房地產(chǎn)代理公司咨策事業(yè)部高效會(huì)議管理手冊(cè)-17-XXXX

1、咨策事業(yè)部高效會(huì)議管理手冊(cè) 第18頁(yè) 共18頁(yè)咨策事業(yè)部高效會(huì)議管理手冊(cè)（2010年版）一、高效會(huì)議的意義通過(guò)對(duì)事業(yè)部四部門(mén)的高效會(huì)議訪(fǎng)談，了解到當(dāng)前會(huì)議組織存在著種種現(xiàn)象：現(xiàn)象1：正常上班時(shí)間大部分花費(fèi)在會(huì)議上，使得計(jì)劃的工作事項(xiàng)需加班加點(diǎn)完成；現(xiàn)象2：會(huì)議泛泛而談，無(wú)法有效地解決問(wèn)題，需要另行召開(kāi)二次、三次會(huì)議；現(xiàn)象3：會(huì)議時(shí)間不確定，通常為二、三小時(shí)，甚至三、四小時(shí)，弄得與會(huì)人員精神疲憊；現(xiàn)象4：會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議決議不明確，執(zhí)行人員仍摸不清楚方向；現(xiàn)象5：會(huì)后事項(xiàng)無(wú)專(zhuān)門(mén)人員跟蹤，致使會(huì)議成果失效。而這些現(xiàn)象表明了當(dāng)前存在較多無(wú)成效的會(huì)議，通過(guò)“會(huì)議成本=人數(shù)*時(shí)間*薪資單價(jià)”，試算下，

2、沒(méi)有效率的會(huì)議浪費(fèi)了多少企業(yè)成本?!而與會(huì)者也是精神疲憊、時(shí)間浪費(fèi)。對(duì)于個(gè)人、企業(yè)來(lái)說(shuō)都是不可估量的損失因此，建立高效會(huì)議制度是當(dāng)前緊迫且重要的工作，對(duì)于團(tuán)隊(duì)提升工作效率、個(gè)人高效工作、企業(yè)節(jié)約成本都有積極推動(dòng)作用。因此導(dǎo)入高效會(huì)議是勢(shì)在必行之舉。二、高效會(huì)議的認(rèn)知2.1會(huì)議的概念簡(jiǎn)單地說(shuō)，三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會(huì)議。兩個(gè)人談話(huà)或討論叫交談或會(huì)談，三個(gè)人以上，沒(méi)有主持人又沒(méi)有中心議題的談話(huà)叫閑聊。所以會(huì)議至少應(yīng)包含幾個(gè)要素：時(shí)間、地點(diǎn)、議題、與會(huì)者、主持人。對(duì)于各要素的要求：1）時(shí)間：包含三種，一指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間，二指召開(kāi)會(huì)議的時(shí)限，三指會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間。會(huì)議

3、召開(kāi)時(shí)間需考慮何時(shí)召開(kāi)比較合適，比如周例會(huì)，則適合在周末或周一召開(kāi)，起承上啟下的作用；召開(kāi)會(huì)議的時(shí)限，要求會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議中的所有事項(xiàng)和議題限定時(shí)間，這樣有助于大家集中精力專(zhuān)心討論一個(gè)問(wèn)題。并且能夠符合“讓我們用15分鐘完成這個(gè)議題”的目標(biāo)。一般會(huì)議的時(shí)限以1小時(shí)為宜，若需更長(zhǎng)時(shí)間，中間應(yīng)安排休息。會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間：軍隊(duì)中有一個(gè)古老的諺語(yǔ)：“用在偵查上的時(shí)間一般都不會(huì)白費(fèi)。”會(huì)前準(zhǔn)備也是如此，因此，組織者在會(huì)議前應(yīng)給予充裕的會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間，這樣也有助于與會(huì)者做好個(gè)人工作安排。一般會(huì)議、項(xiàng)目執(zhí)行會(huì)議提早2小時(shí)通知，策略會(huì)議提早1天通知。2）地點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、與會(huì)人數(shù)、與會(huì)環(huán)境及會(huì)議室的預(yù)約情況而定

4、。3）議題：是指會(huì)議需討論、解決的問(wèn)題。須具有重要性和必要性，又須具有明確性和可行性。每次會(huì)議的議題應(yīng)盡可能集中、單一，不宜過(guò)多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問(wèn)題放在同一會(huì)議上討論，這會(huì)使與會(huì)者的注意力分散，不利于解決問(wèn)題。4）與會(huì)者：是指會(huì)議參與人員。召集來(lái)開(kāi)會(huì)，是要花費(fèi)一定時(shí)間和精力的，而時(shí)間和精力在某種程度上就是效益，就是財(cái)富，只能創(chuàng)造，不能浪費(fèi)。因此，從原則上講，參加會(huì)議的人應(yīng)做到：該參加的一個(gè)不少，不該參加的一個(gè)不多。具體地說(shuō)，與會(huì)者應(yīng)具有必要性、重要性。必要性。這是指與會(huì)者必須是與會(huì)議直接有關(guān)的人員，也就是符合會(huì)議確定范圍。有權(quán)了解會(huì)情、提出意見(jiàn)、表示態(tài)度、作出決定的人；

