一起幫助員工有效溝通

1、幫助員工工有效溝溝通 無(wú)論論從事什什么職業(yè)業(yè)，會(huì)計(jì)計(jì)師、工工程師、培訓(xùn)師師，還是是投資顧顧問(wèn)，員員工多半半要在溝溝通上花花掉大部部分的時(shí)時(shí)間。溝溝通做得得比較好好的員工工一般會(huì)會(huì)被委以以重任，會(huì)會(huì)不斷升升職，會(huì)會(huì)獲得事事業(yè)上的的成功。而那些些溝通得得不夠好好的員工工就得不不到這些些。因此此，對(duì)企企業(yè)來(lái)說(shuō)說(shuō)，當(dāng)務(wù)務(wù)之急是是要確保保員工掌掌握了有有效溝通通的方式式與方法法。 不幸幸的是，信信息溝通通渠道越越來(lái)越多多，員工工對(duì)于如如何有效效溝通卻卻越來(lái)越越茫然。根據(jù)一一項(xiàng)研究究，普通通知識(shí)型型員工每每天需要要管理2200多多條信息息；399%的知知識(shí)型員員工平均均每天有有六次或或六次以以上要被被信息

2、打打擾；227%的的員工必必須分心心去處理理大量信信息；而而有199%的員員工表示示，他們們收到的的信息太太多，已已經(jīng)難以以招架。 信息為何何泛濫造成成這種所所謂“信信息泛濫濫”的原原因有很很多，也也各不相相同，總總的來(lái)說(shuō)說(shuō)有以下下幾種。 溝溝通方式式因人而而異。公公司無(wú)法法強(qiáng)行要要求員工工使用什什么樣的的溝通工工具，因因?yàn)檫@是是一個(gè)因因人而異異的決定定。 溝溝通工具具日漸增增多。每每一種新新技術(shù)，都都是對(duì)原原有工具具的豐富富。在電電子郵件件被廣泛泛使用的的時(shí)候，傳傳真機(jī)并并沒(méi)有慘慘遭淘汰汰。所以以現(xiàn)在員員工至少少可以使使用166種信息息交流方式式，從普普通的郵郵局信件件到即時(shí)時(shí)通訊工工具，可

3、可謂五花花八門。 地地理位置置各不相相同。住住在不同同國(guó)家的的人在使使用溝通通工具方方面具有有不同的的偏好。例如，在在美國(guó)，由由于有多多個(gè)時(shí)區(qū)區(qū)，因此此人們喜喜歡用電電子郵件件來(lái)溝通通；而英英國(guó)只有有一個(gè)時(shí)時(shí)區(qū)，所所以人們們更愛(ài)用用手機(jī)。 工工作負(fù)擔(dān)擔(dān)越來(lái)越越重。普普通知識(shí)識(shí)型員工工平均每每周要應(yīng)應(yīng)對(duì)177個(gè)項(xiàng)目目，而每每個(gè)項(xiàng)目目都需要要溝通。 工工作安排排日漸靈靈活。遠(yuǎn)遠(yuǎn)程工作作以及其其他非傳傳統(tǒng)的工工作安排排，已經(jīng)經(jīng)使人們們?cè)絹?lái)越越需要保保持聯(lián)系系并隨時(shí)時(shí)獲取信信息。 公司規(guī)規(guī)模有大大有小。公司規(guī)規(guī)模越大大，越可可能催生生各式的的信息交交流系統(tǒng)統(tǒng)。 郵件為何何堆積信息息交流系系統(tǒng)的膨膨脹已

4、經(jīng)經(jīng)很成問(wèn)問(wèn)題了，而而電子郵郵件所帶帶來(lái)的麻麻煩也不不應(yīng)小覷覷。最近近做的一一項(xiàng)研究究表明，員員工收到到的電子子郵件中中，有三三分之一一與正在在做的工工作沒(méi)有有關(guān)系。如果公公司有1100位位員工，那那么每年年處理這這些無(wú)關(guān)關(guān)信息總總共就要要花掉一一五,0000個(gè)個(gè)小時(shí)，或或者說(shuō)4420,0000美元。如果員員工數(shù)量量增加到到5,0000人人，那么么工作效效率方面面的損失失就會(huì)達(dá)達(dá)到7550,0000個(gè)個(gè)小時(shí)，等等價(jià)于22,1000萬(wàn)美美元。與與此同時(shí)時(shí)，隨著著電子郵郵件的大大量使用用，面對(duì)對(duì)面交流流這種非非常重要要的溝通通方式，尤尤其是在在傳達(dá)壞壞消息以以及勸說(shuō)說(shuō)他人時(shí)時(shí)應(yīng)該采采用的方方法，現(xiàn)

