時間管理基本知識

1、 時間管理工作效率提升的關(guān)鍵112014-06-2312內(nèi)容提要一、什么是時間管理二、為什么要進(jìn)行時間管理三、檢討自我的時間管理現(xiàn)狀四、時間管理的方法和技巧五、消滅時間盜賊的好習(xí)慣六、總結(jié)12一、什么是時間管理？12什么是時間？時間是一切事件過程長短和發(fā)生順序的度量。時間更是生命的度量。大自然中生物的生命時間 浮游朝生暮死；寒蟬春生夏死； 海龜生存500年；彭祖八百八十歲。 12我們有多少時間？人的生命時間：正常狀態(tài)壽命73歲9個月 虐待狀態(tài)壽命36歲9個月 悲觀狀態(tài)壽命53歲6個月 樂觀狀態(tài)壽命84歲11個月 我們的時間是有限的，我們必須做每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們必須利用時間

2、，否則時間利用我們。12習(xí)慣思維：時間管理的對象是時間一、時間本身并不需要管理，因為每個人每天所擁有的時 間都是一樣的（每天24小時）。二、所以時間管理的問題本身不在于時間, 而是在于自己如 何善于運用及分配你自己的時間。什么是時間管理？12本質(zhì)：時間管理就是自我管理，自我管理即是改變習(xí)慣, 以 令自己的工作更富效率, 更富效能。 把事情很快地做完, 叫做效率； 把事情很快又很對地做完, 叫做效能。時間管理的本質(zhì)：13二、為什么要進(jìn)行時間管理8我們只有3年的時間去創(chuàng)造價值,我們?nèi)绾喂芾硭堪凑?0歲計算，1-20歲、60-80歲忽略不計，余40年 項目 每天耗時 40年耗時 結(jié)余睡眠 8小時

3、13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.313對個人而言： 個人的生命是有限的，工作時間更加是有限的。而工作是無線持續(xù)的。 如何根據(jù)你的價值觀和目標(biāo)管理時間，是一項重要的技巧，它使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進(jìn)，在有限的時間內(nèi)創(chuàng)造更大的價值，更好地實現(xiàn)自己的人生目標(biāo)。而不致在忙亂中迷失方向。二、為什么要進(jìn)行時間管理13對管理者而言： 員工的工

4、作效率是可以提高的。 不是每個技巧都適合每個人、每種情況，但只要試著去努力改善，就會創(chuàng)造奇跡。如果我可以教每個學(xué)員增加5%的效率，那么你送20個人來參加培訓(xùn)班，就等于你不花一毛錢就多了一個員工：一個你不必面談、訓(xùn)練的員工。二、為什么要進(jìn)行時間管理13我們是否經(jīng)常遇到一下情況：1、我是否難以按照承諾時間完成任務(wù)？無計劃（忙）2、我是否難以說清一天里干了些什么？無計劃（茫）3、我是否經(jīng)常會忘記接下去準(zhǔn)備做的事？無計劃（盲）4、我是否常常越權(quán)處理？（對管理者而言）事必躬親5、我是否往往對某些任務(wù)要花費更多的時間？分配不當(dāng)6、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？拖延癥7、我是否做了實際上不需要做的事？有

5、求必應(yīng)8、我們手頭上的工作是否經(jīng)常被打斷？不善于拒絕三、檢討一下我們目前的時間現(xiàn)狀13如果其中有3項以上出現(xiàn)在你的身上，你已經(jīng)掉入時間陷阱如果其中有5項以上出現(xiàn)在你的身上，你已深陷時間陷阱的泥潭三、分析一下我們目前的時間現(xiàn)狀13請列出平時最浪費時間的三件事：1、2、3、 三、分析一下我們目前的時間現(xiàn)狀網(wǎng)絡(luò)消息QQ或其他即時通訊工具時間殺手電話、會議、會見客戶、下屬臨時談話等13一、工作日志法 在前一天工作結(jié)束前把第二天的工作以清單的方式羅列出來，同時在第二天工作結(jié)束以后要對各羅列事項完成情況進(jìn)行檢討，以便做好下一天的工作計劃（清單羅列）。 每天羅列的工作不需要太多，一般6-8條，排好先后順序。

