會議接待方案

1、 會議接待方案會議接待計劃 為了確保事情或工作安全順當(dāng)舉行，通常需要提前預(yù)備好一份計劃，計劃是闡明詳細行動的時光，地點，目的，預(yù)期效果，預(yù)算及辦法等的企劃案。我們應(yīng)當(dāng)怎么制定計劃呢？下面是我收拾的會議接待計劃，供大家參考借鑒，希翼可以協(xié)助到有需要的伴侶。 會議接待計劃1 一、全程服務(wù)項目 1、展會策劃：各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。 2、承辦各型企事業(yè)機構(gòu)的專題會議、年會、禮儀、開業(yè)慶典、酒會、展示會等。 3、承辦在華的國際會議，包括行業(yè)、專業(yè)或?qū)＜視h等。 4、組織出國參與各類會議、預(yù)約會見、參觀、拜訪等活動。 5、承辦各公司(廠礦)業(yè)務(wù)洽談會、訂貨會、新產(chǎn)品推廣會、集團公司

2、董事會、獎評會、客戶聯(lián)誼會等。 6、承辦各種類型商務(wù)考察會議。 7、培訓(xùn)類會議方案實施。 8、承辦根據(jù)客戶自訂策劃計劃舉辦的會議活動。 二、單項服務(wù)項目 1、會務(wù)服務(wù)：幫助主辦單位挑選會議場所，為代表提供禮儀、公關(guān)、文秘服務(wù)，會議協(xié)調(diào)管理工作。 2、展覽展示：展臺搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設(shè)備租賃等。 3、會議接待：為參會代表提供接送站服務(wù)、會議代表簽到服務(wù)。 4、酒店預(yù)定：以優(yōu)待價格提供國內(nèi)酒店預(yù)定服務(wù)，代訂各地優(yōu)待客房。 5、用餐支配：以特惠價格支配特色的餐飲服務(wù)，優(yōu)價代購當(dāng)?shù)赝撂禺a(chǎn)。 6、票務(wù)服務(wù)：為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預(yù)訂服務(wù);會務(wù)展品的托運代辦，會議代表考

3、察旅游結(jié)束地的善后服務(wù)。 7、消遣支配：為代表支配富有當(dāng)?shù)靥厣南?、活動項目?8、會后參觀、拜訪、旅游、考察等后勤服務(wù)。 會議接待計劃2 由xx領(lǐng)導(dǎo)一行xx人于20 xx年xx月xx日午時xx：xx分左右到達，xx月xx日午時xx：xx分別店，在酒店日程支配如下： 1、就餐： 8.30晚餐主桌：百合廳1+3桌，工作人員：多功能廳 8.31早餐自助餐：領(lǐng)導(dǎo)在櫻花閣，工作人員在萬福閣 8.31午餐自助餐，地點：萬福閣 8.31晚餐同8.30晚餐 9.1早餐同8.31早餐 9.1午餐同8.30晚餐 說明：百合廳主桌18人，支配4名服務(wù)員，預(yù)備席位卡，鮮花;副桌3桌，10人，各支配2名服務(wù)員;還需

4、預(yù)備：歡迎標語、臺前的鮮花盆景、立式話筒。以上由陳小燕負責(zé)，各相關(guān)部門協(xié)作。 2、住宿 a.豪華套間xxx b.標準套間xxx c.單人間xxx d.標準間xxx e.縣領(lǐng)導(dǎo)午休房：8.31日15間，9月1日15間 說明：每一天清晨7:15分叫醒，9月1日縣領(lǐng)導(dǎo)午休房2:40分叫醒;房間里預(yù)備水果、點心、雀巢袋裝咖啡、鮮花。以上由繆艷、吳穎詳細負責(zé)，各相關(guān)部門協(xié)作。 3、會議 長江廳：匯報會約1小時，8月31日8：30開頭，支配80人左右的回字型，預(yù)備席位卡、茶水、香巾、音響、話筒。 5f貴賓廳：省檢查團工作室 6f會議室：工作人員及駕駛員歇息室 2f會議室：創(chuàng)立辦檔案室 玫瑰廳：來信來訪接待

