如何整理會計檔案

1、PAGE PAGE 29如 何 整 理理 會 計 檔 案武隆縣財政國庫庫支付中心 錢素素一、會計檔案的的概念及管理理依據1概念：會計計檔案是指會會計憑證、會會計賬簿和財財務報告等會會計核算專業(yè)業(yè)材料，是記記錄和反映單單位經濟業(yè)務務的重要史料料和證據。會會計檔案是以以貨幣為計量量單位，反映映的是經濟業(yè)業(yè)務方面的資資料，文書檔檔案是管理性性的文件材料料。 2管管理依據：財政部、國家檔檔案局會計計檔案管理辦辦法（財會會字1999832號號），從1999年年1月1日起起執(zhí)行。重慶市檔案局局 重慶市市財政局關于于進一步規(guī)范范會計檔案整整理工作的通通知（渝檔檔發(fā)2011026號號、(武隆檔發(fā)201030號

2、)。重慶市會計基礎礎工作規(guī)范實實施細則（渝渝財會20010200號）。 二、會會計檔案的歸歸檔范圍 本單位位形成的會計計憑證、會計計賬簿、財務報報告、銀行對對賬單、銀行存存款余額調節(jié)節(jié)表等會計核核算專業(yè)材料料。會計檔案案移交清冊，會會計檔案保管管清冊（會計計檔案案卷目目錄），會計計檔案銷毀清清冊也屬于歸歸檔范圍，歸歸入全宗卷 。全宗卷就是是對檔案進行行管理過程中中的一些文件件所形成的卷卷宗。 本單位位的經費預算算、財務收支支計劃以及各各種財務制度度，財務管理理文件材料，納納入文書檔案案立卷。三、會計檔案的的分類1會計憑證類類：原始憑證證、記賬憑證、匯總總憑證，其他他會計憑證。2會計賬簿類類：總

3、賬，明細賬，日記賬，固定資產產卡片，輔助助賬簿，其他會計計賬簿 。3財務報告類類：月報、季季報、年度財財務報告，包包括會計報表表、附表、附附注及文字說說明 。4其他類：銀銀行對賬單、銀銀行存款余額額調節(jié)表、會會計檔案移交清冊、會會計檔案保管管清冊、會計計檔案銷毀清清冊。四、會計檔案的的保管期限1、會計憑證類類：保管15年。2、會計賬簿類類 ：總賬、明明細賬保管115年；現金金出納賬、銀銀行存款賬保保管25年。行政政單位和事業(yè)業(yè)單位固定資資產明細賬（卡片） 在固定資產產報廢清理后后保管5年 。3、財務報告類類 ：月報和季季報保管5年；年度決決算報告保管管永久。 4、其他類 ：銀行存款款對賬單和余

4、余額調節(jié)表保保管5年；會計檔檔案移交清冊冊保管15年；會計計檔案保管清清冊（會計檔檔案案卷目錄錄）、會計檔檔案銷毀清冊冊保管永久。會計檔案的保管管期限，從會會計年度終了了后的第一天天算起，如：2011年終了日為為12月311日，2012年年的會計檔案案保管期限應應從2012年1月1日日開始計算。各種會計檔案的的保管期限按按會計檔案案管理辦法附附表一、二執(zhí)執(zhí)行。（見本資料P26-28） 五、會會計檔案的整整理會計檔案分類、分分保管期限進進行整理。會會計檔案的整整理主要包括括會計憑證、會會計賬簿、財財務報告及其其他文字資料料的整理。會計憑證的整理理1、會計憑證的的裝訂 一般般每月裝訂一一次，不是同