5、或是能提供信息、深化討論、直接有助于會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果的人。重要性。這里指的是與會(huì)者雖與會(huì)議沒(méi)有必然的、直接的關(guān)系，但卻有利于會(huì)議的進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。這些人員通常是臨時(shí)邀請(qǐng)的。5）主持人：主持人是會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。2.2會(huì)議的分類(lèi)按內(nèi)容、性質(zhì)分公司會(huì)議可分為以下幾種類(lèi)型：管理類(lèi)：企業(yè)管理（年中會(huì)議、年終會(huì)議、高管會(huì)議、績(jī)效會(huì)議、經(jīng)理人例會(huì)）、部門(mén)管理（周例會(huì)、年中會(huì)議、年終會(huì)議）業(yè)務(wù)類(lèi)：周例會(huì)、策略會(huì)、執(zhí)行會(huì)、出品把控會(huì)2.3會(huì)議的收益不管什么會(huì)議，無(wú)論規(guī)模大小、正式非正式、會(huì)期長(zhǎng)短，一旦計(jì)劃或考慮召開(kāi)

6、，并著力考慮如何使其成功舉行，我們就能夠使會(huì)議產(chǎn)生實(shí)效。會(huì)議就是一種溝通與交流，其真正的作用主要有：提供信息；分析并解決問(wèn)題；討論觀點(diǎn)；鼓舞士氣；調(diào)和沖突；獲得反饋；說(shuō)服別人；培訓(xùn)開(kāi)發(fā)；改進(jìn)現(xiàn)狀；更新知識(shí)、技能和態(tài)度。三、高效會(huì)議的流程會(huì)議組織按照時(shí)間的順序，可將會(huì)議組織分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后跟蹤三個(gè)階段。3.1會(huì)前準(zhǔn)備思考真有必要開(kāi)會(huì)嗎？或許還可以用其他方式來(lái)處理和解決工作中面臨的問(wèn)題，因此，首先要考慮的是究竟有沒(méi)有必要召開(kāi)一次會(huì)議，或者別人是否需要參加會(huì)議？自己的會(huì)議：我們遇事面臨的首要問(wèn)題是思考和疑問(wèn)，也就是絕不動(dòng)輒張口就說(shuō)“最好還是開(kāi)個(gè)會(huì)吧！”要冷靜下來(lái)仔細(xì)想想，就這個(gè)問(wèn)題是否要

7、進(jìn)行爭(zhēng)辯和咨詢(xún)？或者是不用其中任何一種方法就能做出決策？要在會(huì)上發(fā)布的信息是否還能以其他方式進(jìn)行傳閱和傳播？是否能夠通過(guò)在走廊上的簡(jiǎn)單談話(huà)、電話(huà)交談或工作午餐來(lái)商議解決？一旦就這些問(wèn)題捫心自問(wèn)，就會(huì)出現(xiàn)不少有選擇性的答案，也許這些選擇就要比開(kāi)一次會(huì)議節(jié)省時(shí)間。請(qǐng)記住，這些決策不僅會(huì)影響你自己的時(shí)間，一小時(shí)的六人會(huì)議實(shí)際上代表了六個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間。（外加會(huì)前準(zhǔn)備、去會(huì)議室以及）別人的會(huì)議：盡管總有一些不得不參加的會(huì)議，但是仍然需要對(duì)此事先做思考?？赡軙?huì)發(fā)現(xiàn)所參加的一些會(huì)議根本就沒(méi)必要，譬如，參加的會(huì)議僅僅是為了保持聯(lián)系或者為了防止突發(fā)事件而溝通信息。若果真如此，只需閱讀一下會(huì)議記錄就足夠。作為一

8、名管理者，就算所分管的部門(mén)必須要有代表參加，也可派其他人與會(huì)，讓其向你反饋信息即可。總之，不論會(huì)議主題如何，都要確保會(huì)議是有意義的，并且沒(méi)有其他會(huì)議可以替代。確定召開(kāi)會(huì)議后，執(zhí)行人需執(zhí)行好會(huì)前準(zhǔn)備。會(huì)前準(zhǔn)備執(zhí)行人通常為主持人或會(huì)議協(xié)助人員。在會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備過(guò)程中，需做好七件事，即：明確會(huì)議目標(biāo)、確定的參與人員、選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議時(shí)間和會(huì)議時(shí)段、安排合適的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、明確會(huì)議議題、準(zhǔn)備充足的會(huì)議資料并及時(shí)發(fā)送正式的會(huì)議通知。1）明確的會(huì)議目標(biāo)這是有效會(huì)議的前提條件。項(xiàng)目管理本身就是以目標(biāo)為導(dǎo)向的。項(xiàng)目會(huì)議也是相同的道理。有一個(gè)明確的目標(biāo)才能召開(kāi)會(huì)議，這是會(huì)議主持人的首要考慮的因素。設(shè)置明確、清晰地會(huì)議

