秘書實(shí)務(wù)及案例分析

1、-. z.秘書實(shí)務(wù)與案例分析第二章 秘書工作根本要求案例分析案例1：上司辦公桌上的*文件琳達(dá)是費(fèi)希德*公司銷售部經(jīng)理的秘書，不過她當(dāng)秘書還不到一個(gè)月。這天上午，琳達(dá)的上司被公司市場(chǎng)總監(jiān)叫去了，他倆站在辦公室門口聊天。上司辦公桌上的鈴響了，琳達(dá)過去接時(shí)，發(fā)現(xiàn)上司的桌子有份印有公司*不得外傳的文件翻開在那里。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、因?yàn)槭窃谏纤镜霓k公室，公司外部的人也看不見這份文件，所以，這么放著沒什么事。b、給正在與市場(chǎng)總監(jiān)聊天的上司發(fā)短信，請(qǐng)示他如何處置辦公桌上的*文件。c、將文件放進(jìn)保險(xiǎn)柜里，上司回來后，馬上向他報(bào)告。d、給老同事艾瑪打，問她可否在上司返回座位之前自

2、己把文件保存起來。e、*文件這么攤著可能會(huì)被不該看到的人看到，所以用其它資料將文件蓋上。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案e公司的*文件讓不該看到的人看到了會(huì)惹出麻煩，所以，作為助手，秘書有責(zé)任幫上司保管好文件。但是，上司畢竟沒有走多遠(yuǎn)，也許一會(huì)兒就回來了，所以，只要簡(jiǎn)單把它蓋好就行了。案例2：秘書工作的根本原則琳達(dá)是騰飛儀器公司財(cái)務(wù)總監(jiān)的秘書。她上個(gè)月才大學(xué)畢業(yè)，人力資源部請(qǐng)一位老同事對(duì)她進(jìn)展培訓(xùn)。這位老同事告訴她做秘書工作的一些根本原則。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、在處理上司交辦的工作時(shí)，如果遇到不明白的地方，不要自作主*，而是在請(qǐng)上司確認(rèn)之后再處理。b、在上司身邊工作，肯

3、定會(huì)比一般員工多知道一些公司*，所以，即使知道了也要裝作不知道。c、秘書不能只等上司給自己交辦工作，應(yīng)該學(xué)會(huì)自己找事做。d、即使上司指示你幫他處理一些個(gè)人私事，你同樣要處理好。這事到底與上司的工作有沒有關(guān)系，可以在處理完之后再去確認(rèn)。e、因?yàn)槊貢墓ぷ骶褪菐椭纤咎幚砣粘ｋs務(wù)，所以，秘書應(yīng)仔細(xì)觀察上司，了解他現(xiàn)在想做什么，從而提前主動(dòng)為他提供幫助。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。答案d企業(yè)為領(lǐng)導(dǎo)人配備秘書就是為了讓上司專心致志地工作，幫助上司處理日常雜務(wù)，所以，幫上司處理一些雜事或私人事物是秘書的份內(nèi)工作，因此，就沒有必要去確認(rèn)這事到底與上司的工作有沒有關(guān)系。案例3：上

4、司自己的工作出錯(cuò)琳達(dá)是*瑪麗制衣*公司總經(jīng)理秘書。這天上午，琳達(dá)一邊在前臺(tái)值班，一邊潤(rùn)色給總經(jīng)理起草的發(fā)言稿。當(dāng)琳達(dá)正在給一位新來的客人沏茶時(shí)，行政部經(jīng)理過來說總經(jīng)理急著要看發(fā)言稿。琳達(dá)說還有點(diǎn)沒改完，如果總經(jīng)理急著要，那就請(qǐng)他幫助把把關(guān)再送給總經(jīng)理，他說沒問題。但中午的時(shí)候行政部經(jīng)理對(duì)琳達(dá)大發(fā)脾氣，說總經(jīng)理對(duì)發(fā)言稿很不滿意。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、由于當(dāng)時(shí)太忙，沒有仔細(xì)檢查，我下次一定注意！b、我當(dāng)時(shí)就給你說清楚了還沒改完，你應(yīng)改完之后再交給總經(jīng)理呀！c、實(shí)在不好意思，我今后一定注意！d、頭，別太在意，就是總經(jīng)理自己不也經(jīng)常出點(diǎn)小過失嗎？！e、總經(jīng)理也是雞蛋里面挑骨

5、頭，有點(diǎn)小毛病自己隨手改改不就完了嗎？！請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案是c。秘書在發(fā)現(xiàn)工作出現(xiàn)失誤之后，無論什么原因，在第一時(shí)間抱歉，說明了你的人品和態(tài)度。秘書不管在什么情況下都要老實(shí)和謙遜。案例4：戀人的工作變動(dòng)琳達(dá)是普天制藥中國(guó)公司副總經(jīng)理的秘書，她的男朋友是公司市場(chǎng)部杰克。他倆準(zhǔn)備在今年國(guó)慶節(jié)結(jié)婚，但由于公司不允許員工之間談戀愛，所以他倆的關(guān)系在公司內(nèi)部至今尚無人知曉。這天上午公司開司務(wù)會(huì)，討論人事問題，琳達(dá)來到會(huì)議室為大家添茶。最近*分公司的*勇病得很厲害，那里的經(jīng)理來讓我們趕緊派人去頂替他人力資源部的胡經(jīng)理說。派市場(chǎng)部杰克去如何？他還沒有結(jié)婚。公司一位副總

6、這樣提議。我看可以。公司總經(jīng)理說：那就這樣定了吧，這個(gè)月底就發(fā)調(diào)令，讓他過去。人力資源部的胡經(jīng)理馬上答復(fù)：行！我們?cè)谠碌浊敖o杰克辦好調(diào)令。于是杰克去*工作的事就這樣定下來了。這天下班后，琳達(dá)和胡毅又在那家幽靜的小酒吧里約會(huì)。我想蜜月旅行最好還是去新馬泰克杰說著，遞給琳達(dá)一本精致的新馬泰旅游小冊(cè)子?，F(xiàn)在琳達(dá)感到十分苦惱。不僅下半岸結(jié)婚的方案可能泡湯，即使結(jié)了婚也得忍受兩地分居的煎熬。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、你下個(gè)月就要調(diào)到*分公司去了，我們的婚期可能得推遲。b、到時(shí)候再說吧！c、默默無語。d、胡毅，聽說你們部又新來了一個(gè)漂亮的MM，是嗎？e、好，我倆就去新馬泰旅游。請(qǐng)從

