供應(yīng)商審核的要點與其方法

1、供應(yīng)商審核的要點及其方法有經(jīng)驗的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進(jìn)入了審核狀態(tài)。比如：去機場或火車站接你的司機,就是你的信息來源，聊天是最好的審核方式。企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動等，司機天天接來送往，本身就是個情報站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)。如果去接你的人還有供應(yīng)商對口部門的人（如質(zhì)量部），在車上聊公司的經(jīng)營狀況，一是 可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距 離。我曾經(jīng)說過：“車上和飯桌上，是審核開始的第一現(xiàn)場，客戶的經(jīng)營狀況與管理行為關(guān)系密切。 業(yè)績好的時候會掩蓋一些問題，而業(yè)績差的時候暴露出來的問題會很多?！?審核前準(zhǔn)備在審核前最好向?qū)Ψ教峁徍擞媱潱ǖc前面

2、提到的審核計劃不是一回事，這是指對某個供應(yīng)商的審核安排），讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人，做好審核現(xiàn)場的接待工作。在審核計劃中主要包 含的信息有：時間、部 門、關(guān)注的活動、相關(guān)人員等。2首次會議一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。我認(rèn)為首次會議意義重大，因為參加者包括供應(yīng)商的管理層、各個部門的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場協(xié)助引導(dǎo)人員等。它是審核組（員）與供應(yīng)商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。我建議在審核計劃中一定要標(biāo)明被審核方的總經(jīng)理要出席，如果有事請要提前告知審核組我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗，遇到后心里發(fā)怵。當(dāng)對方提到總經(jīng)理有事參加

3、不了首次會議時，自己往往如釋重負(fù)。殊不知質(zhì)量管理屬于經(jīng)營戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經(jīng)理的事情。中國引進(jìn)ISO9001差不多有20年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這個標(biāo)準(zhǔn)的精髓？我認(rèn)為主要是審核員的切入點讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。記得有一年我在東莞的一家食品企業(yè)審核，這家企業(yè)已經(jīng)在同行業(yè)中銷量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的時間基本上是10點以后。我在寫審核計劃時，要求總經(jīng)理參加首次會議。老板的秘書告訴我，以前老板從不出席這樣的首次會議，這次是否必須要參加？我告訴她：“老板如果確實有其他重要的事情參加不了，請他寫請假條。”這次審核非常成功

4、。因為在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會？ ”在質(zhì)量體系推動方面，老板的權(quán)重最大，我用數(shù)字比喻為占50姒上。因此，審核員一定要利用參與落各種機會讓老板知道質(zhì)量、食品安全管理體系的推動是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行 地。會議內(nèi)容首次會議的時間控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）而非供應(yīng)商。一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個部門負(fù)責(zé)人和公司基本情況。3現(xiàn)場參觀首次會議結(jié)束，要有一個現(xiàn)場參觀，這個安排對整個審核的成功也是非常重要

5、的。1現(xiàn)場參觀的兩個目的目的1:管理細(xì)節(jié)我一般安排的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現(xiàn)場有一個大致的了解。我在首次會議上常常開玩笑地對老板說：“現(xiàn)場參觀完，審核就可以結(jié)束了。”因為我選擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當(dāng)看到這些現(xiàn)場的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。管理的細(xì)節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。它們似乎與產(chǎn)品離著很遠(yuǎn)，但管理活動的要求應(yīng)該是一樣的想想看行政經(jīng)理的工資會比生產(chǎn)經(jīng)理或質(zhì)量經(jīng)理的工資低嗎?如果不低，那對管理能力的要求就應(yīng)該是一樣的。如果行政

6、經(jīng)理、工程經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生產(chǎn)車間內(nèi)的管理狀況，可能就是他們特意為你準(zhǔn)備的。莊子在回答東郭子關(guān)于道的問題時，用“每下愈況”來解釋道無所不在。如何判斷豬的肥瘦，有經(jīng)驗的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么豬就肥。有經(jīng)驗的審核員也是通過管理的細(xì)節(jié)，來判斷供應(yīng)商的管理水平和能力的。目的2:設(shè)計的優(yōu)劣另外由于食品安全與工程設(shè)計有極大的關(guān)系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對食品安全設(shè)計的理解，所以現(xiàn)場參觀的另外一個目的就是看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMF® 求。在倉庫參觀的時候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況,在庫房內(nèi)可以找一個1周左右的

7、產(chǎn)品做追溯演練。在現(xiàn)場走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設(shè)施。當(dāng)由多人組 成的審核小組時，現(xiàn)場參觀是唯一一次審核組對某一管理活動，發(fā)表各自意見的機會。這對 統(tǒng)一審核思路、理清審核重點、做追溯信息的準(zhǔn)備都有很大幫助。2現(xiàn)場參觀前的準(zhǔn)備現(xiàn)場參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖:1、工廠布局圖2、蟲害布局圖3、監(jiān)控設(shè)施布局圖4、倉庫貨物布局圖對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中?，F(xiàn)場參觀后，小組可以進(jìn)行10-15分鐘的討論，確定審核重點和現(xiàn)場取樣方式。4供應(yīng)商檢查表的設(shè)計為了提醒審核員在參觀時注意的事項，在供應(yīng)商檢查表中對現(xiàn)場參觀的內(nèi)容可以進(jìn)行如下描述：1.大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡(luò)方式、車號;2.監(jiān)

