公司檔案資料管理制度

1、企業(yè)檔案資料管理制度第一條為了規(guī)范企業(yè)檔案資料管理工作，保證檔案的完滿性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特擬定本制度。第二條檔案管理機構(gòu)及其職責1、企業(yè)檔案工作實行二級管理，一級管理是指企業(yè)綜合辦公室的兼?zhèn)涔芾?；二級管理是指各部門的檔案資料管理。2、綜合辦公室負責企業(yè)所有檔案資料的一致收集管理，各部門的內(nèi)勤負責本部門檔案資料的使用管理。第三條歸檔制度1、凡是屬于企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，擁有查考利用價值的文件、制度、資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由企業(yè)集中一致管理。3、歸檔的文件資料，原則上必定是原件，原件用于報批不能夠歸檔或相關(guān)部

2、門保留的，綜合辦公室保存復印件。4、凡企業(yè)業(yè)務(wù)活動中收到的文件、信件承辦后均要及時歸檔；以企業(yè)名義發(fā)出的文件、信件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由經(jīng)營管理部按中華人民共和國會計法的相關(guān)規(guī)定保存原件；屬于人力資源方面的資料，由綜合辦公室人力資源保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由工程后勤部保存原件。6、企業(yè)對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)由經(jīng)營管理部及合同履行（或簽訂）部門各保存一份。特別情況只有一份原件時，由經(jīng)營管理部保存原件。7、歸檔范圍外的資料包括各部門收集的客史檔案、客情通知、經(jīng)營數(shù)據(jù)解析、部門下發(fā)的內(nèi)部通啟、工作聯(lián)系單、以及經(jīng)營部門的小票等由各部門自行保存。第四條檔案資料

3、保存束度1、企業(yè)要成立存放檔案的特地庫房，各部門應(yīng)依照保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保存要有條理，主次分明，存放科學，以便于查找。3、依占相關(guān)規(guī)定及企業(yè)實質(zhì)情況，確定檔案保存限時，每年年關(guān)據(jù)此進行整理、剔除。4、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員捏造銷毀清冊，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導及相關(guān)人員會審贊成后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。5、凡企業(yè)工作人員調(diào)離崗位前必定做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。第五條檔案資料保存限時1、凡是由企業(yè)名義發(fā)出的文件、請示、會議紀要、通知、管理制度、工程建設(shè)等檔案資料，以及企業(yè)收到的重要的文件、會議紀要

4、、信件、相關(guān)批復等資料永久保存。2、凡是涉及金融財稅方面的資料、經(jīng)營合相同保存限時嚴格依照中華人民共和國會計法的相關(guān)規(guī)定保存。3、在各部門存放的由部門下發(fā)的內(nèi)部通啟、工作聯(lián)系單，保存限時為一年。營業(yè)小票、預約單、客情通知等在核對清楚業(yè)務(wù)已結(jié)束的情況下，保存限時為半年，業(yè)務(wù)仍未達成的可酌情延長。4、各部門內(nèi)勤要按保存限時及時將本部門保存的檔案資料進行整理，經(jīng)部門經(jīng)理審察后，按要求分類辦理。屬于歸檔范圍的由部門內(nèi)勤于年關(guān)移交綜合辦公室保存；屬于部門滿期存放的內(nèi)部通啟、工作聯(lián)系單等資料于年關(guān)由內(nèi)勤移交綜合辦公室一致辦理；屬于預約單、小票、客情通知等資料于滿期后由內(nèi)勤移交經(jīng)營管理部一致辦理。第六條檔案

5、資料借閱制度1、檔案屬于企業(yè)機密，未經(jīng)同意不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導批準不得借閱。2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保存部門負責人贊成。閱檔必定在指定的地方，不得攜帶出門。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保存部門負責人贊成。3、借閱檔案，必定履行登記、簽放手續(xù)。4、借出檔案時，要規(guī)定歸還時間（原則上不高出一周）。過期由檔案管理員及時催還。需要長遠借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理贊成。5、借閱檔案資料者必定穩(wěn)當保存檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案資料完整無缺，否則，追究當事人責任。6、借出檔案資料，因保存不慎扔掉時，要及時追究，并報告主管部門及時辦理。7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必定借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理贊成，必定外借的，由總經(jīng)理審批。第七條注意事項在平常文件資料使用時，需加蓋印章的要嚴格印章的使用規(guī)范。企業(yè)各部門的印章只限于企業(yè)內(nèi)部使用。