5、同一月份產生生的憑證不要要組合在一起起。裝訂好的的憑證按年分分月妥善保管管歸檔。 *會計計憑證裝訂前前的準備工作作分類整理，先先將記賬憑證證所附的各種種原始憑證（如如發(fā)票、工資資表、附件等等）折疊粘貼貼整齊、規(guī)范范。對于所附附票據較多，且且票據大小不不規(guī)范的，如如差旅費報銷銷單等，要在在憑證裝訂線線外根據票面面金額的大小小分類并錯位位粘貼；對于規(guī)格大于于記賬憑證的的費用報銷單單等單據所附附的原始憑證證，要按照記賬憑證證的規(guī)格折疊整理整齊齊，折疊整理中中要留有裝訂位位，以便于日常常翻閱原始憑憑證。按記賬憑證的的憑證編號順序序排列，防止止漏號、顛倒倒，并檢查是否否附件齊全；確定裝訂成冊冊的本數；摘

6、除憑證內的的金屬物（如如訂書釘、回回形針、大頭頭針）； 檢查查記賬憑證上上有關人員（如如財務主管、復復核、記賬、制制單等）的印印章是否齊全全。 *會計計憑證裝訂時時的要求 裝訂訂憑證的厚度度一般不宜過過厚，要適度度，方可保證證裝訂的牢固固，美觀大方方，每冊憑證證一般厚度為為12厘米，不超過過2.5厘米； 憑證證外面要加封封面，封面紙紙用質好的牛皮紙紙印制，封面規(guī)格略略大于所附記記賬憑證； 在憑證包角角紙的左上角角畫一邊長為為4厘米的等腰腰三角形，用用票夾夾好，用用裝訂機在等等腰三角形的的底線上分布布均勻地打兩兩個針眼（或用“三針引線法法”裝訂，即在在左上角部位位打上三個針針眼）； 上邊和和左邊

7、要對齊齊，如果原始始憑證大于記記賬憑證，右右邊和下邊要要折疊，如下下圖1，便于翻開。裝裝訂線在左上上角，并訂入入一張包角紙紙，裝訂完成成后將包角紙紙翻過去在背背面粘上，將將線頭包進去去，蓋上裝訂訂人的圖章，以以示負責。（見下圖2，黃色色部分為包角角紙，紅色圓圓點為洞眼，藍藍色為裝訂線線） 裝訂訂憑證應使用用棉線（現在大家也也有用塑釘裝裝訂會計檔案案的，永久保保管的不允許許用塑釘，如如要用，要另另穿棉線加固固），用針線線裝訂時，大大針引線繩穿穿過兩個眼，將將線頭子押入入中間，向上上、向左分別別拉緊穿的線線。在憑證的的背面打結，結結扣應是死的的，并放在憑憑證封皮里面面。然后包角角，將護角向向左上側

8、面折折，并將一側側剪開至憑證證的左上角，然然后抹上膠水水。向上折疊疊，將側面和和背面的線繩繩扣粘死。裝裝訂時盡可能能縮小所占部部位，使記賬賬憑證及其附附件保持盡可可能大的顯露露面，以便于于事后查閱。但但不能有未裝裝訂的會計憑憑證。（詳見見以下會計憑證證裝訂圖） 22、填寫會計計憑證封面項項目 裝訂完后，粘貼貼好憑證封簽簽，在每本憑證封面上填填寫好單位名名稱、憑證種種類、時間、冊冊數、起止號號碼、憑證張張數，會計主主管人員和裝裝訂人員簽章章，裝訂人在在裝訂線封簽簽騎縫處簽名或或者蓋章。 3、排排列 會計憑憑證同一年度度按記賬分類類，逐月按憑憑證號順序排排列。 4、編編號會計憑證裝訂完完成后按照憑

9、憑證的排列順順序，在每冊冊脊背的憑證證標簽上的“冊號”欄編寫順序序號，一般是是跨年度編制制，也可以分分年度編制。一一個目錄內案案卷號最多不不超過三位數數。從本單位產生憑憑證之日起拉拉大流水號，從從1號開始編號號，但不能超超過三位數（即即999號）。如去年年本單位憑證證尾號是9000多號，今今年產生憑證證100冊，如如果連續(xù)拉號號，編號就要要突破9999號。所以當年形形成的憑證就就不能再接900多號的尾號，只只能重新另起起案卷號（即從從“1”重新編流水水號），并且且另起目錄號號。會計檔案目錄號號的確定是由由綜合檔案室室給的，這個個應根據單位位實際情況編編定。5、裝盒按案卷號順序依依次將會計憑憑證

