哈佛商學(xué)多媒體網(wǎng)絡(luò)課程《哈佛管理導(dǎo)師》商務(wù)寫(xiě)作

1、哈佛商學(xué)多媒體網(wǎng)絡(luò)課程哈佛管理導(dǎo)師 MBA/EMBA學(xué)員，企業(yè)管理人員必修課，是迅速掌握商務(wù)技能及商務(wù)語(yǔ)言的有力工具，有效幫助您迅速有效地提升管理能力；該課程由哈佛商學(xué)院的資深教授和管理領(lǐng)域公認(rèn)的專(zhuān)家結(jié)合自己多年的教學(xué)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)設(shè)計(jì)而成的。哈佛管理導(dǎo)師 涵括20多個(gè)主題，與經(jīng)理人每天的管理挑戰(zhàn)和日常職責(zé)密切相關(guān)，哈佛管理導(dǎo)師已經(jīng)成為經(jīng)理人必不可少的學(xué)習(xí)資源！ 哈佛管理導(dǎo)師Harvard ManageMentor PLUS商務(wù)寫(xiě)作 整個(gè)主題 HYPERLINK javascript:void(0) 主題摘要本主題包含有關(guān)如何完成以下各項(xiàng)的相關(guān)信息：根據(jù)讀者的需要組織文稿利用各種寫(xiě)作策略開(kāi)始寫(xiě)

2、作利用編輯和設(shè)計(jì)準(zhǔn)則，提高文章內(nèi)容的影響力主題列表主題概述 如果是您，您會(huì)怎么做？主題列表主題摘要導(dǎo)師簡(jiǎn)介主題使用說(shuō)明核心概念 商務(wù)寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)界定項(xiàng)目的范圍使用謀篇布局策略根據(jù)目的來(lái)組織材料初稿寫(xiě)作確定段落結(jié)構(gòu)內(nèi)容修改格式修改起草電子郵件步驟 規(guī)劃寫(xiě)作任務(wù)的步驟內(nèi)容編輯的步驟風(fēng)格編輯的步驟技巧 運(yùn)用重要性排序法的技巧運(yùn)用比較和對(duì)比法的技巧電子郵件的寫(xiě)作技巧商務(wù)備忘錄寫(xiě)作的技巧撰寫(xiě)業(yè)務(wù)信件的技巧提案寫(xiě)作的技巧練習(xí) 說(shuō)明工具 關(guān)注焦點(diǎn)工作表 TM文件組織指南視覺(jué)效應(yīng)設(shè)計(jì)參考指南“做自己的編輯”檢查表自測(cè) 說(shuō)明學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 在線文章文章著作導(dǎo)師簡(jiǎn)介黛博拉杜梅因 (Deborah Dumaine)黛

3、博拉杜梅因是享譽(yù)全球的學(xué)習(xí)公司 Better Communications 的創(chuàng)始人兼總裁，該公司已成功組織過(guò)商務(wù)類(lèi)、領(lǐng)導(dǎo)才能類(lèi)、技術(shù)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)及銷(xiāo)售類(lèi)寫(xiě)作研討會(huì)。自 1978 年以來(lái)，已有 86,000 名學(xué)員參加了 Better Communications 的研討會(huì)。杜梅因女士是 Write to the Top: Writing for Corporate Success（最近由 Random House 修訂和再版）和 The Instant-Answer Guide to Business Writing(iUniverse) 的作者。她還為 World Book Encyclop

4、edia編寫(xiě)了有關(guān)商務(wù)寫(xiě)作的章節(jié)。杜梅因女士在 Smith College 獲文學(xué)學(xué)士及文學(xué)碩士學(xué)位。若想了解更多信息，請(qǐng)?jiān)L問(wèn)她的網(wǎng)站：。如果是您，您會(huì)怎么做？辛迪的同事對(duì)她的工作一直鼎力支持，但最近他們好像不太買(mǎi)辛迪的賬了。辛迪不知道到底發(fā)生了什么事。兩周前，她將會(huì)議紀(jì)要用電子郵件發(fā)送給團(tuán)隊(duì)成員，并在郵件中注明周五上午要召開(kāi)團(tuán)隊(duì)會(huì)議。然而到了周五那天，只有兩個(gè)人到會(huì)。一周后，辛迪再次向每個(gè)人發(fā)了份電子郵件，這次是關(guān)于月度報(bào)告的事宜。在郵件里，她說(shuō)明將有高層管理人員參加他們的員工會(huì)議?？墒?，當(dāng)銷(xiāo)售副總裁出現(xiàn)在下一次會(huì)議上時(shí)，他們的團(tuán)隊(duì)卻表現(xiàn)得措手不及。是她的團(tuán)隊(duì)成員不把她當(dāng)回事嗎？還是因?yàn)樗龥](méi)

5、有與他們做好溝通？如果是您，您會(huì)怎么做？這時(shí)您會(huì)怎么做？辛迪在電子郵件中試圖傳遞大量信息，這使她可能并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)與她的同事之間的溝通。通常情況下，每封郵件只應(yīng)包含一個(gè)主題。如果郵件涉及的主題過(guò)多，內(nèi)容冗長(zhǎng)繁瑣，閱讀者往往會(huì)抓不住主要內(nèi)容，甚至沒(méi)有耐心讀完整封郵件。辛迪還應(yīng)該使郵件目的一目了然，在郵件主題行和正文開(kāi)始處，都應(yīng)該清晰地說(shuō)明郵件目的。如果要通知大家參加會(huì)議，就應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，提醒大家注意。最后一個(gè)同樣重要問(wèn)題是，電子郵件應(yīng)該寫(xiě)得簡(jiǎn)短精練，通常大家都喜歡看簡(jiǎn)短的郵件。在本主題中，您將學(xué)習(xí)如何疏理自己的思路，如何擬訂一份完整的草稿，以及怎樣才能使您的日常電子郵件、備忘錄和報(bào)告更加實(shí)用，條理

6、更加清晰，更加引人關(guān)注。了解了本主題中闡述的各種觀點(diǎn)后，請(qǐng)點(diǎn)擊“練習(xí)”，參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。主題使用說(shuō)明主題架構(gòu)“商務(wù)寫(xiě)作”主題分成下列幾個(gè)部分。屏幕頂部顯示了進(jìn)入各部分的鏈接。 主題概述 點(diǎn)擊“主題概述”可查看對(duì)這一主題的介紹。首先瀏覽“如果是您，您會(huì)怎么做？”中的虛擬場(chǎng)景，然后查看“這時(shí)您會(huì)怎么做？”中的回答?！爸黝}列表”提供了“站點(diǎn)地圖”，其中包含指向本主題中所有要素的鏈接。 核心概念 點(diǎn)擊“核心概念”，可詳細(xì)了解這一主題的主要思想。您將學(xué)習(xí)寫(xiě)作的指導(dǎo)性原則，了解如何有效地將信息傳達(dá)給受眾。這些原則能夠幫助您完成從思想醞釀到文章潤(rùn)色的整個(gè)過(guò)程。步驟

7、點(diǎn)擊“步驟”，可了解幫助您規(guī)劃寫(xiě)作任務(wù)、編輯寫(xiě)作內(nèi)容以及調(diào)整寫(xiě)作風(fēng)格的程序。技巧 點(diǎn)擊“技巧”，可獲得有關(guān)如何撰寫(xiě)電子郵件、備忘錄、信件以及提案的簡(jiǎn)要建議。練習(xí) 點(diǎn)擊“練習(xí)”，可參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。工具 點(diǎn)擊“工具”，可獲得各種表格，它們可幫助您：專(zhuān)注于您想表達(dá)的內(nèi)容；組織材料；最大限度地發(fā)揮視覺(jué)設(shè)計(jì)的作用；將文稿編輯得清晰明了、風(fēng)格貼切而又言簡(jiǎn)意賅。自測(cè) 點(diǎn)擊“自測(cè)”，可了解自己對(duì)所學(xué)內(nèi)容的掌握程度。您將會(huì)獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。摘要頁(yè)面列出了參考資料的鏈接。學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點(diǎn)擊“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”，可閱讀兩篇與本主題相關(guān)的文章。

8、同時(shí)，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡(jiǎn)要的介紹。主題導(dǎo)航點(diǎn)擊屏幕頂部和左側(cè)的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容。點(diǎn)擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側(cè)的鏈接有相應(yīng)變化。按以下步驟，可循序漸進(jìn)瀏覽本主題的全部?jī)?nèi)容：從左到右點(diǎn)擊頂部的鏈接，訪問(wèn)本主題的各個(gè)部分。 從上到下點(diǎn)擊左側(cè)的鏈接，查看各部分中的內(nèi)容。 在“練習(xí)”部分中，點(diǎn)擊“下一頁(yè)”可繼續(xù)場(chǎng)景練習(xí)。在需要選擇答案時(shí)，請(qǐng)選擇一個(gè)選項(xiàng)，并閱讀相應(yīng)反饋。然后再?lài)L試其他選項(xiàng)，以了解更多信息。再次點(diǎn)擊“下一頁(yè)”繼續(xù)。 在“工具”部分中，點(diǎn)擊圖標(biāo)可打開(kāi)相應(yīng)工具。您可以將工具打印出來(lái)以便脫機(jī)使用?；蛘?，您也可以在線填寫(xiě)工具，并將其保存到您的硬盤(pán)。 最后，參加

