《會展策劃》-講義集合

1、 會展策劃概述（3學時）本章學習目標：理解掌握會展的概念，策劃的概念和會展策劃的概念；理解掌握并學會運用會展策劃的基本原則；理解掌握會展策劃的內(nèi)容和基本流程；第一節(jié) 會展策劃的概念、特點及作用 （1學時）一、會展的概念導(dǎo)入：會展是什么？ 市長說：會展是一項提升城市兩個文明建設(shè)、利國利民的德政工程； 學者說：會展是智者的峰會，是傳播新思想、新觀念的論壇。 模特兒說：會展梳妝臺，企業(yè)爭先來，靚女靠打扮，產(chǎn)品靠會展。 建筑家說：會展場館規(guī)模宏大、氣派，是城市標志性建筑。 數(shù)學家說：會展的布展是排列與組合、平面與立體、黃金分割與數(shù)模運籌的應(yīng)用。 搭建商說：會展是“奢華”，一擲千金三五天，是最短的裝飾工

2、程。 美術(shù)家說：會展是生活中又一道五彩斑斕、豐富靚麗的色彩。 經(jīng)濟學家說：會展是經(jīng)濟發(fā)展的又一個新的增長點。 （一）會展的內(nèi)涵 會展就是會議、展覽和節(jié)事等集體性活動的簡稱。是指在一定地域空間，由多個人集聚在一起形成的，定期或不定期的集體性的物質(zhì)、文化交流活動。簡言之，會展是指特定空間的集體性的物質(zhì)文化交流交易活動。 （二）會展的外延 會展的外延很廣，它包括各種類型的會議、展覽展銷活動、體育競技活動、集中性的商品交易活動以及各種節(jié)事活動等。 （三）會展經(jīng)濟 以會議、展覽和節(jié)事活動作為發(fā)展經(jīng)濟的手段，通過舉辦大規(guī)模、多層次、多種類的會議、展覽和節(jié)事活動，帶動源源不斷的物流、人流、商流、資金流和信息

3、流，從而創(chuàng)造商機、吸引投資、推動商貿(mào)旅游業(yè)的發(fā)展，進而拉動其他產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一種經(jīng)濟現(xiàn)象和經(jīng)濟行為。會展活動拉動經(jīng)濟的比為1：:10.思考：我們剛剛一起學習了會展的內(nèi)涵，現(xiàn)在請大家思考一下：如果你是說，你會怎樣組織會展策劃這本書呢？會涉及哪些內(nèi)容呢？ 會展策劃 展覽會的策劃 會議的策劃 節(jié)事活動策劃 會展的預(yù)算與效果評估 課程主要內(nèi)容十章 會展策劃概述展覽主題和項目策劃展覽品牌和運作策劃展覽活動和服務(wù)策劃招展、招商和企業(yè)參展策劃會議策劃階段會議籌備階段會議的執(zhí)行階段與收尾階段會展策劃案會展預(yù)算與效果評估策劃的概念 （一）中文詞源： “策”同“冊”，最早是古代書寫的一種文字載體，古代用竹片或木片記事

4、著書，成編的叫作“策”。 “上策”“獻計獻策”，“策”有“計謀”“策略”的含義?！皠潯蓖爱嫛?，有“計劃”“打算”的意思?！安邉潯保菏侵概c計謀相關(guān)的一種行為過程和方法系統(tǒng)。 （二）英文詞源： 策劃一詞發(fā)源于戰(zhàn)略中的計劃“Strategy”,后演變成“Strategy”和“Plan”的結(jié)合，翻譯為“企劃” （三）“策劃”一詞最早出現(xiàn)在20世紀50年代中期。1955年愛德華伯納斯在策劃同意一書中提出了“策劃”的概念。在現(xiàn)代社會，“策劃”已成為一種具有方法論意義的思維方式和運作方式。會展策劃的概念 提問：好，了解了會展的概念和策劃的概念，同學們思考下會展策劃的概念應(yīng)該是什么呢？ 會展策劃：是對會展活

5、動的一種計劃。會展策劃：是開始于會展活動之前、貫穿會展活動始終的一種優(yōu)先的、提前的、指導(dǎo)的活動。會展策劃：是對會展進行管理和決策的一種程序，它是對會展活動的進程以及會展活動的總體戰(zhàn)略進行前瞻性規(guī)劃的活動。通過會展策劃的概念，同學們來思考下，會展策劃應(yīng)該具有哪些特點呢？會展策劃的特點 （一）針對性 會展策劃是針對展覽、會議、節(jié)事活動的策劃。比如說：茶博會，花博會，旅游文化節(jié)、汽車博覽會。必須居具有明確的主題。 （二）系統(tǒng)性 會展策劃是總體戰(zhàn)略規(guī)劃，是前瞻性的規(guī)劃，必須有系統(tǒng)性。必須考慮到針對會展的各個方面和各個環(huán)節(jié)?；顒忧暗男麄魍茝V、活動期間現(xiàn)場管理、物流服務(wù)、場館安排、展會展后評估等。 （三）

6、變異性 會展策劃是在會展活動開始前的一種戰(zhàn)略性的計劃。市場是千變?nèi)f化的，環(huán)境也是變化莫測的。會展策劃需要對突發(fā)事件有應(yīng)急方案。比如：下雨，SARS等。臨時停電等。 （四）可行性 會展策劃方案要通過分析論證切實可行，是否能夠帶來預(yù)期的經(jīng)濟效益。不能紙上談兵。會展策劃的作用（自己閱讀）P6-7 第二節(jié) 會展策劃的基本原則(重點)一、借勢原則 故事：草船借箭 借勢：借助別人的優(yōu)勢為己所用。借勢有借大勢、借優(yōu)勢、借形勢。 （一）借大勢： 大勢：事物的戰(zhàn)略性發(fā)展規(guī)律。對于會展活動來說，全球會展經(jīng)濟的發(fā)展是大勢，某一會展企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展也是大勢。掌握大的形勢，有利于在會展策劃時保持主動。今天，會展策劃乘勢高

