【精品課件】會議運營管理

1、第一章會議產業(yè)概述教學提示：重點：會議產業(yè)的經濟效應；難點：會議產業(yè)的特性。案 例?財富?論壇在上海召開，產生了巨大的轟動效應，僅會議期間的廣告、宣傳收入就到達億元以上。昆明召開的99世界園藝博覽會接待的中外游客超過930萬人次，當年云南省旅游總收入突破200億元。福布斯全球行政總裁論壇僅與會人士交的注冊費用就到達1600萬元第一節(jié) 會議產業(yè)的概念與性質一、會議產業(yè)概念一、產業(yè)概念“產業(yè)(1ndustry)是指“所有生產相同產品的單個企業(yè)的集合 二、會議產業(yè)概念會議產業(yè)，是指以規(guī)?；⒓谢?、現代化的手段運作會議及相關活動，帶動交通、住宿、商業(yè)、餐飲、購物等城市相關產業(yè)開展的一種綜合性產業(yè)。關

2、于這個定義，應著重把握以下幾點： 1會議產業(yè)是一項綜合性的產業(yè)，它能給會議活動的舉辦地帶來可觀的直接經濟效益和巨大的間接經濟效益。2與旅游業(yè)一樣，會議產業(yè)不像傳統(tǒng)產業(yè)那樣容易被界定，但這恰恰說明了會議產業(yè)的綜合性特點，而不能改變其可觀存在的產業(yè)本質。3這個定義是以需求為取向的，換句話說，會議產業(yè)的界定標準是其效勞對象與會者和專業(yè)觀眾，而不是提供相同業(yè)務或產品的企業(yè)。二、會議產業(yè)的特性一、表征性 二、開放性三、帶動性四、以文化為其根本內涵 五、與旅游業(yè)密切相關 三、 國內外知名會議模式概覽一、 達沃斯論壇 二、?財富?全球論壇 三、?商業(yè)周刊?CEO論壇 四、 博鰲亞洲論壇 第二節(jié) 會議產業(yè)的經

3、濟效應 一、會議產業(yè)對經濟的拉動機理一、乘數效應 1、乘數與乘數效應 2、會議產業(yè)開展的乘數效應二、功能效應二、會議產業(yè)對經濟的實際拉動效應一、供需拉動效應二、產業(yè)關聯(lián)和涉及效應三、收入拉動效應四、就業(yè)拉動效應五、投資拉動效應 六、綜合拉動效應 提高知名度 提升知識 第三節(jié) 會議產業(yè)開展的現狀與趨勢 一、國內外會議產業(yè)開展概況一、國際會議產業(yè)概況按照ICCA的統(tǒng)計，每年全世界舉辦的國際會議中，參加國超過4個、參會外賓人數超過50人的各種國際會議有40萬個以上，會議總開銷超過2800億美元。1、歐洲和美國是世界會議產業(yè)最興旺的兩大地區(qū) 2、亞洲會議產業(yè)迅速崛起 3、非洲會議產業(yè)正逐步開展起來二國

4、內會議產業(yè)開展概況1、現狀1、會議產業(yè)已進入五彩繽紛的多樣化時代 會議舉辦地點異地化、會議召集方式多樣化、會議發(fā)起人多元化；會議效勞商逐漸向職業(yè)化、標準化和品牌化轉變2、會議產業(yè)體系正在逐步形成國際會議產業(yè)在多年的實踐中，形成了一整套接待效勞體系，目前我國的會議產業(yè)也正在形成自己的效勞體系。如：會展組織者PCO、目的地接待者DMC(3)會議活動數量持續(xù)增加，會議產業(yè)經濟效益日益增長2、存在問題1、市場主體不清晰 2、市場營銷意識還沒有建立起來 3、市場定位不準 4、營銷手段單一 二、趨勢一、會議產業(yè)將由原來的大城市向 新興旅游城市、省內二線城市分流。二、會展旅游市場將專業(yè)化細分 三、大型旅游企

5、業(yè)將大批進入會議效勞市場 第二章 會議工程開發(fā)教學提示：重點：會議市場類型；難點：制定實施方案。教學內容：會議市場細分會議市場類型會議工程初步篩選制定實施方案第一節(jié) 會議市場一、會議市場細分1、市場細分概說任何一個企業(yè)，無論其規(guī)模怎樣龐大，都無法滿足整體市場上的所有需求。由于資源有限，也為了獲得最正確效益，企業(yè)必須根據自己的實際情況，有針對性地滿足某一局部消費者的特定需求。1以消費者為中心，對市場需求進行分析，研究市場需求的不同層次和不同特點，把一個整體市場劃分為假設干個消費者群體，從而確定企業(yè)的目標市場的活動過程。2市場細分的模式把需求同企業(yè)的資源相聯(lián)系，找到一致點，即選擇當的市場作為目標市

6、場，制定出適宜的經營策略。集中偏好模式市場上所有消費者的偏好大致相同，集中在某一個或幾個方面，顯示不出很多的區(qū)分變數。 分散偏好模式市場上消費者的偏好、興趣呈分散狀態(tài)，不是集中在某一方面。群組偏好模式市場上不同偏好的消費者組成不同的群體。2、會議市場細分1會議市場：主辦和參加會議的人們所組成的消費群體。2會議大小與市場規(guī)模：Icca國際會議的標準統(tǒng)計：會議參加國4個以上，參加會議非本國人員超過50個人的各種國際會議有40萬以上，總開銷是2800億美元3按主辦者細分：社團組織會議市場企業(yè)會議市場政府會議市場工會會議市場教育會議市場宗教會議市場因素 社團組織 公司 與會人員 自願 必須加 決策 分

7、散；通常是委員會 集中 會議 很少，但與會人員多 很多，但每次會議與會人員很少 回頭客潛 有，但會址必須換 很大潛 房間預訂 必須緊緊跟蹤預訂 固定 配偶加 經常 很少 展品 經常有；大需要接等室服務 相對較少 選擇會址 需要選擇有吸引的地方激與會人員增加 尋找方、服務和安全 地模式地方換 沒有固定模式籌會時間） 很長（經常是25短（通常到一支付方式個人支付主賬戶取消會議的風險最小 很高；懲罰條款和預訂款方式普通到達開 很可能提前到達 很少提前到達或提前開價格對價格很敏感；一般是優(yōu)秀的談判者太敏感會議和遊局與 經常用會議局，尤其是全城大會很少與會議局系預訂程序 一般使用郵寄答復卡和客房協(xié)調部門

