企業(yè)行政作業(yè)指導(dǎo)書

1、企業(yè)行政作業(yè)指導(dǎo)書Document serial number【UU89WT-UU98YT-UU8CB-UUUT-UUT108】第一節(jié)接聽電話作業(yè)指導(dǎo)書第二節(jié)來訪接待作業(yè)指導(dǎo)書第三節(jié)固定文件制作業(yè)指導(dǎo)書第四節(jié)檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書第五節(jié)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書第六節(jié)檔案調(diào)配作業(yè)指導(dǎo)書第七節(jié)圖書入庫作業(yè)指導(dǎo)書第八節(jié)圖書盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書第九節(jié)文件收發(fā)作業(yè)指導(dǎo)書第十節(jié)受理員工申訴作業(yè)指導(dǎo)書第十一節(jié)物資設(shè)備盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書第十二節(jié)行政庫房盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書第十三節(jié)提案管理作業(yè)指導(dǎo)書第十四節(jié)計(jì)劃、總結(jié)、監(jiān)控作業(yè)指導(dǎo)書第十五節(jié)會(huì)議組織作業(yè)指導(dǎo)書第十六節(jié)查場作業(yè)指導(dǎo)書第十七節(jié)查崗作業(yè)指導(dǎo)書第十八節(jié)車輛派單作業(yè)指導(dǎo)書第十九節(jié)固

2、定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導(dǎo)書第二十節(jié)物品采購作業(yè)指導(dǎo)書第二十一節(jié)物品調(diào)配作業(yè)指導(dǎo)書第二十二節(jié)物品報(bào)廢作業(yè)指導(dǎo)書接聽電話作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)接聽電話 部門綜合辦適用職位行政文秘及所有接聽電話人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.使用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的普通話；.記錄信息的準(zhǔn)確度達(dá)到100%。程序：.電話響起。電話鈴響起3聲內(nèi)接聽；.接聽電話。左手拿起電話，右手準(zhǔn)備紙和筆，微笑的問候：“您好，”, 了解對(duì)方情況。包括：姓名、單位、來電的目的等；4,確定需接聽電話人員是否在。30秒內(nèi)確定該人員是否在；.如果在，請(qǐng)需接聽電話的人員接聽接話；如果不在，禮貌告知對(duì)方并詢問是 否需要留言。.記錄留言信息。完整，無偏

3、差的記錄信息內(nèi)容；.回饋留言內(nèi)容。第一時(shí)間與相關(guān)人員溝通，確保信息傳遞不失真、不拖延。注意事項(xiàng)：1,適當(dāng)提醒接聽電話的人員必須言簡意賅，盡量在節(jié)約時(shí)間；2.規(guī)范的普通話，語言清晰，控制說話的聲音，避免影響其它人員的工作；相關(guān)表格：無來訪接待作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)來訪接待部門綜合辦適用職位行政文秘及所有接待人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.標(biāo)準(zhǔn)的普通話；.熱情、禮貌的接待來訪者；.杜絕訪客無人問津的情況發(fā)生；.來訪辦理的事情不論是否屬于自己負(fù)責(zé)的范圍，都不能說“不知道”、“不 清楚”。程序：.迎接訪客?？吹接性L客進(jìn)入公司，必須主動(dòng)起身微笑、問好；, 了解來訪目的。與訪客溝通明確來訪的原因、尋

4、找的對(duì)象、訪客的基本信 息；.引導(dǎo)訪客至來賓休息區(qū)；.及時(shí)與被訪部門溝通，確定被訪人、是否接見以及見面時(shí)間；.如果被訪人暫時(shí)不能接見，應(yīng)告知來訪者原因以及等待時(shí)間，并準(zhǔn)備茶水和 報(bào)紙、雜志等供其翻閱；.引導(dǎo)訪客去相應(yīng)部門；.訪問結(jié)束，應(yīng)送別訪客。注意事項(xiàng)：1,用雙手遞接名片，拿名片的手不要放在腰上，接過名片后確定姓名正確讀法；.對(duì)于來訪總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部的訪客要謹(jǐn)慎判斷，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通后確定是 否引見；.如果被訪人不在，那么應(yīng)告知來訪者被訪人的去處、大概什么時(shí)候能回來， 并讓來訪者確定是否等待，若不等待，應(yīng)詢問是否留下聯(lián)系方式或信息；.如相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人不必接見的訪客，需婉轉(zhuǎn)回答；.記錄要求：準(zhǔn)

