高校評估前的檔案工作

1、高校評估前的檔案工作教育部在全國普通高等院校開展的本科教學(xué)工作程度評估是正在施行中的高等教育質(zhì)量工程的一個重要環(huán)節(jié)，也是推動高校進步教學(xué)質(zhì)量、提升辦學(xué)程度、擴大社會聲譽的重大舉措。根據(jù)以往高校評估過程看,評估專家除了實地考察理解高校的實際情況之外,一項重要的工作就是系統(tǒng)地審閱學(xué)校各項工作形成的檔案資料,通過審閱原始檔案資料理解學(xué)校各項工作的開展過程,從而做出客觀的估價。檔案工作在評估中顯示了它無可替代的作用。一、增強檔案工作的自評自建意識和全體教職工的檔案意識，促進檔案效勞意識教學(xué)評估是高校檔案工作開展的良好契機，在教學(xué)評估之前要重視檔案的自查自評工作，全體發(fā)動，努力使高校檔案工作形成一種周期

2、性的自查、自評、整改和自建的長效機制，使這種周期性的自評機制可以成為高校檔案工作自我驅(qū)動的動力，推動檔案工作構(gòu)筑扎實根底，與時俱進，持續(xù)開展，使高校檔案工作步入標準化的軌道。無論綜合性評估還是專項評估，其評價指標體系都是系統(tǒng)而完好的，觀測點是全方位的，特別是本科教學(xué)工作程度評估，它涉及學(xué)校工作的方方面面，要求各方面的檔案都應(yīng)當是齊全完備的。因此，迎評過程中的檔案建立需要發(fā)動各方面和各層面的人員積極參與，使每位老師都要參與對歷年試卷、畢業(yè)論文和畢業(yè)設(shè)計等存檔資料的自查與整理，通過全員參與的過程全面促進自評自建意識，盡可能使檔案材料標準完善。學(xué)校在迎接評估的準備過程中，應(yīng)將評估指標各項內(nèi)容所需文件

3、、檔案材料細化，并層層落實到各個院系、處室，使全校教職工和專兼職檔案員嚴密結(jié)合，增強歸檔自覺性，做好歸檔工作。要使檔案人員認識到自身所肩負的責任,更加自覺地努力工作，進步業(yè)務(wù)素質(zhì)，拓寬知識面，積極主動地提供高質(zhì)量、高效率的效勞,充分發(fā)揮高校檔案在評估中的作用。第一，積極主動做好檔案資源的搜集工作。從實際情況看，相當一局部檔案資源長期散存在部門或個人手中，尤其是科技、聲像檔案搜集難度大，這就需要檔案工作者變被動搜集檔案為主動上門效勞，宣傳檔案工作的重要性、增強檔案意識。第二，準確地把握評估工作對檔案工作的要求，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進做法和成果，為評估工作進展全面效勞。檔案部門要借助評估工作的強

4、大推動力，進一步進步檔案的效勞功能，檔案管理人員要更新觀念，正確認識檔案管理工作在當今高校評估中的重要地位和所發(fā)揮的宏大作用，在職能上要從管理型向效勞型轉(zhuǎn)變。第三，進步自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，力爭在評估中為評估專家提供快捷、準確的檔案材料。能否及時準確地提供檔案材料是評估專家衡量高校管理程度的重要根據(jù)，在目前信息查閱、信息處理、信息傳輸速度日益興旺的網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理人員更應(yīng)該進步業(yè)務(wù)程度、更新觀念、強化效勞意識、端正效勞態(tài)度，進步效勞效率，更新知識構(gòu)造，進步整體素質(zhì)，以便迅速準確地從浩如煙海的檔案信息中找到評估專家所需的檔案信息。二、豐富館藏，查漏補缺是本科教學(xué)工作程度評估之前檔案工作的首要任務(wù)高校

5、本科教學(xué)工作程度評估的指標體系包括辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計和思想道德修養(yǎng)七項一級指標，評估范圍涉及學(xué)校整體工作的方方面面，所以完好、充實、豐富的檔案材料在教學(xué)工作程度評估中的作用是不可替代的。任何一所高校要承受本科教學(xué)工作程度評估,無論是評估的程序，還是各級指標體系的數(shù)據(jù)結(jié)論，其支撐材料都離不開檔案信息，最有說服力的根據(jù)也是檔案材料，評估專家只有全面掌握理解由檔案材料整理歸納出來的真實數(shù)據(jù)資料，才能對一個評估單位的辦學(xué)實力和辦學(xué)程度進展全面評價。假設(shè)在評估過程中拿不出“真憑實據(jù)，評估工作也就難以進展。目前高校檔案室?guī)觳貦n案，在數(shù)量與質(zhì)量上都難以滿足各