8、 經常提供客房單第二節(jié) 會議市場類型一、社團組織會議市場1、社團組織是具有共同興趣、愛好或目標的人群所組成的、為實現成員的共同目標、按照其章程開展活動的非營利性的社會團體組織?，F在全球有大大小小4萬多個國際組織.2、國際性社團組織:在1909年，全世界共有37個政府間協(xié)定組織IGO和76個非政府組織NGO；1951年相應數字分別為123個和832個；1986年分別到達337個和2649個。而到1990年有60000多個民間社團成立 對于興旺國家來講，NGO非政府組織是一支重要的經濟力量第三部門。因為它在就業(yè)和國家支出中占有非常重要的比例。 NGO還是重要的就業(yè)渠道。1990年的德國整個非營利部

9、門的雇員總數為100多萬，相當于德國勞動力總數的3.7%。在效勞行業(yè)，10個雇員中就有1個為非營利組織工作。1990年至1995年間，法國、德國、荷蘭和英國4個西歐國家的非營利就業(yè)平均增長24%，占總就業(yè)增長的40%。3、中國社團組織1989年全國登記注冊的民間組織只有4446家，2003年底那么開展到266612家，期間年均增長速度為34%。另據民政部統(tǒng)計數據，截止到2005年底，我國共擁有各類社會團體168，000個，民辦非企業(yè)單位146，000個，基金會999個。另一統(tǒng)計：全國各類社團總數就到達了8，802，343個。我國每萬人平均擁有民間組織數量為1.45個，而法國為110.45個，美

10、國為51.79個，巴西為12.66個，印度為10.21個，埃及為2.44個 學術交流類社團占總數的48%， 業(yè)務管理類社團占28%， 文體聯(lián)誼類社團占11%， 利益代表類社團為6%， 而公益服務類社團僅占6%。 在48家利益代表類全國性社團中， 有27家社團是為優(yōu)勢群體服務的， 有17家是為中間群體服務的， 只有4家是為弱勢群體服務的，這與我國成立社團門檻過高（政治門檻、資金門檻和會員人數門檻），只有優(yōu)勢群體才有條件完全滿足這些成立門檻要求有著很大的關系。民政部最新統(tǒng)計，在登記的14.2121萬個社會團體中，其中行業(yè)性社團41722個，專業(yè)性社團40325個，學術性社團37401個，學術性社團

11、37401個，聯(lián)合性社團19640個，其他社團2079個，而前四類社團都屬于實行會員制的互益性社團，而公益效勞的社團只占很小的比例。而就民辦非企業(yè)單位來說，在已登記的12.4萬個民辦非企業(yè)單位中，其中教育類62776個，衛(wèi)生類26795個，勞動類9037個，民政類7792個，科技類4522個，文化類2811個，體育類2682個，社會中介效勞業(yè)1777個，法律效勞業(yè)728個，其他5571個。4、會議對社團組織的重要意義 會議是社團的主要收入源 , 對保會員和收入源有重要意義 , 它們構成社團組織主要努1的方向 , 并使得社團組織為之籌劃和動 - 會議收入的形式: 1. 展覽 ；2. 會費 / 登

12、記費；3. 出版物的廣告費 5、社團會議類型一年會annual convention 大會 : - 是每個社團每一的大型活動, 加人各從50人至30000人等, 平均出席人約為850人 ( 男性 : 515人 , 性 :331人 ) - 展覽是社團組織會議的一個重要組成部份, 三分之二的會都與展示會或展覽一起舉 - 因為會議的規(guī)模很大, 需要集合好幾家酒店一起 , 與會者按同的需要選擇入住同的酒店 - 展覽會 / 博覽會 / 展示會 = 只有展示而沒有會議的會二地區(qū)年會國際性的社團組織在世界各地的分會各自舉的會議 這會議的規(guī)模比世界性的大會小 , 人一般在500人以內, 是中、小型酒店的最想市

13、場 - 提供協(xié)助會議安排的效勞或低的房價是獲得這個市場的關鍵 三理事會和委員會會議board and committee meetings定期召開；人數10到200不等；主要在旅游勝地召開委員會會議：小型；定期不定期；人數在10到50人不等；- 一般在有吸引的地點舉 - 被這種會議選擇的酒店有爭取承辦大會的最正確條件和董事會成員自己公司的組織的業(yè)務四專業(yè)性會議與小組討論會conferences & workshop年度會議的補充；尤其對某一個具體工程組織學者、專家及有興趣的人們進行討論.耨；分為小組討論，分會議室或套房。為會的補充 在技術、科學和職業(yè)界非常普遍 五專家學術研討會，研討會acad

14、emicsymposium, seminars與專門會議同時進 , 但規(guī)模少 - 經常涉及到培訓和繼續(xù)教育六培訓課程training courses社團組織為會員單位舉辦的新技能、新知識；有社團出面聘請專家以降低本錢。七其他會議非正式研討會colloquium；專家討論會panel6、社團組織會議的特點一會議舉辦頻率有規(guī)律二年會籌備時間特別長三會員自愿參加四與會者常常帶著會伴五會議節(jié)目內容和社會活動很重要六會議主辦者事先并不清楚與會者的具體情況七會議地點經常變換八會議人數確定遲九會議組織者通常不直接與會議供給商接觸會議組織者往往請專業(yè)組織機構pco來幫助其具體組織、運作、管理會議，自己只成立一

