公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度一、總則1、目的 1.1 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。2、范圍2.1適用于項目公司收發(fā)檔案資料管理、工程竣工檔案資料整編匯總。2.2適用各部門。檔案管理制度1、本規(guī)定所稱的檔案是指公司各部門及員工工作活動中形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、聲像、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 2、公司的各部門及員工均有保護檔案的義務(wù)。3 、文件材料的收集管理3.1堅持部門收集、管理文件材料。各部門均應(yīng)指定專（兼）職檔案員，負責(zé)管理本部門的檔案材料，并保持相對穩(wěn)定。3.2凡本公司發(fā)出的公文（含原稿和打印的正

2、件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。3.3一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。3.4公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察或參加會議等公務(wù)活動的，返回時必須將會議的主要文件資料向行政部辦理歸檔手續(xù)。3.5本公司召開會議，由會議的主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向行政部辦理歸檔手續(xù)。4、各部門專（兼）職檔案員的職責(zé)：4.1了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。4.2認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前將歸檔文件材料歸檔完畢

3、，并向行政部辦好交接簽收手續(xù)。4.3承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件登記手續(xù)。4.4建立健全平時文件材料歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，及時集中統(tǒng)一保管。4.5根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。4.6督促公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交專（兼）職檔案員歸卷。4.7專（兼）職檔案人員應(yīng)及時將己歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。5、歸檔范圍5.1 重要的會

4、議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要等。5.2 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。5.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。5.4 本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。5.6 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5.7 本公司職工任免的文件材料以及有關(guān)職工獎勵、處分的文件材料。5.8 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。5.9 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。5.10 技術(shù)資料、圖紙、設(shè)備技術(shù)改造資料等。6、立卷（案卷質(zhì)量要求）6.1 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案

5、卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，行政部負責(zé)組卷、編目。6.2 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。6.3 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。6.4 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一種文件，分別立在一起，不得分開。6.5 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照

6、有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.6 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。6.7 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。6.8 案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。6.9 案卷封面，應(yīng)按規(guī)定逐項用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。6.10 案卷的裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡己擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷用二孔打活結(jié)的方法裝訂。6.11 借閱：因公事需要借閱文件的，應(yīng)填寫檔案查閱單。員工不得隨意外帶有關(guān)公司主要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)。經(jīng)核