7、上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案是e只要琳達(dá)的態(tài)度有些不自然，就有可能引起杰克的疑心；他肯定會(huì)追問，如果琳達(dá)不說出真相，則有可能影響雙方的感情；如果說出真相，則有可能泄密。確實(shí)，對(duì)于像琳達(dá)這樣的女性來說，愛情的地位僅僅次于生命，如果在這種時(shí)候還不把實(shí)情告訴自己的未婚夫，就可以說它是一種欺騙。但是，秘書的秘就是秘密的秘，無論哪家公司都不能容忍秘書泄密，而在所有的公司*中，人事是秘密中的秘密！第三章 秘書的專業(yè)知識(shí)案例分析案例1：秘書的日常工作琳達(dá)是羅格精細(xì)儀器公司銷售部經(jīng)理的秘書。她是秘書新人。下面是她平時(shí)做的工作：a、由于不了解上司的一些工作習(xí)慣，所以經(jīng)常向自己的前任請(qǐng)教

8、。b、上司外出辦事回到公司的時(shí)候，即使他自己不說，也給他沏茶或泡咖啡。c、每天上班之后，計(jì)算好上司到辦公室的時(shí)間，提前為他整理好辦公室。d、上司什么都不說準(zhǔn)備外出時(shí)的候，問上司去什么地方。e、因?yàn)樯纤救菀淄拢?，?jīng)常根據(jù)日程表口頭提醒上司。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。答案是d作為秘書，最好知道上司去什么地方，這樣就便于日程管理。但是，有時(shí)上司并不希望秘書知道自己去什么地方了。這確實(shí)讓秘書為難，不過，作為助手，秘書只能自己去觀察和分折，直接問上司去什么地方是不適宜的。案例2：銷售部送來的文件琳達(dá)是格林路橋設(shè)備*公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理的秘書。這天上午十點(diǎn)左右上司正在與部下奧

9、尼爾商量工作，銷售部的秘書艾麗拿著一份文件過來了。她說她的上司想請(qǐng)琳達(dá)的上司大致看一下這份文件，如果沒什么大問題，她就馬上把文件帶回去。上司商量工作估計(jì)還要10來分鐘。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、因?yàn)樯纤菊谏塘抗ぷ?，?duì)方又比擬急，所以，寫個(gè)紙條遞達(dá)給上司，問他如何處理。b、因?yàn)樯纤旧塘抗ぷ髦挥?0來分鐘就完畢了，所以問艾麗能否稍等一會(huì)。c、因?yàn)樯纤粳F(xiàn)正在商量工作，所以讓艾麗給自己的上司打，請(qǐng)示這事怎么處理。d、如果可以的話，先把文件放在自己這里，待上司看過之后，就馬上告訴艾麗。e、因?yàn)樯塘抗ぷ鬟€有10來分鐘完畢，所以請(qǐng)艾麗先回自己辦公室去，上司商量工作一完畢就馬上通知她

10、。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。答案c羅絲拿文件過來是想讓琳達(dá)的上司看完后當(dāng)場(chǎng)拿回去的，而琳達(dá)的上司正在商量其它工作，所以，琳達(dá)應(yīng)積極提建議解決問題而不是簡(jiǎn)單地讓羅絲去請(qǐng)示她的上司怎么辦。案例3：上司打高爾夫球琳達(dá)是紅橋投資中國(guó)公司的總經(jīng)理的秘書。今天是星期五。十點(diǎn)來鐘，琳達(dá)在去上司辦公室送時(shí)，正聽見總經(jīng)理在與朋友打：前一向太忙了，好久沒打高爾夫球了。你明天有空嗎？好，那就這么說定了，明天下午一起去打高爾夫球，放松放松。一點(diǎn)鐘左右，高爾夫球俱樂部的客服人員給作為俱樂部VIP會(huì)員的總經(jīng)理來；中午總經(jīng)理外出應(yīng)酬還沒回來，琳達(dá)接的。對(duì)方問總經(jīng)理明天去不去打高爾夫球，如果去就

11、給他預(yù)留位置。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、也許可以去，你們先留個(gè)位置吧！b、明天肯定去！c、我不太清楚。d、我需要請(qǐng)示一下再答復(fù)你！e、我們總經(jīng)理太忙，說不準(zhǔn)！請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案是d?？偨?jīng)理是打算明天去打高爾夫球，但他并沒有直接給琳達(dá)下達(dá)訂位的指令，所以，答復(fù)對(duì)方要請(qǐng)示上司后再作答復(fù)，既沒有自作主*，又表達(dá)了積極主動(dòng)的精神。案例4：上司的日程撞車琳達(dá)是瓊斯環(huán)境*公司市場(chǎng)總監(jiān)的秘書。中午十二點(diǎn)過，上司對(duì)琳達(dá)說：我中午跟朋友約了一起吃飯，所以下午上班可能要稍為晚一點(diǎn)回來。下午l點(diǎn)鐘，*天昌公司的*總來找上司，他說是和上司約好的。看來這事

12、是上司忘記給琳達(dá)說了，琳達(dá)只知道上司從1點(diǎn)半開場(chǎng)要聽取市場(chǎng)部李偉的工作匯報(bào)。現(xiàn)在面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、對(duì)*總說，請(qǐng)稍等，既然你與上司約好了，那就在上司回來之后，聽取市場(chǎng)部李偉工作匯報(bào)之前與你先談。b、對(duì)*總說，請(qǐng)稍等，既然你與上司約好了，那就在上司回來之后立即與你面談。然后給李偉打，說匯報(bào)的時(shí)間可能要推遲。c、告訴*總，說上司回來的時(shí)間比擬晚了，而他與上司商量的問題又比擬花時(shí)間，所以先回去再約時(shí)間。對(duì)李偉說原定的時(shí)間不變。d、因?yàn)樯纤净貋碇篑R上就要聽取李偉的工作匯報(bào)，所以，琳達(dá)向*總成認(rèn)她也不知道上司回來后會(huì)怎么處理這件事。e、琳達(dá)對(duì)*總說，上司可能要晚一些回來，

13、請(qǐng)他稍為等一會(huì)，上司回來之后怎么處理到時(shí)候再說。她對(duì)李偉說匯報(bào)的事也要等上司回來后再說。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案b因?yàn)榱者_(dá)不知道上司與*總有預(yù)約的事，不知道上司是怎樣考慮這件事的，所以不應(yīng)該對(duì)*總說上司下午的其他安排。李偉是公司內(nèi)部的人，所以請(qǐng)他把時(shí)間推遲是比擬穩(wěn)妥的。第四章 秘書的社會(huì)常識(shí)案例分析案例1：英文縮寫下面是5個(gè)時(shí)事用語的英文縮寫，請(qǐng)從中挑選出一個(gè)你認(rèn)為不適宜的。ba、WTO世界貿(mào)易組織b、CPI工業(yè)品出廠價(jià)格c、GDP國(guó)民生產(chǎn)總值d、OPEC石油輸出國(guó)組織e、IMF國(guó)際貨幣基金組織案例2：戲劇梅蘭芳是我國(guó)優(yōu)秀的表演藝術(shù)家，請(qǐng)從以下5個(gè)選項(xiàng)中挑選出

