酒店財務部采購部服務流程與規(guī)范

1、第10章 財務部服務流程與規(guī)范101 財務部組織結(jié)構(gòu)與責權(quán)1011 財務部組織結(jié)構(gòu)財務部崗位設置圖人員編制財務總監(jiān)財務總監(jiān)總監(jiān)級人采購經(jīng)理財務經(jīng)理采購經(jīng)理財務經(jīng)理經(jīng)理級人稽核主管成本控制主管財務主管收銀主管會計主管稽核主管成本控制主管財務主管收銀主管會計主管主管級人營業(yè)點收銀領(lǐng)班總出納營業(yè)點收銀領(lǐng)班總出納領(lǐng)班級人外幣兌換員現(xiàn)金出納員銀行出納員核單員夜審員日審員明細賬會計總賬會計成本會計應收賬款會計工資核算會計應付賬款會計信貸收款員收銀員資產(chǎn)管理員成本管理員投融資專員預算管理員文員外幣兌換員現(xiàn)金出納員銀行出納員核單員夜審員日審員明細賬會計總賬會計成本會計應收賬款會計工資核算會計應付賬款會計信貸收

2、款員收銀員資產(chǎn)管理員成本管理員投融資專員預算管理員文員員工級人相關(guān)說明1012 財務部責權(quán)部門財務部部門負責人財務經(jīng)理直接領(lǐng)導財務總監(jiān)職責1制定酒店財務管理各項規(guī)章制度并組織實施監(jiān)督，同時根據(jù)實際情況不斷完善2制定酒店財務部工作操作規(guī)范與各階段的工作計劃3負責酒店財務收支匯總平衡4負責酒店資金的收支管理5負責酒店財務預算管理與成本控制6負責酒店財務狀況分析，定期提供報告7負責酒店發(fā)展所需資金的籌集、規(guī)劃運用、使用分配管理8負責酒店內(nèi)新開項目的預測與風險分析9嚴格執(zhí)行國家的外匯管理制度，統(tǒng)籌酒店的外匯管理工作10負責酒店財務信息化管理的建設與推進11協(xié)助人力資源部做好財務部員工隊伍建設12完成酒

3、店領(lǐng)導臨時交辦的其他工作權(quán)力1有權(quán)參與酒店經(jīng)營戰(zhàn)略的制定并有建議權(quán)2有權(quán)參與酒店各階段經(jīng)營計劃的制定并有建議權(quán)3具有酒店內(nèi)財務管理計劃、發(fā)展的決定權(quán)或建議權(quán)4有權(quán)對違反酒店財務制度的行為和過失提請?zhí)幜P5具有各部門費用報銷的審核、審批權(quán)6具有財務部組織機構(gòu)建立、員工考核的權(quán)力7具有財務部內(nèi)部員工聘用、解聘的建議權(quán)8具有要求相關(guān)部門配合相關(guān)工作的權(quán)力9具有財務內(nèi)部工作開展的自主權(quán)10其他相關(guān)權(quán)力相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期103 收銀處服務流程與規(guī)范1031 不同結(jié)算方式服務流程與規(guī)范流程名稱不同結(jié)算方式服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范賬款結(jié)算賬款

4、結(jié)算準備工作結(jié)束收銀1準備工作（1）收銀員到崗后整理工作臺，檢查收銀機能否正常工作，查看打印紙、色帶是否清楚，是否需要更換（2）與收銀領(lǐng)班一起清點備用金與其他款項，清點無誤后，在登記本上簽收（3）領(lǐng)取該班次所用的賬單和收據(jù)，檢查賬單和收據(jù)是否順號，如有，及時更換（4）查閱交接記事本，了解上一班的遺留問題，以便及時處理2賬款結(jié)算（1）處理現(xiàn)金結(jié)算收銀員開具賬單，告知客人應付錢款，將賬單交給客人，請其簽字、確認客人確認并支付現(xiàn)金后，收銀員應唱收現(xiàn)金數(shù)量并當面驗收現(xiàn)金的真?zhèn)我罁?jù)賬單復核錢款數(shù)無誤后，收下現(xiàn)金并為客人找零（2）處理信用卡結(jié)算當客人提出用信用卡結(jié)算時，收銀員首先要核對以下內(nèi)容核對信用卡是

5、否在本酒店的接受范圍之內(nèi)，根據(jù)各自的標志來識別核對信用卡正反面是否有疑點，包括大小、原料、圖案、顏色以及背面簽名是否有涂改、雙重及無簽名情況核對信用卡的起止日期是否有效：過期或未到期卡沒有支付能力不予受理核對有效后，進行刷卡，然后在簽購單上壓印信用卡號（注意壓印清晰，無顛倒），并將日期調(diào)至壓卡當日在簽購單上填寫經(jīng)客人確認后的金額、持卡人的證件號碼（國內(nèi)發(fā)行的卡）和經(jīng)辦人姓名等，然后將簽購單交給客人簽字核對簽購單上的簽名與信用卡背面的簽名是否一致，如不符應重壓單再簽若客人消費總額超過信用卡規(guī)定限額，應致電銀行授權(quán)中心申請授權(quán)，獲得授權(quán)號碼后，將其填寫在簽購單的授權(quán)號碼欄內(nèi)結(jié)算手續(xù)辦完后，雙手將信

