某集團(tuán)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

1、修訂狀態(tài)：A00 第 PAGE 5 頁(yè) 共 NUMPAGES 5 頁(yè) 發(fā)布日期：會(huì)計(jì)檔案案管理制制度1目的的加強(qiáng)公司司會(huì)計(jì)檔檔案管理理，充分分發(fā)揮檔檔案作用用，全面面提高檔檔案管理理水平，有效保保護(hù)及利利用檔案案。2范圍圍適用于全全公司財(cái)財(cái)務(wù)檔案案管理。3 定定義3.1 會(huì)計(jì)計(jì)檔案是是指會(huì)計(jì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬賬簿和財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告告等會(huì)計(jì)計(jì)核算專專業(yè)材料料，是記記錄和反反映單位位經(jīng)濟(jì)業(yè)業(yè)務(wù)的重重要史料料和證據(jù)據(jù)。具體體包括：3.1.1 會(huì)計(jì)憑憑證類：原始憑憑證，記記賬憑證證，匯總總憑證，其他會(huì)會(huì)計(jì)憑證證。3.1.2 會(huì)計(jì)賬賬簿類：總賬，明細(xì)賬賬，日記記賬，固固定資產(chǎn)產(chǎn)卡片，輔助賬賬簿，其其他會(huì)計(jì)計(jì)賬簿。

2、3.1.3 財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告告，包括括會(huì)計(jì)報(bào)報(bào)表、附附表、附附注及文文字說明明，其他他財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告。3.1.4 電子類類：會(huì)計(jì)計(jì)電算化化賬套數(shù)數(shù)據(jù)、會(huì)會(huì)計(jì)報(bào)表表及其他他財(cái)務(wù)電電子文檔檔。3.1.5 其他類類：銀行行存款余余額調(diào)節(jié)節(jié)表，銀銀行對(duì)賬賬單，其其他應(yīng)當(dāng)當(dāng)保存的的會(huì)計(jì)核核算專業(yè)業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔檔案移交交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔檔案保管管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔檔案銷毀毀清冊(cè)。4 職職責(zé)4.1 財(cái)務(wù)務(wù)部是公公司會(huì)計(jì)計(jì)檔案的的主管部部門，負(fù)負(fù)責(zé)公司司會(huì)計(jì)檔檔案工作作的指導(dǎo)導(dǎo)、監(jiān)督督和檢查查。4.2 各分分、子公公司、辦辦事處財(cái)財(cái)務(wù)科負(fù)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)會(huì)計(jì)檔案案管理工工作，依依據(jù)本制制度做好好會(huì)計(jì)檔檔案的

3、立立卷、歸歸檔、保保管、查查閱和銷銷毀等管管理工作作，保證證會(huì)計(jì)檔檔案妥善善保管、有序存存放、方方便查閱閱，嚴(yán)防防毀損、散失和和泄密。會(huì)計(jì)檔檔案保管管期限表表5 內(nèi)容容5.1會(huì)計(jì)檔檔案整理理保管5.1.1 各單位位每年形形成的會(huì)會(huì)計(jì)檔案案，應(yīng)當(dāng)當(dāng)由會(huì)計(jì)計(jì)機(jī)構(gòu)按按照歸檔檔要求，負(fù)責(zé)整整理立卷卷，裝訂訂成冊(cè)，編制會(huì)會(huì)計(jì)檔案案保管清清冊(cè)。5.1.2 當(dāng)年形形成的會(huì)會(huì)計(jì)檔案案，可暫暫由會(huì)計(jì)計(jì)機(jī)構(gòu)保保管，待待公司統(tǒng)統(tǒng)一安排排，編制制移交清清冊(cè)，移移交公司司檔案管管理機(jī)構(gòu)構(gòu)統(tǒng)一保保管；未未設(shè)立檔檔案機(jī)構(gòu)構(gòu)的，應(yīng)應(yīng)當(dāng)在會(huì)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)構(gòu)內(nèi)部指指定專人人保管。出納人人員不得得兼管會(huì)會(huì)計(jì)檔案案。5.1.3 移交檔檔案