5、確記錄相關(guān)信息，及時(shí)傳達(dá)。相關(guān)表格：無固定文件制作作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)固定文本制作部門綜合辦適用職位行政文秘及所有使用者批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.打印、復(fù)印文稿，按送稿先后順序安排；.打字要快速、準(zhǔn)確，排版美觀，裝訂整齊；.節(jié)約成本,廢紙利用率達(dá)90%以上,紙張浪費(fèi)率控制在5%以內(nèi)；.重要文件的文件格式字體、版式統(tǒng)一。程序：.明確文件類型及格式(1)通知、通報(bào)、告示檔的格式：標(biāo)題居中1號(hào)加粗宋體，敬稱頂格2號(hào)宋體，正文3號(hào)宋體，落款3號(hào)加黑宋體；(2)紅頭文件格式：頁眉為居中1號(hào)加粗紅色宋體，寧港發(fā)2008 X號(hào)為居 中四號(hào)加粗宋體，正文標(biāo)題3號(hào)加粗宋體，正文及落款小四號(hào)宋體；.檢查

6、文件的內(nèi)容，文件內(nèi)容100%與工作有關(guān)；.打印文件；4,填寫打字、復(fù)印登記表。注意事項(xiàng)：.個(gè)人數(shù)據(jù)，禁止在公司打印、復(fù)??；.注意數(shù)據(jù)信息的保密，不得截留任何文件；.愛護(hù)辦公設(shè)備，不得違規(guī)操作。.如行政人員下班后，有部門人員需加班使用復(fù)印機(jī)時(shí)，應(yīng)與負(fù)責(zé)人溝通，填 寫打字、復(fù)印登記表，使用完后務(wù)必關(guān)機(jī)。相關(guān)表格：打字、復(fù)印登記表檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案立卷部門綜合辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.各立卷部門使用本部門統(tǒng)一格式的檔案裝訂檔案；.檔案按不同年份進(jìn)行立卷；.檔案立卷必須全面、無缺漏、.有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。程序：.劃定各部門檔案范圍及分類；(1)綜合辦：行

7、政類：派車單，考勤記錄，調(diào)查問卷，公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄 音錄像等；會(huì)議類：公司通知，各類報(bào)告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話，會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要； 文件類：公司管理人員任免文件資料，公司的各項(xiàng)規(guī)章制度、實(shí)施細(xì) 則，公司內(nèi)部各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、指示、批復(fù)，部門流程、制度 以及表格；設(shè)備類：辦公設(shè)備說明書，公司重要設(shè)備數(shù)據(jù)線等；合同類：公司與有關(guān)單位簽訂的合同，公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議書。(2)企劃部：圖紙類：商場總體片面圖、分塊平面圖，商場效果圖、商場導(dǎo)師系統(tǒng)分布 圖，商場廣告位分布圖；宣傳類：DM單頁，報(bào)紙廣告，招商手冊(cè)，電視廣告，企業(yè)簡介手冊(cè)； 合同類：與各合作單位簽訂的合同，與各合作單位簽訂

8、的協(xié)議書。(3)物業(yè)部：行政類：保安、保潔考勤記錄。(4)商管部：單據(jù)類：出門證，加班單，罰款單。.有關(guān)材料的日常收集；（1）各部門建立健全日常歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的歸檔材料，有專（兼）職檔案員集中管理；（2）各部門根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷時(shí) 使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號(hào)；（3）公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文檔材料，收集齊 全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷；（4）專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文檔材料，按照案卷類目條款， 放入日常保存檔卷夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座，并在收發(fā)文登記薄上注明。.項(xiàng)目或年度結(jié)束時(shí)整理

9、材料；.材料清理、鑒別、補(bǔ)全、去除；.確定保存期限、密級(jí)；.裝訂成冊(cè)，編制文件目錄和電子目錄；.立卷上架，歸檔保管。注意事項(xiàng)：.公司密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)；.各部門、各員工嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，歸檔檔材料要妥善保存、及時(shí)歸檔 編號(hào)、任何人不得以任何理由拒絕歸檔；.立卷時(shí)根據(jù)檔形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動(dòng)特點(diǎn)，依照同類合并的原則進(jìn)行歸 檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的檔材料組成一個(gè)卷。相關(guān)表格：檔案分類、歸檔范圍及保管期限表檔案調(diào)用作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案調(diào)用部門綜合辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.借閱檔案不得帶離公司，且三日內(nèi)歸還；.不得私自復(fù)印、摘錄絕密技術(shù)數(shù)據(jù)；