6、用卡遞送給客人，取下簽購單持卡人聯(lián)和已蓋過付訖章的賬單第一聯(lián)，將其訂在一起后遞送給客人（3）處理支票結(jié)算客人提出用支票結(jié)算時，收銀員應請客人出示證件并查驗支票，具體查驗內(nèi)容如下辨別支票的真?zhèn)螜z查支票是否過期，不得接收過期及超過限額的支票檢查支票上的印鑒是否清楚、完整及時統(tǒng)計限額支票的消費，一旦超出限額，立即通知各營業(yè)點停止簽單消費告知客戶其消費已超出支票金額，需及時補交，以免影響其消費查驗無誤后，使用黑色簽字筆或黑色墨水筆填寫支票，填寫內(nèi)容包括酒店名稱、日期、客人消費金額和個人簽名并請客人在相應的位置簽名將客人的姓名、證件號碼抄錄在記錄本上后將證件歸還給客人并向客人致謝（4）處理掛賬結(jié)算客人要

7、求掛賬時，收銀員應詢問客人是住店客人還是非住店客人若是住店客人，則按以下步驟進行掛賬結(jié)算請客人出示房卡，在電腦中查詢客人是否可以掛賬。若可以，請客人在賬單上簽字，然后核對客人名字、房號是否與電腦中的記錄一致確認無誤后，選擇掛賬方式進行結(jié)賬處理并將房卡歸還給客人在登記本上記下客人的姓名、房號、消費金額和消費時間，在下班時將賬單第一聯(lián)送至前廳收銀處并請前廳收銀員在登記本上簽收若是非住店客人，則按以下步驟進行掛賬結(jié)算確認客人是否在酒店可掛賬客戶名單之內(nèi)，消費金額是否在酒店規(guī)定的信用額度之內(nèi)若屬單位掛賬，應告知客人掛賬單位授權(quán)人姓名，若是非授權(quán)人簽單，應請其出示掛賬單位臨時書面授權(quán)書，收銀員要檢查消費

8、金額是否在授權(quán)書消費限額內(nèi)若屬臨時掛賬客戶（不在酒店可掛賬客戶名單之列的），必須嚴格按照酒店關(guān)于掛賬的規(guī)定執(zhí)行，由有權(quán)限的管理人員書面同意或擔保請客人在賬單上簽名，注明掛賬單位名稱；旅行團掛賬時，只可由領(lǐng)隊簽名客人簽名后，核對賬單上的簽名與客人預留簽名是否相符3結(jié)束收銀（1）收銀員清點當班取得的現(xiàn)金、支票和信用卡等，將其填入日報表，根據(jù)電腦中的營業(yè)收入和賬單營業(yè)收入逐張清點，確保各種款項正確（2）逐項填寫現(xiàn)金袋上的項目，并將日報表的財務聯(lián)和現(xiàn)金、支票、信用卡及掛賬授權(quán)書（非授權(quán)人簽單時出具的）等一起放入袋內(nèi)，在接班收銀員或夜審員的監(jiān)督下，將現(xiàn)金袋放入保險箱內(nèi)（3）將用過的賬單、日報表等整理好，

9、放在指定位置，供夜審審核（4）對于未使用過的賬單，要檢查一下與已使用過的賬單最后一張是否有連號，檢查無誤后，若下一班次繼續(xù)使用，在領(lǐng)用欄內(nèi)簽字辦理交接手續(xù)；若當天工作結(jié)束，應將未使用的賬單退回領(lǐng)班處并辦理退回簽字手續(xù)相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1032 收/退預付款服務流程與規(guī)范流程名稱收/退預付款服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范收取預付款收取預付款詢問付款方式退還預付款1詢問客人付款方式（1）客人要求提供的服務（如住店、租用汽車等）需交納預付款時，收銀員需向客人說明預付款比率（2）根據(jù)客人入住或租用的天數(shù)，告知客人預付款數(shù)額并詢問客人付款方式

10、2收取預付款（1）根據(jù)客人的付款方式（如現(xiàn)金、信用卡、支票、掛賬等），收銀員按照不同結(jié)算方式服務規(guī)范收取預付款并填寫預付款單（2）請客人在預付款單上簽名確認，然后將客戶聯(lián)交給客人保存（2）若酒店部門經(jīng)理級以上人員同意免收保證金，收銀員應請擔保人在登記單上注明原因并簽字。對于手續(xù)不全的單據(jù)，有權(quán)拒收3退還預付款（1）客人消費結(jié)束時，收銀員按照多退少補的原則進行結(jié)算（2）若需退給客人預付款，收銀員應填寫退款憑證，注明退款的日期、房號（住店客人）、金額、原因（3）請客人在退款憑證上簽字，同時收回預付款單客戶聯(lián)，再按實際消費額開具正式發(fā)票。如遇單據(jù)丟失，請客人在退款憑證上注明（4）確認無誤后，按照客人

