合同管理規(guī)定

1、合同管理規(guī)定第一章總那么第一條目的為適應多元化、集團化、規(guī)模經(jīng)濟開展的需要，為加強經(jīng)濟合同 管理，維護公司的合法權益，根據(jù)中華人民共和國經(jīng)濟合同法以 及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，結合股份公司合同管理暫行方法的規(guī) 定制定本方法。第二條范圍本方法適用于廣西XX水泥有限責任公司，以下稱“公司二本辦 法中“股份公司”是指“安徽XX水泥股份”，“集團”或“集 團公司”是指“安徽XX集團有限責任公司二第二章合同的應用第三條公司是法人單位，根據(jù)章程規(guī)定董事長是法定代表人， 對外簽訂的經(jīng)濟合同必須由法定代表人或法定代表人授權的委托代 理人簽字，加蓋公司合同專用章方能生效。未經(jīng)授權的其他人無權代 表本公司簽訂經(jīng)濟合

2、同。第四條訂立經(jīng)濟合同必須遵守國家的法律和行政法規(guī)，必須貫 徹平等互利、協(xié)商一致的原那么。第五條 經(jīng)濟合同除及時結清者外，必須采用書面形式。第六條簽訂經(jīng)濟合同應充分了解對方注冊資本、外部信譽及履 約能力，合同依法成立，即具有法律約束力，必須嚴格遵守、全面履 行。第七條經(jīng)濟合同條款齊全，權利、義務明確具體，文字表述準 確，不得使用含糊其詞、模棱兩可的文字。合同管理員辦理手續(xù)，加蓋合同專用章。由于延誤時間使公司蒙受損 失的，應追究當事人責任。第六十七條經(jīng)雙方協(xié)商同意的經(jīng)濟合同修改文件，作為原合同 相應條款的變更，與原經(jīng)濟合同有同等效力。第十六章合同糾紛的處理第六十八條 合同一旦發(fā)生糾紛，該合同的委

3、托代理人應及時詳 細地向本部門的主要負責人匯報，研究解決方案，報總經(jīng)理（常務副 總經(jīng)理）審定。第六十九條在處理各種合同糾紛時，必須按照合同的有關規(guī)定 以及國家有關法律、法規(guī)的規(guī)定辦理。第十七章合同簽訂的責任和違反合同的處分第七十條 合同簽訂部門應全面執(zhí)行本方法，認真履行其職責。 合同經(jīng)辦人或委托代理人（無經(jīng)辦人）系所簽合同的第一責任人，對 所簽合同的簽訂、履行應自始至終負責。第七十一條因違反法律和本方法行為，而給公司利益造成損失 的，相關人員應承當行政、經(jīng)濟責任，觸犯刑律的，應承當其法律責 任。第七十二條因人為失誤發(fā)生合同糾紛，致使公司權益收到損害 的，行為人應負法律、行政和經(jīng)濟責任。第七十三

4、條有以下情形之一的，對責任人酌情扣發(fā)工資（獎 金）：a.違法和違反公司規(guī)定簽訂合同的。b.簽訂的合同條款不全或不規(guī)范給合同履行造成障礙或發(fā)生糾 紛的。c.沒有代理權、超越代理權或代理權失效后簽訂合同的，但法定 代表人在一個月內(nèi)追認代理的除外。d.沒有對合同對方進行資信審查，或資信審查不認真、不準確的。e.由于合同管理部門、簽訂合同部門以及所簽合同的委托代理人（合同經(jīng)辦人）的責任原因造成我方違約的。f.對方違約給公司造成損失而未及時給予追究的。g.拒絕、阻礙合同管理人員依法執(zhí)行公務的。第十八章合同范本:.銷售合同及補充協(xié)議；.主要材料供應合同（參照工礦產(chǎn)品供銷合同）；.輔助材料招標文件；.銷售合

5、同用印申請表；.供應、綜合類合同審批會簽單；.合同付款審批會簽單；.重大合同履行報告書；.合同變更（解除）審批會簽表；.采購合同比擬表；十.銷售、采購、綜合類合同簽訂（履行）登記表。第十九章 附那么第七十四條本方法由財務處負責解釋。第七十五條 本方法自下發(fā)之日起實施。附件：XX公司合同評審會簽單（一）XX公司合同評審會簽單（二）第三章對外簽訂合同的范圍第八條 所有由集團公司統(tǒng)一采購的物資一律由集團供應部代為 簽訂經(jīng)濟合同，公司供銷處應嚴格按合同條款執(zhí)行。第九條公司自行采購的原材料、輔助材料、低值易耗品、車輛 配件；水泥銷售，散裝罐租用，由供銷處簽訂。第十條水泥銷售合同簽訂的權力范圍：簽訂合同期