9、目標(biāo)，會(huì)在下面一系列問(wèn)題上有所幫助：人們會(huì)理解為什么要開(kāi)會(huì)；與會(huì)者將更加盡力并樂(lè)于認(rèn)真準(zhǔn)備；討論的焦點(diǎn)會(huì)更加集中；會(huì)議的進(jìn)程更容易控制。2）確定的會(huì)議參與人員會(huì)議的參與人員，應(yīng)該和會(huì)議密切相關(guān)。如果不是必要的人員，最好不要讓他們參加會(huì)議，即避免浪費(fèi)他們的時(shí)間，也好節(jié)約時(shí)間成本。還有一種情況，就是若會(huì)議和某人相關(guān)，但關(guān)聯(lián)的時(shí)間非常短，比如只有五到十分鐘的內(nèi)容是和他相關(guān)的，其余時(shí)間和他沒(méi)有什么關(guān)系。這種情況可以考慮開(kāi)會(huì)時(shí)先講和他相關(guān)的內(nèi)容，相關(guān)內(nèi)容結(jié)束后，可以讓他自愿選擇離開(kāi)還是繼續(xù)旁聽(tīng)。3）適當(dāng)?shù)臅?huì)議時(shí)間和時(shí)段在會(huì)議召開(kāi)前，要先和大家溝通好會(huì)議召開(kāi)的合適日期，確保會(huì)議能如期召開(kāi)后，再發(fā)會(huì)議通知。

10、小提示：上午十點(diǎn)到十二點(diǎn)和下午二點(diǎn)半到四點(diǎn)半是最佳開(kāi)會(huì)的時(shí)段。因?yàn)樵谶@個(gè)時(shí)段，大家都已進(jìn)入正常的工作狀態(tài)中，且精力充沛。4）合適的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)一個(gè)會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)，通常是要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容來(lái)確認(rèn)的。如果不是必須，會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)最好不要超過(guò)二小時(shí)。若會(huì)議超過(guò)二小時(shí)，大家的精力、注意力和反應(yīng)能力都會(huì)有明顯的下降。5）明確的會(huì)議議題在召開(kāi)一個(gè)會(huì)議前，會(huì)議的議題也應(yīng)該是要非常明確的，和會(huì)議議題相關(guān)的人員也應(yīng)該相對(duì)明確才對(duì)。當(dāng)然，各會(huì)議的議題要根據(jù)會(huì)議本身的特性來(lái)分解，最后還要在會(huì)議結(jié)論處匯總起來(lái)，形成明確而有效的會(huì)議結(jié)論。6）充足的會(huì)議資料和會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間在各類(lèi)會(huì)議中，有一部分會(huì)議要求會(huì)議參與人員事先研讀會(huì)議材料，參會(huì)

11、人員需要對(duì)會(huì)議材料有充分的了解后，才能參與會(huì)議討論和交流。對(duì)于這類(lèi)會(huì)議，主持人應(yīng)該事先將有關(guān)會(huì)議材料發(fā)給會(huì)議參與人員和相關(guān)的干系人。讓參會(huì)人員有足夠的時(shí)間來(lái)研讀會(huì)議材料，并在對(duì)會(huì)議材料有一定的理解基礎(chǔ)上，再來(lái)召開(kāi)會(huì)議比較恰當(dāng)。如有可能，還要事先去了解大家對(duì)會(huì)議材料掌握的程度，必要情況下，給予一定的督導(dǎo)。7）發(fā)送正式的會(huì)議通知以上準(zhǔn)備工作都做好了，就該發(fā)送正式的會(huì)議通知了。會(huì)議通知應(yīng)該正式、規(guī)范。會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)該包括會(huì)議名稱(chēng)、主持人、會(huì)議日期和開(kāi)始時(shí)間、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、會(huì)議主題、會(huì)議參與人員名單。會(huì)議議題和各個(gè)議題的時(shí)間估算等。詳見(jiàn)附件一會(huì)議通知模板。3.2會(huì)中控制1）提前通知開(kāi)會(huì)在會(huì)前十分鐘到十五

