企業(yè)文件管理規(guī)章制度

1、21/17文件治理制度目的文件治理是企業(yè)治理的一個(gè)重要組成部分，歷年文件能夠體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)創(chuàng)立、進(jìn)展、壯大的歷史過(guò)程，是公司日常運(yùn)作及參與各種法律行動(dòng)的重要依據(jù)。為了確保工廠各部門(mén)有效地制作、宣傳、執(zhí)行、修改、保管文件，幸免資料遺失，使各種治理措施和指令落到實(shí)處，并具有連貫性，結(jié)合工廠的實(shí)際情況特制定本制度：適用范圍本治理制度適用工廠各部門(mén)各種文本文件，電腦文件，電子文件及專(zhuān)門(mén)裁體文件，但不包括人事檔案文件。（注：專(zhuān)門(mén)裁體文件包括但不限于照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、磁帶、CD、VCD、工程藍(lán)圖）治理組織與權(quán)責(zé)工廠制作，頒發(fā)的所有文件由行政人事部安排文職人員治理（注：今后公司進(jìn)展壯大了，應(yīng)專(zhuān)

2、門(mén)設(shè)立文管中心或檔案中心），其要緊工作職責(zé)與權(quán)限如下：（1）、負(fù)責(zé)工廠內(nèi)所有文件的收集、整理、登記、保管、維護(hù)、借閱及作廢文件的銷(xiāo)毀審核工作。（2）、負(fù)責(zé)監(jiān)查其它各部門(mén)文件有效性，歸檔、保管、維護(hù)工作，各部門(mén)必須全力予以配合。（3）、嚴(yán)格執(zhí)行及遵守文件治理制度，關(guān)于違反本制度的，文件治理人員有權(quán)提出批判，制止或糾正，情節(jié)嚴(yán)峻者可呈報(bào)行政人事經(jīng)理予以處罰。（4）、嚴(yán)格執(zhí)行文件治理的借閱程序，有權(quán)拒絕未經(jīng)申請(qǐng)批準(zhǔn)的文件借閱者，有權(quán)拒絕非權(quán)限范圍內(nèi)的文件借閱者，有權(quán)拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)擅自復(fù)印文件人員收回已復(fù)印的文件，有權(quán)追究借閱后缺損文件人員的責(zé)任。（5）、嚴(yán)格遵守及執(zhí)行工廠檔案的保密制度。各部門(mén)要指定文

3、職人員保管該部門(mén)制作頒發(fā)的文件，其要緊工作職責(zé)與權(quán)限如下：（1）、熟練掌握文件治理制度，了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)。（2）、負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的登記、打印、復(fù)印、保管、分發(fā)的具體實(shí)施及過(guò)期無(wú)效文件的回收、作廢、銷(xiāo)毀實(shí)施工作。（3）、依照文件分類(lèi)原則，對(duì)本部門(mén)內(nèi)所有文件進(jìn)行文本立案及電腦立案登記。（4）、負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)所有文件原稿及電子備份文件的收集和整理。（5）、負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)業(yè)務(wù)客戶(hù)、關(guān)系客戶(hù)的資料收集，整理立案。發(fā)送至總經(jīng)理室保存期限永久保存版次第1版密級(jí)機(jī)密生效日期2002年10月制訂李再魁審核批準(zhǔn)文件的分類(lèi)，分類(lèi)原則，部門(mén)編號(hào)，打印格式1、依照工廠的實(shí)際情況，內(nèi)部文件按如下性質(zhì)分為A、B、C三類(lèi)文件

