印章管理制度

1、印章管理制度1. 總則1.1 為強化公司印章管理，規(guī)范印章的制發(fā)、保管、使用、廢止，保證公司各類印章日常管理的合法性、安全性及嚴肅性，維護公司合法權益，特制定本制度。1.2本制度所指印章是指在公司發(fā)布和管理的文件、憑證、文書等與公司權利義務有關的文件上，需以公司、相關部門或項目組名義證明其權威作用而使用的印章。1.3 印章管理應遵循“專人管理、分級負責、嚴格審批、規(guī)范使用”的原則。2. 印章的種類及使用范圍2.1 印章按照用途及效力分為“一級印章”和“二級印章”。其中“一級印章”為公司類，包括：公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人印章及其他能以公司名義證明其權威的印章?！岸売≌隆睘椴?/p>

2、門或項目類，包括：部門專用章、項目專用章等在公司內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營過程中使用的印章。2.2“一級印章”使用范圍：2.2.1公章：主要用于公司對外簽發(fā)的各類文件、以公司名義出具的證明及有關資料、公司對外提供的財務報告、公司章程、決議等；2.2.2合同專用章：主要用于各類對外經(jīng)濟合同、協(xié)議等；2.2.3財務專用章：主要用于公司對外的貨幣資金結算業(yè)務及財務相關業(yè)務的證明材料等；2.2.4法人人名章：主要用于與銀行的相關業(yè)務辦理、對外投標及相關法人委托書使用等。2.2.5法人手簽章：主要用于需要由法定代表人簽字的各類文件、資料等。2.3“二級印章”使用范圍：2.3.2部門專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，一

3、般不得對外（特殊情況除外）。責任部門應嚴格對部門專用章實施監(jiān)管，并對不當使用造成的后果承擔相應的責任；2.3.2項目專用章僅限于各單個項目使用。項目經(jīng)理應在項目章程中對項目章的使用范圍、權威效力予以明確，并嚴格監(jiān)控使用情況。2.3.3其他各類“二級印章”應由相關責任管理部門根據(jù)實際情況，制定相應的使用范圍和使用程序，并按照本制度有關規(guī)定對印章進行保管和使用。3. 管理職責、權限及規(guī)定3.1 公司綜合管理部是印章管理的組織和監(jiān)督機構，主要職責包括：擬定公司印章管理規(guī)范；組織實施印章刻制、發(fā)放、使用、變更、停用、銷毀等管理工作。3.2 印章保管部門是印章管理的責任機構，負責落實各類印章的日常保管和

4、使用工作，并接受機關及公司綜合管理部的指導和監(jiān)督。3.3公司綜合管理部為“公章”、“法人手簽章”的保管部門；財務部為“財務專用章”、“法人人名章”的保管部門；經(jīng)營計劃部為“合同專用章”的保管部門。3.4 相關部門、項目部為“部門專用章”、“項目專用章”等二級印章的保管部門。3.5印章使用的基本規(guī)定 3.5.1對未按本制度規(guī)定執(zhí)行審批程序的用印申請，印章保管人應拒絕加蓋印章。 3.5.2嚴禁在任何未填寫內(nèi)容、空白的頁面上加蓋印章。 3.5.3各項業(yè)務在申請用印前，必須執(zhí)行事項的審批，事項未審批通過不得執(zhí)行用印程序。印章保管人應拒絕加蓋印章。 3.5.4公章審批單的內(nèi)容除簽字欄外，其他內(nèi)容必須打印

5、不得手填。 3.5.5審批單必須按要求將內(nèi)容明細全稱，不允許簡寫。如明細較多，可單獨打印，作為附件。在審批單上注明“內(nèi)容見附件”字樣，同時，申請用印部門負責人應在附件上簽字。3.6具有以下情形之一用章的，公司對所蓋印章的文件一律視為無效，不認可其產(chǎn)生的法律效力，由此引起一切后果及責任由當事人自行承擔。 3.6.1用章人未按規(guī)定申請用章，并未完善用章書面審批手續(xù)； 3.6.2用章人未經(jīng)上級審批，也未登記，在印章管理人員不知情的情況下采取其他手段私自用章； 3.6.3印章管理人員不按規(guī)定審核，在沒有完善書面審批手續(xù)的情況下隨意用印者； 3.6.4其他違反用章規(guī)定的用章行為。 3.6.5對已蓋印章的