12、分鐘左右，主動(dòng)通知參會(huì)人員準(zhǔn)點(diǎn)開(kāi)會(huì)，讓他們有時(shí)間整理好手邊的工作。2）做好開(kāi)會(huì)準(zhǔn)備在正式開(kāi)會(huì)前，會(huì)議發(fā)起人通常有一些工作要做的，比如把投影設(shè)備調(diào)試好，把PPT準(zhǔn)備好等。在會(huì)前，一定要確保做好了正式開(kāi)會(huì)的所有準(zhǔn)備。3）準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議在以上工作都做到位后，就可以準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)了。時(shí)間一到，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)！如果有人遲到，不管他前面有什么沒(méi)有聽(tīng)到的，決不重復(fù)。這么做的目的在于強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)的重要性，不能養(yǎng)成大家的惰性。4）控制每一個(gè)議題的時(shí)間會(huì)議的議題和每個(gè)議題的時(shí)間應(yīng)該是明確的，這樣做的目的就是要嚴(yán)格控制會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)，按每個(gè)會(huì)議議題而不是按整個(gè)會(huì)議來(lái)控制，這樣更有效，更不容易超時(shí)。按時(shí)開(kāi)會(huì)很重要，按時(shí)結(jié)束會(huì)議也同樣重

13、要，要等同對(duì)待。5）明確每個(gè)議題的結(jié)論在討論每個(gè)會(huì)議議題時(shí)，都應(yīng)該得到明確的議題結(jié)論。若大家的意見(jiàn)無(wú)法達(dá)成一致，作為主持人，應(yīng)該事先有準(zhǔn)備好的默認(rèn)議題結(jié)論。否則，這樣的議題就不應(yīng)該拿到會(huì)議上來(lái)討論，而應(yīng)該先和相關(guān)人員私下交流，得到可以接受的結(jié)論后，再召開(kāi)會(huì)議討論。如果會(huì)上能討論出更好的結(jié)論當(dāng)然更好，討論不出更好的結(jié)論時(shí)，也不會(huì)無(wú)果而終。6）讓參會(huì)人員有機(jī)會(huì)發(fā)言對(duì)于討論性的議題，主持人要盡量讓大家都有發(fā)言的機(jī)會(huì)。如果遇到比較沉默寡言的參會(huì)人員，主持人可以采用點(diǎn)名的方式來(lái)聽(tīng)取他的意見(jiàn)。發(fā)言人多了，時(shí)間控制就變得重要起來(lái)了，這個(gè)就要靠主持人自己來(lái)靈活把握了。7）避免語(yǔ)言表述理解誤差在會(huì)上，若遇到表達(dá)

14、含義不確切的，主持人需用簡(jiǎn)短的語(yǔ)句作總結(jié)以確認(rèn)。8）提醒或中止過(guò)長(zhǎng)的發(fā)言在會(huì)議中，一講起來(lái)就沒(méi)完沒(méi)了的，主持人應(yīng)提醒其發(fā)言需簡(jiǎn)明扼要，不要超時(shí)。如果時(shí)間快到還沒(méi)有結(jié)論，就要發(fā)出警告了，還剩多久時(shí)間你的發(fā)言時(shí)間就到了！這也是避免會(huì)議超時(shí)要特別注意的地方。9）糾正離題的討論主持人要集中精力，緊扣議題，不能被偏離議題的話(huà)題所誤導(dǎo)。出現(xiàn)離題的討論要及時(shí)中止。10）不要忘記會(huì)議總結(jié)會(huì)議議題討論完后，主持人對(duì)于會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。會(huì)議總結(jié)的時(shí)間也是在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)就要預(yù)留好的。會(huì)議總結(jié)可以根據(jù)會(huì)議遺留時(shí)間而定，時(shí)間少就簡(jiǎn)明扼要一些；時(shí)間長(zhǎng)的話(huà)，多說(shuō)幾句。這樣可以讓大家加深對(duì)會(huì)議結(jié)論的印象。同時(shí)，也是鍛煉總結(jié)能力的良

15、好方法。11）準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議3.3會(huì)后跟蹤1）及時(shí)發(fā)送會(huì)議紀(jì)要會(huì)議開(kāi)完后，最重要的就是會(huì)議紀(jì)要了，這是整個(gè)會(huì)議的產(chǎn)出。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該在開(kāi)完會(huì)后，盡快整理，這樣不容易遺漏和產(chǎn)生偏差。會(huì)議紀(jì)要最好能在會(huì)議當(dāng)天發(fā)送給相關(guān)的人員。如果當(dāng)天無(wú)法完成，最遲發(fā)送時(shí)間不應(yīng)超過(guò)24小時(shí)。2）會(huì)議紀(jì)要資料備案會(huì)后形成的會(huì)議紀(jì)要，除了要發(fā)給相關(guān)人員外，最好能備案保存。以備將來(lái)需要時(shí)可以盡快查看，這也是知識(shí)積累的一部分。3）積極跟蹤會(huì)議反饋會(huì)議結(jié)論已通過(guò)，大家是否有一致的行動(dòng)呢？這一點(diǎn)，會(huì)上是看不到的，只能靠會(huì)后去跟蹤和了解了，這就是會(huì)后跟蹤反饋的作用了，它可以檢驗(yàn)會(huì)上的結(jié)論是否得到有效的執(zhí)行和落實(shí)。4）積極跟蹤會(huì)議任務(wù)

