高校教學(xué)檔案信息化管理探析

1、高校教學(xué)檔案信息化管理探析【論文關(guān)鍵詞】信息化教學(xué)檔案平安性【論文摘要】高校教學(xué)檔案是高校檔案管理的重要組成局部，教學(xué)檔案管理信息化可以有效促進(jìn)教學(xué)管理程度的進(jìn)步。本文對(duì)教學(xué)檔案管理信息化提出了有效的方法，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)對(duì)策。高校教學(xué)檔案是高等院校對(duì)教學(xué)施行過(guò)程、教學(xué)管理、學(xué)生管理、老師管理、實(shí)驗(yàn)室管理的真實(shí)記錄，是在日常的教學(xué)活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，可全面反映高等院校教學(xué)程度和教學(xué)管理程度，也是評(píng)估教學(xué)質(zhì)量的重要根據(jù)。教學(xué)檔案管理是高校檔案管理工作的一個(gè)重要局部。隨著各個(gè)高等院校的教學(xué)程度評(píng)估的展開(kāi)，教學(xué)檔案管理日趨重要。隨著信息技術(shù)的迅速開(kāi)展，檔案數(shù)字化、電子化、

2、網(wǎng)絡(luò)化管理方法的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理是進(jìn)步教學(xué)檔案的管理程度，是進(jìn)步高校教學(xué)管理程度的重要途徑。一、教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)教學(xué)檔案是教學(xué)過(guò)程中形成的原始材料，其特點(diǎn)如下：1教學(xué)原始性材料分類(lèi)多，數(shù)量大。教學(xué)檔案有來(lái)自上級(jí)各主管部門(mén)對(duì)教學(xué)工作、教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)等方面的工作安排、管理制度、規(guī)定條例等，也有各教學(xué)單位對(duì)教學(xué)過(guò)程記錄的原始材料、教學(xué)工作安排的工作文件，還有教研室活動(dòng)、教研室建立、學(xué)生活動(dòng)、學(xué)生管理原始記錄和相關(guān)材料，分類(lèi)較多；由于涉及到的內(nèi)容多、范圍大、人數(shù)多，因此檔案數(shù)量相對(duì)較大。2教學(xué)檔案整理的周期性比擬強(qiáng)教學(xué)過(guò)程以學(xué)期為單位開(kāi)展，原始材料的產(chǎn)生具有較強(qiáng)的周期性，

3、因此，教學(xué)檔案整理歸檔應(yīng)按學(xué)期進(jìn)展，形成周期性的檔案。3教學(xué)檔案學(xué)科專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)除了學(xué)生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專(zhuān)業(yè)性都比擬強(qiáng)，在人才培養(yǎng)過(guò)程中，需要按不同的專(zhuān)業(yè)特色施行教學(xué)，各種教學(xué)活動(dòng)存在很大的差異性，因此，不同學(xué)科專(zhuān)業(yè)院系的教學(xué)檔案的整理具有很強(qiáng)的學(xué)科專(zhuān)業(yè)特性。4教學(xué)檔案資料的形式多樣化各個(gè)院系教學(xué)活動(dòng)的形式多種多樣，有課堂教學(xué)、課外教學(xué)、課內(nèi)實(shí)驗(yàn)、校內(nèi)實(shí)訓(xùn)、校外實(shí)習(xí)、野外考察、社會(huì)調(diào)研等。不同的教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的原始材料的形式也是多樣的，有紙質(zhì)材料、照片、光盤(pán)、標(biāo)本、樣本等，這種多樣性檔案原始資料，可以真實(shí)確切地反映多樣性教學(xué)活動(dòng)的相貌，更能表達(dá)檔案的作用和價(jià)值。二、教學(xué)檔案管理

4、現(xiàn)狀教學(xué)檔案管理由各個(gè)教學(xué)院系獨(dú)立完成，由于缺乏統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)協(xié)調(diào)管理，管理的信息化還處于初級(jí)階段，沒(méi)有充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)步管理效率。第一，以紙質(zhì)檔案為中心，管理對(duì)象是紙質(zhì)載體檔案，檔案的搜集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)大多是手工進(jìn)展。第二，電子檔案保存不統(tǒng)一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)，給電子檔案查詢(xún)利用帶來(lái)很大的不便。第三，電子檔案保存比擬分散，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有依靠強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)展系統(tǒng)集成，資源不能共享，導(dǎo)致很多檔案重復(fù)建檔，利用率低，利用手段單一。第四，電子檔案查詢(xún)利用過(guò)程中，沒(méi)有有效的平安保障措施，在受到計(jì)算機(jī)病毒攻擊時(shí)，會(huì)使