9、“自測(cè)”中的測(cè)驗(yàn)，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線文章”，至此完成整個(gè)主題的學(xué)習(xí)。 商務(wù)寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)有效的商務(wù)寫(xiě)作要以一些基本原則為基礎(chǔ)。掌握了這些基本原則，您就會(huì)知道該如何處理自己遇到的各種寫(xiě)作任務(wù)。明確寫(xiě)作目的在著手撰寫(xiě)商務(wù)文件時(shí)，您首先應(yīng)該做的就是問(wèn)自己：“我為什么要寫(xiě)這份文件？”商務(wù)寫(xiě)作的目的有很多，例如：解釋或證明某些行為的合理性：“由于現(xiàn)有供應(yīng)商給我們的所有出價(jià)都太高，因此我們決定拒絕他們并尋找其他供應(yīng)商?！眰鬟_(dá)信息：“管理層想讓所有員工都知道新產(chǎn)品的季度銷(xiāo)售額超出了期望值?！庇绊懽x者：“工程隊(duì)能夠如期完工。”公布好消息或壞消息：“不幸的是，你們報(bào)告的引擎起火事件發(fā)生在保修期結(jié)束后

10、的第二天?！币笮袆?dòng)：“設(shè)計(jì)隊(duì)?wèi)?yīng)該在 5 月 1 日之前完成并提交產(chǎn)品規(guī)格?！痹陂_(kāi)始寫(xiě)作的時(shí)候應(yīng)牢記自己的寫(xiě)作目的。在從事文件撰寫(xiě)這樣的普通任務(wù)時(shí)，許多撰文者都會(huì)偏離自己的目的。為了幫助您始終牢記自己的目的，您可以將寫(xiě)作目的略記在草稿的開(kāi)頭以作為提醒，并在寫(xiě)作過(guò)程中回顧和參考。起草完畢之后，應(yīng)檢查您的草稿，以確保最初目的得以實(shí)現(xiàn)。遵循“以讀者為中心”的方法一個(gè)公司如果沒(méi)有考慮到客戶(hù)的需求和態(tài)度，就無(wú)法與客戶(hù)溝通，同樣地，您如果不了解讀者、讀者的要求以及他們所喜歡的接收信息的方式，您也無(wú)法與他們溝通。從讀者的角度對(duì)文件進(jìn)行構(gòu)思、起草、組織和編輯，能夠提高文件的明確性并促使讀者付諸行動(dòng)。如果讀者能

11、夠理解您想要傳達(dá)的信息以及他們下一步應(yīng)該做些什么，他們的工作就更容易開(kāi)展。采用以讀者為中心的方法為什么重要？下面將講述一個(gè)真實(shí)的故事，故事里的公司要通過(guò)明信片宣布地址的變更，這看似簡(jiǎn)單，但公司在寫(xiě)明信片的時(shí)候卻沒(méi)有對(duì)受眾進(jìn)行分析。由于沒(méi)有站在讀者的角度考慮，公司忘了寫(xiě)出最重要的信息之一：搬遷日期?？蛻?hù)們知道了公司將搬到什么地方，但卻不知道應(yīng)該從什么時(shí)候開(kāi)始使用這個(gè)新地址。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor演講主題中的“創(chuàng)建演講稿”。清楚表達(dá)關(guān)鍵信息確定了文件的寫(xiě)作目的并從受眾的角度進(jìn)行了考慮之后，下一個(gè)任務(wù)就是提煉出您想讓讀者記住的關(guān)鍵信息。該信息應(yīng)該簡(jiǎn)明清晰，通常只有一兩句話

12、。例如：“為了不超過(guò)客戶(hù)的交付期限，我們必須在 5 月 1 日之前完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)?！痹诤芏嗲闆r下，關(guān)鍵信息應(yīng)該在文件一開(kāi)頭或接近開(kāi)頭的地方闡明，而剩下的部分則用于闡述細(xì)節(jié)，并回答“為什么”或“我的提議的意義是什么”。每份文件集中講述一個(gè)主題，以使文件盡量清楚明確。如果您發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)彼此無(wú)關(guān)的關(guān)鍵信息要寫(xiě)，則應(yīng)分別撰寫(xiě)兩份不同的文件。讓信息簡(jiǎn)明扼要忙碌的讀者喜歡簡(jiǎn)練的文件。事實(shí)上，在能傳達(dá)必要信息的前提下，文件越短越好。簡(jiǎn)短的文件可以確保突出關(guān)鍵信息。簡(jiǎn)練的文字還可以節(jié)省讀者寶貴的時(shí)間。請(qǐng)思考下面的例子：“應(yīng)老板的建議，瓊在公司法律顧問(wèn)的幫助下，向五位因不滿(mǎn)而威脅要提起訴訟的客戶(hù)寫(xiě)了封道歉信?！弊鳛?/p>

13、撰文者，您的挑戰(zhàn)在于如何讓語(yǔ)句表達(dá)出最佳效果。就上述例句而言，對(duì)受眾的了解能提供有效指導(dǎo)。是否有必要讓讀者知道這封信是瓊的老板建議寫(xiě)的，或公司的法律顧問(wèn)參與了這封信的撰寫(xiě)？有五位客戶(hù)感到不滿(mǎn)的事實(shí)或他們威脅要提起訴訟的事實(shí)又有什么相干嗎？如果沒(méi)有必要透露這些信息，則可以考慮將其刪除。這樣一來(lái)，句子就變成：“瓊向感到不滿(mǎn)的客戶(hù)寫(xiě)了封道歉信。”確定交付策略懂得有效寫(xiě)作的人知道，即便文件寫(xiě)的不錯(cuò)，如果未能以合適人選的名義在合適的時(shí)間以合適的方式撰寫(xiě)，其效果也會(huì)受到影響。在開(kāi)始寫(xiě)作之前，考慮應(yīng)該以誰(shuí)的名義傳達(dá)信息。您自己？您的上司？整個(gè)團(tuán)隊(duì)？不同的選擇必定會(huì)對(duì)讀者有不同的影響。同時(shí)還要考慮文件的撰寫(xiě)時(shí)

14、間是否太早或太晚。如果寫(xiě)得太早，讀者將難以關(guān)注您提出的問(wèn)題。如果寫(xiě)得太晚，則丟掉了提出建議或防范問(wèn)題的機(jī)會(huì)。最后，寫(xiě)作方式也會(huì)影響文件的效果。在選擇寫(xiě)作方式時(shí)，應(yīng)考慮寫(xiě)作目的、受眾以及您想要傳達(dá)的信息。例如，如果要分發(fā)客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查結(jié)果，可以用電子郵件向全公司發(fā)送該報(bào)告的總結(jié)，并提供有關(guān)如何獲取完整報(bào)告的詳細(xì)信息。您也可以邀請(qǐng)管理層和其他關(guān)鍵人員觀看一次調(diào)查結(jié)果演示。理想的溝通方式需要深思熟慮才能決定。就算您使用的是書(shū)面形式，您也會(huì)發(fā)現(xiàn)用口頭交流的方式作為補(bǔ)充有助于您獲得最佳效果。另請(qǐng)參見(jiàn)關(guān)注焦點(diǎn)工作表 TM。界定項(xiàng)目的范圍在開(kāi)始撰寫(xiě)任何文件之前，應(yīng)首先界定寫(xiě)作項(xiàng)目的范圍。界定范圍意味著確定主

15、題的廣度與深度。若能有效界定范圍，您就可以為自己和受眾節(jié)省大量的時(shí)間與精力。全面鋪開(kāi)與簡(jiǎn)明扼要在考慮寫(xiě)作項(xiàng)目的范圍時(shí)，您可以從或廣或窄的角度闡述主題。例如，在匯報(bào)公司在營(yíng)銷(xiāo)職能方面的不足時(shí)，全面鋪開(kāi)的闡述可以包括下列內(nèi)容：營(yíng)銷(xiāo)對(duì)實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)有什么作用公司營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)的發(fā)展歷程營(yíng)銷(xiāo)方面的人力資源出現(xiàn)特定績(jī)效問(wèn)題的領(lǐng)域潛在的解決方案簡(jiǎn)明扼要地闡述此主題時(shí)只需強(qiáng)調(diào)一到兩個(gè)方面，可能包括的內(nèi)容有：績(jī)效低下的兩大領(lǐng)域：經(jīng)銷(xiāo)商支持與促銷(xiāo)建議的補(bǔ)救措施作為撰文者，您必須根據(jù)自己的目的和受眾來(lái)確定文件范圍的寬窄。就上述營(yíng)銷(xiāo)報(bào)告的例子而言，如果您的目的是向負(fù)責(zé)研究營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)和潛在解決方案的任務(wù)組提供信息，則可能需要全