7、效、節(jié)儉、務(wù)實。案例： （二）借優(yōu)勢： 優(yōu)勢：本部門、本單位的優(yōu)勢，具有獨特性能或創(chuàng)新性的展品；提供給目標客戶周到的服務(wù)；設(shè)計出新穎別致的展臺等。 案例：達沃斯論壇 （三）借形勢： 形勢：當前事物發(fā)展方向。會展策劃要符合事物發(fā)展規(guī)律。 案例：目的性原則 會展的承辦地目的：促進地區(qū)經(jīng)濟的增長；為傳遞有關(guān)的信息、知識、觀念；為打造城市品牌；促進經(jīng)濟一體化發(fā)展； 參展廠商：塑造品牌，企業(yè)形象；凸顯公司知名度； 視頻：安溪茶博會三、操作性原則（參看會展策劃的特點自學）四、創(chuàng)新性原則 會展的“新”首先體現(xiàn)為策劃的“新”。會展策劃的創(chuàng)新性主要表現(xiàn)在會展理念的創(chuàng)新、目標選擇與決策的創(chuàng)新、組織與管理的創(chuàng)新、會

8、展設(shè)計的創(chuàng)新。 案例：2020迪拜世博會有效性原則 會展的有效性是指會展活動必須達到預(yù)期的效果或超出預(yù)期的效果。 案例：六、規(guī)范性原則 首先必須遵守法律的原則，在不違反法律條規(guī)的前提下展開會展策劃。我國會展方面的法律規(guī)范主要國務(wù)院部委頒布的行政法規(guī)和其他一些規(guī)范性文件。中國加入世貿(mào)組織服務(wù)貿(mào)易談判中關(guān)于展示和展覽服務(wù)中的承諾和減讓展會知識產(chǎn)權(quán)保護管理辦法以及國家工商行政管理局發(fā)布的商品展銷會管理辦法展覽會的章程與海關(guān)對展覽品的監(jiān)管辦法等。 其次，必須遵守倫理道德，在不違背人們的價值觀念、宗教信仰、圖騰禁忌、風俗習慣下進行策劃。 第三，必須遵循行業(yè)規(guī)范，做到管理規(guī)范、程序合理、操作有方、競爭有序

9、。會展策劃的內(nèi)容和基本流程會展策劃的內(nèi)容 （一）會展的調(diào)查與分析 會展承辦地城市的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況、和展會設(shè)施條件 會展環(huán)境的調(diào)查、會展企業(yè)情況、會展項目情況、會展市場競爭情況、參展商、支持的單位等。（二）會展的決策與計劃（三）會展的運作與實施（四）會展的效果評價與預(yù)測會展策劃的基本流程（將會展策劃的內(nèi)容細化） （一）成立策劃小組 （1）項目主管：會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商的中介、洽談業(yè)務(wù)代表、監(jiān)督會展活動的開展；協(xié)調(diào)者。領(lǐng)導(dǎo)者。 （2）策劃人員：編擬會展計劃 （3）文案撰寫人員：撰寫各種會展文案，包括會展常用文書、會展業(yè)務(wù)社交文書、會展業(yè)務(wù)法律文書、會展策劃案等

10、（4）會展設(shè)計人員：專門負責各種視覺形象設(shè)計。廣告設(shè)計、展示設(shè)計、展示空間設(shè)計等。 （5）市場調(diào)查人員：進行市場調(diào)查，撰寫市場調(diào)查報告。 （6）媒體聯(lián)絡(luò)人員：熟悉各種媒體的優(yōu)勢、劣勢、刊播價格，并與媒體有很好的關(guān)系，能夠按照會展的部署，進行媒體規(guī)劃。 （7）公關(guān)人員：能夠為會展公司創(chuàng)造融洽、和諧的公眾關(guān)系氛圍，獲得更方面的支持。（二）進行市場調(diào)查 主辦方的市場調(diào)研重點： （1）市場前景分析：市場規(guī)模等 （2）同類展會的競爭能力分析； （3）本次展會的優(yōu)勢條件分析；（區(qū)域優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)、發(fā)展中的行業(yè)、政府扶植的行業(yè)，市場歸屬是賣方市場還是買方市場） （4）潛在客戶需求調(diào)查（三）決定會展策略

11、（1）展覽會的類型：政府主辦的展覽會、公益性質(zhì)的展覽會、商貿(mào)展覽會 （2）產(chǎn)業(yè)標準：汽車博覽會，茶葉博覽會，邀請的參展方（四）制定媒體策略（公共關(guān)系課）（五）制定設(shè)計策略（藝術(shù)設(shè)計、視覺傳達）（六）制定預(yù)算方案 （1）收益：預(yù)計帶來的收入：撥款、注冊費、出售展品和紀念品的收入、贊助等 （2）歷史數(shù)據(jù)：估算本次的預(yù)算。 （3）行政管理費：策劃小組的工資、獎金等 （4）固定費用：印刷和郵寄宣傳資料所需的費用 （5）可變費用：餐飲費等 （6）詳細開列的項目：策劃組、媒體聯(lián)絡(luò)費用、市場調(diào)查費用 （7）調(diào)整控制：突發(fā)事件等（七）撰寫策劃方案（八）實施效果評估三、會展策劃的基本方法（自學，上學期的管理學原

12、理講過） 第二章 展覽會的主題和項目策劃 課前復(fù)習： 1、會展的內(nèi)涵是什么？ 2、請問什么是會展策劃？ 3、會展策劃的借勢原則是指什么？ 補充知識：國內(nèi)外的重要會展信息 一、國外重要展會 倫敦萬國工業(yè)品博覽會/expo/sh_expo/zlzx/sbzz/node1689/userobject1ai40910.html 瑞士達沃斯論壇/news/special/2014davos/ 德國漢諾威工博會 HYPERLINK /expo/?69_694.html /expo/?69_694.html 二、國內(nèi)重要展會 中國進出口商品交易（廣交會）/index.html 海南博鰲論壇 HYPERLIN

13、K / / 三、福建省知名展會 “9.8”中國國際投資貿(mào)易洽談會/china/index/index.aspx“5.18”中國（福州）海峽經(jīng)貿(mào)交易會/zfb/xxgk/ztzl/518/hdap/201205/t20120511_544732.htm中國（廈門）國際石材展覽會/CHI/晉江國際鞋業(yè)博覽會/cn/main04.asp中國(南安)泵閥水暖交易會/ 四、國內(nèi)知名茶博會 2014年海峽兩岸（福州）國際茶產(chǎn)業(yè)博覽會、2014/5/18 至 2014/5/22、福州國際會展中心 http:/www.goodtea.cc/web/?id=282014中國茶業(yè)博覽會2014/6/20至2014

