項(xiàng)目組文檔管理實(shí)施辦法

1、第7頁 共7頁項(xiàng)目組文檔管理實(shí)施辦法項(xiàng)目組文檔是項(xiàng)目組在各項(xiàng)活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷史記錄，是項(xiàng)目組在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期中形成的一種重要資源。包括項(xiàng)目前期啟動、采辦、建造、完工、項(xiàng)目關(guān)閉各階段中形成的全部文件資料（包括紙載體和電子版文件）。文檔模板根據(jù)公司統(tǒng)統(tǒng)一要求求，項(xiàng)目目組對外外聯(lián)絡(luò)主主要使用用備忘錄錄。文件編號規(guī)規(guī)則日常往來函函件合同采辦文文件確定文檔歸歸檔范圍圍在文檔的處處理工作作中，正正確劃定定項(xiàng)目文文檔的歸歸檔范圍圍是保證證項(xiàng)目文文檔齊全全完整，符符合質(zhì)量量標(biāo)準(zhǔn)要要求的關(guān)關(guān)鍵環(huán)節(jié)節(jié)和重要要措施，同同時(shí)建立立統(tǒng)一的的歸檔制制度，以以便對項(xiàng)項(xiàng)目的全全部文檔檔實(shí)行集集

2、中、統(tǒng)統(tǒng)一管理理。需要?dú)w檔文文件記錄錄項(xiàng)目建建造周期期、具有有查考利利用價(jià)值值的文件件；需要?dú)w檔文文件在項(xiàng)目目運(yùn)作過過程中生生成的文文件、上上級部門門發(fā)來的的需要貫貫徹執(zhí)行行的文件件和其他他機(jī)構(gòu)涉涉及重要要問題的的文件等等；不需歸檔文文件相互抄抄送、無無須辦理理歸檔和和為參考考利用而而收集來來的文件件、重復(fù)復(fù)文件以以及其他他一些不不再具有有查考利利用價(jià)值值的事務(wù)務(wù)性、臨臨時(shí)性文文件。文檔分類辦辦法按部門按控制部部、合同同采辦部部、HSSE部對對日常往往來函件件進(jìn)行分分類；按名稱根據(jù)項(xiàng)項(xiàng)目組文文件不同同名稱分分類，主主要用于于管理文文件，如如會議紀(jì)紀(jì)要、周周月報(bào)、安安全檢查查等；按專業(yè)按船體體、

3、電氣氣、輪機(jī)機(jī)專業(yè)對對工程技技術(shù)資料料進(jìn)行分分類；按性質(zhì)按預(yù)審審、退審審、詳細(xì)細(xì)設(shè)計(jì)等等不同階階段性質(zhì)質(zhì)對技術(shù)術(shù)資料進(jìn)進(jìn)行分類類；按接收機(jī)關(guān)關(guān)將項(xiàng)項(xiàng)目組與與采油公公司機(jī)關(guān)關(guān)（上級級單位）的的來往文文件分類類，如海海油發(fā)展展對項(xiàng)目目組可研研批復(fù)文文件。文件科學(xué)排排列確定好文件件分類后后，需要要對文件件夾內(nèi)的的文件進(jìn)進(jìn)行排序序，使其其條理化化、系統(tǒng)統(tǒng)化，方方便日常常的管理理和利用用。上級級機(jī)關(guān)文文件在前前，本項(xiàng)項(xiàng)目組的的文件在在后，來來文和復(fù)復(fù)文，復(fù)復(fù)文在前前，來文文在后；正文和和附件，正正文在前前，附件件中后，正正文在前前，原稿稿在后。進(jìn)行文件夾夾編目編頁（張）號號將文文件夾內(nèi)內(nèi)排列好好的文件件

4、按照順順序編上上頁（張張）號，以以固定他他們在案案卷內(nèi)的的位置，明明確案卷卷內(nèi)文件件的數(shù)量量，便于于保護(hù)和和查找利利用，通通常在文文件的右右上角編編著阿拉拉伯?dāng)?shù)字字；編制文件夾夾文件目目錄文件夾夾目錄相相當(dāng)于文文件的明明細(xì)表，放放于文件件夾首頁頁，包括括每件文文件的排排列序號號、題目目、編號號（文件件號或圖圖號），責(zé)責(zé)任人（直直接編制制人員或或部門）、編編制日期期、備注注等。文件歸檔要要求文件形成者者熟悉文文件的內(nèi)內(nèi)容，挑挑選有價(jià)價(jià)值的文文件存檔檔；文件形成部部門負(fù)責(zé)責(zé)本部門門的日常常往來函函件歸檔檔；項(xiàng)目組行政政助理全全面負(fù)責(zé)責(zé)文檔管管理工作作，收到到文件第第一時(shí)間間嚴(yán)格按按照文檔檔分類要要

5、求進(jìn)行行歸檔。文件夾目錄錄前期資料前期資料項(xiàng)目報(bào)批和和審批文文件項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)報(bào)告、任任務(wù)書向總公司的的請示和和批文與地方政府府及相關(guān)關(guān)單位往往來文件件管理文件備忘錄控制部備忘忘錄（收收文/發(fā)發(fā)文）單獨(dú)成夾技術(shù)部備忘忘錄（收收文/發(fā)發(fā)文）單獨(dú)成夾HSE部備備忘錄（收收文/發(fā)發(fā)文）單獨(dú)成夾合同采辦部部備忘錄錄（收文文/發(fā)文文）存在在合同同中會議紀(jì)要現(xiàn)場會議紀(jì)紀(jì)要單獨(dú)成夾塘沽周電話話例會紀(jì)紀(jì)要保存電子版版其他專項(xiàng)會會議紀(jì)要要單獨(dú)成夾周、月、年年報(bào)項(xiàng)目周、月月、年報(bào)報(bào)保存電子版版項(xiàng)目總結(jié)項(xiàng)目總結(jié)單獨(dú)成冊安全檢查記記錄現(xiàn)場安全檢檢查記錄錄單獨(dú)成夾質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)報(bào)告現(xiàn)場質(zhì)量檢檢驗(yàn)單獨(dú)成夾培訓(xùn)記錄現(xiàn)場培訓(xùn)記記錄項(xiàng)目組內(nèi)部部培訓(xùn)合同采辦文文件項(xiàng)目合同項(xiàng)目建造招招標(biāo)策略略采辦策略招標(biāo)書投標(biāo)書資格預(yù)審、評評標(biāo)記錄錄、報(bào)批批及批復(fù)復(fù)工程合同采辦合同報(bào)關(guān)文件驗(yàn)貨報(bào)告（復(fù)復(fù)印件/傳真件件）變更申請變更審批文文件合同變更付款申請及及記錄計(jì)劃費(fèi)用文文件計(jì)劃費(fèi)用文文件收支計(jì)劃表表生產(chǎn)建設(shè)計(jì)計(jì)劃項(xiàng)目總體計(jì)計(jì)劃實(shí)施策略工程技術(shù)資資料設(shè)計(jì)院預(yù)審審圖紙輪機(jī)專業(yè)單獨(dú)成夾船體專業(yè)單獨(dú)成夾電氣專業(yè)單獨(dú)成夾CCS退審審圖紙輪機(jī)專業(yè)單獨(dú)成夾船體專業(yè)單獨(dú)成夾電