15、些諸如組織委員organizing committee和程序委員會program committee的機構來掌控會議的進程。 會議供給商pco會議組織者潛在會議參加者。社團會議的平均會期3天占36.2%，4天22.6%，2天16.5%，5天12.8%，6天4.5%，1天4.4%，7天2%，8天1%7、影響社團組織會議選擇會議場所的因素 重要因素 主要年會 其他會議1、 會議室的數量、大小、質量 88 632、 可協(xié)商的餐飲與房間價格 82 683、 食品效勞質量 79 704、 睡房的數量、大小、質量 78 47 5、 結賬程序的效率 57 496、 入店與離店程序的效率 57 427、 會議

16、效勞與設備 57 408、 指派專人負責處理全部事務 52 389、 可使用的展覽空間 47 3210、以前是否與該會場所及其員工打過交道 43 428、會議籌劃者要求的會議地點的特征 會議籌劃者要求的會議地點的特征 1. 適當的會議空間 : 是否有是夠的會議空間以使會議正常舉 2. 充足的客房 : 盡可能地把所有與會者安排住在同一家酒店 3. 足夠的展示空間 : 如果會議同時 , 舉大型的展覽活動就需要有在酒店內或附近有足夠的展示空間 4. 優(yōu)越地位置 : 中心位置對很多業(yè)務繁忙的社團組織成員很重要 5. 效勞 : 員工的專業(yè)知對提供優(yōu)的效勞十分重要9、社團組織會議的決策人1、 社團組織主席

17、、副主席總裁、總監(jiān)2、 秘書長3、 委員會主席、副主席4、 理事會成員5、 秘書10、如何找到社團組織及其會議？ 在企業(yè)家喜歡看的媒體上刊登廣告或宣傳，比方?企業(yè)管理?經濟日報?大型的部門網站。還有中國會展網還有新華會展頻道xinhuanet /expo/會展公司或會展賓館應該樹立自己的品牌。二、企業(yè)會議市場1、企業(yè)會議的類型一新產品推介會New product Introduction meeting重要性：直接影響企業(yè)的競爭力；帶有展覽場地的會展中心或會議賓館舉辦，企業(yè)邀請分銷商、零售商的代表和媒體記者參加；召開會議對新產品進行介紹、宣傳，配以新產品的現場展示，必要時還通過模特進行表演如服

18、裝、珠寶、手表、提包等新產品推介會或助陣如汽車新產品推介會，會議和展示之后要舉行宴會、酒會甚至娛樂性演出招待客人。(二)銷售會議sale meeting企業(yè)會議市場中最大的一局部。分類：銷售經理參加的全球性銷售會3-4天；銷售人員參加的全國性銷售會議；地區(qū)銷售經理參加的地區(qū)性銷售會議2-3天。 與會議營銷要區(qū)別開。(三)管理會議有定期召開的：董事會會議，中層以上管理人員年度總結會；為了解決出現問題的臨時會議。需要優(yōu)良的效勞，是潛在的客戶。四培訓會議培訓會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓會議對場地的要求相對較高除了一般的封閉

19、式會場外，應該還有各類拓展訓練設施或者場地，可能的話還應該有高品質的休閑放松場地。培訓會議的關鍵點：場地、培訓設施及培訓師。用一個會期對某類專業(yè)人員進行的有關業(yè)務知識方面的技能訓練或新觀念、新知識方面的理論培訓，培訓會議形式可采用講座、討論、演示等形式。新員工培訓生產工人的技術技能培訓銷售人員藝術培訓管理人員的管理知識培訓各類獨立于企業(yè)的培訓場地：企業(yè)內，賓館人數：50人內時間：1到3天五專業(yè)/技術大會professional /technical meetings專業(yè)知識更新，采取研討會、專家討論會、學術研討會(六)股東大會股東大會是由股東參與公司重大決策的一種組織形式，是股份公司的最高權利

20、機關，是股東履行自己的責任，行使自己權利的機構與場所。一天時間，包括午餐和咖啡茶點。對會議、餐飲效勞要求很高(七) 學術研討會產品技術含量高，有實力的大型企業(yè)，會出資召開自己產品有關的學術會議。其作用：樹立和穩(wěn)固龍頭地位通過媒體宣傳得到應有的社會影響效果加強與政府、其他上下游企業(yè)之間的關系。研討型會議通常專業(yè)性較強，參與的人數不是很多，除非是行業(yè)標準討論，一般不會超過100人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。會場除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保存主持人外，其他座位應當表達平等精神，發(fā)言用的麥克風應該每個座位都有除非人數小于15人。關于地點，通常選擇相對

21、封閉、安靜、利于保密的地點，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。八獎勵會議incentive meeting對超額完成任務的、工作表現突出的員工1.企業(yè)經營者面對市場競爭，必須不斷構思新的鼓勵方案。以提升公司的生產力。已在歐美盛行多年以獎勵會議旅游作為高賞到達營業(yè)目標對公司有功人員的鼓勵方式，近年來也日漸走入我國各大企業(yè)。2.獎勵會議旅游的對象，通常是各企業(yè)團體中千挑萬選選出來的有功人士，企業(yè)為獎勵及特別感謝這些優(yōu)秀人才，才會精心籌劃所謂的獎勵會議旅游。一般來講，外商公司美商，歐洲商，日商等較本國企業(yè)更具有獎勵會議旅游的概念，更容易接受新奇

22、的建議及設想，而一般海外的獎勵會議旅游又較受員工的歡送。 3、 以企業(yè)個別而論，高利潤重視個人業(yè)績的行為如：直銷，保險及人力密集的制造業(yè)，最需要有獎勵會議旅游的觀念；高科技產業(yè)，公司規(guī)模大，制度越健全，越需要舉辦獎勵會議旅游。4、 企業(yè)常借著舉辦獎勵會議旅游活動，鼓勵經銷商，業(yè)務人員在一定時間內完成不同的銷售目標，在根據每一經銷商，業(yè)務人員達成的營運績效招待各式國內外獎勵會議旅游。 5、 各機關團體，公司，為提高員工或協(xié)力廠商對產品之認識，強化效勞質量也常依各階段不同行銷規(guī)劃需要，安排會議，參展，訓練等教育旅游促銷活動，以發(fā)揮高效率的團隊合作精神，提高企業(yè)的經營績效。 6、 獎勵會議旅游不同于