10、.確保檔案的完整性。程序：.經(jīng)部門經(jīng)理同意，員工可調(diào)用本部門檔案；.調(diào)用公司檔案，提出申請(qǐng)，填寫檔案借閱單經(jīng)行政主管審批，綜合辦主 任審核通過，行政文秘記錄后予以調(diào)用；.調(diào)用檔案，不得帶離公司，公司檔案被借出綜合辦時(shí)（或要求復(fù)印時(shí)），借 閱人及時(shí)提出帶出（或復(fù)?。┥暾?qǐng)，在檔案登記表上登記，經(jīng)綜合辦主任同 意方可借閱；.凡屬絕密、機(jī)密數(shù)據(jù)與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)部門 經(jīng)理批準(zhǔn)，綜合辦主任審核同意方可查閱；.丟失數(shù)據(jù)者，應(yīng)及時(shí)通知綜合辦負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施；.調(diào)用、借閱完畢后，行政文秘對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，無誤后歸檔并登記。注意事項(xiàng)：.員工調(diào)動(dòng)時(shí)必須歸還借閱檔案，方可

11、辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)；.借閱的圖紙、數(shù)據(jù)，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。相關(guān)表格：檔案借閱單檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案管理部門綜合辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：1.檔案無丟失、無損毀；程序：1.明確檔案的劃分：永久保存檔案：公司章程、組織規(guī)定及辦理細(xì)則、董事會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào) 表、 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)檔、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、設(shè)計(jì)圖、各部門 規(guī)章；其它經(jīng)核定需永久保存的文書10年保存：預(yù)算決算書類、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè) 計(jì)劃資料； 其它經(jīng)核定需保存10年的文書5年保存：期滿或解除的合約、其它經(jīng)核 定保存5年的文書；（4）無關(guān)緊要的，或時(shí)性文書，保存1年后銷毀。2,定期通知各部門負(fù)

12、責(zé)人及時(shí)對(duì)到期文檔進(jìn)行存檔工作；3,審核各部門報(bào)送的文件是否屬于可存檔文件；.對(duì)各部門報(bào)送審核通過進(jìn)行檔案移交。先辦理移交手續(xù)，然后由經(jīng)辦人員在 移交單上簽名；.對(duì)移交的文檔進(jìn)行登記編號(hào)和編制目錄;.將編制好的檔案進(jìn)行劃分，存檔；.檔案保管人員每月5-10日隨時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。.每年對(duì)檔案進(jìn)行整理和和更換，對(duì)保存期限已到的檔案，造冊(cè)呈總經(jīng)理核 準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期后，按銷毀流程給予銷毀；注意事項(xiàng)：.保管期限屆滿的檔中，部分經(jīng)核定仍有保存價(jià)值的文件，檔案保管員將保留 文件記錄在檔案明細(xì)表上，注明部分銷毀日期；.調(diào)查報(bào)告原件，由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限；3

13、,每年更換檔案時(shí)清理一次，已到保存期限的，給予銷毀；4.由綜合辦主任指定專人負(fù)責(zé)管理永久和長期檔案的檔案柜；相關(guān)表格：檔案明細(xì)表檔案銷毀明細(xì)表圖書入庫作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)圖書入庫部門綜合辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.圖書名錄100%完整；.編碼必須清晰、準(zhǔn)確；.檢查圖書無污損、缺頁、破損等情況。程序：.圖書書目審核。各部門將所需要購買的圖書書目提交綜合辦，綜合辦整理完 畢后交總經(jīng)理審核后購買；.購買圖書。購買必須嚴(yán)格按照所審核過的書目購買，由行政文員負(fù)責(zé)，行政 主管監(jiān)督；.檢查圖書。檢查購買的圖書與購買書目是否相符合，是否有污損、缺頁、破 損等情況，如果有立即要求調(diào)換；

14、.核對(duì)發(fā)票。行政主管負(fù)責(zé)核對(duì)發(fā)票上金額、數(shù)量、名稱、日期等重要內(nèi)容；5,加蓋公章。行政文員在核對(duì)、驗(yàn)收完畢后在圖書的扉頁、書脊等處加蓋綜合 辦條形印章，明確圖書的所有權(quán)；.登記管理。行政主管按圖書性質(zhì)進(jìn)行分類和編號(hào)，并對(duì)圖書名稱、出版社、 購進(jìn)日期、作者姓名、出版時(shí)間、價(jià)格等做出詳盡記錄；.登記完畢后圖書入庫。注意事項(xiàng)：圖書未經(jīng)蓋章前不得借閱；圖書必須蓋標(biāo)識(shí)的公章。相關(guān)表格：圖書管理一覽表圖書盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)圖書盤點(diǎn)部門綜合辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.數(shù)目100%準(zhǔn)確；.書目100%完整；.書籍無丟失、無損壞；4,盤點(diǎn)圖書期間圖書不外借；.圖書盤點(diǎn)時(shí)間為每季度