10、裝入會計計檔案憑證盒盒內。一盒可可以裝一卷或或數卷。并填填寫憑證盒封封面、盒脊相相應項目。會計檔案憑證盒盒封面格式新的憑證盒封面面相關欄目的的填寫全宗名稱：填寫寫立檔單位名名稱，用全稱稱或通用簡稱稱。憑證名稱：填寫寫能夠反映會會計憑證用途途或內容的名名稱，如：“收款會計憑憑證”“轉賬會計計憑證”等。憑證起止號：填填寫本盒內會會計憑證的起起號和止號。起止日期：填寫寫本盒內會計計憑證的起止止年月日。全宗號：填寫檔檔案館給立檔檔單位編制的的代號。目錄號：填寫全全宗內案卷所所屬目錄的編編號。案卷號：填寫本本盒內會計憑憑證案卷號，如果果盒內裝有兩兩卷或兩卷以以上的會計憑憑證，則填寫寫起止案卷號號，起號和

11、止止號之間用“”連接。會計檔案憑證盒盒盒脊格式及及相關欄目的的填寫 6、編編目會計憑證按案卷卷號逐卷編目目。會計憑證案卷目目錄的填寫案卷號：填寫本本卷會計憑證證的編號。題名：填寫本卷卷會計憑證的的名稱，如“收款會計憑憑證”“基建會計計憑證”等。案卷題名的要求求：三要素，即即題名結構，缺缺一不可。三三要素位置不不能顛倒。作者、責任任者（單位）。內容（年度內容）。名稱。例如：武隆縣財政局2012年1月會計憑證；武隆縣財政局2012年現金日記賬；武隆縣財政局2012年年度財務報告；武隆縣財政局2012年112月財務報告；武隆縣財政局2012年銀行對賬單等。201201001201201331時間：填

12、寫本卷卷會計憑證的的起止時間，分別用8位阿拉拉伯數字標注注。如圖：憑證起止號：填填寫本卷會計計憑證的起號號和止號。保管期限：填寫寫本卷會計憑憑證的保管期期限。備注：填寫其他他需要說明的的事項。會計憑證目錄應應加封面 案卷目目錄封面格式式（二）會計賬簿簿、財務報告告及其他類會會計檔案的整整理 1、裝裝訂 會計計賬簿、財務務報告及其他他類會計檔案案同一年度內內區(qū)分類別和和保管期限立立卷。用線或不銹鋼釘裝訂訂，訂本會計計賬簿保持原裝訂訂方式。 （1）會會計賬簿的裝裝訂 各種會會計賬簿年度度結賬后，除除跨年使用的的賬簿外，其其他賬簿應按按時整理立卷卷。 *基本本要求：賬簿裝訂前，首首先按賬簿啟啟用表的

13、使用用頁數核對各各個賬戶是否否相符，賬頁頁數是否齊全全，序號排列列是否連續(xù)；然后按會計計賬簿封面、經經管人員一覽覽表、賬戶目目錄、該賬簿簿的賬頁、備備考表、封底底的順序進行行裝訂。（詳詳見以下各種種樣表）297mm2210mm(長寬)會計賬簿、財財務報告及其其他類會計檔檔案封面格式式 會計檔案歸檔檔章格式注意：封面內容容能揭示會計計檔案內容是是指封面內容容有全宗名稱稱、會計材料料名稱、年度這這三項內容。會計賬簿經管管人員一覽表表格式單位名稱：填寫寫形成會計檔檔案的單位名名稱，填寫要要求與記賬憑證封面上上的單位名稱稱”相同。賬簿名稱：填寫寫該賬簿所屬的類類別，如總賬賬、明細賬賬簿頁數：填寫寫該賬