4、：（1）、A類(lèi)文件：是指各類(lèi)治理手冊(cè)和規(guī)章制度，是工廠的差不多法，是為加強(qiáng)內(nèi)部治理，提高治理效率而對(duì)內(nèi)部各種行為進(jìn)行規(guī)范而形成的具有普遍約束力的文件，這類(lèi)文件必須永久保存，并按規(guī)定的格式打印，A類(lèi)文件的編寫(xiě)一般須具備但不限于五個(gè)要素：目的，適用范圍，治理組織與權(quán)責(zé)，治理規(guī)定，附表（見(jiàn)附表一）。（2）、B類(lèi)文件，是指一般性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、獎(jiǎng)罰通報(bào)或未經(jīng)完善整理的緊急性文件或規(guī)定，此類(lèi)文件需按確定的格式打?。ㄒ?jiàn)附表二），通過(guò)半年或一年時(shí)刻的試用，整理，合并，匯編成A類(lèi)文件，要作廢。（3）、C類(lèi)文件指部門(mén)之間的溝通性文件，如備忘錄、工作總結(jié)、評(píng)比結(jié)果的公布等只在短期內(nèi)起臨時(shí)

5、性約束作用的文件，格式不限。（4）、傳真件發(fā)送時(shí)須具備如下要點(diǎn)：收件單位（收件人）、發(fā)送單位（發(fā)送人）、發(fā)文日期、發(fā)文編號(hào)、頁(yè)數(shù)、主題、要緊內(nèi)容，見(jiàn)附表三。（5）、會(huì)議記錄須具備如下要點(diǎn)，會(huì)議時(shí)刻、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議記錄、參會(huì)人員、主持人、會(huì)議內(nèi)容格式參照附表四。（6）、本制度中未提及的文件制作格式，可依照實(shí)際情況自行酌情制作。編號(hào)格式：CLF+部門(mén)+文件類(lèi)不+年號(hào)+順序號(hào)，CLF指東菱工廠，部門(mén)以該部門(mén)的簡(jiǎn)稱(chēng)，例如文件治理制度的編號(hào)為CLF行A2002/001文件的第一頁(yè)下面有一表格，講明如下內(nèi)容，發(fā)送部門(mén)，保存期限，生效日期，版次，頁(yè)次，制訂人，審核人，批準(zhǔn)人，如本文式樣。對(duì)外文件包括但不限于

6、各類(lèi)公函，報(bào)刊，雜志，信件，傳真資料。內(nèi)部文件的收集整理。文件經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后正本由本部門(mén)整理歸檔建立案卷目錄進(jìn)行登記，如需發(fā)送其它部門(mén)的由文件制作部門(mén)復(fù)印發(fā)送。文件的公布應(yīng)在生效日期前，便于執(zhí)行者熟悉文件內(nèi)容。文件治理員應(yīng)做好文件公布?xì)w檔登記（見(jiàn)附表五），登記表必須與文件正本一齊裝釘歸檔，并于每月月底收集整理歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作活動(dòng)中形成的文件由主辦單位收集歸檔。工廠主辦的公共活動(dòng)，以項(xiàng)目方式整理檔案，并由活動(dòng)主辦部門(mén)于活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成資料整理歸檔。文件治理員負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在對(duì)外社會(huì)活動(dòng)交往中的客戶(hù)資料（包括客戶(hù)名稱(chēng)，公司名稱(chēng)，職銜，聯(lián)絡(luò)地址，電話，傳真，業(yè)務(wù)內(nèi)容

7、）整理后歸檔。對(duì)外文件的收集整理。所有外來(lái)信件，報(bào)刊，雜志，公函等經(jīng)郵遞員送至保安室后，由保安分類(lèi)，屬于工廠的文件在收件后20分鐘送交行政部，屬于職員的在白板上公布職員姓名至保安室簽名領(lǐng)取，如沒(méi)有注明收件人姓名的，交由行政人事部處理。依照部門(mén)業(yè)務(wù)類(lèi)型分不建立外來(lái)文件檔案，并于外來(lái)文件案卷目錄中逐一登記，報(bào)部門(mén)經(jīng)理或總經(jīng)理審核，批復(fù)后，正本存本部門(mén)，并作好文件公布日期登記，登記表與文件正本一并裝訂。文件的簽批權(quán)限所有A類(lèi)文件必須經(jīng)總經(jīng)理簽署方可生效，否則視為無(wú)效文件。所有人事任免，重要政令，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽署才能生效。各部門(mén)職責(zé)范圍之內(nèi)的工作指令，獎(jiǎng)罰通報(bào)由部門(mén)經(jīng)理簽署即可生效。部門(mén)主管及主