15、最后兩天。程序：1.收回所有書籍；2,確定好起點(diǎn)和終點(diǎn)。找出起點(diǎn)及終點(diǎn)書物（某一分類號(hào)段落，例如：GW- 0001,查出欲盤點(diǎn)書物的第一本（較小的分類號(hào)）及最后一本（較大的分類 號(hào)）；.排列書籍。書籍編碼整齊、無遺漏；書目無缺頁、無損毀；.進(jìn)行盤點(diǎn)。書物由左至右盤點(diǎn)，盤點(diǎn)后的書以點(diǎn)書時(shí)的先后位置次序放回書 架，方便核對(duì)時(shí)尋找；.登記備查。將有損毀的書目登記備查；.核對(duì)盤點(diǎn)數(shù)量與帳目數(shù)量。無遺漏、無賬目不符的現(xiàn)象；如盤點(diǎn)數(shù)目與帳目 數(shù)目不相符，進(jìn)行二次盤點(diǎn)；如帳、目不符向綜合辦主任匯報(bào)，并做詳細(xì)的 記錄。.盤點(diǎn)完畢，報(bào)綜合辦主任并對(duì)圖書盤點(diǎn)表存檔。注意事項(xiàng)：1.盤點(diǎn)的書物時(shí)，必須在大量圖書在庫，

16、若剛好有該段書物要?dú)w還，必須在 借閱一覽表登記后將其加回相關(guān)的檔案中；相關(guān)表格：借閱一覽表圖書盤點(diǎn)表文件收發(fā)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)文件收發(fā) 部門綜合辦適用職位行政文秘及所有收發(fā)人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.文件的100%準(zhǔn)確；.文件內(nèi)容100%保密。.文件原稿由綜合辦每季度清理一次或分類歸檔，保存?zhèn)洳椤３绦颍?文件(包括報(bào)刊、信件等)的收取(1)文件的收取。行政文秘負(fù)責(zé)收取文件；填寫文件、收發(fā)記錄表；(3)通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件。在收到文件半小時(shí)內(nèi)通知。.文件簽發(fā)及銷毀(1)部門文件的發(fā)出，必須經(jīng)發(fā)文部門核稿、綜合辦主任簽字后發(fā)出；進(jìn)行登記、編發(fā)文號(hào)；以企業(yè)名義發(fā)出的文件，按文稿格式擬稿

17、，綜合辦主任核稿，經(jīng)總經(jīng)理簽字，必要時(shí)加蓋相應(yīng)公章，核準(zhǔn)無誤后發(fā)出；(4)發(fā)出文件留底稿存檔；各部門清退、無保留價(jià)值的文件，由綜合辦統(tǒng)一登記造冊(cè)，經(jīng)綜合辦主任批 準(zhǔn)后定期進(jìn)行銷毀。注意事項(xiàng)：.急件要立即處理，不得積壓延誤；.簽收人在簽收文件時(shí)不能用符號(hào)代表姓名。.機(jī)要文件收到后，要標(biāo)明文件性質(zhì)、機(jī)密程度，要嚴(yán)密封存，嚴(yán)防丟失、泄 密、誤事；相關(guān)表格：文件、收發(fā)記錄表文件簽收薄受理員工申訴作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù) 受理員工部門 綜合辦適用職位綜合辦主任及行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：1,真實(shí)性100%；2,完全符合受理?xiàng)l件。程序：.接到員工二次申訴表；.與申訴員工進(jìn)行溝通，了解原因；.審

18、核員工所在部門的處理情況是否合理合規(guī)定；.就申訴原因進(jìn)行基層調(diào)查，多方了解情況，并聯(lián)系原部門經(jīng)理進(jìn)行交涉;.客觀地在員工申訴表上提出解決方案；.與申訴員工再次就調(diào)查結(jié)果和解決方案進(jìn)行溝通；.如果員工仍不滿意，提請(qǐng)總經(jīng)理處理。注意事項(xiàng)：1.就申訴問題進(jìn)行基層的多方位多方面調(diào)查；2,認(rèn)真傾聽員工的申訴，善于抓住重點(diǎn)問題進(jìn)行解決；.加薪、升遷、政治性問題、涉及隱私、無憑無據(jù)的申訴要求不予受理；.以公司利益不受侵害為出發(fā)點(diǎn)，與員工進(jìn)行溝通。相關(guān)表格：員工申訴表物資設(shè)備盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)物資設(shè)備盤點(diǎn) 部門綜合辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.盤點(diǎn)工作每季度第三個(gè)月20日25日之

