書面溝通的技巧詳解

1、（優(yōu)選）書面溝通的技巧第一頁，共二十二頁。主要技能點(diǎn)技能點(diǎn)四 其他商務(wù)文書的寫作技能點(diǎn)三 調(diào)查問卷的設(shè)計(jì) 技能點(diǎn)二 商務(wù)信函 技能點(diǎn)一 商務(wù)報(bào)告的寫作第二頁，共二十二頁。技能點(diǎn)一 商務(wù)報(bào)告的寫作一、商務(wù)報(bào)告書概述二、商務(wù)報(bào)告的特點(diǎn)三、商務(wù)報(bào)告的格式四、商務(wù)報(bào)告的結(jié)構(gòu) 五、商務(wù)報(bào)告的寫作過程 第三頁，共二十二頁。商務(wù)報(bào)告書概述報(bào)告的三種類型僅提供信息的報(bào)告（信息性報(bào)告：只想讀者提供一些數(shù)據(jù)）信息加分析的報(bào)告（分析性報(bào)告：對數(shù)據(jù)加以分析但不給出建議和解決方案）信息加分析加建議的報(bào)告（建議性報(bào)告：給出建議和解決方案的報(bào)告）第四頁，共二十二頁。商務(wù)報(bào)告的特點(diǎn)商務(wù)報(bào)告的特點(diǎn) 內(nèi)容匯報(bào)性語言的陳述性行文的

2、單向性成文的事后性雙向的溝通性第五頁，共二十二頁。商務(wù)報(bào)告的格式信函格式備忘錄格式報(bào)告格式預(yù)先備好的表格第六頁，共二十二頁。商務(wù)報(bào)告的結(jié)構(gòu)商務(wù)報(bào)告前言部分扉頁目錄摘要主體部分簡介研究結(jié)果建議或結(jié)論補(bǔ)充部分參考文獻(xiàn)附錄第七頁，共二十二頁。商務(wù)報(bào)告的寫作過程 （一）明確問題，限定報(bào)告范圍 （二）收集和分析資料 （三）組織材料 （四）撰寫報(bào)告第八頁，共二十二頁。技能點(diǎn)二 商務(wù)信函 一、商務(wù)信函的概述 二、撰寫商務(wù)信函的原則 三、商務(wù)信函的寫作要點(diǎn) 四、商務(wù)信函的結(jié)構(gòu) 五、商務(wù)信函的格式第九頁，共二十二頁。商務(wù)信函的概述 商務(wù)信函是用來商洽交易事項(xiàng)，聯(lián)系業(yè)務(wù)，詢問和答復(fù)有關(guān)具體問題的一種信函。第十頁，

3、共二十二頁。撰寫商務(wù)信函的原則 體諒Consideration禮貌Courtesy具體Concreteness簡潔Conciseness清楚Clearness正確Correctness完整Completeness7C原則第十一頁，共二十二頁。商務(wù)信函的寫作要點(diǎn)主題突出，觀點(diǎn)明確面向?qū)Ψ?，態(tài)度誠懇實(shí)事求是，謙恭有禮結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、首尾圓合語氣平和，用詞準(zhǔn)確清楚簡潔，注意修辭第十二頁，共二十二頁。商務(wù)信函的結(jié)構(gòu) （一）中文商務(wù)信函常規(guī)結(jié)構(gòu) 1標(biāo)題（事由） 2稱謂 3正文 4落款 5附件（二）英文商務(wù)信函常規(guī)結(jié)構(gòu) 1信頭 2日期 3信內(nèi)名稱和地址 4稱呼 5正文 6結(jié)尾敬語 7簽名 8附件第十三頁，共二十

4、二頁。商務(wù)信函的格式 （一）縮行式 縮行式商務(wù)信函是一種比較傳統(tǒng)的信函格式，整封信看起來勻稱美觀。（二）齊行式 齊行式是一種較具現(xiàn)代氣息的信函格式，目前被普遍采用。（三）混合式 混合式是基于縮行式和齊行式改良而成的，看起來既典雅，用打字機(jī)或電腦處理起來也方便。第十四頁，共二十二頁。技能點(diǎn)三 調(diào)查問卷的設(shè)計(jì) 一、問卷設(shè)計(jì)概述 二、調(diào)查問卷的基本結(jié)構(gòu) 三、問卷設(shè)計(jì)的步驟 四、問卷設(shè)計(jì)的要點(diǎn)第十五頁，共二十二頁。問卷設(shè)計(jì)概述 調(diào)查問卷，又稱為調(diào)查表、訪談表，是一份以問答方式向被調(diào)查者搜集資料和信息，了解被調(diào)查者的態(tài)度、意見和反應(yīng)的調(diào)查工具。它是現(xiàn)代社會用于收集資料的一種最為普遍的工具。第十六頁，共二

5、十二頁。調(diào)查問卷的基本結(jié)構(gòu) 調(diào)查問卷一般包括三個(gè)部分，卷首語、正文和結(jié)束語。 正文是問卷的核心部分，是每一份問卷都必不可少的內(nèi)容，而其他部分則根據(jù)設(shè)計(jì)者需要可取可舍。第十七頁，共二十二頁。問卷設(shè)計(jì)的步驟 （一）確定調(diào)研目的，資料來源（二）確定數(shù)據(jù)收集方法（三）確定問題回答形式（四）決定問題的措辭（五）確定問卷的流程和編排（六）評價(jià)問卷和編排（七）獲得各方面的認(rèn)可（八）預(yù)先測試和修訂（九）準(zhǔn)備最后的問卷并實(shí)施第十八頁，共二十二頁。問卷設(shè)計(jì)的要點(diǎn) （一）找出與調(diào)查主題相關(guān)的要素（二）問題與問題之間要具有邏輯性（三）問題設(shè)置要規(guī)范（四）問題設(shè)置不要加入誘導(dǎo)性（五）問題的提出不能太敏感（六）便于整理分析第十九頁，共二十二頁。技能點(diǎn)四 其他商務(wù)文書的寫作 一、電子郵件的寫作 二、創(chuàng)建備忘錄第二十頁，共二十二頁。電子郵件的寫作 （一）如何開始 （二）內(nèi)容和語氣 （三）電子郵件的回復(fù) （四）其他注意事項(xiàng)第二十一頁，共二十二頁。創(chuàng)建備忘錄 備忘錄是一種記錄以備忘的非正式文件。它主要用來提醒、督促對方，或就某個(gè)問題提出自己的意見或