11、當初的付款方式將余款退還給客人，即收現(xiàn)金退現(xiàn)金，收支票退支票（不到支票起點金額可退現(xiàn)金）（5）若住店客人急需現(xiàn)金，要求預支預付款時，收銀員應按照以下步驟操作收銀員填寫現(xiàn)金支出憑證，注明付款原因并請客人簽字若客人使用信用卡提現(xiàn)（小額），應額外收取5的手續(xù)費作為其他收入，填寫憑證并請客人簽字按照酒店有關(guān)規(guī)定得到相關(guān)人員的批準后，將現(xiàn)金支付給客人相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1033 住客欠款催收服務流程與規(guī)范流程名稱住客欠款催收服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范催收欠款催收欠款核查欠款事實跟進催收情況1核查欠款事實（1）前廳收銀處領(lǐng)班根據(jù)財務部發(fā)來的催

12、款通知信，認真確認客人的姓名、房號、抵店和離店時間（2）憑應收欠款清單與前廳收銀員核對欠款收取情況（3）核查欠款客人是否有擔保人或介紹人，所欠款額數(shù)量等2催收欠款（1）前廳收銀處領(lǐng)班書寫催款留言條，注明需付款金額和付款期限，請客人到前廳收銀處付款（2）請行李員將催款留言條送至客人房間（3）及時詢問前廳收銀處，客人是否按規(guī)定期限付款（4）留言催款無效時，應電話通知客人欠款情況及欠款金額，向客人說明酒店有關(guān)欠款的規(guī)定和針對拖欠款事宜作出的處理規(guī)定，請其在財務部催款通知信的規(guī)定期限內(nèi)到前廳收銀處付款（5）電話通知無效時，與保安和服務員一起到客人房間催收（6）將客人答應在規(guī)定期限內(nèi)的付款時間通知前廳收

13、銀處和接待處3跟進欠款催收情況（1）前廳收銀領(lǐng)班定期了解客人是否在規(guī)定期限內(nèi)付款并做好記錄（2）對未按規(guī)定期限付款的客人，應立即按酒店有關(guān)規(guī)定采取措施（3）詳細記錄客人欠款情況并報告收銀主管相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1034 客人賠償操作服務流程與規(guī)范流程名稱客人賠償操作服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范辦理賠償手續(xù)辦理賠償手續(xù)接收賠償表做記錄1接收物品損壞賠償表（1）前廳收銀處接收到物品損壞賠償表后，應檢查是否有客人的簽字確認（2）若有，應及時將物品損壞賠償項目入賬并在記錄本上登記客人姓名、房號、入賬時間、損壞物品和經(jīng)辦人等2辦理賠償手續(xù)（1

14、）客人結(jié)賬時，收銀員向客人出示物品損壞賠償表，經(jīng)客人確認后，請客人按賠償金額付款（2）若客人要求將損壞物品帶走，收銀員應在物品損壞賠償表上注明“此物品已帶走”并請領(lǐng)班簽字3做記錄（1）收銀員在記錄本上登記客人賠償辦結(jié)時間和經(jīng)辦人（2）將賬單和物品損壞賠償表訂在一起存檔相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期104財務處服務流程與規(guī)范1041 年度預算編制服務流程與規(guī)范流程名稱年度預算編制服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范編制財務預算編制財務預算制訂編制方針確定年度預算形成預算初稿修改預算初稿1制定編制方針（1）酒店總經(jīng)理和財務總監(jiān)根據(jù)酒店的戰(zhàn)略發(fā)展目標，確定

15、下年度酒店的整體經(jīng)營目標和財務目標（2）酒店總經(jīng)理召集預算管理委員會，根據(jù)酒店下年度的財務目標并結(jié)合之前的預算情況制定預算編制方針和大綱2各部門編制財務預算（1）財務處向酒店各部門下發(fā)預算編制方針和大綱（2）酒店各部門根據(jù)預算編制要求，編制本部門的預算并報財務處（3）在各部門編制預算的過程中，財務處要為其提供各種預算資料（如現(xiàn)金流量、收入、成本、資產(chǎn)、負債）3形成年度預算初稿（1）財務處匯總各部門預算并經(jīng)測算、平衡、審核后，形成年度預算初稿，上報預算管理委員會審批（2）預算管理委員會召開會議討論年度預算初稿并提出修改意見4修改年度預算初稿（1）財務處召集酒店各有關(guān)部門，下達預算管理委員會的修改

16、意見（2）各有關(guān)部門按照預算管理委員會的意見進行修改后再報財務處5確定年度預算（1）財務處再次匯總修改后的各部門預算，將酒店年度總預算上報預算管理委員會審批（2）預算管理委員會審批通過后，報總經(jīng)理審批（3）總經(jīng)理審批通過后，財務處向各部門下發(fā)酒店年度總預算相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1132 采購控制服務流程與規(guī)范流程名稱采購控制服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范選擇供應商選擇供應商制訂采購計劃驗收、付款簽訂采購合同實施采購1制訂采購計劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)采購申請及采購物資庫存情況制訂采購計劃，包括采購物資的具體信息（如名稱、品種、規(guī)格、數(shù)量）

