西華大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)管理規(guī)定

1、西華大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)使用管理規(guī)定（試行）為規(guī)范“辦公自動化系統(tǒng)”（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）的使用和管 理，保證OA系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定和高效運行，以優(yōu)化管理手段和提高 辦公效率，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際，制定本規(guī)定。第一章總則第一條黨委辦公室和校長辦公室是學(xué)校OA系統(tǒng)的綜合管理部 門，負(fù)責(zé)對OA系統(tǒng)的全面監(jiān)管和對OA系統(tǒng)公文處理的日常管理；網(wǎng) 絡(luò)管理服務(wù)中心是OA系統(tǒng)的技術(shù)保障部門，負(fù)責(zé)從技術(shù)上對OA系統(tǒng) 進(jìn)行管理和維護(hù)，并提供必要的技術(shù)支持；人事處是OA系統(tǒng)中組織 機(jī)構(gòu)和人員信息的管理部門，負(fù)責(zé)對OA系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)和人員信息 的審查、調(diào)整、添加和注銷等管理工作，凡新登記使用OA系統(tǒng)的各 單位人

2、員信息均需報人事處審核。第二條學(xué)校每位工作人員都要熟練掌握OA系統(tǒng)的使用方法； 除另有規(guī)定外，學(xué)校有關(guān)公文的處理、會議和活動的通知以及需要周 知事項的公告等各項日常辦公及單位內(nèi)部的各項日常辦公，都必須在 OA系統(tǒng)上進(jìn)行。第三條電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力。學(xué)校全面實現(xiàn)辦公 自動化后，紙質(zhì)文件只作為上報及存檔等使用。電子公文的辦理分為 發(fā)文和收文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。第二章使用規(guī)范第四條 在OA系統(tǒng)上發(fā)布公告、通知等公共信息實行誰發(fā)布誰 負(fù)責(zé)的原則。發(fā)布人應(yīng)保證發(fā)布的信息完整、準(zhǔn)確，并對所發(fā)布的內(nèi) 容負(fù)責(zé)。第五條 用戶名是每位工作人員的唯一標(biāo)識，個人密碼是安全的 保證。O

3、A系統(tǒng)提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶在首次登錄OA 系統(tǒng)后應(yīng)修改自己的初始密碼，同時根據(jù)需要及時更換（建議每月定 期更換密碼），不得向他人泄露，防止他人非法使用。如因密碼泄漏 造成的損失，由本人負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)登錄、簽字或簽章等密碼被盜用， 相關(guān)部門或人員應(yīng)立即向網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心報告，必要時向?qū)W校網(wǎng)絡(luò) 信息安全保護(hù)工作領(lǐng)導(dǎo)小組報告并備案。學(xué)校將嚴(yán)厲追究盜用人員的 相關(guān)責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。第六條 工作人員上班時應(yīng)登錄OA系統(tǒng)，下班時關(guān)閉系統(tǒng)，形 成的信息由各部門專人管理并與考勤掛鉤。工作人員要保證文件處理 的響應(yīng)時間，原則上一般文件為3個工作日，急件為1個工作日，特 急件隨到隨辦。如

4、有外出、請假等特殊原因，須委托相關(guān)人員代為辦 理或在異地登錄OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公。各單位文檔管理員在上班期間應(yīng) 隨時查看系統(tǒng)最新信息，并及時處理。第七條 工作人員使用OA系統(tǒng)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。秘密級別 以上的文件按原有的手工模式進(jìn)行處理，暫不通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦理。第八條 工作人員要及時將OA系統(tǒng)中的重要文件備份到個人計 算機(jī)中，防止數(shù)據(jù)丟失，造成損失。網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心系統(tǒng)管理員應(yīng) 對OA系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建立數(shù)據(jù)備份檔案，詳細(xì)記錄數(shù)據(jù) 備份的時間、內(nèi)容，并在系統(tǒng)發(fā)生問題時恢復(fù)數(shù)據(jù)。第九條 工作人員向OA系統(tǒng)上傳的資料必須先通過殺毒軟件掃 描，嚴(yán)防帶有病毒的資料在OA系統(tǒng)上傳播。第十條OA系統(tǒng)中