14、/6/23杭州和平國際會展中心 HYPERLINK http:/www.teaexpo.cc/index.asp http:/www.teaexpo.cc/index.asp展覽會的主題和項目策劃 會展調(diào)查與分析一、 會展調(diào)查的提供者和使用者（一）會展調(diào)查的提供者 1.會展行業(yè)的專門機構(gòu)-來自會展行業(yè)內(nèi)部會展咨詢、策劃公司、廣告代理商、現(xiàn)場服務(wù)公司會展調(diào)查目的：為會展策劃做必要的咨詢準備;便于會展招商招展 2.市場調(diào)研行業(yè): 調(diào)研展會、展會效果評估 3.企業(yè)營銷調(diào)研:企業(yè)是大多數(shù)市場調(diào)研的發(fā)起者和消費者 接近于商業(yè)情報收集 美國2/3的的加大規(guī)模公司建立了市場情報調(diào)研機構(gòu)或部門 （二）市場調(diào)研

15、的使用者 當?shù)卣?會展經(jīng)濟與區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略和政策 宣傳推廣城市文化 會展組辦方 確定會展的各項策略：主題、時間、招商對象; 依據(jù)調(diào)研結(jié)果，準備具體會展計劃 ; 制定預(yù)算 參展商參展成本高，需要決策支持 二、會展調(diào)查的分類 1.項目調(diào)研 宏觀調(diào)研，確定項目類型 2.主題調(diào)研 3.場館調(diào)研 硬件條件調(diào)研 軟件條件調(diào)研 服務(wù)水平調(diào)研 4.規(guī)模調(diào)研 參與人數(shù)調(diào)研 目標市場確定 5.市場競爭調(diào)研 同類展會的時間、主題、效果、滿意度等 6.住民意識調(diào)研 擾民程度 居民承受度 7.環(huán)境影響調(diào)研 第二節(jié) 展覽的主題 一、展會展覽題材的選定 （一）確定在哪個產(chǎn)業(yè)舉辦展會 1、細分市場的規(guī)模和發(fā)展?jié)摿?2、

16、細分市場的盈利能力 3、細分市場的結(jié)構(gòu)吸引力 *4、辦展單位自身的辦展目標和資源 特長和專業(yè)。糖酒會、建材展會、茶業(yè)展會 * （二）新立題材1、新立題材：通過對收集的各種信息進行整理和分析，選定一個以前展會沒有從來沒有涉及的展覽題材。2、好處：3、風險：思考一下：茶博會可以有什么新立題材呢？ （三）分列（分裂）題材1、分列題材：將已有的展覽題材再進一步細分、從原有的大題材中分列出更小的題材，并將這些小題材辦成獨立展會的一種選擇展覽題材的方式。2、分裂的條件：第一：原有展會發(fā)展到一定規(guī)模、某一細分題材在原展會中有一定的展覽面積。第二：分裂題材與原展會其他題材有相對的獨立性、分出來不會影響原展會。

17、3、好處4、風險：案例：茶機械博覽會 （四）拓展題材拓展題材：將現(xiàn)有展會中沒有包含的，但與現(xiàn)在展會的展覽題材有密切關(guān)聯(lián)的題材，列入展會展覽題材的一種方法。拓展題材是擴大展會規(guī)模最有效的方法。第一：擴大展會的展品范圍，擴大展會規(guī)模。第二：擴大參展商數(shù)量和觀眾來源。案例：佛事用品和素食 （五）合并題材 書本案例：策劃展會的基本內(nèi)容 *一、展會名稱 1、基本部分用來表明展會的性質(zhì)和特征。常用詞：展覽會、博覽會、展銷會、交易會、節(jié) 2、限定部分用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質(zhì)。體現(xiàn)展會時間的辦法有三種：“屆”“年”“季” 3、行業(yè)標識用來表明展覽題材和展品范圍。 練習：通過讀展會名識別信息：

18、HYPERLINK / t /_blank 第14屆中國廈門國際石材展覽會； HYPERLINK /CN/Index.asp t /_blank 第三屆中國廈門國際石材機械工具展覽會 首屆海峽兩岸（安溪）茶機具博覽會 第二屆海峽兩岸（安溪）茶機具博覽會 第三屆中國茶都安溪國際茶業(yè)博覽會 第四屆中國茶都安溪國際茶業(yè)博覽會 暨2013泉州茶文化旅游節(jié)活動總結(jié) *二、舉辦地點 1、展會在什么地方舉辦？ 2、展會在哪個展館舉辦？（中國茶都、茶博匯） 生產(chǎn)集中地舉辦展會（安溪、云南普洱、武夷山）消費地舉辦（深圳、廈門、北京、上海）、著名的休閑度假地（海南） *三、辦展單位 批準單位：商務(wù)部，農(nóng)業(yè)部 1、

19、主辦單位：擁有展會并對展會承擔主要法律責任的辦展單位 2、承辦單位：直接負責，展會的策劃、組織、招商、操作與管理，并對展會承擔主要財務(wù)責任。 3、協(xié)辦單位 4、支持單位 去行政化、行業(yè)協(xié)會 案例：北京茶博會 *四、辦展時間 1、概念：展會計劃在什么時候舉辦。 2、 = 1 * GB3 * MERGEFORMAT 展會的具體開展日期，展會從何時開幕到何日閉幕； = 2 * GB3 * MERGEFORMAT 展會籌展和撤展日期； = 3 * GB3 * MERGEFORMAT 展會對觀眾開放日期（有些只對專業(yè)觀眾開放、有些對專業(yè)觀眾和一般觀眾開放時間不一樣）。 案例：廈門石材展 3、影響因素：

20、= 1 * GB3 * MERGEFORMAT 展會所處行業(yè)和題材密切相關(guān)；行業(yè)季節(jié)性 = 2 * GB3 * MERGEFORMAT 相關(guān)展會的時間。 五、展品范圍 計劃在展會上展出的展覽題材的范圍。 案例：北京茶博會展品范圍 六、辦展頻率第三章 展覽會設(shè)計、品牌策劃、運作策劃課前復(fù)習：我們一起學習了會展的內(nèi)涵，現(xiàn)在請大家思考一下：如果你是說，你會怎樣組織會展策劃這本書呢？會涉及哪些內(nèi)容呢？章節(jié)導(dǎo)入：提到展會設(shè)計，你會想到哪些呢？會展策劃短片*第一節(jié) 展覽會設(shè)計的立體策劃*一、關(guān)于立體策劃 所謂立體策劃是指一種帶有全局性和長期性的策劃方法。*二、展覽會設(shè)計立體策劃的特點 1時代性 2目的性

