2022年接待聯(lián)絡組工作實施方案

1、第13頁共13頁2022年接待聯(lián)絡組工作實施方案(_年_月)為認真做好“_中國_柴達木循環(huán)經(jīng)濟試驗區(qū)項目推介會暨鹽湖城旅游文化藝術節(jié)”接待服務工作，切實做到熱情、有序、細致、周全，確保節(jié)會活動順利進行，根據(jù)_中國_柴達木循環(huán)經(jīng)濟試驗區(qū)項目推介會暨鹽湖城旅游文化藝術節(jié)格爾木市籌備工作方案及相關工作要求，特制定本方案。一、_機構(gòu)組長：王偉華副市長副組長：劉軍市政府副秘書長、市接待處主任王慧琴市政府副秘書長、_辦事處主任張永慶市財政局局長成員：李順市_局局長二、工作職責1、負責制定接待組工作實施方案；2、負責做好回執(zhí)統(tǒng)計工作，統(tǒng)籌安排各級領導、嘉賓、專家、學者以及新聞記者的接待服務工作；3、負責安排

2、、落實接待場所，提供良好的食宿環(huán)境；4、負責接待場所員工培訓，全面提升接待標準；5、負責處理來賓對各接待場所服務質(zhì)量提出問題的解決；6、負責各界客商的接待協(xié)調(diào)安排；7、負責新聞記者的接待協(xié)調(diào)安排；8、負責大會各項會議、活動參觀路線編排及參觀活動的_；9、負責落實來賓參加節(jié)會各項活動的入場票位；10、負責培訓志愿者和聯(lián)絡員；11、負責節(jié)會期間有關文件的發(fā)送工作；12、負責各單位、各部門接待聯(lián)絡任務的分配和督促落實；13、負責節(jié)會期間_活動的車輛安排調(diào)度；14、負責來賓接站、接機工作，協(xié)調(diào)落實來賓往返車票、機票的定購工作(含在_地區(qū)的工作)；15、負責與省發(fā)改委、省科技廳、鹽湖研究所在_接待小組的

3、聯(lián)絡工作；16、完成市籌備工作領導小組交辦的其他事項。三、接待辦法根據(jù)市籌備工作方案確定的基本原則，沿襲去年的做法，按照統(tǒng)一邀請、分口接待的要求，接待組按照以下辦法實施會務接待服務工作：1、統(tǒng)一安排_家部委領導、省級班子領導、州級班子領導同志、州轄縣(市、工行委)領導、友好地市(縣)嘉賓的食宿，費用由接待組負責承擔；2、負責提供省、州直機關部門來賓和新聞記者所需房間，具體接待工作由各部門對口負責；3、負責提供市籌備工作領導小組確定的外地參會客商所需住房，但費用自理。四、責任分工為了進一步細化職責分工，落實工作任務，確保接待服務工作有序推進，接待組下設食宿票務組、協(xié)調(diào)聯(lián)絡組、迎賓禮儀組_個工作小

4、組，王偉華同志負責總體協(xié)調(diào)，具體_開展工作。1、食宿票務組組長：劉軍市政府副秘書長、市接待處主任副組長：_慧琴市政府副秘書長、駐_辦事處主任成員：李芙華市衛(wèi)生局局長徐安策青藏鐵路公司格爾木車務段段長王永青_機場格爾木分公司總經(jīng)理李曉青市人大辦公室副主任張勇市接待處副主任袁軍交通局副局長張莉市委辦公室行政科科長馬偉力市政府辦公室行政科科長李海霞格爾木賓館副總經(jīng)理褚慶黎市接待處干部朱海萍市接待處干部喬海生市接待處干部崔秀琴市委辦公室出納蓋云霞市政府辦公室會計李寬燕市政府辦公室出納楊秋霞市政府辦公室出納梅克英市賓館財務科科長馬斌市政府辦公室通訊員李志斌市委辦公室通訊員市旅游局行業(yè)管理科干部_名市工商