5、室 以上由xxx詳細負責(zé)，各相關(guān)部門協(xié)作。 一、本次活動領(lǐng)導(dǎo)小組名單 組長：xxx 副組長：xxx 成員：xxx 二、車輛停放及安全 1、職責(zé)部門：xxx 2、職責(zé)人：xxx 3、保安： 4、要求：a.從8月29-30日起，注重門前車輛的管理，確保8月30午時-9月1日午時省測評組領(lǐng)導(dǎo)車輛的有序排放;b.協(xié)作縣公安部門做好安全守衛(wèi)工作。 三、迎賓及入住 1、職責(zé)部門：xxx 2、職責(zé)人：xxx 3、門僮二名： 4、禮儀小姐八名： 5、要求：a.門僮必需配戴白手套;歡迎語歡迎光臨XX國際大酒店;確?？腿税踩萝?，準時將客人行李放置行李車送至房間。b.禮儀小姐面帶微笑，歡迎詞歡迎光臨，綬帶資料：“

6、XX歡迎您”c.總臺人員提前做好房卡、入袋。d.總機人員負責(zé)叫醒服務(wù);e.商務(wù)中心協(xié)作創(chuàng)立辦領(lǐng)導(dǎo)預(yù)備好每一天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分長江廳的席位卡。 四、房間支配 1、職責(zé)部門：xxx 2、職責(zé)人：xxx 3、服務(wù)員： 4、要求：a.協(xié)作工程部確保本次接待的全部用房設(shè)施、設(shè)備完好;b.檢查全部用品是否齊全;c.客人進店后，在4f、5f電梯口支配專人，負責(zé)將客人引進房間;d.協(xié)作采供部保證房間的水果等到位;e.提前做好房內(nèi)及過道的滅蚊、滅蒼蠅工作;f.對本次接待的全部用房提前做好通風(fēng)工作，確保房內(nèi)無異味;g.協(xié)作采供部準時補充全部用房的小食品。 五、會議室支配 1、職責(zé)部門：xxx

7、 2、職責(zé)人：xxx 3、二樓會議室服務(wù)員： 四樓長江廳服務(wù)員： 五樓貴賓廳服務(wù)員： 六樓會議室服務(wù)員： 二樓玫瑰廳服務(wù)員： 4、要求： a.協(xié)作工程部確保本次接待的全部會議室設(shè)施、設(shè)備完好; b.拆除二樓會議室四面的椅子，在會議室三面放置條桌，鋪藍色臺布，空余一邊放5張椅子; c.做好各會議室的衛(wèi)生清掃工作; d.根據(jù)接待計劃支配，定人定崗。 六、餐飲支配 1、職責(zé)部門：xxx 2、職責(zé)人：xxx 3、服務(wù)員： 4、要求：a.協(xié)作工程部確保本次接待餐廳設(shè)施、設(shè)備完好;b.檢查全部餐具是否齊全;c.檢查餐廳的衛(wèi)生情景尤其做好滅蒼蠅;d.準時與營銷部交流餐廳其他用品的落實情景。鮮花、音響、話筒、

8、席位卡等e.按照接待計劃落實好每一天餐廳的服務(wù)人員，做到定人定崗。 七、檢查監(jiān)督 1、職責(zé)部門：xxx 2、職責(zé)人：xxx 3、要求：在全部接待活動開頭前，根據(jù)接待計劃的要求，檢查各部門的落實情景，并準時與營銷部交流、落實。 八、接待支配 1、職責(zé)部門：xxx 2、職責(zé)人：xxx 3、要求：檢查各部門的落實情景，與各職能部門準時交流并上報領(lǐng)導(dǎo)小組。 九、結(jié)算 1、職責(zé)部門：xxx 2、職責(zé)人：xxx 3、要求： a.前臺各收銀點必需熟記貴賓的人數(shù)、姓名、身份、在店時光、活動過程等。 b.熱烈禮貌、精確、有效答復(fù)貴賓提出的問題。 c.每日收拾貴賓賬單，貴賓離店前1小時，將全部賬單預(yù)備完畢，備用。