19、間進(jìn)行一次；.盤點(diǎn)必須由行政主管會(huì)同實(shí)物使用部門進(jìn)行盤點(diǎn)；.固定資產(chǎn)及耐用品盤點(diǎn)100%,無遺漏項(xiàng)目；.財(cái)務(wù)人員陪同。程序：.公司財(cái)產(chǎn)編號(hào)： 柜子類：GW-01-000X； 桌子類：GW-02-000X； 椅子類：GW-03-000X；(4)電腦、打印機(jī)、掃描儀：GW-04-000X；電話、傳真機(jī)：GW-05-000X；(6)飲水機(jī)、微波爐、電熱器：GW-06-000X； 其他：GW-07-000X；.固定資產(chǎn)及耐用品盤點(diǎn)，從財(cái)務(wù)部開始至商場五樓羅浮宮，由行政主管連同 實(shí)物使用部門和財(cái)務(wù)部門依據(jù)固定資產(chǎn)登記表進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)各部門資 產(chǎn)及物品的總價(jià)值及數(shù)量(工程材料盤點(diǎn)，由工程人員、行政主管共同

20、清 查)；3,初試盤點(diǎn)出現(xiàn)差異，進(jìn)行二次復(fù)盤；.資產(chǎn)管理人員進(jìn)行復(fù)盤后，同時(shí)對(duì)盈虧情況、維修、未使用資產(chǎn)、不需用資 產(chǎn)做出說明；.綜合辦主任對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審閱，對(duì)于盈虧情況等進(jìn)行核查并提出處理意見 報(bào)總經(jīng)理審批；.根據(jù)總經(jīng)理批示進(jìn)行相應(yīng)處理；.行政主管對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果和處理結(jié)果存檔。注意事項(xiàng)：.盤點(diǎn)中專用辦公財(cái)產(chǎn)，如電腦、辦公桌椅、計(jì)算器等財(cái)產(chǎn)的安全和性能，屬 個(gè)人使用的由使用人負(fù)責(zé)，屬柜組部門共用的由柜組部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)安全完 好責(zé)任，如有財(cái)產(chǎn)丟失或損壞現(xiàn)象，綜合辦將追究責(zé)任人的相關(guān)責(zé)任；.對(duì)于損壞的財(cái)產(chǎn)，視情形決定進(jìn)行維修或報(bào)廢：如屬于使用人使用不當(dāng)或故 意損壞，應(yīng)由使用人或損害人承擔(dān)部分或全部賠

21、償責(zé)任；.財(cái)產(chǎn)報(bào)廢需報(bào)總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，報(bào)廢財(cái)產(chǎn)有殘值的，按照固定資產(chǎn)管理有關(guān) 規(guī)定執(zhí)行。相關(guān)表格：固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表各部門使用物品一覽表行政庫房盤點(diǎn)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)行政庫房盤點(diǎn) 部門綜合辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.數(shù)量與賬目相符.盤點(diǎn)差錯(cuò)率不得高于1%;.盤點(diǎn)工作每月進(jìn)行一次，時(shí)間為每月16、17日；.盤點(diǎn)必須由兩人一起或兩人以上人員進(jìn)行盤點(diǎn)。程序：.每月16日-17日根據(jù)現(xiàn)有物資對(duì)庫房所有物品進(jìn)行清點(diǎn)；.初盤存貨，以庫房盤點(diǎn)單記錄初盤結(jié)果；.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，與賬目核對(duì)，如有物帳不符，進(jìn)行2次盤點(diǎn)；.盤點(diǎn)物品與賬目出現(xiàn)的差異進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析差異原因，作詳細(xì)書面報(bào)告，報(bào) 至

22、綜合辦主任；.由綜合辦主任對(duì)審核庫房盤點(diǎn)單和匯報(bào)結(jié)果；經(jīng)綜合辦主任同意后更正 賬目數(shù)量;注意事項(xiàng)：.出現(xiàn)差異，核查原因并進(jìn)行相應(yīng)處理；.先盤庫再盤賬。相關(guān)表格：庫房盤點(diǎn)單提案管理作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)提案管理 部門 綜合辦適用職位綜合辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.綜合辦必須于三日之內(nèi)與相關(guān)部門經(jīng)理級(jí)以上人員對(duì)提案進(jìn)行審議；.無具體方法或偏離主題的所謂“提案”（如改善待遇等）不予受理；.提案須以書面方式提交。程序：.部門（或個(gè)人）根據(jù)工作中的難點(diǎn)（或公司下達(dá)的任務(wù)性項(xiàng)目）提出方案；.部門或個(gè)人填寫方案表；.部門對(duì)方案進(jìn)行審議并通過，提交綜合辦；.綜合辦結(jié)合實(shí)際分析，并于三日之內(nèi)與相