14、一個(gè)你認(rèn)為適宜的填到d內(nèi)。a、黃梅戲b、越劇c、豫劇d、京劇e、川劇案例3：市場(chǎng)營(yíng)銷用語以下是5個(gè)市場(chǎng)營(yíng)銷用語，請(qǐng)從其中挑選出一個(gè)你認(rèn)為不適宜的填到d內(nèi)。a、消費(fèi)者購置產(chǎn)品(或效勞)的人b、媒體報(bào)紙、雜志、電視、播送和網(wǎng)絡(luò)等c、市場(chǎng)調(diào)查通過一定手段找到消費(fèi)者需求的行為d、促銷通過降價(jià)方式來刺激消費(fèi)者購置欲望的活動(dòng)e、市場(chǎng)占有率在市場(chǎng)上的所有同類產(chǎn)品中自己的商品所占的比例案例4：我國(guó)古代哲學(xué)家道德經(jīng)是我國(guó)偉大哲學(xué)家所著，請(qǐng)從以下5個(gè)選項(xiàng)中挑選出一個(gè)你認(rèn)為適宜的填到e內(nèi)。a、孟子b、孔子c、莊子d、孫子e、老子案例5：金磚四國(guó)當(dāng)前國(guó)際上所謂的金磚四國(guó)是指哪幾個(gè)國(guó)家？請(qǐng)從以下5個(gè)選項(xiàng)中挑選出一個(gè)你認(rèn)

15、為適宜的填到c內(nèi)。a、巴西、俄羅斯、南非和中國(guó)b、墨西哥、俄羅斯、印度和中國(guó)c、巴西、俄羅斯、印度和中國(guó)d、巴西、日本、印度和中國(guó)e、美國(guó)、俄羅斯、英國(guó)和中國(guó)案例6：企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表要了解一個(gè)企業(yè)資金的使用情況，主要是看。請(qǐng)從以下5個(gè)選項(xiàng)中挑選出一個(gè)你認(rèn)為適宜的填到d內(nèi)。a、進(jìn)貨臺(tái)帳b、損益表c、現(xiàn)金流量表d、資產(chǎn)負(fù)債表e、銷售臺(tái)帳案例7：科技詞匯人們對(duì)不明飛行物一般都用來表示。請(qǐng)從以下5個(gè)選項(xiàng)中挑選出一個(gè)你認(rèn)為適宜的填到e內(nèi)。a、克隆b、DNA c、納米d、干細(xì)胞e、UFO案例8：莎士比亞莎士比亞是偉大的劇作家，請(qǐng)從以下5個(gè)選項(xiàng)中挑選出一個(gè)你認(rèn)為適宜的填到c內(nèi)。a、美國(guó)b、德國(guó)c、英國(guó)d、法國(guó)e

16、、意大利第五章 管理上司的辦公室案例分析案例1：早晨整理上司的辦公室琳達(dá)是施露化裝品*公司財(cái)務(wù)總監(jiān)的秘書，她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的辦公室。下面是她整理上司辦公室時(shí)做的一些工作：a、檢查上司寫字臺(tái)旁邊的垃圾箱是否清空了。 b、檢察窗前花盆里植物葉子是否枯萎，需不需要澆水。c、檢查上司寫字臺(tái)抽屜的物品擺放是否方便工作。d、檢查寫字臺(tái)桌面上的物品擺放是否整齊。e、檢查上司的記事用紙、鉛筆等日常用品是否足夠，需要添加。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案c寫字臺(tái)的抽屜屬于上司的私人空間，是否方便使用也只有上司本人才能知道，所以，在上司沒有指示的情況下，即使是

17、秘書，去整理上司的抽屜也是不適宜的。案例2：上司感覺身體不適琳達(dá)是莫爾食品*公司總經(jīng)理的秘書。這天總經(jīng)理上班后不久，就對(duì)琳達(dá)說自己的頭有點(diǎn)脹，身體不舒服，需要休息一會(huì)。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、知道總經(jīng)理的老毛病又犯了，馬上到柜子里把備用藥找了出來。b、向總經(jīng)理建議：您太疲勞了，回家休息吧！c、馬上與公司里的有關(guān)人員打招呼，作個(gè)簡(jiǎn)要說明，今天沒有急事就不要來找總經(jīng)理了。d、馬上調(diào)整總經(jīng)理的工作日程，取消一切約會(huì)。e、請(qǐng)?jiān)瓉碜鲞^大夫的*經(jīng)理過來給總經(jīng)理檢查一下。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題d秘書發(fā)現(xiàn)上司身體有些不舒服因而有些擔(dān)憂是很正常和自

18、然的。但是，不能表現(xiàn)得過份了，因?yàn)樯纤静粌H事很多，有些也相當(dāng)重要，作為秘書你可以表示自己的擔(dān)憂，但你不能替上司發(fā)號(hào)施令。上司的身體再怎么不舒服，秘書都不能越權(quán)。案例3：在上司上班之前琳達(dá)是施朗化工儀器公司總經(jīng)理的秘書。下面是琳達(dá)這天早上在上司上班之前做的工作：a、上司來說他臨時(shí)有點(diǎn)事，要十點(diǎn)后才能到辦公室，所以，琳達(dá)通知了各部門的經(jīng)理秘書。b、因?yàn)樯纤緛碚f要晚一會(huì)兒到辦公室，所以，琳達(dá)比平時(shí)多花些時(shí)間清掃上司的辦公室。c、查看上司當(dāng)天的日程表，發(fā)現(xiàn)上司當(dāng)天的日程安排要變更，馬上打與有關(guān)人員確認(rèn)。d、把上司每天上班后必看的報(bào)紙整齊地放到上司的辦公桌子上，并將上司感興趣的文章標(biāo)題用紅筆打上波浪線，

19、以引起上司的注意。e、行政部經(jīng)理來，說上司上班后請(qǐng)馬上通知他，他有幾件急事要請(qǐng)示上司，琳達(dá)同意轉(zhuǎn)達(dá)。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案a雖然上司上班要晚一會(huì)兒，但那只影響與上司面談的人或相關(guān)會(huì)議，琳達(dá)只需要與這局部人聯(lián)系。那些今上午與上司工作沒有關(guān)系的人或部門就沒有必要打招呼，所以給所有部門經(jīng)理秘書打是不適宜的。案例4：上司與客人的會(huì)談超時(shí)琳達(dá)是唐龍投資中國(guó)公司總經(jīng)理的秘書。按昨天下午下班之前定好的日程安排，總經(jīng)理今上午九點(diǎn)半到十點(diǎn)一刻與*大地公司的*總會(huì)談；從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟*海洋公司的李總會(huì)談。十點(diǎn)一刻，*海洋公司的李總?cè)缂s而至，琳達(dá)請(qǐng)李總在會(huì)客室稍等，自已

