物業(yè)服務公司文件管理制度

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔文件管理制度 1. 目 的建立統(tǒng)一的公司文件管理制度，明確文件管理的原則和工作程序，發(fā)揮文件在公司管理工作中的功效。2. 適用范圍適用于公司各單位，凡以公司或部門名義所形成的文件資料，都應遵循此規(guī)則。3. 定 義3.1 質(zhì)量管理體系文件是根據(jù)公司參與認證的ISO9001：2000標準要求，制定的指導和控制組織與質(zhì)量有關的相互協(xié)調(diào)的活動的文件。3.2 管理制度是公司各部門（管理處）為實現(xiàn)公司管理目標，對各項管理工作所制定的獨立于質(zhì)量管理體系文件之外的制度性文件，是規(guī)范指導公司員工進行各項管理活動的準則。3.3 行政公文是公司領導者或管理部門，為傳達貫徹

2、上級政策，或者履行其職責和處理具體事務中所形成的文件。該文件需要加蓋公司印章，并以年字號進行分類和發(fā)放。3.4 外來文件指來自外來單位（包括國家立法機關、行政管理機關、上級主管單位、相關平行單位以及其他部門）的對我公司工作具有指導性、規(guī)定性作用的文件、資料等。4. 職 責4.1 行政部：負責對公司產(chǎn)生的三類文件的標準化、規(guī)范化進行統(tǒng)一的指導，并組織編寫。負責全公司文件管理，同時行政部是公司文件的歸口管理部門，所有公司文件（質(zhì)量管理體系文件、管理制度A類文件、行政公文、外來文件）的分發(fā)皆歸口其管理，負責文件的編號、定稿、復印、發(fā)放、回收以及原件的保管等工作。4.2 各部門（管理處）：根據(jù)本部門日

3、常工作需要，負責制訂本單位相關的工作文件和管理制度B類文件，完善本單位的文件體系。如需以公司名義發(fā)放的文件，交由行政部進行發(fā)文。4.3 各部門（管理處）文件管理崗位：負責本部門文件的收發(fā)、傳閱管理，以及文件的登記、保管、提供利用、存檔工作。5. 文件管理主要工作準則5.1 文件的分類原則公司文件按形式分為四類，即質(zhì)量管理體系文件、管理制度、行政公文、外來文件。5.1.1 質(zhì)量管理體系文件分為質(zhì)量手冊、程序文件、工作手冊。5.1.2 公司的管理制度分為兩類：A類文件和B類文件。A類文件指由公司發(fā)文，在全公司范圍內(nèi)實施的文件；B類文件指由各部門（管理處）發(fā)文，在本單位范圍內(nèi)實施的文件。5.1.3

4、行政公文一般指各類對內(nèi)對外通知、信函、辦法、規(guī)定、會議紀要、請示、報告、計劃、總結、方案等。5.1.4 外來文件包括國家法律法規(guī)、技術規(guī)范、上級機關來文、政府單位來文等。5.2 文件編碼原則5.3.1 公司產(chǎn)生的所有文件應進行分類編號。5.3.2 公司質(zhì)量管理體系文件、管理制度文件、行政公文的編碼方法見附件1。5.3.3 所有公司產(chǎn)生的文件都由公司行政部統(tǒng)一登記取號。5.3 文件標識原則5.4.1 公司產(chǎn)生的三大類文件須采用統(tǒng)一規(guī)范的封面、內(nèi)容格式：質(zhì)量管理體系文件采用程序封面的形式（見附件2），管理制度采用專用的管理制度封面（見附件3），行政公文以紅頭文件形式。5.4.2 每份文件上要按規(guī)定

5、要求標識文件名、類別、版次、編號、密級、發(fā)放范圍等。5.4 文件電腦管理系統(tǒng)行政部負責建立公司文件瀏覽系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)文件目錄和全文的電腦檢索，逐步實現(xiàn)文件檔案的電腦化管理。6. 文件管理主要程序6.1 文件編制、審核和批準權限文件編制、審核和批準權限表如下：序號 文件名稱 編寫部門 審核部門/人員 批準人員 是否受控1 質(zhì)量管理體系文件 質(zhì)量手冊 管理者代表組織 管理者代表 總經(jīng)理 是程序文件 管理者代表組織 管理者代表 總經(jīng)理 是工作手冊 各相關部門 管理者代表 總經(jīng)理 是2 管理制度 A類文件 公司職能部門 制度涉及單位 總經(jīng)理 是B類文件 各部門（管理處） 本單位 本單位負責人 否3 行

