IMP-035知識產(chǎn)權(quán)文件管理控制程序

1、文件類別和屬性上層文件知識產(chǎn)權(quán)管理手冊文件屬性控制程序文件模塊屬性1文件管理維護(hù)部門體系辦文件編號版 本A0文件管理控制程序擬制/日期：審核/日期：批準(zhǔn)/日期：歷史修訂記錄版本修訂內(nèi)容概述修訂人修訂日期分發(fā) 部門區(qū)1體系辦區(qū)1財(cái)務(wù)部區(qū)市場部區(qū)1制造部區(qū)1研發(fā)部區(qū)1品質(zhì)部區(qū)1供應(yīng)鏈中心區(qū)1總務(wù)部區(qū)1實(shí)驗(yàn)中心區(qū)1工程部此文件共5頁文件管理控制程序1、目的對與本公司知識產(chǎn)權(quán)管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件進(jìn)行有效控制，確保各相關(guān)部 門使用的文件為有效版本。2、范適用于公司各部門與知識產(chǎn)權(quán)管理體系有關(guān)的文件控制，包括手冊、程序文 件、記錄文件等體系文件和相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)外部文件的控制。3、職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布知識

2、產(chǎn)權(quán)管理手冊及程序文件。管理者代表負(fù)責(zé)審核知識產(chǎn)權(quán)管理手冊和程序文件，并組織對現(xiàn)有體系程 序文件的定期評審。各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的編制，各部門指定人員負(fù)責(zé)管理與本部門相 關(guān)的帶有“受控”標(biāo)識的文件。體系辦負(fù)責(zé)知識產(chǎn)權(quán)手冊、程序文件的發(fā)放和管理。各部門負(fù)責(zé)本部門與知識產(chǎn)權(quán)管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔。4、程序文件分類及保管知識產(chǎn)權(quán)手冊和程序文件，由體系辦備案保存。其他知識產(chǎn)權(quán)文件：可以是針對特定產(chǎn)品、工程或合同編制的知識產(chǎn)權(quán)計(jì) 劃、規(guī)范等，各種與知識產(chǎn)權(quán)活動(dòng)有關(guān)記錄，由各相應(yīng)部門保存、使用，并形成 記錄。專利權(quán)相關(guān)的文件（包括專利權(quán)證書、專利著錄工程變更合格通知書以及 專利權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議

3、等）由體系辦備案保存。其它管理文件，如各種行政管理制度，局部外來的管理文件，包括與知識 產(chǎn)權(quán)管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)文件等，由財(cái)務(wù)部保存。文件的編號421、知識產(chǎn)權(quán)管理體系文件的編號421.1、目標(biāo)類、手冊文件和管理制度編號格式如下：第2頁共6頁文件編號：版本：A0A、目標(biāo)類和手冊文件編號格式如下：KQTL - IMM- XXX順序號體系代號、手冊代號公司代號例：KOTL-IMM-001廣東體系手冊001號文件。B、管理控制程序類文件編號格式如下：KQTL- IMP-義 X序號體系程序文件知識產(chǎn)權(quán)體系管理縮寫例：KOTL-IMP-001,廣東體系程序文件001。C、知識產(chǎn)權(quán)記錄類文件編號格式如

4、下：ISO- FM -義 X序號表單文件部門代碼例：ISO-FM-001,體系辦表單文件001。市場部MKT;財(cái)務(wù)部FIN;供應(yīng)鏈中心SEM;總務(wù)部ZW;實(shí)驗(yàn)中心LAB;體系辦ISO;工程部PE;研發(fā)部RD;制造部MFG;品質(zhì)部QC文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的：a）知識產(chǎn)權(quán)管理手冊和程序文件由行政部組織編寫、管理者代表審核、上第3頁共6頁第3頁共6頁文件編號：版本：A0 報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由體系辦負(fù)責(zé)登記發(fā)放；b）各部門其它知識產(chǎn)權(quán)管理文件由行政部組織編寫，由管理者代表審核， 總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)體系辦備案，并負(fù)責(zé)發(fā)放。文件的保密涉及公司的技術(shù)秘密和商業(yè)秘密的

5、文件屬于保密文件，或者由公司管理者指 定保密的文件屬于保密文件。文件的保密等級分為三級，分為：絕密、機(jī)密、秘 密。一般文件文件為普通等級，不屬于保密文件。所有保密文件必須在該文件上 加蓋說明其保密等級狀態(tài)的印章。保密文件的管理參照商業(yè)秘密管理制度執(zhí) 行。文件的更改a）知識產(chǎn)權(quán)手冊和程序文件由體系辦負(fù)責(zé)更改，填寫文件更改審批單， 經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改發(fā)放，行政部應(yīng)保存文件更改內(nèi)容的記錄;b）其他文件的更改由各相應(yīng)歸口部門更改，填寫文件更改審批單，經(jīng)主 管負(fù)責(zé)人審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理；c）所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一 性。文

6、件的領(lǐng)用a）文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放回收登記表，經(jīng)管理者代表審批方可領(lǐng)用;b）因破損而重新領(lǐng)用的新的文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)文件；因喪失 而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)在分發(fā)號后加“補(bǔ)”字，發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 4.7、文件的保存、作廢與銷毀k文件的保存a）與知識產(chǎn)權(quán)管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)、平安的地 方；b）各部門文件由本部門專人保管，體系辦每半年對各部門文件保管情況進(jìn) 行檢杳；c）對于保密文件，公司指定專人保管，并進(jìn)行記錄；d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改、不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰， 易于識別和檢索；第4頁共6頁第4頁共6頁文件編號：版本：A0e）任何人離職離崗前，

7、按照“誰發(fā)放交還給誰”的原那么，將其所在崗位使 用的所有文件資料交還給相應(yīng)部門。文件的作廢與銷毀a）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；b）為某種原因需保存的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識;c）對要銷毀的作廢文件由相關(guān)部門填寫文件處理審批單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù) 責(zé)人、管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門銷毀；d）作廢的技術(shù)文件如圖紙、工藝應(yīng)報(bào)檔案室保存。文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與知識產(chǎn)權(quán)管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫文件領(lǐng)用、借閱、復(fù) 制申請單。屬于公司商業(yè)秘密的文件，應(yīng)填寫文件領(lǐng)用、借閱、復(fù)制申請單, 經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后向資料管理人員借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資 料管理人員登記文件編號。外來文件的控制參照外來文件管理控制程序的相關(guān)要求執(zhí)行。每年由管理者代表組織對現(xiàn)有知識產(chǎn)權(quán)管理體系文件進(jìn)行定期評審，各部 門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評審，必須時(shí)予以修改、執(zhí)行本程序4.5條款規(guī)定。 4.10、對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。5、相關(guān)文件商業(yè)秘密管理制度文件編號：外來文件管理方法文件編號：6、記錄文件文件處理審批單