20、以給客人加水的名義來到總經(jīng)理辦公室，向總經(jīng)理暗示另外的客人已到；可總經(jīng)理對(duì)琳達(dá)的暗示一點(diǎn)反映也沒有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與*總在窮侃，似乎完全忘了另有約會(huì)。到十點(diǎn)四十了，見*李總等得有些不耐煩了，琳達(dá)只好又一次來到總經(jīng)理辦公室，她遞給了總經(jīng)理一*紙條：a、總經(jīng)理，李總已到。你已經(jīng)超過30分鐘了！b、總經(jīng)理，李總已到。還讓李總等多久？c、總經(jīng)理，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復(fù)人家？d、總經(jīng)理，李總已到。你去接待李總吧，*總我來接待。e、總經(jīng)理，李總已到。我怎么向他解釋？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。此題b總經(jīng)理在看到你的還要讓李總等多久？紙

21、條后，既不會(huì)感到你給他壓力，也不會(huì)感到很為難，他只要在你的紙條上寫上5分鐘或30分鐘就行了，而不要答復(fù)怎么辦或怎么答復(fù)對(duì)方這類問題。第六章實(shí)務(wù)案例分析案例1：承受指示時(shí)來琳達(dá)是冰川鋼鐵中國(guó)公司總經(jīng)理的秘書。下周就要召開全國(guó)經(jīng)銷商大會(huì)了，這天上午琳達(dá)正在就會(huì)議的籌備工作承受上司的指示的時(shí)候，她辦公桌上的外線響了。琳達(dá)只好對(duì)上司說了聲對(duì)不起后回自己辦公室接，結(jié)果這是找上司的。而對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、問對(duì)方是什么事情，如果是急事就轉(zhuǎn)給上司。b、說上司現(xiàn)在很忙，問對(duì)方可不可以先找公司的其他人。c、像平時(shí)一樣問對(duì)方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。d、告訴對(duì)方說上司正在商量工作，完

22、了之后就馬上打給他。e、說上司現(xiàn)在正在商量工作，完了以后再轉(zhuǎn)達(dá)給上司。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案c即使秘書是在承受指示的過程中，如果外線響了這意味著是由公司外部打來的，秘書就應(yīng)馬上去接，更何況這本來就是打給上司的。把對(duì)方的意思轉(zhuǎn)達(dá)給上司，雖然會(huì)影響上司作指示，但這影響并不大，轉(zhuǎn)達(dá)完了仍可以繼續(xù)，所以，應(yīng)像平時(shí)接那樣，問對(duì)方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。案例2：客人未能按時(shí)到達(dá)琳達(dá)是伍茲餐飲公司公關(guān)部經(jīng)理的秘書。這天下午上司要與天府餐飲公司的馬總談合作，約好從2點(diǎn)30分開場(chǎng)，可快3點(diǎn)了馬總他們還沒到。于是上司讓琳達(dá)與對(duì)方的秘書確認(rèn)一下。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、馬總出門

23、了嗎，我們?cè)趺催€沒看到他？b、我們與馬總約好是2點(diǎn)30分見面，他沒有改變方案吧？c、我們?cè)诘锐R總，他什么時(shí)候能到？d、我們還沒有看到馬總，他是什么時(shí)候出門的？e、你能跟馬總聯(lián)系上嗎？我們聯(lián)系不上他。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案d、還沒來是怎么回事？這種直接問法多少帶有責(zé)備對(duì)方的意思。其實(shí)，應(yīng)相信對(duì)方也有時(shí)間觀念，因此，對(duì)方來晚了，肯定在路上出現(xiàn)了什么情況，所以，應(yīng)該體諒對(duì)方，因此，不宜直接問對(duì)方為什么還沒到，而最好間接一點(diǎn)問對(duì)方。案例3：開會(huì)時(shí)原則上不接琳達(dá)是東訊電子*公司董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理的秘書。這天上午上司正在主持召開公司的董事會(huì)。公司有規(guī)定，在開董事會(huì)時(shí)，參加人

24、員一般不接，等散了會(huì)再說。十點(diǎn)左右，朗日公司的總經(jīng)理胡戈來找上司。朗日公司是本公司的大客戶，胡總對(duì)琳達(dá)說他有急事要與上司商量。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、胡總，對(duì)不起！我們總經(jīng)理正在開會(huì)，不能接聽。b、胡總，實(shí)在不湊巧，我們總經(jīng)理正在參加董事會(huì)，估計(jì)會(huì)議要到12點(diǎn)鐘才完畢?；仡^我們?cè)俳o您來個(gè)，您看這樣可以嗎？c、胡總，請(qǐng)您稍等一下，我們總經(jīng)理剛剛散會(huì)，我馬上幫您去找找。d、胡總，請(qǐng)您等一下，我馬上叫我們總經(jīng)理來接！e、胡總，實(shí)在對(duì)不起，我們表總不在公司。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。此題c當(dāng)你說幫對(duì)方去找找以后，你就可以去向上司悄悄匯報(bào)，聽取他的指

25、示，如果他認(rèn)為事情不急，不愿意去接，則，你就要這樣答復(fù)對(duì)方：實(shí)在對(duì)不起，這會(huì)兒不知總經(jīng)理上哪兒去了，回頭見著總經(jīng)理，我們就給您去個(gè)，您看這樣可以嗎？如果上司愿意來接，你就可以說剛剛找到了喪總。這樣，你既沒自作主*，又照顧到了對(duì)方的面子。案例4：上司不想接廣告公司的琳達(dá)是全能食品*公司總經(jīng)理的秘書?？斓侥甑琢耍抉R上就要開懂事會(huì)了。由于銷售大幅度滑坡，總經(jīng)理的心情非常煩躁。這天上午十點(diǎn)左右，廣告公司的總經(jīng)理*斌來，想就明年的廣告代理問題與總經(jīng)理交換一下看法。正忙得暈頭轉(zhuǎn)向的總經(jīng)理一聽說談明年的廣告問題，就對(duì)琳達(dá)說：不就是明年的廣告的事嗎？現(xiàn)在沒時(shí)間！面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)

26、：a、*總，我們總經(jīng)理今天安排實(shí)在太滿，很難抽出時(shí)間，回頭我們給你打過去，可以嗎？b、*總，您的事我們總經(jīng)理知道了，下次再約時(shí)間吧。c、*總，我們總經(jīng)理正急著趕份材料，不能接。d、*總，關(guān)于明年的廣告問題，跟我們公司市場(chǎng)部梅經(jīng)理談?wù)効梢詥?？e、*總，我們總經(jīng)理今日身體有些舒服，您先跟我說說，我再轉(zhuǎn)告他可以嗎？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。此題a一個(gè)優(yōu)秀的秘書在于與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個(gè)意圖。在年終這個(gè)事情繁雜，再加上業(yè)績(jī)欠佳的時(shí)候，上司的心情煩躁，說些言不由衷的話是很正常的，因此，在這個(gè)時(shí)候，應(yīng)該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實(shí)的助手。年底