6、政公文 業(yè)務部門 主管領導 總經(jīng)理 否6.2 受控文件管理流程受控文件包括質(zhì)量管理體系文件和A類管理制度文件。受控文件管理流程圖及主要責任部門見附件4。6.2.1 受控文件編制質(zhì)量管理體系文件及A類管理制度文件應有統(tǒng)一的內(nèi)容格式，文件編制人員應按照附件6管理文件的格式內(nèi)容要求進行文件的編寫。6.2.2 受控文件審批1) 文件編制后，按照規(guī)定的審批權限，由受控文件編制部門填寫受控文件審批單（見附件7）送交相應人員審批。編制部門在審批單上需填寫以下欄目：文件類別、文件名稱、編寫日期、編寫部門（個人）、發(fā)放范圍等，并且跟蹤、修改。受控文件經(jīng)批準人批準后交行政部制發(fā)。2) 受控文件的審核人員必須對文件

7、的適用性負責。文件的批準人必須對文件的有效性和接口性負責。3) 受控文件的審查包括文件內(nèi)容和形式的審查。文件內(nèi)容的審核應注重在可操作性及協(xié)調(diào)一致性，文件形式的審查包括文件格式、標識、發(fā)放范圍等符合要求。4) 受控文件涉及多個部門時，要請相關部門會簽。會簽主要是使相關部門明確本部門的職責、與其他相關部門工作接口以及了解本部門的活動方式等。6.2.3 受控文件分發(fā)歸檔1) 文件經(jīng)批準后，由行政部按照規(guī)范的受控文件格式和文件編號規(guī)則確定該文的文件號，并予登記、排版、打印、校對后，交相關人員簽發(fā)。文件應由文件批準人確定文件開始實施日期，并在文件上做出說明。2) 受控文件的發(fā)放，由行政部填寫受控文件發(fā)放

8、控制單（見附件8），一般情況下由行政部經(jīng)理審核，文件批準人批準。然后加蓋受控章后按發(fā)放范圍分發(fā)。3) 受控文件實行分級管理，公司行政部負責受控文件的發(fā)放、回收、保存和歸檔。各部門（管理處）指定專人負責文件的簽收工作，并及時做好文件目錄的修改。各部門（管理處）文件管理責任人接收到公司文件后，應及時交部門負責人處理，部門負責人應進行識別，確定進一步發(fā)放范圍，以公司發(fā)放文件為母本，按照文件受控原則在本單位范圍內(nèi)進行文件分發(fā)和回收等工作。對于涉及到重要崗位的相關文件應發(fā)放到班組（個人）。4) 文件經(jīng)審核批準后，原版文件由行政部歸檔。5) 已批準發(fā)放的受控文件的電子版要做好備份，分類存磁盤，并登記備查。

9、6.2.4 受控文件的評價1) 收文單位在文件實施過程中如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題等，應將有關信息及時反饋給編制部門，以便及時修改更正。2) 受控文件實施后，由管理者代表或文件批準人定期（每年一次）或適時地組織有關人員對文件符合性、操作性進行評價，提出處理意見（如修改、改版等）。6.2.5 受控文件的變更及回收1) 文件的變更采取兩種形式文件更改通知單和文件改版申請單。當只對文件進行少量修改或個別換頁時，采用文件更改通知單。當文件經(jīng)多次修改或大幅度修改時應進行改版，需填寫改版申請單。2) 文件的變更和修改一般由原來編寫、審核和批準文件的部門和人員進行，特殊情況由原批準人指定另一合適的部門或人員來編審。被指定

10、的部門或人員有權獲得作為編審依據(jù)的有關背景材料，并充分了解文件的要求和意圖。3) 文件少量修改時由文件修改人員填寫文件更改通知（見附件9），經(jīng)原審批人員審批后，交行政部發(fā)放。4) 文件改版由文件修改部門填寫文件改版申請單（見附件10），經(jīng)批準后，交行政部按文件發(fā)放流程進行發(fā)放。5) 行政部按照文件分發(fā)的規(guī)定把批準修改的文件分發(fā)給各有關部門和人員。在發(fā)放新版文件時，同時將所有舊版文件收回，并做好記錄（見附件11受控文件回收單），除歸檔保存一份外，其余由行政部集中銷毀處理。若保留舊版文件作為參考文件時，蓋上“過期保留”標識，與有效文件分開存放，并在文件回收單上做好記錄。6) 作廢文件回收時亦由行政