5、的個人郵箱，應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行清理，及時刪除處 理過的郵件，降低對系統(tǒng)服務(wù)器資源的占用，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定和高效 運行。第十一條OA系統(tǒng)將自動對各部門工作人員的使用情況進(jìn)行記 錄，并對每位工作人員文件的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記 錄，記錄數(shù)據(jù)將作為相關(guān)考核的依據(jù)。第五章日常辦公第二十三條公告管理各部門起草的面向全校發(fā)布的公告，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，可在 OA系統(tǒng)上發(fā)布。第二十四條會議管理會議主辦部門相關(guān)人員填寫會議通知或方案，描述會議相關(guān)信 息，與校長辦公室聯(lián)系確定會議室，提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)審 批后由該部門相關(guān)人員發(fā)布。第二十五條公文管理發(fā)文和收文按照本規(guī)定第三章和第四章規(guī)定的程序和要求辦理。

6、第二十六條調(diào)查及討論區(qū)管理工作人員可在OA系統(tǒng)上發(fā)布調(diào)查及討論，但發(fā)布調(diào)查及討論的 內(nèi)容應(yīng)是積極健康的，發(fā)布人并對發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。第二十七條協(xié)同辦公單位人員需要與部門內(nèi)部或其他部門人員傳遞文件、資料以及交 流、溝通消息等，可通過新建協(xié)同實現(xiàn)。第二十八條短消息溝通OA系統(tǒng)提供了在線呼叫系統(tǒng)，可通過該呼叫系統(tǒng)發(fā)送短消息， 進(jìn)行點對點的信息及時溝通。第六章權(quán)限管理第二十九條 用戶權(quán)限由校長辦公室和網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心負(fù)責(zé) 管理和維護(hù)。第三十條 用戶名、起始登錄密碼、簽字密碼和公章密碼由網(wǎng)絡(luò) 管理服務(wù)中心設(shè)定后通知用戶。第三十一條 用戶權(quán)限分校級、部門級、科級、員工級四級管理， 另設(shè)系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)分級管

7、理員和文檔管理員權(quán)限。（一）員工級權(quán)限（公文發(fā)起權(quán)）/ （普通權(quán)限）1、協(xié)同工作（新建事項、待發(fā)事項、已發(fā)事項、待辦/已辦；2、表單應(yīng)用（表單查詢、表單統(tǒng)計）；3、公文管理（起草公文）；4、電子郵件（新郵件、收郵件、發(fā)郵件、草稿箱、垃圾箱、查 找郵件）；5、文檔管理（我的文檔；有權(quán)查看單位文檔、項日文檔、他人 文檔中被授權(quán)的文件夾或文檔；并對該文檔進(jìn)行借閱、綜合查詢；對 文件夾進(jìn)行共享操作）；6、日程/計劃/會議（我的計劃、計劃管理、日程安排、會議管理）；7、公共信息（查看公告、查看調(diào)查、討論區(qū)）；8、綜合辦公（車輛申請、辦公設(shè)備申請、辦公用品申領(lǐng)、圖書 資料借閱）（二）科級權(quán)限（公文/公告/

8、調(diào)查發(fā)起權(quán)）在員工級權(quán)限基礎(chǔ)上，科級增加以下權(quán)限：1、公文管理（起草公文、來文登記等）；2、公共信息（發(fā)布公告、發(fā)布調(diào)查）；3、項日管理（項日建立權(quán)限）。（三）校級/部門級權(quán)限：（全部功能）在員工級權(quán)限基礎(chǔ)上，校級/部門級增加以下權(quán)限：1、公文管理（起草公文、來文登記、公文督辦等）；2、公共信息（發(fā)布公告、發(fā)布調(diào)查等）；3、項日管理（項日建立權(quán)限）。（四）文檔管理員（包括分級文檔管理員）權(quán)限：在員工級權(quán)限 基礎(chǔ)上，文檔管理員增加以下權(quán)限：1、表單應(yīng)用（被授權(quán)為表單管理員的文檔管理員）（表單模塊 設(shè)置、表單統(tǒng)計設(shè)置、表單流程綁定）；2、公文管理（起草公文、來文登記、公文歸檔等）；3、文檔管理（文件的分類歸檔存儲、文檔的借閱、文件夾的共享、單位文檔、項目文檔的管理等）