SP-01文件和資料管理程序

1、文件和資料管理程序SP-01編制人：日期:審核人：日期:批準人：日期：10目的對本公司與質量/環(huán)境相關的文件和資料進行控制，以保證在質量/環(huán)境體系運行的各 個場合所使用文件和資料的有效性。2.0適用范圍適用于本公司的質量/環(huán)境體系文件以及外來文件和資料。30職責3.1質量/環(huán)境體系文件的制訂、修改和作廢職責文件 級別名稱制定審核批準收發(fā)控制部門一級質量/環(huán)境 手冊文控管理者代表總經理文控二級程序文件主管部門管理者代表總經理文控三級指導書使用部門部門經理管理者代表文控四級質量/環(huán)境 記錄、附件隨二、三級文件一同審批文控3.2外來文件和資料由各使用部門自行收集、整理，文控負責登記、發(fā)放。4.0工作

2、程序質量/環(huán)境體系文件分類（以下簡稱文件）一級文件：質量/環(huán)境手冊二級文件：程序文件三級文件：作業(yè)指導類文件，包括作業(yè)指導書、規(guī)程、檢驗標準、圖樣、規(guī)定等四級文件：質量/環(huán)境記錄、附件文件書寫規(guī)那么：421質量/環(huán)境手冊文件的封面應有擬制人、審核人、批準人的簽名及口期。程序文件封面應有擬制人、審核人、批準人的簽名及日期。三級文件、附件在首頁要有擬制人、審核人的簽名及日期。文件的歸檔管理質量/環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導類文件及質量/環(huán)境記錄表單、附件的原稿由文 控保存，并防止文件損壞或喪失。文控負責編制全公司文件一覽表，提供快速查閱的 捷徑。記錄的管理執(zhí)行記錄控制程序。各部門使用的受控文件由該

3、部門負責人指定專人管理本部門的受控文件，并每月定 期檢查本部門受控文件。文控每半年向各個部門發(fā)行文件一覽表，以供使用部門核對 是否為最新版本。文件的編號方式如下：質量/環(huán)境手冊：QMXX程序文件：XX XX流水號（0199）Q/E/SP代表質量/環(huán)境/公共程序文件三級文件編號：wiXXXXX流水號（001999）部門代碼（可省略） 作業(yè)指導書縮寫（Working Instruction）部門代碼如下:生產部業(yè)務部行政部品保部采購部SCYWXZPBCG四級文件編號：表格XX XXB XX流水號：（01-99）對應程序文件或三級文件編號文件發(fā)放與回收文控擬定文件發(fā)放范圍交管理者代表審批。按規(guī)定范圍

4、統(tǒng)一發(fā)放至各職能部門。 文件制訂后，由擬制部門將文件的電子文檔發(fā)送給文控進行更新，文控根據文件分 發(fā)部門及分發(fā)份數對文件進行復印，填寫文件分發(fā)/回收登記表對文件進行發(fā)放，文 件的持有人簽收。各級文件副本發(fā)行前，需于該文件封面或首頁明顯處加蓋“受控文件” 章。當文件持有人的文件破損、嚴重影響文件的使用，或文件喪失時，應到文控辦理更 換或補發(fā)手續(xù)。并在文件分發(fā)/回收登記表上注明原因。文件發(fā)行后，因各種原因回收，如過期、換版或更改時，文控應根據文件分發(fā)/回收 登記表回收所有的舊文件，文控保存舊版本原件，在原件正面蓋“作廢”章，回收的舊文 件均作銷毀處理。經過發(fā)行的文件，各個部門不得在上面亂寫、亂劃、

5、亂涂改或私自復印。文件的制訂、修改和廢止當公司經營方向、地址出現變化，或組織結構和部門職責出現變化時，由管理者代 表組織各部門對文件適宜性進行評審，并根據評審結果對文件進行修改。文件的制訂、修 改和廢止由文件原制訂部門或相關人員以文件更改/修訂審批表提出及說明原因，并 交文控，如有必要，由文控組織有關部門討論。文件的修改和廢止的審批按文件批準權限 執(zhí)行。作廢文件需要保存時蓋“文件作廢”章以進行標識。文件的版次質量/環(huán)境手冊的原始版本為A0,如修改某一頁，那么該頁版本為A1,累計修改10次 后，整份手冊收回，換為B0版，依次類推。程序文件及三級文件、附件的版本號由I位英文字母和1位數字構成，即XY (版本 號，修訂號)。例如：A0表示原版文件，A1表示第一次修改，依次類推。程序文件及三 級文件、附件修改累計超過1()次，應當換為B0版。版本號改變前后文件名稱須保持一致。 文件一次修訂之內容較多時或者程序發(fā)生重大變化時，文件需進行版本變更,換為B0版。外來文件和資料外來文件和資料指與本公司質量/環(huán)境體系有關的外部文件和資料，包括國際標準、 國家標準、行業(yè)標準、地方標準、R0HS要求、客戶要求等。外來文件和資料由各使用部門負責收集、整理，采用原編號，并交文控登記在文 件一覽表里。由文控填寫文件分發(fā)/回收登記表統(tǒng)一發(fā)放。在收集過程中應保證有