6、級評估材料整理工作的需要。因此，檔案部門必須以迎接本科教學(xué)工作程度評估為契機，遵循一定的原那么和方法，從其形成、積累開場入手，加以標準或統(tǒng)一，并進展科學(xué)合理的分類整理等系統(tǒng)化處理，對照教學(xué)評估指標體系方案要求,加大檔案建立的宣傳力度,強化各職能部門和二級學(xué)院檔案員建檔、搜集、整理、歸檔、立卷等技能培訓(xùn)工作,擴大檔案搜集范圍，拓寬檔案搜集渠道，查漏補缺；盡量做到經(jīng)常性搜集與集中性搜集相結(jié)合，主動送交與上門搜集相結(jié)合，歸檔范圍內(nèi)與歸檔范圍外相結(jié)合，特別是對師資隊伍、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、教學(xué)評價、理論教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、多媒體課件、專業(yè)地位與特色、畢業(yè)生在各自工作崗位上的業(yè)績成就等非文件材料和電子文件多

7、加關(guān)注，不斷豐富館藏,做到數(shù)量充足、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實、構(gòu)造合理，全面反映學(xué)校的教書育人情況，為準備豐富、翔實的本科教學(xué)工作程度評估匯報材料打下堅實的基矗迎評材料主要來源于學(xué)校教學(xué)檔案資料，而教學(xué)檔案資料是長期教學(xué)改革理論中形成的原始記錄。在日常檔案工作中，要堅持檔案工作“四同步的原那么，在教學(xué)改革理論的同時，同步做好教學(xué)檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作，真實系統(tǒng)地記載和反映教學(xué)理論活動，使評估支撐材料準備工作形成良好的先天基矗努力使管理工作標準，該建檔的建檔、該歸檔的歸檔，功夫下在平時。近些年來，伴隨著我國高等教育的快速開展，各高校的教學(xué)、科研以及根本建立等方面都在發(fā)生著日新月異的變化，

8、反映改革建立與開展的信息資料應(yīng)當是非常豐富的。由于在學(xué)校各層面的工作群體中客觀存在著檔案意識的強弱差異，使得某些工作或環(huán)節(jié)的檔案資料未能及時整理成卷或未能及時搜集入檔，要彌補這些缺失，充實檔案卷宗，就要借迎評階段全面發(fā)動，全員參與之機，組織相關(guān)人員在對詳細工作理論的真實過程進展回憶的根底上，廣泛搜集散存的原始件，匯總整理并充實到檔案資料體系中去。與此同時，由于迎評工作本身又是對至少近三年時限長度的學(xué)校工作的整體總結(jié)或?qū)ｍ椏偨Y(jié)，所以，可以借此時機形成具有較為完備的階段性總結(jié)材料及時歸入檔案資料庫，充實檔案全宗。再者，近些年來多數(shù)高校始終處于快速變化的動態(tài)開展過程，師資隊伍、學(xué)生規(guī)模、根本建立、體

9、制構(gòu)造、課程體系等方面的資料，尤其是各種數(shù)據(jù)變化頻繁。再加上不同的職能部門根據(jù)本部門的職能職責會對一樣工程的數(shù)據(jù)進展統(tǒng)計和使用，使有些數(shù)據(jù)出現(xiàn)多頭統(tǒng)計的現(xiàn)象，檔案資料會或多或少地存在數(shù)據(jù)矛盾和表述不一的問題。在迎評階段的檔案建立中，應(yīng)當對學(xué)校狀態(tài)數(shù)據(jù)及各方面資料進展全面的核實與修正，明確數(shù)據(jù)統(tǒng)計的統(tǒng)一口徑和標準，明確特定部門統(tǒng)計的特定數(shù)據(jù)的權(quán)威性。三、優(yōu)化檔案工作隊伍，使之與檔案管理標準化、現(xiàn)代化和高效化的要求相適應(yīng)高校評估中的考察不僅依重于校級檔案資料庫的信息途徑，而且由于評估工作要求全面、深化、細致，評估專家還要在走訪基層單位的過程中隨時調(diào)閱各職能部門和院系的檔案庫存資料。而就高校檔案管理隊伍的普遍現(xiàn)狀來看，學(xué)校各職能部門和各教學(xué)單位的多數(shù)檔案工作人員還兼任著本單位其他業(yè)務(wù)管理工作，且承受過檔案專業(yè)高等學(xué)歷教育者較少。高校評估中的指標要求和評價標準的逐步進步以及檔案信息化建立進程的推進都對檔案工作人員的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能程度提出了更高的要求。這就使得檔案管理隊伍的培養(yǎng)和訓(xùn)練