環(huán)保企業(yè)文檔管理統(tǒng)一規(guī)定

1、文檔管理規(guī)定總則1.1為建立科學(xué)、合理、規(guī)范日勺文檔管理程序，使公文解決精確、及時(shí)，提 高工作效率和公文質(zhì)量，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。1.2本制度合用于公司內(nèi)部發(fā)文、外來收文、檔案和證照勺管理。發(fā)文管理2.1公司內(nèi)部發(fā)文涉及平常公文和程序文獻(xiàn)。2.1.1平常公文，指公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中常常性、反復(fù)性使用勺文種，涉及：1）命令：用于變更體制、編制，增減機(jī)構(gòu)，任命和聘任干部；2）規(guī)定：用于發(fā)布重要勺行政規(guī)章制度，采用重大勺強(qiáng)制性行政措施；3）決定、決策：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討 論通過、規(guī)定各單位貫徹執(zhí)行勺事項(xiàng)，用“決策”；4）告知：用于告知某一事項(xiàng)，如任免告知、會(huì)議告知、批

2、示性告知、轉(zhuǎn)發(fā) 性告知、一般性告知等。5）通報(bào)：用于向各單位傳達(dá)上級(jí)重要精神、通報(bào)工作狀況、典型事例、經(jīng) 驗(yàn)教訓(xùn)、表揚(yáng)先進(jìn)、批評(píng)后進(jìn)等；6）請(qǐng)示、報(bào)告：向上級(jí)祈求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”向上級(jí)報(bào)告工作、反 映狀況、提出建議，用“報(bào)告”。7）函：用于與公司互不從屬單位（機(jī)關(guān)、公司）之間，互相商洽、聯(lián)系工 作、詢問和答復(fù)問題等；8）會(huì)議紀(jì)要：用于記載或傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)。2.1.2程序文獻(xiàn)，指確立公司辦事程序、規(guī)范勺文種，涉及規(guī)章制度、管理 細(xì)則（措施）、崗位操作措施和籌劃等。2.2發(fā)文根據(jù)擬稿、報(bào)批、登記編號(hào)、付印、分送和歸檔勺程序行文。各環(huán) 節(jié)負(fù)責(zé)人審核并確認(rèn)所負(fù)責(zé)部分，并在發(fā)文解決單上簽字

3、。2.2.1擬稿公司發(fā)文由指定人員擬稿，規(guī)定格式規(guī)范、條理清晰、語句通順、用詞精確、 筆跡清晰。有抄報(bào)或抄送單位日勺，擬稿人須注明。擬稿人將文稿交部門負(fù)責(zé)人初 審，以擬定發(fā)文日勺必要性，并完備公文格式、規(guī)范用語等。2.2.2核稿部門負(fù)責(zé)人初審合格勺文獻(xiàn)，交行政管理部門審核公文格式和規(guī)范用語。2.2.3報(bào)批由擬稿人呈報(bào)簽發(fā)手續(xù)。各類文獻(xiàn)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)如下：1）董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)文獻(xiàn)，由董事長(zhǎng)簽發(fā)；2）公司文獻(xiàn)，由總經(jīng)理簽發(fā)；3）部門文獻(xiàn)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要內(nèi)容由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)后勺公文不得再做任何修改。若確需修改，必須重新送簽。2.2.4登記編號(hào)文獻(xiàn)簽訂后，交董事會(huì)或行政管理部門登記、并統(tǒng)一編號(hào)。1

4、）平常公文編號(hào)、董事會(huì)文獻(xiàn)編號(hào)為：“深東環(huán)董年份XX號(hào)”；、監(jiān)事會(huì)文獻(xiàn)編號(hào)為：“深東環(huán)監(jiān)年份XX號(hào)”；、公司文獻(xiàn)（含公司對(duì)外文獻(xiàn)），編號(hào)為：“深東環(huán)年份XX號(hào)”；、部門文獻(xiàn)（含財(cái)務(wù)、行政、人事、技術(shù)、生產(chǎn)、營(yíng)銷等類別），由行政 部統(tǒng)一編號(hào)并分別冠以“財(cái)、行、人、技、生、銷”等標(biāo)注，編號(hào)為：“深東環(huán) X 年份XX號(hào)”。、公司對(duì)外業(yè)務(wù)聯(lián)系函件，一般只登記不編號(hào)，重要函件有必要時(shí)，編 號(hào)為：“深東環(huán)函年份XX號(hào)”。2）程序文獻(xiàn)編號(hào)DJHB / XX .XX 200X1 年代號(hào) 順序號(hào) 文獻(xiàn)種類 公司代號(hào)DJHB： *”日勺拼音縮寫XX：文獻(xiàn)種類勺拼音縮寫，分為：財(cái)務(wù)類-CW、行政類一XZ、人事一RS

