【時間管理方法】時間管理-完整的行動清單

1、時間管理-完整的行動清單首先我們先開始講六個流程中的前兩個流程，也就是收集及加工組織， 當我們的雜事進來，要先統(tǒng)一收集到收件匣，其次要加工成行動，并 組織到行動列表中。也就是說前兩個流程的目的，就是要建立一個完 整的行動清單。在談建立完整行動清單的細節(jié)前，我們先講講為何完整的行動清單如 此重要。一般人把大腦當作是記憶的工具，所以對朋友、家人的承諾， 自己想要做的事情等，一股腦都放在腦海里。但是我們的大腦并不是 如此可靠，記在心中的事情可能會忘記，不僅如此，所以的事情放在 心里，根本就沒有辦法輕松自在。這本書的作者David Allen建議， 如果能把建立清單當作是一種生活及工作的習慣，日復一日

2、不間斷， 就是在練習黑帶級時間管理了。因此，想要做好時間管理，學習列好 完整清單的習慣相當重要。以我這五年，長期實行時間管理下來，發(fā)現(xiàn)要建立完整的行動清單有 三個要點，第一是要培養(yǎng)完整的雜事收集習慣，其次是擁有優(yōu)秀的行 動加工能力，最后是選擇合適的行動清單工具，讓我們一一討論吧。（1）培養(yǎng)完整的雜事收集習慣培養(yǎng)收集的雜事習慣其實相當容易，難的是持之以恒，所以選擇自己 的生活經(jīng)驗中，合適自己的方式及工具是第一步。很多人學了時間管 理，就跑去買計算機、買pda,花了許多時間學習工具，這都是不必 要的，仔細思考自己原本就慣用的工具，好好的發(fā)揮效能，是比較好 的方法。例如我的父親，他有事情時，就會寫一

3、個小紙條，丟在西裝襯衫上衣 的口袋中，下班后，就把這些紙條拿出來，看哪一些事情需要處理。例如我的朋友Ada，就利用一張A4紙，折迭成小記事本，專門用來 收集雜事，這個小記事本雖然小到可以放進皮夾中，卻可以寫八頁的 內容，所以可以紀錄下很多雜事。以我自己而言，我偏好用智能型手機（TREO 650）上面的涂鴉軟件， 隨時紀錄自己的想法及對他人的承諾。而數(shù)字工具的好處是，紀錄的 事情再多，都不會增加體積。這些工具，也就是我們課程中會一再提到的收件匣。收件匣讓雜事有 一個腦袋之外的放置之處，所以不用擔心會找不到。重點其實不只是 工具的選擇，更重要的是培養(yǎng)把事情放在腦袋之外的習慣。當我們隨 時隨地都養(yǎng)成

4、紀錄收集雜事的習慣，完整把事情移出頭腦之外，才能” 處于沒有壓力的狀態(tài)、增強信守承諾的能力”，這就是我們時間管理的目的。(2)優(yōu)秀的行動加工能力當我們把雜事一件件從收件匣拿出來，清空收件匣，并確認每一個雜 事的后續(xù)行動，放進可靠的行動列表系統(tǒng)，這就是加工。每一次我花 時間把雜事加工成行動，我都有一種如釋重負的感覺，覺得這件事情 開始進入自己的掌控范圍，不用害怕會遺忘或如何去作這件事情。行動和雜事不同，行動必須是具體可行的事情，雜事則否?！芭e辦一場在臺北的研習會”是雜事， email給Jennifer討論臺北研 習會場地租借問題”就是一個行動，“輪胎破了”是一件雜事，”打電話給輪胎店鄭老板起請她

5、派人來拿 車子”是一個行動“準備營銷會議企劃案”是一件雜事，”下午兩點和Susan碰面，和 她討論已經(jīng)做好的簡報，并請她給予意見”是一個行動行動需要花費時間，而且可以幫助我們將事情往達成的方向前進，我 通常會盡量把雜事加工成20分鐘以下可以完成的行動，這樣在我們 在做排程時，就很容易估計行動的要花費的時間。即使簡單的雜事， 都應該想清楚如何達成，因為現(xiàn)在不想清楚，以后要做的時候還是要 再想一次，如果事前想好，放進行動清單，我們心理的負擔就能大幅降低。(3)選擇合適的行動清單工具要成為黑帶級的時間管理高手，就要學會列清單。當我們學會把雜事 加工成行動，日子一久，行動的數(shù)量就會持續(xù)增加，變得不能用