23、一般常規(guī)的旅游行程，而是一種非常專業(yè)的旅游型態(tài)，因此事先必須針對委辦的企業(yè)進行了解，了解企業(yè)舉辦獎勵會議旅游的目的與期待達成之目標，再依經營預算，企業(yè)運營性質，配合企業(yè)的需要整體規(guī)劃，配合企業(yè)的期待。7、 選擇一家對獎勵會議旅游的定義及目的有深入的了解并已屢次成功辦理過大型獎勵會議旅游活動的專業(yè)獎勵會議旅游籌劃實施者，共同規(guī)劃企業(yè)的年度獎勵會議旅游活動，是企業(yè)能否到達別出心裁，成功安排出預期獎勵會議旅游的效果的要決。 只有了解企業(yè)獎勵會議旅游的需求及預期到達的效果，才能憑借專業(yè)，實力以及豐富的實戰(zhàn)經驗為企業(yè)量身定制專屬的獎勵會議旅游。2、企業(yè)會議的特點1.會議舉行頻率多無規(guī)律(時間周期 tim

24、e cycle)除了股東大會、年度銷售會議和獎勵會議之外,公司全年都有可能舉行會議,一般會議多在每周工作日時間舉行.2.會議籌備時間短(lead time)股東大會 提前一年年度銷售會議 812月獎勵會議 812月技術大會： 24其他會議 2-6月危時機議： 數小時 3.地理位置 location 4. 會址(飯店)類型 types of hotels for convention & meetings一般來說,公司會議籌劃者使用的飯店類型,首先是市區(qū)飯店,然后是度假飯店和郊區(qū)飯店.5.出席情況 attendance根據國際會議組織的,有2210名公司會議籌劃人員參與的2000年度公司會議市場

25、調查結果說明,大多數會議的參與人數少于500人,只有7%的會議代表人數達標1000人以上.6.會議期限 length of conventions& mettings絕大多數公司會議是短會,某些會議僅限制在一天,有些會議的會期可長達五天,但三天會期大約是最為普通的,最經常的是客人在會議開始前一天晚上到達,這樣在第二天上午,會議就可早點開始.7. 會議的屢次預定 reservation for convention & meetings對大型公司來講,一個會議要在全國各地幾個地方反復召開,這對飯店連鎖公司說是件大好事.公司會議決策者如果需要在幾個地方預定會議,只需要將他的要求解釋一次,便可讓飯店

26、連鎖公司在各地的飯店里為他的公司所召開的會議提供相同的效勞,為公司會議提供同樣的“一地統(tǒng)辦效勞.8. 一次會議,一張支票 one master bill for one convention or one meeting一個飯店允許用有一張支票支付所有的效勞工程是一種很好的會議結帳方式.這是會議業(yè)務的一種需求,許多公司為他們的雇員支付會議期間在飯店的一切費用.9.會議業(yè)務會帶出其他的業(yè)務 other businesses generated from convention & meeting business接待公司會議可有促銷宴會,娛樂,會后旅游,配偶活動和酒吧等其他業(yè)務的時機.3、企業(yè)會議

27、的會期1天到5天之間，最長的就是獎勵會議。注重實效這是生產性組織的根本特點。4、影響企業(yè)會議選擇會議場所的重要因素考慮因素 關心程度 食品服務質量 77會議室的數量、大小與質量 69可協(xié)商的餐飲與房間價格 67睡房的數量、大小與質量 58會議服務與設備 54結賬的效率54辦理進出手續(xù)的效率 51指派專人負責處理全部事務 43影響獎勵旅游會議籌劃者選擇會議場所的重要因素考慮因素 關心程度 休閑娛樂設施 72當地氣候 67觀光景點、文化旅游資源等吸引因素 62所在地的形象魄力、流行度 60是否適合召開會議 49交通費用 47往還交通的容易程度 44與參與者的距離 225、企業(yè)會議決策人辦公室主任總

28、經理總裁、副總經理、副總裁市場營銷部經理人力資源部經理人力資源總監(jiān)、培訓總監(jiān)董事會秘書6、如何找到企業(yè)會議 黃頁；廣告；人脈關系；雜志?企業(yè)管理?經濟日報?等網絡7、會議營銷的產生營銷的核心就是在消費者心目中建立對品牌的信任，并長期的維護這種信任，在競爭日益劇烈，市場高度同質化的今天，僅憑產品本身往往難到達這一目的，還要與消費者進行針對性宣傳，提供真誠地效勞，有效地營銷策略都是極具個性化的，只有精確的鎖定目標消費者，并與之開展一對一的溝通，滿足消費者差異化的需求，方能提高滿意度，增強品牌忠誠，使企業(yè)得到長期的開展。會議營銷正是建立在一對一互動溝通根底上的一種整合效勞營銷體系，主要是通過建立消費

29、者資料庫，收集目標消費者的資料，并且對這些資料進行分析、歸納和整理，篩選出特定的銷售對象，然后利用會議的形式，運用心理學、行為學、傳播學等理念，與消費者面對面的進行有針對性的宣傳、效勞，以便達成銷售的一種營銷模式，它涉及了信息的收集和有效化處理、目標人群的前期聯(lián)系、現場的組織及跟進效勞等方面。會議營銷的前身就是活動營銷，活動營銷分室內與室外，會議營銷就是室內活動營銷，室內活動營銷具體講是把消費者從室外請進室內進行宣銷的過程，而這個過程的演變是由于市場環(huán)境的變化而來的。會議只是此種營銷模式的形式而已，會議營銷核心是品牌與消費者之間的、消費者與消費者之間的深度互動式的溝通，會議營銷的最終目的是通過

30、向消費者提供全方位、多角度的效勞以便與消費者建立長久的、穩(wěn)固的關系，從而提高消費者滿意度和忠誠度。會議營銷屬于單層直銷，是對數據庫營銷中聚會銷售環(huán)節(jié)的發(fā)揮和放大。就是通過收集目標顧客信息，建立顧客數據庫，并且對顧客數據進行分析、篩選、歸檔和整理，確定準確的銷售對象，然后利用組織會議等形式，運用消費者心理學和消費者行為學等理念，進行有針對性銷售的一種營銷模式。它涉及信息的收集和有效化處理、目標人群的前期聯(lián)系、現場的組織及跟進效勞等?，F在會議營銷的主要經營模式：科普式旅游式聯(lián)誼式餐飲式愛心式答謝式。什么樣的產品才適合做會議營銷？ 適合做會議營銷的產品經過籌劃，必須具備“準、神、強、高、大五大要素，