11、部根據(jù)發(fā)文登記收回。6.2.6 人員、部門變動時受控文件的處理1） 公司文件發(fā)放針對各單位崗位，當個人發(fā)生崗位異動時，不得帶走相關的受控文件。2） 部門撤銷或合并時，由行政部發(fā)出工作聯(lián)系單，回收相應的受控文件。3） 當新增部門或管理處時，由相應部門提出受控文件發(fā)放申請，經(jīng)批準后由行政部增發(fā)相應的受控文件。6.2.7 受控文件的丟失處理受控文件資料丟失后，使用人填寫文件資料丟失報告，說明原因，部門負責人簽暑意見，由行政部提出處理意見，經(jīng)總經(jīng)理批準后，可補發(fā)新的文件和資料。6.2.8 管理制度B類文件管理流程各部門（管理處）參照受控文件管理流程制定本部門管理制度文件管理流程。各部門（管理處）制定的

12、所有管理制度B類文件應送一份公司行政部登記備案，并及時更新。6.3 行政公文管理流程6.3.1 發(fā) 文1) 以公司名義對內(nèi)、對外行文的行政公文、信函統(tǒng)一由公司行政部起草，指定由其它部門擬稿的除外。2) 草擬公文送審前盡量打印，并填寫公文會稿表（見附件12）。3) 公文送公司領導簽發(fā)前，應由擬稿部門負責人核稿；公文如涉及到多個部門，要請相關部門會稿。主辦部門與會稿部門取得一致意見后行文。4) 以公司名義對內(nèi)行文的各類通知、辦法、規(guī)定等公文，應請支部書記會稿。5) 會稿和核稿時，起草部門負責跟蹤和修改。公文核稿、會稿完畢后，交由公司總經(jīng)理簽發(fā)，總經(jīng)理簽發(fā)稿件為定稿。6) 任何以公司名義蓋公司印章的

13、發(fā)文，必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權人批準簽發(fā)。7) 發(fā)文稿簽發(fā)后，由行政部根據(jù)規(guī)定的公文格式和公司制定的發(fā)文字號確定該公文的發(fā)文字號，并予登記后打印、校對、繕印、加蓋公章。8) 發(fā)文稿及公文會稿表由行政部歸檔。已批準簽發(fā)的公文電子版統(tǒng)一由行政部歸檔，并做好備份，分類存磁盤，并登記備查。9) 制文由行政部按規(guī)定負責發(fā)送。公文、信函的發(fā)送，由行政部填寫發(fā)文登記表（見附件13），一般情況下由行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。然后按發(fā)放范圍分發(fā)，并請收件人簽收。10) 以傳真件形式發(fā)送的公文，傳真之后需加蓋“已傳真”章，原件仍按正常發(fā)文渠道發(fā)送。11) 各管理處是公司的派出管理機構，對外代表公司，對因工作需要向

14、大業(yè)主（客戶）、總公司各單位、地方政府職能部門發(fā)函聯(lián)系較重大問題的，由各部門（管理處）以工作聯(lián)系單形式將對外聯(lián)系內(nèi)容書面送公司行政部，行政部以公司名義草擬相關函件，經(jīng)總經(jīng)理簽批后，對外發(fā)送。6.3.2 收 文1) 所有發(fā)往公司的外來文件和總公司內(nèi)部單位向公司的來文，統(tǒng)一由公司行政部處理。公司任何部門（管理處）不論從哪種渠道收到來文，必須將原件交公司行政部處理，不得私自處理。2) 對于外來文件，公司行政部收到來文后，進行收文登記，送總經(jīng)理批示處理意見；對于總公司內(nèi)部來文（含局域網(wǎng)來文），要求辦理的，由行政部送總經(jīng)理批示處理意見。3) 對于總公司內(nèi)部來文（含局域網(wǎng)來文），屬各類管理文件、計劃、辦法、紀要等知照性文件，需相關部門傳閱的，由行政部提出初步傳閱意見，編制傳閱登記表（見附件14），送總經(jīng)理批示。4) 行政部按總經(jīng)理批示意見，將來文及批示復印后送有關部門傳閱或承辦，原件歸檔5) 來文需要傳閱的，傳閱件在所有傳閱人簽名后交回行政部歸檔。6.3.3 公司內(nèi)部文件傳遞、審批1) 公司內(nèi)部的請示、報告統(tǒng)一交由行政部登記，附發(fā)文登記表送總經(jīng)理批示意見。2) 行政部根據(jù)批示意見和確定的發(fā)文范圍送相關部門處理。7. 員工在文件制度方面的權利和義務7.1. 每位員工在其為本公司利益工作的過程中，都有權利用與其工作有關