公司企業(yè)采購(gòu)管理制度流程

1、采買管理制度一、制定目的：為規(guī)范企業(yè)物質(zhì)采買流程，降低采買成本，提升采買工作效率，特制定該管理制度。二、合用范圍:合用于本企業(yè)物質(zhì)采買管理.三、基本職責(zé)區(qū)分：企業(yè)采買職能由供銷科詳細(xì)負(fù)責(zé),主要由財(cái)務(wù)科依據(jù)公司各部門(mén)的物質(zhì)領(lǐng)用計(jì)劃、庫(kù)房庫(kù)存狀況，聯(lián)合實(shí)質(zhì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況,制定各月采買計(jì)劃（書(shū)面形式），提交企業(yè)總經(jīng)理審批后交由供銷科履行采買工作，由財(cái)務(wù)科主要負(fù)責(zé)對(duì)供銷科的采買過(guò)程進(jìn)行控制與監(jiān)察。四、詳細(xì)內(nèi)容（一）采買物質(zhì)分類1、依據(jù)物件市場(chǎng)品種分類：該分類方式為供銷科履行采買職能時(shí)對(duì)供給商的選定供給依據(jù)。1.1生產(chǎn)物質(zhì)采買包含：機(jī)器設(shè)備,各種五金類配件、易損件,機(jī)器設(shè)備所需耗用的油類，作業(yè)勞保用品，其

2、余各種低值易耗品等。1.2辦公用品采買包含:辦公耗材、電腦及配件、其余零星物質(zhì)等。1.3生活用品采買包含:生活日用品、環(huán)境衛(wèi)生潔凈物件、食堂用品、娛樂(lè)設(shè)備及易耗品等。2、依據(jù)企業(yè)實(shí)質(zhì)使用狀況和申購(gòu)方式分類:該分類方式為各科室物質(zhì)申購(gòu)時(shí)的申購(gòu)方式供給依據(jù)。主要包含:額定內(nèi)物件領(lǐng)用類（“額定內(nèi)物件領(lǐng)用權(quán)限表”（權(quán)限表鏈接）)，額定外物件領(lǐng)用類,科室專用類（各科室專用物質(zhì)管理規(guī)定（規(guī)定鏈接）和加急請(qǐng)購(gòu)類四種。（二)物質(zhì)采買申請(qǐng)方式及詳細(xì)流程：1、各科室經(jīng)過(guò)填寫(xiě)“額定外計(jì)劃領(lǐng)料表”（表格式鏈接）申請(qǐng)。該申請(qǐng)合用于月物質(zhì)計(jì)劃請(qǐng)購(gòu).詳細(xì)流程以下：1.1每個(gè)月的25號(hào)至27號(hào),各科室聯(lián)合物質(zhì)實(shí)質(zhì)需討狀況，制

3、定次月“額定外計(jì)劃領(lǐng)料表”，要求對(duì)需求物質(zhì)的需求原由和需求時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明。制定好后上交指定科室處。（注：此計(jì)劃領(lǐng)料表不硬性規(guī)定每個(gè)科室都要制定，若在指準(zhǔn)時(shí)間內(nèi)未上交此表的科室,則可默認(rèn)該科室次月領(lǐng)料物件及數(shù)目均在額定內(nèi)。月內(nèi)，對(duì)額定內(nèi)物件的領(lǐng)用，有關(guān)科室負(fù)責(zé)人署名審批即可，無(wú)需經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審批）。1.2指定科室要求聯(lián)合各科室的申請(qǐng)，進(jìn)行需討狀況的把關(guān)和檢查，達(dá)成對(duì)各科室的“額定外計(jì)劃領(lǐng)料表”的整合、贊成，并于28號(hào)前整合好后交財(cái)務(wù)科。1.3財(cái)務(wù)庫(kù)房依據(jù)“車間次月計(jì)劃領(lǐng)料表”、“額定內(nèi)物件領(lǐng)用權(quán)限表”、“額定外計(jì)劃領(lǐng)料表、各二級(jí)庫(kù)房計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)表及庫(kù)房物件庫(kù)存狀況制定“庫(kù)房計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)總表”（表格式鏈接），