23、關(guān)部門經(jīng)理級(jí)以上人員審議，審議 后上報(bào)總經(jīng)理審批；.實(shí)施；.綜合辦對(duì)提案建立員工提案卷宗；.對(duì)審批施行的完整提案給予提案人獎(jiǎng)勵(lì)。注意事項(xiàng)：1.審批未通過和實(shí)施的提案不予獎(jiǎng)勵(lì)；2,各級(jí)經(jīng)理人員對(duì)其本身執(zhí)掌范圍內(nèi)的提案不予獎(jiǎng)勵(lì)；.被指派進(jìn)行專門研究而提出的提案不予獎(jiǎng)勵(lì)；.提案不論是否采納，提案人有知情權(quán)。相關(guān)表格：提案表計(jì)劃、總結(jié)、監(jiān)控作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)計(jì)劃、總結(jié)、監(jiān)控部門 綜合辦適用職位綜合辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.計(jì)劃表編寫無差錯(cuò)，無缺項(xiàng)，無欺瞞；. 100%按時(shí)、按質(zhì)、按量完成工作內(nèi)容；.所有已完成計(jì)劃必須提交完成依據(jù)，否則視為未完成。程序：.計(jì)劃、總結(jié)的提交時(shí)間如下：

24、(1)季計(jì)劃必須于季度初5日內(nèi)提交；(2)月計(jì)劃必須提前于每月25日提交，每月5日提交上月總結(jié)；(3)下周計(jì)劃與本周總結(jié)必須于每周一上午下班前提交。.計(jì)劃表的填寫。綜合辦對(duì)各部門必須進(jìn)行計(jì)劃表填寫培訓(xùn)，確保計(jì)劃編寫 100%無差錯(cuò).提交計(jì)劃。綜合辦通知各部門提交“計(jì)劃”，各部門提交時(shí)間必須錯(cuò)開，避免 造成工作混亂。.審核計(jì)劃表。內(nèi)容無缺項(xiàng)、無欺瞞；.實(shí)施控制。綜合辦對(duì)各部門的計(jì)劃表進(jìn)行事前、事中、事后控制，雙方確 認(rèn)無誤，由行政文秘匯總各部門計(jì)劃表至各部門計(jì)劃監(jiān)控表；.綜合辦主任或行政主管對(duì)各部門計(jì)劃監(jiān)控表進(jìn)行審核無誤，由行政文秘根 據(jù)需用份數(shù)打印并分送至總經(jīng)理及相關(guān)人員；.綜合辦對(duì)各部門計(jì)劃

25、監(jiān)控表留檔備查。注意事項(xiàng)：.計(jì)劃的跟進(jìn)要將季度、月度、周、日結(jié)合跟進(jìn)。.發(fā)現(xiàn)計(jì)劃實(shí)施中存在的問題及時(shí)溝通，特殊情況向總經(jīng)理及時(shí)匯報(bào)；.計(jì)劃周期的最后一天，綜合辦通知各部門提交計(jì)劃完成情況的總結(jié)表。相關(guān)表格：計(jì)劃表（各部門季、月、周）各部門計(jì)劃監(jiān)控表（季、月、周）總結(jié)表（季月周）各部門總結(jié)監(jiān)控表（季、月、周）日志表會(huì)議組織作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)會(huì)議組織部門綜合辦適用職位綜合辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：無人員缺席；工裝統(tǒng)一、工牌佩戴整齊；資料準(zhǔn)備無遺漏；會(huì)議的召開必須按照計(jì)劃的時(shí)間進(jìn)行。程序：.規(guī)定會(huì)議召開的時(shí)間規(guī)定：董事會(huì)會(huì)議每月召開一次； 公司年度預(yù)算會(huì)議每年9-10月召開； 個(gè)

26、人總結(jié)會(huì)議每年12月召開（4）公司周例會(huì)每周一 9:15召開（夏季為8： 45,冬季為9： 15）；部門會(huì)議每周六前自行召開；（6）年度總結(jié)會(huì)在春節(jié)前15天召開；（7）協(xié)調(diào)會(huì)每月中旬召開；（8）員工大會(huì)于重大事件或周年店慶活動(dòng)前15天召開； 臨時(shí)性會(huì)議根據(jù)性質(zhì)舉行。.明確會(huì)議召開的主題；.大型會(huì)議制作會(huì)議計(jì)劃；（6W2H）.提交總經(jīng)理審核批準(zhǔn)；.會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。(1)明確人員分工；(2)地點(diǎn)、時(shí)間準(zhǔn)確；參會(huì)人員名單無遺漏；(4)物品準(zhǔn)備周到、細(xì)致；會(huì)場布置符合主題；(6)資料設(shè)備準(zhǔn)備完整；綜合辦員工在會(huì)議前布置會(huì)場(水電儀器等等)并為總 經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好會(huì)議所需的文件及資料；.行政文秘提