8、視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門）；3 .廠區(qū)道路、草坪；4 .污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間;5 .蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；6 .原料庫：蟲害管理、標(biāo)識、燈、門、窗、溫濕度、電線（無私拉）、遮光、禁用區(qū);7 .冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；8.成品庫：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、班次、批號、產(chǎn)品代號，物料管理用電子化（ERP®是手工;9.生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設(shè)施5審核小組的分工如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。A組A組的審核地點在辦公室，主要負(fù)責(zé)產(chǎn)

9、品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：1.入庫報告：產(chǎn)量、批號；2.生產(chǎn)報告：產(chǎn)量、批號；3.本批號成品檢驗報告：理化、微生物，化驗人員名字、化驗人員資質(zhì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法 /規(guī)范、取樣計劃、留樣記錄；4.過程檢驗記錄：CCR!量記錄、指標(biāo)（質(zhì)量）、異常報告、衛(wèi)生記錄、設(shè)備清洗記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水（冰）檢驗記錄；5.員工記錄：抽取當(dāng)班10-15%人員的健康證，并檢查當(dāng)期I執(zhí)行清潔、CCPM作人員的培訓(xùn)記錄；6.本批號成品所使用原料檢驗報告：原料種類、放行報告、各個原料檢驗記錄、化驗人員名字、化驗人員資質(zhì)、原料標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法/規(guī)范、取樣記錄；7設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄。注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相

10、關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過的管理活動。A組的審核路徑為：1 ）在成品庫中選擇已放行的產(chǎn)品，對外包裝箱進(jìn)行照相，記錄批號和數(shù)量。2）將成品帶回辦公室讓供應(yīng)商提供與此批號產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見上）。B組B組負(fù)責(zé)文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和報告，如:1.HACCP+U：小組、產(chǎn)品描述、預(yù)期用途、流程圖、流程圖確認(rèn)、危害分析、CCP/OPR空制措施；2.PRP目錄；3.投訴管理；4.內(nèi)審；5.管理評審；6.培訓(xùn)管理；7.設(shè)備維修、保養(yǎng)（包括安保設(shè)施）；8.不合格品控制；9.糾正預(yù)防措施；10.設(shè)備儀器校驗（包括生產(chǎn)線、實驗室）；11.源頭（供應(yīng)商）管理；12.蟲害管理（合同、檢查記錄

11、、分析報告）；13.社會責(zé)任；14.產(chǎn)品防護(hù)；15.應(yīng)急管理（停電、火災(zāi)對產(chǎn)品的影響）；16.召回演練。C組C組主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)現(xiàn)場操作行為，包括生產(chǎn)車間、庫房和實驗室，如：1.現(xiàn)場衛(wèi)生；2.周（月）GMP/5瞄查記錄；3.現(xiàn)場操作文件（SOPff理；4.記錄管理（CCR OPRPI潔、重量、質(zhì)量、蟲害、維修、異物）；5.標(biāo)識管理：化學(xué)品、半成品、原料、成品；6.人員培訓(xùn)（關(guān)鍵崗位+一般崗位）；7.設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生設(shè)計；8.交叉污染防護(hù)、潤滑油等級；9.原料/成品倉庫衛(wèi)生；10.物品標(biāo)識；11.FIFO （先入先出）；12.化學(xué)品庫；13.實驗室：安全 裝置（噴淋、洗眼器）、通風(fēng)櫥、化學(xué)品臺賬、強酸

12、（堿）存放、試劑標(biāo)識（名稱、日期）、檢測儀器內(nèi)部校驗計劃、檢測方法管理、檢測結(jié)果管理（簽字+日期）、檢測記錄管理、檢測人員資質(zhì)、微生物實驗室（培養(yǎng)基+消毒+空白試驗+培養(yǎng)箱溫度校驗）。6審核過程中的配合在審核過程中，需要三組進(jìn)行信息傳遞，如：1A組需要將部分信息傳遞給 B組（體系文件）可 追溯信息的完整性與召回報告（證據(jù)對比）成品、原料檢驗方法管理檢驗人員資質(zhì)管理產(chǎn)品、原料技術(shù)規(guī)范管理-記錄管理（CCP»潔、產(chǎn)品檢驗、原料檢驗）環(huán)境監(jiān)控計劃-糾正預(yù)防措施設(shè)備維修、保養(yǎng)計劃2c組需要將部分信息傳遞給 B組（現(xiàn)場評估）-本批號成品所有原料是否有拒用？原料倉庫的FIFO（先進(jìn)先出）臺賬與批

