辦公自動化系統(tǒng)公管

1、辦公自動化系統(tǒng)第9章情景導(dǎo)入OAS廠商走了之后，張總把李主任留了下來。張總問：“剛才這位老兄把OAS吹了個天花亂墜，你認(rèn)為OAS真有這樣強大的功能嗎？”李主任想了想，說：“一個企業(yè)往往有許多不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域往往有不同的信息系統(tǒng)，不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域中的信息系統(tǒng)有集成的趨勢?！薄霸鯓永斫饽愕脑捘兀课以铰犜胶苛??！睆埧偛唤獾貑柕?。“在咱們卡爾巴氏公司，有庫存業(yè)務(wù)，有采購業(yè)務(wù)，有設(shè)備管理業(yè)務(wù)，有銷售業(yè)務(wù)，有財務(wù)業(yè)務(wù)等等，這些都是不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。李主任解釋道。“不錯，繼續(xù)說?！鼻榫皩?dǎo)入“最初，信息系統(tǒng)應(yīng)用在庫存業(yè)務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)用在采購業(yè)務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)用在銷售業(yè)務(wù)領(lǐng)域，等等，這樣就出現(xiàn)了庫存管理信息系統(tǒng)

2、、采購管理信息系統(tǒng)、銷售管理信息系統(tǒng)，是這樣吧。”李主任不緊不慢地說。“繼續(xù)說?！薄爱?dāng)這些業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息系統(tǒng)集成在一起時，便成了一個成為ERP系統(tǒng)的集成系統(tǒng)。但是，仍然有一些業(yè)務(wù)沒有集成進來。”“哪些業(yè)務(wù)呢？”張總關(guān)切地問?！袄纾髽I(yè)中有許多公文，如何有效地管理這些公文呢？企業(yè)中有許多會議，如何有效地管理這些會議呢？企業(yè)中有許多文檔，這些文檔可能需要歸檔，也可能不需要歸檔，如何有效地管理這些文檔和有效地利用這些文檔呢？這些業(yè)務(wù)沒有包括在ERP系統(tǒng)中，只能包括在稱為OAS的系統(tǒng)中?！薄癘AS和ERP以后會集成起來嗎？”張總問道?！斑@是一個難題?，F(xiàn)在許多專家都正在思考這個問題。我也不知道如何回答

3、這個問題。”李主任一臉無奈地說。第一節(jié) 辦公自動化概述（一）辦公自動化定義 辦公自動化（Office Automation,簡稱OA ）是指將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)等先進技術(shù)及設(shè)備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，從而實現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化、自動化，最大限度提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境。 （二）辦公自動化特點辦公自動化是當(dāng)前國際上飛速發(fā)展的一門綜合多種技術(shù)的新型學(xué)科辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)辦公自動化將辦公信息實現(xiàn)了一體化處理辦公自動化的目標(biāo)十分明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量5第一節(jié) 辦公自動化概述第一節(jié) 辦公自動化概述（三）辦公自動化系統(tǒng)定義 辦公自動化系統(tǒng)（Off

4、ice Automation system,簡稱OAS ）是在OA基礎(chǔ)上發(fā)展形成的可以對日常行政工作的各種數(shù)據(jù)、音頻、視頻、圖形圖像、文檔等各種媒體數(shù)據(jù)進行處理的信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以對組織中各層次的管理人員的日常溝通、工作協(xié)同、行為控制、信息和知識共享提供支持。 OAS的目標(biāo)是提高組織的管理效率和水平。第一節(jié) 辦公自動化概述（四）辦公自動化系統(tǒng)的演變過程 OAS經(jīng)歷了3個顯著的階段，即文檔型OAS階段，流程型OAS階段、知識型OAS階段。 文檔型OAS階段。 20世紀(jì)90年代初之前的OAS基本上都屬于這種階段的類型。從技術(shù)上看，這個階段是由傳統(tǒng)的計算機、傳真機、復(fù)印機等單機應(yīng)用通過局域網(wǎng)絡(luò)連接