31、說出來供大家參考。第一，產品定位一定要準。第二，產品成效一定要神。第三，產品概念一定要強。第四，產品定價一定要高。第五，產品包裝一定要大。8、企業(yè)會議場所的選擇第一、列出可供選擇的清單。必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理，說明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。第二、選擇適宜類型的場所。 選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。酒店：按類型劃分商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通

32、訊工具、適合會務的商用場地上有特定的商務樓層，一般都充分表達了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的效勞能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規(guī)劃、內部裝修都充分表達了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的開展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。按地點劃分位于市中心：在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離包括交通是否擁擠。如果與會者來自國內或本地區(qū)，那么選擇這樣

33、的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。位于市郊：對于當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡送的。 第三、會議類型與場所的搭配。舉辦培訓活動的最正確環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所公司的專業(yè)培訓中心或旅游勝地的培訓點。研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環(huán)境培訓中心或其他寧靜場所最為適合。重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現予以獎勵。對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場幾所在城市的交通必須便利。 第四、現場參觀注意事宜。在考

34、慮去做現場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：報價方接受和同意會議名細表中各項事宜；報價房應是后選名單中較好的一個；對報價方擬訂的合同條款根本接受。第五、親臨現場實地考察。應注意：會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問題；只要可能，一定要在對方建議的日期去進行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀，因為這會使酒店產生直接費用；不要出于個人原因再次參觀酒店；不要隨帶家屬同行；想一想是以一個普通客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情況為好還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的；考慮另一家酒店作為“備選。三、其它會議市場1、教育/研究所會議市場夏季舉辦，是一種必要的會

35、議客源補充一類型1. 學會研討會academic symposium2. 專題研討會symposium3. 研討會seminars4. 培訓會議training meetings5. 專業(yè)性會議和小組討論會(conferences & workshop)6. 講座(lecture)7. 學期學年總結會(二)特點1.涉及面廣，有國際交往，國際會議比較多2.學術性強3.非常注意公共關系的形象4.舉辦會議的目的大多是為了獲得國際國內同行的成認5.半商業(yè)化運作會議場地和設施往往利用現有的學校或研究所三決策人行政辦公室主任系主任學術權威2、政府會議市場特殊性：數量多，要求嚴，規(guī)格高，秩序好，不計本錢。只

36、許成功。一政府會議的類型1代表大會congress2全體大會(session)3培訓大會(training meeting)4咨詢會(二)政府會議的參加對象1. 政府官員2. 政治活動家3. 官方和半官方組織4. 超國家組織世界型組織5. 政治黨派6. 工會組織三政府會議的特點1.會議籌備時間短2.政治色彩濃烈3.目的是磋商問題、做決策或傳達、貫徹上級指示4.一般不需要社交節(jié)目5.公款支付費用，不講究價格6.講究規(guī)格、秩序四政府會議的決策人1.辦公廳主任2.秘書長副秘書長3.副市長3、 宗教會議市場1特點：A 大多團體在夏季聚會(經常持續(xù)3天到周時間)。 B 會代表自己負擔費用，他們對價格敏感

37、，并會有很多雙人租住房間。 C 籌劃者通過預訂假期或周未時間及尋找平季或低谷時段議定低價格。 D 很多宗教團體到一個城市時還進一些小區(qū)效勞工程。 E 參會人數往往很多F 與會者結隊前往G 組織紀律很強H 對價格很敏感(2) 類型1.年會annual conventions2.理事會會議和委員會會議3.研討會4.專家研討會3決策人.宗教團體首領副首領.宗教社團組織會長.組教組織秘書長會議、公會議教會官員和神學研究者的集會，來規(guī)定宗教條例和.委員會召開的討論宗教事務的會議。be present at (meetings, church services, university), etc.出席會議

38、，宗教儀式，大學等等。A novice of a religious order or congregation.新參加宗教儀式或宗教集會的人An assembly or a meeting with all members present.全體會議所有成員出席的集會或會議案例：尼西亞宗教會議 最早是由羅馬帝國皇帝君士坦丁一世于公元325年召開的，地點在尼西亞，與會者有318名主教。 會議主要討論的議題是基督神人二性和三位一體的問題。其后，為解決教義和禮儀上的分歧，特別是東西部教會之間的地位之爭，隨后又召開過屢次公會議。分別是：公元342年，君士坦丁堡第一次會議，與會者多為西部主教，會議上確立

39、了羅馬主教的權威；公元431年，以弗所會議，判定聶斯托利派為異端。公元451年，卡爾西頓會議，東部主教為主，宣布羅馬主教與君士坦丁主教地位相同；此后還有公元553年的君士坦丁第二次會議；公元681年的君士坦丁第三次會議；和公元787年的尼西亞第二次會議。 緣起于信仰之爭的尼西亞會議,是當時關涉羅馬帝國存在根底的階級對立、利益紛爭和軍事態(tài)勢的某種社會歷史折射,也是一場隱伏在宗教關注、宗教情感、宗教虔誠、宗教教派論辯中的政治搏殺. 國內外知名會議模式概覽1達沃斯論壇達沃斯論壇又稱世界經濟論壇是以研討世界經濟領域存在的問題、促進國際經濟合作與交流為宗旨的非官方國際性論壇。它由世界高層次、有影響的全球