21、3創(chuàng)新性 4統(tǒng)一性三、展覽會設(shè)計的文化維度與立體策劃第二節(jié) 展會品牌策劃一、展會品牌理論 1展會品牌與品牌展會 2展會品牌形象二、建立品牌展會的要素 1堅持長期的品牌戰(zhàn)略 2代表行業(yè)的發(fā)展方向 3權(quán)威協(xié)會與代表企業(yè)的支持 4引進現(xiàn)代的管理經(jīng)驗 5配合強勢的媒體宣傳建立品牌展會的途徑 1自我培育 2走聯(lián)合之路 3品牌移植建立品牌展會的基本策略 1制定品牌發(fā)展戰(zhàn)略 2走專業(yè)化、集團化發(fā)展之路 3加快國際化進程 4提升經(jīng)營服務(wù)理念 5打造網(wǎng)絡(luò)品牌第三節(jié) 展覽會運作策劃*一、展覽實施策劃（一）*展覽宣傳 （二）招展和組團*二、展后工作策劃（一）展后跟蹤 （二）展后總結(jié) （三）展后評估三、展覽資料的編制

22、 1、參展手冊的編制 參展手冊會展企業(yè)將展會籌備、開幕式以及參展商參加展會時應(yīng)注意的問題匯編成冊，以方便參展商進行參展準備的一種小冊子 參展手冊提供： 前言：對參展商參加本次展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。 展覽場地描述：展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等； 展覽情況介紹：展覽會的名稱、舉辦地點、時間、辦展機構(gòu)、指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等； 展會規(guī)則：展會要求參展商和觀眾等參加展會時所必須遵守的一些規(guī)章制度。如展會有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險規(guī)定、展

23、位清潔的規(guī)定等。 展品運輸指南：對參展商將展品等運到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南等。 展位搭裝指南：對展會展位搭裝的一些基本要求和說明。如展位標準說明，空地展位搭裝說明等。 會展旅游信息：解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明。 相關(guān)表格：參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，包括展覽表格和展位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、聘請臨時服務(wù)人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和 技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。參展商手冊的編制要點內(nèi)容實用文字簡潔表達準確事項詳細全面制作美觀用詞專

24、業(yè)符合國際慣例 2、展覽手冊的編制 展覽手冊： 與會者抵達會場報到時所領(lǐng)取到的由會展公司制作的關(guān)于本次展覽所有議程、展覽及相關(guān)信息的一本手冊。 展覽手冊格式： 封面： 展覽單位及名稱；手冊名稱；日期、時間及地點；主辦單位；展覽標語或主題； 內(nèi)容： 時間、日期和地點；展覽名稱；主辦單位及協(xié)辦單位或指導(dǎo)單位；展覽籌備委員會名單及秘書處：展覽主題； 展覽主席致歡迎詞；貴賓賀詞；開幕式典禮程序表；展覽日程表；演講人名字、職稱、演講題目、眼睛地點、發(fā)言人名字； 展覽相關(guān)資訊（報道時間、地點；茶點供應(yīng)時間、秘書處開放時間等）；社交節(jié)目介紹；旅游（眷屬）節(jié)目介紹；會展平面圖；展覽攤位平面圖；展覽廠商及展品介

25、紹；停車場及收費情形。案例：北方春茶第一展第4屆中國國際茶業(yè)及茶業(yè)博覽會北京 全國農(nóng)業(yè)展覽館2014.418-4.21 3、宣傳手冊的編制 封面要素： （展覽名稱、日期和地點、主辦單位、展覽標語） 內(nèi)容文案： 特別強調(diào)重要的展覽論壇以及報告人的詳細介紹；展覽單位及名稱；手冊名稱；日期、時間及地點；主辦單位；展覽標語或主題； 內(nèi)容：時間、日期和地點；展覽名稱；主辦單位及協(xié)辦單位或指導(dǎo)單位； 會場簡介；報名費用；報名表；住宿資料；相關(guān)旅游資料；特別展覽； 排版設(shè)計： 實用精美、吸引人注意、讓參展商存留、 4、展覽資料的印刷 確定資料種類、內(nèi)容、數(shù)量； 規(guī)定統(tǒng)一的風格、色調(diào)、標志等； 針對不同的參展

26、商可以編印不同的資料； 重視資料文字的質(zhì)量； 小冊子尺寸以9*21厘米為好，方便裝入信封或裝入手冊； 印刷數(shù)量要充分； 資料必須印刷精美；第四章 展覽活動策劃、展覽服務(wù)策劃第一節(jié) 展覽活動策劃一、展覽活動的種類 1、會議活動 2、公關(guān)活動 3、招待活動 4、促銷活動 5、評獎表演活動展覽會議活動策劃 1、研討會的策劃 2、交流會策劃 3、行業(yè)會議策劃 4、論壇策劃座談會的策劃展覽公關(guān)活動策劃 1、記者招待會的策劃 2、新聞發(fā)布會的策劃 3、開幕式的策劃 4、簽字儀式的策劃展覽招待活動策劃 1、宴會的策劃 2、酒會的策劃 3、茶話會和冷餐會策劃 4、舞會的策劃 5、參觀活動的策劃 6、文藝演出及

27、電影招待會的策劃展覽服務(wù)策劃 廣義上的會展服務(wù)，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務(wù)，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸?shù)认嚓P(guān)行業(yè)的配套服務(wù)。一、展覽服務(wù)策劃的流程 1、樹立服務(wù)意識 會展企業(yè)要樹立服務(wù)意識，按照市場化、商業(yè)化、專業(yè)化的要求來進行服務(wù)運作。 我國會展業(yè)起步較晚，很多展覽會都具有教濃的行政主導(dǎo)色彩，會展企業(yè)對客戶是指揮者，而不是服務(wù)質(zhì)者。服務(wù)流程也需要規(guī)范化、標準化。 案例：深圳高交會展覽中心，在全國率先獲得ISO9000國際質(zhì)量體系認證，已經(jīng)創(chuàng)立了一套包括展覽業(yè)務(wù)經(jīng)營、展覽工程、展場租賃、會展物業(yè)管理等較為完善的會展服務(wù)體系。 2、分

28、析服務(wù)對象會展服務(wù)的對象主要有參展商及觀眾，會展企業(yè)要根據(jù)服務(wù)對象的特點來選定服務(wù)的內(nèi)容。 （1）對參展商的服務(wù)通報展會籌備情況、提供行業(yè)發(fā)展信息、提供貿(mào)易成交信息、展示策劃服務(wù)、展品運輸、邀請合適的觀眾到會參觀、展位搭建、展覽現(xiàn)場服務(wù)、商旅服務(wù)等。邀請一定數(shù)量和質(zhì)量的觀眾到會參觀是展會提供給參展商最重要的服務(wù)。 （2）對觀眾的服務(wù)專業(yè)觀眾：對專業(yè)觀眾的服務(wù)包括通報展會展品信息、提供行業(yè)發(fā)展信息、產(chǎn)品供給信息、招攬合適的參展商到會展出、展會現(xiàn)場服務(wù)、商旅服務(wù)等。普通觀眾 （3）對其他方面的服務(wù) 新聞媒體、行業(yè)協(xié)會和商務(wù)、行業(yè)主管部門、國際組織。主要是信息服務(wù)。 3、確定服務(wù)內(nèi)容 根據(jù)展覽會運行