6、 該方法是時間管理最基本、最原始的方法，同時也是最簡單易行的方法，實際上就等于做每天的工作計劃和工作總結(jié)，該方法最大的優(yōu)點是便于操作，執(zhí)行最大的難點是長期堅持已養(yǎng)成習(xí)慣。 四、時間管理的方法和技巧13一、工作日志法 四、時間管理的方法和技巧13二、優(yōu)先排序法（4d法則） 重要性四、時間管理的方法和技巧第一象限：重要而不緊急第二象限：重要且緊急第三象限：不重要且不緊急第四象限：不重要但是緊急緊急性13二、優(yōu)先排序法（4d法則） 重要性四、時間管理的方法和技巧重要而不緊急：計劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查重要且緊急：設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電不重要且不

7、緊急：有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷不重要但是緊急：有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約緊急性13二、優(yōu)先排序法（4d法則） 重要性四、時間管理的方法和技巧偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急性偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡，紀(jì)律 自制 少有危機(jī)13二、優(yōu)先排序法（4d法則） 重要性四、時間管理的方法和技巧

8、無用人 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動 無聊人 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動緊急性壓力人 危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的計劃從容人 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會 規(guī)劃、休閑13二、優(yōu)先排序法（4d法則） 重要性四、時間管理的方法和技巧緊急性Diarize（定出做的時間） 變?yōu)镈o it latter（呆會做）Do it now?。R上就做）Dont do it.（別去做了）Delegate授權(quán)別人去做13二、優(yōu)先排序法（4d法則） 重要性四、時間管理的方法和技巧 無用人 無聊人緊急性壓力人從容人13三、簡

9、化步驟法 該方法源自于著名的“崔西定律” 崔西定律：“任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個步驟，由此工作的困難度是25，所以要降低工作難度必須首先簡化工作流程。” 所以減少工作所需的步驟，可以大大減少完成工作的難度，進(jìn)而節(jié)省工作時間，提高工作效率和效能。 四、時間管理的方法和技巧13四、日清日高法 該方法源自于著名的“巴金森法則” 巴金森在其所著的巴金森法則中寫下這段話：“你有多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那么多時間?！比绻阌幸徽斓臅r間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時

10、間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內(nèi)做完它。 日清日高，講的就是當(dāng)日事當(dāng)日畢，工作不能拖延且要形成閉環(huán)（PDCA）。這樣才能在有限的時間內(nèi)提高工作效率和效能。 四、時間管理的方法和技巧13五、適當(dāng)拒絕法 當(dāng)我們的工作被無休止的會客、訪談、電話、甚至是閑聊打斷和干擾時，我們可以根據(jù)工作需要，適當(dāng)拒絕其中的某些行為，因為有些工作只是別人對我們工作的打擾，對我們做好工作沒有任何幫助。 四、時間管理的方法和技巧13六、80：20法 把自己的主要工作經(jīng)歷和效率最高的時間段留給20% 四、時間管理的方法和技巧80% 時間20%時間80% 成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物13七、關(guān)注自己

11、的效率曲線： 應(yīng)當(dāng)把比較重要的事情放到你精力充沛的時間去做，然后再做那些較次要的事情。 當(dāng)你的工作效率低的時候，你可以休息一會兒。比如，你所約見的人沒到或你所需要的材料正在打印中。 四、時間管理的方法和技巧13關(guān)注自己的效率曲線 四、時間管理的方法和技巧13 五、消滅時間盜賊的好習(xí)慣Are you aware of TIME Robbers?你了解“時間盜賊”嗎？在不經(jīng)意中把你的時間消耗掉，他就是時間盜賊13 準(zhǔn)備與組織方面1.保持辦公桌面整潔，布置好工作區(qū)域，可以隨時快捷拿到任何東西。2.要存檔的資料不要堆摞。3. 強調(diào)時間觀念，隨時問自己是否在做正確的事，是否能有更好方法。 4.制定任務(wù)表