16、很多會(huì)議結(jié)束后，還會(huì)產(chǎn)生一些會(huì)議分布的任務(wù)，這也是需求進(jìn)行跟蹤的，和跟蹤會(huì)議的反饋一樣。需要會(huì)后去落實(shí)，只有按要求落實(shí)到位了，才是真正的有效果。四、高效會(huì)議的要求4.1會(huì)議主持人（一）會(huì)議主持人的職責(zé)前提：在項(xiàng)目成立時(shí)由事業(yè)部指定項(xiàng)目組長(zhǎng)，項(xiàng)目日常會(huì)議主持人由項(xiàng)目組長(zhǎng)擔(dān)當(dāng)或項(xiàng)目組長(zhǎng)指定人員擔(dān)當(dāng)。贏得與會(huì)者的尊敬（如果不認(rèn)識(shí)與會(huì)者，就需要通過(guò)主持會(huì)議的行為表現(xiàn)來(lái)獲得尊敬）；做到胸有成竹（如要閱讀相關(guān)的文件材料，并采取相關(guān)的措施，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，同時(shí)還要鼓勵(lì)其他人做類(lèi)似的準(zhǔn)備工作。認(rèn)真良好、細(xì)致縝密的準(zhǔn)備工作可以使會(huì)議取得更大的成效）準(zhǔn)時(shí)出席準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始確保任何會(huì)務(wù)管理和服務(wù)都能到位（如指定會(huì)議記錄人，

17、會(huì)間的休息時(shí)間、茶點(diǎn)等）；使會(huì)議輕松開(kāi)始，隨即順利地導(dǎo)入議程必要時(shí)對(duì)與會(huì)者進(jìn)行介紹設(shè)置會(huì)議規(guī)章并使全體與會(huì)者遵守（如對(duì)與會(huì)人員強(qiáng)調(diào)將通訊工具（手機(jī)或小靈通）關(guān)閉或調(diào)成振動(dòng)）根據(jù)不同出席人員的情況（如健談?wù)撸┛刂朴懻撔问竭m當(dāng)或必要的時(shí)候鼓勵(lì)大家獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策必要時(shí)插話(huà)提問(wèn)以澄清所述事務(wù)的脈絡(luò)（對(duì)任何含混不清的問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)，以便節(jié)省時(shí)間，減少無(wú)謂的爭(zhēng)論。如果會(huì)議缺乏必要的引導(dǎo)，會(huì)議就會(huì)陷入混亂無(wú)序的狀態(tài)，要花費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間才可能有結(jié)論。）確保人人都有發(fā)言和表達(dá)意見(jiàn)的機(jī)會(huì)讓會(huì)員討論切入要點(diǎn)仔細(xì)傾聽(tīng)（如果會(huì)議主席漏掉了某些內(nèi)容，會(huì)議的順利進(jìn)展就會(huì)受到影響，同時(shí)會(huì)陷入“但你說(shuō)過(guò)”的爭(zhēng)辯中）隨時(shí)看表，提醒大家遵守

18、時(shí)間，做好對(duì)全場(chǎng)時(shí)間壓力的管理對(duì)討論的問(wèn)題進(jìn)行清晰和緊湊的歸納總結(jié)應(yīng)付好因某些議題而引發(fā)的激憤、爆發(fā)和情緒高潮做好總結(jié)和歸納的陳詞（包括最后的會(huì)務(wù)信息、下次會(huì)議時(shí)間等的發(fā)布）注意引導(dǎo)下一步行動(dòng)（這一點(diǎn)在系列會(huì)議中特別重要，以防止對(duì)與會(huì)者在一處做出的承諾又會(huì)在另一處被推翻。）要做到這一切，需要耐心、善意、良好的幽默感以及對(duì)與會(huì)者和會(huì)議目標(biāo)的雙重尊重。注：因主持人未必都是經(jīng)驗(yàn)豐富，資深人員擔(dān)任。參與的管理人員應(yīng)協(xié)助主持人將會(huì)議主持好。（二）對(duì)主持人的要求1）讓會(huì)議有一個(gè)良好的開(kāi)端態(tài)度積極會(huì)議目的與程序清楚明了樹(shù)立主持人掌控會(huì)議局勢(shì)的權(quán)威營(yíng)造恰當(dāng)?shù)臍夥眨ぐl(fā)創(chuàng)造性思維與進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析所需要的氛圍