17、、采購時間、采購預算等內(nèi)容，經(jīng)財務部經(jīng)理審核后報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批通過后，采購部經(jīng)理組織下屬員工開始實施采購計劃2選擇供應商（1）采購員進行市場調(diào)查，找出三家以上有代表性的供應商進行綜合考察，在考察中要重點了解供應商的實力、專業(yè)化程度、貨物來源、價格、質(zhì)量以及目前的供貨狀況（2）收到報價后，采購主管組織有關(guān)專家成立評價小組，對供應商報來的貨品價格以及質(zhì)量、信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應商3簽訂采購合同（1）采購主管就采購事宜與供應商進行談判和磋商（2）采購主管與供應商簽訂采購合同，具體內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期，付款方式，違約責任等（3

18、）采購主管將采購合同報采購部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批4實施采購（1）采購合同審批通過后，采購員向供應商發(fā)出訂貨單（2）供應商收到訂貨單后，按合同要求及時發(fā)運物資（3）采購員跟蹤供應商的發(fā)貨情況，如有問題，及時與供應商溝通5驗收、付款（1）收到采購物資后，收貨員依據(jù)檢驗標準進行檢驗，將廠商、規(guī)格、數(shù)量以及檢驗單號碼等填入檢驗記錄表（2）若判定合格，則將物資標示為合格，填寫檢驗合格單，通知倉管員辦理入庫手續(xù)，根據(jù)合同中的付款方式辦理結(jié)賬手續(xù)（3）若判定不合格，則將物資標示為不合格，填寫檢驗不合格單，通知供應商辦理退貨手續(xù)相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期114采購服務流程與規(guī)范1

19、141 物資請購服務流程與規(guī)范流程名稱物資請購服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范更新更新替換請購新增物品的請購補倉物品請購制定請購辦法1制定物資請購管理辦法（1）采購部經(jīng)理結(jié)合酒店的實際情況制定酒店物資請購管理辦法，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，酒店各部門按照管理辦法進行物資的請購2新增物品的請購（1）若部門想添置新物品，部門經(jīng)理應撰寫新增物品申請報告，經(jīng)財務部審核后，報總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，部門經(jīng)理填寫采購申請表，表中要說明采購物品的名稱、數(shù)量、需求日期、預算金額等，連同申請報告送交采購部（3）采購部經(jīng)理審核同意后，按采購申請表上的要求，制訂新增物品

20、采購計劃，報總經(jīng)理審批（4）采購主管組織采購員按照新增物品采購計劃進行采購3更新替換舊物品的請購（1）若部門欲更新替換舊物品，部門經(jīng)理應先填寫一份物品報損報告，經(jīng)財務部審核后，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，填寫采購申請表（包括物品的名稱和規(guī)格、最近一次訂貨單價、最近一次訂貨數(shù)量、提供本次訂貨數(shù)量建議等內(nèi)容），連同物品破損報告送交采購部（3）采購部經(jīng)理審核同意后，按采購申請表上的要求，制訂更新替換舊物品的采購計劃，報總經(jīng)理審批（4）總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織采購員按照采購計劃進行采購4補倉物品的請購相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1142 食品采購服務流程與

21、規(guī)范流程名稱食品采購服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范選擇供應商選擇供應商制訂采購計劃實施采購驗收、結(jié)算1制訂食品采購計劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)酒店營業(yè)計劃和餐飲部的采購申請編制食品年度、季度、日采購計劃，經(jīng)財務部經(jīng)理審核后，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織餐飲采購員實施食品年度、季度、日采購計劃2選擇供應商（1）餐飲采購員應根據(jù)采購計劃的要求，進行市場調(diào)研，選擇35家供應商，向其詢價（2）收到報價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應商所提供食品的質(zhì)量和價格，最終確定一個質(zhì)量好、價格低的供應商（3）采購主管與供應商就采購事宜進行談判后簽訂合同，報采購

22、部經(jīng)理、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批對于年度采購任務，采購主管需同供應商簽訂采購合同，注明品名、規(guī)格、等級、數(shù)量、價格、交貨方式、交貨批量、驗收標準、付款方式等具體條款對于季度采購任務，指采購冰凍海、河等產(chǎn)品，因這些食品季節(jié)性強，只能進行批量采購。采購時，應同供應商簽訂合同，注明品名、規(guī)格，以及數(shù)量、單價、金額、交貨方式、交貨地、交貨期以及驗收、付款等具體條款對于日采購計劃，指采購蔬菜、魚類、肉類等鮮活產(chǎn)品。采購主管同供應商簽訂采購合同，注明品名、規(guī)格、等級、數(shù)量、價格、每天的交貨時間、驗收標準、付款方式等具體條款（4）進行大批量或高檔食品及原料采購時，采購部經(jīng)理應親自參與采購工作，對質(zhì)量、價格加以