6、文件內(nèi)容更改時，印章使用人應將原文件交回印章保管人員銷毀后，重新辦理用印手續(xù)。 4. 印章的刻制4.1 公司應根據(jù)“印章管理權限基礎標準”（附件 1）及“公司印章審批權限表”（附件2）的要求建立規(guī)范的印章刻制及使用審批程序?！耙患売≌隆睉鸺壣蠄蠹瘓F董事長審批，“二級印章”由公司總經(jīng)理審批，經(jīng)批準后方可進行印章的刻制。未經(jīng)批準，任何單位和個人不得擅自刻制印章。4.2 印章刻制前，相關印章保管部門應提交印章刻制審批單（附件3），將印章的類別、用途、名稱、使用范圍等進行詳細說明。4.3公司綜合管理部應對審批通過的印章刻制審批單存檔備案，并開具公司介紹信委托專人到國家法定管理部門指定的地點辦理刻制手

7、續(xù)，嚴禁在非法定機構刻制印章。4.4“一級印章”的形體、規(guī)格應按照國家有關規(guī)定制作，并經(jīng)公安局備案。“二級印章”由管理使用部門根據(jù)同行業(yè)標準和慣例、工作需要等自行決定其形體、規(guī)格。4.5 針對新刻制的印章，公司綜合管理部應及時制定規(guī)范的管理及使用規(guī)定，有效防范使用風險。5. 印章的保管5.1 印章刻制完成后，公司綜合管理部應做好印章的交接及啟用工作。填寫印章啟用登記表（附件4），登記印章圖樣、啟用時間、保管責任等信息，由印章保管部門簽字確認后，完成交接工作。5.2 新印章的啟用應正式下發(fā)“啟用通知”，明確印章啟用時間、使用范圍、使用程序及管理部門等。5.3 印章保管部門應有效落實印章保管職責，

8、指定專人進行保管，并在綜合管理部登記備案。對不相容印章的保管應職責分離，如財務專用章、法人人名章必須嚴格實行兩人以上的分開管理。5.4 印章保管人員應建立用印登記表（附件5），實時登記所保管印章的使用情況，并要求使用人簽字確認。5.5 印章保管人員必須切實負責，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的，由部門負責人指定專人代替，并做好有效記錄。5.6 印章保管人員如有崗位變動或調(diào)離公司，須交清所保管的印章和用印登記表，方準辦理崗位變動或離職手續(xù)。交接工作要在第三人監(jiān)督下進行，并填寫印章交接審批單（附件6），由雙方當事人及監(jiān)督人簽字確認，并在綜合管理部登記備案。5.7 所有印章應

9、入柜加鎖，妥善保管，隨用隨取，用畢立即放回原處。一旦發(fā)現(xiàn)丟失及異常情況，應妥善保護現(xiàn)場，及時報告有關領導，查明情況，及時處理。6. 印章的使用及審批6.1 公司各部門應遵循“業(yè)務審批和用印審批分離原則”。各業(yè)務事項在申請用印前，須先按照相關業(yè)務管理規(guī)定執(zhí)行業(yè)務審批程序。業(yè)務事項未審批通過，不得執(zhí)行用印程序，另有規(guī)定的除外。6.2申請用印時，申請人應填寫印章使用審批單（附件7），并按照規(guī)定程序報批后方可用印。印章使用審批單應附有用印業(yè)務涉及的所有原始資料和內(nèi)部審批文件。6.4 公司印章基礎流程：6.4.1公章：申請人提交申請部門負責人審核分管業(yè)務副總經(jīng)理審批法務部審核公司總經(jīng)理審批公司綜合管理部