14、簿中有內容容記載的賬簿頁數（空空白賬頁除外）。啟用日期：一般般都是當年的的公歷第一天天算起，如22012年11月1日。姓名：填寫單位位內管理財務務的負責人姓姓名、會計姓姓名、復核姓姓名、出納姓姓名。會計賬簿賬戶目目錄格式會計賬簿賬戶目目錄中總賬科科目名稱寫一一級科目名稱稱；明細賬科目名稱寫寫到二級科目名名稱（或底級級科目）；往往來賬、輔助助賬寫到底級級；頁號是各個科科目在該賬簿中的頁碼碼位置，前面面的都只寫起起號，最后一一個科目要寫寫起止號。 會計賬簿、財務務報告卷內備備考表格式 *活頁賬簿裝裝訂要求： 保留留已使用過的的賬頁，將賬賬頁數填寫齊齊全，去除空空白頁和撤掉掉賬夾，用質質好的牛皮紙紙

15、做封面、封封底，裝訂成成冊。 多欄欄式活頁賬、三三欄式活頁賬賬、數量金額額式活頁賬不不得混裝，應應按同類業(yè)務務、同類賬頁頁裝訂在一起起。 在賬賬本的封面上上填寫好賬目目的種類，編編好卷號。*會計賬簿的裝裝訂： 一般都都采取三孔一一線的方法裝裝訂。裝訂一一律在左側，結結頭放在案卷卷后面。裝訂訂前，要將包包背脊的紙附附在經管人員員一覽表前，必必須將線包過過。裝訂時先先從中間穿下下去，按圖上上標的1-22-3-4的的順序裝訂。左左邊距賬簿邊邊緣1-1.5cmm，上、下邊邊距賬簿邊緣緣3 cm。如圖： *賬簿簿裝訂后的其其他要求 會計計賬簿應牢固固、平整，不不得有折角、缺缺角，錯頁、掉掉頁、加空白白紙

16、的現象。會計賬簿的封封口要嚴密，封封口處要加蓋蓋有關印章。封面應齊全、平平整。會計賬簿按保保管期限分別別編制卷號。 （2）會會計報表的裝裝訂 會計報報表編制完成成及時報送后后，留存的報報表按月裝訂訂成冊謹防丟丟失。 會計計報表裝訂前前要按編報目目錄核對是否否齊全，整理理報表頁數，上上邊和左邊對對齊壓平，防防止折角，如如有損壞部位位修補后，完完整無缺地裝裝訂。會計報表裝訂訂順序為：財財務報告會計計檔案封面、報表目目錄（統(tǒng)一用用文書檔案的的卷內目錄代代替）、報表（包括文文字說明等）、備考表、封底。（詳見以下各樣表）注：卷內文件目目錄中的“責任者”為報表的填填報單位報表目錄格式會計報表的裝裝訂方法和

17、會會計賬簿相同同，用三孔一一線法裝訂，可以裝上邊邊，也可以裝裝左邊，根據據會計報表內內容定如何裝訂。裝訂報報表的上邊時如下圖所示示： 會計報表按保保管期限編制制卷號。（3）其他會計計資料的整理理 銀行余余額調節(jié)表和和銀行對賬單單是兩種用途途不同的會計計核算材料，要要注意分別裝裝訂。案卷質質量要求是：按產生的年年度組卷，一一年可一卷或或數卷；卷內內按時間順序序排列，編制制頁碼、進行行裝訂，裝訂訂方法與財務務報告基本一一致；案卷封封面填寫清楚楚、規(guī)范。 2、封封面要求會計賬簿、財務務報告及其他他類會計檔案案，裝訂時應應加封面。會計賬簿、財務務報告及其他他類會計檔案案封面格式3、排列會計檔案經過規(guī)規(guī)

18、范整理立卷卷后，要根據據不同保管期期限、不同類類別進行總體體的規(guī)范排列列和編目。永久保管的財財務報告按年年度順序依次次排列。 定期保管的會會計賬簿、財財務報告及其其他類會計檔檔案按年度順順序依次排列列，同一年度度內按保管期期限從高至低低排列；也可可區(qū)分保管期期限按年度順順序依次排列列。按年度順序依次次排列就是每每年均從255年的開始排排列，接著排排15年、110年、5年年的，下一年年接上一年的的尾號拉通排排列。區(qū)分保管期限按按年度順序依依次排列。即即保管25年年的一個排列列序號，保管管15年及其其以下的為一一個排列序號號，下一年分分別接上一年年的尾號拉通通排列。 4、編編號編頁號一卷進行編頁號

