檔案管理數(shù)字化微報告

1、目 錄Part 01政策要求Part 02發(fā)展背景Part 05檔案管理現(xiàn)狀Part 04市場痛點(diǎn)Part 03范疇與定位Part 06檔案管理流程Part 07檔案管理服務(wù)商1. 政策要求2019年11月27日，國務(wù)院總理李克強(qiáng)主持召 開的國務(wù)院常務(wù)會議明確提出 “明年底前， 實現(xiàn)增值稅專用發(fā)票電子化”。20206號 關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知 明確指出，以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬 歸檔依據(jù)的，必須同時保存該紙質(zhì)件的電子會計憑證。2022年三月，國家檔案局印發(fā)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知電子檔案的推廣與檔案管理數(shù)字化勢在必行發(fā)票電子化電子發(fā)票

2、，電子歸檔規(guī)范有序開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作第一批：2017年，國家檔案局聯(lián)合發(fā)改委選定33家企業(yè)開展企業(yè) 電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)，已全部驗收。主要以市政和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目為代表，其順利驗收標(biāo) 志著電子檔案從技術(shù)上已經(jīng)成熟可行。第二批：2018年選定27家企業(yè)，已全部驗收。第二批以能源、制造業(yè)企業(yè)為主，基于工程管理信息化 平臺及大數(shù)據(jù)技術(shù)的電子檔案管理已經(jīng)具備技術(shù)能力；第三批：2022年確定38個項目為第3批試點(diǎn)項目。新增機(jī)場、港口、市政、環(huán)保、設(shè)備制造等10種類型的 項目；申報項目整體信息化水平相較以往也有較大提升；一、要健全業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范，推動建立完 善的業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔

3、管理制度和技術(shù)規(guī)范；二、要完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能，保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)能 夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、 整理、歸檔工作；三、要推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效銜接，通過 歸檔接口實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的信息交 互和集成；四、要不斷提升數(shù)字檔案資源建設(shè)質(zhì)量和管理水 平，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔全流程安全可控、科學(xué)規(guī) 范管理。多類型項目試點(diǎn)推進(jìn)順利地方試點(diǎn)四川省檔案館、海南省檔案 館等已開展電子檔案管理試點(diǎn)與推廣工作，確保檔案的企完整性、安全新和可共享性。業(yè)試點(diǎn)交通運(yùn)輸部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家 檔案局關(guān)于印發(fā)建設(shè)項目 電子文件歸檔和電子檔案管 理暫行辦法的通知。行業(yè)試點(diǎn)2018 年， 國家檔案 局以市政項目、水

4、 利工程項目等基礎(chǔ) 設(shè)施建設(shè)項目為試 點(diǎn)， 逐步推廣電子 檔案管理的建設(shè)和 運(yùn)用。國家試點(diǎn)2. 發(fā)展背景35,44640,54842,45553,47058,64265,06365,37175,05182,85191,7909.132.7100.5246.0499.720182017201920202021E電子發(fā)票開具數(shù)量規(guī)模及預(yù)測（億張）國家綜合檔案館館藏檔案(萬卷、萬件)2.33.03.95.19.1%20198.8%2017201820209.3%20219.9%6.62017-2021 年我國數(shù)據(jù)產(chǎn)量及全球占比情況我國數(shù)據(jù)產(chǎn)量（ZB）我國數(shù)據(jù)產(chǎn)量在全球占比9.6%當(dāng)前已歸檔、未來待歸

5、檔的各類檔案數(shù)量龐大2020年國家綜合檔案館館藏檔案數(shù)量達(dá)91789.8萬卷、萬件，隨著檔案館開始實現(xiàn)電子檔案與實物檔案同步接收，預(yù)計未來幾年館藏數(shù)量會有大幅增長。20112012201320142015隨著發(fā)票電子化政策以及電子發(fā)票電子存檔規(guī)范的推行，百億乃至千億規(guī)模的電子發(fā)票及相關(guān)憑證需要電子存檔。20162017201820192020隨著我國數(shù)據(jù)產(chǎn)量的不斷增長，需要電子存檔的業(yè)務(wù)、財務(wù)等數(shù)據(jù)也在隨之增加，未來電子檔案數(shù)據(jù)量也將成為一個龐大的數(shù)量級。3. 范疇與定位檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)的區(qū)別管理主體檔案：包括：會計檔案、紙質(zhì)檔案、業(yè)務(wù)檔案等文檔：業(yè)務(wù)發(fā)展過程中產(chǎn)生的各類文檔、流程、