27、說忙，對(duì)方完全能理解，這樣，待上司心情好些之后，上司自然會(huì)與對(duì)方聯(lián)系。第七章 接待實(shí)務(wù)案例分析案例1：上司在走廊上聊天琳達(dá)是梅隆娛樂*公司市場(chǎng)部經(jīng)理的秘書。這天上午十點(diǎn)鐘，*陽光文化公司的徐總?cè)缂s準(zhǔn)時(shí)到了。琳達(dá)把客人領(lǐng)到會(huì)客室后，去上司辦公室通知上司，可上司沒有在辦公室。琳達(dá)出來一找，發(fā)現(xiàn)上司站在走廊上和公司營(yíng)銷總監(jiān)說話。而對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、對(duì)*陽光文化公司的徐總說：我們經(jīng)理現(xiàn)在不在座位上。按理他應(yīng)在座位上，我再去找一找，如何？b、上司正在與公司營(yíng)銷總監(jiān)說話，看樣子上司知道預(yù)約的客人到了。為了引起上司的注意，琳達(dá)走上前去悄悄說預(yù)約的客人到了。c、對(duì)正在與公司營(yíng)銷總

28、監(jiān)談話的上司說：不好意思，打斷你們的談話。您預(yù)約的客人已經(jīng)到了。是否還讓他等一會(huì)兒？d、對(duì)正在與上司談話的營(yíng)銷總監(jiān)說：不好意思，打斷你們的談話。預(yù)約的客人已經(jīng)到了。你們的談話是否可以等一會(huì)兒再繼續(xù)？e、對(duì)*陽光文化公司的徐總說：實(shí)在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的話，我們另約時(shí)間見面好嗎？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案c即使是在與公司營(yíng)銷總監(jiān)談話，也要優(yōu)先考慮預(yù)約而來的客人，所以，必須將客人已到的信息傳遞給上司。當(dāng)然，上司與公司營(yíng)銷總監(jiān)的談話也許就快完了，也許還要稍等一會(huì)兒。但不管怎樣，琳達(dá)還要問一下上司的意見。案例2：客人提前到達(dá)琳達(dá)是斯邁爾機(jī)械*公司總

29、經(jīng)理的秘書。這天下午2點(diǎn)，*萬馬公司江總來訪。琳達(dá)看了看日程表，上司與江總約好是3點(diǎn)見面，現(xiàn)在對(duì)方提早1小時(shí)到了。上司正在開會(huì)，估計(jì)3點(diǎn)左右完畢。于是琳達(dá)與江總進(jìn)展了下面的一段對(duì)話：a、琳達(dá)：可能我聽錯(cuò)了，聽總經(jīng)理說你們約好的是3點(diǎn)？江總：實(shí)在不好意思我記得似乎是2點(diǎn)。b、琳達(dá)：不知是誰弄錯(cuò)了，反正今后注意一些就可以了。江總：那現(xiàn)在總經(jīng)理正忙著嗎？c、琳達(dá)：實(shí)在不巧，總經(jīng)理正在開會(huì)。我去問一下他，請(qǐng)您稍等一會(huì)兒，可以嗎？江總：給你添麻煩了！d、琳達(dá)：會(huì)議還有30分鐘左右完畢，您能再等一會(huì)兒?jiǎn)?？江總：那我就再等一?huì)兒吧。e、琳達(dá)：那這邊請(qǐng)，我?guī)ソ哟?。江總：謝謝！請(qǐng)從上面5句話中挑選出1個(gè)你

30、認(rèn)為不適宜的，并說明理由。答案是b。既然對(duì)方說了實(shí)在不好意思進(jìn)展了抱歉，秘書就沒有必要再提醒對(duì)方今后注意了，更何況對(duì)方是老總，是上司的客人。案例3：上司在外面預(yù)約的客人琳達(dá)是聯(lián)合日化公司銷售部經(jīng)理的秘書。這天上午，一個(gè)琳達(dá)不認(rèn)識(shí)的客人來訪。對(duì)方自我介紹，他是琳達(dá)的上司在拜訪客戶時(shí)認(rèn)識(shí)并預(yù)約的客人。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、對(duì)客人說由于是上司外出時(shí)預(yù)約的客人，自己不知道，所以表示抱歉。b、對(duì)客人說，自己沒有聽上司說過這事，問客人上司是在什么時(shí)候和在哪兒與他預(yù)約的。c、對(duì)客人說等會(huì)兒上司會(huì)打回來，她會(huì)轉(zhuǎn)告他，并問對(duì)方是否可以給自己一*名片。d、上司回公司的時(shí)候，一邊轉(zhuǎn)交客人

31、的名片，一邊介紹來訪客人的樣子。e、對(duì)上司說，如果在外面預(yù)約了客人能否提前告訴自己？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。答案是b。上司在外面預(yù)約客人，沒有告訴秘書是很正常的。既然是上司預(yù)約的客人，那就沒有必要問對(duì)方上司是在什么時(shí)候和地方預(yù)約他的，給對(duì)方造成一種不信任感。案例4：不作自我介紹的客人琳達(dá)是斯泰電子*公司總經(jīng)理辦公室的秘書。這天上午琳達(dá)正在前臺(tái)值班，一個(gè)理著大光頭、戴著大墨鏡，顯得很酷的中年客人推門而入。琳達(dá)馬上站起身迎接客人：您好！請(qǐng)問您是我找你們老總！客人說著就要里走。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該如何處理？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、對(duì)不起，我們老總正在跟客人談話，有什么事

32、請(qǐng)跟我說吧。b、對(duì)不起，先生，請(qǐng)你填寫會(huì)客登記表。c、先生，你不能進(jìn)去，否則我叫保安了！d、先生，您預(yù)約了嗎？e、對(duì)不起，先生，請(qǐng)問您貴姓請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。答案是e。你再次讓客人自我介紹，不僅很有禮貌地阻止了他往里闖，而且給客人創(chuàng)造了第二次自我介紹的時(shí)機(jī)。在現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)，你第一次可以魯莽無禮，但你不能一而再再而三地?zé)o禮。所以，只要對(duì)方還有起碼的教養(yǎng)，他就會(huì)停下來作自我介紹。第八章信息收集實(shí)務(wù)案例分析案例1：新總裁即將來視察工作琳達(dá)是中海集團(tuán)*分公司總經(jīng)理秘書。新上任不到十天的集團(tuán)公司總裁下周星期一要來*視察工作。為了做好接待準(zhǔn)備工作，琳達(dá)給總裁秘書打，了解總

33、裁的有關(guān)信息。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、總裁多大年齡了？b、總裁的家住在哪兒？c、總裁的性格如何？d、總裁原來到過*嗎？e、總裁喜歡吃什么菜喝什么酒？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案b新上任的總裁來視察工作，當(dāng)然要接待好；要接待好總裁自然要了解總裁的一些根本情況，如多大年紀(jì)，是否第一次來本地，喜歡吃什么菜，喝什么酒，等等。但至于總裁的家住在什么地方，它與本次接待沒什么關(guān)系，所以問這個(gè)問題是不適宜的。案例2：兩個(gè)經(jīng)理之間有矛盾琳達(dá)是鴻達(dá)玩具*公司總經(jīng)理的秘書?？偨?jīng)理剛從*的集團(tuán)總部調(diào)來不久。琳達(dá)在與總經(jīng)理接觸過程中，無意中知道了總經(jīng)理準(zhǔn)備派銷售部經(jīng)理*明和市場(chǎng)部副經(jīng)理龍