40、領導人、企業(yè)界首腦和知名專家組成，參加該論壇的企業(yè)會員包括全球70多個國家和地區(qū)的1000多家大公司和企業(yè)，它們的年營業(yè)額合計超過4萬億美元。世界經濟論壇的座右銘是：致力維護全球公共利益。在性質上，達沃斯論壇歸屬于政治經濟、思想類財經會議，它對全世界的經濟開展起到了催化劑的作用。達沃斯論壇及其在全球舉行的區(qū)域會議的全體會議和小組討論會變成了最先進的思想論壇和全球政要、企業(yè)界、學界人士研討世界經濟問題的最主要的非官方聚會，也是他們進行私人會晤、商務談判的最重要場所。這一會議被喻為非官方的國際經濟最高級會議和“經濟聯(lián)合國。成為論壇成員，參加論壇會議，不僅意味著實力，更意味著地位和身份。除此之外，論

41、壇還得到眾多公司，特別是論壇的伙伴公司的幫助。這不僅造就了其獲利豐厚的產業(yè)鏈條，而且創(chuàng)造了會議經濟的成功模式達沃斯模式。2?財富?全球論壇由美國時代華納集團所屬?財富?雜志主辦的“?財富?全球論壇，旨在把全球跨國公司的首席執(zhí)行官、政策制定者和學者聚集一堂，共同探討跨國公司和世界經濟面臨的難題。從1995年起，財富論壇每年在世界上選一個最具有經濟活力的城市舉行。財富論壇已經被世界商界和跨國公司公認為是一扇把握世界經濟最為清晰的窗口。?財富?雜志每年舉辦不同的論壇，并把它們看作是一個經濟增長點。舉辦大型宴會是?財富?論壇的一個經典模式。會議期間一般安排23場大型宴會，包括開幕晚宴、正式晚宴和閉幕晚

42、宴。宴會上由各國政要、?財富?雜志及東道主致歡送詞、閉幕詞或作重要演講。正式宴會前后分別安排盛大的表演和煙火等活動。各場宴會在風格上往往刻意有所區(qū)別。歷屆?財富?論壇都有東道國的政要演講。為確保高水平的會議質量，?財富?論壇年會只通過邀請方式組織，出席者僅限于各大跨國公司的董事長、總裁和首席執(zhí)行官。與會者來自世界各地，他們都有經營全球性業(yè)務的共同特點。共同的目的和地理上的廣泛分布，將會激發(fā)有益的討論，建立起新的業(yè)務關系。各公司不能委派其他人士出席，但跨國公司的領導人可以登記一位有適宜地位的隨行高級人員參加會議。3?商業(yè)周刊?CEO論壇?商業(yè)周刊?CEO論壇被譽為“亞洲地區(qū)最具影響力的峰會之一。

43、從1997年起，該論壇每年舉辦一次，是一個技術類論壇。論壇著眼亞洲，每年定期在亞洲指定城市舉辦年會，旨在通過最大限度的互動交流，實現東、西方企業(yè)家們對國際化經營中不容無視的最新動向的前瞻性討論。歷年會議由于內容緊扣工商界的關注點，注重討論實際問題和尋找解決方案，成為企業(yè)高管人士首選參與的重要會議，在世界尤其是亞洲工商界享有很高的知名度。該論壇的特點是參加會議的企業(yè)領導人層次高、影響大，會議內容豐富，主要以非正式和靈活的對話形式圍繞經濟和企業(yè)開展等方面的熱點議題在專家和企業(yè)CEO之間展開討論和對話。4博鰲亞洲論壇博鰲亞洲論壇于2001年成立，至今已成功舉辦了三屆年會。國際色彩、民間色彩、經濟色彩

44、是博鰲亞洲論壇的三大特征：博鰲亞洲論壇不僅為亞洲，同時也為對亞洲感興趣的國家與人民效勞，它具有強烈的國際色彩，是一個高層次的對話平臺；同時，它是一個非政府組織，具有民間色彩，建立盡可能廣泛的會員根底。參加論壇的不僅有官員，還有商界精英、大學教授、專家學者等。論壇具有六大功能：一是經濟性質的論壇；二是廣泛的信息交流；三是經濟競爭力評估；四是展覽和展示；五是教育和培訓；六是網絡和電子效勞。在世界銀行的協(xié)助下，2005論壇將首次發(fā)布?亞洲一體化報告?，分析亞洲一體化的趨勢以及一體化進程中出現的問題，提出解決方案。通過上述會議模式的介紹我們不難看出，品牌化以及定位上的差異性構成了會議本身的獨特性，并為

45、消費者帶來了相應的價值體驗這無疑是會議成功的關鍵所在。而差異性的品牌與會議之間存在互促共進的聯(lián)動效應，那么將會議帶入了良性循環(huán)當中。第三節(jié)：會議工程篩選一、會議效勞工程1、為客戶、行業(yè)提供市場調查；2、為各類展示需要提供完全的招商方案；3、提供展示需要的各類設計、美工制作支持；4、提供展示配套的倉儲、運輸、現場布置支持；5、提供展示現場媒介印刷、氣氛支持；6、會議承辦、協(xié)辦；7、會展設計及支持、設備租賃。 二、會議效勞工程論證一、工程論證的概念 1、“先論證，后決策是現代工程管理的根本原那么。 2、工程論證的概念：工程論證是指以擬建工程技術上的先進性、適用性，經濟上的合理性、盈利性，實施上的可

46、能性、風險性進行全面科學的綜合分析，為工程決策提供客觀依據的一種技術經濟研究活動。二工程論證的作用 1工程論證是確定工程是否實施的依據。 2工程論證是籌措資金、向銀行貸款的依據。 3工程論證是編制方案、設計、采購、組織及機構設配，資源配置的依據。 4工程論證是防范風險、提高工程效率的重要保證。三、工程論證的階段劃分 工程論證一般分為如下三個階段： 時機研究 初步可行性研究 詳細可行性研究 工程論證的階段劃分，從工作內容、費用和誤差控制諸方面列表表示。四、工程論證的一般程序1明確工程范圍和業(yè)主目標；2收集并分析相關資料；3擬定多種可行的能夠相互替代的實施方案；4多方案分析、比較；5選擇最優(yōu)方案進