29、的不同階段來確定會展服務(wù)內(nèi)容 （1）展前服務(wù)：展會開幕前提供給參展商、觀眾和其他各方面的有關(guān)服務(wù)。展會籌備情況通報、展品運輸、參展參觀咨詢、展示策劃服務(wù)等； （2）展中服務(wù)：展會開幕期間以及后展覽期間的服務(wù)，現(xiàn)場安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生、觀眾報到登記等。 （3）展后服務(wù) 展會閉幕后展會繼續(xù)提供給參展商、觀眾和其他各方面的后續(xù)服務(wù)，如郵寄會展總結(jié)、展會成交情況通報、介紹展會參展商和觀眾的來源及構(gòu)成等， 4、選擇服務(wù)標準會展企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特點來選擇服務(wù)的標準。 （1）承諾服務(wù)： 嚴格按照承諾的服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量向客戶提供服務(wù)。 （2）標準化服務(wù)： 展會對自己向客戶提供的各種服務(wù)制定統(tǒng)一的標準，然后嚴

30、格按照標準向客戶提供規(guī)范化的標準化服務(wù)。 （3）個性化服務(wù) 展會根據(jù)各個客戶的不同需求，對不同的客戶提供適合其需求的有差別的服務(wù)。 （4）專業(yè)服務(wù) 展會根據(jù)展覽行業(yè)實際需要，由經(jīng)過培訓的專業(yè)員工，以專業(yè)手段和方式，為客戶提供的各種服務(wù)。 5、確定服務(wù)戰(zhàn)略 戰(zhàn)略是將服務(wù)提供給客戶的過程。服務(wù)戰(zhàn)略的目的是獲取競爭優(yōu)勢。 管理學原理波特的提出的三大競爭戰(zhàn)略，成本領(lǐng)先、差異化和集中戰(zhàn)略 6、選定服務(wù)承包商 會展企業(yè)可以通過服務(wù)承包商來想?yún)⒄股毯陀^眾提供服務(wù)，服務(wù)承包商通過投標方式來獲得業(yè)務(wù)。招標書由會展企業(yè)制定，招標書里列出了展會的詳細要求：展會的方位、展會所需的展位數(shù)量、展會類型以及參加展會的參展商

31、數(shù)量和類型。參加競標的服務(wù)承包商提交展會的服務(wù)計劃書和服務(wù)報價。參展商不參加選標工作。合格的服務(wù)承包商的要求是： = 1 * GB2 * MERGEFORMAT 安排貨物和展會物資的運輸、搬運和儲藏 = 2 * GB2 * MERGEFORMAT 處理貨物的遞送，負責貨物由卡車到裝運碼頭再到展館展層，然后回到卡車的整個過程的監(jiān)控工作。 = 3 * GB2 * MERGEFORMAT 安排人員丈量和布置展層設(shè)施 = 4 * GB2 * MERGEFORMAT 提供成套干凈的、多功能的、裝飾性好的家具和設(shè)備，提供地毯、帷幕及特殊的物件和其他陳列的附屬物。 = 5 * GB2 * MERGEFORM

32、AT 搭建和拆除展位 = 6 * GB2 * MERGEFORMAT 提供勞動力，安裝和移動設(shè)備、產(chǎn)品展位、標志和家具。 = 7 * GB2 * MERGEFORMAT 根據(jù)參展商的規(guī)格要求生產(chǎn)標志和橫幅。 = 8 * GB2 * MERGEFORMAT 對水、電、煤氣等重要服務(wù)設(shè)施提供安全可靠的接通服務(wù)。 = 9 * GB2 * MERGEFORMAT 滿足視聽需求 = 10 * GB2 * MERGEFORMAT 安排平面造型、花卉植被、模特和攝影師 = 11 * GB2 * MERGEFORMAT 張貼展會活動日程表 7、制定服務(wù)手冊出入會展大門的新人，具有查詢功能。會展服務(wù)手冊包括以下

33、幾個方面： = 1 * GB2 * MERGEFORMAT 展覽內(nèi)容方面：戰(zhàn)展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館名稱；展覽日期，包括進場、出場日期；展覽承包商的名字、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承包商；詳述展位租金付款方式；相關(guān)規(guī)定；描述展覽的內(nèi)容等； = 2 * GB2 * MERGEFORMAT 訂購單方面：正式合同信息、展位承包公司名稱和其他指示標志、家具租賃、裝潢和地毯、運輸、安置和拆除勞工、電力、消防、展位清理等， = 3 * GB2 * MERGEFORMAT 其他相關(guān)服務(wù)方面：邀請函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽設(shè)備、攝影、花藝、盆景租借、接待等展覽運輸服務(wù) 1、運

34、輸規(guī)劃 2、去程運輸 3、回程運輸 4、單證辦理展覽食宿行服務(wù) 1、住宿服務(wù) 2、餐飲服務(wù) 3、會議接待 4、旅游服務(wù)展覽現(xiàn)場服務(wù) 1、展覽注冊 2、進出館管理 3、安全保衛(wèi)管理 4、展臺管理 5、展品的安全保衛(wèi) 招展策劃、招商策劃課前復(fù)習：請問會議活動有哪些類型？請問展覽服務(wù)策劃的概念是什么？請問展覽服務(wù)策劃的流程包括哪些步驟？招展策劃 一、招展的基本流程 1、收集潛在客戶名單 客戶推薦 現(xiàn)有客戶推薦，66% 公司內(nèi)部資源 會展營銷部、電話營銷部、客戶來電等，23% 外部機構(gòu)推薦 國際展覽公司 出版的地址名錄 貿(mào)易協(xié)會、政府和地方商會、電話簿、黃頁、互聯(lián)網(wǎng) 招展人員的網(wǎng)絡(luò) 招展人員的親朋好友