19、號從“1”開始。一一本卷內不能能出現重復的的頁號。賬簿簿編的位置在在正頁右上角角，反頁編在在左上角，用用阿拉伯數字字編；報表如如為裝訂在上上側的，則頁頁號編在右下下角，裝訂在在左側的編頁頁號同賬簿 。編案卷號按排列順序編案案卷號，跨年年度逐卷編號號。一個目錄錄內案卷號最最多不超過9999。 先排賬簿類，再再排月報表，最最后排其他類類。每年均為為此序。 5、裝裝盒 按會計計檔案排列順順序，依次裝裝入會計檔案案盒，一盒一一卷或數卷，盒內末放置一張備考表。并填寫相關項目。會計檔案盒封面面、盒脊相關關欄目的填寫寫全宗名稱：填寫寫立檔單位名名稱，用全稱稱或通用簡稱稱。全宗號：填寫檔檔案館給立檔檔單位編制

20、的的代號。目錄號：填寫全全宗內案卷所所屬目錄的編編號。年度：填寫本盒盒內會計檔案案所屬年度，如如“2012”。保管期限：填寫寫本盒內會計計檔案的保管管期限。案卷號：填寫本本盒內所裝案案卷的案卷號號,如果盒內內裝有兩卷或或兩卷以上的的會計檔案,則案卷號填填起止案卷號號，封面起號號和止號之間間用“”連接；盒脊起號和和止號之間用用“/”連接，左上上角填寫盒內內第一案卷的的案卷號，右右下角填寫盒盒內最后一案案卷的案卷號號。備考表相關欄目目的填寫盒內情況說明：填寫本盒內內文件缺損、修修改、補充、移移出、銷毀等等情況。整理人: 填寫寫負責本案卷卷整理的人員員。檢查人: 填寫寫負責本案卷卷質量審核的的人員。

21、日期：填寫本盒盒內案卷整理理完成的時間間。 6、編編目所有的會計檔案案裝訂完成后后我們就該編編制目錄，將將案卷相關項項目分別登記記（或打印）在在三本目錄上上，即永久、定定期（25年和15年及以下下）、憑證各各為一本目錄錄。會計檔案案應逐卷編目目。登記目錄時應注注意：在登記記相關項目時時，賬簿和憑證都都是一冊為一一個登記項目目，賬簿登記在會會計檔案“案卷目錄”（詳見下圖圖格式），憑憑證登記在“憑證案卷目目錄”（憑證案卷目錄錄格式見本資資料P9），目錄上相關關項目填寫的的內容，與案案卷封面和卷卷內目錄內容容相同，照實實登記即可，以以便查閱。案卷目錄應加封封面，格式如如憑證目錄封封面格式。（案卷目錄

22、封面格式式見本資料P10） 案卷卷目錄格式六、會計檔案的的保管會計檔案管理理辦法規(guī)定定：“各單位當年形形成的會計檔檔案，會計年度度終了，可暫暫由本單位財財務部門保管管一年，期滿滿之后，原則則上應由財務會計部門編制移交清冊冊，移交本單單位的檔案部門（即綜合合檔案室）統(tǒng)統(tǒng)一保管；沒沒有設立檔案案部門的，應當當在財務會計部門內部指定定專人保管。出納人員不不得兼管會計計檔案?！备鶕鲜鲆?guī)規(guī)定，會計檔檔案的保管要要求主要有：1會計檔案的的移交手續(xù)。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門（綜合檔案室）時，應按下列程序進行： （1）開列清冊冊，填寫交接接清單；（2）在賬簿使使用日期欄填填寫移交日期期；（