47、一步詳細全面地率證；6編制工程論證報告、環(huán)境影響報告書和采購方式審批報告；7編制資金籌措方案和工程實施進度方案。第三節(jié) 制定實施方案一、市場細分與策略選擇：工程市場選擇 工程市場細分化之后，存在著眾多的子市場，如何在子市場中選出自己的目標市場，主要有以下幾種策略識別需求階段：1集中性策略 是指從追求市場利潤最大化為目標，工程不是面向整體市場，而是將主要力量放在一個子市場上，為該市場開發(fā)具有特色的工程活動，進行廣告宣傳攻勢。這種策略主要適合于短期工程活動，本錢小，能在短期中取得促銷的效果。2無差異策略 是指工程活動不是針對某個市場，而是面向各個子市場的集合，以一種形式在市場中推展開來。這種策略應

48、配以強有力的促銷活動，進行大量的統(tǒng)一的廣告宣傳，但是本錢比較大，時間比較長，一般適合于大型工程活動。 3差異性策略 是指工程活動面對已細分化的市場，從中選擇兩個以上或多個子市場做為目標市場，分別向每個子市場提供有針對性的活動。這種策略配置的促銷活動應有分有合，工程在不同的子市場。廣 告宣傳應針對各自的特點應有所不同，從調動各個子市場消費者的消費欲望，從而到達實際消費行為。義烏的小商品城：義烏：全球最大的銷商品集散地三、工程多方案選擇的類型根據方案的相關性，工程多方案選擇的類型通?？煞譃橐韵聨追N。 (1)互斥型方案 互斥方案是指在多方案中，選擇其中一個方案，其余的必須放棄，即方案間存在著排斥性。

49、例如，在某一確定的地點修建一座橋，可供選擇的設計為使用鋼材或使用強化混凝土兩個方案，選擇其中一個就必然要放棄另外一個，這就是耳斥型方案。猶如：同一個場所，不同的展覽 (2)獨立型方案 獨立型方案是指方案間互不干擾，即一個方案的選擇不影響另一個方案的選擇，在選擇方案時可以任意組合，直到資源得到充分運用為止。例如，交通部門面臨著在全國多省市修建假設干條高速公路的提案，如果這些方案不存在資本、資源的限制，它們就是相互獨立的，其中每一個方案稱為獨立方案。比方一個綜合性的展覽、本地教育展、各集團會議等。(3)混合型方案 混合型方案是指工程方案群有兩個層次：高層次是假設干個相互獨立的方案，其中每個獨立方案

50、中又存在假設干個互斥的方案；或者高層次是假設干個互斥的方案，其中每個互斥方案中又存在假設干個獨立的方案。例如，某公司的下屬子公司分別進行新建、擴建和更新改造3個相互獨立的工程A、B、C，而新建A工程有A1、A2兩個互斥方案，擴建B工程有B1、B2兩個互斥方案，更新改造C工程有C1、C2、C3三個互斥方案。那么，A1，B2，C1就是其中一個混合型方案。(4)其他類型多方案 互補方案 指在一組方案中，某一方案的接受有助于其他方案的接受，方案之間存在著互相補充的關系。例如，在一個商業(yè)網點周圍建立一個大型停車場，可以促進該商業(yè)網點的繁榮，而停車場本身并不是以商業(yè)點為前提的，這兩個工程方案就是互補方案。

51、會議結合展覽 現金流量相關型多方案 指在一組方案中，方案之間不完全是排斥關系，也不完全是獨立關系，但某一方案的取舍會導致其他方案現金流量的變化。 附屬方案 指在一組方案中，某一方案的接受是以其他一些方案的接受為前提。例如，購置打印機方案附屬于購置電腦方案；購置機器方案附屬于建造存放它的廠房方案等?；コ夥桨傅谋容^和選擇 按照效勞壽命長短不同，互斥方案可分為： (1)相同效勞壽命的方案，即參與比照或評價方案的效勞壽命均相同。 (2)不同效勞壽命的方案，即參與比照或評價方案的效勞壽命均不相同。 (3)無限長壽命的方案，即參與比照或評價方案可視為無限長壽命的工程，如大型水壩、運河工程等。 第三章 會議

52、的籌劃與準備教學提示：重點：會議工程籌劃；難點：會場布置章節(jié)內容會議籌劃根本概念與作用會議籌劃的根本要素會議相關文件證件準備會議設施與會場布置準備第一節(jié) 會議籌劃根本概念與作用一、會議籌劃的根本概念1、不同的籌劃定義2、會議籌劃，就是對會議產品進行預測分析，使之發(fā)揮應有的效能的理性行為。3、會議的籌劃必須反映出會議目標及與會者的特點。二、會議籌劃的作用1、促使會議有序性2、促使會議創(chuàng)新3、讓與會者產生舒適感和平安感4、促使會議產生超值效勞5、促進會議商業(yè)化運作6、促使會議標準化第二節(jié) 籌劃的根本原理 一、奇正原理 二、系統(tǒng)原理 三、博弈原理 四、裂變原理 五、整合原理 六、簡易原理 七、定位原

53、理 八、關聯(lián)理論 一、奇正原理 ?孫子兵法?第五篇勢篇曰：戰(zhàn)勢不過奇正，奇正之變，不可勝窮也。 奇正管理是籌劃的第一大原理，它是思維創(chuàng)新的核心表現?；I劃貴在用奇，奇在眾所不意，也就是在眾人所無視或意料之外但是又在情理之中。我們籌劃對手時，也正是對手在籌劃我們的時候，奇于對方之外那么勝；奇于對方之同那么平；奇于對方之內那么敗。 二、系統(tǒng)原理 系統(tǒng)原理要求籌劃人能夠高瞻遠矚、深謀遠慮，能夠從整體上把握、控制和駕馭全局。 系統(tǒng)原理的是把籌劃當作一個完整的系統(tǒng)和過程，用控制論、信息論、系統(tǒng)論等方法中整體的、聯(lián)系的、結構的、功能的、層次的、非線性的觀點，對某一籌劃對象進行分析、綜合、歸納、從而求得好的籌