27、前提醒通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)；.組織會(huì)議人員提前15分鐘入場，明確會(huì)議議程，準(zhǔn)備開會(huì)材料8,接待與會(huì)人員，引領(lǐng)入座，發(fā)放資料；.清點(diǎn)與會(huì)人員數(shù)目，請(qǐng)假登記；.會(huì)議進(jìn)行；.行政文秘對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄；.會(huì)議結(jié)束，綜合辦員工對(duì)會(huì)場進(jìn)行整理，關(guān)閉水電及會(huì)議使用的儀器設(shè)備；.行政文秘整理會(huì)議記錄并起草會(huì)議紀(jì)要；.行政主管或綜合辦主任對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核報(bào)會(huì)議主持人審批；.綜合辦根據(jù)會(huì)議性質(zhì)在適當(dāng)范圍內(nèi)下發(fā)會(huì)議紀(jì)要；.綜合辦對(duì)會(huì)議紀(jì)要存檔。.綜合辦開會(huì)對(duì)會(huì)議效果及服務(wù)進(jìn)行評(píng)估。注意事項(xiàng)：綜合辦主任適時(shí)提醒發(fā)言人注意時(shí)間及發(fā)言內(nèi)容符合會(huì)議要求；會(huì)議無噪音、無打斷、無人吸煙、無接聽電話等影響會(huì)議的事情；會(huì)議

28、前通知到每一位與會(huì)者。大型會(huì)議需財(cái)務(wù)結(jié)算相關(guān)表格：會(huì)議紀(jì)要文件收發(fā)記錄表工作檢查作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)工作檢查部門綜合辦適用職位綜合辦主任及行政文員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.工作檢查內(nèi)容100%符合廠區(qū)管理規(guī)定；.每周至少3次部門工作檢查；3,每周至少一次公司全面工作檢查。程序：.明確工作檢查時(shí)間。部門工作檢查每周3次不具體確定時(shí)間，公司工作檢查 每周五上午11： 00時(shí)開始；.召集人員。一般為與工作檢查工作聯(lián)系較大部門（綜合辦、生產(chǎn)管理部 負(fù)責(zé) 人）在檢查區(qū)域準(zhǔn)時(shí)集合；.開始工作檢查。按生產(chǎn)流程順序進(jìn)行；.工作檢查人員指出不合規(guī)范的問題，行政文員進(jìn)行記錄，相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行 及時(shí)整改；

29、.綜合辦主任現(xiàn)場就存在的問題與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行現(xiàn)場溝通，可以即時(shí)解 決的由部門負(fù)責(zé)人指揮安排處理；暫時(shí)無法解決的工作檢查之后再協(xié)商解 決；.工作檢查完畢后，行政文員根據(jù)記錄打印工作檢查通報(bào)；.綜合辦主任審核工作檢查通報(bào)并確認(rèn)；.行政文員與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系，就查出的問題解決時(shí)間和方法，并在通報(bào) 上注明，簽字確認(rèn)；.綜合辦根據(jù)相應(yīng)時(shí)間進(jìn)行跟進(jìn)檢查；.檢查發(fā)現(xiàn)未解決者，依據(jù)相關(guān)規(guī)定或制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰，已按要求解 決者，工作檢查結(jié)束；.行政文員對(duì)工作檢查通報(bào)進(jìn)行整理歸檔。注意事項(xiàng)：.綜合辦必須根據(jù)相應(yīng)解決時(shí)間跟進(jìn)檢查；.工作檢查通報(bào)上列出的問題，必須由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。相關(guān)表格：工作檢

30、查通報(bào)查崗作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù) 查崗部門綜合辦適用職位綜合辦主任及行政文員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.不定時(shí)查崗占90%；.違紀(jì)現(xiàn)象，當(dāng)場開據(jù)處罰單。程序：.明確查崗內(nèi)容；.查崗。針對(duì)容易離崗時(shí)間段上午11： 0012： 00,下午14： 2015： 30不定 點(diǎn)查崗；.處罰。根據(jù)“懲罰條例”對(duì)違紀(jì)員工開據(jù)員工違紀(jì)處罰單；.簽字。依次由違紀(jì)員工、員工所在部門負(fù)責(zé)人、綜合辦簽字（違紀(jì)人若為經(jīng) 理及以上級(jí)須由總經(jīng)理簽字）；.違紀(jì)人到財(cái)務(wù)部繳納罰款，財(cái)務(wù)部在罰單上加蓋“現(xiàn)金收訖”章（四聯(lián)）， 留存“財(cái)務(wù)部”一聯(lián)，員工留存“員工本人”聯(lián)，存根聯(lián)和綜合辦聯(lián)由綜合 辦收回備檔；6,若違紀(jì)人要求從工

