集團會務(wù)管理制度

1、PAGE PAGE 15第15頁 會務(wù)管理制度（試行稿）1、目的規(guī)范會議管理，使公司經(jīng)營活動中的各種會議，通過合理的組織能夠高效率、高質(zhì)量的進行。2、制度文文件的類類別定義2.1 集集團會議議管理制度度：是強強制性要要求執(zhí)行行，具有有普遍適適應(yīng)性，且且相對穩(wěn)穩(wěn)定性質(zhì)質(zhì)的管理理規(guī)定。2.2 集集團會議議管理作作業(yè)規(guī)則則：是指指強制性性要求集集團員工工執(zhí)行的的，但會會根據(jù)企企業(yè)經(jīng)營環(huán)境境和策略略變化，而而適時進進行調(diào)整整優(yōu)化的的作業(yè)管理理類規(guī)定定。2.3集團團會議管管理作業(yè)業(yè)文本：是指要要求集團團員工使使用，但但員工可可以依據(jù)據(jù)實際狀狀況進行行優(yōu)化、帶帶指導(dǎo)性性的作業(yè)業(yè)管理類類工具。3、會議基基本

2、目標標要求3.1 會會前：會議召召集人/主持人人須明確確會議議議題，并并做好會會務(wù)及會會議資料料準備；3.2 會會中：會議主主持人須須把握會會議方向向，控制制會議質(zhì)質(zhì)量，實實現(xiàn)會議議既定目目標成果；3.3 會會后：會議召召集人/相關(guān)人人須負責(zé)會議紀要要的形成成，并跟跟蹤相關(guān)關(guān)人員按會議紀紀要要要求完成成后續(xù)工作作。4、會議準準備4.1 會會議計劃劃4.1.11所有的的會議召召開前都都應(yīng)有會會議計劃劃，重要要和大型型會議應(yīng)應(yīng)制定書書面 計劃(或方方案)。會議計計劃原則則上應(yīng)包包括以下下內(nèi)容：會議名稱、會會議主題題、會議議時間、會會議地點點、會議議召集人人（或部部門）、會會議組織織、參會會人員、會

3、會議內(nèi)容容、會議議日程、會會議議程程、會議議資料清清單、會會議籌備備工作、會會議費用用預(yù)算等等。4.1.22 例行會會議的會會議計劃劃在第一一次會議議確定后后，原則則上不再再變化，如如 有變化，由由會議召召集人（或或部門）臨臨時通知知。小型型或非正正式會議議，以上上內(nèi)容可可以簡化化，由會會議召集集人（或或部門）決決定。4.1.33 沿海綠綠色家園園集團固固定會議議一覽表表是根根據(jù)集團團經(jīng)營環(huán)環(huán)境和策策略 目標制定的的會議計計劃，定定位為集集團作業(yè)業(yè)規(guī)則類類的規(guī)定定。4.1.44 會議計計劃（或或方案），由由會議召召集人/部門擬擬定后，報報分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)（年年 度會議報總總裁和集集團董事事長，大大型

4、會議議報集團團分管會會議管理理的執(zhí)行行總裁）審審批同意意后執(zhí)行行。4.2 會會議通知知4.2.11會議召召開前，會議召召集人/部門應(yīng)應(yīng)提前通通知參會會人員，以以便做好好參 會準備。4.2.22會議通通知有口口頭（直直接或電電話）和和文字通通知兩種種形式，小小型或非非 正式會議可可采用口口頭通知知；重要要和大型型會議則則應(yīng)采用用電子文文本或紙紙質(zhì)文本本的書面面通知（提提倡用電電子文本本）；例例行會議議除第一一次和有有變動時時通知外外，以后后可不再再通知。4.3 會會議資料料準備4.3.11會議所所需要文文件由召召集人/部門擬擬制，并并報相關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審審核同意意。4.3.22重要專專題或需需研討的會

5、議議，研討討報告或或相關(guān)資資料，會會議召集集部門 或會務(wù)務(wù)組，須須考慮參參會人員員閱讀及及思考所所需的合合理時間間提前發(fā)送送或發(fā)放放給參會人員員。4.3.33會議需需參會人員員準備發(fā)發(fā)言稿或或提供相相關(guān)文件件的，應(yīng)應(yīng)在會議議通知時時 具體說明。4.4 會會議行政政事務(wù)準準備4.4.11會務(wù)籌籌備：在在外地召召開的集集團重大大會議，應(yīng)應(yīng)成立會會議籌備備組，會會議籌備組負負責(zé)組織織會務(wù)工工作，并并備齊會會議所需需會議用用具；各各地區(qū)公司司/部門的的會議，則則由各公公司/部門會議議召集人人，自行行指定會會務(wù)籌備備人進行行會前準準備。4.4.22會議室室管理：行政事事務(wù)組負負責(zé)對會會議室的的使用進進行