19、是不一樣的）為下一個(gè)議程創(chuàng)造興趣與熱情（即便是冗長(zhǎng)乏味的常規(guī)性綜述與回顧）迅即就能使人意識(shí)到該會(huì)議條例清楚，效果明顯。2）激發(fā)創(chuàng)造性，主持人必須做到：積極鼓勵(lì)創(chuàng)造性的思維（主持人要清楚地說(shuō)明創(chuàng)新思維是會(huì)議的一部分，會(huì)議的規(guī)則禁止任何人未經(jīng)思考就輕率地排斥和拒絕別人提出的觀點(diǎn)）自身提出新觀點(diǎn)或者把討論朝著新的或是不同以往的方向引導(dǎo)尋找看待事物的新方法考慮那些新穎異常的方法，并且在會(huì)議中加以嘗試旨在解決問(wèn)題，而不是在熟悉的原路上徘徊。3）主持人自身的要求會(huì)議主持人的會(huì)議主持對(duì)會(huì)議是否高效起著關(guān)鍵的作用，這就要求主持人自身需具備相當(dāng)?shù)哪芰Γ?）演講口才能力：這是主持人的首要能力。對(duì)于與會(huì)者了解會(huì)議議

20、題、清楚決議都至關(guān)重要。2）組織協(xié)調(diào)能力：會(huì)前人員組織，角色分工及其他事項(xiàng)準(zhǔn)備；會(huì)中如何引導(dǎo)發(fā)言，得出有效決議等。3）辨別分析能力：會(huì)中對(duì)于與會(huì)者發(fā)言辨別是否偏題，討論方向是否正確。4）總結(jié)歸納能力：對(duì)于會(huì)議決議能歸納總結(jié)出，并在會(huì)議結(jié)束前進(jìn)行重述。5）調(diào)節(jié)氣氛能力：會(huì)議除了得出決議外，營(yíng)造輕松、歡快的會(huì)議氣氛，對(duì)于思維發(fā)散，腦力思考起著積極地作用，從而引導(dǎo)積極發(fā)言。注：實(shí)際情況主持人未必都具備如上能力，但在會(huì)議過(guò)程中應(yīng)加以引導(dǎo)，主持人自我有意識(shí)約束與培養(yǎng)，對(duì)于每次會(huì)議組織進(jìn)行評(píng)估、改正，從而能力逐步提升。另外，希望公司09年行政培訓(xùn)能進(jìn)行此類(lèi)相應(yīng)培訓(xùn)，若有針對(duì)性引導(dǎo)必然比個(gè)人摸索成長(zhǎng)更快。4

21、.2與會(huì)者的職責(zé)1）有效參與充分的準(zhǔn)備：應(yīng)該知道到底要討論些什么內(nèi)容，為此做好準(zhǔn)備，并完成所有的功課。有效的溝通：應(yīng)該認(rèn)真判斷自己該講什么和怎么講。適度的討論：不僅要作會(huì)議發(fā)言，還要站在自己的立場(chǎng)上快速思考，以便對(duì)其他人的發(fā)言作出適當(dāng)?shù)幕貞?yīng)；換言之，需要把自己的觀點(diǎn)放在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候提出，以防受到冷遇或在激烈爭(zhēng)論時(shí)浮出水面。2）充分準(zhǔn)備事先閱讀所有相關(guān)的資料：與此次會(huì)議相關(guān)的過(guò)去的會(huì)議紀(jì)錄、議程、文件、報(bào)告和備忘錄等。閱讀一些背景資料，讓自己熟悉和研究此次主題的內(nèi)容。對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行熟悉和注解，必要時(shí)做好筆記。準(zhǔn)備好你要在會(huì)上提出的問(wèn)題，有時(shí)候你需要準(zhǔn)備的是用什么方式向大家提問(wèn)。做好發(fā)言的準(zhǔn)備。確定

22、自己已經(jīng)對(duì)此深思熟慮，并且對(duì)需要說(shuō)的話(huà)和用什么方式表達(dá)都已做了筆記。控制緊張情緒充分的準(zhǔn)備仍然是克服緊張的良藥。如果我們隊(duì)自己要講的話(huà)和要做的事清晰明了，我們就不會(huì)緊張，至少不會(huì)過(guò)分緊張。此外，深呼吸或喝一口水等具體的技術(shù)性措施也是克服緊張的比較有用的方法。有效的溝通堅(jiān)守規(guī)則：遵守基本的會(huì)議規(guī)則會(huì)幫助與會(huì)者認(rèn)真出席。嚴(yán)守程序會(huì)議往往是根據(jù)主持人的指示或只是根據(jù)其實(shí)用性來(lái)安排程序和內(nèi)容的。一般來(lái)說(shuō)，有效的開(kāi)會(huì)程序?yàn)椋菏马?xiàng)介紹。說(shuō)明需要討論之事項(xiàng)的理由，設(shè)置情景，再參考原來(lái)的討論，為該事項(xiàng)設(shè)置附加議程。列出問(wèn)題。列出贊成和反對(duì)的意見(jiàn)，歸納和概述主要觀點(diǎn)（例如成本、時(shí)間、人員等），陳述主要問(wèn)題和建議

