管理效率及其計量方法

1、PAGE 6管理效率及其計量方法熊義杰（西安理工大學工商管理學院 710048）摘要 什么是是管理效效率，管管理效率率究竟應應如何計計量，這這在學術術理論界界是一個個一直沒沒有受到到重視的的課題。本文作作者從對對管理實實質(zhì)問題題的探討討入手，認為管管理效率率就是單單位時間間內(nèi)一個個管理者者所完成成的信息息溝通量量，并據(jù)據(jù)此提出出了相應應的量化化方法。關鍵詞 管理效效率 管理實實質(zhì) 計量方方法 引言經(jīng)濟的現(xiàn)現(xiàn)代化有有賴于管管理的現(xiàn)現(xiàn)代化，經(jīng)濟的的落后歸歸根結底底是管理理的落后后。隨著著我國經(jīng)經(jīng)濟改革革的不斷斷深入，“管理出出效益”和“向管理理要效益益”可以說說已經(jīng)成成了管理理學界許許多人的的共識

2、。這其中中的道理理是不難難理解的的，因為為管理的的首要任任務，乃乃在于實實現(xiàn)各種種生產(chǎn)要要素間的的有機結結合，而而這種結結合的狀狀況如何何，就在在客觀上上決定了了每一種種生產(chǎn)要要素的利利用效率率。如果果各種生生產(chǎn)要素素的配合合不當，要實現(xiàn)現(xiàn)生產(chǎn)要要素的高高效運轉轉是根本本不可能能的。要要實現(xiàn)生生產(chǎn)要素素使用的的高效率率，各種種生產(chǎn)要要素就必必須合理理配合，而這正正是管理理的任務務所在。實際上上，從宏宏觀上優(yōu)優(yōu)化生產(chǎn)產(chǎn)要素組組合，實實現(xiàn)資源源的合理理配置和和高效運運轉，也也正是我我們目前前正在全全面實施施的經(jīng)濟濟體制改改革的實實質(zhì)性任任務所在在。然而正如如眾所周周知，由由于多方方面的原原因，我我

3、國管理理的整體體水平不不高，總總體上目目前仍然然屬于傳傳統(tǒng)管理理，這主主要的表表現(xiàn)就是是管理的的效率不不高，這這在現(xiàn)實實生活中中的例子子很多。比如，有人說說在我國國的一些些地區(qū)，一個項項目從動動議到最最后批下下來，一一般要經(jīng)經(jīng)過2000多個個關口，蓋2000多個個戳子。這樣的的管理效效率又如如何能夠夠適應經(jīng)經(jīng)濟現(xiàn)代代化的要要求呢？實踐表表明，管管理的效效率不高高這已經(jīng)經(jīng)成為障障礙我國國社會經(jīng)經(jīng)濟發(fā)展展的一個個嚴重的的制約因因素。然然而，究究竟如何何提高管管理的效效率，這這就需要要我們從從管理效效率的影影響因素素入手進進行深入入扎實的的研究工工作，這這也就必必然涉及及到如何何對管理理效率進進行評

4、價價的問題題。毫無無疑問，影響管管理效率率的因素素很多，比如管管理體制制、文化化傳統(tǒng)、生活習習慣、價價值觀念念以及人人們的行行為方式式等等，都會在在一定的的程度上上影響到到管理效效率的高高低。然然而，如如何對管管理效率率進行評評價和定定量分析析，這在在理論上上至今仍仍然是一一個沒有有很好解解決的問問題。在習慣上上，人們們通常把把管理效效率簡單單地歸結結為就是是辦事效效率，并并使用下下述簡單單的公式式來表達達1 田則林 曾令香：農(nóng)村行政管理學農(nóng)業(yè)出版社1991年3月第1版第188頁： 毫無疑問問，辦事事效率是是管理效效率的一一個重要要方面，使用這這一公式式也可以以在一定定程度上上說明辦辦事效率率