4、機(jī)構(gòu)構(gòu)保管的的會(huì)計(jì)檔檔案，原原則上應(yīng)應(yīng)當(dāng)保持持原卷冊(cè)冊(cè)的封裝裝。個(gè)別別需要拆拆封重新新整理的的，檔案案機(jī)構(gòu)應(yīng)應(yīng)當(dāng)會(huì)同同會(huì)計(jì)機(jī)機(jī)構(gòu)和經(jīng)經(jīng)辦人員員共同拆拆封整理理，以分分清責(zé)任任。5.1.4 各單位位保存的的會(huì)計(jì)檔檔案不得得借出。如有特特殊需要要，須經(jīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部部負(fù)責(zé)人人批準(zhǔn)，可以提提供查閱閱或者復(fù)復(fù)制，并并辦理登登記手續(xù)續(xù)，查閱閱或者復(fù)復(fù)制會(huì)計(jì)計(jì)檔案的的人員，嚴(yán)禁在在會(huì)計(jì)檔檔案上涂涂畫、拆拆封和抽抽換。5.1.5 各單位位應(yīng)當(dāng)建建立健全全會(huì)計(jì)檔檔案查閱閱、復(fù)制制登記制制度。5.1.6 實(shí)行會(huì)會(huì)計(jì)電算算化核算算的單位位，應(yīng)當(dāng)當(dāng)保存打打印出的的紙質(zhì)會(huì)會(huì)計(jì)檔案案。5.1.7 電子類類文檔的的備份應(yīng)應(yīng)建立

5、可可移動(dòng)硬硬盤或光光盤備份份，沒條條件的單單位應(yīng)上上報(bào)財(cái)務(wù)務(wù)部備份份，備份份數(shù)據(jù)每每四年轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)錄一次次。財(cái)務(wù)務(wù)軟件數(shù)數(shù)據(jù)的備備份參照照會(huì)計(jì)計(jì)電算化化制度規(guī)定執(zhí)執(zhí)行。5.1.8 單位分分立后原原單位存存續(xù)的，其會(huì)計(jì)計(jì)檔案應(yīng)應(yīng)當(dāng)由分分立后的的存續(xù)方方統(tǒng)一保保管，其其他方可可查閱、復(fù)制與與其業(yè)務(wù)務(wù)相關(guān)的的會(huì)計(jì)檔檔案。5.2 會(huì)計(jì)計(jì)檔案保保管期限限5.2.1 會(huì)計(jì)檔檔案的保保管期限限分為永永久、定定期兩類類。定期期保管期期限分為為15年年、255年兩類類。5.2.2 會(huì)計(jì)檔檔案的保保管期限限，從會(huì)會(huì)計(jì)年度度終了后后的第一一天算起起。5.2.3 本制度度規(guī)定的的會(huì)計(jì)檔檔案保管管期限為為最低保保管期限限，各

6、類類會(huì)計(jì)檔檔案的保保管原則則上應(yīng)當(dāng)當(dāng)按照本本制度附附表所列列期限執(zhí)執(zhí)行。5.2.4 各單位位會(huì)計(jì)檔檔案的具具體名稱稱如有同同本制度度附表所所列檔案案名稱不不相符的的，可以以比照類類似檔案案的保管管期限辦辦理。5.2.5 單位合合并后原原各單位位解散或或一方存存續(xù)其他他方解散散的，原原各單位位的會(huì)計(jì)計(jì)檔案應(yīng)應(yīng)當(dāng)由合合并后的的單位統(tǒng)統(tǒng)一保管管；單位位合并后后原各單單位仍存存續(xù)的，其會(huì)計(jì)計(jì)檔案仍仍應(yīng)由原原各單位位保管。5.3 會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷銷毀5.3.1 保管期期滿的會(huì)會(huì)計(jì)檔案案，可以以按照以以下程序序銷毀：5.3.1.11 由由本單位位檔案機(jī)機(jī)構(gòu)會(huì)同同會(huì)計(jì)機(jī)機(jī)構(gòu)提出出銷毀意意見，編編制會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷銷

7、毀清冊(cè)冊(cè)，列明明銷毀會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的名稱稱、卷號(hào)號(hào)、冊(cè)數(shù)數(shù)、起止止年度和和檔案編編號(hào)、應(yīng)應(yīng)保管期期限、已已保管期期限、銷銷毀時(shí)間間等內(nèi)容容。單位位負(fù)責(zé)人人在會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷銷毀清冊(cè)冊(cè)上簽署署意見。5.3.1.22 銷銷毀會(huì)計(jì)計(jì)檔案時(shí)時(shí)，應(yīng)當(dāng)當(dāng)由檔案案機(jī)構(gòu)和和會(huì)計(jì)機(jī)機(jī)構(gòu)共同同派員監(jiān)監(jiān)銷。5.3.1.33 監(jiān)監(jiān)銷人在在銷毀會(huì)會(huì)計(jì)檔案案前，應(yīng)應(yīng)當(dāng)按照照會(huì)計(jì)檔檔案銷毀毀清冊(cè)所所列內(nèi)容容清點(diǎn)核核對(duì)所要要銷毀的的會(huì)計(jì)檔檔案；銷銷毀后，應(yīng)當(dāng)在在會(huì)計(jì)檔檔案銷毀毀清冊(cè)上上簽名蓋蓋章，并并將監(jiān)銷銷情況報(bào)報(bào)告本單單位負(fù)責(zé)責(zé)人。5.3.1.44 保保管期滿滿但未結(jié)結(jié)清的債債權(quán)債務(wù)務(wù)原始憑憑證和涉涉及其他他未了事事項(xiàng)的原原始

