文件管理制度

1、文件管理制度一、目的為了規(guī)范公司文件管理工作，保證文件的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。二、文件管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)公司文件工作實(shí)行三級(jí)管理，一級(jí)管理由行政部統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理由各部門(mén)進(jìn)行文件資料管理；三級(jí)管理由公司檔案資料室進(jìn)行存檔管理。行政部負(fù)責(zé)人為公司的文件總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)公司所有文件資料的統(tǒng)一管理和監(jiān)督，各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的收集、整理，統(tǒng)一存檔到指定位置。文件負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格執(zhí)行公司文件管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好文件保管以及利用工作，充分發(fā)揮文件資料的作用。三、文件制度凡是涉及到公司經(jīng)營(yíng)的資料均屬于歸檔范圍，做好歸檔、存檔管理。凡屬

2、于歸檔范圍的文件資料均由公司集中統(tǒng)一管理、統(tǒng)一指定位置存檔，并做好文件記錄以及電子存檔，任何個(gè)人不得徑自留存。歸檔的文件資料原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)必須保留的可以歸檔、存檔復(fù)印件。凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿以備正文備查。屬于工程項(xiàng)目文件資料待從開(kāi)始承辦、涉及到簽約完成，所有的資料由負(fù)責(zé)項(xiàng)目主管的負(fù)責(zé)人統(tǒng)一整理，并填寫(xiě)資料歸檔表。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)保留兩份原件，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)由財(cái)務(wù)部保存原件。四、文件保管制度歸檔資料要按照制度進(jìn)行登記、編制歸檔目錄。歸檔資

3、料登記編號(hào)后放于指定文件柜，并以電子檔形式保存于公司指定文件資料保存電腦中一份（填寫(xiě)資料前掃描成電子檔）文件要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。文件負(fù)責(zé)人要熟悉所管理的文件資料，了解使用部門(mén)的需求，掌握使用規(guī)律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及結(jié)合公司實(shí)際情況，確定文件保存的期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理和剔除。經(jīng)確定需銷毀的文件，由文件負(fù)責(zé)人填寫(xiě)文件銷毀登記表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的文件清單由文件負(fù)責(zé)人保存。嚴(yán)格遵守文件安全保密制度，做好文件流失的防護(hù)工作。公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。五、文件借閱制度文件屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。借閱文件資料，須經(jīng)文件保管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出，需要借出文件的須經(jīng)文件保管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱文件，必須履行登記、簽收手續(xù)。借出文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件借閱登記表，以便查閱和催還。借出文件材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由文件負(fù)責(zé)人催還，需要長(zhǎng)期借出的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱文件資料人員必須妥善保管文件資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證文件資料完整無(wú)損，否則追究當(dāng)事人責(zé)任。借出文件材料，因保管不慎丟失，要及時(shí)追查，