5、的狀況況。然而而在實踐踐應用中中，這一一公式的的使用卻卻存在著著許多的的問題。第一，在管理理上一個個司空見見慣的現(xiàn)現(xiàn)象便是是苦樂不不均，一一個單位位或者一一個人，在一定定的時間間內(nèi)應辦辦的事件件多少并并不完全全相同，有的多多些有的的少些。比如，有甲乙乙兩個職職能科室室，甲科科室在一一周內(nèi)應應辦的事事項是88件，實實際辦理理的是66件；而而乙科室室在一周周內(nèi)應辦辦的事項項只有22件，實實際辦理理的也是是2件，難難道我們們能說乙乙科室比比甲科室室的辦事事效率更更高嗎？顯然不不能。第第二，管管理中需需要辦理理的事項項有大有有小，有有難有易易。比如如有一位位管理者者在一周周之內(nèi)處處理了一一件非常常棘手

6、久久拖不決決的事情情，另有有一位管管理者在在一周之之內(nèi)卻辦辦理了55件相對對比較容容易的事事情，難難道我們們能說后后者比前前者的辦辦事效率率更高嗎嗎？顯然然也不能能。那么應該該怎么辦辦呢？無無疑我們們只能探探討管理理效率和和辦事效效率更科科學的測測量方法法。這一一問題長長期以來來沒有引引起人們們的更多多關注，其原因因在于，在大多多數(shù)人們們的心目目中，管管理效率率或辦事事效率就就是辦事事的速度度，這是是不言而而喻的。其實不不然，這這里涉及及到的問問題很多多，這不不僅是因因為影響響管理效效率的因因素多，而且更更重要的的是這里里的許多多因素都都很難得得量化。因此，為了能能夠全面面準確地地把握這這一問

7、題題，我們們必須首首先解決決一個首首當其沖沖的問題題，這便便是關于于管理活活動的實實質(zhì)。 管理活活動的實實質(zhì) 我們已已經(jīng)知道道，影響響管理效效率的因因素很多多，有管管理體制制、文化化傳統(tǒng)、生活習習慣、價價值觀念念以及人人們的行行為方式式等等。因此。要對管管理效率率的量化化指標做做出比較較準確的的界定，就要求求我們必必須弄清清楚管理理活動的的實質(zhì)。這不僅僅僅是探探討管理理效率量量化指標標的需要要，實際際上，要要提高管管理效率率，要從從根本上上改變我我國管理理效率不不高的現(xiàn)現(xiàn)狀，也也要求我我們必須須從根本本上弄清清楚管理理活動的的實質(zhì)。究竟什么么是管理理活動的的實質(zhì)？不同的的管理學學家必然然會有不

8、不同的看看法。但但是，這這并不妨妨礙我們們?nèi)ケM最最大可能能地認識識事物的的本來面面目。對對這一問問題的正正確認識識，涉及及到管理理的任務務、職能能和目標標。我們們已經(jīng)知知道，管管理的首首要任務務乃在于于實現(xiàn)各各種資源源或生產(chǎn)產(chǎn)要素的的有機結結合，沒沒有各種種生產(chǎn)要要素的有有機結合合，任何何有用產(chǎn)產(chǎn)品都不不可能生生產(chǎn)出來來。這一一點應該該是不成成問題的的。關于于管理的的職能，不同的的管理學學家分歧歧很大。但無論論如何，管理的的決策職職能、計計劃職能能、組織織職能、協(xié)調(diào)職職能以及及控制職職能，則則是任何何管理活活動都不不可沒有有的。另另外，有有的管理理學家還還認為，領導、指揮、激勵也也是管理理非常

9、重重要的職職能。近近年來，還有不不少的管管理學家家認為，服務也也是管理理的重要要職能。再從管管理的目目標來看看，對于于不同領領域的管管理活動動管理的的具體目目標雖然然可能不不完全相相同，但但是有一一點是肯肯定的，那就是是實現(xiàn)系系統(tǒng)的有有序運行行，力爭爭獲得盡盡可能多多的有用用產(chǎn)出。將管理理活動的的任務、職能和和目標結結合起來來思考，我們就就不難得得出結論論，管理理活動的的實質(zhì)就就是信息息的溝通通。這一一點，我我們可以以從幾個個方面得得到論證證。首先我們們知道，任何管管理活動動都是借借助于一一定的組組織進行行的，這這是不言言而喻的的。從一一個組織織的構成成要素來來看，組組織理論論的創(chuàng)始始人巴納納