6、管理理，并負負責(zé)編寫會議議室使用用規(guī)則。 行政事事務(wù)組在在接到會會議室使使用申請請后， 應(yīng)對使用做做合理調(diào)調(diào)配，防防止使用用上出現(xiàn)現(xiàn)使用“重疊”現(xiàn)象 。 4.44.3會會務(wù)服務(wù)務(wù)：會議議室的衛(wèi)衛(wèi)生、茶茶水供應(yīng)應(yīng)由行政政事務(wù)部部負責(zé)并并提供服服務(wù)。4.4.44會議場場地布置置：包括括音響效效果、燈燈光效果果、座位位排列、幻幻燈片放放映測試、廣廣告調(diào)幅幅排放等等，集團團重大會會議由會會議籌備備組/行政事事務(wù)組負責(zé)，一一般會議議由會議議召集部部門/人負責(zé)責(zé)安排。 4.44.5會會議接待待事務(wù)：包括交交通安排排、住宿宿安排、用用餐安排排、參觀觀安排、醫(yī)療準備等等。集團團重大會會議由會會議籌備備組/行政

7、事事務(wù)組負負責(zé)，一一般會議議由會議議召集部部門/人負責(zé)責(zé)安排。 4.44.6會會議費用用預(yù)算：會議召召集人負負責(zé)組織織對會議議費用進進行預(yù)算算，年度度會議費用進進入總裁裁辦費用用預(yù)算，其他會會議費用用按會議議召集人人/部門進入部門的的預(yù)算，各會議議須嚴格格將費用用控制在在預(yù)算范范圍內(nèi)。5、會間管管理5.1 會會前檢查查會議前，尤尤其是重重要和大大型會議議，會議召召集人和和會務(wù)組組必須對對會議的的各 項準備工作作進行全全面檢查查，包括所所有參會會人員是是否都已已通知，會議的的文件是是 否準備完畢畢，會場內(nèi)內(nèi)的布置置是否合合乎要求求，各種的的會議設(shè)設(shè)施、會議用用品是否否準備齊備，車輛是是否落實實，

8、會議錄錄像、照照相、新新聞記者者是否安安排到位位等，如如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)應(yīng)立即采采取補救救措施。5.2 會會議簽到到 5.22.1會會議召集集人/部門應(yīng)應(yīng)準備好好會議簽簽到冊，參會人員到會時應(yīng)簽到。 5.2.22各地區(qū)區(qū)應(yīng)有專專門的會會議記錄錄本對召召開的會會議進行行簽到和和記錄。5.3 會會議紀律律 5.33.1參參會人員員須遵守守會議議議程和會會議主持持人的指指令。 5.33.2參參會人員員不得遲遲到、早早退、中中途無故故退席；因故不不能參加加會議，必須向會議議召集人人/主持人人請假。 5.33.3會議進進行時，手手機應(yīng)設(shè)設(shè)置為振振動狀態(tài)態(tài)，重要要電話須須接聽，應(yīng)應(yīng)到會議室外接聽聽，嚴禁禁在會

9、場場內(nèi)打電電話。 5.33.4會議期期間尊重重他人，不不打斷發(fā)發(fā)言，不不私下交交談。5.4 會會議組織織5.4.11會議召召集人/主持人人，須按按會議目目的與議議程，及及時糾正正會議中中的偏題發(fā)揮?？乜刂茣h議達成會會議目標標和成果果。 5.44.2對對會議做做了充分分準備及及沒有進進行會議議準備的的參會者者，主持持人要及及時作出評估估，以培培育集團團的執(zhí)行行文化。 5.44.3會會議召集集人/主持人人，須提提倡精短短、簡要要到位的的會議文文化，控控制會議時間，提提高會議議效率。 5.44.4會會議在進進行問題題研討時時，會議議主持人人引導(dǎo)參參會人員員暢所欲欲言，形形成開放、對對立、統(tǒng)合的的會