54、劃方法，最終達成整體效益。三、博弈原理 管理學里關于決策的根本原那么中，有一條叫做“滿意原那么，意思是不求最優(yōu)而求滿意。這也是博弈所追求的原那么。 博弈原理的核心與著名的博弈論有關，顧名思義，就是研究沖突對抗等競爭條件下最優(yōu)決策問題和不同決策之間的均衡問題。博弈制勝，真正的難點，往往還不是技巧的運用，而是心態(tài)上對得失平衡的把握，是對代價、對損失的看法，對對手的正確分析判斷。世界永遠是動態(tài)的平衡，先舍后得，方為成就大事業(yè)的大智慧。四、裂變原理 裂變是現代物理學的概念，物理學家研究發(fā)現核能釋放根本上就是無休無止的核子碰撞與激發(fā)。原子核能夠發(fā)生裂變，其裂變原理有愛因斯坦的質能公式給出。如同原子核的裂

55、變的道理一樣，人的創(chuàng)意、智慧也能發(fā)生裂變。而且只有發(fā)生裂變，才能實現籌劃的一箭雙雕、一箭多雕的意外效果。 當籌劃的能力開展到一定階段后，他所積累的聚集的各種主客觀資源及創(chuàng)新思維習慣、實戰(zhàn)經驗就會發(fā)生核聚變，不斷衍生出新的創(chuàng)意，新的概念，新的模式。 五、整合原理 整合原理與系統(tǒng)原理在分析問題方面有某些相近的思想，他要求籌劃人把籌劃對象所在系統(tǒng)可能涉及到的各元素、各層次、各結構、各功能等，按照創(chuàng)意目標的主線整合起來，揚長避短，避實擊虛，以實現1+12的系統(tǒng)整體功能。整合有圍繞功能、目標為主的整合，有以結構層次元素為基點的整合。具體整合的方式有很多種。 整合是一個優(yōu)劣互補，智能匹配、功能放大的再造過

56、程。整合出效益，整合出奇跡。有些看似不可能的事，一經整合就會產生意想不到的效果，甚至完全改變了世界。籌劃如能將市場各種要素巧妙地進行整合，就會變不可能為可能，變弱小為強大。六、簡易原理 簡易原理即要求籌劃方案簡便、易行。大道至簡，越是深刻的往往越是簡單的。一套籌劃方案是否簡單明了，是否切實可行，最能反映籌劃者的籌劃水平。復雜而牽強的籌劃方案不但難以操作，而且會大大增加實現的本錢。 高水平的籌劃者，能夠從成千上萬的參變量、變化因素、限制因素中迅速抽象出具有創(chuàng)造性的簡單可行的決策方案。高水平的籌劃案是至簡至易的，所以，籌劃要盡量做到環(huán)節(jié)、工序少，人員、職責分工明確，文字表達通俗易懂，不反復勞工費時

57、。大籌劃不一定都復雜。七、定位原理 定位就是企業(yè)找到自己最能贏得競爭優(yōu)勢的位置。企業(yè)籌劃的設限定位就是通過對宏觀環(huán)境、外部市場條件、競爭對手、企業(yè)產品、企業(yè)開展趨勢進行綜合性的分析，結合專家的意見，論證設計后，最終確定一條最能表達企業(yè)特色和核心能力的經營策略。設限定位就是企業(yè)“創(chuàng)造別人無可取代的產品。 定位Positioning，是由著名的美國營銷專家艾爾列斯AlRies與杰克特羅Jack Trout于70年代早期提出來的。 具體的來說定位分為：品牌定位、產品定位、效勞定位、形象定位、競爭市場定位、產品分銷定位、廣告定位、組織職能定位。八、關聯(lián)理論 籌劃的精髓在于關聯(lián)。 籌劃人在解決問題和實現

58、目的的一切憑借都可以被稱之為資源，籌劃人可以操作的事物單元我們稱之為要素，對要素和資源創(chuàng)意性的關聯(lián)就是創(chuàng)意性的籌劃。 一切籌劃的技巧和謀略就在于關聯(lián)的技巧和謀略。任何孤立存在的事物是沒有任何意義的。事物的意義在于事物之間的關聯(lián)性，事物與事物之間存在著各種各樣的關聯(lián)方式，不同的關聯(lián)方式代表了不同的價值。第三節(jié) 會議籌劃的根本要素一、會議產品要素會議主題與議題會議場地與會議室布置會議發(fā)言人 會議通知事務安排會議專業(yè)活動住宿安排餐飲活動學術訪問安排社會活動安排會議附設展覽會議的可進出性 二、會議籌劃要素會議籌劃有諸多要素：會議目標、人選和會議的運做。要使會議成功，就必須使這三個要素彼此一致。 1目標

59、：籌劃委員會要有一個具體的目標，對籌劃委員會的要求是否有書面落實？籌劃委員會的各個操作領域是否有具體的指派？籌劃委員會與承辦者之見的關系是否明確？籌劃委員會應想誰負責？會議結束時委員會合時結束使命？ 2人選：籌劃委員會的成員是否要從主辦組織內部選??？籌劃委員會成員是志愿者還是指派？是否存在選擇籌劃委員會成員的現成過程？ 3運作：籌劃的預算，前期是否進行會場實地考察？成員多久聚會一次？是否負責設計評估？ 是否要建立一定的人際關系？工作過程是否要被紀律下來以備將來會議參考。以上等等因素共同決定了一個完整的會議的進行！可見會議的籌劃是何等的重要。三、會議籌劃內容1、會議立項籌劃2、會議工程品牌形成籌

60、劃3、會議工程實施方案籌劃4、會議相關活動籌劃5、招商宣傳籌劃第四節(jié):會議相關文件證件準備一、擬發(fā)會議通知二、準備會議文件、證件三、制作會議簡報四、制定會議標準一、 會議通知會議通知就是把所要召開的會議的各種信息以廣告、小冊子、通訊報道、網頁等形式公開告示潛在的會議參加者，以吸引其注意并爭取其參加的一種會議宣傳、促銷方法。一、第一輪通知first announcement主要告示大家關于舉辦會議的根本信息，讓各地相關人士知道這個會議所舉辦的時間when地點(where)、內容what,誰who何故why至少有如下內容：會議的目的與主題what會議的日期when會議的地點where會議的聯(lián)絡途徑