6、規(guī)定、說明等核心安全、規(guī)范、穩(wěn)定統(tǒng)一、共享、易用特點(diǎn)“不能出問題”有采集、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等多 項要求“必須用起來”應(yīng)當(dāng)確保盡量自動采集，保障文檔全面的收集，來源不能遺漏、 分享不能空缺類型格式一般為紙質(zhì)檔案和標(biāo)準(zhǔn)電子文件一般為非結(jié)構(gòu)化的文檔和數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)成果接收與管理知識管理系統(tǒng)知識資產(chǎn)匯聚與共享定位有限歸檔：主要收集有歸檔要求的檔案文件以及業(yè)務(wù) 發(fā)生結(jié)果的憑證文件應(yīng)存盡存：主要收集業(yè)務(wù)發(fā)生過程中本地的、協(xié)作的、系統(tǒng) 的、外來的文檔范圍要求強(qiáng)制性要求高滿足合規(guī)與管理要求強(qiáng)制性要求低滿足共享與創(chuàng)新要求4. 市場痛點(diǎn)財務(wù)合規(guī)難、業(yè)務(wù)連續(xù)性難以保證，需要快速響應(yīng)新規(guī)與業(yè)務(wù)

7、迭代財務(wù)：合規(guī)業(yè)務(wù)：連續(xù)大量電子發(fā)票原件需要存?zhèn)鹘y(tǒng)的電子發(fā)票歸檔流程中員工打印電子發(fā)票，將電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件粘貼在報銷單后交給財務(wù)，財務(wù)進(jìn)行歸檔，很多企業(yè)未保存電子發(fā)票原件，也不知道如何對應(yīng)保存。電子發(fā)票、紙質(zhì)發(fā)票該怎么一起管由于處在發(fā)票電子化改革的初期，企業(yè)存在著既有紙質(zhì)發(fā)票又有電子發(fā)票的情況， 不知道該怎么進(jìn)行進(jìn)行電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票的聯(lián)動管理，并滿足建立紙電資料檢索 關(guān)系的合規(guī)性要求。會計憑證怎么安全高效的查閱在傳統(tǒng)歸檔模式下，企業(yè)在應(yīng)對內(nèi)、外部審計過程中，財務(wù)人員需耗費(fèi)大量時間去 庫房翻找憑證，導(dǎo)致應(yīng)對審計效率低，會計檔案的借閱安全性無法有效保障。如何保障安全長久的保存檔案安全性是保障

8、檔案真實、完整、可用、安全、有效的前提。電子檔案同樣面臨著長期保管的問題，一旦發(fā)生技術(shù)變革、服務(wù)商經(jīng)營不利、軟硬件故障等情況可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)壞死。不能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞等影響。采集難檔案來自于多個系統(tǒng)，相對分散，收集工作耗時耗力。錄入難管理難企業(yè)檔案管理缺乏關(guān)聯(lián)性，完整性差，檔案資料繁多，歸檔類目模糊，檔案 跨部門利用困難。重復(fù)錄入電子檔案，信息管理混亂，歸檔管理人員工作負(fù)擔(dān)重。查閱難規(guī)范化歸檔的鑒定、借閱、查詢、銷毀流程復(fù)雜，需要層層審批，無法及時調(diào)取/查閱相關(guān)檔案，使用者借閱效率低。整理難類目層級多，操作困難，文件可檢索載體類型少。系各統(tǒng)類， 憑 難證 以散 統(tǒng)落 一于 管各