35、、人脈資源 陌生拜訪 2、研究潛在客戶 研究內(nèi)容：參展規(guī)模、參展習慣、展出決策人員等 研究方法：互聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)期刊雜志、政府出版物、年報等公司的員工、供應(yīng)商等 建立參展商數(shù)據(jù)庫 3、聯(lián)絡(luò)潛在客戶 寫信（電子郵件）、上門拜訪、打電話獲得約見機會 4、接近客戶 介紹策略：招展人員說出自己姓名，公司名稱、介紹拜訪的主題。 推薦人策略：提及潛在客戶認識的第三方，或者推薦信， 提供利益策略：說明展覽對潛在客戶的益處，以及給曾參展公司帶來可觀效益的實際案例； 5、處理異議 常見的客戶異議 參展價格異議、展覽服務(wù)異議、隱藏異議 如何處理異議 首先，對展覽、公司策略、市場及競爭者有非常深刻的認識了解。 認真傾聽

36、 審慎問題 尊重客戶 6、達成交易 二、招展方案策劃 1、招展方案的內(nèi)容 產(chǎn)業(yè)分布特點：從宏觀上介紹展覽題材所在行業(yè)在全國的分布特點，各區(qū)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展狀況，產(chǎn)業(yè)的企業(yè)結(jié)構(gòu)狀況及分布情況 展區(qū)和展位劃分：介紹展位和展區(qū)的劃分和安排情況，附上展區(qū)和展位劃分平面圖 招展價格 招展代理：招展代理的選擇、指定和管理的安排； 招展預(yù)算： 招展進度安排： 2、劃分展區(qū)與展位 劃分展區(qū)和展位的基本原則： 提高參展商的展出效果為中心： 標準展位 特裝展位 的位置關(guān)系 次要題材和主要題材 的位置關(guān)系 以展覽題材為依據(jù) 有利于觀眾參觀展覽為目的 有利于現(xiàn)場管理與服務(wù) 有利于提高展會的檔次 合理的安排功能服務(wù)區(qū) 登記處

37、、咨詢處、洽談區(qū)、休息區(qū)、新聞中心、物流配送區(qū)等， 3、確定展覽價格 充分考慮市場競爭的需要； 考慮展會展覽題材的行業(yè)狀況； 4、編制招展函 展覽會的情況介紹 市場狀況描述 展覽會宣傳與推廣計劃 參展方法 5、選擇招展代理 （1）招商代理的類型 獨家代理與多家代理 會展企業(yè)授予代理商在某一地區(qū)或行業(yè)的獨家招展權(quán)。新展覽，處于投入期和成長期的展覽，采用獨家代理 總代理與分代理 傭金代理和買斷代理 傭金代理：代理商的招展收入主要是傭金收入，價格決策權(quán)受到一定的限制； 買斷代理：代理商買斷（承包）一定的數(shù)量的展位，無論能否完成展位的數(shù)量，代理商都要按商定的展位費付費，對招商價格擁有完全的代理權(quán)。 （

38、2）選擇招商代理的標準 代理商的品德，誠信 代理商的規(guī)模 代理商的業(yè)務(wù)拓展能力 代理商的財務(wù)能力 代理商的社會影響力 同行業(yè)對代理商的評價 6、招展預(yù)算 招展人員費用：招展工作人員的工資、差旅費、辦公費用等 招展宣傳推廣費用： 代理費用： 招展資料的編印和郵寄費用： 招展公關(guān)費用： 其他不可見的費用 三、招展宣傳策劃1、招展宣傳對象 參展商 確定潛在的目標參展商 確定參展商的類別和數(shù)量招展宣傳內(nèi)容 展覽會的相關(guān)信息和資料 招商的要求和安排 集體展出的優(yōu)勢和利益說明3、招展宣傳方式 人員宣傳 媒介宣傳 公關(guān)宣傳第二節(jié) 招商策劃 一、觀眾招攬策劃 1、觀眾的類型 專業(yè)觀眾：從事展會上所展示的某類展

39、品或服務(wù)的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售或者服務(wù)的專業(yè)人士及該產(chǎn)品的用戶。 專業(yè)觀眾的特點：1、帶有具體的目標和目的參加展會，2、需要預(yù)先注冊、并支付一定的費用 普通觀眾的特點：1、把參加展會當成一種娛樂方式 2、具有一定的購買欲望 2、收集觀眾信息 通過行業(yè)企業(yè)名錄收集 通過商會和行業(yè)協(xié)會收集 通過政府主管部門收集 通過專業(yè)報紙收集 通過同類展會收集 通過各種專業(yè)網(wǎng)站收集 通過各地的黃頁收集 3、專業(yè)觀眾的邀請 專業(yè)觀眾參加展會都有純粹的業(yè)務(wù)動機，促銷宣傳對他們有很大的影響力，影響他們是否選擇參加展會。 52周：宣布來年的展會日期 40周：在行業(yè)期刊和網(wǎng)站上公布展會的日期廣告，廣告持續(xù)到展會開始前的

40、第四周左右 21周：直郵廣告，網(wǎng)上互動的注冊網(wǎng)頁；通過網(wǎng)頁預(yù)覽新產(chǎn)品； 15周：第二次向觀眾直郵廣告 10周：最后一次直郵廣告；發(fā)出免費贈送的票據(jù) 6周：統(tǒng)計注冊的結(jié)果 4周：在線公布展會的日程。 2-3周：選擇合適的媒體發(fā)布新聞 1周：召開新聞發(fā)布會 展會開幕 4、普通觀眾的邀請 20-24周：建立在線形象 12-26周：開始印刷宣傳品，發(fā)布會展企業(yè)的信息 8周：進行展會贊助者、展會演藝人員的電視、電臺采訪活動、直郵展會宣傳資料 4周：在報紙上刊登廣告 2-3周：進行電視和電子媒體廣告宣傳 5天：新聞報紙和電臺廣告上直接作宣傳 1天：舉辦新聞發(fā)布會和媒體招待會 展會開幕 展會第2-3天：通過

41、媒體廣告，吸引更多沒有預(yù)約的觀眾參觀 二、尋求贊助商策劃 1、制定展覽贊助策劃書 展覽信息 展會的簡單描述 展覽的目的 地理位置以及在當?shù)氐臄U展情況 展覽組織者的簡要背景介紹經(jīng)歷列舉、使命陳述、以及組織展覽的日程、 展覽組織的人員 策劃展覽的時間與次數(shù) 需要多少資金 資金如何花費 是否有其他贊助者 你還將尋求其他贊助者嗎？ 目標觀眾 有多少人出席展覽 有多少參加展覽 曾經(jīng)舉辦過展覽嗎？ 如果舉辦過，你如何評價以及結(jié)果如何？ 以前展覽的相關(guān)宣傳材料、廣告材料的復(fù)印件 2、確定提供給贊助商的利益 （1）會展企業(yè)給展覽贊助商的利益主要有： 樹立并提高企業(yè)形象 與分銷商建立關(guān)系 獲得銷售機會 展示產(chǎn)品