8、管以下人員一般不得跨部門(mén)簽署指令性文件命令，工作指示等文件。借閱規(guī)定本部門(mén)人員如需查閱文件檔案，不可擅自開(kāi)啟文件柜查找，而必須填寫(xiě)文件借閱單(附表六)至文管員處辦理手續(xù)后，方可借閱查找。如借閱其他部門(mén)的文件，則須通過(guò)部門(mén)之間的文件治理員辦理借閱手續(xù)，跨部門(mén)職員與文件治理員不發(fā)生直接的關(guān)系。借閱的文件檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，否則必須辦理續(xù)借手續(xù)。文件的銷(xiāo)毀對(duì)已到期或無(wú)保存價(jià)值的文件要及時(shí)予以銷(xiāo)毀，具體要求如下：（1）、填寫(xiě)預(yù)備銷(xiāo)毀的文件清單、文件名稱(chēng)、銷(xiāo)毀緣故、期限，交公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀。（2）、對(duì)銷(xiāo)毀文件必須有兩個(gè)以上人員在場(chǎng)，待文件被完全銷(xiāo)毀方可離去。未結(jié)算、有爭(zhēng)議、有可疑的文件、尤

9、其是合同、各種財(cái)務(wù)憑證、收發(fā)貨憑證等不得銷(xiāo)毀，確實(shí)需要銷(xiāo)毀的必須征詢(xún)專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)并經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。差不多作廢的文件，資料一上律蓋上“作廢”章，作廢的文件除留一份存底外，全部銷(xiāo)毀。違規(guī)處罰標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)違規(guī)內(nèi)容處罰標(biāo)準(zhǔn)人為毀壞文件開(kāi)除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償致使保密文件泄密開(kāi)除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償有意篡改文件內(nèi)容，開(kāi)除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償損壞文件或積壓文件記小過(guò)一次遺失文件記中過(guò)一次未按規(guī)定時(shí)刻歸還文件記小過(guò)一次非法獵取文件開(kāi)除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償未經(jīng)同意擅自在工廠公告欄張貼文件記大過(guò)一次撕毀工廠公告（信息）欄文件開(kāi)除附表一：A類(lèi)文件格式順德市東菱集團(tuán)有限公司（隸書(shū)小二號(hào)字）

10、東菱裝修材料廠（隸書(shū)小二號(hào)字）文件名稱(chēng)（黑體二號(hào)字）文件編號(hào)（黑體五號(hào)字）目的（小標(biāo)題用黑體四號(hào)字，標(biāo)題下的內(nèi)容用小四號(hào)黑體字）適用范圍治理組織與權(quán)責(zé)治理規(guī)定 1、 2、 3、（小點(diǎn)開(kāi)頭對(duì)齊）附表二：B類(lèi)文件格式順德市東菱集團(tuán)有限公司（隸書(shū)小二號(hào)字）東菱裝修材料廠（隸書(shū)小二號(hào)字）通 告（黑體二號(hào)字）文件編號(hào)：（黑體五號(hào)字）內(nèi)容（黑體小三號(hào)字）部門(mén)名稱(chēng)日期附表三：傳真件格式順德市東菱集團(tuán)有限公司東菱裝修材料廠致： （收件單位或收件人） 編號(hào)：由： （發(fā)送單位或發(fā)送人） 日期：主題： 頁(yè)次：內(nèi) 容附表四：會(huì) 議 記 錄一、時(shí)刻： 年 月 日 時(shí)二、地點(diǎn)：三、出席：四、缺席：五、主持：六、記錄人：七、內(nèi)容：會(huì) 議 內(nèi)