13、號是否符合情況？標(biāo)識管理（批號、數(shù)量、入庫日期狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀）6審核原則這樣的審核安排基于以下幾個原則：1 .所有管理活動已經(jīng)發(fā)生；2 .所有管理活動需要符合規(guī)范要求；3所有管理活動的信息不得缺失；4.通過已經(jīng)實現(xiàn)的產(chǎn)品，連接起人、機、料、法、環(huán)的所有管理信息。7審核流程和重點質(zhì)量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進(jìn)行追溯（如下圖）。在倉庫中剛剛生產(chǎn)1周左右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費者手中，或者即使到了消費者手中，還沒有發(fā)生（或沒有得到）投訴報告。因此對投訴管理的驗證，需要用更早批次的產(chǎn)品進(jìn)行。1A組審核員的審核流程與重點A組審 核員在

14、現(xiàn)場參觀時，已經(jīng)用相機拍攝了追溯產(chǎn)品的“品名、規(guī)格、生產(chǎn)批號”等信息（在包裝箱外側(cè)就有這些信息）?；氐睫k公室，向供應(yīng)商提出要求，提供與這個產(chǎn)品相關(guān)的信息（見供應(yīng)商管理（7）供應(yīng)商現(xiàn)場審核（中）。建議A組審核員將與這個批次產(chǎn)品相關(guān)的所有信息按照生產(chǎn)流程順序，讓客戶放置在桌子上。2, B組審核員的審核流程與重點A組審核員在對信息的完整性進(jìn)行確認(rèn)時，B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報告相關(guān)的管理依據(jù)。邏輯是：找產(chǎn)品-> 找記錄-> 找依據(jù)-> 找疏漏-> 找問題-> 找風(fēng)險相對來講對B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對幾個非常重要的報告進(jìn)行確認(rèn)和驗證1管理評審

15、報告如果在ISO9001 （ 2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。先看一看參加管理評審的都是哪些人？最高管理者、各個部門的一把手。再看一看都討論哪些問題？方針、目標(biāo)、未來方向。最后想一想管理評審輸出是什么？分責(zé)任、分任務(wù)、分錢。凡是與分錢相關(guān)的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說不對，分責(zé)任、分任務(wù)、定目標(biāo)應(yīng)該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢干個屁事。最后就是行所以當(dāng)我看管理評審報告時，我先看看總經(jīng)理是否出席，然后看各位部門總監(jiān)都說了些什么問題，動計劃是否有預(yù)算。非經(jīng)營活動的企有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）：凡是將管理評審作為認(rèn)證

16、活動而業(yè)，它所運行的管理體系本身就會給經(jīng)營帶來巨大風(fēng)險就如同一個國家的人大會議，成為一出鬧劇時，這個國家一定處于極大的風(fēng)險之中。因此，幾頁紙的管理評審報告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、食品安全管理體系的策劃、運行、檢查、改進(jìn)的水平了看管理評審報告不要只看當(dāng)年的，一定要看過去三年的報告。做縱向比較，看這家供應(yīng)商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。2內(nèi)審報告內(nèi)審報告是管理評審報告的部分輸入但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無劍”的水平。為管理層提供的報告，只是糾纏于某一個操作行為，而非對系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。如何改變這樣的局面？可以在組織設(shè)計中進(jìn)行策劃，讓各個

17、部門的總監(jiān)成為內(nèi)審員。每次審核的時候，由總監(jiān)擔(dān)任各個審核組的組長。在審核中試圖拋開檢查表，到一個業(yè)務(wù)部門可以從這幾個問題問起。為什么需要這個部門？為什么需要這個崗位？這個部門的主要業(yè)務(wù)流程是什么?這個部門或崗位的主要責(zé)任是什么？影響到你部門工作效率的原因是什么?你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么?你如何解決沖突并開始有實施計劃?問題，如果你幫蟲害管理程危機管當(dāng)你將這些問題告訴總經(jīng)理時，我猜想他會樂瘋了。因為這是他的痛點，是他天天睡不著覺的 他想到了發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？3其他重要的管理程序HACCf計戈【JPRP目錄序放行管理程序不合格管理程序糾正預(yù)防管理程序投訴管理程序追溯管理程序召回管理程序理程序?qū)嶒炇夜芾沓绦騿T工培訓(xùn)管理程序B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒的審核員，協(xié)助在現(xiàn)場提供證據(jù)。3C組審核員的審核流程與重點在現(xiàn)場執(zhí)行審核的C組審核員，主要是觀察現(xiàn)場的操作行為。因為無論你文件寫的好壞，最重要的是現(xiàn)場表現(xiàn)如何?，F(xiàn)場執(zhí)行審核的人，只要記住五個字，就基本上不會抓瞎。人