4、并于29號(hào)前達(dá)成后交總經(jīng)理審批。1。4總經(jīng)理將贊成的“庫(kù)房計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)總表于月底前交供銷科.供銷科聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況，對(duì)物質(zhì)申購(gòu)的合理性進(jìn)行再把關(guān)和初步的市場(chǎng)認(rèn)識(shí)和購(gòu)買時(shí)間確立,并發(fā)回給總經(jīng)理確立贊成采買時(shí)間。總經(jīng)理需于月底前將匯總表打印、批復(fù)，下達(dá)給供銷科于次月履行采買工作。2、各科室經(jīng)過(guò)填寫(xiě)“專用物件計(jì)劃申購(gòu)表”（表格格式鏈接）申請(qǐng)；該申請(qǐng)2.1合用于月物質(zhì)計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)。詳細(xì)申購(gòu)流程以下：每個(gè)月的25號(hào)至27號(hào),各科室聯(lián)合專用物質(zhì)實(shí)質(zhì)庫(kù)存及次月需討狀況,需要的科室制定次月“專用物件計(jì)劃申購(gòu)表”，并于28號(hào)前交總經(jīng)理審批。2.2總經(jīng)理將審查后的“專用物件計(jì)劃申購(gòu)表”交供銷科.供銷科聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況

5、，對(duì)物質(zhì)進(jìn)行初步的市場(chǎng)認(rèn)識(shí)和購(gòu)置時(shí)間確立，發(fā)回給總經(jīng)理確定贊成采買時(shí)間并達(dá)成“科室計(jì)劃專購(gòu)（采買聯(lián))”.于28號(hào)前將“科室計(jì)劃專購(gòu)（采買聯(lián)）、各科室聯(lián)”表交供銷科及有關(guān)科室.2。3“科室計(jì)劃專購(gòu)表月內(nèi)采買達(dá)成時(shí)，由各有關(guān)科室進(jìn)行談?wù)摗⒌怯?，達(dá)成談?wù)摰谋硇韪接谟嘘P(guān)物件采買開(kāi)銷報(bào)銷票據(jù)上，作為開(kāi)銷報(bào)銷重要的原始依據(jù).3。各科室經(jīng)過(guò)填寫(xiě)“專用物質(zhì)暫時(shí)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)表”（表格格式鏈接）申請(qǐng)；該申請(qǐng)合用于月內(nèi)加急請(qǐng)購(gòu)。詳細(xì)申購(gòu)流程以下：3。1各科室如出現(xiàn)月中科室專用物件無(wú)庫(kù)存又急需使用，而上月又沒(méi)考慮周密未制定次月“專用物件計(jì)劃申購(gòu)表”時(shí),可填寫(xiě)“專用物質(zhì)暫時(shí)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)表”,并直接上交總經(jīng)理審批。3.2總經(jīng)理審

6、查后，發(fā)給供銷科。供銷科聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況,對(duì)物質(zhì)進(jìn)行初步的市場(chǎng)認(rèn)識(shí)和購(gòu)置時(shí)間確立，并發(fā)回給總經(jīng)理批復(fù).總經(jīng)理確立合理后將表批復(fù)、打印和署名，下達(dá)給供銷科履行采買工作.4、財(cái)務(wù)科經(jīng)過(guò)填寫(xiě)“加急請(qǐng)購(gòu)單”(表格格式鏈接)申請(qǐng);該申請(qǐng)方式為月內(nèi)加急請(qǐng)購(gòu)。詳細(xì)申購(gòu)流程以下：4.1對(duì)月內(nèi)有科室需領(lǐng)用的物質(zhì)庫(kù)房無(wú)作請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃又無(wú)庫(kù)存或數(shù)目不足或暫時(shí)增補(bǔ)庫(kù)存所需的，可填寫(xiě)“加急請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行加急申購(gòu)。4。2財(cái)務(wù)科依據(jù)“加急請(qǐng)購(gòu)單”的填寫(xiě)要求，寫(xiě)明需求部門(mén)、質(zhì)量要求、申購(gòu)原由等，由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人署名贊成后,交給總經(jīng)理署名審批。4.3總經(jīng)理審批后交供銷科。供銷科聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況，對(duì)物質(zhì)進(jìn)行初步的市場(chǎng)認(rèn)識(shí)和購(gòu)置時(shí)間確立