5、現(xiàn)在卻用用得越來(lái)來(lái)越少了了。 那么么工作中中的電子子郵件為為什么會(huì)會(huì)增加呢呢？除開(kāi)開(kāi)垃圾郵郵件的因因素之外外，主要要原因有有以下幾幾個(gè)方面面。 員員工將電電子郵件件抄送給給所有他他們能夠夠想到的的人，確確保大家家都知道道他們答答應(yīng)的事事情已經(jīng)經(jīng)做了。 主主管不想想和員工工當(dāng)面交交涉。負(fù)負(fù)面的績(jī)績(jī)效評(píng)估估報(bào)告，甚甚至是解解雇信，都都已經(jīng)通通過(guò)電子子郵件的的方式向向員工傳傳達(dá)了。 員工收收到電子子郵件后后，不假假思索地地“回復(fù)復(fù)所有人人”而不不是“回回復(fù)”，結(jié)結(jié)果把郵郵件回復(fù)復(fù)了所有有收到原原始郵件件的人，而而不只是是目標(biāo)收收件人。 員工對(duì)對(duì)原始郵郵件不做做任何編編輯修改改就直接接回復(fù)，因因此很多

6、多郵件長(zhǎng)長(zhǎng)得成了了拉洋片片，既無(wú)無(wú)用處，讀讀起來(lái)又又費(fèi)力。 管理層層認(rèn)為，電電子郵件件比其他他信息溝溝通方式式的成本本更低，因因此應(yīng)該該取代所所有其他他的溝通通渠道。 建立溝通通部門誰(shuí)應(yīng)應(yīng)該負(fù)責(zé)責(zé)建立并并指導(dǎo)員員工在公公司內(nèi)部部的信息息溝通方方式呢？是人力力資源部部門，IIT部門門，還是是郵件收收發(fā)室？在很多多公司，可可能的結(jié)結(jié)果是，沒(méi)沒(méi)有人對(duì)對(duì)此負(fù)責(zé)責(zé)。 今天天，公司司對(duì)溝通通缺乏統(tǒng)統(tǒng)一管理理的惟一一可能的的解釋就就是：管管理層認(rèn)認(rèn)為這不不值得去去管理。他們認(rèn)認(rèn)為，員員工之間間采取什什么方式式傳遞信信息屬于于雞毛蒜蒜皮的小小事，幫幫助員工工有效溝溝通是非非生產(chǎn)性性的活動(dòng)動(dòng)，投入入時(shí)間、資金或

7、或人力等等資源又又不會(huì)提提高利潤(rùn)潤(rùn)。 大錯(cuò)錯(cuò)特錯(cuò)！許多公公司最關(guān)關(guān)鍵的成成功要素素，無(wú)論論是生產(chǎn)產(chǎn)率還是是創(chuàng)新，其其核心就就是溝通通。溝通通才是創(chuàng)創(chuàng)新的基基礎(chǔ)！ 現(xiàn)在在你知道道是怎么么回事了了。也就就是說(shuō)，除除非有人人負(fù)起責(zé)責(zé)任來(lái)，否否則信息息泛濫現(xiàn)現(xiàn)象是不不會(huì)好轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的，它它只會(huì)變變得更糟糟。 話雖雖如此，重重要的還還是要成成立溝通通部門，讓讓其負(fù)責(zé)責(zé)公司的的信息溝溝通任務(wù)務(wù)。公司司希望所所有員工工能夠分分享共同同的理念念、目標(biāo)標(biāo)、信仰仰、知識(shí)識(shí)和信息息，而溝溝通部門門就是這這一任務(wù)務(wù)的正式式執(zhí)行機(jī)機(jī)構(gòu)。這這是溝通通人員的的工作，這這是他們們的專長(zhǎng)長(zhǎng)，在幫幫助公司司其他人人掌握溝溝通技巧巧方面