6、限在壹個月 內(nèi)（含1個月）由業(yè)務員直接代為簽訂；簽訂合同期限在1-3個月由 業(yè)務員和供銷負責人雙人簽訂；簽訂合同期限在3-6個月由業(yè)務員和 公司分管領導雙人簽訂；簽訂合同期限在6T2個月由業(yè)務員、公司 分管領導和總經(jīng)理（常務副總經(jīng)理）會簽。第十一條 公司自行采購的設備，機電備品備件；機電設備的更 新改造、修理；供用電設施的維修；土建、零星修理，技改等工程項 目的設計、施工；計量器具、儀器、儀表等配件，由設備保全處和生 產(chǎn)品質(zhì)處簽訂，供銷處參加商務談判。第十二條對外宣傳、廣告；辦公、福利設施的購置、維修；勞動 聘用合同，由辦公室簽訂。第十三條借款合同，由財務處簽訂。第十四條 管轄范圍不清楚的工程

7、，由總經(jīng)理（常務副總經(jīng)理）臨 時授權委托確定簽約部門。第四章 簽訂經(jīng)濟合同的業(yè)務部門主要職責第十五條根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營綜合計劃及時編制本部門簽 訂合同計劃。第十六條根據(jù)合同內(nèi)容選擇簽約單位，并進行資信審查（法人資 格、經(jīng)營范圍、注冊資本、經(jīng)濟技術水平、履約能力和企業(yè)信譽等）。第十七條 組織合同談判及招標，合同金額超過5000元以上的 必須在合同管理部門的指導和參與下進行。第十八條全面準確地填寫合同條款，辦理報批手續(xù)和簽章手 續(xù)。第十九條 負責經(jīng)濟合同的履行與終止（結算），及時妥善辦理合 同的變更或解除事宜。發(fā)生經(jīng)濟合同糾紛必須書面申報，根據(jù)具體情 況，提出相應的解決方法，維護公司的合法權益。

8、第二十條依法參加經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟。第二十一條 因人為失誤發(fā)生合同糾紛，致使公司權益受損，應 負法律、行政和經(jīng)濟責任。第二十二條 各部門的主要負責人應重視本部門的經(jīng)濟合同管 理工作，監(jiān)督檢查合同的辦理、履行及終止結算情況，簽約單位的資 信狀況，負責草擬后合同文本的審查及簽發(fā)。第二十三條各部門應配備兼職合同管理員，負責本部門合同的 登記、整理、匯總歸檔等工作。第五章簽訂合同的程序及要求第二十四條 市場調(diào)查：對需要簽訂的合同，應根據(jù)內(nèi)容對標的 物的市場分布、生產(chǎn)廠家、價格及其趨勢等進行綜合性的分析和論證。 尤其是物資供應合同，要嚴格按照“貨比三家，比質(zhì)量、比價格、比 結算方式”的原那么

9、做好簽約前的準備。第二十五條.資信調(diào)查：對經(jīng)市場調(diào)查后選定的簽約對象的資信 進行審查（如民事資格、經(jīng)營范圍、注冊資本、生產(chǎn)和技術水平、履 約能力和企業(yè)信譽產(chǎn)品質(zhì)量等），以確定是否具有簽訂合同的履行能 力和獨立承當民事責任的能力。第二十六條 合同談判：合同談判應由具有合同談判經(jīng)驗并具有 相應技術、經(jīng)濟和法律知識的人員負責，重大合同或法律關系復雜的 合同應由簽訂合同部門會同相關部門和專業(yè)人士以及合同管理部門 組成談判組。第二十七條 文本起草：合同起草原那么上由簽訂合同部門的談判 人員和談判組負責，力爭合同起草權，以掌握主動。第二十八條 合同審查：所有合同在正式簽約前，合同簽約部門 應將合同文本和有