5、局干部_名市公安局干部_名工作職責：(1)提前銜接和落實來賓在_周轉(zhuǎn)期間的食宿等，負責做好票務代購、迎接送行等方面的協(xié)調(diào)和服務工作；(2)提前銜接落實賓客抵達和離開格爾木時在車站、機場的迎接、送行等事宜，銜接具體時間，_落實車輛，開設路色通道，確保順利通行；(3)詳細調(diào)查了解全市星級賓館飯店的基本情況，全面掌握床位分布及構(gòu)成、食宿條件等方面的狀況，根據(jù)往年來賓數(shù)量，充分估計各方面因素，匡算留足所需食宿等方面條件，編制接待工作經(jīng)費，并提前協(xié)商和預定賓館、飯店，銜接落實節(jié)會活動所需的床位、餐廳等事宜，確保節(jié)會接待工作的需要；(4)來賓人員_初步確定后，統(tǒng)籌安排來員住宿、用餐、出行等事宜，制定來賓住

6、宿工作方案、餐飲工作方案、大型宴會方案、乘車分配方案，其中歸口部門接待的來賓，總體提供所需房間，由各部門自行分配；由會務統(tǒng)一接待的來賓，具體分配房間號、確定乘車號。在確保來賓食宿出行的同時，充分考慮各種不可預見因素，適當預留部分房間、餐廳和車輛，用于臨時調(diào)劑所需，并制定詳細的應急預案，保證遇有突發(fā)特殊情況，原有工作秩序不亂，接待工作不受大的影響，亦能順暢運行；(5)負責安排落實各賓館聯(lián)絡人員、保安人員、醫(yī)護人員、會務車輛及工作人員用房；(6)負責與后勤保障組和交警等部門的聯(lián)絡，銜接落實來賓參加節(jié)會各項活動的行車線路，根據(jù)實際需要_編排車隊，提前印制和發(fā)放車輛通行證等，確保節(jié)會期間車輛順利通行；

7、(7)負責安排落實各接待賓館的歡迎橫幅、標語、指示牌等。2、協(xié)調(diào)聯(lián)絡組組長：張永慶市財政局局長副組長：婁海東市科技局局長祁小青團市委副書記成員：尹劍云市發(fā)改委副主任秦進安市經(jīng)貿(mào)委副主任、市招商局局長袁梅市計生局副局長劉慕英西城區(qū)紀工委書記易竑煒市_宣傳部副部長劉起林市文體廣電局副局長朱洲市醫(yī)保局局長宋元紅昆侖經(jīng)濟開發(fā)區(qū)招商局副局長張瑛市_局副局長張春香市人大辦公室科長顧慶初市旅游局財務科科長習明茹市旅游局干部_市就業(yè)局干部李維芳團市委干部夏廣明團市委工作人員劉文梅西城區(qū)行委干部呂勇青年志愿者冉彩林青年志愿者省、州、市確定的各級聯(lián)絡員及部分省外參會的聯(lián)絡工作人員，志愿服務人員。工作職責：(1)負

8、責與市籌備領導小組的聯(lián)系與溝通，及時掌握邀請函發(fā)送的范圍，認真做好回執(zhí)工作，分類統(tǒng)計來賓信息，跟蹤了解來員變化情況，匯總確定的來賓人員_，逐人逐項落實參與哪些具體節(jié)會內(nèi)容等細節(jié)問題，確保給市籌備領導小組提供的情況準確無誤；編制_中國_柴達木循環(huán)經(jīng)濟試驗區(qū)項目推介會暨鹽湖城旅游文化藝術節(jié)代表名冊，向市籌備領導小組提供編制大會指南所需的人員方面的相關資料；(2)做好來賓報到工作，在來賓簽到表中清楚反映出來賓姓名、單位及職務、性別、民族、所住賓館、房間號、返程方式、返程時間、聯(lián)系電話、備注等內(nèi)容，及時掌握和準確統(tǒng)計來賓參會的具體日程安排，并在第一時間反饋食宿票務組提前落實車票、機票等；負責分發(fā)住宿安