5、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓，電子檔案存儲(chǔ)目錄構(gòu)造遭到破壞，造成數(shù)據(jù)喪失，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成災(zāi)難性的錯(cuò)誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全破壞。第五，教學(xué)檔案管理獨(dú)立于校園網(wǎng)進(jìn)展，沒(méi)有采用有效手段來(lái)協(xié)調(diào)各部門(mén)統(tǒng)一完成，不但造成校園網(wǎng)資源浪費(fèi)，而且浪費(fèi)大量的人力資源進(jìn)展重復(fù)建立。三、教學(xué)檔案信息化管理方法考慮到教學(xué)檔案信息化建立的現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際工作需要，進(jìn)展了初步的探究，逐步實(shí)現(xiàn)信息化建立。1構(gòu)建有效多級(jí)網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)檔案管理平臺(tái)，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)步管理效率和檔案的利用率。通過(guò)采用基于eb的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)主管部門(mén)、教學(xué)院系、教研室的多級(jí)管理體系。eb系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于施行、維護(hù)簡(jiǎn)單，特別是在校園網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)控制列表

6、，可較好的施行平安管理策略，保證系統(tǒng)運(yùn)行的平安性，進(jìn)步整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行效率。2系統(tǒng)采用多級(jí)存儲(chǔ)體系，進(jìn)步檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的平安性。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用磁盤(pán)、磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)的多級(jí)存儲(chǔ)體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的多級(jí)存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)的平安。有效的施行raid技術(shù)，一般情況下通過(guò)raid1磁盤(pán)鏡象構(gòu)造來(lái)確保數(shù)據(jù)平安，在條件允許的情況下通過(guò)raid5分布式奇偶校驗(yàn)的獨(dú)立磁盤(pán)構(gòu)造方式，即可保證數(shù)據(jù)有較高的平安性，同時(shí)可以進(jìn)步數(shù)據(jù)讀取的性能。3檢索工具多樣化，采用案卷檢索和全文檢索相結(jié)合的方式，進(jìn)步檔案查詢(xún)的效率和準(zhǔn)確度。檔案檢索工具是記錄、查找、報(bào)道檔案材料的手段，是管理和利用檔案的工具。為了更加有效的進(jìn)展檔案檢索，除了設(shè)置常用的

7、分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄以外，還需要設(shè)置全文檢索，將檔案中的各種事物名稱(chēng)、檔號(hào)、關(guān)鍵字等進(jìn)展編排，通過(guò)輸入特定的詞來(lái)實(shí)現(xiàn)全庫(kù)數(shù)據(jù)檢索，可有效進(jìn)步檢索效率，增強(qiáng)系統(tǒng)的實(shí)用性。4檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化分級(jí)施行，分學(xué)期完成。由于教學(xué)檔案的分類(lèi)多，檔案的產(chǎn)生涉及的部門(mén)較多，檔案數(shù)據(jù)的采集必須按不同的部門(mén)分別同步進(jìn)展。對(duì)教學(xué)管理部門(mén)、教學(xué)單位、教研室等不同級(jí)別的處室分別規(guī)定數(shù)字化檔案的范圍，同步施行檔案數(shù)據(jù)采集，有效防止重復(fù)勞動(dòng)或互相推諉。由于教學(xué)檔案的量較大，必須以學(xué)期為單位進(jìn)展歸檔立卷，并有效的施行數(shù)據(jù)的電子化；對(duì)于類(lèi)似學(xué)生活動(dòng)等較為頻繁開(kāi)展的活動(dòng)需要縮短歸檔的周期。5檔案搜集時(shí)，采用“

8、雙套制，在進(jìn)展紙質(zhì)、實(shí)物檔案的歸檔的同時(shí)，還要有效的完成檔案的電子化。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)示，所以對(duì)于有憑證作用的文件必須以紙質(zhì)形式保存；由于電子檔案的載體不穩(wěn)定性，加上電子檔案的易修改性，所以紙質(zhì)檔案的保存很有必要。歸檔時(shí)采用不同的編目方法，資質(zhì)檔案和電子檔案都必須在備注局部加以說(shuō)明，注明對(duì)應(yīng)的電子檔案和紙質(zhì)檔案的檔案編號(hào)，以便利用時(shí)互相參照。6檔案的查閱采用分權(quán)分級(jí)流程審核方式，保證檔案的保密性。由于教學(xué)檔案的查閱利用會(huì)涉及到教學(xué)管理的各個(gè)部門(mén)，而檔案的保密性針對(duì)不同的檔案內(nèi)容會(huì)有不同的要求，所以必須進(jìn)展分級(jí)別、按權(quán)限進(jìn)展查閱；對(duì)于低級(jí)別權(quán)限的用戶(hù)需要查閱高保密檔案時(shí)，必須嚴(yán)格