8、，沒(méi)沒(méi)有人比比他們更更有資格格了。 溝通通不屬于于IT部部門的工工作范疇疇。ITT部門的的任務(wù)是是確保電電纜連接接正確，讓讓那些二二進(jìn)制代代碼能夠夠暢通無(wú)無(wú)阻地傳傳輸。也也不是人人力資源源部門的的工作，人人力資源源部是要要吸引和和留住公公司需要要的人才才。 實(shí)施四個(gè)個(gè)步驟將整整個(gè)公司司的溝通通任務(wù)交交給溝通通部門絕絕不是一一項(xiàng)簡(jiǎn)單單的工作作，必須須認(rèn)真進(jìn)進(jìn)行規(guī)劃劃。溝通通部門可可能會(huì)利利用現(xiàn)有有資源來(lái)來(lái)處理大大部分工工作，但但是你可可能還需需要增加加人手和和預(yù)算以以做好這這項(xiàng)新工工作。 向溝溝通部門門委以負(fù)負(fù)責(zé)溝通通工作的的任務(wù)，包包括四個(gè)個(gè)重要步步驟：第第一步要要確立目目標(biāo)；第第二步要要制定

9、戰(zhàn)戰(zhàn)略；第第三步要要設(shè)立可可衡量的的分目標(biāo)標(biāo)；最后后是拿出出具體的的實(shí)施方方案。 1、確立立目標(biāo)。將溝通通工作交交付給一一個(gè)部門門時(shí)，首首先應(yīng)該該為這個(gè)個(gè)部門確確立工作作目標(biāo)。這一目目標(biāo)與溝溝通計(jì)劃劃中的目目標(biāo)非常常類似，是是你所追追求的總總體的、最終的的目標(biāo)。下面列列舉一些些例子。 解決電電子郵件件問(wèn)題。改善電電子郵件件的使用用現(xiàn)狀，使使其成為為提高工工作效率率的工具具，而不不是影響響效率的的絆腳石石。 改進(jìn)員員工的溝溝通習(xí)慣慣。無(wú)論論是對(duì)個(gè)個(gè)人還是是對(duì)公司司的成就就而言，溝溝通的影影響都是是巨大的的。 解決總總體溝通通問(wèn)題。提供溝溝通的工工具，以以及使用用這些工工具的方方法，既既能夠滿滿足

10、公司司的需求求，也是是公司創(chuàng)創(chuàng)新和提提高效率率的基礎(chǔ)礎(chǔ)。 2、制定定戰(zhàn)略。先來(lái)看看看第一一個(gè)目標(biāo)標(biāo)，也就就是改進(jìn)進(jìn)公司內(nèi)內(nèi)部電子子郵件的的使用情情況。當(dāng)當(dāng)然，各各家公司司都要根根據(jù)自己己獨(dú)特的的環(huán)境、能力和和文化來(lái)來(lái)制定不不同的戰(zhàn)戰(zhàn)略，所所以切勿勿拘泥于于所舉的的這些例例子。但但這些例例子可以以幫助你你了解如如何闡述述戰(zhàn)略。這些戰(zhàn)戰(zhàn)略將是是下一步步設(shè)立可可衡量的的分目標(biāo)標(biāo)的基礎(chǔ)礎(chǔ)。 對(duì)最佳佳實(shí)踐進(jìn)進(jìn)行認(rèn)可可和獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)。 鼓勵(lì)和和強(qiáng)化期期望的行行為模式式。 采用能能解決問(wèn)問(wèn)題的技技術(shù)手段段。 制定政政策以緩緩解最嚴(yán)嚴(yán)重的問(wèn)問(wèn)題。 3、細(xì)化化目標(biāo)。分目標(biāo)標(biāo)是指執(zhí)執(zhí)行各條條戰(zhàn)略所所能得到到的可衡衡量的

11、結(jié)結(jié)果。拿拿上述鼓勵(lì)和和強(qiáng)化期期望的行行為模式式這一一條來(lái)說(shuō)說(shuō)，你可可能會(huì)為為它設(shè)立立以下具具體目標(biāo)標(biāo)。 對(duì)所有有員工進(jìn)進(jìn)行溝通通方面的的培訓(xùn)。 在每一一期的員員工刊物物中介紹紹有關(guān)溝溝通方面面的小竅竅門。 發(fā)起一一次增強(qiáng)強(qiáng)溝通意意識(shí)的活活動(dòng)。 4、設(shè)計(jì)計(jì)方案。這一步步是任何何戰(zhàn)略性性的溝通通計(jì)劃中中溝通者者最樂(lè)意意做的事事情，也也是他們們將溝通通工作落落到實(shí)處處的一步步。具體體方案就就是實(shí)際際要做的的事，例例如，以以下是增增強(qiáng)溝通通意識(shí)的的一些活活動(dòng)。 在公司司公告板板或是在在擺放于于食堂和和休息室室桌上的的卡片上上宣傳相相關(guān)內(nèi)容容。 開(kāi)發(fā)一一種在線線有獎(jiǎng)游游戲，并并在公司司內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)上傳播播