16、面鋪開(kāi)。因?yàn)槭鼙妼⑾ＭM可能多地了解該部門(mén)的情況。另一方面，如果您是向高層管理人員匯報(bào)該任務(wù)組的實(shí)際調(diào)查結(jié)果，則應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。因?yàn)樵谶@種情況下，受眾最感興趣的可能只是詳細(xì)了解您所確定的問(wèn)題以及建議的解決方案。使用謀篇布局策略對(duì)于許多管理者來(lái)說(shuō)，謀篇布局往往是寫(xiě)作過(guò)程中最艱難的部分之一。在界定了項(xiàng)目的范圍之后，首先應(yīng)確定文件將要涉及的主題。以下策略有助于完成此任務(wù)。提問(wèn)寫(xiě)出讀者對(duì)您的話題可能會(huì)產(chǎn)生的疑問(wèn)是開(kāi)篇方法之一。這種方法有助于確保您的文件能告訴讀者他們需要了解的內(nèi)容。這種方法還能幫助您預(yù)見(jiàn)讀者對(duì)文件的反應(yīng)。例如，吉莉安必須寫(xiě)一份備忘錄，介紹合作推出某新產(chǎn)品的員工召開(kāi)的每周部門(mén)間會(huì)議。通過(guò)預(yù)計(jì)

17、讀者關(guān)注的事項(xiàng)，她提出了下列問(wèn)題：我們?yōu)槭裁匆匍_(kāi)這些新會(huì)議？議程將包括哪些內(nèi)容？我應(yīng)該怎樣準(zhǔn)備這些會(huì)議？將這些問(wèn)題轉(zhuǎn)化為肯定性陳述之后，吉莉安就能得出她在備忘錄中將要提到的要點(diǎn)。例如：“召開(kāi)第一次會(huì)議時(shí)，請(qǐng)事先準(zhǔn)備好您所在部門(mén)的工作計(jì)劃?！笔褂眠@種方法時(shí)，應(yīng)考慮您對(duì)受眾的興趣和關(guān)注事項(xiàng)的了解。如果您對(duì)受眾不太熟悉，則應(yīng)找一位熟悉他們的人對(duì)您預(yù)計(jì)的問(wèn)題進(jìn)行補(bǔ)充。傳統(tǒng)式提綱另一個(gè)謀篇布局的方法就是使用傳統(tǒng)式提綱。這種方法最適合那些能在動(dòng)筆之前構(gòu)思出文件邏輯結(jié)構(gòu)的人。如果您缺乏寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，或者涉及的主題很復(fù)雜，這種方法就格外有用。傳統(tǒng)式提綱通常使用字母、羅馬數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字表明信息的層次。1. 大寫(xiě)

18、羅馬數(shù)字加英文句號(hào)，例如I.2. 大寫(xiě)字母加英文句號(hào)，例如A.3. 阿拉伯?dāng)?shù)字加英文句號(hào)，例如1.4. 小寫(xiě)字母加英文句號(hào)，例如a.5. 在圓括號(hào)中加阿拉伯?dāng)?shù)字，例如(1)6. 在圓括號(hào)中加小寫(xiě)字母，例如(a)7. 在圓括號(hào)中加小寫(xiě)羅馬數(shù)字，例如(i)對(duì)大多數(shù)商務(wù)文件來(lái)說(shuō)，三級(jí)標(biāo)題（羅馬數(shù)字、大寫(xiě)字母和阿拉伯?dāng)?shù)字）就足夠了。一旦擬好提綱，就應(yīng)考慮以下問(wèn)題：提綱中是否已經(jīng)列出了我要寫(xiě)的所有主題和副主題？他們的排列是否符合邏輯順序？開(kāi)頭、中間和結(jié)尾是否清楚明白？如果提綱的邏輯和順序符合您的要求，您就可以開(kāi)始對(duì)每一條加以充實(shí)，從而創(chuàng)建文件。頭腦風(fēng)暴式提綱頭腦風(fēng)暴式提綱是一種形式自由的構(gòu)思技巧，即一想

19、到什么就立刻將其記下。頭腦風(fēng)暴式提綱鼓勵(lì)自由聯(lián)想，這有助于激發(fā)您的創(chuàng)造力。在進(jìn)行團(tuán)隊(duì)集體寫(xiě)作的時(shí)候，這種方法格外有效，因?yàn)槭褂眠@種方法在寫(xiě)作之初就能獲得每個(gè)人的想法。創(chuàng)建頭腦風(fēng)暴式提綱的方法：在一張紙的中間畫(huà)一個(gè)圓圈。將您的目的寫(xiě)在圓圈里。記住，您的目的就是您撰寫(xiě)這份文件的原因。目的的表述應(yīng)簡(jiǎn)潔：以“為了”開(kāi)頭，并包括一個(gè)動(dòng)詞，例如“說(shuō)服”。在想到與您的主題相關(guān)的想法時(shí)，從圓圈向外畫(huà)線，就像車(chē)輪的輪輻，然后在每一條線上寫(xiě)一個(gè)想法。如果某個(gè)想法激發(fā)了其他與之相關(guān)的想法，就從那條線上再引出幾條線，然后將這些相關(guān)想法寫(xiě)在上面。如果您突然想到了與之前所寫(xiě)的想法完全無(wú)關(guān)的想法，就從中間的圓圈上再引出一條

20、新線。一邊繼續(xù)構(gòu)思想法，一邊從中間的圓圈和其他線條上畫(huà)新線。對(duì)于從中間的圓圈發(fā)散出來(lái)的主要想法，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行分類(lèi)。一經(jīng)組織整理，這些想法就成為您在寫(xiě)作中將要提及的主題。自由寫(xiě)作當(dāng)您出現(xiàn)寫(xiě)作障礙（也稱(chēng)為“頭腦空白綜合癥”）時(shí)，自由寫(xiě)作通常是最好的選擇。與頭腦風(fēng)暴式提綱一樣，自由寫(xiě)作允許您放飛想像，以催生靈感，并且既可以手寫(xiě)也可以打字。請(qǐng)記住，有關(guān)自由寫(xiě)作最重要的一條規(guī)則就是沒(méi)有規(guī)則。采用自由寫(xiě)作法的要點(diǎn)包括：準(zhǔn)備好紙筆，或?qū)⑹执钤阪I盤(pán)上，然后讓思維自由馳騁。寫(xiě)下大腦中出現(xiàn)的任何想法，哪怕這些想法與您的寫(xiě)作主題毫無(wú)關(guān)系。至少應(yīng)自由寫(xiě)上 10 分鐘，這樣才能思如泉涌。當(dāng)您思維受阻時(shí)，也要將這種情況記錄

21、下來(lái)。不要停止。不要對(duì)記下的東西進(jìn)行編輯。如果您用的是計(jì)算機(jī)，降低屏幕的亮度可能有助于防止您過(guò)早編輯。自由寫(xiě)作完成后，讀一讀您之前記下的內(nèi)容，突出標(biāo)示重要的觀點(diǎn)和想法。然后將這些要點(diǎn)整理成符合邏輯的分類(lèi)，這一步驟與傳統(tǒng)式提綱或頭腦風(fēng)暴式提綱相同。另請(qǐng)參見(jiàn)在線文章：“Ayn Rand on Writing”。根據(jù)目的來(lái)組織材料您必須對(duì)所寫(xiě)內(nèi)容進(jìn)行符合邏輯的組織，否則就無(wú)法達(dá)到您想實(shí)現(xiàn)的目的。通過(guò)選擇最適當(dāng)?shù)慕M織方式，您可以更清楚地向讀者傳達(dá)信息。首先，應(yīng)考慮受眾的需求和喜好。通過(guò)提出并回答下列問(wèn)題選擇組織方式：我的基本要點(diǎn)是什么？我的讀者可能會(huì)樂(lè)于接納還是會(huì)抵制？我的讀者可能想立即知道些什么？重

22、要性排序法對(duì)于許多內(nèi)部文件，撰文者通常會(huì)采用“結(jié)論先行”(BLOT) 法。通過(guò)將最緊要的信息放在文件開(kāi)頭，您可以幫助忙碌的讀者快速看到最重要的信息。另請(qǐng)參見(jiàn)運(yùn)用重要性排序法的技巧。時(shí)序法時(shí)序展開(kāi)法按照事件發(fā)生的時(shí)間順序?qū)κ录M(jìn)行排列，從而說(shuō)明主題。當(dāng)文件的內(nèi)容包含產(chǎn)品發(fā)展史這樣的信息時(shí)，這種方法非常有用。使用此方法時(shí)應(yīng)注意下列事項(xiàng)：抓住重大事實(shí)。利用視覺(jué)設(shè)計(jì)突出重要信息，例如您的關(guān)鍵信息，因?yàn)槭褂眠@種發(fā)展時(shí)序法時(shí)可能會(huì)遺漏這些信息。如果有五個(gè)以上的日期，應(yīng)避免每個(gè)句子都以日期開(kāi)頭。流程和程序法 流程和程序法對(duì)使用說(shuō)明和用戶(hù)手冊(cè)都適用。所謂流程就是從總體上描述在各階段由誰(shuí)做什么以及發(fā)生了什么或?qū)?/p>