10、審核綜合管理部印章管理人員用印并登記；6.4.2合同專用章：申請人提交申請部門負責人審核分管業(yè)務副總審批法務部審核總經(jīng)理審批（按權限）印章保管部門審核加蓋印章；6.4.3法人手簽章：申請人提交申請部門負責人審核分管業(yè)務副總審批總經(jīng)理審批印章保管部門審核加蓋印章；6.4.4財務專用章/法人人名章：申請人提交申請部門負責人審核分管業(yè)務副總審批總經(jīng)理審批印章保管部門審核加蓋印章；6.4.5下列重要事項，須報集團執(zhí)行審批程序后方可用印。A、投資、融資、參股、抵押、擔保。B、50萬以上的資產(chǎn)產(chǎn)權轉(zhuǎn)讓。C、轉(zhuǎn)讓或受讓研究（開發(fā)）項目。D、除設備（材料）采購及施工分包以外且金額大于 100 萬的各類合同。E

11、、設計知識產(chǎn)權的各類合同。F、其他重要事項6.5 印章保管人應堅持原則，工作細致，嚴格執(zhí)行印章管理規(guī)定，對不合手續(xù)、不正當及其他有損公司利益的用章行為應拒絕。6.6 印章保管人員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章，嚴禁開具空白證明。6.7 原則上印章一般不得攜帶外出使用。如因特殊情況，確需攜帶外出，借用人需在印章使用審批單上注明原因，并簽署印章外帶使用責任書（附件8）。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔責任。6.8 具有以下情形之一用章的，公司對所蓋印章的文件一律視為無效，不認可其產(chǎn)生的法律效力，由此引起一切后果及責任由當事人自行承擔。6.8.1用

12、章人未按規(guī)定申請用章，并未完善用章書面審批手續(xù)；6.8.2用章人未經(jīng)上級審批，也未登記，在印章管理人員不知情的情況下采取其他手段私自用章；6.8.3印章管理人員不按規(guī)定審核，在沒有完善書面審批手續(xù)的情況下隨意用印者；6.8.4其他違反用章規(guī)定的用章行為。6.9 對已蓋印章的文件內(nèi)容更改時，印章使用人應將原文件交回印章保管人員銷毀后，重新辦理用印手續(xù)。6.10 印章保管人員應將加蓋印章文本的重要文件復印件備份，連同印章使用審批單一并留存，并定期上報本單位綜合管理部歸檔備案。7. 印章的變更、停用、銷毀7.1 如有下列情況的，印章須變更或停用。7.1.1公司名稱變更；7.1.2改變印章圖樣；7.1

13、.3印章使用損壞；7.1.4印章遺失或被竊，聲明作廢。7.2 公司印章的變更或停用，應由印章保管部門填寫印章變更、停用審批單（附件9），并按照與印章刻制相同的審批流程執(zhí)行。同時公司綜合管理部發(fā)布“印章變更、停用通知”，并且在通知發(fā)布3日內(nèi)告知各關聯(lián)單位。7.3 印章保管人員應及時將停用、變更的舊印章送交公司綜合管理部封存?zhèn)浒浮?.4 對停用、報廢、損壞、變更的舊印章，公司綜合管理部應按照檔案管理制度的相關規(guī)定負責保存和銷毀。7.5 對于已在國家機關備案的印章進行銷毀的，須到國家備案機關銷毀、備案。8. 集團監(jiān)管事項8.1 每季度最末月25日，公司應向集團機關辦公室上報當月各類印章刻制、使用、變

14、更、停用記錄。8.2 集團機關辦公室會不定期對本公司印章保管及使用情況進行檢查。8.3 每年度，集團機關辦公室將組織本公司對所有印章（包含使用中的和已經(jīng)廢棄的印章）進行盤點，形成盤點記錄。 9.責任追究9.1 對私自刻印、偽造公司印章的行為，公司將無經(jīng)濟賠償解除其勞動合同，并視情況追究其法律責任。9.2 對違反印章使用、管理規(guī)定的行為和行為人，視情節(jié)輕重，給予相應處罰，直至無經(jīng)濟賠償解除勞動合同，追究其法律責任。10. 附則10.1 本制度由公司綜合管理部制定并負責解釋。10.2 本制度自印發(fā)之日起施行。附件1：印章管理權限基礎標準附件2：公司印章審批權限表附件3：印章刻制審批單附件4：印章啟

