檔案管理系統(tǒng)使用說明

1、檔案管理系統(tǒng)使用說明1.打開IE瀏覽器，在地址欄輸入“ HYPERLINK 33/ t _parent 33/”，打開檔案管理系統(tǒng)登陸頁面，輸入您的用戶名和密碼。進(jìn)入“檔案信息管理”頁面后，打開檔案表中的“系統(tǒng)設(shè)置”，重新設(shè)置密碼。2. 點(diǎn)擊“檔案管理”，進(jìn)入檔案管理界面，點(diǎn)擊“創(chuàng)建”，進(jìn)行檔案表的設(shè)置。檔案表創(chuàng)建完成后，可以添加檔案信息。（1）添加案卷。 在“編輯檔案信息主頁面”中點(diǎn)擊“添加案卷”按鈕，在“添加案卷”對話框中輸入如下內(nèi)容：一級類目為歸檔材料的所屬類別。如黨群綜合材料填“DQ11”，行政后勤類材料填“XZ15”、科研綜合類材料填“KY11”等。具體所屬類別劃分見附件1。二級目錄

2、：填入案卷所對應(yīng)的年份，例如2007、2013等。實(shí)體分類號：由年份+分類號組成，參照棗莊學(xué)院檔案實(shí)體分類辦法、棗莊學(xué)院文件材料歸檔范圍及保管期限表等進(jìn)行劃分, 例如2013年學(xué)院行政綜合類文件，其實(shí)體分類號為2013-XZ11。卷/盒號每一年從“1”開始。“保管期限”參照“歸檔范圍及保管期限表”，分為永久、長期、短期、30年、10年”。根據(jù)我們的實(shí)際情況，我們選擇為永久或30年?！懊芗墶庇蓺w檔部門確定，一般文件材料為“內(nèi)部”，重要的可設(shè)為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等密級?！罢}名”為整個(gè)案卷的文件內(nèi)容的概括。比如，棗莊學(xué)院2013年行政綜合類文件?！暗谝回?zé)任者”為文件署名單位，多個(gè)單位從第

3、二個(gè)開始錄入“其他責(zé)任者”項(xiàng)，多個(gè)單位之間用“/”號隔開。起止時(shí)間為案卷內(nèi)文件所跨度的時(shí)間，比如20130102-20130630. 下圖為相關(guān)著錄信息，可供參考。（2）添加文件。案卷添加完畢后，進(jìn)行文件信息的著錄。在“編輯檔案信息主頁面”中點(diǎn)擊“添加文件”按鈕，在“添加文件”對話框中所輸入如下內(nèi)容：一級目錄、二級目錄及實(shí)體分類號：輸入要求參見“添加案卷”中的要求，內(nèi)容相同。文件案卷號及件號：案卷號+文件號，案卷號是指該案卷（盒）所對應(yīng)的序號，文件號每卷案卷從.0001開始。第一個(gè)案卷（盒）中的第一個(gè)文件，編號應(yīng)為1.0001. 第二個(gè)文件為1.0002以此類推。系統(tǒng)自然增加，無須手動(dòng)輸入?！?/p>

4、頁數(shù)”為文件的具體頁數(shù)。“文件時(shí)間”為文件材料的形成時(shí)間，用8位數(shù)字表示，如“20090608”?？墒謩?dòng)輸入，也可按照后面的日期選項(xiàng)進(jìn)行選擇?！拔奶?、圖號”中“文號”為收發(fā)文件的文號，例如“棗院政字200911號”，其中的括號統(tǒng)一用半角的“ ”。 當(dāng)?shù)谝环菸募浲戤吅?，繼續(xù)點(diǎn)擊“添加文件”，一級類目、二級類目、實(shí)體分類號、案卷及件號無需進(jìn)行著錄，只需對正題名、期限、頁數(shù)、文件時(shí)間、文號等進(jìn)行修改即可同時(shí)，為了方便管理，我們采用流水形式進(jìn)行編號。比如2013年行政綜合類文件有2盒（卷）60件，, 第一個(gè)案卷（盒）中的第一個(gè)文件，編號應(yīng)為1.0001. 第二個(gè)文件為1.0002第30個(gè)文件未1.