23、控制3實施采購（1）采購員根據(jù)電腦上采購申請表的品種、數(shù)量，在電腦訂貨單上輸入價格，然后通知供應商按指定日期送貨（2）對于特定的進口食品、數(shù)量或金額大的訂貨計劃，根據(jù)使用部門的要求，上報總經(jīng)理批準后才可訂貨（3）各部門的急需購買申請，使用部門須先文字通知采購員，后將需訂貨的品種、數(shù)量輸入電腦，采購員以電腦采購申請表為準，按定價輸入電腦并馬上落實購買（4）在采購過程中，為使自己處于主動地位，采購部應盡可能在事先取得經(jīng)餐飲部認可的食品樣品后，支付供應商最少量定金。待符合樣品原料全部到貨后，再支付一定比例的貨款并留有一定數(shù)額的尾款，以防原料中有不符合樣品的原料夾帶4驗收、結(jié)算（1）食品采購后，直接進

24、廚房的由收貨員配合廚師長或其指定人員進行驗收；入庫的由收貨員和倉管員一起驗收（2）驗收合格后，采購員將采購申請表、訂單和驗收單等交給財務部，由財務部與供應商結(jié)算（2）若在驗收時，發(fā)現(xiàn)食品同采購計劃中的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量不符，采購員應與供應商聯(lián)系，及時辦理退貨、換貨手續(xù)相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1143 物品采購服務流程與規(guī)范流程名稱物品采購服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范選擇供應商選擇供應商制訂采購計劃實施采購驗收、結(jié)賬1制訂物品采購計劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)酒店營業(yè)計劃和相關(guān)部門的采購申請制訂物料年度、月度和臨時采購計劃，報財務部經(jīng)

25、理、酒店總經(jīng)理審批（2）財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織物品采購員實施物品年度、月度和臨時采購計劃2選擇供應商（1）物品采購員應根據(jù)采購計劃的要求，進行市場調(diào)研，選擇35家供應商，向其詢價（2）收到報價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應商所提供食品的質(zhì)量和價格，最終確定一個質(zhì)量好、價格低的供應商（3）采購主管與供應商就采購事宜進行談判后簽訂合同，報采購部經(jīng)理、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批（4）如采購物品屬新品種，則需會同使用部門與供應商聯(lián)系洽談，取回樣品（樣本）進行試用，試用合格后，轉(zhuǎn)入第（3）步驟（5）對大批量或高檔物品的采購及新品種采購，采購部經(jīng)理應親自參與采購工作并對質(zhì)量、價

26、格加以控制3實施采購（1）合同審批通過后，物品采購員向供應商發(fā)出訂貨單需購物品是酒店已確認或補充庫存的，應按原定規(guī)格、型號、顏色、價格等要求辦理，從原定供應商處按質(zhì)、按量、按時購進計劃外和臨時少量急需品，需經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的有關(guān)部門經(jīng)理批準后，采購員才可進行采購，以確保使用部門需要（2）物品采購員要定期關(guān)注、跟蹤訂單的進程，根據(jù)需要催促供應商在交貨期內(nèi)交貨4驗收入庫（1）物品采購后，收貨員按照訂單對物品的數(shù)量、質(zhì)量等進行驗收（2）驗收合格后，直撥到使用部門的物品，收貨員按照酒店有關(guān)規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)；入庫的物品，由倉管員辦理物品入庫手續(xù)。采購員根據(jù)合同約定為供應商辦理結(jié)賬手續(xù)（3）若發(fā)現(xiàn)物品

27、同采購計劃中的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格質(zhì)量不相符或有問題，應及時通知采購員，由采購員與供應商聯(lián)系，辦理退貨、換貨手續(xù)相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1144 鮮活貨品采購服務流程與規(guī)范流程名稱鮮活貨品采購服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范采購鮮活貨品采購鮮活貨品填寫采購申請表驗收、結(jié)賬1填寫鮮活貨品采購申請表（1）廚師長根據(jù)所需鮮活貨品填寫每日鮮活貨品采購單，填寫時注意以下內(nèi)容所需貨物量是否與第二天的需求量相符仔細檢查是否有重復項目次日是否有臨時團隊或宴會（2）廚師長將采購單交行政總廚批準，行政總廚審核時注意以下內(nèi)容貨品量是否與第二天所需量相符檢查是否

28、有重復項目次日是否有臨時團隊，如有將所需貨品及需求量加上2采購鮮活貨品（1）行政總廚批準后，廚師長將每日鮮活貨品采購單交給采購部（2）采購員根據(jù)食品日采購計劃和鮮活貨品采購申請表到指定供應商處采購貨品或者供應商按照采購合同每天到酒店取鮮活貨品采購申請表，于第二日（或規(guī)定時間內(nèi)）按質(zhì)、按時、按量送貨3驗收、結(jié)算（1）收到鮮活貨品后，收貨員配合廚師長或廚師長指定人員對其數(shù)量和質(zhì)量進行驗收（2）驗收合格后，鮮活貨品要直接入廚房，廚師長或廚師長指定人員應辦理領(lǐng)用手續(xù)；采購員將采購申請表、驗收單等交財務部，財務部與供應商結(jié)算相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期105會計處服務流程與規(guī)