10、關資料（如依據(jù)計劃、批件、市場調(diào)查及資信審查 資料、合同談判紀要、招投標文件、貨比三家資料）送合同管理部門 進行審查。第二十九條 合同審批：合同簽訂部門負責將合同送至相關部門 審核并報法定代表人（或公司授權的領導）審批。第三十條 簽字蓋章：所有的合同或協(xié)議必須按公司規(guī)定分別填 寫審批會簽單，會簽單經(jīng)相關部門及公司領導簽字確認后，合同管理 部門才能加蓋合同專用章。第三十一條 所簽合同需要鑒證或公證的，由簽訂合同部門負責 辦理已簽合同的鑒證或公證手續(xù)。第六章合同管理機構第三十二條 公司財務處系公司合同管理部門并設專人（簡稱 “合同管理員”）兼職從事公司的合同管理工作。合同管理員全面負 責公司的合同

11、管理工作并對合同經(jīng)辦部門的合同簽訂及履行進行指 導、監(jiān)督檢查。第七章合同分類及編號第三十三條 公司將生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)生的合同分為五類進行管理, 即材料合同、設備合同、備件合同、銷售合同和綜合類合同，其合同 編號分別為：1、材料合同編號為：FSCL030012、設備合同編號為：FSSB030013、備件合同編號為:FSBJ030014、銷售合同編號為:FSXS030015、綜合類合同編號為：FSZH03001注：FS代表XX公司，CL、SB、BJ、XS和ZH分別代表材料、設 備、備件、銷售和綜合類合同，03代表年份，001代表流水號。第八章簽訂合同權限第三十四條 以下合同須經(jīng)XX集團公司的特別授權方

12、可簽訂： 贈與、借款、租賃、融資租賃、承攬、建設工程（工程勘察、設計、 施工）、技術（技術開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢或服務）、委托、行紀、居間合 同、保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同、留置合同、土地買賣（租賃） 合同、房地產(chǎn)合同和勞動合同。第三十五條五類合同的審批權限：銷售合同按照安徽XX水泥股份（以下簡稱“XX水泥公 司”）劃分的銷售權限辦理；材料合同按照XX水泥公司下發(fā)的物資管 理方法執(zhí)行；設備合同按照公司年度生產(chǎn)經(jīng)營綜合計劃或集團公司批 準的工程執(zhí)行；備件合同除由XX水泥公司裝備部統(tǒng)一采購外由公司 自行簽訂。第九章各類合同審批流程第三十六條材料合同：供應處（草擬合同和辦理報批手續(xù)）一財務處（審核）及相

13、關 部門會簽一公司分管領導審定一總經(jīng)理（常務副總經(jīng)理）審批一 合同管理員蓋章第三十七條,設備合同：供應處（草擬合同和辦理報批手續(xù)）f 財務處（審核）及相關 部門會簽一公司分管領導審定一總經(jīng)理（常務副總經(jīng)理）審批一 合同管理員蓋章；第三十八條.備件合同：供應處（草擬合同和辦理報批手續(xù)）一財務處（審核）及相關 部門會簽一公司分管領導審定一總經(jīng)理（常務副總經(jīng)理）審批一 合同管理員蓋章；第三十九條.銷售合同：銷售處（草擬合同和辦理報批手續(xù)）一公司總經(jīng)理（常務副總 經(jīng)理）（審核）一銷售部（審核）f財務部（特殊條款審核）一財務處 （審核）一合同管理員蓋章；第四十條綜合類合同：合同經(jīng)辦部門（草擬合同和辦理報

14、批手續(xù)）一財務處（審核） 及相關部門會簽f公司分管領導審定一總經(jīng)理（常務副總經(jīng)理）審 批一合同管理員蓋章；第十章合同會簽要求第四十一條合同報批前，合同經(jīng)辦部門應如實填寫合同簽訂的 背景情況，選擇簽約方的依據(jù)、招（投）標情況、所簽合同的主要內(nèi) 容，并送相關部門及公司領導會簽，各會簽部門須嚴格按照法律法規(guī)、 XX集團公司以及本公司的管理制度認真地進行審核和會簽，并對其 簽字負責。該報批合同的經(jīng)辦人員及合同經(jīng)辦部門的負責人為合同第 一責任人，全面負責該合同的簽訂和履行工作。第四十二條 合同會簽單原件保存在財務處，由合同管理員存 查，有關部門如有需要可持復印件。第十一章 合同審核要求及日常管理第四十三