10、議風(fēng)風(fēng)氣。5.5 會會議記錄錄 5.55.1參參會人員員應(yīng)自帶帶筆記本本，并做做好會議議記錄。 5.55.2有有外部客客戶的重重要會議議，會務(wù)務(wù)組應(yīng)為為參會者準準備好記記錄本和和筆。 5.55.3重重要和大大型會議議，會議議召集人人/主持人人應(yīng)指定定專人做做好會議議記錄；若會議分組組討論，還還應(yīng)安排排專人記記錄各組組討論的的結(jié)果。 5.55.4會會議記錄錄要求字字跡清晰晰、內(nèi)容容完整，對對會議的的意見、結(jié)結(jié)論或決決定事項，必須須準確、詳詳細地記記錄。5.6 會會議發(fā)言言 5.66.1會議議指定的的發(fā)言人人，應(yīng)提提前做好好發(fā)言準準備，需需放幻燈燈片的演演講稿，應(yīng)提前交與與會務(wù)組組或會議議秘書做做

11、放映準準備。5.6.22會議發(fā)發(fā)言者應(yīng)應(yīng)嚴格控控制時間間，除會會議有安安排時間間外，一一般發(fā)言言不應(yīng)超過100分鐘，力力求使會會議開得得緊湊、高高效。6、會后工工作6.1 會會議紀要要 6.11.1根根據(jù)會議議規(guī)定，應(yīng)應(yīng)形成“會議紀紀要”/“決議”的會議議，會議議記錄人人（由會會議召集集人指定定）須在在會議結(jié)結(jié)束后的的兩個工工作日內(nèi)內(nèi)，完成成“會議紀紀要”/“決議”整理，并并上報給給相關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批批簽發(fā)。6.1.22 “會議紀紀要”/“決議”須在會會議結(jié)束束后，五五個工作作日內(nèi)，按按要求上上載集團團資訊文文檔平臺臺/遞交交相關(guān)部部門。6.1.33會議紀紀要未經(jīng)經(jīng)允許不不得外傳傳，如有有必要知知

12、會其他他未參會會人員，需需簽發(fā)人人同意。6.2 會會議的貫貫徹落實實6.2.11參加會會議的人人員，應(yīng)應(yīng)負責(zé)會會議精神神和內(nèi)容容的轉(zhuǎn)達達與貫徹徹； 6.22.2會會議紀要要/會議成成果文件件，須按要要求由會議召召集人或或其指定定人，送達相關(guān)人員員、執(zhí)行行跟蹤人人和執(zhí)行行監(jiān)督人人。 6.22.3集集團的年年度會議議及集團團指定要要求傳達達的文件件，各地地區(qū)和職職能部總總經(jīng)理是當(dāng)然然的傳達達責(zé)任人人。6.2.44對于會會議紀要要/會議成成果文件件中的決決定/決議/工作指指令，執(zhí)執(zhí)行跟蹤蹤人須及時進行行督辦，并并將結(jié)果果準確地地向相關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反反饋。6.3 會會議的品品牌宣傳傳 6.33.1對對重大和

13、和大型的的會議，集集團品牌牌負責(zé)部部門應(yīng)安安排錄像像、照相相、錄音，記錄會會議的全全過程。 6.33.2對對外有宣宣傳意義義的會議議，應(yīng)邀邀請新聞聞記者參參加，并并跟進達達成媒體體的正面宣傳傳報道。6.4 會會議檔案案 6.44.1會會議完畢畢，根據(jù)據(jù)會議類類別，集集團檔案案管理負負責(zé)部門門、集團團各職能能部、各地區(qū)區(qū)檔案管管理部門門、地區(qū)區(qū)相關(guān)職職能部，應(yīng)應(yīng)遵循集團團檔案管管理制度度，對會會議的所所有資料料進行整整理并歸歸檔。 6.4.22會議資資料包括括：會議議申請、會會議計劃劃（方案案）、會會議通知知、發(fā)言言稿、會議文件、會會議記錄錄、會議議紀要（決決定）及及其他會會議成果果文件、會會議

14、費用用清單等等。 6.44.3所所有的會會議成果果文件，須須按“沿海綠綠色家園園集團固固定會議議計劃之之會議成果文文件表”的要求求，上傳傳集團資資訊系統(tǒng)統(tǒng)。7、“固定定會議計計劃”作業(yè)規(guī)規(guī)則7.1 集集團固定定會議計計劃表是是根據(jù)集集團經(jīng)營營環(huán)境需需求安排排的會議議計劃，定定位為集集團作業(yè)業(yè)規(guī)則類類的管理理規(guī)定。 7.22集團團固定會會議計劃劃表內(nèi)內(nèi)的會議議安排,是強制制性要求求召開的的會議，屬屬于指令令性工作作計劃，各各相關(guān)部部門和責(zé)責(zé)任人必必須遵照照實施。（ 集團團固定會會議計劃劃表詳詳見附件件一)7.3“集集團固定定會議計計劃表”規(guī)定中中的會議議召開時時間，會會議召集集人可根根據(jù)參會會人