9、 十、幾點說明 1、各級管理人員逐級檢查下級預(yù)備工作完成情景，逐條落實。 2、召集本部門會議，制定部門接待方案，職責(zé)落實到人。 3、凡一線工作人員熟記“應(yīng)知應(yīng)會”，并注重使用一般話。 會議接待計劃3 課程時光：1天 課程對象：會議組織者、公司行政人員、商務(wù)人員等 培訓(xùn)地點：客戶自定 課程背景 課程背景一：隨著當(dāng)今社會經(jīng)濟、文化溝通與合作越來越頻繁，各種會議活動越來越多，會議接待得到快速進展。接待工作呈市場化、產(chǎn)業(yè)化進展趨勢、表現(xiàn)為會展業(yè)的興旺。 會議接待是公務(wù)活動接待的特別形式，它具有綜合性接待特點。隨著現(xiàn)代化市場形成，會議這種已習(xí)慣化了的行政手段被企業(yè)借用為促銷手段并加以利用，它具有人員多、

10、規(guī)模打、信息廣等特點，很適合大企業(yè)做推銷宣揚。 會議種類有：看樣訂貨會、信息發(fā)布會、寫作洽談會等。做的好，既可以鞏固與商戶的聯(lián)系，又可以樹立、提高企業(yè)形象及信譽。因此，會議接待禮儀顯得非常重要。 課程背景二、會議接待中通常存在的問題是：在服務(wù)過程中過分關(guān)注共性化，忽略標準化；或標準貫徹不到位，或服務(wù)標準不科學(xué)。從大的范圍說，則缺少統(tǒng)一的會議接待服務(wù)標準。接待服務(wù)標準化，要求全部接待服務(wù)人員嫻熟把握職責(zé)范圍內(nèi)的工作流程和標準。 會議接待禮儀貫通于會議接待服務(wù)全過程、各個方面和各個環(huán)節(jié)。接待禮儀的基礎(chǔ)是接待服務(wù)標準化。因為會議接待賓客數(shù)量多，賓客構(gòu)成復(fù)雜，通常會實行對口對應(yīng)接待和多場地接待，以及變

11、數(shù)比較大，因此，統(tǒng)一接待流程和標準，切實做到接待服務(wù)標準化、規(guī)范化，具有極為重要的意義。 課程收益： 通過會議接待禮儀培訓(xùn)： 1. 提高會議服務(wù)人員的個人素養(yǎng)； 2. 規(guī)范會議接待流程與禮儀； 3. 塑造并維護公司的整體形象； 4. 使公司制造出更好的經(jīng)濟效益和社會效益。 課程大綱： 課程引入：會議應(yīng)具備哪些要素？會議接待服務(wù)的特別和原則是什么？會議接待服務(wù)又哪些禮儀？ 第一部分：會議接待禮儀概述 一、會議的概念 二、會議接待的任務(wù)、內(nèi)容和目標 三、會議接待原則 1. 熱烈友好，細致周到 2. 一視同仁，平等對待 3. 勤儉節(jié)省，提倡新風(fēng) 4. 加強防范，確保安全 其次部分：會議參加人員需要注

12、重的形象禮儀 1. 統(tǒng)一會議著裝 2. 鞋襪及領(lǐng)帶的搭配 3. 男士修面、女士妝容 4. 標準的站姿、坐姿、走姿 第三部分：會議前的籌備工作 1. 確定接待規(guī)格，擬定具體的接待計劃 2. 確定邀請對象，發(fā)放會議通知和日程 3. 會議會場的挑選 4. 會場的布置 5. 會議資料的預(yù)備 第四部分：會議的座次禮儀 一、會議座次支配： 1. 大型會議 2. 小型會議 二、座次禮儀 1. 座次羅列基本原則 2. 常見場合的座次羅列：行路、會客、會議室、照相、坐車 第五部分：會議接待禮儀規(guī)范 一、迎接禮儀 1. 迎接 2. 迎候 二、招呼禮儀 四種招呼禮 三、引導(dǎo)禮儀 1. 迎接引導(dǎo)賓客的方位 2. 引導(dǎo)

13、線路 3. 中國的禮儀習(xí)俗 4. 國際禮儀通則 5. 站姿需要在旁迎候 6. 走姿 7. 手勢指引 8. 引導(dǎo)入座 四、奉茶禮儀 1. 斟茶幾份滿 2. 端茶的姿勢 3. 奉茶的站位 五、介紹禮儀 1、三種介紹： 自我介紹 為他人介紹 被人介紹 2、站姿 3、手勢 4、界域 5、介紹引見結(jié)束后禮儀人員的退場 六、獻花的禮儀(頒獎) 1. 拿花的手位（花籃/花束/花盤） 2. 拿花的身位 3. 獻花時行進路線 4. 獻花(頒獎)時站位 5. 獻花(頒獎)時手位 6. 獻花(頒獎)時體態(tài) 7. 獻花(頒獎)結(jié)束后的退場 8. 獻花時的禁忌 七、鞠躬禮儀 1. 鞠躬時的腳的方位 2. 鞠躬時手的訪問