15、用登記表附件5：用印登記表附件6：印章交接審批單附件7：印章使用審批單附件8：印章外帶使用責任書附件9：印章變更、停用審批單附件1：印章管理權限基礎標準:事項申請部門負責人分管業(yè)務副總法務部總經(jīng)理董事長或被授權人綜合管理部印章保管部門印章管理印章刻制/變更/停用印章使用公章合同專用章（按權限執(zhí)行）（按權限執(zhí)行）法人手簽章財務專用章法人人名章部門專用章（如對外）項目專用章（如對外）附件2：公司公章審批權限一覽表用章文件類型用章文件名稱申請部門負責人申請部門分管副總公司總經(jīng)理集團法務部集團分管辦公室副總集團常務副總集團董事長備注公 司 業(yè) 務 類未明確審批權限、無法判斷的文件股東會決議、董事會決議

16、、股東會文件、董事會文件、章程、董事、監(jiān)事變更等相關文件股票、土地使用權、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)質(zhì)押（抵押）業(yè)務資料、文件法律方面事項提供的資料文庫（如訴訟、和解協(xié)議、判決材料等）分管副總視情況報常務副總和董事長審批公司對外往來性質(zhì)發(fā)文、發(fā)函N/A特殊情況由常務副總決定是否報董事長審批辦理子公司成立、變更、撤銷等材料，企業(yè)資質(zhì)申報、重要證照年審材料N/AN/A公司審計報告N/AN/A因融資、投資需要提交的公司證明資料N/AN/A投融資合同、協(xié)議，履行合同評審流程各類招（投）標、報價文件（資料）N/AN/A向各類政府機關、社會機構提交日常證明文件、資料N/AN/AN/A工商、稅務、統(tǒng)計及政府機關定期

17、報送報表N/AN/AN/A外部公司對本公司發(fā)出的詢證函回函N/AN/A向外發(fā)出詢證函N/AN/AN/A中標通知書N/AN/AN/A介紹信N/AN/AN/A公司所有的合同、協(xié)議（包括框架協(xié)議）履行合同評審流程，填寫合同/協(xié)議評審及用印審批單與企業(yè)正常經(jīng)營往來需要的授權委托書N/AN/AN/A因招標、投標業(yè)務及政府辦理事務需要的授權委托書N/AN/AN/A本公司經(jīng)營、采購合同需要使用集團公章的N/AN/AN/A因本公司履行完合同審批，填寫印章審批單，并附本公司合同審批單公司投資、融資、參股、抵押、擔保等重大事項50萬以上的資產(chǎn)產(chǎn)權轉(zhuǎn)讓轉(zhuǎn)讓或受讓研究（開發(fā)）項目除設備（材料）采購及施工分包以外且金額

18、大于 100 萬的各類合同設計知識產(chǎn)權的各類合同 員 工 證 明 類工作證明、收入證明、出國證明、離職證明等證明類文件N/AN/AN/AN/A計劃生育證明N/AN/AN/AN/A等級考試、資格審查證明N/AN/AN/AN/A調(diào)戶手續(xù)文件N/AN/AN/AN/A其他為政府、事業(yè)單位出具的員工真實情況證明N/AN/AN/AN/A附件3： 印章刻制審批單編號： 申請日期：申請人申請部門印章名稱印章類別一級印章 二級印章使用范圍保管部門啟用日期審批欄申請部門負責人申請部門分管副總公司總經(jīng)理集團分管辦公室副總集團常務副總集團董事長集團辦公室經(jīng)辦人附件4： 印章啟用登記表編號： 日期：印章名稱印章類別一級印章 二級印章保管部門啟用日期印鑒留樣保管責任妥善保管印章，如有遺失，必須及時向主管領導匯報。嚴格按照印章管理制度要求使用印章。若違反印章管理制度有關規(guī)定，給公司造成損失的，對責任人予以嚴肅處理，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，將追究法律責任。保管責任人變更時，應重新簽訂，本責任書廢止。本責任書一式兩份，一份由印章保管人