23、要發(fā)生什么。由于這些階段的發(fā)生與讀者無(wú)關(guān)，因此請(qǐng)使用第三人稱(chēng)進(jìn)行敘述。例如：“發(fā)票應(yīng)首先交給費(fèi)用發(fā)生部門(mén)批準(zhǔn)，然后再交給會(huì)計(jì)付賬。”而程序則按照完成目標(biāo)所需的順序提供讀者可以實(shí)際采取的行動(dòng)步驟。由于程序是安排就緒的一系列步驟，因此可以使用與軟件安裝說(shuō)明一樣的方式進(jìn)行陳述。描述步驟時(shí)請(qǐng)使用第二人稱(chēng)，每一步都以表示該行動(dòng)的動(dòng)詞開(kāi)頭。例如：“給發(fā)票加蓋日期戳”，或者“撕下粉色副本用于您的部門(mén)記錄”。無(wú)論使用哪一種方法，都應(yīng)注意下列事項(xiàng)：以表格形式陳述正式程序，并給每一步編號(hào)。按照其發(fā)生的精確順序陳述流程或程序中的階段或步驟?？臻g排列法空間排列法適用于差旅報(bào)告、機(jī)械說(shuō)明以及銷(xiāo)售研究報(bào)告。將其想像成一幅

24、二維或三維地圖，帶領(lǐng)讀者暢游您的主題，以幫助他們理解您的信息。例如，要解釋公司的銷(xiāo)售區(qū)域規(guī)劃，您首先應(yīng)該講述洛杉磯的發(fā)展機(jī)遇，然后介紹紐華克的新客戶(hù)，最后再講一講華盛頓特區(qū)的政府潛在客戶(hù)。使用此方法時(shí)應(yīng)注意下列事項(xiàng)：設(shè)定具體、連貫而便于理解的順序，例如從左至右、從上到下或由內(nèi)而外。用細(xì)節(jié)描述充實(shí)每一個(gè)空間，為讀者創(chuàng)立生動(dòng)的影像。有意識(shí)地使用富于變化的語(yǔ)句和新的措辭來(lái)替代陳詞濫調(diào)，以吸引讀者的注意力。比較和對(duì)比法 比較和對(duì)比法用于展示各種概念的相似或不同之處。這種方法很適合可行性研究、調(diào)查結(jié)果和計(jì)劃報(bào)告。當(dāng)您想評(píng)估兩種可能性各自的優(yōu)缺點(diǎn)時(shí)，這種方法格外有效。例如，在研究了兩種可能性之后，您建議在

25、市區(qū)的某個(gè)地點(diǎn)設(shè)立新辦公室，為此，您可以按下列順序陳述研究結(jié)果：優(yōu)點(diǎn)：地點(diǎn) A 和地點(diǎn) B缺點(diǎn)：地點(diǎn) A 和地點(diǎn) B另請(qǐng)參見(jiàn)運(yùn)用比較和對(duì)比法的技巧。歸納法或演繹法歸納法或演繹法適用于工作指令、培訓(xùn)資料和客戶(hù)服務(wù)信件。在使用歸納法或演繹法時(shí)，需要考慮的關(guān)鍵問(wèn)題是：“我的讀者已經(jīng)了解了多少？”回答了此問(wèn)題后，即可用讀者熟悉的信息開(kāi)始寫(xiě)文件。例如，在宣布所有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)都必須修改每月預(yù)算時(shí)，可以使用歸納法創(chuàng)建送給會(huì)計(jì)部的備忘錄。由于是會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)發(fā)起的要求，因此在給他們的備忘錄中應(yīng)首先重申他們提出的修改細(xì)節(jié)，然后從更廣的角度講述此次修改會(huì)對(duì)全公司產(chǎn)生的影響。對(duì)于其他所有部門(mén)，則分別單獨(dú)起草備忘錄，首先從最高

26、層面對(duì)該要求進(jìn)行描述，然后闡述每個(gè)團(tuán)隊(duì)為了修訂預(yù)算必須實(shí)施的具體調(diào)整。務(wù)必隨時(shí)對(duì)讀者可能不熟悉的關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)給出解釋。使用此方法時(shí)應(yīng)注意下列事項(xiàng)：確定您的讀者對(duì)該主題已經(jīng)了解了多少。以讀者熟悉的信息開(kāi)始寫(xiě)文件。對(duì)熟悉該主題的讀者采用歸納法。對(duì)不熟悉該主題的讀者采用演繹法。盡可能將關(guān)鍵信息置于開(kāi)頭。分析法 要使用分析法，應(yīng)首先提出一個(gè)假設(shè)，然后通過(guò)提問(wèn)嚴(yán)格檢驗(yàn)其真實(shí)性。這種方法適用于技術(shù)報(bào)告、年報(bào)和財(cái)務(wù)分析。使用此方法時(shí)應(yīng)注意下列事項(xiàng)：務(wù)必將假設(shè)的每個(gè)方面都包括進(jìn)來(lái)，以避免說(shuō)服力不強(qiáng)甚至更糟的情況，即做出錯(cuò)誤的業(yè)務(wù)決策。從以下幾個(gè)方面分析您的資料：相似之處、不同之處、邏輯聯(lián)系、內(nèi)在含意以及建議采取的

27、行動(dòng)。為非技術(shù)型讀者簡(jiǎn)化技術(shù)方面的語(yǔ)言，特別是面向普通大眾的公司報(bào)告。另請(qǐng)參見(jiàn)文件組織指南。初稿寫(xiě)作當(dāng)您坐下來(lái)開(kāi)始寫(xiě)初稿時(shí)，請(qǐng)記住：最重要的是把稿子寫(xiě)出來(lái)，而不是確保每個(gè)細(xì)節(jié)都正確！初稿的句子結(jié)構(gòu)、拼寫(xiě)、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都可以粗略一點(diǎn)。只有您一個(gè)人看而已。粗略寫(xiě)作初稿有兩大好處。第一，能讓您的思路集中在自己想要寫(xiě)入文件的關(guān)鍵信息上。第二，由于您只投入了些許精力粗略寫(xiě)稿，所以在改變資料的順序或?qū)⑵渫耆珌G棄時(shí)，感覺(jué)可能會(huì)舒服點(diǎn)。從讓您感覺(jué)最方便的地方開(kāi)始沒(méi)有任何規(guī)定要求您必須從頭開(kāi)始。將寫(xiě)作大綱或?qū)懽饔?jì)劃擺在面前，并參照它來(lái)確定從哪兒動(dòng)筆會(huì)讓您覺(jué)得最方便。大多數(shù)寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)豐富的人都會(huì)到最后才寫(xiě)引言部分

28、，因?yàn)樵谥懒私Y(jié)論之后更容易寫(xiě)出精彩的開(kāi)篇之語(yǔ)。例如，選擇一個(gè)大標(biāo)題，然后就這個(gè)標(biāo)題寫(xiě)上一段。寫(xiě)完之后，再選擇下一項(xiàng)讓您感覺(jué)方便的來(lái)寫(xiě)，依此類(lèi)推。定時(shí)停止寫(xiě)作，將草稿與您的計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比。按“類(lèi)別”寫(xiě)作寫(xiě)重要信件時(shí)，如果您沒(méi)辦法將其分割為若干易于駕馭的部分，則會(huì)感到難以下筆。如果您將其視為一系列更小的任務(wù)，寫(xiě)作質(zhì)量必定能提升。商務(wù)信件、備忘錄以及電子郵件中經(jīng)常出現(xiàn)的類(lèi)別包括：變革公告背景資料實(shí)施計(jì)劃最后期限流程說(shuō)明結(jié)果結(jié)論建議觀察建議的行動(dòng)要求采取行動(dòng)評(píng)估正式的建議書(shū)包括下列標(biāo)準(zhǔn)組成部分：扉頁(yè)目錄摘要簡(jiǎn)介客戶(hù)需求陳述建議的程序（或技術(shù)計(jì)劃）該計(jì)劃的優(yōu)點(diǎn)該計(jì)劃的影響實(shí)施計(jì)劃合格條件成本分析（或您的

29、投資）同意聲明附錄關(guān)于技術(shù)文件的特殊考慮在起草面向非技術(shù)型受眾的技術(shù)文件時(shí)，要多花一點(diǎn)時(shí)間分析您的受眾。確保您準(zhǔn)確掌握了以下問(wèn)題的答案：“受眾對(duì)該主題已經(jīng)了解了多少？”有一種經(jīng)驗(yàn)證對(duì)許多撰文者都很有用的方法是分兩欄寫(xiě)。一欄中寫(xiě)下針對(duì)技術(shù)型讀者的信息。另一欄則針對(duì)非技術(shù)型讀者對(duì)前一欄中的信息進(jìn)行精簡(jiǎn)。確定段落結(jié)構(gòu)對(duì)于任何文件來(lái)說(shuō)，段落都是最基本的組成部分。段落可以向讀者介紹主題，有時(shí)還能用于引出接下來(lái)將要討論的話題。因此，段落可以指引讀者，同時(shí)也能幫助撰文者保持思路的清晰和簡(jiǎn)潔。限制每一段中的主語(yǔ)數(shù)量要讓您的讀者獲得連貫和簡(jiǎn)明的感覺(jué)，控制段落中主語(yǔ)的數(shù)量是關(guān)鍵。一般說(shuō)來(lái)，一個(gè)段落中有三到十二個(gè)句

