公司會(huì)務(wù)接待管理制度-定稿

1、會(huì)務(wù)接待管理制度第一章 總則第一條 為使公司的會(huì)議和接待管理規(guī)范、有序，做好公司接待服 務(wù)工作，提高接待服務(wù)質(zhì)量及會(huì)議的決策效率，特制定本制度。第二章 適用范圍第二條 本制度適用于公司客戶接待有關(guān)的會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)中服務(wù)、 會(huì)后清理及相關(guān)用品管理等有關(guān)會(huì)議服務(wù)工作。（以下簡(jiǎn)稱“會(huì)務(wù)”）第三章 職責(zé)分配第三條 會(huì)務(wù)工作職責(zé)，原則上按會(huì)議類別、組織部門和內(nèi)容劃分。 第四條 綜合部負(fù)責(zé)公司級(jí)會(huì)議的安排和承辦，包括會(huì)議設(shè)備、通知、材料和會(huì)務(wù)用品、場(chǎng)地的準(zhǔn)備和安排。第五條 部門級(jí)會(huì)議由各責(zé)任部門自行負(fù)責(zé)。第六條 由相關(guān)部門主辦的公司對(duì)外會(huì)議和接待，各部門須積極配 合。（一）政府相關(guān)部門檢查有關(guān)設(shè)施設(shè)備、水電

2、能源及安全生產(chǎn)、 保衛(wèi)等會(huì)議的會(huì)務(wù)工作由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)。（二）客戶及商戶來訪由市場(chǎng)部、綜合部負(fù)責(zé)（三）媒體活動(dòng)的會(huì)務(wù)工作由市場(chǎng)部、營(yíng)銷部負(fù)責(zé)。第四章 會(huì)議準(zhǔn)備與召開第七條 一般會(huì)議提前一天、重要會(huì)議提前三天，由會(huì)議組織部門 通知參會(huì)人員。通知內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主要議題、需要準(zhǔn) 備的匯報(bào)（討論）材料或資料等。第八條 參會(huì)人員接到通知后，應(yīng)按要求積極做好參會(huì)準(zhǔn)備。 第九條 綜合部或會(huì)議組織部門提前做好會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)設(shè)施 ( 投影、音響、攝像、錄音等 )配備及會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作。第十條 臨時(shí)取消或更改會(huì)議、接待安排時(shí)，會(huì)務(wù)責(zé)任部門須第一 時(shí)間通知參會(huì)人員及相關(guān)部門。第十一條 會(huì)議服務(wù)具體規(guī)定如下

3、：（一）會(huì)前準(zhǔn)備1. 會(huì)議主辦部門根據(jù)會(huì)務(wù)要求，提前落實(shí)會(huì)議室布局、接待用品 等，并提前檢查電腦、投影儀、音響等設(shè)備及各項(xiàng)要求的落實(shí)情況。2.對(duì)會(huì)議室環(huán)境、衛(wèi)生情況進(jìn)行及時(shí)整理、整頓，確保現(xiàn)場(chǎng)整潔 干凈、照亮適宜、空氣清新、溫度適宜、桌椅整齊、設(shè)備良好。3.由會(huì)議責(zé)任部門抽調(diào) 1-2 名員工提前 1 小時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助， 檢查整體情況，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位。如需使用空調(diào)，提前半小時(shí) 開啟。相關(guān)準(zhǔn)備工作必須在會(huì)議開始前半小時(shí)完成。（二）會(huì)中服務(wù)1. 會(huì)中服務(wù)時(shí)會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)穿著整齊，不宜散發(fā)披肩，應(yīng)特別 注意個(gè)人手部清潔衛(wèi)生。2.對(duì)已入座的客人，及時(shí)準(zhǔn)備茶水，或提前準(zhǔn)備瓶裝水。3.茶水量一般控

4、制在 8 分滿，茶水溫度以八十度為宜。4. 上茶時(shí)應(yīng)先給坐在上座的重要賓客，然后按順序給其他賓客。 應(yīng)在客人的右后方上茶，茶杯把兒要朝向客人右手一側(cè)，茶杯擺放在 客人的右手上方 5-10 公分處。5.原則上每 15 分鐘添加茶水一次。6.會(huì)議服務(wù)人員在服務(wù)過程中應(yīng)適時(shí)回避、隨時(shí)觀察、有求必應(yīng)、 主動(dòng)解決。（三）會(huì)后整理1. 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)將會(huì)場(chǎng)恢復(fù)原狀，桌椅擺放整齊，簡(jiǎn)單打掃會(huì)議室衛(wèi)生，切斷各類電源，并與綜合部進(jìn)行物品清點(diǎn) 和移交工作。2. 綜合部安排保潔阿姨及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)徹底清掃工作，若發(fā)現(xiàn)客人遺 留物品則迅速與會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)部門聯(lián)系。第十二條 會(huì)議的組織召開（一）會(huì)議主持人應(yīng)遵守以下