12、。 舉辦一一次評(píng)選選員工的的最佳溝溝通實(shí)踐踐的活動(dòng)動(dòng)。 整合所所有的溝溝通工具具，幫助助經(jīng)理人人推行溝溝通計(jì)劃劃。 完成兩大大任務(wù)溝通通者最熟熟悉的工工作是制制作正式式的溝通通材料。雖然這這項(xiàng)工作作很有趣趣，能看看到結(jié)果果，也很很重要，但但是不要要以為信信息傳遞遞出去了了，大家家就會(huì)消消化吸收收并依照照?qǐng)?zhí)行。 要記記住重要要的一點(diǎn)點(diǎn)，和員員工溝通通的惟一一原因是是要最終終影響他他們。這這樣，就就需要把把這一環(huán)環(huán)節(jié)的工工作放到到整個(gè)溝溝通管理理工作這這一大環(huán)環(huán)境中去去考慮。 這樣樣說(shuō)并不不意味著著溝通材材料的重重要性就就降低了了。這些些材料能能夠突出出公司在在溝通方方面所下下的功夫夫，向員員工傳

13、達(dá)達(dá)溝通的的重要意意義，并并起著一一種強(qiáng)化化意識(shí)和和行為的的作用。認(rèn)識(shí)到到這一點(diǎn)點(diǎn)后，再再來(lái)看看看你都可可以運(yùn)用用哪些溝溝通工具具在公司司推行有有效的溝溝通舉措措。 溝通通計(jì)劃需需要將下下面的兩兩個(gè)任務(wù)務(wù)結(jié)合在在一起。 其一，要要改變溝溝通文化化。企業(yè)業(yè)文化無(wú)無(wú)外乎是是指事物物的存在在方式以以及行事事方法，而而變革文文化意味味著要改改變行為為模式、道德準(zhǔn)準(zhǔn)則以及及對(duì)成功功與失敗敗的界定定。這種種變革在在本質(zhì)上上通常是是循序漸漸進(jìn)的，很很少因推推行某項(xiàng)項(xiàng)計(jì)劃就就能一蹴蹴而就。還記得得質(zhì)量改改進(jìn)這個(gè)個(gè)概念嗎嗎？有多多少員工工曾經(jīng)把把它僅僅僅看作是是“本月月項(xiàng)目”？又有多多少公司司真正將將戴明質(zhì)質(zhì)量

14、控制制計(jì)劃的的原則融融入企業(yè)業(yè)的上上上下下？ 其二，要要讓員工工把注意意力放在在問(wèn)題以以及解決決方案上上。若想想激勵(lì)員員工改變變自己的的行為方方式，需需要把問(wèn)問(wèn)題講清清楚，同同時(shí)提出出解決問(wèn)問(wèn)題的辦辦法，還還要告訴訴員工他他們?yōu)榇舜藨?yīng)該做做哪些努努力。畏畏首畏尾尾地做事事是無(wú)法法產(chǎn)生效效果的，必必須大張張旗鼓地地行動(dòng)起起來(lái)！要要把這一一行動(dòng)看看作是變變革企業(yè)業(yè)文化的的漫漫征征程的起起點(diǎn)。雖雖然進(jìn)展展到某一一階段后后，當(dāng)初初的宣傳傳口號(hào)和和標(biāo)語(yǔ)可可能會(huì)消消失，但但是變革革溝通文文化必將將持續(xù)地地進(jìn)行下下去。 現(xiàn)行行的一些些溝通渠渠道，比比如時(shí)事事通訊、視頻雜雜志、電電子郵件件公告、季度會(huì)會(huì)議，以

15、以及企業(yè)業(yè)內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)上的新新聞報(bào)道道等，都都是變革革溝通文文化的最最有力的的工具。既然這這些工具具已經(jīng)做做了足夠夠的宣傳傳，再繼繼續(xù)向員員工強(qiáng)調(diào)調(diào)養(yǎng)成良良好溝通通習(xí)慣的的重要性性就有點(diǎn)點(diǎn)老生常常談了。因此在在運(yùn)用這這些工具具大力宣宣揚(yáng)變革革的同時(shí)時(shí)，也要要開(kāi)始倡倡導(dǎo)企業(yè)業(yè)期望的的行為方方式，力力爭(zhēng)改變變現(xiàn)狀。 聯(lián)手其他他部門盡管管溝通工工作是由由溝通部部門負(fù)責(zé)責(zé)，但是是僅靠一一個(gè)部門門的努力力是做不不好的，還還必須要要有其他他部門的的參與和和努力，包包括：培培訓(xùn)和發(fā)發(fā)展部門門、人力力資源部部門、管管理層，以以及信息息技術(shù)部部門。 如果果員工沒(méi)沒(méi)有好的的方法，就就掌握不不了好的的溝通行行為。這這就