34、峰去參加下個(gè)月在萊比錫國(guó)際玩具博覽會(huì)的想法。他倆幾年來一向不和，這在公司里幾乎是公開的秘密。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、如果總經(jīng)理問自己派他倆帶隊(duì)去歐洲是否適宜，就說自己不清楚。b、主動(dòng)向總經(jīng)理報(bào)告，聽銷售部梅倩說，他倆曾在飯?zhí)脛?dòng)手打過架。c、如果總經(jīng)理問自己他倆的關(guān)系如何，就說他倆因?yàn)樾愿竦确矫娴脑?，在工作中確實(shí)有些矛盾。d、如果總經(jīng)理不問自己就不說這件事。e、如果總經(jīng)理問自己，就說他倆性格有些合不來，但并不影響他們一起帶隊(duì)去歐洲。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。此題c上司每天要接收很多信息，如果秘書把管理人員個(gè)人之間的矛盾這種小事也匯報(bào)給上司，

35、那就會(huì)對(duì)上司造成信息污染。但是，當(dāng)管理人員個(gè)人之間的矛盾有可能會(huì)影響上司的決策之后，作為助手，秘書應(yīng)把這種矛盾作為信息提供應(yīng)上司。至于上司根據(jù)你提供的信息如何作出決策，那是上司的事情。對(duì)上司決策有用而且是必需的才能稱之為信息。案例3：該不該打小報(bào)告琳達(dá)是騰越機(jī)械公司總經(jīng)理的秘書。這天快下班的時(shí)候，琳達(dá)與總經(jīng)理確認(rèn)好明天的工作日程安排之后，與總經(jīng)理天南海北地聊起來，從人情世故到家長(zhǎng)俚短?？偨?jīng)理突然對(duì)琳達(dá)說：市場(chǎng)部經(jīng)理鄒敏馬上就要回家休產(chǎn)假了，我覺得銷售部的程軍不錯(cuò)，我想提他當(dāng)市場(chǎng)部經(jīng)理，你看怎樣？雖然琳達(dá)對(duì)程軍沒多少直接的了解，但知道他在公司的口碑似乎不太好，前天財(cái)務(wù)部的小蕓還悄悄地告訴琳達(dá)，說

36、她前些天在一家餐廳偶然看到了*軍帶著老婆孩子吃飯，可第二天就以宴請(qǐng)客戶的名義來報(bào)銷餐費(fèi)。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、我不太了解。b、這個(gè)人很有能力。c、這個(gè)人愛占小廉價(jià)。d、那天報(bào)銷餐費(fèi)e、總經(jīng)理你說適宜就適宜。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。此題d作為上司的助手，秘書在一般情況下不應(yīng)卷入公司內(nèi)部的人事糾紛，但在上司已經(jīng)問到你的時(shí)候，那你就有責(zé)任把你所收集到的人事信息向上司匯報(bào)。至于上司會(huì)怎樣判斷你提供的信息價(jià)值，那是他的事。案例4：上司的隱私琳達(dá)是通聯(lián)電信中國(guó)公司營(yíng)銷總監(jiān)周濤的秘書。前天上司把琳達(dá)叫到自己的辦公室，說：麻煩你幫我辦件事。我馬上要去*

37、出差了，后天下午你去王府井*商店的首飾柜臺(tái)，你說出我的名字后，人家就會(huì)給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下。說著，遞給琳達(dá)一*寫著地址的紙條。第二天，根據(jù)上司提供的地址，琳達(dá)將禮品送給了一位住在亞運(yùn)村的年輕漂亮的女士，看她的樣子，似乎與周總的關(guān)系比擬曖昧。一天，公司總裁問琳達(dá)：近來公司好象有人在議論周總；你常去他的辦公室，是不是知道一些這方面的情況？琳達(dá)明白總裁實(shí)際上問的就是幫上司送禮的事。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、前幾天周總的教師過生日，由于要出差，他讓我?guī)退土它c(diǎn)禮物給他的教師。b、對(duì)周總的私事我不太了解！c、上個(gè)星期五下午，我?guī)椭芸偹土思Y物給住一位住在亞運(yùn)村的年

38、輕漂亮的女士。d、上個(gè)星期五下午，我?guī)椭芸偹土思Y物給一位住在亞運(yùn)村的小姐，看她的樣子，和周總的關(guān)系肯定不一般。e、最近一段時(shí)間我與周總接觸不多。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為適宜的，并說明理由。此題c在一般的情況下，秘書對(duì)于上司的隱私，看到了的要當(dāng)作沒看見，聽到了的等于沒聽見；只有這樣，上司才能真正放心讓你協(xié)助他的工作。但是，實(shí)事求是，如實(shí)向上司包括上司的上司匯報(bào)，這是每一個(gè)做秘書的天職。也只有這樣，秘書才能真正得到上司的信任。第九章 上司的日程管理實(shí)務(wù)案例分析案例1：不便安排約會(huì)的時(shí)間琳達(dá)是北歐皮具*公司銷售部經(jīng)理的秘書。琳達(dá)在給上司安排日程時(shí)，很大一局部精力是在安排上司的各種約會(huì)。為

39、了防止給上司造成不便，必須把約會(huì)安排在適宜的時(shí)間。下面有5個(gè)選項(xiàng)： a、上司下班之后不安排約會(huì) b、上司出差回來上班的第一天不安排約會(huì)c、琳達(dá)自己工作扎堆的時(shí)候不安排約會(huì)d、上司馬上要外出和外出之后回來不久不安排約會(huì)e、中午要開場(chǎng)午餐和剛剛用完餐之后不安排約會(huì)請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案c給上司安排工作日程，要盡可能地考慮周全，既要提高工作效率，又要減輕上司的負(fù)擔(dān)，讓上司得到休息。秘書只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一點(diǎn)，如果有必要，仍要給上司安排約會(huì)。案例2：制定日程表的方法琳達(dá)是日朗船舶中國(guó)公司公關(guān)部經(jīng)理的秘書，專門負(fù)責(zé)上司的日程管理。下面有5個(gè)選

40、項(xiàng)：a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和當(dāng)天四種日程表。這四種表格相互銜接，滾動(dòng)執(zhí)行。b、出現(xiàn)了突發(fā)事件后，就應(yīng)當(dāng)馬上記入日程表。如果它與原定的工作安排在時(shí)間上發(fā)生沖突，那就要請(qǐng)上司確認(rèn)哪項(xiàng)工作優(yōu)先。c、當(dāng)上司打算外出時(shí)對(duì)你說我出去一下，你除了說我知道了外，其它什么都不要一說。d、對(duì)上司的私人安排，最好記在自己的工作手冊(cè)上，不要詳細(xì)地記入日程表。e、如果你估計(jì)上司會(huì)談的時(shí)間會(huì)延長(zhǎng)，那你就要在上司去會(huì)談之前提醒上司會(huì)談之后的工作。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案c當(dāng)上司對(duì)你說我出去一下，既不告訴你他去哪里，也不告訴你出去做什么，作為秘書就沒有必要多問，但是，秘

