規(guī)律實(shí)行平時(shí)立卷（或預(yù)立卷），保證歸檔文 件資料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于保管和利用 ；對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中有借用文件資料的，應(yīng)該積極提供利用，做好服 務(wù)工作，并辦理借用文件資料登記手續(xù)和催收工作；對(duì)離職人員借閱檔案的歸還負(fù)責(zé)集團(tuán)總部各中心對(duì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案，負(fù)責(zé)主動(dòng)收集、分類、整理、立卷成冊(cè)、移交前 保管、按期移交人力行政中心歸檔管理；指定專人對(duì)接項(xiàng)

3、目公司對(duì)口的專兼職檔案管理員，指導(dǎo)其收集、整理、立卷等，并督促做好本線條檔案資料的移交工作。指引說(shuō)明人員及庫(kù)房配置、公共盤(pán)管理項(xiàng)目人員配置說(shuō)明集團(tuán)總部檔案室、各子公司配備專職/兼職的檔案管理員，管理及監(jiān)督本 層級(jí)的各類檔案；對(duì)于新成立的子公司，可由行政崗兼任檔案管理員。各職能部門(mén)由負(fù)責(zé)人指定專/兼職檔案資料管理員。檔案室配置集團(tuán)檔案室應(yīng)配置不少于 80 檔案室（過(guò)渡期可按照實(shí)際情況調(diào)整）。檔案室與辦公區(qū)域分開(kāi)設(shè)置。公共管理盤(pán)集團(tuán)設(shè)置公共管理盤(pán)，所有的檔案目錄、掃描件應(yīng)上傳到指定的公共盤(pán)。 公管理共盤(pán)由人力行政中心定期備份。檔案歸檔范圍及分類工作步驟責(zé)任部門(mén)工作內(nèi)容輸出成果形成檔案各種文件材料轉(zhuǎn)

4、化成檔案的三個(gè)條件：已辦理完資料移交清的條件畢的、 具有保存價(jià)值的、按規(guī)定系統(tǒng)整理及編目?jī)?cè)并移交到檔案 部門(mén)集中保管，做好交接記錄(資料移交清冊(cè))。歸檔范圍主要的歸檔文件有：各職能部門(mén)根據(jù)工作職責(zé)形成的各 種成果性文件，包括董事會(huì)文書(shū)、證照、公文、人事管 理文件、設(shè)計(jì)文件、工程管理、工程基建文件、營(yíng)銷、 審計(jì)、商標(biāo)、法務(wù)、成本管理等工作形成的文件，以及 各類照片、視頻、獲獎(jiǎng)實(shí)物等。檔案的收集、整理及移交工作步驟收集分類責(zé)任部門(mén)經(jīng)辦人員工作內(nèi)容輸出成果檔案收集是檔案管理的前提，是檔案管理的重點(diǎn)工作， 各經(jīng)辦人必須無(wú)條件將經(jīng)辦的各類需歸檔的資料規(guī)范整理后按規(guī)定的時(shí)限移交，任何單位和個(gè)人不得無(wú)故拖

5、延或拒絕移交。文件形成要求：文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料， 如碳 素墨水、黑色簽字筆，嚴(yán)禁使用易褪色的圓珠筆、鉛筆、 純藍(lán)墨水、紅墨水等。檔案的分類整理：專(兼)職檔案管理員把平時(shí)收集歸檔的 零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組 合、排列和編目，使之系統(tǒng)起來(lái)。業(yè)務(wù)檔案分類整理原則：最大限度地保持文件之 間的有 機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。設(shè)備檔案：按設(shè)備性質(zhì)分類。設(shè)備開(kāi)箱必須有中心/ 項(xiàng)目兼職檔案管理員參加負(fù)責(zé)接收有關(guān)技術(shù)文件，并 將設(shè)備清單目錄報(bào)備人力行政中心。工程檔案：以單項(xiàng)工程為單位，按階段收集、整理， 以保持一項(xiàng)工程形成文件材料的成套性為原則，使組 成的案卷能反映全過(guò)程，圖樣與