7、，供銷科進(jìn)步行署名確認(rèn)后，安排采買工作.4。4“加急請(qǐng)購(gòu)單”分為四聯(lián)，分別為:申請(qǐng)部門(mén)（白聯(lián)）、供銷部(紅聯(lián)）、總經(jīng)辦（綠聯(lián)）、庫(kù)房（黃聯(lián)），各聯(lián)票據(jù)按規(guī)定交給有關(guān)科室進(jìn)行保存,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)物件采買、入庫(kù)狀況的看守和跟進(jìn)報(bào)告.物質(zhì)采買申請(qǐng)方式基本流程圖12345各科室填寫(xiě)額財(cái)聯(lián)合額定領(lǐng)用物件各科室填寫(xiě)專用各科室填寫(xiě)專用各科室填寫(xiě)定外計(jì)劃領(lǐng)料的庫(kù)存狀況填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)物件計(jì)劃申購(gòu)表物質(zhì)暫時(shí)請(qǐng)購(gòu)表領(lǐng)料單總經(jīng)辦初總經(jīng)理審總經(jīng)理審總經(jīng)理審財(cái)務(wù)科填寫(xiě)審整合批批批加急請(qǐng)購(gòu)單財(cái)務(wù)科復(fù)審并制定庫(kù)房計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)總經(jīng)理審供銷科執(zhí)行采買供銷科執(zhí)行采買供銷科執(zhí)行采買總經(jīng)理審批供銷科執(zhí)行采買供銷科履行采買（三）物質(zhì)采買方式及詳細(xì)

8、流程:供銷科在接到企業(yè)下達(dá)的物質(zhì)月計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)、各加急請(qǐng)購(gòu)的任務(wù)后，分析物件的市場(chǎng)品種，確立采買方式。主要包含現(xiàn)付采買方式、月結(jié)付款采買方式和簽署合約采買方式三種。1、現(xiàn)付采買方式：即采買物質(zhì)時(shí)現(xiàn)場(chǎng)付款并獲得付款發(fā)票、收條作為物質(zhì)入庫(kù)、報(bào)賬的依據(jù)。該方式主要用于對(duì)低值零星物質(zhì)的采買。如潔凈器具、娛樂(lè)設(shè)備耗費(fèi)品、零星工程用料等。詳細(xì)采買流程以下:1。1詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供銷科在確立物質(zhì)為現(xiàn)付采買方式后，對(duì)已掌握供應(yīng)信息的物質(zhì),進(jìn)行電話詢價(jià)；對(duì)一些比較少用未掌握供給信息的物質(zhì)，則到市場(chǎng)中找尋，現(xiàn)場(chǎng)詢價(jià)。依據(jù)質(zhì)量第一、價(jià)錢(qián)第二和貨比三家的原則,追求物美價(jià)廉的目標(biāo)。由供銷科采買員進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)統(tǒng)計(jì)，交供銷