41、書作為上司日程的管理者，還是有必要問清上司回來的時(shí)間，否則后面的工作就不好安排。案例3：上司臨時(shí)改變?nèi)粘塘者_(dá)是皇冠服飾*公司銷售部經(jīng)理的秘書。這天下午快下班的時(shí)候，上司對(duì)琳達(dá)說：明天早上一上班，我直接去大明公司，與他們的陳總談些事情。明天上午10點(diǎn)鐘佳琪公司的歐陽經(jīng)理要來公司，你與他聯(lián)系一下，最好把時(shí)間推遲到明下午2點(diǎn)鐘之后。琳達(dá)按照上司的指示開場(chǎng)工作。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、給佳琪公司的歐陽經(jīng)理打，說希望將明天上午10點(diǎn)的約會(huì)推遲到明下午2點(diǎn)之后。b、給佳琪公司的歐陽經(jīng)理打，說上司因?yàn)橛屑笔乱ゴ竺鞴?，?qǐng)對(duì)方予以理解。c、給佳琪公司的歐陽經(jīng)理打，說如果明下午2點(diǎn)方便的話，我們就等待他的到來。d

42、、佳琪公司的歐陽經(jīng)理說明下午2點(diǎn)能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，于是問上司明天幾點(diǎn)能從大明公司那里回來。e、與行政部聯(lián)系，更改明天使用接待室的時(shí)間，并更改上司明天的日程表。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案b在現(xiàn)代商業(yè)交往中，提前更改預(yù)約的時(shí)間是很正常的，一般人都能理解和承受。但是，如果你告訴對(duì)方上司是因?yàn)榱硪患夜径念A(yù)約的，那就會(huì)給對(duì)方一個(gè)你優(yōu)先其他公司而不重視他的印象。在這種情況下，你只需要告訴對(duì)方你有急事要改變預(yù)約時(shí)間就行了，告訴對(duì)方變更的理由是不適合的。案例4：給上司安排約會(huì)琳達(dá)是*投資中國(guó)公司總經(jīng)理的秘書。琳達(dá)每天都要接到一些客戶的來電來函，要求她安排時(shí)間與她的上司面談，

43、因此，下面是琳達(dá)在安排上司約會(huì)時(shí)考慮的一些問題：a、一開場(chǎng)就問對(duì)方希望面談的時(shí)間，盡量滿足對(duì)方的要求。b、如果不能滿足對(duì)方希望的時(shí)候，就請(qǐng)對(duì)方再提兩三個(gè)方便的時(shí)間，自己調(diào)整后再通知對(duì)方。c、如果對(duì)方很著急，在問清了理由之后，只有有空就近安排。d、如果上司的安康狀態(tài)不是很好的話，不直接告訴對(duì)方，只要求縮短面談的時(shí)間就行了。e、如果安排上司連續(xù)與兩個(gè)客戶面談，之間至少要隔15分鐘。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案c當(dāng)秘書在承受客戶約會(huì)申請(qǐng)時(shí)，確實(shí)要考慮對(duì)方的特殊情況。但是，作為根本原則，秘書的安排必須得到上司確實(shí)認(rèn)，所以，不能只要是你認(rèn)為上司日程有空你就給予安排，這

44、是非常不適合的。第十章會(huì)務(wù)管理實(shí)務(wù)案例分析案例1：承受會(huì)議籌備工作琳達(dá)是秋野電機(jī)*公司總經(jīng)理的秘書。這天下午上司對(duì)琳達(dá)說：我準(zhǔn)備開一個(gè)用戶座談會(huì)，你給準(zhǔn)備一下。在確認(rèn)了會(huì)議日期之后，琳達(dá)還就其他事項(xiàng)向上司進(jìn)展了確認(rèn)，下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、這次座談會(huì)大概有多少人參加？b、我想還是租用長(zhǎng)城大飯店的會(huì)議室，可以嗎？c、如果在長(zhǎng)城大飯店開會(huì)，什么時(shí)候去預(yù)定會(huì)議室比擬適宜？d、會(huì)場(chǎng)上的桌椅擺口字形適宜嗎？e、我在這個(gè)星期五之前將邀請(qǐng)函發(fā)出去，可以嗎？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案c上司指示琳達(dá)來籌備會(huì)議，既然將會(huì)議日期和地點(diǎn)都定下來了，那什么時(shí)候去訂會(huì)議室就是秘書份內(nèi)的工

45、作了，所以，問上司什么時(shí)候去預(yù)訂會(huì)議室是不適宜的。案例2：會(huì)議場(chǎng)地的布置琳達(dá)是鴻達(dá)家具中國(guó)公司總經(jīng)理的秘書。這天上司對(duì)琳達(dá)說：我想下個(gè)月召開全國(guó)各分公司經(jīng)理會(huì)。最好在外面找個(gè)條件好一點(diǎn)的地方開，這事你負(fù)責(zé)辦一下。琳達(dá)與上司就會(huì)議的時(shí)間和預(yù)算進(jìn)展了確認(rèn)外，還就其它問題進(jìn)展了確認(rèn)。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、除了要準(zhǔn)備話筒和投影儀外，還要準(zhǔn)備其它會(huì)議器材嗎？b、在征求分公司經(jīng)理們的意見后再確定會(huì)場(chǎng)定在什么地方，可以嗎？c、會(huì)議名稱用鴻達(dá)公司分公司經(jīng)理會(huì)議適宜嗎？d、在確認(rèn)陪同分公司經(jīng)理來開會(huì)的人數(shù)后，再去預(yù)約會(huì)場(chǎng)和住宿的房間，可以嗎？e、會(huì)議代表的午餐是準(zhǔn)備盒飯還是在飯店里的餐廳就餐？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑

46、選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。答案b上司指示琳達(dá)這個(gè)會(huì)是在公司的外面進(jìn)展，作為會(huì)議的舉辦者，會(huì)場(chǎng)定在什么地方當(dāng)然是由上司上司決定。因此，在征求分公司經(jīng)理們的意見后再確定會(huì)場(chǎng)定在什么地方是不適宜的。案例3：需要上司確認(rèn)的會(huì)務(wù)工作琳達(dá)是旭君五金中國(guó)公司營(yíng)銷總監(jiān)的秘書。這天上午上司開完例行的司務(wù)會(huì)回來后對(duì)琳達(dá)說，下個(gè)月初的市場(chǎng)營(yíng)銷會(huì)議由他主持，讓琳達(dá)做好會(huì)議準(zhǔn)備。琳達(dá)就會(huì)議的相關(guān)問題向上司進(jìn)展了確認(rèn)。下面有5個(gè)選項(xiàng)： a、下個(gè)月初市場(chǎng)營(yíng)銷會(huì)議的具體時(shí)間定下來了嗎？ b、今天司務(wù)會(huì)討論的是什么議題？ c、會(huì)議資料要馬上開場(chǎng)準(zhǔn)備嗎？ d、會(huì)議資料根本上與上季度市場(chǎng)營(yíng)銷會(huì)議的一樣吧？e、可以馬上請(qǐng)行