23、3）交接人員員按移交清冊冊和交接清單單項目核查無無誤后簽章。2會計檔案的的保管要求。（1）會計檔案案室應選擇在在干燥防水的的地方，并遠遠離易燃品堆堆放地，周圍圍應備有適應應的防水器材材；（2）會計檔案案室內應采用用防蟲藥物（檔檔案局賣），經經常保持清潔潔衛(wèi)生，以防防蟲蛀；（3）會計檔案案室保持通風風透光，并有有適當的空間間、通道和查查閱地方，以以利于查閱，并防防止潮濕；（4）編制檔案案目錄登記簿簿、檔案借閱閱登記簿，嚴嚴防毀壞損失失、散失和泄泄密；（5）會計電算算化檔案保管管要注意防盜盜、防磁等安安全措施。同同時保存打印印出的紙質會會計檔案。3會計檔案的的借閱（1）會計檔案案為本單位提提供利用

24、，原原則上不得借借出，有特殊殊情況需要經經上級主管單單位或單位領領導、會計主主管人員批準準。（2）外單位借借閱會計檔案案時，應持有有單位正式介介紹信，經會會計主管人員員或單位領導導人批準后，方方可辦理借閱閱手續(xù)；單位位內部人借閱閱會計檔案時時，應經會計計主管人員或或單位領導人人批準后，辦辦理借閱手續(xù)續(xù)。借閱人應應認真填寫檔檔案借閱登記記簿，將借閱閱人姓名、單單位、日期、數數量、內容、歸歸期等情況登登記清楚。（3）借閱會計計檔案人員不不得在案卷上上亂畫、標記記，拆散原卷卷冊，也不得得涂改抽換、攜攜帶外出或復復制原件（如如有特殊情況況，須經領導導批準后方能能攜帶外出或或復制原件）。（4）借出的會會

25、計檔案，會會計檔案管理理人員要按期期如數收回，并并辦理注銷借借閱手續(xù)。七、會計檔案的的鑒定銷毀1會計檔案保保管期滿，需需要銷毀時由由本單位檔案案部門提出銷銷毀意見，會會同財務會計計部門共同鑒鑒定、嚴格審審查，編造會會計檔案銷毀毀清冊。（AA、組織成立立領導小組；B檔案人員員會同財務人人員共同監(jiān)銷銷。）2機關、企事事業(yè)銷毀時，報報本單位領導導批準后銷毀毀。3會計檔案保保管期滿，但但其中未了結結的債權債務的原始始憑證，應單單獨抽出，另另行立卷，由由檔案部門保保管到結清債債權債務時為為止；不得銷銷毀。4銷毀檔案前前，應按會計計檔案銷毀清清冊所列的項項目逐一清查查核對。銷毀會計檔檔案時，應當當由檔案機

26、構構和會計機構構共同派員監(jiān)監(jiān)銷。國家機關銷毀毀會計檔案時時，應當由同級財政政部門、審計計部門派員參參加監(jiān)銷。財政部門銷毀毀會計檔案時時，應當由同同級審計部門門派員監(jiān)銷。會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸檔案備查。八、采用電子計計算機進行會會計核算下的的會計檔案 1會會計電算化檔檔案主要包括括機內會計數數據、存儲介介質等備份的的會計數據、以以及打印輸出出的會計憑證證、賬簿、報報表等數據。具具體可以分為為3類：機制會會計檔案、機機讀會計檔案案、計算機系系統(tǒng)檔案。2、目前使用的的會計軟件大大多是建立在在數據庫基礎礎上的，所以以要注意：定定期備份與年年度備份相結結合；保存會會計核算軟件件的全套技術術資料；保存存相關的軟硬硬件平臺資料料；還應注意意電算化會計計文檔與對應應的財務軟件件版本的一致致性。（2013年33月29日）附表一： 企業(yè)和其他他組織會計檔檔案保管期限限表序號檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類類1原始憑證10年2記賬憑證10年3記賬憑證二、會計賬簿類類4總賬15年包括日記總賬5明細賬15年6日記賬15年