14、 3. 鞠躬時的度數(shù) 4. 幾種錯誤的鞠躬方式 八、送客禮儀 1. 送客時的態(tài)度 2. 送客時的語言 第六部分：會后服務(wù)禮儀 一、會議結(jié)束后，所有接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。 二、組織活動會議結(jié)束后，有時還會支配一些活動 三、送別按照狀況支配好與會者的交通工作，使其開心 四、清理睬議文件： 1. 按照保密原則，回收有關(guān)文件資料。 2. 收拾會議紀要。 3. 新聞報道。 4. 主卷歸檔。 五、會議總結(jié) 第七部分：會議接待禮儀培訓(xùn)課程總結(jié) 會議接待計劃4 一、銷售部接待程序: 銷售部在獵取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應(yīng)著手做以下工作: 1、準時與會務(wù)方負責(zé)人舉行聯(lián)絡(luò) (1)清晰了解會議性

15、質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動，是否有重要嘉賓參與等)及內(nèi)容(包括:時光、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特別要求等); (2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶約定有關(guān)接待細節(jié)后，應(yīng)準時向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報狀況，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌囫圇會議的接待工作。 2、落實會議場地和房間數(shù)量 在會議洽談商議的過程中，應(yīng)和會務(wù)方詳細負責(zé)人具體研究有關(guān)的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。 3、商談價格 當(dāng)確認場地及客房的支配沒有問題后，應(yīng)按照實際狀況給客戶提供清楚的價

16、格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價格舉行調(diào)節(jié)及平衡。 價格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)準時向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。 4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金 當(dāng)會務(wù)方已確認全部會議細節(jié)后，雙方應(yīng)按照要求及允諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會議押金; 5、下發(fā)會議接待通知單 簽訂好會議協(xié)議后，按照雙方商議的詳細內(nèi)容和有關(guān)細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案; 6、會議接待 發(fā)出會議接待通知單后，需和會務(wù)方負責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進程; 7、會議結(jié)賬 會議結(jié)束，若客戶消費掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財務(wù)部共同催收，餐飲部賦予

17、幫助; 8、會議送別 恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負責(zé)人，為來賓留下美妙感觸;同時擇機贈送精致小紀念品給會務(wù)方負責(zé)人，加深友誼; 9、會議結(jié)束 會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶看法反饋至相關(guān)部門，同時銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。 二、房務(wù)部接待程序: 房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到: 1、會議接待的前期工作 (1)認識、了解會議接待通知單的內(nèi)容; (2)了解結(jié)算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人; (3)落實是否需要支配會議用房及用房數(shù)量和時光，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床; (4)落實房間配備的

18、.鮮花、水果標準及總經(jīng)理名片、致意卡等; (5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達; (6)負責(zé)會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。 2、會議排房 按會議接待要求支配相應(yīng)的房間，在房類資源充沛的狀況下，房間支配力求集中，同時也可挑選支配同類客房中處于狀態(tài)的房間。 3、會議空房 確認會議定房，落實好詳細房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。 4、會議嘉賓入住 (1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜舉行核實，至少前一天排房，做好一切來賓入住前的預(yù)備工作; (2)會議來賓到達前，預(yù)備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、記下表等送到大堂副理處，由當(dāng)值大堂副理在客人

19、到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài); (3)當(dāng)會議來賓抵店后，按會議接待支配及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員準時運輸客人的行李。若遇問題，準時與銷售部會議接待負責(zé)人聯(lián)系。 5、會議嘉賓離店 (1)禮賓官接待信息，應(yīng)準時幫助客人收送行李; (2)前臺收銀處迅速結(jié)賬; (3)幫助客人支配好車輛。 6、關(guān)注意要來賓的消費習(xí)慣，收集收拾客史資料。 三、餐飲部接待程序 餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到: 1、會議接待前期工作 (1)做好記錄，按照會議接待通知單，精確把握會議的舉辦單位、時光、地點、人數(shù)、形式、接待標準及有關(guān)特別要求并將接待信息逐級傳遞; (2)按照會議接