31、資中扣除罰款，則綜合辦執(zhí)簽字完備的員工違紀(jì)處罰 單到財(cái)務(wù)部蓋章，財(cái)務(wù)部留存“財(cái)務(wù)部”“員工本人”兩聯(lián)（發(fā)薪日時(shí)從 該員工工資中扣除并返回“員工本人”聯(lián)）。注意事項(xiàng)：部門及個(gè)人留存聯(lián)必須確認(rèn)到位；處罰金額嚴(yán)格按照“條例”規(guī)定確定，不得隨意變通；情節(jié)嚴(yán)重者需通報(bào)批評(píng)。相關(guān)表格：員工違紀(jì)處罰單查崗記錄表車輛派單作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)車輛派單 部門綜合辦適用職位綜合辦主任及行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.車輛調(diào)度必須符合審批先后順序；.按照需辦事務(wù)輕重緩急進(jìn)行安排。程序：.用車部門提出用車申請(qǐng)；.填寫派車單，用車部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)；.綜合辦主任審批；.行政主管通知司機(jī)出車；.車輛返回，司機(jī)在

32、“司機(jī)評(píng)價(jià)”欄中據(jù)實(shí)填寫出行情況；.行政部門整理派車單并歸檔。注意事項(xiàng)：.緊急、臨時(shí)用車可于在返回后填寫派車單；.派車單中每項(xiàng)內(nèi)容必須如實(shí)填寫。相關(guān)表格：派車單物品采購作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)物品采購 部門綜合辦適用職位綜合辦主任或采購主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.物品的采購100%真實(shí)；.采購時(shí)必須由兩人或兩人以上完成；.采購負(fù)責(zé)人于每月23日之前必須完成采購（緊急、臨時(shí)采購除外）。程序：.需采購部門每月18日前集中統(tǒng)籌填寫物品購買申請(qǐng)單，依次由部門、綜 合辦、總經(jīng)理審批；.庫房負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的物品購買申請(qǐng)單，詳細(xì)對(duì)庫存物品進(jìn)行核查，若 有相應(yīng)的物品且不低于庫存量下線則通知采購負(fù)責(zé)人不

33、予購買；.采購負(fù)責(zé)人根據(jù)已審批且確定購買的物品購買申請(qǐng)單，進(jìn)行分類整理， 便于分類統(tǒng)籌并確定從何處購買；.預(yù)算采購成本，報(bào)總經(jīng)理簽字確認(rèn)，從財(cái)務(wù)部預(yù)借款項(xiàng)；.每月22日進(jìn)行采購，如果沒有和相應(yīng)供應(yīng)商簽定相關(guān)的物品供應(yīng)協(xié)議或合 同，采購人員必須由指定人員陪同進(jìn)行市調(diào)，貨比三家，遵循詢價(jià)、議價(jià)、 比價(jià)，最后選擇物美價(jià)廉的物品；有相應(yīng)供應(yīng)協(xié)議或合同的，則通知對(duì)方根 據(jù)需求送貨上門或者前往采購；.索取正規(guī)發(fā)票，采購人與證明人簽字；.清點(diǎn)入庫，庫房負(fù)責(zé)人根據(jù)清單據(jù)實(shí)對(duì)應(yīng)上帳；.費(fèi)用報(bào)銷：依次為財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審核、報(bào)銷、抽取借條（退回剩余現(xiàn) 金）。注意事項(xiàng)：.緊急特殊需求的物品采購隨機(jī)進(jìn)行；.固定資產(chǎn)采購，必須事先由綜合辦主任財(cái)務(wù)人員請(qǐng)購人員的比價(jià)小組進(jìn)行詳細(xì)市調(diào)后，出具書面報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購買；.在價(jià)格及質(zhì)量穩(wěn)定情況下，嚴(yán)禁隨意更換品牌；.采購的物品必須要有發(fā)票和蓋章的清單。相關(guān)表格：物品購買申請(qǐng)單借款單固定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù) 固定資產(chǎn)及耐用品建檔 部門綜合辦適用職位行政主管及相關(guān)人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：.固定資產(chǎn)及耐用品100%編碼準(zhǔn)確，并由指定人員保管；.固定資產(chǎn)