16、是培培訓(xùn)和發(fā)發(fā)展部門門的作用用所在。根據(jù)企企業(yè)在溝溝通問(wèn)題題上的輕輕重程度度，可以以同培訓(xùn)訓(xùn)部門一一起制定定一個(gè)要要求所有有員工必必須參加加的培訓(xùn)訓(xùn)計(jì)劃，也也可以開(kāi)開(kāi)設(shè)溝通通方面的的課程，讓讓員工自自愿參加加（或者者經(jīng)理人人可以選選送某些些員工參參加）。這類課課程不宜宜過(guò)長(zhǎng)，內(nèi)內(nèi)容應(yīng)該該包括：?jiǎn)栴}是是什么；這些問(wèn)問(wèn)題是如如何影響響公司和和員工的的；良好好的溝通通習(xí)慣應(yīng)應(yīng)該是怎怎樣的（這這應(yīng)該占占課程770%的的內(nèi)容）；遵循新新措施有有什么獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)；以以及達(dá)不不到要求求有什么么懲罰。 對(duì)員員工的獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)認(rèn)可則由由人力資資源部門門來(lái)負(fù)責(zé)責(zé)。除了了大多數(shù)數(shù)認(rèn)可工工作之外外，頒發(fā)發(fā)多少獎(jiǎng)獎(jiǎng)金，增增加多

17、少少功績(jī)，如如何進(jìn)行行績(jī)效評(píng)評(píng)估，以以及其他他的獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)方案，都都是由人人力資源源部門來(lái)來(lái)定奪的的。 要和和人力資資源部門門一起弄弄清楚，獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)認(rèn)可的關(guān)關(guān)鍵因素素是什么么，哪些些因素對(duì)對(duì)員工的的行為影影響最大大。要想想辦法將將信息溝溝通方法法納入這這些計(jì)劃劃當(dāng)中。例如，大大多數(shù)企企業(yè)的績(jī)績(jī)效評(píng)估估都是由由經(jīng)理人人通過(guò)填填寫表格格來(lái)完成成的。這這種表格格列出了了不同績(jī)績(jī)效考核核標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)該在在這些標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)中再再加入一一項(xiàng)：為為實(shí)現(xiàn)改改進(jìn)溝通通的目標(biāo)標(biāo)及戰(zhàn)略略而付出出的努力力。 在有有些公司司，人力力資源部部門可能能不愿意意為了一一個(gè)單獨(dú)獨(dú)的項(xiàng)目目而更改改現(xiàn)行標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。這這就是為為什么獲獲得公司司領(lǐng)導(dǎo)

18、和和IT部部門的支支持是如如此重要要。 公司司領(lǐng)導(dǎo)在在溝通項(xiàng)項(xiàng)目上不不能只說(shuō)說(shuō)不做，而而應(yīng)該不不遺余力力地給予予支持。從現(xiàn)有有溝通渠渠道到全全體員工工大會(huì)，他他們可以以通過(guò)多多種途徑徑提供支支持。而而最重要要的一點(diǎn)點(diǎn)是，溝溝通項(xiàng)目目一旦確確立，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)就得得讓大家家知道必必須全力力以赴。 為處處理好信信息泛濫濫問(wèn)題而而采取的的許多措措施都將將涉及新新技術(shù)和和增強(qiáng)現(xiàn)現(xiàn)有功能能。所以以你需要要和ITT部門聯(lián)聯(lián)手，才才能將這這些想法法轉(zhuǎn)化為為現(xiàn)實(shí)。 做好準(zhǔn)備備工作在變變革開(kāi)動(dòng)動(dòng)之前，必必須先把把正確的的工具準(zhǔn)準(zhǔn)備好。質(zhì)量改改進(jìn)就是是一個(gè)很很好的例例證。員員工必須須具備特特定的工工具才會(huì)會(huì)接受質(zhì)質(zhì)量改進(jìn)進(jìn)的原則則，否則則質(zhì)量改改進(jìn)就是是空中樓樓閣。比比如，有有專門制制定目標(biāo)標(biāo)和實(shí)施施方法的的小組；有合適適的模板板提供給給員工，讓讓他們能能夠在實(shí)實(shí)際工作作中運(yùn)用用這些原原則；有有規(guī)范化化的語(yǔ)言言，這些些通用語(yǔ)語(yǔ)言基本本上是一一些縮略略語(yǔ)