29、范1051 日記總賬制作服務流程與規(guī)范流程名稱日記總賬制作服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范登記日記賬登記日記賬編制記賬憑證核對賬簿登記明細賬登記日記總賬編制會計報表1編制記賬憑證（1）會計粘貼原始憑證并分類、編制成原始憑證匯總表（2）根據(jù)原始憑證匯總表編制記賬憑證（收款憑證、付款憑證與轉(zhuǎn)賬憑證）2登記日記賬（1）會計根據(jù)收款憑證、付款憑證登記現(xiàn)金日記賬（2）根據(jù)收款憑證、付款憑證登記銀行存款日記賬3登記明細賬（1）會計根據(jù)記賬憑證和有關(guān)原始憑證或原始憑證匯總表登記明細分類賬（2）在登記明細賬時，可采用三欄式、多欄式和數(shù)量金額式4登記日記總賬（1）會計根據(jù)記賬憑證逐筆登記日

30、記總賬（2）在登記時，要盡量減少記賬憑證的數(shù)量，以減輕登記日記總賬的工作量5日記賬明細賬與總賬核對（1）會計核對總賬各賬戶的余額是否正確（2）核對總賬和明細賬是否正確（3）核對總賬和日記賬是否正確6編制會計報表（1）會計根據(jù)日記總賬和明細賬編制會計報表，經(jīng)會計主管審核后，報財務經(jīng)理審批（2）財務經(jīng)理審批同意后，上報財務總監(jiān)、酒店總經(jīng)理審批相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1052 應收賬款核算服務流程與規(guī)范流程名稱應收賬款核算服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范編制、復核憑證編制、復核憑證審核原始憑證期末賬務處理編制明細表處理到賬情況1審核原始憑證（1）

31、應收賬款會計對相關(guān)部門提交的原始憑證進行審核（2）若發(fā)現(xiàn)原始憑證存在不合規(guī)現(xiàn)象，在及時按酒店有關(guān)規(guī)定采取處理措施2編制、復核記賬憑證（1）應收賬款會計根據(jù)審核無誤的原始憑證編制記賬憑證（2）將記賬憑證交給復核人員復核（復核的主要內(nèi)容有總賬科目、明細科目選用是否正確，應收賬款下的往來單位名稱、單證號等信息是否準確，各類收入計算是否準確）（3）復核通過后，由復核人員在憑證上蓋章3編制應收賬款明細表（1）應收賬款會計根據(jù)記賬憑證編制應收賬款明細表（2）在登記明細賬時，可采用三欄式、多欄式和數(shù)量金額式4處理應收賬款到賬情況（1）應收賬款到賬后，應收賬款會計及時進行核銷（2）若應收賬款未能按時到賬，應及

32、時聯(lián)系有關(guān)部門確認原因（3）會計處會同有關(guān)部門對應收賬款未能及時到賬原因進行分析，向欠債人發(fā)出應收賬款催款通知單5期末賬務處理（1）欠債人歸還賬款后，應收賬款會計及時進行核銷（2）欠債人拒不付款的，編制應收賬款賬齡分析表，正確計提壞賬準備，記入當期損益，同時由企業(yè)法務人員開始法律訴訟相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1053 應付賬款處理服務流程與規(guī)范流程名稱應付賬款處理服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范核對款項核對款項入賬支付前的審批支付款項記賬1入賬（1）應付賬款會計審核收貨員轉(zhuǎn)來的收貨單和入庫單據(jù)金額是否正確，是否有使用部門或者倉管員的簽字（2）

33、根據(jù)審核后的單據(jù)，記入各供應商應付款賬戶2核對款項（1）應付賬款會計于酒店規(guī)定時間與供應商核對應付款項（2）若發(fā)現(xiàn)有爭議的款項要進一步查明原因，保證雙方應付款項一致3支付前的審批工作（1）應付賬款會計審核供應商提供發(fā)票的真?zhèn)?，審核金額與核對過的金額是否一致，審核發(fā)票的開具單位是否為酒店供應商（2）審核通過后，填寫支票申領(lǐng)單并連同發(fā)票交會計主管核對審批，如有確切支付金額，還需填制付款記賬憑證（3）會計主管將應付賬款會計轉(zhuǎn)來的付款憑證認真檢查無誤后，轉(zhuǎn)交財務部經(jīng)理審批，然后交財務總監(jiān)批準4支付款項（1）應付賬款會計根據(jù)手續(xù)完備的支票申領(lǐng)單填寫轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金支票，同時填寫成批支票簽章明細表，以便有關(guān)人員

34、核對（2）將支票上交給財務部經(jīng)理，由其在支票上加蓋“財務支票專用章”，后交財務總監(jiān)在支票上加蓋財務總監(jiān)人名章及總經(jīng)理人名章，待預留印鑒蓋齊后即可向供應商發(fā)放款項（3）通知供應商領(lǐng)取支票時，需在支票領(lǐng)用登記本上注明日期、支付內(nèi)容、支票號、領(lǐng)取人親筆簽字、取票日期等5記賬（1）應付賬款會計根據(jù)已經(jīng)支付的付款原始憑證編制付款記賬憑證，檢查實際支付金額與發(fā)票金額是否相符，按日期順序編號交有關(guān)人員登記入賬及輸入電腦（2）隨時核對替換無發(fā)票收貨記錄，于月底將當月未付款項編制轉(zhuǎn)賬憑證，掛入應付結(jié)算賬款并輸入電腦（3）每月編制應付賬款賬齡報表及現(xiàn)金流量表、資金預測表相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核