6、腦子 記了，此時我們需要有合適的組織工具來存放，以下是幾個行動清單 工具的例子。Ada使用萬用手冊來存放自己的清單朋友老K使用wince智能手機上listpro軟件朋友awhii則是利用Microsoft Outlook軟件來放置所有的行動清單朋友prdro是使用一個叫做MLO的軟件工具來存放我和一些使用蘋果計算機的朋友則是使用一個叫做iGTD的軟件來存 放不管使用哪一種工具，要組織好自己的行動列表，有場合分類的概念 很重要，我自己會把行動規(guī)劃成自己動手、當面溝通、打電話、思考/規(guī)劃、計算機工作等幾種場合來分類，這些場合大致上是依照電話、 計算機等工具種類及工作性質分類，可以讓我們在同一個場合

7、，批處 理自己手上的行動，節(jié)省大量的時間。一般而言，利用一些科技工具 比較有效益，可以節(jié)省時間，但是也要依個人風格及喜好來選擇工具， 不一定是3C工具就一定好。結語我們這一課講的是建立完整行動清單的重要及方法，這個習慣的培養(yǎng) 需要一段時間的學習及嘗試，但是我常常覺得結伙攻頂、事半功倍， 我們可以利用各種網(wǎng)絡的工具來加快學習的速度。最后也希望大家能 夠建立好自己的完整行動清單，這樣的益處是，可以早日成為時間管 理的黑帶高手，擁有時間去追求自己的夢想。高端人士的時間管理方法CEO難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎？他們究竟是如何精心組織 周密安排一天的時間與工作任務的？頂級人士井井有條的一天究竟 是個

8、什么樣子？他們對各層次的管理者與專業(yè)人士的工作會有哪些 啟示？頂級管理者如何組織不斷變換的工作時間一一基本工作點核對方案“我每天開始工作之前都會來一次模擬計劃游戲，想象自己應該 去做什么事，突然出現(xiàn)預料之外的會議或危急情況，門砰的一聲打 開等等，通過這種游戲，我竭力尋找可以更好地控制自己時間的辦法?！睅缀跛腥硕急谎巯码姽馐鸢愕耐ㄐ潘俣葔旱么贿^氣來，一 位金融業(yè)的客戶關系經(jīng)理曾經(jīng)告訴我說：“最讓人受不了的事是，每 當我準備處理手頭上一大堆事情的時候，就會有客戶的咨詢電話打過 來，同時，電子郵件也來了，讓我真是分身乏術。最后到了快下班的 時候，我桌子上的東西還沒處理完，仍在不斷堆積。就這樣，

9、非常棒 的計劃、最良好的意愿全都一下子灰飛煙滅。”但是如果你把互動的事當做現(xiàn)實來接受，不再指望它會完全離開 你，你反而可能掌握它、馴服它、找到辦法來順應這一現(xiàn)實，并在其 中保持良好的工作態(tài)度。下面是3個在不平靜的工作日中建立秩序、 提高效率的好計劃。定點核對法 你是怎么組織不斷變化的時間安排？對我們大多數(shù) 人來說，組織似乎就是控制，但是對于許多頂級管理者來說，組織時 間卻不再意味著在自己的優(yōu)先時間之外，指定明確的時間去完成特定 的工作任務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什么固定 的框框。在彈性的時間安排中，只需確認一天起碼要達到的一些要求是否 達到就可以了。般有這3種類型的基本工作點

10、必須查對，即基于功能的工作要 求、基于內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：1、基于功能的工作要求：優(yōu)先事項的時間是否得到保證打電話與回電話用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件繼續(xù)關注已進行的工作用在非優(yōu)先事項的兩個小時（可以零散分布在全天）MBWA每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見每天安排與上司的摸底性謁見2、基于內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種 情況：與老客戶的聯(lián)絡發(fā)展新客戶數(shù)據(jù)處理授權與員工培養(yǎng)撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰(zhàn)略計劃等其他任何正當?shù)氖马椂伎梢运阕鼍C合性的基本核查點，不要隨便 放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要快，有了這些核查要點作