5、起來進入到辦公設(shè)備綜合運用的階段，也是計算機技術(shù)進入日常辦公領(lǐng)域的開始，這時大量的業(yè)務(wù)工作開始通過計算機完成。從管理上看，管理人員的思維模式和工作方式開始發(fā)生了變化，通過局域網(wǎng)連接的計算機開始成為了管理人員的工作手段。這時，許多人認(rèn)為辦公自動化的目的是實現(xiàn)無紙化辦公。第一節(jié) 辦公自動化概述（四）辦公自動化系統(tǒng)的演變過程 流程型OAS階段。一般地，流程型OAS階段的時間范圍是20世紀(jì)90年代初至21世紀(jì)初。從技術(shù)方面來看，工作流引擎是整個OAS的基礎(chǔ)，Internet、多媒體技術(shù)、大型協(xié)同平臺在OAS領(lǐng)域中得到廣泛的一個月。從傳遞信息方面來看，OAS處理的信息已從單純的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文檔數(shù)據(jù)向音頻、

6、視頻、圖形、圖像等多媒體數(shù)據(jù)發(fā)展。從管理層面來看，OAS關(guān)注的目標(biāo)已經(jīng)從個體向組織轉(zhuǎn)變，OAS提供的功能已從簡單的文檔電子化、文檔共享向公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、會議管理、制度管理、新聞發(fā)布等功能轉(zhuǎn)變。從信息系統(tǒng)角度來看，許多管理領(lǐng)域中的信息系統(tǒng)已經(jīng)成熟，領(lǐng)域信息系統(tǒng)與OAS之間的分離和集成成為了一個關(guān)注熱點。第一節(jié) 辦公自動化概述（四）辦公自動化系統(tǒng)的演變過程 知識型OAS階段。在這一階段，OAS以知識管理為指導(dǎo)思想，以協(xié)同工作為工作方式，以門戶為技術(shù)手段，整合組織內(nèi)的信息和資源，支持員工的創(chuàng)造性工作。從技術(shù)層次來看，該階段重視以信息技術(shù)、Internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的門戶技術(shù)、協(xié)同技

7、術(shù)、知識管理技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)管理領(lǐng)域的深入應(yīng)用。從管理層次來看，該階段更加注重組織的學(xué)習(xí)功能，更加關(guān)注解決諸如如何向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、如何積累獲取更多的知識等問題。從本質(zhì)上來看，只有到了知識型OAS階段，組織中管理人員的日程溝通、工作協(xié)同、行為控制、信息和知識共享等工作才能得到真正的實現(xiàn)，組織中員工也才可以從工作中不斷學(xué)習(xí)和提高，組織的整體素質(zhì)、創(chuàng)新能力和競爭能力才能有效地實現(xiàn)。第二節(jié) OAS的基本功能（一）OAS基本功能架構(gòu)OAS的功能日常業(yè)務(wù)功能信息知識功能輔助功能個人辦公電郵管理辦公助手公文流轉(zhuǎn)會議管理信息系統(tǒng)門戶文檔管理目錄管理信息發(fā)布和管理電子刊物知識中心電子論壇學(xué)習(xí)園地下載中心常用語管理

8、個性化設(shè)置熱點鏈接其他功能第二節(jié) OAS的基本功能（二）日常業(yè)務(wù)功能日常業(yè)務(wù)功能是指組織中非主導(dǎo)的輔助業(yè)務(wù)，但是也是組織中每天不可缺少的業(yè)務(wù)?？砂讶粘I(yè)務(wù)功能分為6大類：個人辦公電郵管理辦公助手公文流轉(zhuǎn)會議管理信息門戶第二節(jié) OAS的基本功能（三）信息知識功能OAS中的信息知識功能體現(xiàn)出組織的學(xué)習(xí)特征、知識特征和文化特征，是組織中的信息和知識資源進行全面管理的手段，也是體現(xiàn)組織核心能力的一個重要因素。文檔管理信息發(fā)布和管理電子刊物知識中心電子論壇學(xué)習(xí)園地下載中心服務(wù)管理第二節(jié) OAS的基本功能（四）輔助功能輔助功能主要是指輔助組織中的工作人員更好地使用OAS和更好地工作的功能，這些功能主要包括