30、子。每個(gè)句子都有一個(gè)主語(yǔ)。務(wù)必將一段當(dāng)中使用的主語(yǔ)限制到最少。在普通長(zhǎng)度的段落中使用三到四個(gè)以上的主語(yǔ)，就很可能會(huì)讓讀者感到迷惑。但應(yīng)記住，盡管限制主語(yǔ)的數(shù)量是一個(gè)好辦法，但在同一段落中使用完全相同的主語(yǔ)會(huì)讓您的文字讀起來(lái)過(guò)于簡(jiǎn)單，有時(shí)甚至顯得帶有優(yōu)越感。過(guò)渡自然在構(gòu)建段落時(shí)，應(yīng)思考一下每個(gè)段落應(yīng)怎樣融入整個(gè)文件。如果段落及段落中各個(gè)句子之間能自然過(guò)渡，就可以幫助讀者理解各種觀點(diǎn)之間的聯(lián)系以及論證展開(kāi)的過(guò)程。思考下列過(guò)渡句（斜體）：“提議增加餐館座位的人沒(méi)有提供任何有關(guān)工程、運(yùn)作成本以及稅金的估算。沒(méi)有這些估算，試圖評(píng)估他們的建議書(shū)只會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。就算工程成本合理且可以應(yīng)付，我們?nèi)匀幻媾R著巨大的

31、收益不確定性。誰(shuí)都不知道座位增加一倍會(huì)對(duì)年收入產(chǎn)生什么影響。假設(shè)收入將增加一倍合理嗎，還是更有可能增加 75%？”上述示例段落包括兩個(gè)截然不同的事項(xiàng)：擴(kuò)展現(xiàn)有餐館的成本；以及如果擴(kuò)展，收入可能增加多少。過(guò)渡性陳述向讀者提供了從工程成本到收入問(wèn)題的自然過(guò)渡。在各個(gè)句子之間，詞和短語(yǔ)也能如上述句子一樣起到連接作用?？纯聪铝羞^(guò)渡范例（斜體）：“我們的庫(kù)存管理人員嚴(yán)格控制著原料或成品。因此，營(yíng)運(yùn)資本需求已經(jīng)下降了八個(gè)百分點(diǎn)?！痹谶@個(gè)例子中，因此一詞建立了兩個(gè)句子間的因果關(guān)系。其他有用的過(guò)渡表達(dá)還有：結(jié)果、此外、同樣、同時(shí)、例如、最后、另一方面、而且以及然而。內(nèi)容修改寫(xiě)作初稿時(shí)，您的目標(biāo)是確保所有關(guān)鍵信

32、息都已按符合邏輯的方式列出。寫(xiě)完初稿后，您接下來(lái)的任務(wù)就是對(duì)內(nèi)容進(jìn)行編輯。編輯的第一道關(guān)口就是要最后確定文件的結(jié)構(gòu)、邏輯和信息。讓您的信息重點(diǎn)明確撰文者常常因?yàn)椴磺宄约合胍f(shuō)什么而失去重點(diǎn)。如果連作者都不清楚，讀者又怎能明白呢？另一個(gè)許多撰文者都會(huì)犯的錯(cuò)誤就是只關(guān)注自己的議程而忽略了讀者的需求。為了避免這些常見(jiàn)問(wèn)題，應(yīng)檢查您的初稿并回答下列問(wèn)題：我是否清楚陳述了關(guān)鍵信息？我是否寫(xiě)出了讀者需要的所有信息，以便讓他們明白自己需要做些什么？如果其中任一問(wèn)題的答案是否，則應(yīng)回顧您之前確定的目標(biāo)、受眾以及基本要點(diǎn)。對(duì)您的文件進(jìn)行編輯，以滿(mǎn)足受眾的需求，并清楚陳述您的關(guān)鍵信息。檢查文件是否清楚明了在讀初

33、稿時(shí)，應(yīng)考慮您的目的是否易于確定和理解。同時(shí)檢查一下精確度和內(nèi)容范圍。當(dāng)您編輯文件以使其清楚明了時(shí)，應(yīng)回答下列問(wèn)題：我的信息準(zhǔn)確嗎？我的信息完整嗎？我是否標(biāo)注了行動(dòng)要求以及最終期限，以便讀者能輕松識(shí)別？我是否強(qiáng)調(diào)了接下來(lái)的步驟？有技巧地排列關(guān)鍵信息初稿中另一個(gè)需要關(guān)注的要素就是關(guān)鍵信息的位置。您最想讓讀者記住的一點(diǎn)是什么？在大多數(shù)情況下，您應(yīng)將該信息放在文件開(kāi)頭。如果關(guān)鍵信息不夠顯眼，您的讀者可能會(huì)略過(guò)不看。如果您認(rèn)為讀者可能不愿接受您的觀點(diǎn)，則需要有技巧地安排關(guān)鍵信息的位置，將其放在讀者最容易看到和關(guān)注的地方。您會(huì)發(fā)現(xiàn)，在介紹關(guān)鍵信息之前為其做些鋪墊會(huì)更有幫助?；卮鹉淖x者對(duì)原因的質(zhì)疑您的文

34、件不僅要講述關(guān)鍵信息，還要向讀者解釋該信息之所以重要的原因。例如，如果您的關(guān)鍵信息是您需要更多的時(shí)間來(lái)完成某項(xiàng)目的工作，您就不能一說(shuō)完您的需要便結(jié)束文件。還應(yīng)從以下方面對(duì)原因做出解釋?zhuān)喝绻荒塬@得更多的時(shí)間，會(huì)發(fā)生什么情況延長(zhǎng)時(shí)間會(huì)對(duì)哪些人造成影響延長(zhǎng)時(shí)間會(huì)對(duì)您正在從事的其他項(xiàng)目造成什么影響您的讀者會(huì)受到什么影響在撰寫(xiě)文件時(shí)，務(wù)必要清楚說(shuō)明您的關(guān)鍵信息會(huì)造成哪些與受眾有關(guān)的影響。例如，不要簡(jiǎn)單地說(shuō)“選項(xiàng) A 比選項(xiàng) B 更好”，而應(yīng)該說(shuō)“選項(xiàng) A 可以為我們節(jié)省 30% 的年度管理成本，因此比選項(xiàng) B 更好”。格式修改如果您認(rèn)為自己已經(jīng)掌握了傳達(dá)有效的行動(dòng)導(dǎo)向性信息所需的全部原材料，便可以集

35、中改進(jìn)和強(qiáng)化您的終稿。設(shè)計(jì)視覺(jué)效果寫(xiě)作光是清楚、準(zhǔn)確、連貫還是不夠的。讀者需要在粗覽文件之后就能找到關(guān)鍵信息，而不用在一大堆枯燥難懂的陳述中搜尋。如果一份文件易于閱讀且關(guān)鍵信息能躍然紙上，該文件就具有了視覺(jué)效果。花時(shí)間打造能夠吸引受眾的視覺(jué)結(jié)構(gòu)。利用視覺(jué)增強(qiáng)效果，可以使要傳達(dá)的要點(diǎn)從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。但需要注意的是，如果使用電子郵件或任何電子文檔，則您的讀者不一定有必要的格式化能力或程序能以您創(chuàng)建時(shí)使用的格式打開(kāi)文件，甚至根本無(wú)法打開(kāi)。下面針對(duì)增強(qiáng)視覺(jué)效果的方法舉了一些例子：用大字標(biāo)題突出最關(guān)鍵的要點(diǎn)使用長(zhǎng)度不超過(guò) 20 個(gè)字的句子使用簡(jiǎn)短的段落和句群（最多 5 到 6 行）

36、適當(dāng)留出空白區(qū)域用粗體和斜體突出重要信息對(duì)列舉的條目使用圓點(diǎn)或序號(hào)，哪怕是在句子當(dāng)中利用表格分類(lèi)組織信息讓語(yǔ)氣貼近受眾寫(xiě)作的語(yǔ)氣會(huì)影響讀者對(duì)內(nèi)容的看法。例如，隨意的語(yǔ)氣可能適合您所熟悉的同事，但不適合客戶(hù)或上級(jí)。您的信息中使用的語(yǔ)言類(lèi)型也會(huì)影響讀者的理解。許多撰文者都會(huì)采用晦澀或過(guò)時(shí)的語(yǔ)言，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這樣能讓自己顯得更有才華。出于相同的原因，許多撰文者會(huì)選用較長(zhǎng)、較復(fù)雜的措辭，而不是更簡(jiǎn)短的表達(dá)。想讓自己顯得更有才華并沒(méi)有錯(cuò)。但簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言而不是華而不實(shí)的語(yǔ)言更有助于您實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。例如，不要寫(xiě)：“我們將召開(kāi)一次為時(shí)簡(jiǎn)短的預(yù)先規(guī)劃會(huì)議，目的在于趕在南希的委員會(huì)繼續(xù)前進(jìn)之前將分配給他們的任