10、得(CC.I.Barrnarrd 11886619961)很早就就曾經(jīng)指指出，任任何一個個組織都都是由三三個基本本要素構構成的，這就是是共同的的目標、協(xié)作的的愿望和和信息的的溝通2 日占部都美：現(xiàn)代管理論新華出版社1984年11月第1版第152頁。關于前前兩個要要素，也也就正如如毛澤東東曾經(jīng)說說過，我我們都是是來自五五湖四海海，為了了一個共共同的革革命目標標走到一一起來了了。一切切革命隊隊伍的人人，都要要互相關關心，互互相愛護護，互相相幫助。毛澤東東的這段段話，所所說的實實際上正正是一個個組織內(nèi)內(nèi)部共同同的目標標和協(xié)作作的愿望望。而信信息的溝溝通則是是通過管管理活動動才得以以實現(xiàn)的的。不管管是

11、一個個什么樣樣的組織織，這三三個方面面的要素素都是不不可或缺缺的，離離開其中中的任何何一個，任何組組織都會會成為無無序的混混沌體，而不成成其為有有序的系系統(tǒng)，尤尤其是信信息的溝溝通。我我們都知知道，自自然界中中有一個個物理現(xiàn)現(xiàn)象，叫叫做布朗朗運動，即分子子的不規(guī)規(guī)則運動動。在一一個以人人為主體體組成的的系統(tǒng)即即組織中中，如果果沒有信信息的溝溝通，其其成員就就很難了了解組織織的目標標，從而而也就很很難為實實現(xiàn)組織織的目標標而協(xié)作作，因而而組織也也就很難難得實現(xiàn)現(xiàn)有序運運行。很很顯然，如果沒沒有信息息的溝通通，任何何一個組組織中的的成員都都只能像像無頭的的蒼蠅一一樣，系系統(tǒng)的運運轉只能能是不規(guī)規(guī)則

12、的布布朗運動動。 其次，從管理理的方法法來看，我們知知道，管管理的基基本方法法包括行行政的方方法、法法律的方方法、經(jīng)經(jīng)濟的方方法和教教育的方方法等等等。從管管理活動動的實質(zhì)質(zhì)來看，這些不不同的管管理方法法其實都都是在從從不同的的角度進進行著信信息的溝溝通。行行政的方方法和法法律的方方法屬于于權威性性溝通，經(jīng)濟的的方法屬屬于利益益性溝通通，而教教育的方方法則屬屬于真理理性溝通通。因此此，在管管理中這這些方法法的有效效性程度度，實際際也就取取決于使使用相應應方法的的管理內(nèi)內(nèi)容的權權威性或或利益性性或真理理性程度度。也就就是說，行政方方法和法法律方法法的有效效性取決決于管理理內(nèi)容的的權威性性，經(jīng)濟濟

13、方法的的有效性性取決于于管理內(nèi)內(nèi)容的利利益性，而教育育方法的的有效性性則取決決于管理理內(nèi)容的的真理性性。這在在管理實實踐中是是不難理理解的。毫無疑疑問，使使用的方方法越是是有效，管理的的效率也也就越高高。很顯顯然，方方法的有有效性程程度也就就是信息息溝通的的程度。所以，管理的的效率實實際也就就歸結為為信息溝溝通的效效率。 再從管管理活動動的實踐踐來看，任何一一個組織織的有序序程度，無疑都都取決于于該組織織內(nèi)部的的全體成成員為實實現(xiàn)組織織的目標標默契協(xié)協(xié)作的狀狀況和程程度。而而這種默默契的程程度又取取決于其其全體成成員對于于組織目目標了解解和認同同的程度度。其中中，了解解的程度度必然與與組織內(nèi)內(nèi)