15、員的的工作安安排，在在計劃時時間區(qū)間間內(nèi)，選選擇合適適時間召召開。7.4 會會議計劃劃表中的的“時間長長度”欄的時時間表述述，會議議主持人人可作控控制會議議時間的的參考，但但非指令令性要求求時間，在在計劃表表中，僅僅作時間間統(tǒng)計分分析使用用。7.5還沒沒有進入入房產(chǎn)開開發(fā)狀態(tài)態(tài)公司，對對不能按按規(guī)定召召開的會會議，須須上報執(zhí)執(zhí)行標準準調(diào)整申申請，經(jīng)經(jīng)集團分分管的管管理部門門，批準準后可按按調(diào)整規(guī)規(guī)定執(zhí)行行。7.6“集集團固定定會議計計劃表”中會議議參加人人是指基基本參加加人員，會會議召集集人可根根據(jù)實際際情況需需要，增增加參加加人員。 7.77參會人人員相同同和會議議內(nèi)容基基本相同同的周、月月

16、、季會會議，重重疊的時時候可以以選擇合合并一起起召開，但但在會議議紀要中中須作說說明，以以免監(jiān)督督評估人人產(chǎn)生誤誤解。 7.88集團各各部、各各地區(qū)公公司，須須依據(jù)“集團固固定會議議成果文文件表”的要求求，形成成和按時時上報，相相應(yīng)的“會議紀紀要”或其他他會議成成果文件件。 7.99會議紀紀要/決決定是傳傳達會議議事項、工工作安排排、會議議主要精精神等的的正式公公文，具具有要求求強制性性執(zhí)行的的效力。8、執(zhí)行監(jiān)監(jiān)督、執(zhí)執(zhí)行評估估及獎懲懲作業(yè)規(guī)規(guī)則8.1 執(zhí)執(zhí)行監(jiān)督督與工具具執(zhí)行監(jiān)督分分別通過過：地區(qū)區(qū)常董、執(zhí)執(zhí)行跟蹤蹤人、執(zhí)行行監(jiān)督人人、會議議成果文件（會會議紀要要等）上上載集團團資訊系系統(tǒng)、

17、集團內(nèi)內(nèi)部審計計等，三三個監(jiān)督督 人、兩個監(jiān)監(jiān)督工具具來運作作。8.2 執(zhí)執(zhí)行評估估作業(yè)規(guī)規(guī)則 8.2.1常董董按集團團固定會會議計劃劃，對地區(qū)區(qū)的會議議制度執(zhí)執(zhí)行進行行督察，并通過“常常董月報報”對地區(qū)區(qū)的會議議執(zhí)行結(jié)結(jié)果進行行評估。 8.2.2執(zhí)行行跟蹤人人，對會會議形成成的紀要要（決定定），負負有督促促跟蹤完完成工作作 的責(zé)任，并并通過集集團績效效考核路路徑對經(jīng)經(jīng)辦責(zé)任任人/部門的工工作效果果 進行評估。 8.2.3執(zhí)行行監(jiān)督人人，具有有對執(zhí)行行結(jié)果進進行檢查查的權(quán)力力，并通通過集團團績效考核路徑對對經(jīng)辦責(zé)責(zé)任人/部門和執(zhí)執(zhí)行跟蹤蹤人的工工作效果果進行評評估。 8.2.4對于于要求上上載的會會議成果果文件（會會議紀要要等），知知識管理理部通過過資訊系統(tǒng)記錄錄進行統(tǒng)統(tǒng)計，并并進行評評估。 8.2.5集團團的內(nèi)部部審計組組通過對對各地區(qū)區(qū)、各職職能部的的會議成成果文件件（會議紀要等）的的檔案管管理（如會議議簽到本本/會議文文件等)進行檢檢查，并并對會議制度度執(zhí)行的的結(jié)果進進行評估估。8.3 考考核指標標與獎懲作業(yè)業(yè)規(guī)則 8.3.1會議議制度的的獎罰作作業(yè)規(guī)則則與集團團的績效效考核體體系掛鉤鉤。 8.3.2會議議制度及及規(guī)則的的執(zhí)行考考核指標標，以集集團下達達的“沿海集集團KPPI指標表”為執(zhí)執(zhí)行標準準進行考考核和