5、0030；第二卷（盒）第一個(gè)文件的系統(tǒng)編號為1.0031，此時(shí)，需要將1.0031手動(dòng)改為2.0031，后面編號由系統(tǒng)自動(dòng)生成。或者按照系統(tǒng)自動(dòng)生成的案卷及件號排列下去，等全部著錄完之后，再選擇需要變動(dòng)的文件，直接通過“輔助組卷”的“盒/案卷號”進(jìn)行調(diào)整。如下圖所示。一級類目、二級類目、實(shí)體分類號、案卷號及件號、保管期限、密級、正題名、第一責(zé)任者、頁數(shù)、文件時(shí)間、文號、圖號、載體、文本、文種為必填項(xiàng)。下圖為相關(guān)著錄信息，可供參考。備注：在添加案卷和文件的過程中，如果瀏覽器版本過高，可能會(huì)出現(xiàn)無法“添加”時(shí)，應(yīng)對瀏覽器的兼容性進(jìn)行設(shè)置，點(diǎn)擊“工具”的“兼容性設(shè)置”，將“33”添加至“兼容性設(shè)置網(wǎng)

6、站”。 如下圖所示。3.電子文件上傳?？赏ㄟ^點(diǎn)擊文件著錄界面的“全文”或編輯界面的“全文”，進(jìn)行電子文件的上傳。上傳方式：一般選擇為“上傳整個(gè)文件”；提取全文：根據(jù)實(shí)際情況選擇“將附件內(nèi)容追加到全文”或“用附件內(nèi)容替換全文”。下圖為電子文件上傳界面。如果將所有文件目錄著錄完畢，在進(jìn)行相應(yīng)的電子文件上傳。則可以采用批量文件上傳。此時(shí)，在“檔案文件信息管理”界面，選擇“上傳文件”。打開界面，批量選擇需上傳的電子文件。注：提取全文方式一般選擇為：“提取并替換”或“提取并追加”；上傳方式選擇為“無”，掛接方式一般為“文號”或“題名”。具體如下圖所示。4. 打印目錄。依據(jù)自身需要選擇合理的打印范圍,可點(diǎn)

7、擊“打印當(dāng)前”或“打印所有”。進(jìn)入打印界面，可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇需要打印的目錄格式，如棗莊學(xué)院文件目錄、棗莊學(xué)院案卷目錄、棗莊學(xué)院卷內(nèi)文件目錄。在“自定義打印選擇”中，根據(jù)需要選擇打印范圍、案卷列表等內(nèi)容；在打印頁面設(shè)置中，根據(jù)需要選擇紙張、邊距、頁面等設(shè)置。一般紙張默認(rèn)為“A4橫向”.最后點(diǎn)擊“EXCEL打印”。若需要導(dǎo)出相關(guān)目錄，則點(diǎn)擊“EXCEL導(dǎo)出”。 打印目錄應(yīng)對瀏覽器的Internet選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，如下圖所示。正常打印，為下圖所示。若設(shè)置不正確，則會(huì)出現(xiàn)下圖所示情況。附件1：歸檔材料的所屬類別劃分文件內(nèi)容所屬類別文件內(nèi)容所屬類別黨群類黨務(wù)綜合DQ11紀(jì)檢、監(jiān)察DQ12組織DQ13

8、宣傳教育DQ14統(tǒng)戰(zhàn)DQ15工會(huì)DQ16團(tuán)委DQ17行政類行政綜合XZ11人事XZ12審計(jì)XZ13保衛(wèi)XZ14后勤XZ15檔案、圖書XZ16教學(xué)類教學(xué)綜合JX11學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)JX12招生JX13學(xué)籍管理JX14課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐JX15學(xué)位JX16畢業(yè)生JX17教材 JX18科研類科研綜合類KY11科研項(xiàng)目類KY12產(chǎn)品類產(chǎn)品綜合類CP11產(chǎn)品項(xiàng)目類CP12基建類基建綜合類JJ11基建項(xiàng)目類JJ12設(shè)備類設(shè)備綜合類SB11儀器設(shè)備種類SB12出版類出版綜合類CB11出版物項(xiàng)目CB12外事類外事綜合類WS11出國、留學(xué)等WS12財(cái)會(huì)類財(cái)會(huì)綜合類CK11會(huì)計(jì)報(bào)表CK12會(huì)計(jì)賬簿CK13會(huì)計(jì)憑證CK14工資清冊CK15實(shí)物類字畫 SW12證書SW13牌匾