9、科科長(zhǎng)審批、檢查和安排議價(jià)。1.2請(qǐng)款方式：物質(zhì)采買請(qǐng)款方式主要有兩種：一是進(jìn)行計(jì)劃預(yù)付（計(jì)劃預(yù)付表格式鏈接），主要合用于月采買計(jì)劃。供銷科聯(lián)合次月企業(yè)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃,對(duì)現(xiàn)付物件進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)統(tǒng)計(jì)后，依據(jù)預(yù)計(jì)的購(gòu)置總價(jià)和預(yù)約的采買時(shí)間，制定次月預(yù)付計(jì)劃表,于月底前遞交給總經(jīng)理審批、打印和宣告執(zhí)行，供銷科次月依據(jù)預(yù)付計(jì)劃到財(cái)務(wù)科支款采買；二是依據(jù)借錢(qián)規(guī)定（規(guī)定鏈接）借錢(qián)采買，主要合用于月內(nèi)加急請(qǐng)購(gòu)物質(zhì)，企業(yè)對(duì)借錢(qián)權(quán)限作了明確規(guī)定，購(gòu)置物質(zhì)借錢(qián)超出2000元的，需提交給總經(jīng)理審批。1.3選定、采買：供銷科經(jīng)過(guò)議價(jià)后，選定采買供給商，請(qǐng)款工作達(dá)成后,安排出車采買（注:本企業(yè)采買物流安排主要由供銷科負(fù)責(zé)）。

10、在采買物件的同時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)獲得款額發(fā)票或收條，作為物件入庫(kù)辦理的依據(jù).1.4入庫(kù)辦理：供銷科將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)的發(fā)票或收條一起拿到財(cái)務(wù)庫(kù)房辦理入庫(kù)，倉(cāng)管員聯(lián)合請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表（財(cái)務(wù)聯(lián)）進(jìn)行核對(duì)能否有該項(xiàng)物質(zhì)的申購(gòu)，并對(duì)物件的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)入庫(kù)單（入庫(kù)單格式表鏈接）,入庫(kù)單需倉(cāng)管員、送貨人和財(cái)務(wù)庫(kù)房主管人署名確認(rèn)，手續(xù)達(dá)成后，存根聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)由財(cái)務(wù)科保存，對(duì)賬聯(lián)交供銷科報(bào)銷用.1.5報(bào)銷程序：供銷科達(dá)成入庫(kù)辦理工作后,在天內(nèi)？填寫(xiě)支付證明單（支付證明單格式鏈接），依據(jù)企業(yè)的支付證明單填寫(xiě)權(quán)屬規(guī)定（規(guī)定鏈接）進(jìn)行賬務(wù)報(bào)銷。計(jì)劃預(yù)付表上該怎樣后續(xù)做？為借條方式采

11、買的物質(zhì),報(bào)銷時(shí)還需達(dá)成什么后續(xù)工作？1.6采買統(tǒng)計(jì)管理：供銷科履行企業(yè)全部物質(zhì)的采買職能，需保證采買工作的有序、高效地進(jìn)行，供銷科對(duì)每一項(xiàng)物質(zhì)采買的達(dá)成狀況,安排統(tǒng)計(jì)員進(jìn)行達(dá)成狀況的統(tǒng)計(jì)、跟進(jìn)和報(bào)告。2、月結(jié)付款采買方式:企業(yè)與相應(yīng)物質(zhì)的供給商成立長(zhǎng)久合作的方式，采買的物質(zhì)到月底時(shí)進(jìn)行對(duì)賬、開(kāi)具發(fā)票、付款結(jié)算。該方式主要用于對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)常用、易耗、數(shù)目大物質(zhì)的采買。如生產(chǎn)易耗設(shè)備、五金備件、勞護(hù)用品、辦公耗材、電腦及配件等。詳細(xì)采買流程以下:2.1詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供銷科在平時(shí)的采買工作中，要經(jīng)常分析供給商的產(chǎn)品價(jià)錢(qián)、質(zhì)量、供貨能力、銷售業(yè)績(jī)、售后服務(wù)等狀況,選定長(zhǎng)久合作的月結(jié)付款采買供給