11、 為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這 種工作藝術是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時間的根本原 因。重組時間一一巧用“秘密10分鐘”所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與制度化、程 序化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法回避的現(xiàn) 實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管 理藝術。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習 慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單 元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時 間塊、“幾個字節(jié)的時間”等，使你的頭腦

12、中留有利用這種10來分鐘 零碎時間的形象記憶。你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會 給自己的工作帶來多么大的差異。你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會 從門口探進頭來說：“嗨，有時間嗎？ 可是，你那時候正在把最后 的各種數(shù)字填到預算報告上，你已經(jīng)干了 10分鐘，估計還有20分鐘 就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：如果你的目標是現(xiàn)在就把任務完成，那么就是：“啊呀又來了， 什么都做不了，真是亂了套了!”如果你懷著“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，沒事，我已經(jīng) 做完了 1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。 開完會

13、后找機會溜到一邊再完成剩下的1/3?！标P鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處:第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒 情緒會大大減少，被這種不滿情緒堵塞”的能量因此能釋放出來；第 二，如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單， 一邊不斷地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務，久而久之，你 會養(yǎng)成一個非常好的利用時間的習慣，工作效率也會大大提高，據(jù)我 所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。我也不知道這種圍繞一根固定旗桿(查對要點清單)靈活的時間 管理策略為什么這么有用，但是事實上的確收效非凡。因為就我所知， 那些努力爬到組織頂層

14、的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首 次接觸這種策略的經(jīng)過。國際度假咨詢有限公司董事會主席(ResortQuest International, Inc.)約瑟夫維特利亞Joseph Vittoria),當我訪問他的時候，那一 天他在黃色的便條上已經(jīng)記下了 5個他要打的電話。但是當他打完一 個電話之后，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對 于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走， 他就接著打第2個電話，打完第2個電話后又去拜訪同一樓層的一個 人?？偠灾?，看起來就像是一團旋風在地上到處轉。但是每當他從 突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公

15、桌邊， 接著打其余的電話。就這樣，幾個小時過去之后，他原先計劃要打完 的電話終于實實在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫 插針完成的。維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合體，這是大 多數(shù)資深生意人對待時間的觀念。在甘乃特報業(yè)公司CEO約翰科里那里，同樣的現(xiàn)象在他處理 文書工作的時候格外明顯。正如我們在第1章中提到的，科里更傾向 于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手 上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同 樣的一幕又出現(xiàn)了，辦公室里人來人往，電話也響個不停，臨時會議 也少不了一一不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接 一

16、件地處理好撂得高高的文件。從早上8:30開始，一般到午飯之前， 就可以處理完所有函件。無論是柯利還是維特利亞都絕不會花力氣把自己的時間定為“電 話時間”或“文案時間”。他們反而把這些事“撒”在幾個小時的范 圍內，然后以在時間方面極其經(jīng)濟的方式來完成，一點也不覺得受壓。事業(yè)進步的金言一一如何掌握靈活的時間管理藝術為了幫助你掌握靈活安排工作日程的方法，本書下面將為你提供 6條時間管理技術。但是讓我們從博思咨詢公司的前合伙人，獨立咨 詢師桑德拉克萊什(Sandra Kresch), 一位工作方法極其得當?shù)淖?詢師的故事開始，這故事描述了她自己典型的一天，其中充滿了職業(yè) 與個人的特色。我今天有一系列的

17、事要去做，要帶貓咪去看獸醫(yī)，我自己也想去 看醫(yī)生；辦公室的工作也排得滿滿的；另外我還要為一家我擔任會長 的非營利組織物色一名新的執(zhí)行董事；最后還要幫一群朋友的忙。在考慮如何處理好如此眾多的事情的時候，我認為最重要的是制訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一可以去看獸醫(yī)的時間是早上7點。于是我早早把它送了去，并且想好下午怎么順道帶它回家。此后，我就必須呆在家相當長的時間。有兩個生意人，一個在倫 敦，一個在另外一個地方，需要我去聯(lián)系，所以清早我還得先給他們 的辦公室打電話通知一下，讓他們能夠在我離家外出之前給我來個電 話。我在辦公室的工作日程，總是安排得非常緊湊，有力地集中在本 星期必須完成的3件大事上