9、執(zhí)行流程審批制度，層層落實(shí)責(zé)任，確保檔案信息的平安。7檔案管理采用專(zhuān)兼職結(jié)合，進(jìn)步管理效率。由于教學(xué)檔案的數(shù)量較大，給立卷歸檔和數(shù)字化帶來(lái)了很大的難度，假如僅有專(zhuān)職檔案管理員統(tǒng)一完成會(huì)有較大難度，必須采用專(zhuān)兼職結(jié)合，專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)檔案歸檔的統(tǒng)一規(guī)劃、立卷、審核、指導(dǎo)等工作，兼職檔案員負(fù)責(zé)詳細(xì)材料的裝訂歸檔，并完成檔案的數(shù)字化工作。四、教學(xué)檔案管理信息化建立存在問(wèn)題的對(duì)策教學(xué)檔案管理信息化建立過(guò)程中，由于電子檔案建立會(huì)增加管理人員的工作量，在施行過(guò)程中存在較大阻力，我們必須克制困難，落實(shí)責(zé)任，保證建立的進(jìn)程。1加強(qiáng)教學(xué)管理人員的檔案建立意識(shí)和信息化管理的意識(shí)加強(qiáng)檔案意識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案工作的

10、責(zé)任感和使命感，教學(xué)管理者發(fā)揚(yáng)兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、默默無(wú)聞的優(yōu)良傳統(tǒng)的同時(shí)，要把檔案信息資源的利用價(jià)值與教職工的切身利益結(jié)合在一起，把檔案的效勞意識(shí)貫穿在整個(gè)檔案的建立過(guò)程中，真正使教學(xué)檔案為教學(xué)效勞、為老師效勞、為學(xué)生效勞。檔案管理信息化建立是利用最新的信息技術(shù)來(lái)效勞檔案管理，信息化強(qiáng)調(diào)的不僅是計(jì)算機(jī)軟硬件，更強(qiáng)調(diào)人、管理、技術(shù)之間的有機(jī)集成，其中“人是第一位的因素，所以管理者對(duì)信息化有正確理解和足夠重視是信息化成功施行的關(guān)鍵。2不斷進(jìn)步教學(xué)檔案管理者的計(jì)算機(jī)應(yīng)用才能教學(xué)管理人員和教學(xué)檔案管理員計(jì)算機(jī)應(yīng)用才能會(huì)直接影響教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程。特別是教學(xué)管理人員存在年齡差異性、學(xué)歷差異性，導(dǎo)致計(jì)

11、算機(jī)應(yīng)用才能參差不齊，對(duì)新知識(shí)承受才能也不同。因此必須針對(duì)不同人群制定不同培訓(xùn)方案，以保證管理人員團(tuán)隊(duì)的綜合才能的進(jìn)步。3加強(qiáng)迫度建立，把電子檔案建立落實(shí)到管理人員的業(yè)務(wù)考核中。由于電子化教學(xué)檔案建立種類(lèi)多、數(shù)量大、任務(wù)重，必需要求廣闊教學(xué)管理者全員參與、專(zhuān)兼結(jié)合。為保證施行的有效性，在信息化的過(guò)程中需要加強(qiáng)迫度建立，把建立任務(wù)制度化，并形成可以量化或者物化的指標(biāo)，作為教學(xué)管理人員的業(yè)務(wù)考核內(nèi)容。把建立任務(wù)與崗位責(zé)任有機(jī)結(jié)合，這樣才能夯實(shí)任務(wù)、落實(shí)責(zé)任，確保建立任務(wù)有效完成。4加大計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備投入的力度信息化建立中，除了需要大量的計(jì)算機(jī)以外，更需要配置較好的數(shù)字化設(shè)備，包括高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等，這些設(shè)備的需求也是電子化檔案建立的特色。五、總結(jié)高校教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成局部，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的信息化建立是強(qiáng)化教學(xué)管理的