8、憑證證，不得得銷毀，應(yīng)當(dāng)單單獨(dú)抽出出立卷，保管到到未了事事項(xiàng)完結(jié)結(jié)時(shí)為止止。單獨(dú)獨(dú)抽出立立卷的會(huì)會(huì)計(jì)檔案案，應(yīng)當(dāng)當(dāng)在會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷銷毀清冊(cè)冊(cè)和會(huì)計(jì)計(jì)檔案保保管清冊(cè)冊(cè)中列明明。5.3.1.55 正正在項(xiàng)目目建設(shè)期期間的建建設(shè)單位位，其保保管期滿滿的會(huì)計(jì)計(jì)檔案不不得銷毀毀。5.4 會(huì)計(jì)檔檔案交接接5.4.1建設(shè)設(shè)單位在在項(xiàng)目建建設(shè)期間間形成的的會(huì)計(jì)檔檔案，應(yīng)應(yīng)當(dāng)在辦辦理竣工工決算后后移交給給建設(shè)項(xiàng)項(xiàng)目的接接受單位位，并按按規(guī)定辦辦理交接接手續(xù)。5.4.2 單位之之間交接接會(huì)計(jì)檔檔案的，交接雙雙方應(yīng)當(dāng)當(dāng)辦理會(huì)會(huì)計(jì)檔案案交接手手續(xù)。5.4.3 移交會(huì)會(huì)計(jì)檔案案的單位位，應(yīng)當(dāng)當(dāng)編制會(huì)會(huì)計(jì)檔案案移交清清冊(cè)，

9、列列明應(yīng)當(dāng)當(dāng)移交的的會(huì)計(jì)檔檔案名稱稱、卷號(hào)號(hào)、冊(cè)數(shù)數(shù)、起止止年度和和檔案編編號(hào)、應(yīng)應(yīng)保管期期限、已已保管期期限等內(nèi)內(nèi)容。5.4.4 交接會(huì)會(huì)計(jì)檔案案時(shí)，交交接雙方方應(yīng)當(dāng)按按照會(huì)計(jì)計(jì)檔案移移交清冊(cè)冊(cè)所列內(nèi)內(nèi)容逐項(xiàng)項(xiàng)交接，并由交交接雙方方的單位位負(fù)責(zé)人人負(fù)責(zé)監(jiān)監(jiān)交。交交接完畢畢后，交交接雙方方經(jīng)辦人人和監(jiān)交交人應(yīng)當(dāng)當(dāng)在會(huì)計(jì)計(jì)檔案移移交清冊(cè)冊(cè)上簽名名或者蓋蓋章。5.4.5 單位因因撤銷、解散、破產(chǎn)或或者其他他原因而而終止的的，在終終止和辦辦理注銷銷登記手手續(xù)之前前形成的的會(huì)計(jì)檔檔案，應(yīng)應(yīng)當(dāng)移交交財(cái)務(wù)部部或公司司檔案管管理機(jī)構(gòu)構(gòu)代管。法律、行政法法規(guī)另有有規(guī)定的的，從其其規(guī)定。6 相關(guān)關(guān)文件財(cái)政部會(huì)計(jì)檔檔案管理理辦法6相關(guān)關(guān)記錄檔案文文件查（借）閱閱登記表表附表：會(huì)會(huì)計(jì)檔案案保管期期限表序號(hào)檔案名稱稱保管期限限備 注一會(huì)計(jì)憑證證類1原始憑證證15年2記賬憑證證15年二會(huì)計(jì)賬簿簿類3總賬15年4明細(xì)賬15年5現(xiàn)金和銀銀行存款款日記賬賬25年6輔助賬簿簿15年三財(cái)務(wù)報(bào)告告類7月、季度度財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告15年包括文字字分析8年度財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告永久包括文字字分析