18、，絕不枝節(jié)旁蔓。從這位繁忙的專業(yè)人士對自己一天生活的敘述中，我們可以提煉 出6種她用以保持對時間的某種控制的方法，我把這6種方法推薦給 各位讀者。1、使用一張寫有本周必須完成的三四項主要待辦事項列表。要 記住它，每天念叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計劃本上， 或把它錄入電子日程中，方便自己反復查看。這種方法能夠幫助你集 中全力實現(xiàn)每周的工作目標。2、標注工作日中的固定點，即每天的工作框架。拿前面的故事 來說，貓必須早一點送到獸醫(yī)那里去，因為這樣可以在當天就把它接 回家，打往倫敦的電話最好在中午之前完成，否則恐怕會與意想之外 的會議和其他工作任務相沖突?？蚣艽詈煤?，填充具體內容也就舒服 和

19、容易得多了。安德魯格羅夫(Andrew Grove)在高產(chǎn)出管理(Hign Output Management) 一書中說：“我們必須找出有限制性的步驟如果我們能夠確定什么事是不可更改的，并且能圍繞這些事安排其他好說的事，我們的工作效率就會高得多。”3、估計好“變動”的因素，在選定哪些工作應該全力以赴的時 候，特別要注意那些有限制的或沒有任何余地的事情。比如說，準備 當天下午兩點會議的備忘錄，是一件沒有多少變動因素的事，然而如 果是下周的會議，則情況可能完全不同。4、拉長工作日的兩端，在克萊奇的例子中，我們會注意到與獸 醫(yī)的約會是在早上7點，同樣，我們也應該把個人私事、瑣事安排在 工作日的兩頭

20、，比如早上7點去見你的造型師，下午7點理發(fā)和購物。5、簡化與支持。你應該常常問自己：這件工作中哪些事是可以 授權他人去做的？怎樣才能使這件工作變得更簡明易行？6、對那些沒完沒了的要求，就像格羅夫所指出的:“如果你對一 件事說了是，你就很難再對另外一件使你更遠離目標的事說不?！彼械捻敿壒芾碚叨忌钪谧约旱膫€人時間需求與制度化、程 序化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法回避的現(xiàn) 實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管 理藝術。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習 慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來

21、分鐘的小時間單 元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時 間塊、“幾個字節(jié)的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘 零碎時間的形象記憶。下面我們將看到這些頂級管理者是如何找到各自有用的卓越之 道。頂級管理者的時間切換策略如果你去問一些普通的管理者，在他們的頭腦里組織良好的一天 應該是什么樣子，大多數(shù)的人可能會回答說：“我想應該把時間控制 得比現(xiàn)在緊得多，9:00的時候，我隨隨便便；10:00的時候，仍然沒 能理清頭緒”或者說：“我想應該關上門潛心工作，那樣的話很多事 情都已經(jīng)完成了。”多數(shù)人心目中組織好，效率高的一天是通過嚴緊的控制實現(xiàn)的， 他們還認為CEO肯定也是這

22、樣做的。但是令我最驚訝就是，CEO組織 工作的首要前提竟然是時間安排高度靈活。他們所注重的不是去控制 自己的時間，而是越過一天中無窮的變化因素專心去控制那些應該完 成的事情。利用個人高效時段的辦法你一天當中究竟存不存在一個可以稱之為高效時段的最佳時間 呢？答案當然是肯定的。大多數(shù)人早上最為清醒，也有些人下午的狀 態(tài)最好。討論這一點的目的是把那些最具挑戰(zhàn)性的工作分配到你最能 勝任的時間里去完成。利用清早與深夜的安靜時間有些人仍然信奉18世紀一位思想 家馬修亨利(Matthew Henry)的話：“成大事者必起大早?！钡纤鼓岬睦峡偭_伯特愛格爾(Robert A. Iger),每天4:45起床， 到

