淺議學(xué)校檔案的收集與管理

1、淺議學(xué)校檔案的搜集與管理摘要：學(xué)校檔案的搜集是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)，文件材料搜集不全，就會直接影響歸檔文件的質(zhì)量。因此，在進(jìn)展文件材料的搜集時，要確定專人，及時到學(xué)校各部門查找，不能等、靠，要主動把各級部、各教研組以及辦公室每學(xué)年的檔案材料搜集齊全。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化老師隊伍，進(jìn)步辦學(xué)程度都具有非常重要的意義。關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案搜集管理檔案的建立是一個循序漸進(jìn)的過程，檔案工作是非?，嵥榈?。那么，資料搜集工作就是檔案工作的起點，沒有文件資料的搜集工作，就沒有完好、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案。而學(xué)校檔案館所管理的所有檔案，并不都是由檔案館自己形成的，它

2、們是學(xué)校各個部門在日常工作中形成的有利用價值的文件，這些文件分散在各個管理和教學(xué)部門，不搜集起來，時間一長就有可能散失。如何做好學(xué)校檔案搜集工作，筆者認(rèn)為抓好以下幾個環(huán)節(jié)很有必要：一、健全檔案搜集制度學(xué)校要把檔案管理工和列入重要議事日程，認(rèn)真組織好?檔案法?學(xué)習(xí)與宣傳活動，進(jìn)步檔案管理工作人員素質(zhì)，建立健全學(xué)校檔案管理工作制度，克制工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時性的原那么，實現(xiàn)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)性。做好學(xué)校的檔案工作的根本要求就是要強(qiáng)化檔案管理意識。促使全校教職工增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案，人人支持檔案搜集工作的氣氛。二、明確檔案搜集范圍但凡反映本校重大工作與活動，具有考察利用價值的文字

3、，聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必需要求字跡、圖像明晰，書寫工整，所有會議記錄和文字材料均制止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水書寫。如用 紙打印的必須進(jìn)展復(fù)制。三、進(jìn)展科學(xué)分類學(xué)校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案包括財會檔案、基建檔案、聲像檔案和實物檔案。以教學(xué)類檔案為例，可分為以下條目：一是教學(xué)管理的文件包括上級教學(xué)管理指導(dǎo)性文件、學(xué)校的教學(xué)工作方案、總結(jié)、報告、規(guī)章制度和統(tǒng)計材料等；二是教學(xué)改革方面的文件材料；三是有關(guān)教學(xué)與教學(xué)理論的文件材料包括教學(xué)方案、大綱、考試管理材料；四是學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實驗室建立的文件材料；五是有關(guān)教研室活動的材料；六是優(yōu)秀

4、教案、課件；七是師生獎懲材料；八是各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材；九是學(xué)生管理工作的文件材料。確定了類目，按其中的每一條款準(zhǔn)備一個卷盒或卷夾，并做好標(biāo)識，貼在準(zhǔn)備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或搜集上來的資料“對號入座，歸入相應(yīng)的卷盒內(nèi)，以備查找。四、注重搜集方式與方法1.平時搜集。根據(jù)文件材料的承辦、形成運(yùn)轉(zhuǎn)情況，在辦理完畢后，應(yīng)及時搜集。如收文、發(fā)文；請示、批復(fù)；學(xué)校與有關(guān)單位及個人簽定的各種合同、協(xié)議；開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、運(yùn)動會等各種會議材料。2.定期搜集。對于平時搜集有困難的各種文件材料，應(yīng)根據(jù)其形成的實際定期適時搜集，以防散失。如每學(xué)期的方案、總結(jié)、大事記，教研

5、活動記錄、各類專題講座、黨代會、團(tuán)學(xué)代會等。3.年終搜集。每年年終時，各處室指導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員對應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)展一次大清查、清退，移交給負(fù)責(zé)立卷歸檔人員，以保證應(yīng)歸檔文件材料齊全、完好。如：職稱評定材料、教職工名冊、黨員名冊、各類師生獎懲材料、修訂的規(guī)章制度、學(xué)校及各系、處室在各項工作、活動中形成的方案、總結(jié)、報告和活動過程的資料等。五、確保檔案搜集效果檔案搜集工作要做到兩點：一是檔案材料搜集要及時、齊全、完好；二是要確保搜集的渠道暢通，信息靈敏。作為學(xué)校的檔案管理員，在檔案搜集工作中，必須具有參與意識，可以像“記者一樣，隨時關(guān)注學(xué)校大事，在日常實際工作中，與學(xué)校指導(dǎo)、各處室加強(qiáng)溝通與交流，做

6、到“三勤：一是嘴勤，工作中，每當(dāng)校指導(dǎo)或各部門負(fù)責(zé)人外出開會回來，檔案管理人員要及時詢問他們有沒有帶回來要?dú)w檔的文件，以便及時登記保存，防止遺失。二是手勤，校指導(dǎo)或上級指導(dǎo)在會議上的講話稿件要及時搜集，必在時要做好講話記錄，會后認(rèn)真整理形成講話稿，再一并歸檔。三是腿勤，對學(xué)校重大活動形成的材料，待活動完畢后，要主動搜集歸檔，確保及時、齊全、完好地搜集各類文獻(xiàn)資料。檔案的價值在于利用，為教學(xué)第一線效勞，為社會效勞，在搞好學(xué)校檔案搜集工作的同時，要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)與利用，采取多種形式和方法，加強(qiáng)檔檔案的提供利用工作，讓檔案信息資源更好地為學(xué)校教學(xué)和管理工作發(fā)揮更大、更好的作用，通過主觀努力把檔案效勞進(jìn)步到一個新的程度，為學(xué)校的開展做出應(yīng)有的奉獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)：1王莉.談學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建立j鎮(zhèn)江高專學(xué)報2022，