14、部信息息溝通的的狀況有有關，換換言之即即與對組組織目標標的宣傳傳有關。而認同同的程度度，則與與組織目目標的權權威性、利益性性和真理理性等狀狀況密切切相關。換言之之即，組組織成員員對組織織目標認認同的程程度就取取決于：（1）組織織的目標標與國家家或地區(qū)區(qū)的社會會發(fā)展和和經(jīng)濟發(fā)發(fā)展目標標是否相相一致；（2）組織織目標的的實現(xiàn)能能否為組組織成員員帶來實實實在在在的利益益；（33）組織織目標內(nèi)內(nèi)在的真真理性程程度如何何等等。當然，對組織織目標的的了解并并不等于于就是信信息的溝溝通，信信息的溝溝通是雙雙向的，而不是是單向的的，所以以只有對對組織目目標的認認同即自自覺地將將組織目目標作為為自己行行動的目目

15、標，才才算實現(xiàn)現(xiàn)了信息息的溝通通。很顯顯然，通通過各種種有效的的方式促促使組織織成員實實現(xiàn)對組組織目標標的認同同，這正正是管理理的職能能。由此此看來，管理活活動的實實質(zhì)顯然然不是別別的，正正是信息息的溝通通。因此此管理的的效率，最終也也就歸結結為信息息溝通的的效率。再次，從從管理活活動的具具體管理理對象來來看，雖雖然管理理的對象象包括了了人、財財、物、時間和和空間等等各種不不同要素素，但是是在這里里最活躍躍的因素素是人，而不是是別的。對于人人的管理理效率何何，直接接決定著著其它要要素的管管理效率率。在對對人的管管理中，管理的的效率如如何，直直接地取取決于管管理者與與管理對對象之間間的相互互溝通

16、，或者說說是人際際關系的的改善，這是不不言而喻喻的。而而人際關關系的溝溝通，無無疑是屬屬于信息息溝通的的范疇。最后，再再從管理理活動的的起源來來看，在在原始社社會在當當人們單單槍匹馬馬地從事事狩獵活活動的時時候，根根本不需需要管理理。而隨隨著集體體勞動的的出現(xiàn)，人們?yōu)闉榱诉M行行相互的的溝通和和協(xié)調(diào)，才逐漸漸地出現(xiàn)現(xiàn)了管理理。正如如馬克思思所說，一個單單獨的小小提琴手手是自己己指揮自自己，而而是一個個樂隊就就需要有有一個指指揮，以以便協(xié)調(diào)調(diào)大家的的行動。顯然，管理在在這里所所發(fā)揮的的作用主主要地也也是信息息溝通。 管理效效率的量量化指標標界定在這里，主要地地需要解解決好四四個相關關問題。第一，是

17、是信息溝溝通的內(nèi)內(nèi)容，即即怎樣才才算實現(xiàn)現(xiàn)了信息息的溝通通。在這這里，首首先需要要肯定的的是信息息溝通必必然地涉涉及到兩兩個方面面，它總總是發(fā)生生在管理理者和被被管理者者兩者之之間。另另根據(jù)有有關研究究3 張春安：管理中國人中國經(jīng)濟出版社，1996年6月第一版，1996年9月第二次印刷，第198217頁， 信信息的溝溝通一般般可分為為三種情情況：一一是需要要的滿足足，二是是態(tài)度的的改變，三是挫挫折的調(diào)調(diào)適。需需要說明明的是，這里所所說的需需要的滿滿足是管管理學意意義上的的，而不不是經(jīng)濟濟學意義義上的，也就是是說，一一個消費費者使用用屬于自自己的貨貨幣購買買商品以以滿足自自身的需需要不具具備信息

18、息溝通的的特點，不屬于于信息溝溝通的范范圍；此此外，一一個人通通過學習習和自省省所實現(xiàn)現(xiàn)的態(tài)度度轉變和和挫折調(diào)調(diào)適也不不屬于信信息溝通通的范圍圍，因為為，在這這里不存存在進行行溝通的的兩個方方面，而而信息溝溝通總是是發(fā)生在在溝通者者和被溝溝通者兩兩者之間間。也就就是說，信息的的溝通實實質(zhì)就是是在解決決問題。第二，什什么是管管理效率率，或者者說管理理效率究究竟應如如何定義義。根據(jù)據(jù)管理活活動的實實質(zhì)，如如果說管管理活動動的實質(zhì)質(zhì)是信息息溝通，那么毫毫無疑問問，管理理效率就就應該是是單位時時間內(nèi)完完成的信信息溝通通量。按按照信息息溝通的的內(nèi)容，實際上上管理效效率也可可以定義義為單位位時間內(nèi)內(nèi)解決問