23、?？刂妻q論。讓更多的人發(fā)言，使辯論更具邏輯性，為得出科學(xué)的結(jié)論奠定基礎(chǔ)。有效歸納。對(duì)以前的討論進(jìn)行總結(jié)，對(duì)未來(lái)的行動(dòng)、交流或決定進(jìn)行展望。核準(zhǔn)事實(shí)清楚：平實(shí)清晰地陳述事實(shí)，不要因細(xì)枝末節(jié)而一葉障目準(zhǔn)確：確認(rèn)你提供的信息準(zhǔn)確無(wú)誤精確：選擇合適的信息來(lái)闡述自己的觀點(diǎn)時(shí)時(shí)觀察嚴(yán)密觀察會(huì)議的進(jìn)展：看看人們是怎樣用手勢(shì)和言語(yǔ)對(duì)會(huì)議和你作出反應(yīng)的。專(zhuān)心而積極地傾聽(tīng)：做好會(huì)議記錄，讓人們看到你在專(zhuān)心地參加會(huì)議、傾聽(tīng)別人發(fā)言。適度地討論讓你講的話(huà)通俗易懂進(jìn)行清晰地內(nèi)容預(yù)報(bào)設(shè)置清晰發(fā)言框架使用正確的順序使用視覺(jué)輔助盡量避免使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)：開(kāi)會(huì)時(shí)使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)要視情況而定避免冗繁而晦澀的語(yǔ)言讓你的發(fā)言更具吸引力了解他

24、人的需要，從他們的角度看問(wèn)題。專(zhuān)門(mén)列出能夠幫助理解你發(fā)言的事例講給其他人聽(tīng)，有必要時(shí)，可以一對(duì)一地進(jìn)行講解，向他們解釋為什么你的觀點(diǎn)比別人好。讓你的發(fā)言更可信需要通過(guò)引入證據(jù)并得以考證來(lái)提升和增加自己所講內(nèi)容的信用度。這可以通過(guò)一系列的方法進(jìn)行，例如可以通過(guò)：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)具體的事例清楚明了的證據(jù)測(cè)試或者判決的結(jié)果從其他地方獲取的專(zhuān)家結(jié)論及客觀評(píng)論書(shū)面材料研究成果確定發(fā)言的時(shí)機(jī)不要只準(zhǔn)備在特別的時(shí)段發(fā)言，事情的發(fā)展往往都不是想象的那樣，因此要保持彈性，做好各種準(zhǔn)備。不要孤立地看待自己的發(fā)言。要將自己的繁衍融入到其他人的觀點(diǎn)之中，在整個(gè)會(huì)議的大環(huán)境下加以表述。發(fā)揮長(zhǎng)處，看是不是整個(gè)會(huì)場(chǎng)上最會(huì)介紹的人，

25、最能發(fā)揮水平的人或者是辯論中最善于總結(jié)歸納的人。清楚表明隨后進(jìn)一步發(fā)言的意象。保持自己隨后進(jìn)一步闡述某個(gè)觀點(diǎn)的權(quán)利：“我對(duì)成本問(wèn)題還有一些思考，或許我隨后再針對(duì)這個(gè)問(wèn)題做個(gè)發(fā)言?！闭_的態(tài)度精力集中。保持頭腦清晰，全神貫注于會(huì)議中的每個(gè)問(wèn)題（即使有些問(wèn)題對(duì)你個(gè)人來(lái)說(shuō)興趣不大）認(rèn)真傾聽(tīng)。仔細(xì)傾聽(tīng)每個(gè)人對(duì)每件事的發(fā)言和表態(tài)，必要時(shí)做好筆記。仔細(xì)觀察。仔細(xì)觀察其他人的表現(xiàn)和舉動(dòng)，看他們?nèi)绾螌?duì)一件事情做出反應(yīng)，然后考慮對(duì)策。深思熟慮。任何時(shí)候的發(fā)言都是先動(dòng)腦子再動(dòng)嘴，做到想好了再說(shuō)。沉著鎮(zhèn)定。無(wú)論你遇到什么樣的挑釁或者其他人的發(fā)言背離你的預(yù)期或離題太遠(yuǎn)，你都要保持鎮(zhèn)靜沉著。4.3會(huì)后落實(shí)1）提供會(huì)議記