15、條 公司各類合同的審核工作由財務處負責，財務處主 要從以下幾個方面進行審查：（-）所簽合同是否符合集團公司或本公司關于合同簽訂權限劃分 的規(guī)定。（-）形式審查（文本規(guī)范、簽字蓋章、審批程序）： 合同文本是否規(guī)范（標準文本），簽約方地址、通訊方式、銀 行帳號、稅號。 簽約對方法定代表人（或委托代理人）簽字、蓋章應清晰。我方合同經(jīng)辦部門（合同經(jīng)辦人）、相關部門的會簽意見。條款審查（條款合法、齊全、清楚、確切、窮盡）：合同條款是否齊全不漏項，用語是否準確。 合同標的物的價格及其他收費是否合理，價格是否包含稅金。 合同標的物的質(zhì)量要有標準、產(chǎn)品要有驗收方法（時間）。（4）合同數(shù)量、規(guī)格清楚，交（提）貨

16、時間（數(shù)量）應明確。（5）包裝物、提（交）貨地點（時間、數(shù)量）、運輸方式和結算方 式明確。（6）合同定金、預付款是否合理。違約責任及違約金（或賠償金）計算方法準確。經(jīng)濟擔保是否合法。簽約方資信審查：（1）簽約資格審查：簽約方是否具備簽約資格，法人資格是否有效；法人二級機 構不可對外簽約。代理人的代理資格是否合格，代理權限、期限是否明確。（2）履約能力審查審查對方的技術力量、人員素質(zhì)、服務質(zhì)量、保障供應等方 面。審查對方的資金情況（即：工商登記的注冊資金和銀行帳戶 的實有資金情況）。審查對方的貨源情況（即：供應方的原材料準備情況、生產(chǎn) 能力、產(chǎn)品庫存、進貨渠道等情況）。企業(yè)質(zhì)量認證體系是否建立。

17、（3）履約信用審查 重合同守信用企業(yè)可以作為審查企業(yè)履約信用情況的參考。營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證資質(zhì)證等國家或行業(yè)頒 發(fā)的證書。銀行授予的資信等級。第四十四條合同管理員負責建立合同簽訂、履行的電子臺帳并 摘錄有關信息制作合同簽訂報表。第四十五條合同管理員負責辦理法定代表人授權代理人簽訂 合同的有關手續(xù)。第四十六條 合同管理員負責撰寫重大合同履行報告書，每季度 對合同簽訂（履行）情況進行分析并形成書面文字。第四十七條.財務處應參與公司合同糾紛的處理。第四十八條 財務處（合同管理員）負責將履行清結的合同移交至公司檔案管理部門保管。第十二章委托代理人（合同經(jīng)辦人）的權利和義務第四十九條合同經(jīng)辦部門的

18、主要負責人、公司法定代表人認可 的代理人可以作為本公司所簽合同的委托代理人，簽訂合同部門的員 工可以作為所簽合同的經(jīng)辦人。第五十條 委托代理人應在法定代表人授權的范圍、權限和期限 內(nèi)從事代理活動。第五十一條 合同經(jīng)辦人或委托代理人（無經(jīng)辦人時）系所簽合 同的第一責任人，對所簽合同的簽訂、履行應自始至終負責。第五十二條負責草簽合同的市場調(diào)查和資信調(diào)查；組織合同談 判；起草合同；催促承辦合同的履行，并及時將合同的履行情況向本 部門及合同管理部門報告，并撰寫重大合同履行報告書。第五十三條.所承辦合同在簽訂、履行、變更、終止或 解除中的有關資料，及時轉(zhuǎn)交至公司財務處（合同管理員）。第五十四條 當合同發(fā)

19、生糾紛時，該合同的委托代理人（或合同 經(jīng)辦人）應及時、詳細地向本部門和公司領導匯報，并會同財務處及 其它相關部門研究解決方案，報法定代表人審定。第五十五條 委托代理人超越代理權限做出的要約、承諾致使公 司遭受損失的，委托代理人應承當相應的法律責任。第十三章簽訂經(jīng)濟合同應具備的主要條款第五十六條 標的（指貨物、勞務、工程工程等）。第五十七條數(shù)量和質(zhì)量。數(shù)量是標的的計量，是以數(shù)字和計 量單位來衡量標的的尺度。質(zhì)量是指產(chǎn)品的型號、品種規(guī)格和工程技 術工程的實施驗收標準。合同的數(shù)量和質(zhì)量應明確、詳細、具體，必 要時應另附協(xié)議書或提交樣品及說明。第五十八條 價款或酬金.要貫徹等價交換、按質(zhì)論價、貨比三 家的原那么，有國家定價和定額的，可依規(guī)定簽訂，除此以外應進行多 家詢價后與對方協(xié)商確定，堅持在保證質(zhì)量的前提下取價格低廉的原 那么。第五十