47、政部預(yù)約上次營(yíng)銷會(huì)議租用過的會(huì)議室嗎？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案b公司讓上司主持下個(gè)月的市場(chǎng)營(yíng)銷會(huì)議，琳達(dá)作為秘書，自然要幫上司做好會(huì)議籌備工作，如準(zhǔn)備會(huì)議資料、確定會(huì)議時(shí)間、租用會(huì)議場(chǎng)地等。但今天上司參加的會(huì)議內(nèi)容與琳達(dá)所要做的籌備工作沒有什么關(guān)系，所以問今天的會(huì)議內(nèi)容是不適合的。案例4：在上司開會(huì)期間的工作琳達(dá)是隆泰保健公司市場(chǎng)總監(jiān)李濤的秘書。這天上午九點(diǎn)半，上司去參加總經(jīng)理召集的會(huì)議時(shí)，說今天的會(huì)很重要，無論是誰找他都等開完會(huì)再說。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、銷售部*經(jīng)理來找上司，琳達(dá)說：您先回辦公室，李總開完會(huì)后您再過來。b、上司的太太來，說有事找上司。琳

48、達(dá)對(duì)她說：李總正在開會(huì)不能接，請(qǐng)您回頭再打過來。c、公司財(cái)務(wù)總監(jiān)來找上司，琳達(dá)說：李總正在開會(huì)。他開完會(huì)后，我再給您好嗎？d、*分公司吳經(jīng)理來找上司，想了解公司對(duì)國(guó)慶節(jié)期間促銷活動(dòng)的統(tǒng)一安排，琳達(dá)說：李總正在開會(huì)。會(huì)開完之后我們?cè)俾?lián)系吧？e、鴻星公司余總來找上司，琳達(dá)說：如果方便的話，能告訴我您是什么事情嗎？回頭我們給您打。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案b上司是交待了無論是誰找他都等開完會(huì)再說，但是，這只是針對(duì)一般的情況。如果出現(xiàn)緊急情況，那就另當(dāng)別論。所以，當(dāng)上司的太太來時(shí)，最好問一下是什么事情，根據(jù)事情的緊急程度確定是否轉(zhuǎn)達(dá)，所以，簡(jiǎn)單地請(qǐng)上司太太回頭再打

49、是不適宜的。第十一章出差實(shí)務(wù)案例分析案例1：請(qǐng)上司確認(rèn)出差事宜琳達(dá)是東方軟件*公司總經(jīng)理的秘書。這天上午上司開完會(huì)后對(duì)琳達(dá)說，他明天要去在*的總公司出差，讓她幫自己做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，于是琳達(dá)就出差準(zhǔn)備請(qǐng)上司確認(rèn)幾個(gè)問題。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、這次去*還有陪同你一起去的人嗎？b、有沒有需要準(zhǔn)備的資料？c、你還是想住在西湖國(guó)際大酒店嗎？d、這次突然去總公司的目的是什么？e、需要與*總公司那邊的人打招呼嗎？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案d作為秘書，為上司出差作準(zhǔn)備是很自然的事。秘書要根據(jù)日程安排，幫上司安排住宿、工作所需要的資料等，但上司出差的目的與出差準(zhǔn)備工作沒什么關(guān)

50、系，所以問上司出差的目的是不適合的。案例2：為上司作出差準(zhǔn)備琳達(dá)是宙飛建材*公司總經(jīng)理的秘書。這天上午上司開完會(huì)回來對(duì)琳達(dá)說，他準(zhǔn)備后天到*去出差5天，與*天鑫公司討論合作事宜，讓琳達(dá)幫他做出差準(zhǔn)備，于是琳達(dá)開場(chǎng)幫上司做準(zhǔn)備工作。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、把飛機(jī)票和從財(cái)務(wù)部借的出差費(fèi)交給上司。 b、把上司出差所需的文件資料交給上司。 c、按照上司的喜好，幫上司訂好在*住宿的飯店。 d、給*天鑫公司總裁辦打，告訴對(duì)方上司到達(dá)*的時(shí)間，并請(qǐng)對(duì)方照顧好上司。e、把出差日程表交給上司，并確定出差期間琳達(dá)每天用向上司匯報(bào)的時(shí)間。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案d上司出差之前通知

51、接待方是理所當(dāng)然的，而且上司在出差期間工作會(huì)更忙，所以，也更需要照顧，從這一點(diǎn)來說，秘書的工作做得很仔細(xì)。但是，你與*天鑫公司僅僅是商業(yè)上的合作伙伴，因此，你主動(dòng)請(qǐng)對(duì)方照顧好上司是不適宜的。案例3：上司出差期間的工作琳達(dá)是偉達(dá)照明用具中國(guó)公司總經(jīng)理的秘書。這天下午琳達(dá)收到全國(guó)照明用具行業(yè)協(xié)會(huì)的來函。上司是該協(xié)會(huì)的理事。她拆開信封一看，它是協(xié)會(huì)召開理事會(huì)的回執(zhí)。下星期四能否參會(huì)，請(qǐng)?jiān)诒局芪逯按饛?fù)。上司正在西北地區(qū)出差，要到星期六才能回來，現(xiàn)在又聯(lián)系不上。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、查看上司的日程表，如果有空的話，就答復(fù)對(duì)方說上司參會(huì)。 b、不馬上答復(fù)對(duì)方，等上司周六回來后

52、再作答復(fù)。 c、因?yàn)檫@種會(huì)議很重要，等上司回來可能有些晚了，所以與協(xié)會(huì)聯(lián)系，說如果沒有特殊情況就參會(huì)。 d、因?yàn)槁?lián)系不到上司，所以查看上司去年的做法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)上司去年也沒參會(huì)時(shí)，就答復(fù)對(duì)方今年也不參加。e、給對(duì)方打，說上司正在出差，能否等到聯(lián)系上之后再答復(fù)對(duì)方。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不適宜的，并說明理由。此題答案d上司是這個(gè)協(xié)會(huì)的理事，工作比其它一般性的工作重要，所以，如果沒有特殊情況，上司就應(yīng)該參會(huì)?，F(xiàn)在聯(lián)系不到上司，不知道上司的意圖，所以秘書不能代表上司答復(fù)對(duì)方今年也不參會(huì)。案例4：為上司出差*琳達(dá)是基固設(shè)計(jì)咨詢*公司營(yíng)銷總監(jiān)的秘書。上午十一點(diǎn)多鐘上司從總經(jīng)理辦公室回來對(duì)琳達(dá)說，他今下午要出趟急差，不需要琳達(dá)為他出差