26、要的重要性：行動(dòng)提示：提醒那些主動(dòng)承擔(dān)或者是接受任務(wù)的人，他們應(yīng)該并且要準(zhǔn)時(shí)完成任務(wù)。這種書(shū)面記錄在有多個(gè)人的工作和任務(wù)產(chǎn)生交叉重疊時(shí)，還能幫助他們進(jìn)行溝通與聯(lián)絡(luò)。承上啟下。作為今后繼續(xù)討論或下一次會(huì)議的有效的維系，這些記錄有助于確保那些主要觀點(diǎn)得到匯報(bào)、交流或進(jìn)一步地貫徹。檔案記錄。會(huì)議記錄作為對(duì)已經(jīng)發(fā)生的事情，特別是對(duì)已經(jīng)作出的決策及采取的行動(dòng)的一種確認(rèn)和記錄?？傊?，會(huì)議記錄的作用和規(guī)律是顯而易見(jiàn)的，沒(méi)必要的時(shí)候，不需要準(zhǔn)備和收集；但同樣，也絕不要在需要參考和使用的時(shí)候而拿不出來(lái)。2）讓會(huì)議記要發(fā)揮作用：準(zhǔn)確。對(duì)于主要問(wèn)題的記錄既不能被夸大，也不能被忽視?？陀^。本著客觀誠(chéng)實(shí)的原則，真實(shí)地記

27、錄所發(fā)生的一切，不要添加自己的觀點(diǎn)，不要做任何的潤(rùn)色和修飾。簡(jiǎn)捷。在保證必要信息量的前提下，堅(jiān)持會(huì)議記錄的簡(jiǎn)捷原則。易懂。避免冗長(zhǎng)與晦澀難懂的描述。否則，不是沒(méi)人去閱讀會(huì)議記錄，就是會(huì)讓人們對(duì)其產(chǎn)生誤解。清晰。信息清楚，責(zé)任明晰，什么人，什么時(shí)間要采取什么行動(dòng)等等，都一目了然。3）格式與設(shè)計(jì)詳見(jiàn)附件二記要表出席情況。需要清楚地記錄什么人出席，什么人沒(méi)有出席。最后一次會(huì)議的記錄。當(dāng)一組系列會(huì)議被召開(kāi)時(shí)，最后一次會(huì)議的記錄至關(guān)重要。問(wèn)題顯現(xiàn)。必要時(shí)，要記錄出現(xiàn)問(wèn)題的情況。問(wèn)題討論。要記錄那些相關(guān)的事實(shí)和決定，而不是對(duì)討論的所有事情逐一作詳細(xì)的記錄。最好整理成一種報(bào)告的模式，即“大家一致同意”，以此

28、避免列舉任何可能或應(yīng)該發(fā)生的事情的趨向。迅速寫(xiě)好會(huì)議記錄：記錄人還清晰而準(zhǔn)確地記得一些討論的細(xì)節(jié)；人們?cè)跁?huì)后期待著通過(guò)這個(gè)記錄來(lái)落實(shí)會(huì)議精神，并采取相應(yīng)的措施和行動(dòng)；剛開(kāi)完會(huì)，人們還記憶猶新，印象深刻，此時(shí)盡快采取措施和行動(dòng)則效果明顯。4.4其他意見(jiàn)領(lǐng)袖：有意見(jiàn)領(lǐng)袖（公司領(lǐng)導(dǎo)）參與會(huì)議時(shí)，應(yīng)先聽(tīng)取與會(huì)成員發(fā)言后再表述個(gè)人觀點(diǎn)，以免發(fā)言后，與會(huì)成員都不敢發(fā)言。（特別是風(fēng)暴會(huì)議，要求思維發(fā)散，這樣就限制住與會(huì)者積極發(fā)言。）會(huì)議室管理人員：對(duì)于會(huì)議室登記能?chē)?yán)格按照時(shí)間執(zhí)行，能及時(shí)調(diào)配調(diào)度。五、事業(yè)部會(huì)議體系按照會(huì)議的內(nèi)容，且將事業(yè)部會(huì)議體系歸為兩大會(huì)議類(lèi)型：業(yè)務(wù)會(huì)議和管理會(huì)議。其中業(yè)務(wù)會(huì)議包含策略會(huì)、執(zhí)行會(huì)。管理會(huì)議包含部門(mén)管理會(huì)議、事業(yè)部管理會(huì)議（經(jīng)理層、全體成員）1、項(xiàng)目策略會(huì)此類(lèi)為項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)重要會(huì)議，包含評(píng)估會(huì)、策略會(huì)（建模定位定調(diào)）、出品會(huì)等會(huì)議目標(biāo)：評(píng)估會(huì)通過(guò)對(duì)項(xiàng)目評(píng)估，決定我司是否參與策略會(huì)對(duì)項(xiàng)目定位定調(diào)，參與人員達(dá)成共識(shí)出品會(huì)對(duì)擬出品的策略會(huì)作品進(jìn)行出品把控。與會(huì)人員：項(xiàng)目組人員：事業(yè)部項(xiàng)目組相關(guān)成員、及發(fā)展和營(yíng)銷(xiāo)相關(guān)成員公司高管（張董、詹總、陳總