12、，按輕重緩急排序，堅持按計劃做。5.凡有可能，一定要將工作授權(quán)，委托或轉(zhuǎn)交給他人去做。6.設(shè)定可行期限，開始之前先測工作量，絕不做沒時間做的事情。7.為自己保留專門時間。五、習(xí)慣（一）13 在進(jìn)行一項工作時8.工作一旦開始，結(jié)束前不能開始另一項工作，不能每件事只做一點。9.第一次就按正確的方式把事作好。 10.培養(yǎng)最后檢查習(xí)慣。 11.每份文件只處理一次。沒目的不要拿起任何文件。沒做任何事不要放下 這份文件。 12.培養(yǎng)每天在固定時間做固定事情的習(xí)慣。 如收信或日志等。13.為將事情做完，寧愿犧牲“完美”。五、習(xí)慣（二）13 說“不”14.學(xué)會對自己無益的要求說不。說“不”不一定會得罪他人。

13、15.不能因做沒時間做的事讓工作質(zhì)量受損。16.向?qū)Ψ秸故灸阏谧鲆豁椫匾ぷ髦小?7.向?qū)Ψ教峁┢渌x擇方案。五、習(xí)慣（三）13 停止拖延18. 現(xiàn)在決定而不是以后，當(dāng)時解決問題或?qū)栴}列入工作單。19. 給工作規(guī)定最后期限。20. 不要在決定小事上耽誤時間。21. 請他人幫助定期檢查自己工作進(jìn)程。22. 最不想做的工作最先做。23. 將一項工作細(xì)分成若干小工作。五、習(xí)慣（四）13 克服干擾24.考慮有誰需要找你，決定可以允許誰能誰不能打攪你。25.需要時關(guān)上門。26.直截了當(dāng)問對方找你何事。27.將某些要求轉(zhuǎn)交他人處理。28.在正在進(jìn)行的工作打一記號，干擾過后立即恢復(fù)被干擾的工作。29.與

14、來人說話時站立或坐在桌沿。30.有事到他人房間談話，可以隨時出來。31.有可能限制來訪者人數(shù)。五、習(xí)慣（五）13 高效開會 32.設(shè)計會議議程。 33.只邀請必要人士參加。 34.準(zhǔn)時開會。 35.確定時間限制。 36.討論按議題進(jìn)行。 37.確定行動責(zé)任人和跟進(jìn)時間。 38.參加會議前確認(rèn)自己有無必要出席。五、習(xí)慣（六）13 打電話39.有可能請他人幫你篩選來電。40.先回重要來電。41.如果有人能做，將來電轉(zhuǎn)交他人處理。42.集中在一個時間內(nèi)打電話，不要因分散打電話將自己完整的一天分散。43.寒暄但不要閑談。意識到他人的時間同樣重要。44.電話前先寫下討論要點，打電話時不要跑題。45.意識

15、到正在消失的時間，控制談話。46.正事談完禮貌結(jié)束電話。五、習(xí)慣（七）13 利用等待47. 不要花過長時間等人 。48. 利用等待時間閱讀信件或工作報告。49. 隨身攜帶紙筆草擬計劃，構(gòu)思，寫信或完成某些次要工作。50. 攜帶小型錄音機(jī)收聽信息或錄下對工作的想法。五、習(xí)慣（八）13合理安排時間，就等于節(jié)約時間。培根時間就像海綿里的水，只要愿擠總還是有的。 魯迅浪費別人的時間是謀財害命，浪費自己的時間是慢性自殺。列寧時間，每天得到的都是二十四小時，可是一天的時間給勤勉的人帶來智慧和力量，給懶散的人只留下一片悔恨。魯迅把活著的每一天看作生命的最后一天。海倫凱勒一年之計在于春，一日之計在于晨 。 蕭繹時間最不偏私，給任何人都是二十四小時；時間也最偏私，給任何人都不是二十四小時。赫胥黎勤奮的人是時間的主人，懶惰的