23、健身房鍛煉，6:00進入辦公室閱讀各種數(shù)據(jù)，直到7:00舉行一天 當中的第一次會議“我想人們都有會有自己的生理節(jié)奏，”他說，“不 過對我來說，早晨是巔峰時刻，那時候比較心平氣和一點。”霍華德魯賓斯坦每天早上4:30之前就來到家中的書房快速瀏 覽電視新聞，然后就開始處理他帶回家中的用不同顏色區(qū)別的文件， 確定要回的電話，簽署支票，確定當天的日程，這樣暫告一段落之后， 他會舒展舒展身體，然后去跑步。播音員兼“討厭鬼”唐伊姆斯Don Imus)總是在4:17分醒來 開始“琢磨怎樣才能把人煩死。”紐約市雅詩蘭黛集團公司董事會副主席珍妮特瓦格納(Jeanette Wagner)喜歡把一些例行公事如：簽署

24、信函、開支票等安排在一天 快要結束，自己感到疲倦的時候處理。瓦格納說：“另一個方面，如 果我真要解決什么重要問題，無論是復雜的人事問題也好，還是像考 慮如何開好中層管理人員會議一類的需要動腦筋的事，我會選擇周末 的專門的個人時間或大清早的安靜時間來處理。有時候深夜3:00可 能會是一個非常有創(chuàng)造力的時間?！?“我不要睡太久，”瓦格納接著說， “我經(jīng)常會在半夜醒過來，拿出便箋薄把自己認為重要的想法記下 來有時候，我甚至能夠解決之前很難解決的某個問題或草擬出一 份之前很難想出的完整的項目策劃書的提綱?！鼻逶?:00起床可能令許多人不敢想象。但是如果你正常情況下 6:30起床，你可以逐漸提前半個小時

25、，然后再提前一個小時，很多人 通過這種方法發(fā)現(xiàn)，砍掉一些睡眠時間也沒那么可怕，而由此而獲得 的益處，如完成更多工作，全天的工作節(jié)奏可以因而舒緩等，卻是巨大而又持久的。利用路途中的安靜時間另外一個在辦公室之外的安靜時間是上 下班的路途，許多管理者之所以能夠向路途時間要效率，是因為他們 有專門的司機接送他們上下班，一般人也可以動用下面兩種辦法達到 這種效果。.利用公共交通工具。瑪麗巴恩比曾經(jīng)說：“我早上的工作效 率很好，我上地鐵的時候總會帶上一摞文件去處理，我在路上要花1 小時20分鐘，的確是一個非常好的機會?！泵慨斘仪逶珉x開曼哈頓去機場的時候，我就想到最最浪費時間的 事莫過于坐在堵塞在另一側通往

26、曼哈頓去長島的高速路（被當?shù)厝耸?戲稱為“全世界最長的停車場”）上一動不動的車子里無聊等待。我 問自己，為什么他們寧愿在那里不停地鳴喇叭，忍受這種煩惱和時間 上的極大浪費，也不愿意乘坐地鐵并好好地利用路途中的大把時間呢? 我真是想不通。實際上很多上班族除了私家車之外，還有地鐵和公交車兩種選擇。 試想一下，你不坐私家車所犧牲的自由和舒適與乘坐地鐵利用路途上 安靜不受打擾時間所獲得的效率相比，哪一樣要劃算呢？.利用合理用車節(jié)省下來的時間。許多同一地區(qū)的上班族如果 能夠聚到一處，他們可能也會采用華盛頓特區(qū)現(xiàn)在很流行的“接壘” 做法。在那里，互不認識的上班族在事先規(guī)定的?？奎c上搭乘別人的 私家車經(jīng)由多

27、乘客車輛專用的快車道迅速進入市區(qū)。最最關鍵的是， “按壘，的車里面必須保持安靜，沒有音樂，無人閑聊，沒有手機打 擾，你大可在里面工作、思考、閱讀、或休息。在工作中尋找安靜時間的5條妙計這些妙計包括：1、隱退。如 果你有隨意來去的自由，如果你不在辦公桌邊，經(jīng)理也不會問到“蓋 瑞去哪了?。?，你就可以隱退到一個空會議室里，或起身繞著辦公 區(qū)隔間散一散步，或者帶一些讀物去咖啡廳。通用食品一位部門經(jīng)理每天總會悄悄溜進隔壁一個鑲嵌毛玻璃 的空辦公室，這樣他就可以不受干擾地想一想問題。紐約的一位律師每天上班問候各位同仁之后，就會轉身坐另一部 電梯下樓到星巴克咖啡凝神思索一個小時。2、與上司磋商為自己爭取一段安靜的時間。如果單純的隱退行 不通的話，