5、、 技術(shù)類-JS、生產(chǎn)類-SC、營(yíng)銷類一YX、等等。XX：文獻(xiàn)順序號(hào)，從01起按頒發(fā)順序統(tǒng)一編號(hào)。2.2.5付印經(jīng)登記編號(hào)勺文獻(xiàn)，統(tǒng)一由行政管理部門按公文格式打印裝訂。1）紙張規(guī)格：A4；左邊距3.0cm,右邊距2.5cm,上、下邊距均為2.54cm； 無頁眉，有頁腳“第X頁共X頁”并居中。凡有統(tǒng)一編號(hào)勺文獻(xiàn)首頁需印制在公 司紅頭文獻(xiàn)紙上；其他發(fā)文和對(duì)外函件勺首頁可印制在公司信箋紙上。2）文獻(xiàn)紙幅面格式：昂首紅色（或黑色）一號(hào)宋體字“深圳市*股份有限公司”；換行后居中用黑色四號(hào)黑體字“深東環(huán)X年份XX號(hào)”、居右 用黑色四號(hào)楷體“XXX簽發(fā)”或“XXX簽發(fā) XXX已閱”，下方有紅色1.5磅 橫劃

6、線。文獻(xiàn)最后應(yīng)有黑體四號(hào)字標(biāo)示如下要素：主題詞、抄送或抄報(bào)單位（部 門、個(gè)人）、承辦部門與承辦人、聯(lián)系電話、打印份數(shù)。3）文獻(xiàn)內(nèi)容字體與字號(hào)：“文獻(xiàn)標(biāo)題”使用二號(hào)宋體或黑體、不加粗；“正 文”使用四號(hào)或小三號(hào)，其中“一級(jí)標(biāo)題”使用黑體、“二級(jí)標(biāo)題”使用宋體、正文使用仿宋。2.2.6分送和歸檔文獻(xiàn)付印、裝訂后，由行政管理部門交印章保管人加蓋公司印章，統(tǒng)一分發(fā) 并由受文部門簽收。行政管理部門須將領(lǐng)導(dǎo)簽批日勺發(fā)文解決單和報(bào)批文獻(xiàn)稿 統(tǒng)一存檔。收文管理3.1收文解決一般涉及登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。3.2凡中央、省市、區(qū)以及有關(guān)部門勺來文一律由行政管理部門統(tǒng)一簽收、拆封、 登記、呈閱、分發(fā)，

7、并按不同類別進(jìn)行分類解決，填寫收文解決單，并統(tǒng)一 編號(hào)“深東環(huán)收文200XXX號(hào)”后，送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批或有關(guān)部門辦理，辦理完 后文獻(xiàn)須退回行政管理部門歸檔保存。3.3行政管理部門按公司領(lǐng)導(dǎo)批辦意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱，跟蹤辦理成果， 填寫收文解決單中“解決成果”一欄，并負(fù)責(zé)文獻(xiàn)最后歸檔。3.4需要交業(yè)務(wù)部門留存勺文獻(xiàn)，行政管理部門應(yīng)復(fù)印一份存檔。3.5行政管理部門對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示勺公文及我司發(fā)出勺文獻(xiàn)，要認(rèn)真督促、催辦， 以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出勺文獻(xiàn)，需要報(bào)告貫徹執(zhí)行狀況 勺，要及時(shí)檢查反饋。3.6公文辦理完畢后要及時(shí)送交行政管理部門整頓立卷。任何人不得擅自保存應(yīng) 存檔文獻(xiàn)。3.7領(lǐng)導(dǎo)參與重要會(huì)議帶回勺文獻(xiàn)，在報(bào)告和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文獻(xiàn)交行政管理 部門立卷歸