9、排表、大會指南、賓館聯(lián)絡人員及電話一覽表等節(jié)會會議相關材料，遇有來賓人員出現(xiàn)變化，及時反饋食宿票務組統(tǒng)一調(diào)劑安排食宿等事宜。(3)負責聯(lián)系市級對口接待單位負責人及聯(lián)絡員，協(xié)調(diào)各對口接待聯(lián)絡單位的來賓接待工作；(4)配合食宿票務組做好住宿、餐飲、乘車等調(diào)配工作，配合迎賓禮儀組做好賓客的其他各項服務工作；(5)負責與節(jié)慶其他工作組的聯(lián)絡協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)解決賓客在格期間的生活、工作等各方面所存在的問題。3、迎賓禮儀組組長：李順市_局局長副組長：婁海東市科技局局長祁小青團市委副書記成員：朱洲市醫(yī)保局局長李海霞格爾木賓館副總經(jīng)理張瑛市_局副局長顧慶初市旅游局財務科科長_市就業(yè)局干部李維芳團市委干部習明茹市

10、旅游局干部劉文梅西城區(qū)行委干部夏廣明團市委工作人員呂勇青年志愿者冉彩林青年志愿者青年志愿者若干名工作職責：(1)負責利用手機短信等做好天氣預報、交通運輸、旅游指南、節(jié)慶活動日程指示等公共信息的發(fā)布工作；準備迎賓所需接站牌、哈達、鮮花、酒、銀碗等必備品；(2)負責青年志愿者的招募、培訓、調(diào)配等，分組安排賓館聯(lián)絡員、門迎、引導員及禮儀人員；(3)根據(jù)來賓職務職級、抵(離)格方式，及時向組委會辦公室匯報，協(xié)調(diào)落實相關領導，銜接食宿票務組提前安排車輛，_迎賓人員前往迎接；(4)配合食宿票務組做好來賓報到工作，引導賓客及時、準確入住賓館，并及時了解和反饋賓客參會的相關信息；(5)負責聯(lián)系各賓館聯(lián)絡員和被

11、接待單位的聯(lián)絡員，做好會議材料領取分發(fā)等服務工作，做好食宿、乘車引導工作，提醒賓客按時參加相關活動。五、工作進度1、從即日起迎賓禮儀組即開始志愿者的招募工作，考慮到今年循環(huán)經(jīng)濟發(fā)展論壇與藝術節(jié)暨推介會一并舉行，參會人員可能多于往年，因此志愿人員的數(shù)量應在去年的基礎上有足夠富裕，以防止出現(xiàn)人員不足、服務滯后的情況。2、迎賓禮儀組于_月中旬全面展開人員培訓工作，培訓的對象不僅包括接待組工作人員、志愿服務人員，還包括各賓館、飯店的相關服務人員。培訓內(nèi)容以基本禮儀為主。接站接機所需的指示牌、酒具、哈達等_月_日前采購到位。3、食宿票務組于_月_日前全面完成各賓館、飯店的摸底調(diào)查工作，詳細掌握相關情況，

12、接待賓館、飯店須于_月_日基本確定。4、節(jié)會開始前一周，協(xié)調(diào)聯(lián)絡組負責將初步反饋的人員_整理完畢，及時報告市籌備領導小組，并反饋食宿票務組著手賓館、飯店的預定工作和食宿、宴會、車輛方案的制定工作。接待賓館、飯店初步確定后，食宿票務組負責會同有關部門進行全面的安全、消防、衛(wèi)生檢查，及時整改相關問題。節(jié)會開始前_天協(xié)調(diào)聯(lián)絡組確定最終人員_，向市籌備領導小組匯報后開始著手編印代表名冊。食宿票務組據(jù)此調(diào)劑住宿、就餐、乘車安排等，確定工作放案和應急預案，并開始實施清房清退工作。迎賓禮儀組安排志愿者和賓館工作人員到位，開始懸掛橫幅標語、_提示等；5、節(jié)會前_天接待組全體人員全部到位，做會前的全面檢查，進一