5、規(guī)定：1、會(huì)前 10 分鐘（重要會(huì)議應(yīng)提前 30 分鐘）到場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情 況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。2、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)必要的控制， 并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，確保會(huì)議效率。3、屬討論、決策性的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論；對(duì)需要集 體決議的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見；對(duì)未決 議的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。（二）與會(huì)人員須遵守以下規(guī)定：1、準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，一般應(yīng)提前 5 分鐘（重要會(huì)議應(yīng)提前 15 分鐘）到會(huì)。 2、發(fā)言簡(jiǎn)潔清晰、緊扣議題。3、遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。4、對(duì)尚未公布的會(huì)議內(nèi)容，不得對(duì)外泄露，否則按泄密處理。第十三條

6、 會(huì)議紀(jì)律（一）無特殊情況，不得請(qǐng)假，未經(jīng)請(qǐng)假，不得缺席會(huì)議，否則以曠 工處理。（二）未經(jīng)主持人或領(lǐng)導(dǎo)同意，不得提前退場(chǎng)，否則以早退處理。 （三）不得交頭接耳或做與會(huì)議無關(guān)的事項(xiàng)。（四）不得隨意進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。（五）召開大型會(huì)議，與會(huì)者應(yīng)將手機(jī)調(diào)整至振動(dòng)和關(guān)閉狀態(tài)，并不 得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接聽電話。第十四條 會(huì)議室管理（一）會(huì)議室由綜合部負(fù)責(zé)管理。（二）會(huì)議室只限本公司使用，外單位借用會(huì)議室須經(jīng)綜合部經(jīng)理批 準(zhǔn)，各部門無權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用。（三）各部門使用會(huì)議室需經(jīng)綜合部同意后，領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。使用 會(huì)議室的部門必須愛護(hù)會(huì)議室的公用設(shè)施，保持會(huì)議室清潔，用后應(yīng) 檢查安全，鎖好門、將鑰匙交還綜合部。（四

7、）任何單位和個(gè)人未經(jīng)綜合部同意，不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿 出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做它用。（五）會(huì)議室內(nèi)的衛(wèi)生由保潔阿姨每周至少清潔兩次，遇有會(huì)議時(shí)要 一次一清潔。（六）會(huì)議室管理人員要嚴(yán)格負(fù)責(zé)室內(nèi)物品的管理和維護(hù)（含花木等）， 做到會(huì)散、人走、電源關(guān)、門上鎖。第五章 接待管理接待工作是公司的窗口工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象具有十分重 要的意義,各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范有序。第十五條 接待管理規(guī)定（一）接待物品管理1、公司為各會(huì)議室配置各類接待所需的物品，接待所需的茶杯、水 果、鮮花、煙由綜合部統(tǒng)一提供，接待其它用品由綜合部負(fù)責(zé)管理。2、接待用品的申請(qǐng)、采購(gòu)按照辦公用品管理制度執(zhí)行。3、綜合部應(yīng)隨

8、時(shí)統(tǒng)計(jì)和清點(diǎn)接待物品清單，避免物品丟失和損壞， 若造成人為損壞、丟失，由責(zé)任人照價(jià)賠償。（二）對(duì)外接待范圍本制度規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng) 所必須的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀等。（三）接待分類1、貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓或政府部 門領(lǐng)導(dǎo)的接待。2、業(yè)務(wù)接待：指與公司有業(yè)務(wù)聯(lián)系的客戶的接待。3、普通接待：指一般來客的接待。第十六條 注意事項(xiàng)（一）一項(xiàng)會(huì)務(wù)接待任務(wù)完成后，應(yīng)對(duì)活動(dòng)的安排、落實(shí)情況作一 回顧，肯定成績(jī)，找出差距，不斷積累經(jīng)驗(yàn)。把本次接待過程中的文 字、音像材料，會(huì)議紀(jì)要等，分類歸檔，作為會(huì)務(wù)接待檔案保存。（二）接待中涉及重要事務(wù)、會(huì)議和文電等，需要注意保密，接待