42、特征 進行銷售 （2）影響贊助商的決策因素 展覽的認知度如何？是同類型中最好的嗎？參加展覽可以提高知名度嗎？ 展覽是一次性還是延續(xù)性的？ 展覽組織-會展企業(yè)的聲譽 贊助活動的利益與預(yù)期收益有多大差距？是否符合公司的指導(dǎo)方針 三、招商宣傳 1、招商宣傳的途徑 編制畫冊 制作光盤 發(fā)布廣告 舉辦招商說明會 2、招商宣傳媒體 簡報 報紙 廣播 電視 互聯(lián)網(wǎng)第六章 企業(yè)參展策劃與展會英語課前復(fù)習：招展策劃的基本流程？收集潛在客戶名單的渠道有哪些？企業(yè)參展策劃 一、企業(yè)參展策劃基本流程 企業(yè)參展決策 制定參展目標 選擇展覽項目 擬定參展計劃 * 二、企業(yè)參展策劃書撰寫 1、前言 2、公司參展原因分析 3

43、、參展時間 4、參展地點 *5、參展人員 *6、公司參展目的 7、重點展品選擇 8、參展物料 9、宣傳策略 10、效果預(yù)測 11、注意事項： 12、參展安排 *13、參展預(yù)算表（元） 案例：山東華援新能源有限公司參展策劃 -第八屆中國-東盟博覽會展會英語 *一、展會英語的專業(yè)詞匯Words and Expressions booth:展臺；售貨棚；展覽攤位 booth contractor：展臺搭建公司 booth number：展位號碼 booth order：展位預(yù)定 business card：名片 corner booth：角落展臺 exhibit：展位或展品，很多場合下，可與boot

44、h互換，意為“展位”，但主要指展出的物品 exhibition：展覽會 exhibitor manual：參展商手冊 exhibitor：參展商 exposition manager：展廳經(jīng)理，負責一個展覽會從立項、促銷到現(xiàn)場舉辦的各個方面的工作，也稱為“show manager”或“show organizer”。 exposition：博覽會 raw space：展覽光地 row / standard booth ：標準展臺 showcase：陳列，陳列柜 end/peninsular booth：半島型展臺 island booth：島型展臺 contractor：搭建公司 minimu

45、m area：起租面積 flip chart 活動紙板 easel 板架 audio-video equipment 音響系統(tǒng) projector 投影設(shè)備 shelf 展架 badge 銘牌 /標牌 flap seat 折椅 spot light 射燈 barrel light 桶燈 outlet/socket 插座 stand speaker 立式音響 company fascia 公司楣板 二、展會英語的基本句型useful sentence pattern 展位預(yù)訂基本應(yīng)對 1. Id like to sign up. 我想報名。 2. I may register you on th

46、e phone. 我可以幫您在電話里注冊。 3. I would suggest you make a reservation with your credit card now, otherwise we cant guarantee your booth. 我建議您現(xiàn)在就用信用卡預(yù)訂，否則我們無法保證您的攤位。 4. Let me confirm your reservation. 我再確認一下您的預(yù)訂。 5. I need you to answer some questions to make the reservation. 為了幫您預(yù)訂，我需要您回答我?guī)讉€問題。 6. May I

47、know your name/phone number/email/company name? 請問您的姓名/電話號碼/電子郵箱/公司名稱？ 7. Your booth number is 您的展位號碼是 8. Thank you for calling us. 感謝您的來電。 9. Well send you a letter of confirmation by email/by fax within 5 working days. 我們在5個工作日內(nèi)會給您電郵/傳真一份預(yù)訂確認書。 詢問客人對展位的偏好 1. Which one would you like? 您喜歡哪一種攤位？ 2.

48、Let me check it for you. 我?guī)湍橐徊椤?3. Do you have any corner booth? 你們有角落攤位嗎？ 4. Do you have any raw space in the center? 你們有（展區(qū)）中心的光地嗎？ 5. Do you have any end-cap booth? 你們有三面開口的攤位嗎？ 6. An in-line booth will be fine. 我要一個道邊攤位就行了。 7. May I know the location? 我能不能知道（攤位的）位置？ 8. Well send you a layout of

49、 the exhibition hall, and mark the available booth on it. 我們可以給您發(fā)一份展廳的布局圖，并且把可預(yù)訂的攤位標出來。取消展位1. Cancellation will only be accepted in writing before the stipulated deadline. 取消展位必須于截至日期前以書面形式提出。2. All cancelled orders will be subject to a 30% cancellation charge. 所取消的申請需繳付30%作取消手續(xù)費用。3. A written notif

50、ication by the exhibitor is demanded for cancellation of exhibition space. 參展企業(yè)若取消參展或削減展出面積，應(yīng)以出面形式通知（主辦單位）。 三、展會場景英語對話Scene dialogues Application & Booth Reservation 報名與預(yù)定展位 R: Reservation Clerk 預(yù)訂部職員 C: Client 客戶 R: Good morning. Zara Exhibition Center. Can I help you? 早上好，Zara展覽中心。有什么可以為您效勞？ C: Ye

51、s, Please. Im with Dola in the U.SId like to register for the International Motorcycle Exhibition. 是的。我是美國多樂公司的，想報名申請國際摩托車展的展位。 R: May I have your name, Sir? 請問您的姓名？ C: Im Thomas Brown. 我叫托馬斯布朗。 R: Let me check, Mr. BrownThank you for waiting. 布朗先生，我來查查看讓您久等了。Fortunately, there are still some booths

52、 available. 好在我們還有一些攤位。If you send us your registration form and registration fees within two weeks, it is still possible for you to get one booth.如果您遞交注冊表并在兩周內(nèi)繳納注冊費，還是有可能租到一個攤位的。C: May I register for it now on the phone? 我可以現(xiàn)在在電話里注冊碼？R: Sure. Which credit card would you like to use? 當然可以。您想使哪種信用卡？C

53、: American express. 美國運通卡。R: Fine. Id be glad to help you sign up on the phone. Perhaps you can answer me some questions to start with? 好的。我很樂意幫您在電話里報名。您可以先回答幾個問題嗎？C: Sure. 可以。R: Mr. Thomas Brown at 867-932-294 from Dola Motorcycle Assembling Corporation; 托馬斯布朗先生，電話是867-932-294，Dola摩托裝配公司的，and your