13、步銜接接待工作中可能出現(xiàn)的相關具體問題，進行查漏補缺，自此進入實施階段。六、有關要求1、全體工作人員必須牢固樹立大局意識、責任意識，堅決服從領導安排，勇于接受任務，積極主動、無條件地做好分配的各項工作，確保關鍵時刻不出問題；2、進一步增強協(xié)作精神，加強各個工作環(huán)節(jié)之間的相互銜接與信息溝通，積極進位補缺，步調(diào)一致地開展工作，及時請示和匯報情況，堅決不自行其是、罔自決斷；3、注重個人儀表形象與細節(jié)，切實做到細致周到、熱情大方、得體優(yōu)雅，保證工作的質(zhì)量與效率。2022年接待聯(lián)絡組工作實施方案（二）為貫徹學校校慶領導小組精神，推動校慶工作有序開展。同時加強校慶聯(lián)絡小組具體工作有效實施和科學管理，結(jié)合校

14、慶辦總實施方案。特制定_市_縣_中學校慶聯(lián)絡小組工作方案。望相關科室及工作人員遵照落實。一、工作任務及目標校慶聯(lián)絡小組以服務校友，服務學校校慶工作為宗旨。通過聯(lián)絡校友，增進感情；通過服務校友，尋找合作；通過宣傳知名校友，展示學校悠久_史；通過凝聚校友，促進學校發(fā)展。相關科室及工作人員要認真落實校友個人資料收集(畢業(yè)屆次、畢業(yè)班級、地址、聯(lián)系電話等信息)，同時要跟蹤收集校友對母校的撰文、題詞、書畫、篆刻、對聯(lián)等優(yōu)秀作品，為校慶后期工作打下堅實的基礎。二、聯(lián)絡小組_機構(gòu)組長：_成員：_三、成員分工_：全面負責聯(lián)絡小組工作_：負責校友資料收集_：負責網(wǎng)絡聯(lián)系及邀請函(卡)寄發(fā)。_：負責校友的_和跟蹤

15、提示。四、工作日程安排第一階段：基本資料的收集及補充在原有校友冊上完善校友基本資料和_，同時，在原有校友冊上補充新的校友基本資料及_負責人：_成員：_時限：_年_月_日_年_月_日第二階段：網(wǎng)絡聯(lián)系及寄發(fā)邀請函(卡)將第一階段所收集的資料和信息整理成冊，通過移動短信平臺和網(wǎng)絡公告平臺多種方式，將我校校慶工作告知校友，同時，開通學校校友聯(lián)系熱線及有效郵箱，獲取校友詳細資料及增補新校友。寄發(fā)校慶邀請函(卡)。負責人：_成員：_時限：_年_月_日_年_月_日第三階段：綜合、整理聯(lián)絡信息資料，上報校慶辦將第二階段的校友資料整理成冊，形成初稿，并對照表冊查漏補缺，對新增校友尋求_及相關班主任對其檢查并取

16、得聯(lián)系，完善表冊上報校慶辦。責任人：_成員：_時限：_年_月_日_年_月_日2第四階段：聯(lián)系縣內(nèi)校友，送發(fā)邀請函(卡)為切實做好聯(lián)系工作，同時保證學校工作正常運轉(zhuǎn)。針對縣內(nèi)校友及相關部門、單位，聯(lián)絡小組將分三路人馬，分批外出送發(fā)邀請函(卡)，各路人員將自己落實情況批注在表冊備注欄。第一路：_聯(lián)系區(qū)域：_負責人：_時限：_年_月_日_年_月_日第二路：_聯(lián)系區(qū)域：_負責人：_時限：_年_月_日_年_月_日第三路：_聯(lián)系區(qū)域：_負責人：_時限：_年_月_日_年_月_日第五階段：電話跟蹤核實結(jié)合第三、四階段工作匯總情況，校慶辦用電話與校友取得跟蹤聯(lián)系，將我校校慶事宜告知校友，提示查收校慶邀請函(卡)，并做好核實記載