推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化淺談

1、推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化與標(biāo)準(zhǔn)化淺談關(guān)鍵詞檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化。作為衛(wèi)生監(jiān)視機構(gòu)，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大局部檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負(fù)責(zé)為主，但理論說明，此種管理形式不利于工作開展，于是各科室執(zhí)法檔案也由所統(tǒng)一管理，這樣既符合檔案工作的根本原那么，又能滿足衛(wèi)生監(jiān)視業(yè)務(wù)開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進一步標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者以為應(yīng)該采取以下措施：一、建立健全切合實際的檔案管理制度檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實行標(biāo)準(zhǔn)的管理，就必須

2、建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以?中華人發(fā)共和國檔案法?為指導(dǎo)原那么，首先要加強硬件的建立，存放檔案必須有專門庫房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保平安和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由指導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的指導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，詳細(xì)制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，對檔案管理進展催促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深化各科室，理解各科主要業(yè)務(wù)活動，以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，

3、促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，可以及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)絡(luò)，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。二、嚴(yán)格公文的制發(fā)公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們在公文制發(fā)中必需要注意解決好標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以進步檔案實體質(zhì)量，為檔案工作施行標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基矗進步公文質(zhì)量，首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一

4、、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要結(jié)實明晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、明晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要標(biāo)準(zhǔn)，行文不要濫用簡稱和使用不標(biāo)準(zhǔn)的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的施行。三、做好文書以及電子文件的處理工作工作理論說明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿

5、，所以，兩者又是文檔工作流程中嚴(yán)密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，以實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化。在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一局部，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差異，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。在保存方

6、面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在65，溫度應(yīng)該控制在。四、施行“以我為主的立卷歸檔原那么“以我為主的立卷歸檔原那么，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原那么，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作理論中形成并堅持下來的一條原那么，而且還是推進檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原那么。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目的就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完好化、檢索利用便捷化。而“以我為主的立卷

7、歸檔工作那么是解決問題、實現(xiàn)目的的關(guān)鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳?不歸檔文件銷毀方法?的根底上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，那么不能立卷或歸檔，否那么，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進展合理的立卷分工。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，進步檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主歸檔原那么的前提下，要注意有效地維護全宗的完好性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。五、進步紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量不斷深化的工作理論證明，案卷材料搜集的是否完好是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題那么可能是決定和影響檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化