6、實(shí)物保持一致。 文書(shū)檔案：按主題分類。業(yè)務(wù)檔案：按文件的主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行歸類，類 目體系力求簡(jiǎn)明、合乎邏輯，并能如實(shí)反映部門(mén)、項(xiàng) 目業(yè)務(wù)管理中最主要活動(dòng)。聲像檔案：有照片、光盤(pán)、錄像帶，按載體形式分類。合同檔案：按照合同類別進(jìn)行分類整理。 實(shí)物檔案：有獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、證照等，按形式分 類。整理檔案管理員檔案整理分為組卷與按件整理（不組卷）兩種方式。組 卷要求裝訂成套，打印頁(yè)碼等；按件整理（不組卷）， 無(wú)需裝訂成套，但與之相關(guān)聯(lián)的文件需裝訂為一件，例 如：批復(fù)與申請(qǐng)、函與復(fù)函、正文與附件、正文與處理 單、一冊(cè)（本）作為一件， 每件右上角要編檔號(hào)（用鉛 筆）。按文件形成時(shí)間的先后順序排列，保

7、持文件的有機(jī)聯(lián)系。編號(hào)編檔案管理員編號(hào)是對(duì)文件快速查找的索引：目整理方式單位目錄檔案號(hào)組卷卷案卷目錄及卷所有檔號(hào)內(nèi) 目錄前 加全按件整理件歸檔文件目錄的檔案宗號(hào) （總部不需要）檔號(hào)基本規(guī)則：全宗號(hào)-各級(jí)類目號(hào)（年度）-卷號(hào)（件號(hào)）。年度、件號(hào)視需要而定。原件上繳 的處理檔案移交檔案管理員所有歸檔到檔案室存檔的原件因辦理某項(xiàng)業(yè)務(wù)需 上繳 到政府部門(mén)前，需復(fù)印一份代替原件存檔。其編號(hào)、排 列位置不變，更換后的證照則重新編號(hào)，重新排列。例 如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照換照，工程證照、工程報(bào)建資料上繳到當(dāng) 地檔案館的情況，應(yīng)將目錄“原件”更改為“復(fù)印件”， 備注欄注明原件的去向。檔案管理員 檔案交接：檔案的所有交接都

8、需有移交清單，雙方簽名 確認(rèn)，交接清單檔案室存原件，移交人可存復(fù)印件。專職檔案管理員離職管理：必須打印存檔的目錄， 與接 任人逐一清點(diǎn)盤(pán)查，人力行政中心負(fù)責(zé)人監(jiān)督、簽名， 并報(bào)備集團(tuán)檔案室。如發(fā)現(xiàn)目錄中的文件缺失，將視情 節(jié)嚴(yán)重追究人力行政中心負(fù)責(zé)人及前任檔案管理員的 責(zé)任，列入考核。部門(mén)專兼職檔案管理員離職或調(diào)崗：必須有人接替且報(bào) 備人力行政中心/人力行政中心，對(duì)其交接資料進(jìn)行監(jiān)督 確認(rèn)。項(xiàng)目公司撤銷時(shí)檔案移交：當(dāng)項(xiàng)目公司被撤銷時(shí)， 其檔 案部門(mén)保管的所有檔案均須移交集團(tuán)人力行政中心管 理。檔案室管理工作步驟責(zé)任部門(mén)工作內(nèi)容輸出成果管理要人力行政中集團(tuán)本部及各項(xiàng)目公司人力行政中心必須設(shè)置獨(dú)求

9、心立的 檔案室集中管理5.5 檔案鑒定、銷毀工作步驟檔案鑒定責(zé)任部門(mén)工作內(nèi)容輸出成果責(zé)任部門(mén)根據(jù)公司檔案保管的規(guī)定，結(jié)合公司檔案保管期限，檔 案管理員定期對(duì)檔案進(jìn)行清查并提出處理意見(jiàn)送檔案 鑒定組鑒定，對(duì)需要銷毀的檔案編造檔案銷毀清冊(cè) 并按【組織權(quán)責(zé)手冊(cè)】報(bào)批后方可銷毀。檔案鑒定工作由集團(tuán)人力行政中心負(fù)責(zé)人、檔案管理 員、有關(guān)的專業(yè)人員共同組成。 鑒定小組認(rèn)真評(píng)定檔 案的價(jià)值，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，根據(jù)其價(jià)值提出 存、毀意見(jiàn)。檔案銷毀清冊(cè)專人管理、上鎖、檔案資料不能放在地上、庫(kù)房不得放 置雜物。檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)有“九防”措施：即防盜、防火、 防光、防蟲(chóng)、防塵、防潮、防鼠、防污染、防高溫。