37、務(wù)合并起來(lái)。”應(yīng)該寫(xiě)：“我們將開(kāi)個(gè)短會(huì)，以便在南希的委員會(huì)繼續(xù)前進(jìn)之前合并他們的工作?！睓z查文件是否簡(jiǎn)明扼要正如您的語(yǔ)氣應(yīng)該直截了當(dāng)，您的句子和段落結(jié)構(gòu)也應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了。當(dāng)您檢查文件是否簡(jiǎn)明扼要時(shí)，應(yīng)考慮下列問(wèn)題：我是否將每一段都限制在 6 行以?xún)?nèi)？我是否讓每一段只集中講述一個(gè)想法？我是否將每句話都限制在 15 到 20 個(gè)字以?xún)?nèi)？我是否盡量去除了不必要的文字？另請(qǐng)參見(jiàn)在線文章：讓您的文章變得簡(jiǎn)潔的五條途徑。使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)看看下面這個(gè)句子：“被動(dòng)語(yǔ)態(tài)被太多撰文者使用?！边@個(gè)句子有什么問(wèn)題？問(wèn)題在于使用了被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。下面這個(gè)句子效果更好：“太多撰文者使用了被動(dòng)語(yǔ)態(tài)?！敝鲃?dòng)句與被動(dòng)句的主要差別在于主動(dòng)句

38、表示施動(dòng)者主動(dòng)執(zhí)行某動(dòng)作。一般情況下，您可以通過(guò)主語(yǔ)與動(dòng)詞的關(guān)系判斷一個(gè)句子是否為被動(dòng)句，被動(dòng)句的主語(yǔ)通常是動(dòng)詞所示動(dòng)作的受動(dòng)者。例如，“會(huì)議將在大會(huì)議室舉行?！本_度修改精確的文件應(yīng)保證正確的語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)以及拼寫(xiě)。不要全盤(pán)依賴(lài)計(jì)算機(jī)的拼寫(xiě)檢查功能，因?yàn)檫@種功能無(wú)法找出用詞方面的錯(cuò)誤，例如在本該寫(xiě)他們的地方寫(xiě)成了她們，或者在本該寫(xiě)影像的地方寫(xiě)成了影響。請(qǐng)一位寫(xiě)作水平讓您欽佩的同事檢查重要文件。起草電子郵件發(fā)送電子郵件太過(guò)容易，以致于有時(shí)候電子郵件看上去根本不像信件。但電子郵件也是一種溝通方式，應(yīng)該得到和商務(wù)信件、備忘錄以及報(bào)告相同的關(guān)注。常見(jiàn)問(wèn)題在越來(lái)越多的公司中，電子郵件已成為主要的溝通方

39、式，因?yàn)樗旖?、?jiǎn)單、便宜。不幸的是，電子郵件的快捷與方便也為商務(wù)寫(xiě)作者及其所在公司帶來(lái)了一些問(wèn)題，例如：?jiǎn)T工互相收發(fā)浪費(fèi)時(shí)間、毫無(wú)必要的信息。許多電子郵件都是倉(cāng)促寫(xiě)成，品質(zhì)欠佳。寫(xiě)電子郵件的人發(fā)送的信息有時(shí)帶有情緒或不適合其工作環(huán)境。信息有時(shí)會(huì)錯(cuò)發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)給非計(jì)劃中的收件人，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致不良后果。收件人通常會(huì)匆匆瀏覽電子郵件，因此錯(cuò)過(guò)一些重要的細(xì)節(jié)。通過(guò)運(yùn)用寫(xiě)作常識(shí)以及一些正確的寫(xiě)作原則，這些問(wèn)題通?？梢员苊狻闹黝}行開(kāi)始 主題行就是郵件的大標(biāo)題，它可以吸引讀者的興趣并使其閱讀郵件。主題行應(yīng)該具有下列特點(diǎn)：包含關(guān)鍵信息（例如“銷(xiāo)售會(huì)議的時(shí)間改為周五下午 3 點(diǎn)”）包括您希望讀者做出的行動(dòng)或響應(yīng)（

40、例如“今天下午 4 點(diǎn)之前要給出評(píng)論”）具體而簡(jiǎn)短（例如“明天一起吃午飯好嗎？”）讓您的信息便于歸檔和復(fù)查（例如“約翰的全球企業(yè)報(bào)告”）。如果您的主題行過(guò)于籠統(tǒng)或含混，讀者可能會(huì)跳過(guò)不看。如果主題行為空，讀者可能會(huì)將其刪除。記?。好β档娜送ǔＣ刻於紩?huì)收到 50 至 100 封電子郵件。要確保他們會(huì)打開(kāi)并閱讀您的郵件，就要讓您的電子郵件鮮明醒目。每封電子郵件只講述一個(gè)主題 將每封電子郵件都視為目標(biāo)一致的信息包，用于提出問(wèn)題、表達(dá)您的意見(jiàn)、通報(bào)新聞等等。為實(shí)現(xiàn)一致性，每封電子郵件只傳達(dá)一個(gè)信息。這種方法有兩大優(yōu)點(diǎn)：收件人能更輕松地理解和回復(fù)單個(gè)信息。收件人將該信息轉(zhuǎn)發(fā)給其他人時(shí)不用帶上可能極不適合

41、此人的其他信息。清楚表明郵件的目的將您的目的直接告知讀者，可以在主題行中，也可以在郵件開(kāi)頭處告知。讓讀者明白您的郵件是用于號(hào)召行動(dòng)、征求信息、傳達(dá)信息還是提出建議。簡(jiǎn)明扼要，并使用附件篇幅太長(zhǎng)的電子郵件需要收件人不斷滾動(dòng)屏幕，令人厭煩。因此，郵件應(yīng)力求簡(jiǎn)短。如果要發(fā)送長(zhǎng)篇信息，請(qǐng)使用附件，而不要用電子郵件文本。用電子郵件信息告訴讀者附件的內(nèi)容，以及應(yīng)該怎樣處理該附件。謹(jǐn)記受眾的需求如果寫(xiě)作對(duì)象是同級(jí)同事和朋友，您可以隨意采取非正式形式。如果寫(xiě)作對(duì)象是上級(jí)或客戶(hù)，則要將電子郵件處理為簡(jiǎn)要的專(zhuān)業(yè)備忘錄。根據(jù)讀者調(diào)整自己的語(yǔ)氣和語(yǔ)言。采用簡(jiǎn)單的格式在電子郵件系統(tǒng)中，您無(wú)法控制信息會(huì)以什么形式呈現(xiàn)在收

42、件人的計(jì)算機(jī)屏幕上，因此不要期望別致的格式能在傳輸過(guò)程中得到保留。對(duì)于大標(biāo)題和重點(diǎn)內(nèi)容，可全部采用大寫(xiě)，但不要在整封郵件中都使用大寫(xiě)字體，因?yàn)檫@會(huì)讓讀者感到您在大吼大叫。用適當(dāng)?shù)目瞻讕椭x者快速理解該信息，過(guò)多文本內(nèi)容擠在一起會(huì)讓人難以閱讀。回顧公司的電子郵件政策盡管電子郵件給企業(yè)帶來(lái)了巨大的便利，但也讓公司容易卷入有關(guān)騷擾和誹謗的訴訟糾紛。為此，許多公司都制定了政策，明確規(guī)定了在工作中應(yīng)怎樣使用電子郵件。了解您的公司是否有這樣的政策，以確保自己不會(huì)違反規(guī)定。知道什么時(shí)候不能發(fā)送電子郵件電子郵件可能是現(xiàn)在許多組織首選的溝通方式，但并不一定總是最有效或最恰當(dāng)?shù)姆绞健３俗袷厮诠镜碾娮余]件政策

43、，您還應(yīng)考慮以下建議：不要通過(guò)電子郵件發(fā)送私人信息。若要交流私人或機(jī)密信息，應(yīng)打電話或與對(duì)方會(huì)面。如果電子郵件起不到有效作用，則應(yīng)安排面談。如果您連續(xù)數(shù)小時(shí)或數(shù)周不斷與某人郵件往來(lái)，而無(wú)法達(dá)成解決方案，請(qǐng)拿起電話安排會(huì)面。通常應(yīng)該遵循的原則是，將電子郵件交流的次數(shù)限制在四次以?xún)?nèi)。刪除群發(fā)郵件，不要將它們轉(zhuǎn)發(fā)。在電子郵件中表達(dá)情緒時(shí)要格外謹(jǐn)慎。幽默可能被誤解，批評(píng)可能被曲解，而憤怒的情緒則可能被進(jìn)一步放大。如果您無(wú)法確保自己的意圖能得到正確理解，則應(yīng)重新考慮是否發(fā)送該信息。面談或打電話可能是更好的選擇。規(guī)劃寫(xiě)作任務(wù)的步驟明確寫(xiě)作目的。仔細(xì)想一想，您希望讀者做出怎樣的回應(yīng)。您的寫(xiě)作目的是什么？您可

44、能想：說(shuō)明通知影響傳達(dá)要求您可以考慮通過(guò)在上述幾個(gè)動(dòng)詞后面添加具體信息使您的寫(xiě)作目的更加明確。分析受眾。思考以下有關(guān)您的受眾的問(wèn)題：我的讀者對(duì)我的建議是會(huì)接受、漠視還是抵觸？我的讀者已經(jīng)對(duì)主題有了怎樣的了解？我的讀者了解多少技術(shù)信息？我的讀者的風(fēng)格是怎樣的，我如何與其相匹配？對(duì)我的讀者來(lái)說(shuō)，這當(dāng)中包含了什么？分析和提煉您的基本要點(diǎn)?；疽c(diǎn)是您希望讀者記住的一個(gè)關(guān)鍵信息。您能越早用一兩句話提煉出關(guān)鍵信息，您就越容易寫(xiě)作您的文章。如果您發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)不相關(guān)的關(guān)鍵信息，則應(yīng)撰寫(xiě)兩份文件。每份文件只表述一個(gè)主題，這樣才能從讀者那里得到最理想的結(jié)果。制定您的寫(xiě)作策略。在思考寫(xiě)作策略時(shí)，您應(yīng)自問(wèn)以下問(wèn)題：我