19、問題的多多少。因因為，不不管是滿滿足管理理對象的的需要，還是促促使管理理對象轉轉變態(tài)度度，或者者是幫助助管理對對象進行行挫折調(diào)調(diào)適，實實際上都都是管理理者在解解決問題題。在管管理學中中，美國國管理學學家馬斯斯洛曾經(jīng)經(jīng)將人的的需要分分為五個個等級， 這些些需要都都是需要要通過管管理者的的管理活活動才可可以滿足足要求的的。而管管理者幫幫助被管管理者轉轉變態(tài)度度和進行行挫折調(diào)調(diào)適，事事實上就就是管理理者在直直接地解解決問題題。第三，是是管理效效率應如如何衡量量。我們們已經(jīng)知知道，管管理效率率其實質(zhì)質(zhì)就是單單位時間間解決問問題的多多少，而而一個問問題的解解決總會會有各種種不同的的方案，方案越越多問題題

20、的解決決也就越越復雜，就越是是需要投投入更多多的時間間和精力力。按照照這樣一一個思路路，我們們就可以以初步設設想將管管理效率率的計量量公式定定義為： （11）在這里，n表示示單位時時間內(nèi)解解決問題題的多少少，而NNi則表示示所解決決的第ii個問題題所包含含的可能能的方案案數(shù)目，Me即即為管理理效率MManaagemmentt effficcienncy，其單位位為 bbit（比特）即一個個二進制制數(shù)位（binnaryy diigitt）。該公式的的提出源源于信息息量的計計量公式式： （2）這一公式式說明，一則信信息其信信息量II的大小小，是由由它所包包含的不不確定性性數(shù)目NN決定的的，其所所包

21、含的的不確定定性越多多，其信信息量也也就越大大,對信信息的處處理也就就越復雜雜。計算算信息量量的另一一個完全全等價的的公式是是 (3)這一公式式說明，一則信信息信息息量的大大小，是是由它所所包含的的不確定定性數(shù)目目N和每每一種不不確定性性出現(xiàn)的的概率的的大小確確定的，而這兩兩者很顯顯然是成成反比例例的，即即信息內(nèi)內(nèi)容所包包含的不不確定性性狀態(tài)越越多，每每一種狀狀態(tài)發(fā)生生的概率率就越小小，相應應地其信信息量也也就越大大。這一一點與管管理過程程中信息息溝通的的情況及及其類似似。解決決一個問問題，其其可能的的方案數(shù)數(shù)越多，每一個個方案實實現(xiàn)的可可能性就就越小，相應地地工作的的難度也也就越大大，同時時

22、也就越越是需要要高效率率的工作作。這一一點我們們可以舉舉例予以以說明。例有有甲乙兩兩個職能能科室，一周之之內(nèi)應完完成的任任務事項項均為66項，實實際完成成的情況況是甲科科室完成成了5項項，乙科科室完成成了4項項，每一一項的可可能方案案數(shù)目如如下表，試分析析其工甲科室事 項 A11 A22 A33 A44 A55 A66可能方案案 2 8 4 2 4 8乙科室事 項 B11 B22 B33 B44 B55 B66可能方案案 8 4 8 166 4 2作效率情情況。不難算出出，甲科科室的工工作效率率 Mee1=99 biit，乙乙科室的的工作效效率 MMe2=12 bitt。很顯顯然，由由于乙科科室的工工作難度度大，盡盡管其所所完成的的事項數(shù)數(shù)目少，但其工工作效率率比甲科科室要高高的多。第四，是是投入產(chǎn)產(chǎn)出應如如何反映映。任何何管理活活動