35、日期批準日期106 審計處服務流程與規(guī)范1061 夜審工作服務流程與規(guī)范流程名稱夜審工作服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范進行財務審核進行財務審核準備工作填寫夜審報表送交日審辦公室1準備工作（1）夜審員在上班前了解日審員的有關(guān)交班事宜，檢查打印機和電腦是否正常（2）匯總各營業(yè)點的繳款憑證和賬單，將其分成三類：前廳客房結(jié)賬單及收銀日報表；餐飲部的繳款憑證及賬單；康樂部的繳款憑證及附件單2進行財務審核（1）夜審員核查酒店當日前廳及各收銀處的各種賬單、票據(jù)、結(jié)算憑證是否齊全，所有的單據(jù)必須準確，真實記載名稱、數(shù)量、金額，同時輸入電腦（2）核查散客和團隊入住和離店的時間及用房間數(shù)、

36、房價是否按規(guī)定收取，陪同房、免費房、折扣房是否有規(guī)定的批準手續(xù)（3）核查各營業(yè)點的各種優(yōu)惠、折扣、減免、贈送是否符合規(guī)定（4）審核酒店當日各營業(yè)部門每班的收銀員報告與交款表的數(shù)據(jù)是否一致（5）審核酒店當日各營業(yè)點各種消費項目明細表（6）審核各種簽單、掛賬是否符合規(guī)定，根據(jù)日明細賬報表做好相應的分單（7）核對收銀員的賬單、收款收據(jù)、雜項支出、信用減免使用是否正確，以及所有單據(jù)必須聯(lián)號使用，不得跳號跳頁，作廢賬單是否三聯(lián)齊全（8）核查轉(zhuǎn)賬結(jié)算的款項和因公招待賬單是否正確，是否符合制度或?qū)徟掷m(xù)（9）核對結(jié)賬收入差額表中每筆沖賬是否合理，是否有領(lǐng)導簽準，并對日審、應收賬款、收銀員的合理調(diào)賬要求，在做

37、夜審前調(diào)整完畢，并寫明各部位調(diào)賬核減原因（10）根據(jù)收銀員交款表做相應銀行的POS機結(jié)算（11）完成各營業(yè)部的成本報表3填寫夜審報表（1）財務審核無誤后，夜審員將收銀員上交的賬單按部門分類匯總，統(tǒng)計出準確的各類消費總數(shù)及收入總額（2）做電腦系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，打印出各營業(yè)部門的各種報表、數(shù)據(jù)（3）根據(jù)各種報表和數(shù)據(jù)，編制酒店營業(yè)日報表，填寫夜審報表，請另一名夜審員簽字審核4送交日審辦公室（1）各項工作完成后，夜審員將資料進行整理分類并做好夜審記錄（2）將資料送交日審辦公室，將發(fā)現(xiàn)的收款工作中存在的問題報告給稽核主管及有關(guān)領(lǐng)導盡快處理解決相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1062

38、 日審工作服務流程與規(guī)范流程名稱日審工作服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范進行日間審核進行日間審核準備工作填寫日審報表收尾工作1準備工作（1）日審員準備好要用的筆、計算器、紙和工作表等（2）將需要審核的資料分類整理好后，放在工作臺上2進行日間審核（1）日審員核算昨日夜審所做各種報表，檢查夜審所做的報表是否按收銀員提供的資料完成，報表是否平衡、完整，核對無誤后上交稽核主管（2）查看夜審工作記錄，及時處理查出的問題，在問題空格處注明怎樣解決問題，對超出職能范圍的問題，及時向稽核主管匯報（3）檢查前一日發(fā)生的營業(yè)收入調(diào)整沖賬是否合理，是否已按規(guī)定流程審批（4）核對前廳及各營業(yè)點收

39、銀處的發(fā)票、賬單、報表及有關(guān)原始憑證的內(nèi)容是否完整，有否錯漏、虛假，賬單、發(fā)票合計數(shù)與報表是否相符（5）檢查轉(zhuǎn)外客賬的各種賬單是否符合手續(xù)，檢查各營業(yè)點住客轉(zhuǎn)賬收入與夜審員報表是否相符（6）檢查離店客人余額表，如有未結(jié)賬的款項，查明原因并及時作出處理（7）協(xié)助稽核主管對各部位收銀情況進行監(jiān)督及管理，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，保證收銀按財務制度進行3填寫日審報表（1）日審員根據(jù)核對后的各項收入編制憑證，及時做電腦匯賬，連同電腦結(jié)賬單或營業(yè)點收入明細表一起交稽核主管（2）根據(jù)日審工作情況，填寫日審報表（包括日審調(diào)整表、收益總結(jié)表等），并報稽核主管審閱4收尾工作（1）日審員將需夜審員修改的電腦報表部分或應由