9、 理個5. 檔案管理現(xiàn)狀需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)/文件散落在各個系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)條線售前和銷售采購生產(chǎn)庫存采購收貨銷售發(fā)貨銷售收款采購付款應(yīng)收管理總賬管理財務(wù)報表固定資產(chǎn)費(fèi)用管理發(fā)票管理薪酬管理業(yè)務(wù)數(shù)字化財務(wù)數(shù)字化檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)易查找、調(diào)用的完整業(yè)務(wù)財務(wù)檔案電子發(fā)票資金管理電子銀行回單采購訂單財務(wù)報告預(yù)算管理財務(wù)報表物資檔案結(jié)算單成本管理物資檔案工程檔案 環(huán)境保護(hù)檔案項目管理檔案 安全管理檔案CRM數(shù)據(jù)DMS數(shù)據(jù)ERP數(shù)據(jù)MES數(shù)據(jù)SRM數(shù)據(jù)HRM數(shù)據(jù)采購合同銷售合同物流平臺數(shù)據(jù)物流平臺數(shù)據(jù)人力資源管理檔案OA數(shù)據(jù)計量工作檔案質(zhì)量管理檔案收貨單入庫單采購訂單應(yīng)付管理應(yīng)付憑證發(fā)貨憑證會計賬簿檔案E

10、RP數(shù)據(jù)進(jìn)項發(fā)票供應(yīng)商信息銷項發(fā)票客戶信息經(jīng)銷商協(xié)議對賬單出庫單驗收單領(lǐng)料單 庫存/存貨檔案出口報關(guān) 單據(jù)進(jìn)口報關(guān) 單據(jù)審計記賬憑證與各類單據(jù)車票、行程單報銷憑證6. 檔案管理流程不同類型檔案管理流程大致一致，但是管理方式各有不同檔案采集歸檔保存檢索/使用檔案管理實物檔案使用OCR技術(shù)識別并錄入 實物檔案影像資料對影像資料自動分類存儲， 批量導(dǎo)入電子庫房實現(xiàn)檔案借閱、檢索、調(diào) 閱下載、索引查詢等功能根據(jù)企業(yè)需求自由配置某項 實體檔案的借閱時間電子業(yè)務(wù)檔案集成OA、HR、CRM、ERP 等多個系統(tǒng)文檔，接受合同、 訂單公文等文檔支持多種來源形式接收， 實現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件 的歸檔將不同類型的文

11、檔和數(shù)據(jù) 關(guān)聯(lián)存放基于元數(shù)據(jù)管理檔案的內(nèi)容、 結(jié)構(gòu)、背景以及整個過程安全保障電子會計檔案通過接口的方式自動采集 會計憑證、賬簿、報表等 資料同一記賬憑證的會計資料 自動成冊，并校驗完整性， 分類存儲并建立索引關(guān)系建立會計憑證元數(shù)據(jù)管理規(guī) 范，保障真實、完整、安全支持多種方式檢索，建立 建立檢索權(quán)限并對在線檢 索操作進(jìn)行記錄基于云平臺保障數(shù)據(jù)內(nèi) 容完整、存儲安全；電子檔案系統(tǒng)具備電子簽名能力， 自動加蓋電 子簽名；通過第三方進(jìn)行區(qū)塊鏈存證。充分保障電子檔案的真實性、完整性、 可用性和安全性工程電子檔案具有專業(yè)性以及成套性特點(diǎn)，需要詳細(xì)成套記錄測量數(shù)據(jù)、建設(shè)信 息以及竣工等各類圖紙、文字、影像的數(shù)據(jù)。同時每個工程項目的檔案要對后期 擴(kuò)建、維修等環(huán)節(jié)提供重要參考依據(jù)。工程電子檔案數(shù)字化通過自動化生成案卷檔號、封面、案卷目錄、備考表，并建 立基于工程項目特性的索引關(guān)系來實現(xiàn)檔案的查閱和使用。同時要完成與BIM以 及GIS等相關(guān)工程系統(tǒng)的對接，提高信息利用率和管理效率。智慧檔案館：根據(jù)現(xiàn)實中檔案館 1:1 還原布局，并可視化的對檔案進(jìn)行搜索。無 縫集成電子政務(wù)平臺的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)政務(wù)信息的快速歸檔。同時，本體與虛擬檔 案館之間數(shù)據(jù)流雙向流通，具備互操作性，有效反映庫房各種業(yè)務(wù)過程。