10、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品和與 檔案無(wú)關(guān)的物品，必須配備滅火器， 定時(shí)檢查，定時(shí)跟換。停電時(shí)應(yīng)用手電照明，不得使用蠟燭等明火器具。通 道要保持暢順。應(yīng)配備溫濕度計(jì)、除濕機(jī)等設(shè)備，控制庫(kù)房的相對(duì)濕 度保持在 47%-60%之間，溫度保持在 14-24左 右為宜，如有異常情況及時(shí)采取改進(jìn)措施。檔案柜中要放置防蟲(chóng)、防潮物品。檔案柜排列要整齊，排列的方向與窗口垂直，以便通 風(fēng)。檔案柜門(mén)、每一行（排）柜都要做好標(biāo)識(shí)，便于快速定 位查找；柜內(nèi)的檔案案卷排列要做到科學(xué)合理，由上至 下上架，按年度、類別、檔號(hào)的順序從左至右排列。檔案銷人力行政中對(duì)鑒定需銷毀的檔案，應(yīng)送到指定的地點(diǎn)銷毀。毀心銷毀

11、檔 案時(shí)由人力行政中心負(fù)責(zé)人和檔案涉及部門(mén)負(fù)責(zé)人監(jiān) 銷，檔案管理員執(zhí)行，監(jiān)銷和銷毀人員在鑒定銷毀清冊(cè)上簽字，同時(shí)寫(xiě)明銷毀方法和日期。檔案銷毀前，監(jiān)銷 人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)要銷毀的檔案與檔案銷毀清冊(cè)是否一 致。銷毀的檔案應(yīng)在案卷目錄中注明，檔案銷毀報(bào)告以及銷 毀清冊(cè)應(yīng)交由檔案室按文書(shū)檔案永久存檔。5.6 檔案的借閱工作步驟檔案查責(zé)任部門(mén)工作內(nèi)容輸出成果檔案管理員各中心、各子公司因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填檔案查、借閱寫(xiě)檔 案查、借閱申請(qǐng)單按【組織權(quán)責(zé)手冊(cè)】權(quán)限批準(zhǔn)后方 可查閱。外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，填寫(xiě)檔案查、 借閱申請(qǐng)單，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可查閱。查閱只限定在檔案室閱讀，一般不外借。檔案借閱時(shí)

12、，借閱部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案查、借閱申請(qǐng)單， 按【組織權(quán)責(zé)手冊(cè)】權(quán)限批準(zhǔn)后方可外借， 公司檔案管 理員按時(shí)追回所借檔案。借閱時(shí)間一般不超過(guò)預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。閱檔人對(duì)所借檔案 必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃 線等，更不能隨意亂放，以免丟失。查借閱檔案的人員，對(duì)所查借檔案應(yīng)負(fù)責(zé)保密，不得轉(zhuǎn) 借他人，不準(zhǔn)擅自帶出公司外，檔案用后要及時(shí)歸還。 如若丟失，借卷人應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告， 經(jīng)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審 批后交檔案室存檔備查。檔案借閱者歸還檔案時(shí)，公司檔案管理員必須當(dāng)面查 清，并在檔案查、借閱登記表上注銷，如有損壞和 丟失應(yīng)及時(shí)追查，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。閱 申請(qǐng)單檔案管理員檔案查、借閱 登記表5.7 檔案

13、的安全保密工作步驟檔案密級(jí)劃分責(zé)任部門(mén)工作內(nèi)容檔案按其內(nèi)容分為一般檔案和保密檔案。檔案提交人負(fù)責(zé)與中心負(fù)責(zé)人確認(rèn)檔案的密級(jí)，并在提 交檔案時(shí)告知檔案管理員。檔案管理員應(yīng)在檔案標(biāo)簽的上半部分標(biāo)明一般檔案或 保密檔案的密級(jí)。如經(jīng)定期鑒定需要調(diào)整類別或密級(jí)， 則需重新填寫(xiě)檔案標(biāo)簽并用膠水粘貼覆蓋在原標(biāo)簽處。輸出成果檔案的安 全保密要 求專、兼檔案管 理員專、兼檔案管理員必須樹(shù)立高度的保密觀念，自覺(jué)遵守 國(guó)家的【保密法】和集團(tuán)保密相關(guān)規(guī)定，確保檔案的完 整和安全。查閱檔案的人員必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，應(yīng)保證對(duì)檔案 內(nèi)容絕對(duì)保密，未經(jīng)許可不得私自抄錄、復(fù)制和將檔案 攜帶出公司，更不得轉(zhuǎn)讓他人或拆散， 違者將按照公司 有關(guān)獎(jiǎng)懲制度予以處罰，嚴(yán)重者將被追究法律責(zé)任。檔案室所有檔案、重要資料任何人不準(zhǔn)攜至家中及公