學(xué)生檔案管理辦法

1、5/5XX學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法第一章 總則第一條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟狀況的以個人為單位組成的書面材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾?、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手材料，是國家和社會選拔任用人才的重要根據(jù)，也是干部（工人）檔案形成的基礎(chǔ)，為加強對學(xué)生檔案的規(guī)范管理，現(xiàn)根據(jù)學(xué)生檔案形成和管理的特點，結(jié)合我校實際制定本辦法。第二條 學(xué)生檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，也是人事檔案工作的組成部分之一，它是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作。第三條 學(xué)生檔案工作，由學(xué)校分管學(xué)生工作的行政領(lǐng)導(dǎo)宏觀管理組織協(xié)調(diào)，并在教務(wù)處、學(xué)

2、生處、招生辦和校團委的共同支持下由學(xué)生所在系全面負(fù)責(zé)做好學(xué)生檔案管理工作。第四條 在學(xué)生檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保學(xué)生檔案的連續(xù)、完整與安全。第二章 管理職責(zé)第五條 學(xué)生檔案由各系負(fù)責(zé)管理，同時接受校內(nèi)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的檢查和指導(dǎo)。第六條 學(xué)生檔案管理人員的職責(zé)（一）保管學(xué)生檔案為學(xué)校和社會積累個人檔案史料。（二）收集、鑒別和整理學(xué)生檔案材料。（三）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱。（四）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生情況。（五）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保護(hù)工作。（六）調(diào)查研究學(xué)生檔案工作情況，完善有關(guān)規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案的分析統(tǒng)計工作。（七

3、）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項。第三章 檔案的內(nèi)容和分類第七條 建立學(xué)生檔案，應(yīng)根據(jù)每個學(xué)生的經(jīng)歷和實際情況建立，并真實地、歷史地、全面地反映學(xué)生的成長過程及其有關(guān)的情況。第八條 學(xué)生檔案的內(nèi)容及其分類第一類 畢業(yè)生登記表。第二類 實習(xí)鑒定表。第三類 考核、考察材料。第四類 學(xué)生學(xué)籍表及成績表。第五類 加入中國共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團的材料。第六類 獎勵材料（含三好學(xué)生，優(yōu)秀黨團員、獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生干部、各種競賽、活動獲獎等）。第七類 處分材料（包括個人檢查、調(diào)查報告、校系級處分決定或免于處分的意見等）。第四章 管理范圍第九條 凡是由學(xué)校正式錄取的各專業(yè)學(xué)生檔案一律由各系統(tǒng)一管理。第十條 學(xué)生畢業(yè)后

4、個人檔案應(yīng)立即轉(zhuǎn)到學(xué)生的工作單位或當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行?。第十一條 畢業(yè)前夕應(yīng)將學(xué)生畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表和相關(guān)電子檔案留在檔案室永久保存。第十二條 退學(xué)、因故死亡，因病休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)作非在校學(xué)生檔案妥善保存；休學(xué)的學(xué)生，復(fù)學(xué)后，應(yīng)及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。第十三條 留級的學(xué)生檔案，每學(xué)年在接到教務(wù)處通知后，立即將其檔案轉(zhuǎn)到所留班級并記入名冊（將原在班級的名字注銷并說明原因）。第十四條 學(xué)生若被學(xué)校除名，應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)入非在校生類，如有就業(yè)的，按其有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管。第十五條 學(xué)生在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案交由校檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教，或重新就業(yè)的

5、，檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)入其所在單位或居住地的人事部門保管。第十六條 學(xué)生失蹤或死亡，其檔案仍由學(xué)校檔案室保管。第五章 檔案材料的收集、鑒別與歸檔第十七條 為了使學(xué)生檔案適應(yīng)社會發(fā)展的需要，要經(jīng)常通過教務(wù)處、學(xué)生處、團委等部門收集三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀黨團員、各類獎學(xué)金及學(xué)生參加社會活動或各種競賽獲獎形成的反映學(xué)生德、智、體的材料，充實檔案內(nèi)容。第十八條 各系應(yīng)將學(xué)生在校期間所形成的新材料及時歸檔。第十九條 主管人員將收集的材料，認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚。姓名書寫要準(zhǔn)確，不能用曾用名，也不能寫同音字。材料上必須標(biāo)明系、所在專業(yè)、年級、班級，并經(jīng)組織審查蓋章后

6、方能歸檔。第二十條 不屬于規(guī)定歸檔的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況處理，凡不應(yīng)歸檔的退還形成材料的單位處理。第二十一條 學(xué)生檔案材料，須統(tǒng)一用A4規(guī)格的辦公用紙，如需用較大紙張，可使用八開紙對折。一律用宋色鋼筆或水芯筆填寫，不得用圓珠筆、鉛筆或紅色、藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。第六章 檔案的保管與保護(hù)第二十二條 根據(jù)安全保密和便于查找的原則，要對學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密，科學(xué)地保管。（一）學(xué)生檔案要建立學(xué)生檔案柜，檔案柜要堅固、安全、要有防火、防潮、防盜等設(shè)施。（二）保管學(xué)生檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，每年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。（三）要不斷地研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的管理方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實現(xiàn)科學(xué)

7、化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)化化管理。第二十三條 學(xué)生檔案要用統(tǒng)一和規(guī)范的學(xué)生檔案袋。第二十四條 認(rèn)真負(fù)責(zé)管理好學(xué)生檔案，對利用學(xué)生檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理，對違反中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守保密法 的要依法處理。第七章 學(xué)生檔案的利用第二十五條 因工作需要查閱和借閱學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī)定。（一）凡來各系或者校檔案室查閱學(xué)生檔案者，須持有關(guān)部門的介紹信查閱。（二）檔案管理單位，要根據(jù)規(guī)定和需要提供服務(wù)利用。（三）學(xué)生檔案一般不外借，必須外借時，須說明理由，并經(jīng)主管檔案的負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，方可借出。（四）學(xué)生個人不能查閱自己的檔案材料。（五）查閱學(xué)生檔案必須遵守保密制度和查閱規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案材料，若出現(xiàn)此類情況按有關(guān)規(guī)定處理。第八章 學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞第二十六條 就業(yè)后應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。第二十七條 畢業(yè)生考取本科學(xué)校，所在系應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校。第二十八條 轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：（一）學(xué)生檔案應(yīng)通過機要交通或派人專程送達(dá)，或密封后由學(xué)生本人自帶。（二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出