20、待通知單及會務(wù)方的要求，至少提前半天布置會場; (3)由宴會主管按賓館服務(wù)標準和客戶要求檢察會前預(yù)備狀況(會議通道是否暢通、會議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等)，發(fā)覺問題立刻整改，力求沒有疏漏; (4)提前兩天跟進會務(wù)方及銷售部會議聯(lián)絡(luò)人，確定會議茶歇、用餐餐標及特別要求，并為會議客人預(yù)留用餐場所。 2、會議接待中 (1)支配優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領(lǐng)參會嘉賓; (2)跟進會議服務(wù)及幫助客人處理睬間特別事項; (3)幫助銷售部會議聯(lián)絡(luò)人及財務(wù)部收銀員準時理清會議帳務(wù)，預(yù)備與會務(wù)方負責(zé)人結(jié)賬。 3、會議結(jié)束 (1)宴會服務(wù)人員跟進

21、會議結(jié)帳工作; (2)協(xié)助會議客人收拾會議遺留物品。 4、會議用餐及送別 (1)引領(lǐng)悟議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù); (2)做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。 5、送別 (1)恭送會議客人，為來賓留下美妙感觸; (2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應(yīng)盡快聯(lián)系交換客人。 6、收拾會議客戶資料，總結(jié)會議接待得失。 會議接待計劃5 XXXX有限公司： 按照貴公司要求，我司為貴公司此次會議設(shè)計了如下會議計劃，若有何疑問，請準時與我公司聯(lián)系，再做詳細商議。 一、會議日程支配 XX月X日：機場接機，報到，入住酒店 我公司派專車至機場，接來自各地的貴公司參會人員，送至酒店，支配參會人員報到，支配參會人員入住酒店歇息。

22、X月X日X月X日：會議召開 支配參會人員前往會議場地參與會議，我公司派專人幫助會務(wù)組做好會議中各方面的協(xié)調(diào)工作，以及各種突發(fā)大事的處理。 X月X日X月X日：會議旅游考察，結(jié)束會議 優(yōu)待價格支配參會代表的會后旅游考察工作和離開河南的票務(wù)、接送工作。 二、整體味務(wù)服務(wù)： 1、會議整體策劃、設(shè)計。 2、全程會議操作、跟蹤。 3、會后總結(jié)、會后整體支配。 三、服務(wù)流程： （一）會前預(yù)備 1、實地考查 會議召開前，我公司派專人伴隨考查團實地考查我公司提供推舉的會場、入住的酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中，雙方就會議支配方面的細節(jié)做進一步的商議，敲定會議終于計劃。 2、會場布置會議召開前一周內(nèi)，貴公

23、司派會務(wù)組至河南詳細城市，我公司派專人協(xié)作會務(wù)組與會場提供方就會場布置方面舉行詳細設(shè)計支配，會議召開前 一天將會場按會議要求布置妥善。 3、會議設(shè)施 在會議召開前，我公司根據(jù)貴公司的要求，就會議所需設(shè)施舉行制作、租用、支配。如：平面立體、AV設(shè)計、代表證制作、接機牌、車牌、車貼，貴賓鮮花花環(huán)、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花墻、禮儀、接待臺、接待臺卡、專業(yè)桁架（平面、立體）、特裝搭建（舞臺、背景板、展臺、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯(lián)對講機等。 4、參會人員報到 參會人員到達之前，我公司協(xié)作會務(wù)組支配布置參會人員入住的酒店大堂內(nèi)的會議報到。 5、會議召開 我公司派專業(yè)會務(wù)人員協(xié)作會務(wù)組舉行詳細的會議操作。 6、票務(wù)信息提供 準時精確提供機票、火車票信息，同時可以代訂飛機票。 （二）會中服務(wù)： 1、提供專業(yè)外語翻譯，攝像，禮儀公關(guān)和文秘服務(wù)。 2、提供閱歷豐盛的接待人員全天幫助會務(wù)工作，（包括辦理代表簽到、接待、資料收拾分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置等工作）。 3、會議期間可為VIP客人提供特別