12、商。接到采買任務(wù)，在確立物質(zhì)為月結(jié)付款采買方式后，采納相應(yīng)的月結(jié)付款供給商，進(jìn)行電話詢價(jià)；依據(jù)質(zhì)量第一、價(jià)錢(qián)第二和貨比三家的原則,追求物美價(jià)廉的目標(biāo)。由供銷科采買員進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)統(tǒng)計(jì)，交供銷科科長(zhǎng)審批、檢查和安排議價(jià)。2.2選定、采買：供銷科經(jīng)過(guò)議價(jià)后,選定采買供給商，按計(jì)劃安排出車采買。在采買物件的同時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)獲得對(duì)賬單（對(duì)賬單需采買經(jīng)手人署名確認(rèn)），作為物件入庫(kù)辦理的依據(jù)。2。3入庫(kù)辦理:供銷科將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)對(duì)賬單調(diào)起拿到財(cái)務(wù)庫(kù)房辦理入庫(kù),倉(cāng)管員聯(lián)合請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表（財(cái)務(wù)聯(lián)）進(jìn)行查對(duì)能否有該項(xiàng)物質(zhì)的申購(gòu)，并對(duì)物件的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行檢查,確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)入庫(kù)單，入庫(kù)單需

13、倉(cāng)管員、送貨人和財(cái)務(wù)庫(kù)房主管人署名確認(rèn)，手續(xù)達(dá)成后，存根聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)由財(cái)務(wù)科保存，對(duì)賬聯(lián)交供銷科統(tǒng)計(jì)做賬。2.4賬目統(tǒng)計(jì)管理：供銷科需將月結(jié)付款采買的物質(zhì)進(jìn)行賬目統(tǒng)計(jì)和分類匯總，并分類整理好對(duì)賬單、入庫(kù)單，交財(cái)務(wù)科月底與供給商對(duì)賬結(jié)算用.3、簽署合同采買方式：即與供給商以簽署合同的方式進(jìn)行物質(zhì)購(gòu)置.該方式主要用于質(zhì)量要求高、價(jià)值高的物質(zhì)的采買。如大型生產(chǎn)設(shè)備、高額財(cái)產(chǎn)等。詳細(xì)采買流程以下：3.1詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供銷科在確立物質(zhì)為簽署合同采買方式后，經(jīng)過(guò)查問(wèn)過(guò)去購(gòu)銷合同、網(wǎng)上查問(wèn)、人際關(guān)系網(wǎng)認(rèn)識(shí)等方式找尋供給商.依據(jù)質(zhì)量第一、價(jià)錢(qián)第二和貨比三家的原則，追求物美價(jià)廉的目標(biāo).平時(shí)由供銷科長(zhǎng)、采買員共

14、同找尋供給商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，并起擬產(chǎn)品購(gòu)銷合同，合同需明確產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修限時(shí)、付款方式、糾葛辦理等問(wèn)題.達(dá)成后提交總經(jīng)理審批、打印和簽署，合同簽署好后遞交復(fù)印件給供銷科和財(cái)務(wù)科，作為采買和付款的依據(jù).3.2請(qǐng)款方式：依據(jù)合同商定的支付方式,由供銷科填寫(xiě)支付證明單交給財(cái)務(wù)科科長(zhǎng)署名確認(rèn)，此后交總經(jīng)理審批，再交給財(cái)務(wù)科出納處付款。3.3入庫(kù)辦理：供銷科將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)的發(fā)票一起拿到財(cái)務(wù)庫(kù)房辦理入庫(kù)，倉(cāng)管員聯(lián)合請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表(財(cái)務(wù)聯(lián)）進(jìn)行查對(duì)能否有該項(xiàng)物質(zhì)的申購(gòu)，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)入庫(kù)單（入庫(kù)單格式表鏈接），入庫(kù)單需倉(cāng)管員、送貨人和財(cái)務(wù)庫(kù)房主管人署名確認(rèn)，手續(xù)達(dá)成后，存根聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)由財(cái)務(wù)科保存,對(duì)賬聯(lián)交供