45、是否是傳達(dá)這一信息的合適人選？我是否需要在文件中包含一封單獨(dú)的附信？我應(yīng)該使用怎樣的傳遞方式？電子郵件？快遞？時(shí)間的選擇是否太早？或者發(fā)送該信息是否已經(jīng)太晚？?jī)?nèi)容編輯的步驟確保您的信息以受眾為中心。最常見(jiàn)的錯(cuò)誤之一是撰文者僅關(guān)注于自己的日程而沒(méi)能滿(mǎn)足讀者的需求。仔細(xì)檢查文件，確保所寫(xiě)的內(nèi)容包含了讀者的需要。檢查文件是否清楚明了。使您的寫(xiě)作目的（尤其是與讀者有關(guān)的行動(dòng)步驟或最終期限）易于發(fā)現(xiàn)和理解。同時(shí)確保您的寫(xiě)作內(nèi)容準(zhǔn)確，范圍適中。有技巧地為信息排序。對(duì)于樂(lè)于接受的讀者，您可以在文章的開(kāi)頭部分就表明基本要點(diǎn)或關(guān)鍵信息。如果您認(rèn)為您的讀者不太容易接受您的想法，則需要有技巧地安排關(guān)鍵信息的位置，將

46、其放在讀者最容易讀到和最有可能加以考慮的地方。您會(huì)發(fā)現(xiàn)在引出關(guān)鍵信息前做一些鋪墊會(huì)更有效果。務(wù)必回答“為什么？” 不要跳過(guò)這個(gè)問(wèn)題，這是確立您的可信性的關(guān)鍵所在。確保文件以讀者能夠理解的方式確切說(shuō)明了您的關(guān)鍵信息為什么重要。風(fēng)格編輯的步驟設(shè)計(jì)視覺(jué)效果?；ㄐr(shí)間創(chuàng)建一個(gè)能夠吸引讀者的視覺(jué)構(gòu)架。恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用視覺(jué)效果能使您要傳達(dá)的要點(diǎn)從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。通過(guò)運(yùn)用標(biāo)題、欄目、表格、粗體、斜體、帶圓點(diǎn)和序號(hào)的條目，以及保留足夠空白等方式幫助您的讀者理解您的文件。讓語(yǔ)氣貼近受眾。寫(xiě)作的語(yǔ)氣會(huì)影響讀者對(duì)內(nèi)容的看法。隨意的語(yǔ)氣可能適合您所熟悉的同事，但不適合客戶(hù)或上級(jí)。此外，您的措辭方式會(huì)對(duì)讀

47、者的理解產(chǎn)生影響。選擇能闡明信息的詞語(yǔ)，而不是使之模糊的詞語(yǔ)。檢查文件是否簡(jiǎn)明扼要。簡(jiǎn)潔但完整地陳述您的信息。使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。只要有可能，應(yīng)盡量使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，使陳述更加有力，從而促使對(duì)方采取行動(dòng)。主動(dòng)句與被動(dòng)句的主要差別在于主動(dòng)句表示施動(dòng)者主動(dòng)執(zhí)行某動(dòng)作。例如，您應(yīng)該寫(xiě)“首席工程師設(shè)計(jì)了該軟件”而不是“該軟件是由首席工程師設(shè)計(jì)的”。精確度修改。仔細(xì)校對(duì)，確保語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫(xiě)沒(méi)有錯(cuò)誤。運(yùn)用重要性排序法的技巧當(dāng)您的寫(xiě)作對(duì)象為兩名或多名讀者時(shí)，應(yīng)考慮最重要的讀者可能會(huì)有的反應(yīng)，通常情況下最重要的讀者是決策者。相應(yīng)地組織文件的內(nèi)容。對(duì)于易于接受的讀者，關(guān)鍵信息應(yīng)放在開(kāi)頭。對(duì)于不易接受的或有抵觸情緒的讀者

48、，在陳述關(guān)鍵信息前，您需要提供更多的鋪墊和背景信息。利用文章的開(kāi)頭部分使讀者相信您的建議是值得信賴(lài)的。運(yùn)用比較和對(duì)比法的技巧在比較兩項(xiàng)事物時(shí)，應(yīng)從讀者較為熟悉的一項(xiàng)開(kāi)始。運(yùn)用圖形或表格來(lái)比較技術(shù)信息。不要在同一部分同時(shí)陳述優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，這樣容易產(chǎn)生混淆。在使用一些關(guān)鍵短語(yǔ)進(jìn)行比較時(shí)應(yīng)注意前后一致，如：“一方面”和“另一方面”，“前者”和“后者”，以及“與此相同”和“與此相反”。電子郵件的寫(xiě)作技巧把關(guān)鍵信息放在您的標(biāo)題行中，以確保讀者不會(huì)刪除您的信息。保持信息的簡(jiǎn)潔。盡量使收件人打開(kāi)郵件后不用滾動(dòng)屏幕即可看到所有相關(guān)信息。每封電子郵件僅涵蓋一個(gè)主題。先對(duì)郵件信息進(jìn)行編輯和拼寫(xiě)檢查，然后再發(fā)送電子郵

49、件。切勿在怒火中燒時(shí)發(fā)送電子郵件。一個(gè)很好的測(cè)試方法是：?jiǎn)栆粏?wèn)自己您是否會(huì)當(dāng)著對(duì)方的面說(shuō)這樣的話。如果答案是否定的，請(qǐng)不要發(fā)送這封電子郵件。在轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件時(shí)，請(qǐng)先查看原始標(biāo)題行。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象是否能理解這個(gè)主題？如果答案是否定的，請(qǐng)做必要的修改。加入結(jié)束語(yǔ)。對(duì)于外部讀者，應(yīng)使用一些簡(jiǎn)單結(jié)束語(yǔ)，如“真誠(chéng)的”或“向您問(wèn)候”。對(duì)于內(nèi)部讀者，請(qǐng)遵循您公司的準(zhǔn)則。到點(diǎn)擊“發(fā)送”之前的那一刻再鍵入收件人的地址。這會(huì)降低您發(fā)送未完成電子郵件或錯(cuò)發(fā)電子郵件的可能性。僅把電子郵件發(fā)送給需要接收它們的人。商務(wù)備忘錄寫(xiě)作的技巧每份備忘錄僅涵蓋一個(gè)主題。寫(xiě)一個(gè)具體的標(biāo)題行。運(yùn)用明確具體的標(biāo)題突出截止日期及行動(dòng)要求。按想法的

50、相關(guān)性進(jìn)行分類(lèi)。為您的備忘錄設(shè)計(jì)視覺(jué)效果。盡量使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。如果您熟悉您的讀者，則您的語(yǔ)氣可以更加親密，不用像商務(wù)信件那樣正式。撰寫(xiě)業(yè)務(wù)信件的技巧從個(gè)人招呼語(yǔ)開(kāi)始。第一句話就要包含關(guān)鍵信息，以引起讀者的注意。每句話的長(zhǎng)度應(yīng)保持在 20 個(gè)字左右。要留出一些空白，以方便讀者快速瀏覽。將每段的長(zhǎng)度保持在 5 至 6 行左右。盡量使用主動(dòng)而非被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。使用正面的措辭。例如，應(yīng)使用您的投資而不是費(fèi)用或者成本。為您的信件設(shè)計(jì)視覺(jué)效果。在文件最后，總結(jié)要點(diǎn)或向您的讀者建議接下來(lái)應(yīng)采取的步驟。不要一開(kāi)篇就提及附件。如果信函帶有附件，可稍后在正文中指出。避免使用過(guò)于正式的文體。如果合適，可在結(jié)尾處簡(jiǎn)短添加表達(dá)

51、友好的話或表達(dá)個(gè)人感情的話。提案寫(xiě)作的技巧在開(kāi)始之前，應(yīng)要求同收件人召開(kāi)一次提案規(guī)劃會(huì)議，以更多地了解公司的需要以客戶(hù)為中心撰寫(xiě)您的提案。告訴讀者您的產(chǎn)品或服務(wù)將如何滿(mǎn)足他們的需求。您無(wú)需羅列您的產(chǎn)品或服務(wù)的所有特點(diǎn)，您要做的是把您產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)同顧客的需求結(jié)合起來(lái)，闡明您的產(chǎn)品將對(duì)他們的業(yè)務(wù)產(chǎn)生何種影響。回答“為什么”這一問(wèn)題。做到具體明確。您的信息越具體，您的解決方案就會(huì)顯得越實(shí)際、越可行。為您的提案設(shè)計(jì)視覺(jué)效果。練習(xí)練習(xí)是基于場(chǎng)景的在線活動(dòng)，為您提供了參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)的機(jī)會(huì)，您可在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)?jiān)L問(wèn)此在線活動(dòng)。自測(cè)以下哪個(gè)主題最