9、：常用語管理個性化設(shè)置熱點鏈接其他功能網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的初始界面系統(tǒng)初始界面,列出今天所有相關(guān)的通知、郵件、任務(wù)、工作流. 即時通訊面板顯示所有機構(gòu)用戶，同時顯示用戶的考勤情況。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的內(nèi)部郵件郵件收件箱，類似Outlook的操作方式。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的群發(fā)功能郵件/內(nèi)部消息都支持群發(fā)功能，你可以把一封郵件或一條信息一次性快速地發(fā)給一個部門或幾個部門，甚至是整個集團, 消息會自動在計算機右下腳彈出。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的消息平臺底層擁有強大的消息平臺，新郵件/新短信/新通知/新工作流/新工作任務(wù)/請假申請等都會在第一時間以消息的形式發(fā)送到您的電腦。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的多級部門模式支持任意多級的部門，可以滿足大

10、集團/分公司模式需要，也支持系統(tǒng)初始化時人員帳號的Excel 文件導(dǎo)入 。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的組織結(jié)構(gòu)圖內(nèi)置的組織結(jié)構(gòu)圖,便于領(lǐng)導(dǎo)快速的查詢部門和員工的實時狀態(tài) 。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的考勤/工作日志記錄考勤，工作日志，工時，請假記錄等信息。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的考勤/工作日志考勤的圖表統(tǒng)計網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的工時統(tǒng)計工時統(tǒng)計模塊可以以圖形的模式統(tǒng)計一個時間段內(nèi)各個項目花費的工時情況網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的工作任務(wù)工作任務(wù)管理，可以管理和監(jiān)控員工的工作任務(wù)情況和進度。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的工作動態(tài)工作動態(tài)把員工的登錄日志，工作日志，工作任務(wù)，工作流集中到一個模塊查詢，方便領(lǐng)導(dǎo)對下屬的工作監(jiān)控。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的個人資料庫獨創(chuàng)網(wǎng)絡(luò)版本的個人資料

11、管理,可以管理個人的任何資料/文檔,有強大的全文搜索功能,同時設(shè)置共享區(qū)，方便員工之間的資料交流 。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的網(wǎng)絡(luò)硬盤網(wǎng)絡(luò)硬盤，可以上傳和下載文件，也可以共享給同事。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的文檔中心文檔中心可以支持任意多級目錄，可以設(shè)置目錄的查看和管理權(quán)限。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的項目管理項目管理和工作任務(wù)緊密結(jié)合，高效的管理和監(jiān)督項目的進展情況。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的人事檔案管理管理員工的人事檔案。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的車輛管理車輛管理記錄車輛的基本信息、用車申請和審批。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的客戶管理客戶管理支持多級分組，支持Excel導(dǎo)入，支持群發(fā)手機短信和郵件功能。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的物品管理可以管理辦公用品、各種設(shè)備、工器具等。網(wǎng)

12、絡(luò)協(xié)同辦公工作流圖形監(jiān)控每個工作流內(nèi)置圖形監(jiān)控功能，可以快速查看到各個流程環(huán)節(jié)的單據(jù)處理情況。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工作流的待辦工作系統(tǒng)會列出所有要處理的待辦工作,雙擊就可以進行處理工作流的工作處理(Word模式)處理工作流時簡單快捷，只要填寫工作流定義好的數(shù)據(jù)項，再提交到下一員工處理。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工作流的表單打印工作流的打印所見即所得，無需再開發(fā)報表打印模塊。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工作流的流程定義工作流的流程的定義靈活方便,可以定義固化的流程也可以定義成自由流程,每個流程可以實現(xiàn)表單的會簽和操作不同數(shù)據(jù)項的定義網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公Word文檔電子印章word文檔中可以插入單位的電子印章,系統(tǒng)提供專門制作印章的工具網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公Word文檔文字套紅Word文檔全屏批注簽名網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的即時消息類似MSN的即時消息，支持貼圖和表情和多人同時交流的功能。穿透內(nèi)網(wǎng)和支持目錄的文件傳輸文件傳輸支持目錄的傳輸，支持任意網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，如總部和分公司不在一個局域網(wǎng)，總部的A可以通過網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)把文件快速地發(fā)給分公司的B，同時一次可以發(fā)送多個文件或多個目錄。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的廣播和內(nèi)部短信廣播和內(nèi)部短信可以迅速的把消息發(fā)送給一個部門或幾個部門或者整個公司。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的手機短信系統(tǒng)內(nèi)置的手機短信網(wǎng)關(guān)可以快速的發(fā)送手機短信，支持群發(fā)。也可以通過手機短信查詢辦公系統(tǒng)內(nèi)部的信息，真正實現(xiàn)手機短信的雙向通訊。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的手