54、email is thomasbrown. 你的電子郵箱是thomasbrownIs that right?是這樣嗎？C: Yes! 對！第七章 國際會議活動策劃（一）課前復(fù)習：展覽會議活動的策劃國際會議的基本概念 一、國際會議的定義 “凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循一定規(guī)則者，則謂之會議。” -孫中山民權(quán)初步 有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會。 -現(xiàn)代漢語詞典 國際會議是指三個以上的國家代表為討論和解決相關(guān)問題、制定相關(guān)對策而舉行的會晤。 國際大會及會議協(xié)會（）創(chuàng)建于年，現(xiàn)有成員數(shù)目超過個，涉及近個國家 國際大會及會議協(xié)會（）規(guī)定國際會議的三個標準（）至少有人參

55、加（）定期組織會議（）至少有三個國家參會 * 國際社團組織聯(lián)盟（）規(guī)定國際會議的標準有五個（）國際機構(gòu)主辦或支持主辦的會議，至少有個國家參加（）國際機構(gòu)或團體的國內(nèi)分支機構(gòu)主辦的會議，至少有人參加；（）國外參加者至少占總參會人數(shù)的（）至少有個國家參會（）會期最短為天 *根據(jù)國家有關(guān)文件規(guī)定，來自三個或三個以上國家或地區(qū)（不含港、澳、臺地區(qū)）的代表參加，以交流為主要目的而舉辦的研討會、報告會、交流會、論壇及國際組織的行政會議，均可稱之為國際會議。 *二、國際會議的特點 1、會議成員的跨國性 2、議題范圍的多邊性 3、成員權(quán)利的平等性 4、語言使用的多樣性 三、國際會議的分類 1、按主題內(nèi)容劃分

56、國際政治會議、國際經(jīng)濟會議、國際學術(shù)會議 2、按與會者范圍劃分 全球性會議：聯(lián)合國大會、世界貿(mào)易組織成員大會、 洲際性會議：歐亞論壇、中非合作論壇 區(qū)域性會議：博鰲亞洲論壇 雙邊會議： 3、按舉辦周期劃分 定期會議： 不定期會議： 4、按議題的專業(yè)性與規(guī)格劃分 例行會議：聯(lián)合國大會的一般性辯論 專題會議：一般例行會議之后 特別會議：國際會議策劃階段 *一、確定會議主題 確定會議主題的原則： 1、會議的主題要能反映出學界業(yè)界的熱點或政府關(guān)心的問題 2、主題所傳達的會議內(nèi)涵要得到參會者的認同 3、延伸性、開放性和吸引力 4、前瞻性 二、確定合作單位 * 1、選擇合作單位的原則： 受益原則:從會議主

57、題受益的機構(gòu)或單位 共贏原則 *2、合作單位構(gòu)成： 主辦單位：會議的發(fā)起單位 承辦單位：會議具體實施單位 協(xié)辦單位：會議實施過程中提供協(xié)助的單位 支持單位：提供幫助或服務(wù)的單位 贊助單位：提供資金、有形物品支持的單位 三、確定會議規(guī)模 *會議規(guī)模要素： 會議持續(xù)時間 會議分會場的個數(shù) 與會人員分配 國內(nèi)外嘉賓的配比 學者、官員、業(yè)界的配比 *四、擬定會議議程 會議議程的內(nèi)容： 注冊日期（報道日期） 會議當天 領(lǐng)導(dǎo)會見、開幕式、主旨演講、午餐、分議題討論和晚宴 上午一般進行前三項；下午和第二天依情況召開分論壇 茶歇 午宴和晚宴 文化體驗活動 相關(guān)產(chǎn)業(yè)鏈考察 地區(qū)風情游覽 離會 五、會議嘉賓邀請范

58、圍 1、嘉賓的選擇 根據(jù)會議的訴求、議程、嘉賓的學術(shù)研究或在政界、業(yè)界的影響力 2、嘉賓的類型 致辭嘉賓 主旨演講嘉賓 演講嘉賓 主持人 參會嘉賓 六、媒介推廣計劃 媒體選擇范圍 報紙：人民日報、新京報、南方周末、21世紀經(jīng)濟報道、經(jīng)濟觀察報、南方周末、海峽晚報、 大眾雜志：新周刊 專業(yè)雜志：茶葉中國會展 網(wǎng)絡(luò)媒體：新浪、搜狐、鳳凰 數(shù)據(jù)庫：會議論文集 博客：工作人員或?qū)＜也┛?電視：電視、央視、鳳凰衛(wèi)視、湖南衛(wèi)視 自有媒體：各高校主頁、研究所主頁 七、資金來源及預(yù)算計劃 1、資金來源 政府的財政撥款 企事業(yè)單位規(guī)劃中的預(yù)算 其他機構(gòu)的贊助 第八章 國際會議活動策劃（二）課前小測：確定國際會議

59、主題時應(yīng)該遵循哪些原則？（四點原則）（5分）確定國際會議規(guī)模時應(yīng)該考慮哪些因素呢？（五方面因素）（5分）3、設(shè)計擬定茶產(chǎn)業(yè)質(zhì)量與安全高峰論壇的會議議程。（10分）第一節(jié) 國際會議籌備階段 一、國際會議前期籌備階段 1、定義：國際會議的前期籌備階段是指在確定會議主題、會議規(guī)模、邀請嘉賓等程序之后，具體的準備和推進時期，以會議召開當日為準，往前倒退三個月為前期籌備階段。 2、流程*（1）國際會議的報備程序 外國人入境出境管理法 旅游簽證 在華舉辦國際會議實行國務(wù)院和省部級兩級審批制度，舉辦方不得自行審批國際會議。 國際學術(shù)會議需要教育部審批，同時還可能需要國務(wù)院或國家其它部委審批報備所需材料申請報

60、告 會議名稱（中英文）；會議時間、地點； 會議主辦、協(xié)辦及合辦單位介紹等會議的基本情況 是否邀請黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人以及境外地區(qū)政要或前政要出席會議； 有關(guān)國際組織情況并附上相關(guān)詳細背景材料與會境外專家名單 名稱、國別、出生日期、工作單位、聯(lián)系方式經(jīng)費預(yù)算 詳細列出會議預(yù)算、經(jīng)費的來源及開支情況 （上述材料均須加蓋單位公章） *（2）會場的選擇 前期策劃階段確定會議舉辦城市或者地區(qū)之后，選擇具體的會場。會議規(guī)模、會議預(yù)算、交通便利性、會議設(shè)施、會議風格 （3）安排文化體驗活動 （4）組建工作團隊 （5）嘉賓邀請 *（6）執(zhí)行媒介計劃 你會選擇哪些渠道邀請國外媒體記者呢？ 邀請國外駐華媒體記者為最佳方