40、夜審員解決的問題，以及傳達的通知、協(xié)議等事宜及時做日審留言（2）把每日審核過的各類原始賬單、報表按日期、序號存放并妥善保存相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期107 成本控制處服務流程與規(guī)范1071 成本核算服務流程與規(guī)范流程名稱成本核算服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范審核出庫單據(jù)審核出庫單據(jù)審核收貨記錄核算成本編制統(tǒng)計表1審核收貨記錄（1）成本管理員每天從采購部的收貨員處拿回當日的收貨報告，將其按各個廚房及庫房分類（2）復核收貨報告的計算是否有誤，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理2審核出庫單據(jù)（1）成本管理員每天審核各部門的領(lǐng)料單，檢查簽字是否齊全（2）按照出庫貨

41、物類別，分類計入各部門3核算當日成本、成本率（1）成本管理員將核對計算后的收貨報告，按各廚房、餐廳計算當日的采購金額并記錄（2）將各個廚房餐廳每天從倉庫領(lǐng)取的食品計算出金額并做好記錄（3）將每天夜審報表中的各廚房、餐廳的收入金額與每天各廚房、餐廳采購金額和出庫金額的合計數(shù)，減去員工用餐和宴請金額，計算各廚房當日成本率4編制費用統(tǒng)計表（1）成本管理員根據(jù)審核后的收貨報告和各部門的出庫單據(jù)，編制各部門每月費用統(tǒng)計表（2）編制各部門實際發(fā)生費用與預算對比表，與預算相差較大的要找出原因并通知相關(guān)部門相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期1072 盤點工作服務流程與規(guī)范流程名稱盤點工作

42、服務流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務程序服務規(guī)范進行盤點進行盤點盤點前的準備撰寫盤點報告賬務處理召開盤點會議1召開盤點會議（1）財務總監(jiān)制訂盤點計劃，包括范圍、日期、人員組織等，報總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，組織相關(guān)部門召開盤點會議，傳達盤點計劃2盤點前的準備工作（1）財務部向相關(guān)部門下發(fā)盤點通知和盤點表格（2）各部門在經(jīng)理的領(lǐng)導下，做好以下準備準備好盤點工具堆置存貨，應力求整齊、集中、分類對于現(xiàn)金、有價證券等，應按類別整理并列清單各項財產(chǎn)卡依編號順序事先準備妥當，以備盤點各項財產(chǎn)賬冊應于盤點前登記完畢，將有關(guān)單據(jù)如入庫單、領(lǐng)料單等裝訂成冊（一月一本）3進行盤點（1）庫存物品的盤點

43、財務盤點人員以日常收貨入庫單、領(lǐng)料單、內(nèi)部調(diào)撥單輸入電腦后的數(shù)據(jù)為依據(jù)，在賬賬相符的前提下對實物逐一進行盤點若有疑問及時查出原因，核對賬實相符后，財務部打出收發(fā)存匯總表，由財務部盤點人員和倉管員簽字認可（2）餐廳的食品原材料、酒吧的酒水飲料、客房的客用品、印刷品、清潔劑等當期實際結(jié)存物品的盤點部門盤點人員清點物品數(shù)量，盤點時按順序逐一盤點，防止漏盤、錯盤、重盤等現(xiàn)象發(fā)生盤完后將原始盤點表編號并注明盤點時間及地點后交給財務部核對若有異議，財務部將部門盤點表匯總，制成正式盤點表交盤點部門主管對照原始盤點表審閱并簽字認可（3）客房部、餐飲部布草、瓷器、玻璃器皿、不銹鋼用品等低值易耗品的盤點客房部、餐

44、飲部每月底對以上物品進行盤點，并于次月1日前將部門盤點結(jié)果及報損報告交財務部財務部每季度對以上物品進行盤點，客房部、餐飲部應予以配合（4）固定資產(chǎn)的盤點（每半年進行一次）：財務部與各部門相關(guān)人員一起對各類固定資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、物品編號、擺放地點及損壞情況進行認真記錄并與原始記錄核對4撰寫盤點報告（1）盤點結(jié)束后，財務部將所有的盤點表整理匯總，將其與各項財產(chǎn)的賬簿記錄進行核對（2）根據(jù)核對結(jié)果，撰寫盤點報告，反映物品的盤虧、盤盈情況，報財務總監(jiān)、總經(jīng)理審批5賬務處理（1）經(jīng)財務總監(jiān)、總經(jīng)理批準后，財務部對財產(chǎn)的盈虧做出相應的賬務處理（2）將盤點過程中所形成的資料根據(jù)酒店的財務檔案管理規(guī)定進行分類整理，及時歸檔保存相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第11章 采購部服務流程與規(guī)范111 采購部組織結(jié)構(gòu)與責權(quán)1111 采購部組織結(jié)構(gòu)采購部崗位設置圖人員編制采購經(jīng)理采購經(jīng)理經(jīng)理助理辦公室文員食品采購主管食品采購員統(tǒng)計員報關(guān)員用品采購主管物品采購員經(jīng)理級人主管級人員工級人相關(guān)說明1112 采購部責權(quán)部門采購部部門負責人采購經(jīng)理直接領(lǐng)導總經(jīng)理職責1負責酒店采購管理規(guī)章制度、采購工作流程和標準的制定并及時修正與完善2負責掌