52、好使用全面鋪開(kāi)的報(bào)告？將公司面臨的定價(jià)問(wèn)題告知新近成立的任務(wù)組。 在本案例中，您的目的是讓讀者了解問(wèn)題的最新信息。受眾想盡可能多地了解有關(guān)情況，因?yàn)槿蝿?wù)組將仔細(xì)審查這個(gè)問(wèn)題。作為撰稿者，您必須根據(jù)目的及受眾來(lái)確定文件涵蓋范圍的寬窄；本案例中，全面鋪開(kāi)去寫(xiě)將為讀者提供他們所需的背景情況。另請(qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 界定項(xiàng)目的范圍 “以讀者為中心的寫(xiě)作”是什么意思？“以讀者為中心的寫(xiě)作”是指在寫(xiě)作流程的每一階段都考慮讀者之所需。 “以讀者為中心的寫(xiě)作”是指在寫(xiě)作流程的每一階段都考慮讀者之所需，或者換句話說(shuō)，是指從讀者的角度出發(fā)進(jìn)行寫(xiě)作。想像一下，您就是各類(lèi)讀者中的一員，這樣您就能設(shè)想出他們圍

53、繞您的寫(xiě)作主題可能會(huì)提出的五花八門(mén)的問(wèn)題。從讀者的角度思考，能讓您免遭商務(wù)文件閱讀者常見(jiàn)的抱怨，很多時(shí)候他們不知道撰寫(xiě)人想要他們?cè)趺礃?。另?qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 商務(wù)寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí) 下列哪一種方法適用于初稿寫(xiě)作？將整篇文件分成若干部分，再按部就班地完成每個(gè)部分。 如果不想辦法將一篇重要文件分解成若干個(gè)容易應(yīng)付的部分，那么整個(gè)寫(xiě)作任務(wù)會(huì)變得相當(dāng)繁重。如果您能將某項(xiàng)寫(xiě)作任務(wù)看成由一系列更小的任務(wù)組成，并能夠按部就班地完成每一項(xiàng)任務(wù)，那么文稿的質(zhì)量定會(huì)有所提高。另請(qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 初稿寫(xiě)作 下面哪一種說(shuō)法例示了很多撰文者通常會(huì)犯的文體錯(cuò)誤？“這個(gè)方案是由總工程師設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的，這一

54、點(diǎn)您要牢牢記在腦子里?！?這句話有兩處濫用了被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。這句話這樣寫(xiě)會(huì)更加有效：“請(qǐng)記住，總工程師設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)了這一方案?！绷碚?qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 格式修改 冗長(zhǎng)累贅的句子令人望而生厭，而且還可能使讀者疏漏關(guān)鍵信息。那么，關(guān)于句子的長(zhǎng)度，有什么恰當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)呢？約 20 個(gè)字。 將一句話的長(zhǎng)度限制在 20 個(gè)字左右并將一個(gè)段落的長(zhǎng)度限制在 6 行左右，這是個(gè)好主意。盡管這些數(shù)字看起來(lái)似乎有點(diǎn)低，但是如果您檢查初稿，您會(huì)發(fā)現(xiàn)您可以毫不費(fèi)力地把一句話變成兩句，并在每五到六行之間留出空白。另請(qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 格式修改 下列哪一種方法不 是建議的謀篇布局策略？精心打造出一個(gè)精彩的開(kāi)場(chǎng)白

55、。 耗費(fèi)時(shí)間設(shè)計(jì)一個(gè)精彩的開(kāi)場(chǎng)白，這個(gè)方法并不 高明。更好的做法是：采用切實(shí)可行的策略，為文件構(gòu)建整體結(jié)構(gòu)。四項(xiàng)推薦的策略包括：(1) 傳統(tǒng)式提綱，(2) 頭腦風(fēng)暴式提綱，(3) 設(shè)身處地站在客戶(hù)的立場(chǎng)回答他們會(huì)提出的問(wèn)題，以及 (4) 自由式寫(xiě)作。另請(qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 使用謀篇布局策略 由于電子郵件的普及和它的易用性，人們正在掉入這樣的陷阱，即通過(guò)無(wú)止盡的電子郵件往來(lái)同某團(tuán)隊(duì)成員解決問(wèn)題，而不是通過(guò)口頭的溝通。什么時(shí)候應(yīng)該停止發(fā)送電子郵件，轉(zhuǎn)而進(jìn)行面對(duì)面的交流，或至少通過(guò)電話交流？一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)在不超過(guò)四次郵件交流之后。 如果您發(fā)現(xiàn)自己同一位同事或團(tuán)隊(duì)成員來(lái)回發(fā)了多次電子郵件，這可

56、能說(shuō)明您在逃避某解決方案或不愿做出決策。應(yīng)見(jiàn)面討論此問(wèn)題，或通過(guò)電話討論。另請(qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 起草電子郵件 您正準(zhǔn)備起草一個(gè)普通長(zhǎng)度的段落。其中應(yīng)包含幾個(gè)主語(yǔ)呢？?jī)傻剿膫€(gè)之間。 高效率的撰稿人會(huì)在普通篇幅的段落中包含二至四個(gè)主語(yǔ)。在普通長(zhǎng)度的段落中插入四個(gè)以上的主語(yǔ)，會(huì)使讀者感到迷惑。限制主語(yǔ)的數(shù)目不失為明智的選擇，但如果各段落的所有主語(yǔ)完全一致，又會(huì)使文章枯燥乏味。另請(qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 確定段落結(jié)構(gòu) 有人要求您起草一份備忘錄，針對(duì)一個(gè)即將啟動(dòng)的項(xiàng)目，記述其審查周期中的信息流。哪一種組織方法更適合您的寫(xiě)作目的，流程法還是程序法？流程法描述由誰(shuí)來(lái)做什么以及發(fā)生了什么事。

57、 仔細(xì)審視任務(wù)的要求，就會(huì)發(fā)現(xiàn)流程法比程序法更勝一籌。備忘錄的要求是記述信息流，而不是描述怎樣完成工作。如果要說(shuō)明完成特定任務(wù)所需的一系列步驟，程序法顯然更為可取。另請(qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 根據(jù)目的來(lái)組織材料 簡(jiǎn)正在起草一份備忘錄，要求其閱讀者在下一周下班后留在公司，參加班后會(huì)議。她知道，大多數(shù)接收人會(huì)抵制這項(xiàng)要求。那么她應(yīng)該在何處表述關(guān)鍵信息呢？在備忘錄的中間部分，開(kāi)頭部分用來(lái)描述提出這一要求的背景。 由于讀者可能產(chǎn)生抵觸情緒，因此建議在備忘錄的開(kāi)頭先不要提及關(guān)鍵信息。當(dāng)您知道閱讀者可能會(huì)有抵觸情緒時(shí)，應(yīng)該首先描述所需行動(dòng)的相關(guān)背景。在這個(gè)案例中，簡(jiǎn)應(yīng)該利用備忘錄的開(kāi)頭部分介紹情況。

58、首先她要使閱讀者認(rèn)識(shí)到下周召開(kāi)會(huì)議的重要性，而日程安排沒(méi)有為工作日會(huì)議留下任何空檔，這時(shí)就可以名正言順地要求大家參加班后會(huì)議。另請(qǐng)參見(jiàn) 商務(wù)寫(xiě)作: 核心概念, 根據(jù)目的來(lái)組織材料 要查看在線文章，請(qǐng)?jiān)L問(wèn)相應(yīng)主題中的“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”部分。在線文章 約翰克萊頓。讓您的文章變得簡(jiǎn)潔的五條途徑。Harvard Management Communication Letter, April 2003.Theodore Kinni.Ayn Rand on Writing. Harvard Management Communication Letter, January 2003.文章 Kristen B.

59、Donahue.Misused Words and Other Writing Gaffes: A Managers Primer. Harvard Management Communication Letter, November 2001.管理者的價(jià)值在于他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、管理技巧，以及遠(yuǎn)見(jiàn)，而不在于他們是否能遵守語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)規(guī)則。然而，他們的書(shū)面溝通能力也非常重要。語(yǔ)法錯(cuò)誤、措辭笨拙以及粗心大意都會(huì)使您的信息混亂不清，從而削弱您的可信度。了解一些最常見(jiàn)的寫(xiě)作誤區(qū)，并學(xué)會(huì)如何避免它們，可以提高您的寫(xiě)作和溝通技巧。Kathy Henning.Brevity isnt Enough-You Nee

60、d to Write Tight. Harvard Management Communication Letter, February 2003.在寫(xiě)作時(shí)刪除詞句并不能確保文稿清楚明了。您應(yīng)該做的是刪除多余的詞句。如果您無(wú)法辨明其中的區(qū)別，可以閱讀專(zhuān)家建議，學(xué)習(xí)如何寫(xiě)出緊湊的文稿。您要做到清晰、準(zhǔn)確、切題、真實(shí)、簡(jiǎn)潔、明了、一致，這樣才能使文稿緊湊，并從總體上得到完善。Nick Morgan.Writing Well When Time is Tight. Harvard Management Communication Letter, May 2002.把您的想法明確有力地表達(dá)出來(lái)并不像看上